Bureau de la fonction de contrôleur moderne - Rapport de fin d'exercice 2002-2003

Bureau de la fonction de contrôleur moderne
Direction de la planification et des projets spéciaux
Direction générale des services de gestion
Juin 2003

Table des matières

• Avant-propos
• Introduction
• Partie I - Rapport sur les activités du Bureau de la fonction de contrôleur moderne
• Partie II - Mise à jour du plan d'action
• Conclusion
• Annexe 1

Avant-propos

À titre d'employés du Bureau de la fonction de contrôleur moderne à Santé Canada, nous sommes fiers des progrès accomplis au Ministère au chapitre de la modernisation des pratiques de gestion. Nos collègues engagés dans l'initiative de modernisation de la fonction de contrôleur, maintenant d'envergure gouvernementale, ont dit que Santé Canada était l'un des ministères les plus avancés à cet égard.

Le présent rapport fait état des activités du Bureau de la fonction de contrôleur moderne et présente une mise à jour du Plan d'action de la Stratégie de gestion moderne adoptée en mai 2002.

Comme en font foi le nombre de projets terminés ou sur le point de l'être et les autres activités présentées dans ce rapport, les fondements nécessaires à la progression vers l'excellence en gestion sont maintenant en place.

Au-delà de la modernisation de la fonction de contrôleur, le programme de gestion de la fonction publique sera régi au cours des prochains mois par le nouveau cadre de gestion et de responsabilisation présenté par le Secrétariat du Conseil du Trésor. Celui-ci définit et clarifie les attentes liées à une saine gestion, rationalise les cadres existants du SCT et crée des indicateurs de rendement pour évaluer les personnes (les sous-ministres) et les ministères. Il présente la gestion comme une fonction d'intégration au sens large. Santé Canada est bien placé pour participer à la validation et à l'opérationalisation de ce nouveau cadre.

Brian Sammon
Directeur, Direction de la planification et des projets spéciaux et
Bureau de la fonction de contrôleur moderne
Direction générale des services de gestion

Introduction

Pour nous, une organisation moderne est une organisation qui se préoccupe, à tous les niveaux, de la gestion efficace des ressources pour obtenir des résultats probants tout en se conformant à une éthique et à des valeurs clairement définies et acceptées de tous.

Instaurer une culture d'excellence en gestion est un processus à long terme qui requiert des changements dans de nombreux aspects de l'organisation. Un an après le début de la mise en oeuvre de sa Stratégie de gestion moderne, Santé Canada peut déjà faire état d'activités et de résultats importants dans la poursuite de cette vision. Santé Canada est aujourd'hui considéré comme un chef de file de la modernisation de la fonction de contrôleur moderne depuis que l'initiative s'est étendue à l'ensemble du gouvernement en juin 2001.

La fonction de contrôleur moderne, c'est beaucoup plus qu'une meilleure gestion financière. En gardant la fonction de contrôleur moderne comme priorité stratégique pour 2003-2004, le greffier du Conseil Privé a parlé de l'importance d'adopter une approche plus holistique pour obtenir des résultats de grande qualité pour les Canadiens, et d'intégrer les principes de la fonction de contrôleur moderne à la gestion globale des secteurs d'activités, y compris des ressources humaines.

Comme dans tous les autres ministères et organismes, le processus a commencé par une auto-évaluation des points forts et des points faibles des pratiques de gestion courantes, qui s'est terminée en juillet 2001. À partir des résultats de l'auto-évaluation, le Bureau de la fonction de contrôleur moderne a élaboré un plan d'action pour remédier aux faiblesses relevées.

Le plan d'action est devenu partie intégrante de la Stratégie de gestion moderne - Mise en oeuvre de la fonction de contrôleur moderne à Santé Canada (7 mai 2002), qui décrit la façon dont Santé Canada prévoit instaurer des pratiques de gestion modernes au Ministère.

Cette stratégie a été approuvée par le Sous-comité du CEM sur les opérations (CEM-Opérations) le 1^er mai 2002, puis présentée au CEM le 24 juillet 2002 . Comme le CEM-Opérations est chargé de surveiller la mise en oeuvre de la stratégie de gestion moderne, ce sujet est à l'ordre du jour de toutes ses réunions.

