Vérification des références - Guide des gestionnaires
Vérification des références
- Guide des gestionnaires -
Recrutement des agents de prestation
des services : Niveau d'entrée
Rédigé par le Centre de psychologie du personnel
de la Commission de la fonction publique du Canada, pour
le Bureau de gestion du changement
Révisé en juillet 2004
Table des matières
Apercu général
L'entrevue de vérification des références se fait généralement par téléphone mais, dans certains cas, il peut être pratique de faire la vérification des références en personne. Lorsque vous appelez pour fixer la date de l'entrevue, assurez-vous que les répondants réservent au moins trente minutes de leur temps. Informez-les que vous enverrez à l'avance, par télécopieur, une copie de la vérification des références. Demandez-leur d'examiner la vérification des références en portant une attention particulière aux comportements associés à chaque compétence étant donné que ce sont ces comportements qui définissent la compétence. Les compétences faisant l'objet d'une évaluation sont les suivantes :
- sens du service à la clientèle,
- capacité cognitive et jugement,
- communication,
- travail d'équipe, et collaboration
- éthique et valeurs.
Invitez les répondants à se préparer à l'avance afin de pouvoir donner des exemples appropriés et concrets de la façon dont le candidat ou la candidate a démontré les comportements indiqués. Expliquez aux répondants qu'il n'est pas nécessaire de donner un exemple pour chaque comportement indiqué mais plutôt de donner un ou deux grands exemples qui intègrent de nombreux sinon tous les comportements (vu que ces comportements sont étroitement liés, ceci ne devrait pas être difficile pour eux).
Informez les répondants que les données de la vérification des références sont protégées; toutefois, elles ne sont pas confidentielles en ce sens que les candidats et candidates peuvent voir les rapports s'ils demandent de consulter leur dossier.
Sommaire des étapes de vérification des références du cahier des gestionnaires
Voici un aperçu des sections que vous trouverez dans le Questionnaire sur la vérification des références qui accompagne le présent document.
Description des compétences
Pour fournir à l'utilisateur les renseignements de base nécessaires, la première partie consiste à lui donner la définition des cinq compétences liées à la prestation des services à évaluer avec l'actuelle vérification des références. Ces compétences sont les suivantes : sens du service à la clientèle, capacité cognitive et jugement, communication, travail d'équipe et collaboration ainsi que éthique et valeurs.
Questions préliminaires
Ces questions sont ouvertes et vous aideront à bien comprendre les relations de travail d'un répondant avec le candidat ou la candidate, ainsi que les points forts et les besoins en perfectionnement de la personne.
Manifestation des compétences par des comportements
- Des commentaires sur les comportements doivent être fournis pour chaque compétence liée à la prestation des services qui a été choisie aux fins d'évaluation par la vérification des références. D'autres compétences peuvent être évaluées autrement (par exemple, au cours de l'entrevue sur les réalisations professionnelles).
- Pour chacune des compétences, les comportements que recherchent les responsables de la vérification des références sont indiqués. Ces comportements constituent les critères de prestation des services spécifiques à la compétence en question. Assurez-vous que les commentaires des répondants sont fondés directement sur les comportements indiqués comme critères. Si les répondants s'écartent de ces comportements (c.-à-d. font des commentaires fondés sur leur propre définition de la compétence), essayez de leur rappeler l'importance de s'en tenir à la norme fixée pour les comportements.
- Si les répondants sont incapables de donner des manifestations d'une compétence (c.-à-d. si le candidat ou la candidate n'a pas eu la possibilité de démontrer les comportements au répondant), il faut alors inscrire « Incapable d'évaluer » dans la section « Manifestation/commentaires ».
Commentaires additionnels des répondants
Une fois que des exemples de manifestation du comportement ont été obtenus pour chacune des trois compétences, demandez si les répondants ont des commentaires additionnels à faire au sujet du candidat ou de la candidate. Vous pouvez aussi profiter de cette occasion pour poser toute question supplémentaire que vous avez formulée en fonction des réponses antérieures des répondants.
Commentaires des responsables de la vérification des références
Utilisez cet espace pour consigner toute observation générale sur la vérification des références, ce qui pourrait comprendre, par exemple, une description de toute circonstance exceptionnelle ou des aspects pertinents des connaissances d'un répondant au sujet du candidat ou de la candidate ou des relations que la personne entretient avec ce candidat ou cette candidate. Cela peut aussi comprendre des observations générales sur le ton de l'entrevue telles que la facilité avec laquelle la personne a donné des exemples concrets.
Suggestion : Faire parvenir un exemplaire du document « Vérification des références - Cahier des gestionnaires » aux répondants par la poste ou par courriel avant l'entrevue.
Puisque cette information est protégée, demandez aux répondants de détruire leur copie de la vérification des références une fois l'entrevue terminée.
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