Politique sur la confidentialité, les conflits d'intérêts et la protection des renseignements personnels dans l'examen par les pairs et l'examen de la pertinence (CCIP)
Lignes directrices concernant la politique et procédures de mise en application (Février 2005)
Documentation référence du CCIP :
- CCIP Guide de mise en oeuvre
- CCIP Lignes directrices concernant la politique et procédures de mise en application
Formulaires CCIP :
- Déclaration de participation (directeurs scientifiques, personnel des instituts, membres du conseil d'administration et des comités permanents)
- Déclaration de participation (membres des comités consultatifs des instituts)
- Formulaire de consentement du candidat pour l'utilisation et divulgation de renseignements personnels fournis aux IRSC pour l'examen par les pairs
Annexes :
- Les règles et règlements des IRSC régissant la conduite des observateurs
- Entente sur la confidentialité et les conflits d'intérêts et consentement à la présence d'observateurs pour les membres des comités d'examen par les pairs
Table des matières
Introduction
1. Conflits d'intérêts
1.1 Directeurs scientifiques et directeurs adjoints
1.2 Membres des conseils consultatifs des instituts
1.3 Conseil d'administration et comités permanents
1.4 Personnel des IRSC (bureau central)
2. Loi sur l'accès à l'information et Loi sur la protection des renseignements personnels pour la diffusion de l'information contenue dans les demandes
2.1 Consentement du candidat
2.2 Diffusion interne de l'information sur le candidat
2.2.1 Pertinence
2.2.2 Priorités des instituts et recevabilité
2.2.3 Partenaires financiers multiples
3. Observateurs des comités d'examen par les pairs
3.1 Consentement à la présence d'observateurs
3.2 Participation des observateurs
3.2.1 Nouveaux chercheurs
3.2.2 Partenaires financiers
3.2.3 Personnel des instituts
3.2.4 Membres du CA, des comités permanents et des CCI
3.2.5 Cadres supérieurs
Introduction
Dans la structure unique des IRSC, les chercheurs sont appelés à participer à la gouvernance et à l'administration du financement de la recherche et à donner des conseils en cette matière. Cette participation des chercheurs actifs permet de faire en sorte que les IRSC restent branchés sur la recherche de pointe en cours et soient donc mieux en mesure de maintenir une présence nationale et internationale dans la recherche en santé. Il s'agit d'une caractéristique distincte qui mérite d'être préservée.
Depuis leur création en 2000, les IRSC ont mis à jour leur politique en matière de conflit d'intérêts pour traiter des conflits d'intérêts et de l'apparence de conflit d'intérêts entre les IRSC et leurs nombreux interlocuteurs. Toutefois, ni la politique actuelle ni la documentation existante sur la question de l'examen par les pairs dans les universités et au sein du gouvernement ne donnent d'orientation pour les défis uniques posés par la structure des IRSC.
De plus, lorsqu'ils transmettent des renseignements que des chercheurs leur ont confiés dans le cadre d'une demande de financement, les IRSC sont assujettis aux dispositions de la Loi sur l'accès à l'information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels.
En février 2003, les IRSC ont créé le Comité d'étude sur la confidentialité, les conflits d'intérêts et la protection des renseignements personnels dans l'examen de la pertinence et l'examen par les pairs (CCIP) pour examiner les contrôles juridiques et éthiques existants et faire des recommandations en vue de leur application. Un rapport a été produit en mai 2003 et des consultations ont été menées durant l'été 2003. Le CPPR et le CPSCSB ont approuvé les recommandations en 2004.
Le document qui suit est une version abrégée du rapport intégral. On y trouve, à l'intention des intervenants et du personnel des IRSC, les lignes directrices approuvées concernant la politique et les procédures de mise en application.
Les procédures seront évaluées dans l'année qui suivra le premier concours ouvert où le CCIP aura été mis en application.