Partie I - Rapport sur les activités du Bureau de la fonction de contrôleur moderne

Évolution du rôle du Bureau de la fonction de contrôleur moderne

Santé Canada a créé le Bureau de la fonction de contrôleur moderne (BFCM) en mars 2000 après son adhésion à l'initiative de modernisation de la fonction de contrôleur. Aujourd'hui, le Bureau se compose de deux agents de projet, Hélène Maurais et Kelley Mair, et fait partie de la Direction de la planification et des projets spéciaux de la Direction générale des services de gestion.

Le rôle du Bureau de la fonction de contrôleur moderne a évolué depuis le début du projet. C'était d'abord essentiellement un bureau de gestion de projet, qui dirigeait les activités entourant l'évaluation des capacités ainsi que l'élaboration du plan d'action et de la stratégie de gestion moderne, avec l'appui d'experts-conseils. Il jouait aussi un rôle de premier plan dans la sensibilisation à l'initiative.

Au cours de la dernière année, soit la première année de mise en oeuvre de la Stratégie de gestion moderne, le BFCM s'est concentré sur l'élaboration de stratégies pour sensibiliser et initier les gestionnaires à la gestion moderne, incorporer les principes et concepts de la modernisation de la fonction de contrôleur aux activités d'apprentissage en gestion, par exemple au cours Gérer en vue des résultats, et promouvoir le partage des pratiques exemplaires. Le Bureau donne également de l'aide et des conseils aux gestionnaires pour la mise en oeuvre de pratiques de gestion moderne dans leur secteur.

Le BFCM surveille la mise en oeuvre de la fonction de contrôleur moderne à Santé Canada et en rend compte aux organismes centraux, notamment au SCT et au Bureau du vérificateur général, maintient le site Web de SC sur la fonction de contrôleur moderne, et assure la liaison avec les partenaires externes au sujet de cette initiative.

Leadership et coordination

• D'août à octobre 2002, à la suite de l'approbation et de la diffusion de la Stratégie de gestion moderne, le BFCM a tenu plusieurs séances d'information à l'intention des membres du CEM-Opérations, des SMA des directions générales et des DGR pour obtenir leur avis sur la mise en oeuvre de la Stratégie dans leur secteur et sur un plan provisoire de communication et de sensibilisation. Leurs commentaires ont grandement aidé à déterminer la meilleure façon d'instituer la fonction de contrôleur moderne. Le BFCM a été invité à présenter des exposés aux comités exécutifs des directions générales et des régions, puis à un certain nombre de comités de gestion au niveau suivant.

• Le BFCM a réalisé d'importants progrès pour ce qui est d'établir de nouveaux liens de collaboration avec ses homologues chargés d'autres initiatives horizontales, comme la santé en milieu de travail et la modernisation des ressources humaines, les valeurs et l'éthique, l'amélioration du service et le développement durable. Toutes ces initiatives contribuent à créer une organisation qui fonctionne rondement, crée de la valeur et aide à remplir la mission de Santé Canada. Le BFCM s'est joint à ses homologues pour créer un réseau des initiatives horizontales en vue de développer une synergie, d'atteindre une plus grande cohérence et d'avoir davantage d'impact sur la planification, la mise en oeuvre, le suivi et la communication des initiatives horizontales internes qui touchent le milieu de travail et le personnel de Santé Canada.

• À la suite d'une invitation faite aux gestionnaires de partager leurs bonnes pratiques de gestion, deux organisations ont fourni du BFCM des exemples de gestion moderne à l'oeuvre:

  • La Direction générale de la santé environnementale et de la sécurité des consommateurs a mis sur pied un projet d'amélioration des capacités de gestion qui vise à instituer un cadre de gestion intégrée. Le BFCM a été invité à faire partie du groupe de travail de la direction générale, puisque le projet vise également l'excellence en gestion. En marge de ce projet, SC a amorcé l'établissement d'une communauté de pratique formée de représentants de divers ministères engagés dans la mise en oeuvre d'un cadre intégré de gestion.

  • La Direction générale des produits de santé et des aliments a développé un système pour la gestion des programmes et l'établissement des rapports connexes, qui recueille et gère l'information opérationnelle sur les programmes et produit des rapports pour les gestionnaires. Ce système intègre les renseignements financiers et non financiers.

