Présélection en fonction de l'expérience - Guide des gestionnaires

Aperçu général

La Présélection en fonction de l'expérience a vu le jour à la suite d'un processus de consultation auquel ont participé des experts en prestation de services. Dans le cadre de ce processus, des énoncés d'expérience devant être utilisés dans l'outil de présélection ont été retenus en regard de leur pertinence pour les postes de prestation de services de niveau d'entrée. La Présélection en fonction de l'expérience sert à éliminer les candidats et candidates dont l'expérience ne correspond pas à l'expérience désignée comme menant à la réussite d'un agent de prestation de services de niveau d'entrée. Les autres étapes du processus de sélection visent à faire ressortir les différences entre les candidats et les candidates. Ainsi, des normes plus strictes seront appliquées à ces étapes.

Processus de présélection

• L'outil de présélection est un test en format papier ou électronique (à savoir, reçu par courrier électronique ou en ligne). Cet outil doit être rempli avant tous les autres outils.
• L'outil de présélection est utilisé pour faciliter la sélection de candidats compétents et de candidates compétentes à des fins d'évaluation plus approfondie dans le cadre de concours.
• L'outil de présélection n'est pas protégé. Les réponses des candidats ou des candidates ne sont pas confidentielles, de sorte que ces personnes peuvent voir les rapports si elles désirent consulter leur dossier.

Directives pour remplir le cahier du candidat/de la candidate

Les candidats et les candidates doivent suivre les directives écrites pour remplir la Présélection en fonction de l'expérience. Ces directives sont précises et complètes. Les candidats et les candidates qui demandent des précisions sur les directives doivent être invités à fournir des renseignements les plus complets et exacts possible. Aucun renseignement à l'égard des énoncés d'expérience individuels ou des éléments d'énoncés d'expérience ou des cotes ne doit être fourni afin de ne pas favoriser certains candidats ou certaines candidates au détriment d'autres personnes.

Énoncés d'expérience

Les énoncés d'expérience ne sont pas tous nécessaires pour chacun des postes affichés. Avant l'affichage d'un poste, un sous-ensemble d'énoncés d'expérience considérés comme étant obligatoires pour le poste à afficher sont sélectionnés. Cette sélection d'énoncés d'expérience doit être effectuée en tenant compte des exigences du poste (à savoir, l'énoncé de qualités), de l'expérience et des connaissances du ou de la gestionnaire d'embauche. Par exemple, un poste peut exiger les énoncés d'expérience 2, 3 et 6 de la catégorie Logiciels, les énoncés 1 et 5 de la catégorie Administration/soutien administratif ainsi que l'énoncé 2 de Service à la clientèle. Ces énoncés représentent un sous-ensemble de tous les énoncés d'expérience compris dans le modèle de Présélection en fonction de l'expérience, et pour des postes précis, ces énoncés peuvent permettre d'effectuer une première sélection de candidates et de candidats potentiels.

Note : Les énoncés d'expérience sélectionnés ne doivent pas être modifiés (à savoir que la formulation des phrases doit demeurer inchangée) afin d'assurer une uniformité dans le processus de présélection des divers concours.

Sur la deuxième page de Présélection en fonction de l'expérience - Cahier du candidat/de la candidate, un espace est prévu pour l'inscription du nombre d'énoncés d'expérience. Les gestionnaires responsables de l'embauche doivent indiquer à cet endroit le nombre d'énoncés d'expérience qui seront utilisés, et ce, avant de remettre le cahier du candidat/de la candidate.