1. Conflit d'intérêts
1.1 Les directeurs scientifiques et le personnel des instituts possédant des pouvoirs financiers et/ou pouvant demander des fonds aux IRSC (ci-après appelé le personnel des instituts)
Lignes directrices
Afin de se conformer aux lignes directrices du CCIP, les directeurs scientifiques et le personnel des instituts :
- ne peuvent pas présenter de demandes (à titre de chercheur principal, de co-chercheur principal, de co-candidat ou de collaborateur) dans le cadre des initiatives stratégiques pendant leur mandat et pendant une année suivant leur mandat;
- doivent divulguer toute participation à titre de chercheurs dans un concours ouvert au directeur adjoint responsable du comité d'examen avec copie au Bureau de l'éthique des IRSC;
- ne peuvent pas agir à titre d'observateur ou intervenir dans le processus d'examen par les pairs ou auprès des membres des comités des concours ouverts ou des initiatives stratégiques, sauf dans les deux cas suivants : 1) un directeur scientifique peut communiquer avant la tenue du comité d'examen avec les membres du comité d'examen par les pairs en matière d'appels des demandes afin de clarifier l'objet et les critères d'évaluation d'une initiative stratégique; 2) dans les cas d'appels de demandes qui relèvent d'eux, les directeurs scientifiques peuvent soumettre une liste d'examinateurs potentiels au directeur adjoint responsable;
- doivent retirer les demandes dans le cadre des concours ouverts, auxquelles ils sont associés, de la liste des demandes admissibles pour tous les concours des annonces de priorités.
Procédures
1.1.1 Déclaration
- La Déclaration de participation au concours ouvert peut être transmise par un courriel suivi d'une lettre signée ou une télécopie au directeur adjoint concerné avec une copie conforme au Bureau de l'éthique. (Voir le formulaire Déclaration de participation);
- Les cas de non-déclaration apparente seront portés à l'attention des directeurs adjoints (ou aux chefs dans la division des bourses), qui communiqueront avec le candidat pour s'assurer qu'il produira une déclaration bientôt;
- Les cas de non-conformité aux lignes directrices seront portés à l'attention du Comité de l'intégrité de la recherche du Bureau de l'éthique comme cas allégués d'inconduite scientifique.1
1.1.2 Communication avec les examinateurs
- Une demande de communication avec le comité d'examen par les pairs avant qu'il se réunisse pour clarifier le but et les critères d'évaluation d'une initiative stratégique doit être présentée par écrit au directeur adjoint concerné (ou aux chefs dans la division des bourses) à la date limite de présentation des demandes.
- Le directeur adjoint (ou les chefs dans la division des bourses), après avoir consulté le directeur scientifique, décidera d'une date et d'une heure et organisera la communication par téléconférence ou par écrit avec les agents et/ou les membres du comité.
- Le directeur adjoint (ou les chefs dans la division des bourses) informera le directeur scientifique de la date, de l'heure et du lieu, et participe aux échanges.
1.1.3 Nomination d'examinateurs aux comités pour évaluer les demandes présentées en réponse aux initiatives stratégiques commanditées par les instituts
- Le directeur adjoint communiquera les «& titres de projet et mots clés » deux semaines après la date limite d'inscription aux directeurs scientifiques ou au responsable de l'appel de demandes pour aider à trouver des examinateurs potentiels, et il pourra également leur fournir sur demande des résumés rendus anonymes des demandes individuelles.
- La liste des noms d'examinateurs potentiels pour une initiative stratégique et les lettres d'intentions seront communiquées au directeur adjoint concerné (ou aux chefs dans la division des bourses) une semaine après que l'information aura été reçue. La liste devra inclure suffisamment de renseignements au sujet des références des personnes proposées pour justifier leur sélection.
- Les directeurs adjoints partageront avec les directeurs scientifiques et les responsables des appels de demandes des renseignements sur la composition, au fur et à mesure qu'elle évolue, des comités de pairs. Parce que les directeurs scientifiques risquent d'être perçus comme ayant une influence coercitive du fait de leur pouvoir décisionnel sur le financement par les IRSC, ils ne doivent communiquer avec les examinateurs que dans des circonstances exceptionnelles et après consultation auprès du directeur adjoint.
- La décision finale sur la composition des comités appartient aux directeurs adjoints et à leurs directeurs respectifs.
- Lorsque le financement provient de multiples partenaires ou instituts, le responsable du groupe qui procède à l'appel de demandes assumera la responsabilité de la conformité au CCIP.
