Rapport annuel - Loi sur l'accès à l'information et la Loi sur la protection des renseignements personnels 2005-2006

2006
Cat. H1-9/3-2006
ISBN: 0-662-49228-5

(495K)

Table des Matières

Préface

À propos de Santé Canada

Division de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels (DAIPRP), Direction générale des services de gestion

Faits saillants et réalisations en 2005-2006

Partie I : Accès à l'information

Rapport statistique – Interprétation et explication

Partie II : Protection des renseignements personnels

Rapport statistique – Annexe II : Interprétation et explication

Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée

Annexe I

Annexe II

Préface

La Loi sur l'accès à l'information accorde aux citoyens et résidents permanents du Canada un important droit d'accès à l'information contenue dans les dossiers du gouvernement fédéral, sous réserve de certaines exceptions spécifiques et limitées.

La Loi sur la protection des renseignements personnels accorde aux gens le droit d'accès aux renseignements qui les concernent et que conserve le gouvernement fédéral, sous réserve de certaines exceptions spécifiques et limitées. Cette Loi protège aussi les renseignements personnels des individus en empêchant d'autres personnes d'y avoir accès et en accordant des droits fondamentaux concernant la collecte, l'utilisation et la diffusion de renseignements personnels.

En vertu de l'article 72 de la Loi sur l'accès à l'information et de l'article 72 de la Loi sur la protection des renseignements personnels, le chef de chaque institution du gouvernement fédéral doit soumettre au Parlement un rapport annuel sur l'administration de ces lois durant l'exercice. Le présent rapport décrit la façon dont Santé Canada a assumé ses responsabilités visées par les deux lois au cours de l'exercice 2005-2006.

À propos de Santé Canada

Aperçu

Santé Canada est le ministère fédéral responsable d'aider les Canadiens à maintenir et à améliorer leur état de santé tout en respectant les choix et la situation de chaque personne. Nous visons à ce que la santé de notre population soit l'une des meilleures du monde en fonction de la longévité et du style de vie des Canadiens, ainsi que de l'utilisation efficace du réseau de la santé publique.

Pour réaliser cet objectif, nous :

• comptons sur une recherche scientifique de grande qualité, qui constitue le fondement de nos travaux;
• menons continuellement des consultations auprès des Canadiens afin de déterminer comment nous pouvons le mieux répondre à leurs besoins en soins de santé à long terme;
• communiquons des informations à propos de la prévention des maladies afin de protéger les Canadiens contre les risques évitables;
• encourageons les Canadiens à jouer un rôle actif dans l'amélioration de leur santé, par exemple, en augmentant leurs activités physiques et en consommant des aliments sains.

Pour concrétiser sa vision, Santé Canada joue les cinq rôles clés suivants :

• Chef de file ou partenaire, en administrant la Loi canadienne sur la santé, qui confirme les valeurs et principes de l'assurance-maladie.
• Bailleur de fonds, en accordant un soutien stratégique au Transfert canadien en matière de santé du gouvernement fédéral, qui a remplacé le Transfert canadien en matière de santé et de programmes sociaux le 1^er avril 2004. Santé Canada transfère aussi des fonds aux organismes et collectivités des Premières nations et des Inuits afin que des services de santé communautaire soient fournis à la communauté, et accorde des subventions et contributions à divers organismes qui renforcent les objectifs du Ministère en matière de santé.
• Gardien ou organisme de réglementation, en jouant un rôle d'intendance, qui consiste tant à protéger les Canadiens qu'à faciliter l'accès à des produits essentiels à la santé et au bien-être des Canadiens.
• Fournisseur de services, en offrant des programmes et services de santé et de protection de l'environnement, grâce au suivi et à la surveillance des maladies, au versement de prestations de maladie supplémentaires aux Premières nations et aux Inuits admissibles, à la prestation de services de santé publique et de promotion de la santé dans les réserves et les collectivités inuites, ainsi qu'à la prestation de soins de santé primaires dans les réserves et les régions éloignées et isolées où aucun service provincial n'est facilement accessible.
• Fournisseur de renseignements, en effectuant des recherches et activités scientifiques de grande qualité qui soutiennent l'élaboration des politiques et la réglementation de produits de plus en plus perfectionnés. Grâce à la recherche et à la surveillance, nous fournissons aux Canadiens des informations qu'ils peuvent utiliser pour préserver et améliorer leur santé.

Santé Canada est composé de treize directions générales et bureaux ainsi que de quatre agences, et est présent dans six régions :

• Colombie-Britannique et Yukon
• Alberta et Territoires du Nord-Ouest
• Manitoba et Saskatchewan
• Ontario et Nunavut
• Québec
• Atlantique

Pour obtenir de plus amples renseignements à propos de Santé Canada, veuillez visiter note site Web, à l'adresse suivante : www.hc-sc.gc.ca.