Formation et perfectionnement

• En mars 2002, un nouveau cours intitulé « Une gestion axée sur les résultats » a été mis à l'essai dans la RCN. Un exposé d'une heure sur la fonction de contrôleur moderne donne un aperçu général des concepts de la gestion moderne et souligne l'importance de la Stratégie de gestion moderne de SC. Ce cours de trois jours offre aux participants une perspective intégrée de la gestion des processus administratifs à Santé Canada et leur permet ainsi d'obtenir de meilleurs résultats. Le cours a été donné dans les deux langues officielles dans la RCN et dans deux régions, à Halifax et Regina.

• En juin 2002, le BFCM a invité M. Denis Desautels, ancien vérificateur général du Canada et actuel directeur général du Centre d'études en gouvernance de l'Université d'Ottawa, à prendre la parole dans le cadre de la série de conférences du Centre d'apprentissage. L'exposé portait sur le leadership et l'apprentissage organisationnel dans le contexte de la fonction de contrôleur moderne.

• La fonction de contrôleur moderne a été incorporée aux nouvelles séances d'orientation du programme À la découverte de Santé Canada offert aux nouveaux employés. En janvier 2003, une séance d'essai a eu lieu dans la RCN, au cours de laquelle le champion de la fonction de contrôleur moderne et sous-ministre adjoint de la Direction générale des services de gestion, M. Patrick Borbey, et le Sous-ministre ont parlé aux nouveaux employés de l'importance de cette initiative.

• Le BFCM a également informé le Ministère, par l'intermédiaire des Centres d'apprentissage, des directeurs régionaux et du groupe de travail sur la planification, au sujet des possibilités d'apprentissage sur la fonction de contrôleur moderne et la gestion du risque offertes par le Secrétariat du Conseil du Trésor, le Centre canadien de gestion et Formation et perfectionnement Canada.

• Le BFCM a participé activement à la mise en oeuvre des cours du Centre canadien de gestion sur la fonction de contrôleur moderne (Concepts et Applications et Gestion du risque). Le Bureau a été invité à partager l'expérience de la mise en oeuvre de la fonction de contrôleur moderne à Santé Canada avec les participants.

• Le Bureau a participé de près à diverses activités d'apprentissage de la collectivité de la fonction de contrôleur moderne. Par exemple, le 19 mars, la Direction de la modernisation de la fonction de contrôleur du SCT a tenu sa troisième journée À la recherche de l'excellence en gestion : un dialogue national sur la gestion moderne. Plus de 300 gestionnaires y ont participé; le BFCM a été invité à présenter un atelier sur les communications liées à la modernisation de la fonction de contrôleur.

Communication et sensibilisation

• La communication est essentielle pour opérer un changement culturel. Le BFCM a tenu plusieurs activités de communication au cours de la dernière année, conformément à son Plan de communication et de sensibilisation. En juillet 2002, le Bureau a envoyé un communiqué sur la fonction de contrôleur moderne à tous les employés, sur support papier et via Nouvelles de SC. Il y présentait en bref les réalisations du Ministère et les mesures que celui-ci prendrait pour poursuivre sur sa lancée.

• Le site original de SC sur la fonction de contrôleur moderne (lancé en octobre 2000) a été remanié et lancé de nouveau le 31 décembre 2002 dans le cadre du projet de gestion du Web de Santé Canada. En janvier 2003, un bulletin de Nouvelles de SC a été envoyé à tous les employés pour leur annoncer le nouveau site

Suivi et rapports

• Le BFCM entretient des liens étroits avec les responsables de projet identifiés dans le Plan d'action. Tout au long de l'année, le Bureau a tenu une série de rencontres avec eux pour obtenir des renseignements à jour sur l'état d'avancement de leurs projets. Une mise à jour du plan d'action est jointe au présent rapport.

• Le BFCM rend compte régulièrement au CEM-Opérations du progrès de l'initiative de modernisation de la fonction de contrôleur. Il assure aussi la liaison avec le SCT et le BVG pour les questions liées à la modernisation de la fonction de contrôleur. Au besoin, le Bureau se charge de recueillir de l'information pour la production de rapports externes sur la mise en oeuvre de l'initiative à l'échelle du gouvernement et sur les vérifications des stratégies d'amélioration.