- Les cas d'interférence apparente ou de participation non déclarée peuvent être portés à l'attention du responsable ou du directeur scientifique par le directeur adjoint concerné (ou des chefs dans la division des bourses), pour des fins de clarification.
- Les cas de non-conformité seront renvoyés à l'attention Comité de l'intégrité de la recherche du Bureau de l'éthique, qui tranchera.
1.2 Membres des conseils consultatifs des instituts (CCI)
Lignes directrices
Pour se conformer aux lignes directrices du CCIP, les membres des CCI :
- peuvent présenter une demande dans le cadre des initiatives stratégiques de tous les instituts à titre de chercheur principal, de co-chercheur principal, de co-candidat ou de collaborateur;
- doivent divulguer leur participation au directeur scientifique de l'institut lorsqu'ils présentent une demande dans le cadre d'une initiative stratégique commanditée ou co-commanditée par leur institut;
- sont tenus de se retirer de toutes les décisions d'évaluation (lettre d'intention, recevabilité, pertinence, priorisation) et de financement lorsqu'ils présentent une demande dans le cadre d'une initiative stratégique (chercheur principal, co-chercheur principal, co-candidat ou collaborateur);
- ne peuvent pas faire partie d'un comité de pairs pour une initiative stratégique commanditée ou co-commanditée par leur institut;
- ne peuvent pas agir à titre d'observateur ni intervenir dans le processus d'examen par les pairs ou auprès des membres des comités des concours ouverts ou des initiatives stratégiques liés à leurs instituts.
Procédures
Les directeurs scientifiques sont responsables et tenus de rendre compte de la surveillance de l'exclusion des membres des CCI des processus de prise de décision.
- La Déclaration de participation des membres des CCI à un appel de demandes lancé par leur institut, ou en partenariat avec lui, peut être transmise par un courriel suivi d'une lettre signée ou une télécopie au directeur scientifique de l'institut, avec une copie conforme au Bureau de l'éthique et au directeur adjoint concerné (ou aux chefs dans la division des bourses). (Voir le formulaire Déclaration de participation);
- Les directeurs scientifiques s'assureront que les membres des CCI qui ont déclaré leur participation ne prennent part à aucune discussion concernant l'initiative stratégique à laquelle ils participent (y compris l'examen de la pertinence et/ou de la recevabilité, l'évaluation et le financement) pendant toute la durée du financement et de l'évaluation subséquente;
- Les directeurs scientifiques s'assureront que les membres des CCI ne communiqueront pas avec les membres des comités de pairs pour les concours ouverts ou les initiatives stratégiques afin de discuter des demandes ou du processus;
- Le directeur scientifique concerné peut porter toute participation non déclarée à l'attention d'un membre du CCI pour confirmer qu'une déclaration sera produite bientôt;
- Les directeurs scientifiques renverront les cas de non-conformité à l'attention Comité de l'intégrité de la recherche du Bureau de l'éthique, qui tranchera.
1.3 Membres du conseil d'administration et des comités permanents
Lignes directrices
Afin de se conformer aux lignes directrices du CCIP, les membres du conseil d'administration et des comités permanents :
- doivent divulguer leur participation (chercheur principal, co-chercheur principal, co-candidat, collaborateur, arbitre externe, examinateur interne) à un concours ouvert ou une initiative stratégique au directeur adjoint responsable de l'examen par les pairs avec copie au Comité de l'intégrité de la recherche du Bureau de l'éthique des IRSC;
- ne peuvent pas siéger à des comités d'examen par les pairs durant leur mandat et avant qu'un an ne se soit écoulé depuis la fin de leur mandat;
- ne peuvent pas jouer le rôle d'observateurs dans le processus d'examen par les pairs ni intervenir auprès des comités de pairs des concours ouverts et des initiatives stratégiques pour discuter des demandes ou du processus.
- seuls les membres du CPSCSB peuvent agir à titre d'observateur dans le processus d'examen par les pairs, comme le prévoit leur mandat de surveillance, et interagir avec les membres du comité au cours des réunions du comité d'examen. Cependant, ils ne peuvent pas être agir à titre d'observateur dans le processus d'examen par les pairs pour tout concours dans le cadre duquel ils ont présenté une demande (à titre de chercheur principal, de co-chercheur principal, de co-candidat ou de collaborateur);
- ne peuvent pas présenter de demande dans le cadre de toutes initiatives stratégiques dont ils ont participé à l'élaboration;
- ne peuvent pas participer aux recommandations et aux décisions de financement prises aux réunions du CPSCSB et du conseil d'administration pour un concours lorsqu'ils sont associés à une demande présentée à ce concours.