Éléments des Énoncés d'expérience

Chaque énoncé d'expérience comprend six éléments :

1. « J'ai eu l'instruction ou la formation pour exécuter cette tâche. »
2. « J'ai exécuté cette tâche (pas régulièrement). »
3. « J'ai exécuté cette tâche régulièrement, » le terme régulièrement peut avoir le sens de chaque mois, chaque semaine ou chaque jour.
4. « J'ai exécuté des exemples complexes de cette tâche. »
5. « J'ai supervisé l'exécution de cette tâche. »
6. « J'ai formé d'autres personnes à l'exécution de cette tâche. »

Dans le but d'assurer l'uniformité des énoncés d'expérience inhérents au processus de présélection de tous les concours, il y aurait lieu d'inclure tous les éléments propres à chaque énoncé d'expérience (voir l'exemple ci-dessus). Les éléments afférents à un énoncé d'expérience particulier ne sont pas tous obligatoires dans le cadre du processus de présélection comme tel. Il y aurait lieu d'identifier les éléments pertinents à un poste avant d'utiliser l'outil de présélection en se référant aux exigences du poste (p. ex., l'énoncé de qualités), ainsi qu'à l'expérience et aux connaissances des gestionnaires responsables de l'embauche. Ces éléments sont identifiés dans le tableau d'expérience du Cahier du candidat/de la candidate à l'aide d'un crochet (√) placé à côté, dans la colonne « m ». Ce sont ces éléments qui déterminent le pointage du candidat ou de la candidate quant au poste au niveau de l'outil de présélection.

Questions ouvertes

Des études indiquent que l'ajout de questions ouvertes à un outil de test incitent les candidats et les candidates à fournir des évaluations plus exactes de leur expérience. Voilà pourquoi la première question, déterminée par les gestionnaires responsables de l'embauche, doit être ouverte.

Au besoin, des questions ouvertes sont également ajoutées afin de permettre aux gestionnaires responsables de l'embauche d'obtenir des renseignements supplémentaires. Mis à part le premier énoncé d'expérience utilisé pour l'outil de présélection, tout gestionnaire responsable de l'embauche peut ajouter, à sa discrétion, des questions ouvertes là où il le juge nécessaire.

Cotation

La cote maximale possible pour l'outil de présélection représente le nombre total des éléments qu'un candidat ou qu'une candidate est susceptible de cocher. Veuillez indiquer si l'on a tenu compte d'un élément en inscrivant « 1 » pour « oui » ou « 0 » pour « non » dans la colonne « C ». La cote équivaut au nombre total des éléments cochés.

Chaque élément des énoncés d'expérience qui sont considérés comme nécessaires pour le poste vaut un point. Lors du calcul des points, il faut porter une attention particulière aux éléments des énoncés d'expérience qui portent sur la fréquence de l'expérience (à savoir, « J'ai exécuté cette tâche (pas régulièrement) » ou « J'ai exécuté cette tâche régulièrement »). Pour ces deux éléments, si l'expérience d'un candidat ou d'une candidate est moins fréquente que « Chaque mois », il ou elle doit cocher uniquement « J'ai exécuté cette tâche (pas régulièrement) ». Si le candidat ou la candidate a coché « J'ai exécuté cette tâche régulièrement », il ou elle ne doit avoir coché que l'une des cases comprises dans la parenthèse. De plus, la fréquence la plus élevée « J'ai exécuté cette tâche régulièrement » laisse supposer une fréquence moins élevée (c'est-à-dire que « Chaque semaine » englobe le sens de « Chaque mois «, tandis que « Chaque jour » englobe le sens de « Chaque semaine » et de « Chaque mois »). Selon cette logique, le fait de cocher « J'ai exécuté cette tâche régulièrement » englobe également le sens de « J'ai exécuté cette tâche (pas régulièrement) ».

Avant la tenue du concours, il faut établir une cote de passage. Cette cote est la cote minimum qu'un candidat ou qu'une candidate doit obtenir pour être présélectionnée à un concours. La candidature de toutes les personnes dont les cotes sont égales ou supérieures à la cote de passage sont retenues. Si un nombre trop élevé de personnes sont retenues, la cote de passage peut être haussée pour exclure un plus grand nombre de candidats et de candidates.

Note : Vous trouverez, dans les pages qui suivent, un exemple d'énoncés d'expérience et leurs éléments correspondants. Une explication sur la façon d'établir une cote de même que d'autres renseignements au sujet de la Présélection en fonction de l'expérience sont également fournis.