• En novembre 2002, le BFCM a coordonné la réponse du Ministère à une lettre de M. Jim Judd, secrétaire du Conseil du Trésor et contrôleur général du Canada, sur les progrès et les réalisations de SC au chapitre de la mise en oeuvre de pratiques de gestion moderne. Le document Un rapport d'étape sur la mise en oeuvre de la Stratégie de gestion moderne à Santé Canada a été rédigé en consultation avec le Comité exécutif du Ministère à cette occasion. La lettre et le rapport d'étape sont affichés sur le nouveau site Web de SC consacré à la fonction de contrôleur moderne. Ce rapport a reçu un accueil très favorable du SCT et a servi à produire un rapport sur l'initiative à l'échelle du gouvernement.

• Le BFCM rend compte annuellement de ses progrès et réalisations dans la mise en oeuvre de pratiques de gestion moderne au Ministère, dans le Rapport sur les plans et les priorités et le Rapport ministériel sur le rendement.

Partenariat avec la collectivité de la fonction de contrôleur moderne

• Le BFCM représente le Ministère aux réunions du groupe de travail du Secrétariat du Conseil du Trésor qui regroupe les gros ministères. Ces réunions permettent à Santé Canada d'échanger des idées et des pratiques exemplaires et de discuter de questions d'intérêt commun avec les autres ministères fédéraux qui mettent en oeuvre la fonction de contrôleur moderne.

• Santé Canada participe avec Industrie Canada et Ressources naturelles Canada à une étude sur les obstacles à la mise en oeuvre de la fonction de contrôleur moderne. Cette étude a pour but de mettre en lumière les obstacles à une bonne gestion et les moyens d'introduire des changements. Des gestionnaires et des spécialistes fonctionnels de Santé Canada ont participé à des groupes de consultation et ont été invités à répondre à un sondage conçu par la firme Associés de recherche Ekos. Le BFCM partagera les résultats de cette étude avec les gestionnaires de SC dès qu'ils seront disponibles.

• Le BFCM a fait part de son expérience à d'autres ministères et organismes et il leur a offert aide et conseils pour la mise en oeuvre cette importante initiative. Nous avons ainsi rencontré nos collègues des Instituts canadiens de recherche en santé, de Pêches et Océans Canada, du Conseil national de recherches et d'Industrie Canada.

• Santé Canada a participé de près à diverses activités de la collectivité de la fonction de contrôleur moderne. Par exemple, il a tenu un stand au « marché aux puces de l'apprentissage » organisé par le SCT et le CCG, où il a présenté des produits et de l'information concernant les valeurs et l'éthique, les subventions et contributions, la gestion et la mesure du rendement, ainsi que d'autres produits d'apprentissage et de perfectionnement pour les gestionnaires. En novembre, des représentants des Communications et du BFCM ont assisté à une conférence d'une journée sur les défis de la communication des changements en gestion.

Partie II - Mise à jour du plan d'action

La seconde partie de ce rapport présente les faits saillants des progrès de la mise en oeuvre de la Stratégie de gestion moderne. En plus des activités prévues, qui apparaissent dans la mise à jour du plan d'action présentée à l'Annexe 1, on fait état d'un certain nombre d'activités qui n'étaient pas prévues dans le plan initial mais qui peuvent être considérées comme contribuant à la mise en oeuvre de la Stratégie de gestion moderne.

Sur les treize projets prévus au départ dans le Plan d'action, sept sont terminés, quatre sont déjà bien avancés (avec, le cas échéant, l'infrastructure nécessaire pour aller de l'avant) et deux sont amorcés.

Bilan sommaire des activités prévues

Faits saillants et réalisations

La Stratégie de gestion moderne et le Rapport d'étape de novembre dernier soulignaient tous deux l'importance d'établir des fondements à SC pour assurer le succès de la modernisation des pratiques de gestion. Comme on le voit dans la Mise à jour du plan d'action, d'importants éléments de cette fondation sont maintenant en place :

• Le protocole d'entente entre les régions et les directions générales ainsi que l'intégration des attentes concernant la mise en oeuvre de la gestion moderne aux ententes sur le rendement des cadres supérieurs sont des mesures concrètes qui assurent la clarté des responsabilités et le leadership des cadres supérieurs dans la modernisation de la gestion.