Procédures
- Le secrétaire du conseil d'administration s'assurera que les membres du conseil d'administration et des comités permanents sont informés des procédures;
- La Déclaration de participation aux concours ouverts ou aux initiatives stratégiques peut être faite par courriel et être suivie d'une lettre signée ou télécopie au directeur adjoint concerné avec copie au Bureau de l'Éthique (Voir le formulaire Déclaration de participation);
- Les cas de non-déclaration peuvent être portés à l'attention du directeur adjoint concerné du Programme de création des connaissances (PCC) qui communiquera avec le candidat pour s'assurer qu'il produira une déclaration;
- Les cas de non-conformité seront portés à l'attention du Comité de l'intégrité de la recherche du Bureau de l'éthique, qui tranchera.
1.4 Personnel du bureau central des IRSC
Lignes directrices
Les vice-présidents et les cadres supérieurs des IRSC qui gèrent les enveloppes de financement de la recherche et qui participent à l'élaboration et à la commandite d'initiatives stratégiques peuvent diriger des ateliers de consultation et nouer des liens étroits avec les chercheurs. Afin de se conformer aux lignes directrices du CCIP et aux limites imposées aux directeurs scientifiques, les vice-présidents et les cadres supérieurs des IRSC qui dirigent et gèrent les enveloppes de financement de la recherche et commanditent les initiatives stratégiques :
- ne doivent pas agir à titre d'observateur ou intervenir dans le processus d'examen par les pairs ou auprès des examinateurs affectés aux initiatives stratégiques auxquelles ils sont associés.
Procédures
- Les cas de non-conformité seront portés par les directeurs adjoints (ou par les chefs dans la division des bourses) à l'attention du Comité de l'intégrité de la recherche du Bureau de l'éthique, qui tranchera.
2.0 Loi sur l'accès à l'information et Loi sur la protection des renseignements personnels pour la diffusion de l'information contenue dans les demandes
2.1 Consentement du candidat
En vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels et de la Loi sur l'accès à l'information, les candidats doivent être informés de l'utilisation et de la divulgation des renseignements contenus dans leur demande. En outre, le bureau du Commissaire à la protection de la vie privée a récemment commencé à insister davantage pour que les organismes subventionnaires du gouvernement du Canada présentent de manière beaucoup plus explicite aux candidats l'utilisation et la divulgation qui sont faites des renseignements fournis afin qu'ils donnent leur consentement éclairé à leur diffusion.
Lignes directrices
Procédures
- Le personnel du PCC des IRSC surveillera les modules de demande pour s'assurer que le consentement (ou le non-consentement) du candidat est respecté;
- Lorsque le formulaire de consentement n'aura pas été rempli, le personnel du PCC des IRSC communiquera avec le candidat pour s'assurer que le formulaire sera bientôt disponible.
- Le fait de ne pas fournir le consentement n'influe pas sur la qualité de l'examen par les pairs. Toutefois, les candidats ne sont pas admissibles aux annonces de priorités et aux autres possibilités de financement;
- Le personnel du PCC des IRSC s'assurera qu'une demande où le candidat a refusé son consentement est traitée en conséquence et portera à l'attention du président du comité les rapports produits par le SIE (où ces renseignements sont saisis).
2.2 Diffusion interne de l'information sur le candidat
Lignes directrices
2.2.1 Détermination de la pertinence/recevabilité : information pouvant être partagée
a) À l'étape de l'évaluation :
L'information nécessaire aux décideurs des IRSC et aux partenaires financiers à cette étape est une lettre d'intention ou une partie du dossier d'inscription contenant les renseignements suivants :
- titre du projet
- résumé du projet / ou proposition de recherche (dossier d'inscription, le cas échéant)
- dossier rendu anonyme de la lettre d'intention (le cas échéant)
- renseignements du CV abrégé (processus de lettre d'intention seulement ou seulement si c'est stipulé dans les initiative stratégiques)
Ces renseignements sont utilisés pour établir la présence de conflits d'intérêts, l'examen de la pertinence et la création de bassins de candidats admissibles.
b) À l'étape de la décision :
Si les renseignements du CV abrégé ou toute indication de l'identité du candidat ont été communiqués à l'étape de l'évaluation, le titre du projet ne sera pas communiqué à l'étape de la décision.