• L'élaboration d'un nouveau processus de planification pour le Ministère et la mise sur pied d'un groupe de travail sur la planification formé de représentants de toutes les directions générales et de toutes les régions, sous la direction de la Division des politiques horizontales et de la planification stratégique, permettent un meilleur alignement des plans stratégiques et opérationnels.

• Pour ce qui est d'avoir des "gens motivés", le travail accompli dans le cadre de l'initiative sur la santé en milieu de travail et la modernisation des ressources humaines (SMTMRH), jusqu'à l'intégration de ce projet aux responsabilités de la Direction des ressources humaines, est un bel exemple de projet qui amène un changement permanent. Tout est prêt pour la mise en oeuvre du plan d'action.

• L'évolution du rôle des spécialistes est également un élément important de la modernisation de la gestion. À cet égard, la Direction générale des services de gestion a mené une étude sur les services de soutien au Ministère (janvier 2003) en vue de déterminer les meilleurs moyens de livrer ces services communs. L'étude se poursuivra avec l'examen des services de soutiens dans les régions.

• Les progrès réalisés dans l'élaboration et la mise en oeuvre d'une stratégie visant à renforce les valeurs et l'éthique, y compris la tenue du Dialogue sur les valeurs et l'éthique dans l'ensemble du Ministère, ont déjà été reconnus par le Secrétariat du Conseil du Trésor comme une pratique de gestion exemplaire.

Voici d'autres réalisations clés qui n'étaient pas prévues dans le plan initial, mais qu'il vaut la peine de souligner parce qu'elles contribuent à bâtir les assises de la Stratégie de gestion moderne :

• Une nouvelle politique stratégique sur l'apprentissage et le perfectionnement, qui a été approuvée par le CEM en janvier 2003, reconnaît l'importance de valoriser et de promouvoir le savoir et l'apprentissage organisationnel.

• Un Conseil de l'éducation continue a été créé. En collaboration avec la Division de l'apprentissage et du perfectionnement, il élabore un cadre qui aidera les gestionnaires à élaborer leur plan de perfectionnement. Un Système de gestion de l'apprentissage sera développé pour saisir et surveiller les données sur le perfectionnement des employés.

• Un nouveau cadre de reconnaissance des employés de SC guide l'élaboration des politiques et des programmes et permettra à SC de renforcer sa culture de reconnaissance des employés grâce à des processus clairs, transparents, cohérents et assortis d'outils conviviaux.

• Le Forum des employés de SC (auparavant le Forum sur la transformation) a reçu du Sous-ministre le mandat d'offrir de la rétroaction au sujet des initiatives ministérielles et de permettre aux cadres supérieurs de « prendre le pouls » des employés. Le Forum communique avec les employés grâce à une nouvelle base de données (sur la Passerelle) et a produit un CD ROM intitulé Focus sur l'avenir, qui est disponible dans tous les centres d'apprentissage.

• D'autres services de soutien en spécialistes sont fournis aux gestionnaires par le Secrétariat de la consultation ministérielle (SCM), dont le mandat consiste à constituer des ressources au sein de SC pour permettre la participation de la population tout en mettant l'accent sur l'amélioration des pratiques visant la participation des citoyens. Le Secrétariat a été créé à la suite d'une évaluation des besoins au sein du Ministère et offre des conseils au personnel planifiant les activités de participation de la population. Le SCM dirige l'élaboration des politiques relatives à la participation de la population, appuie les activités de réseautage, comme le Site de la communauté de la participation du public (SCPP) et le Comité du réseau de participation du public, et aide SC à renforcer sa capacité de mobilisation de la population, au moyen du développement des connaissances, de la formation du personnel, de la série de conférences et du SCPP. Le SCM exécute son mandat et ses fonctions selon un modèle de communauté de pratique.

Comme nous le voyons par ces exemples, les fondements d'une organisation moderne et performante se mettent en place et commencent déjà à faire une différence. Sur ces fondements se bâtissent les piliers de la gestion moderne. De meilleurs systèmes de contrôle et cadres de responsabilisation sont établis pour aider les gestionnaires. Voici quelques réalisations importantes à ce chapitre :

• Élaboration d'un cadre de gestion du rendement, à partir duquel les mesures de rendement seront établies à tous les niveaux du Ministère. Ce cadre soutiendra l'établissement du Rapport ministériel sur le rendement et du Rapport sur les plans et les priorités.

• Les gestionnaires ont accès à de l'information financière et non financière de meilleure qualité pour la prise de décisions. L'outil de production de rapports sur le Web, qui est mis en oeuvre par étapes, permettra aux gestionnaires de produire facilement des rapports financiers comme jamais auparavant.

• La responsabilisation et la gérance des ressources sont grandement améliorées grâce à la mise en place du Cadre de gestion des subventions et contributions et du Cadre de gestion des contrats. Plus de 1200 gestionnaires ont déjà reçu de la formation et des outils sur ces deux cadres, qui font déjà une différence.

  • Le Centre d'expertise sur les subventions et contributions s'est doté d'une division qui s'occupe d'une base de données Lotus Notes visant à fournir aux gestionnaires une solution électronique pour la gestion de leurs dossiers de subventions et contributions. Un portail sur les subventions et contributions et les contrats est en cours d'élaboration et fournira à tous les employés un point d'accès unique à l'information, ainsi que des liens vers les systèmes et politiques en matières de gestion, de formation et de finances et autres sites Web pertinents des organismes centraux.

  • À la suite de la mise en oeuvre du plan d'action ministériel sur les contrats, le pourcentage de contrats attribués à un fournisseur exclusif est tombé de 80% à 57%, des comités de contrôle des contrats et des demandes, et des dépôts centraux des contrats, ont été établis dans toutes les directions générales et toutes les régions.

• Santé Canada est l'un des chefs de file de l'Initiative d'amélioration des services. Six importants projets de saisie et d'analyse des données sur la satisfaction des clients ont été mis sur pied.

• La gestion de l'information et du savoir sont deux éléments importants d'une organisation moderne et apprenante. Lorsque la DGIAC aura terminé son projet d'amélioration de la gestion des documents, les employés de Santé Canada auront accès à une source précieuse d'information et de documents pour les aider dans leur travail.

• Tout est maintenant en place pour l'élaboration d'un cadre de gestion intégrée du risque. Avec l'établissement d'un Bureau de la gestion intégrée du risque à la Direction générale des services de gestion et la création d'un réseau de la gestion du risque, il est maintenant possible de mettre en oeuvre le plan de travail. On rédige actuellement une stratégie de gestion intégrée du risque.

Conclusion

La fonction de contrôleur moderne s'intègre petit à petit dans la culture de Santé Canada. Des progrès importants ont été réalisés au cours de la dernière année dans la mise en place des changements structurels nécessaires à la création d'un environnement propice à une gestion moderne. La prochaine année sera cruciale car nous devrons garder l'élan acquis alors que la culture de gestion continuera d'évoluer, tout comme la manière dont les gestionnaires prennent leurs décisions de jour en jour. Nous pouvons heureusement compter sur l'engagement et le dévouement des gestionnaires.

Le Bureau de la fonction de contrôleur moderne continuera de travailler avec les gestionnaires et avec les partenaires internes qui sont responsables des nombreuses initiatives de changement dans le Ministère, en partageant les pratiques exemplaires et en aidant les gestionnaires à composer avec les changements.

La modernisation de la fonction de contrôleur demeure une partie essentielle du programme de changement mis en oeuvre par le SCT pour réaliser les engagements énoncés dans « Des résultats pour les Canadiens - Un cadre de gestion pour le Gouvernement du Canada ». Tous les éléments de la fonction de contrôleur moderne ont maintenant été intégrés dans un cadre d'excellence en gestion qui aidera les ministères et les sous-ministres à obtenir le meilleur rendement possible, non seulement dans l'exécution des programmes, mais aussi dans la manière dont ils sont gérés.

Annexe 1

• Mise à jour du Plan d'action de la Stratégie de gestion moderne