L'information nécessaire au partenaire financier à cette étape est la suivante :
- classement
- cotation
- budget cumulatif recommandé par le comité
- durée recommandée par le comité
Les circonstances exceptionnelles dans lesquelles d'autres renseignements pourraient être exigés devront être clairement énoncées dans l'appel de demandes original.
Un consentement éclairé signé doit être obtenu des candidats avant la communication de toute information confidentielle à des partenaires ou partenaires potentiels.
2.2.2 Annonces de priorités de recherche des instituts
a) Information à diffuser à l'étape de la recevabilité :
Afin d'établir la recevabilité, les instituts participants ont besoin des renseignements suivants :
- titre du projet
- résumé du projet
- formulaire de recevabilité dûment rempli
(Ces renseignements seront utilisés pour la détermination des conflits d'intérêts et de la pertinence.)
b) Information à partager à l'étape de la décision :
Afin de prendre des décisions de financement, les instituts participants n'ont besoin que des renseignements suivants :
- classement
- cotation
- budget cumulatif recommandé par le comité (par année de financement et par exercice)
- durée recommandée par le comité
Les instituts qui ne participent pas au processus formel d'établissement des priorités et qui souhaitent financer des projets ayant obtenu une cote élevée sans avoir été approuvés dans le cadre des concours ouverts recevront l'information suivante, après que le processus d'examen par les pairs sera terminé :
- classement
- cotation
- titre du projet
- instituts des IRSC suggérés, selon les indications données par le candidat à la page 7 du module Recherche
- budget recommandé par le comité
2.2.3 Partenaires financiers multiples/possibilité de financement partagé
Si des partenariats financiers sont recherchés à l'étape de la décision, les partenaires potentiels peuvent déterminer la recevabilité de la même façon que l'institut d'origine, en utilisant les sommaires et les formulaires de recevabilité. Comme dans le cas de l'institut d'origine, la recevabilité doit être établie avant que les résultats de l'examen par les pairs (notes au mérite, etc.) ne soient transmis aux instituts partenaires.
Un document indiquant les projets soumis aux concours relatifs aux priorités de recherche de plusieurs instituts pourrait également être inclus dans la trousse de décision préparée par la Direction de la création de connaissances, permettant la formation de partenariats.
*Aucune exception*
Procédures
- Pour assurer la conformité à la grandeur des IRSC, des rapports produits par le SIE qui sont conformes aux exigences du CCIP seront mis à disposition dans tous les cas susmentionnés.
- Le personnel du PCC utilisera les rapports produits par le SIE pour transmettre l'information aux instituts, aux partenaires financiers et aux portefeuilles.
- À l'étape de l'évaluation de la pertinence, le personnel du PCC fournira une liste codée alphabétiquement par le SIE avec les titres de projet et joindra à la main la documentation rendue anonyme codée alphabétiquement.
3.0 Observateurs des comités d'examen par les pairs
3.1 Consentement
Lignes directrices
La Loi sur l'accès à l'information et la Loi sur la protection des renseignements personnels éclairent les lignes directrices et les procédures relatives à la présence d'observateurs au sein des comités d'examen par les pairs. Afin de se conformer aux exigences du CCIP, les candidats doivent indiquer leur consentement (ou non-consentement) à la présence d'observateurs.
La présence d'observateurs est extérieure au processus d'examen par les pairs et relève de la recherche participative. Les examinateurs doivent fournir leur consentement éclairé (ou non-consentement) à la présence d'observateurs.
Procédures
- Dès qu'ils seront informés par le coordonnateur de l'examen par les pairs du refus de consentement, les directeurs adjoints (ou chefs dans la division des bourses) en informeront les présidents et les agents scientifiques;
- Les présidents et les agents scientifiques, avec l'aide des directeurs adjoints (ou chefs dans la division des bourses) surveilleront la présence d'observateurs au cours des délibérations;
- Lorsqu'un examinateur ou un candidat a indiqué qu'il ne consent pas à la présence d'observateurs, le président du comité de pairs demandera à l'observateur de quitter la salle.
3.2 Participation des observateurs
Lignes directrices
- Les IRSC doivent informer les examinateurs sur la présence d'observateurs et la justification de celle-ci ainsi que les règles et règlements concernant les observateurs.
- Les IRSC maintiendront la pratique qui permet un maximum de deux observateurs par comité d'examen par les pairs. La décision finale appartiendra aux directeurs adjoints (ou aux chefs dans la division des bourses);
- Les observateurs devront rencontrer les critères d'éligibilité et accepter les conditions contenues dans Les règles et règlements régissant la conduite des observateurs.
3.2.1 Nouveaux chercheurs
Les IRSC créeront un programme de formation des membres de comité à l'intention principalement des nouveaux chercheurs (indépendants depuis jusqu'à cinq ans) qui n'ont jamais fait partie d'un comité d'examen des IRSC.
3.2.2 Représentants de partenaires financiers
Il a toujours été d'usage aux IRSC que les partenaires financiers observent les travaux des comités d'examen par les pairs. Afin de se conformer au CCIP et pour pouvoir observer les travaux des comités de pairs, les représentants des partenaires financiers :
- ne doivent pas avoir de pouvoirs décisionnels en matière de financement dans leur organisation/organisme, etc.;
- doivent signer l'entente des IRSC sur les conflits d'intérêts et la confidentialité.
3.2.3 Personnel des instituts
- Les directeurs scientifiques, les directeurs adjoints et tout autre membre du personnel des IRSC qui présentent une demande à un concours (à titre de candidat principal, de co-candidat ou de collaborateur) et/ou qui ont un pouvoir décisionnel en matière de financement ne sont pas autorisés à agir comme observateurs auprès des comités d'examen par les pairs.
- Les membres du personnel des instituts qui ne sont pas admissibles au financement des IRSC et qui n'ont pas de pouvoirs décisionnels en matière de financement sont autorisés à observer les travaux des comités d'examen par les pairs faisant l'évaluation des demandes présentées dans le cadre des initiatives stratégiques.
3.2.4 Membres du conseil d'administration, des comités permanents (à l'exception du CPSCSB) et des CCI
- les membres du conseil d'administration et de ses comités permanents (à l'exception du CPSCSB) ne sont pas autorisés à agir à titre d'observateur auprès d'aucun type de comité d'examen par les pairs;
- les membres du CPSCSB sont autorisés à agir à titre d'observateur de façon régulière, à la condition qu'ils ne soient pas candidats ou ne se trouvent pas dans une autre situation de conflit d'intérêts;
- les membres des CCI ne sont pas autorisés à agir à titre d'observateur auprès d'aucun type de comité d'examen par les pairs.
3.2.5. Cadres supérieurs du bureau central des IRSC
- Les cadres supérieurs des IRSC - qui gèrent les fonds de recherche ou qui conçoivent/commanditent les initiatives stratégiques - ne sont pas autorisés à agir à titre d'observateur auprès des comités procédant à l'examen d'initiatives liées à leur portefeuille.
Procédures
- Une demande pour être un observateur doit être adressée aux directeurs adjoints (ou aux chefs dans la division des bourses) trois semaines avant la réunion du comité de pairs;
- Les directeurs adjoints (ou les chefs dans la division des bourses) informeront les présidents et les agents scientifiques de la présence d'observateurs et indiqueront leurs noms, leurs titres et leurs rôles;
- Les directeurs adjoints (ou les chefs dans la division des bourses) examineront les rapports produits par le SIE sur le consentement (ou non-consentement) des candidats et des examinateurs et informeront les présidents et les agents scientifiques;
- Les présidents et les agents scientifiques, avec l'aide des directeurs adjoints (ou des chefs dans la division des bourses), surveilleront la présence d'observateurs au cours des délibérations;
- Les cas de non-conformité seront portés à l'attention du Comité de l'intégrité de la recherche du Bureau de l'éthique.
1 Le Bureau de l'éthique gère toutes les questions d'intégrité dans la recherche et fait fonction d'arbitre impartial.