Division de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels (DAIPRP), Direction générale des services de gestion

La Division de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels (DAIPRP), de la Direction générale des services de gestion, reçoit, coordonne et traite les demandes d'accès à l'information et de protection des renseignements personnels du Ministère. Son mandat consiste à servir le public, à promouvoir la circulation bidirectionnelle de l'information et l'échange des connaissances, à dissiper les préoccupations et régler les problèmes en soutenant les travaux relatifs à l'accès à l'information et la protection des renseignements personnels, à favoriser une meilleure sensibilité à l'ouverture et à la transparence, ainsi qu'à protéger les renseignements personnels au sein du Ministère. De plus, la DAIPRP collabore avec les Services juridiques pour superviser l'élaboration de politiques et pratiques à l'échelle du Ministère, dans le but d'encadrer le partage et le traitement d'information à Santé Canada, ainsi que pour accroître la sensibilisation à la protection des renseignements personnels et promouvoir l'uniformité des pratiques en matière de protection des renseignements personnels.

Parmi les responsabilités de la Division, mentionnons les suivantes :

• promouvoir la sensibilisation aux lois et à l'uniformité des pratiques relatives à l'AIPRP dans l'ensemble du Ministère et fournir une formation sur la Loi sur l'accès à l'information et la Loi sur la protection des renseignements personnels;
• élaborer, à l'échelle du Ministère, des politiques et pratiques relatives à l'AIPRP afin d'orienter l'accès à l'information et la protection des renseignements personnels de Santé Canada;
• établir une liaison et coordonner les efforts avec les commissaires à l'information et à la protection de la vie privée, d'autres ministères et organismes gouvernementaux, les ministères provinciaux de la santé et d'autres intervenants clés;
• coordonner et superviser le processus d'évaluation des facteurs relatifs à la vie privée;
• analyser les pratiques en matière de protection des renseignements personnels dans le secteur des soins de santé;
• définir des normes de protection des renseignements personnels dans le domaine des technologies de l'information et des communications, de la cybersanté et des services électroniques.

Faits saillants et réalisations en 2005-2006

L'industrie des soins de santé est un secteur où on trouve beaucoup de renseignements. Par conséquent, Santé Canada est le gardien de renseignements personnels et de nature délicate sur la santé. En matière de collecte, d'utilisation et de divulgation de l'information, il est essentiel de gagner la confiance du public pour élaborer, mettre en œuvre et gérer de façon fructueuse les programmes, politiques et services qui répondent le mieux aux besoins en santé des Canadiens. Une telle confiance est fondée sur l'intégrité, la transparence et l'ouverture.

Durant l'exercice 2005-2006, Santé Canada a déployé des efforts soutenus pour examiner, améliorer et mettre à jour ses pratiques en matière de gestion de l'information et de protection des renseignements personnels.

Initiatives stratégiques

Les technologies de l'information améliorées, bien qu'elles permettent un accès plus facile à l'information, peuvent toutefois augmenter le risque de violations de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Dans le cadre des efforts continuels qu'il déploie pour établir un équilibre entre les besoins légitimes en information complète et le droit à la protection des renseignements personnels, Santé Canada s'est lancé dans un certain nombre d'initiatives stratégiques en 2005-2006.

Santé Canada a commencé l'élaboration d'une « Politique de protection des renseignements personnels et de la confidentialité en matière de partage d'information » en collaboration avec les établissements fédéraux au sein du portefeuille du ministère de la Santé. L'objectif global de cette politique est de veiller à ce que les employés connaissent bien leurs obligations et responsabilités lorsqu'ils partagent de l'information avec les intervenants internes et externes.

Dirigée par la DAIPRP et en collaboration avec les intervenants internes et les institutions clés (Statistique Canada, Institut canadien d'information sur la santé et les Instituts de recherche en santé du Canada), l'élaboration d'une politique sur la « désidentification » et la « réidentification » des renseignements personnels a été commencée. Cette politique aidera les employés de Santé Canada à effectuer les activités de désidentification et à évaluer les risques de réidentification. Cela permettra d'établir des mesures de protection contre la réidentification.

Le ministère a collaboré avec Inforoute du Canada Inc. à l'élaboration de normes relatives à la transmission électronique sécuritaire et confidentielle des ordonnances aux pharmaciens. Cela a été fait en collaboration avec les provinces, les territoires et les principaux intervenants dans le domaine des soins de santé. Le ministère procède actuellement aux changements réglementaires appropriés incluant une étude d'impact de la réglementation visant à permettre la prescription en ligne.

La DAIPRP, en collaboration avec l'Université de l'Alberta et le Bureau du commissaire à l'information et à la protection de la vie privée du gouvernement de l'Alberta a élaboré un cours sur l'accès à l'information sur la santé et la protection de cette information. Ce cours, le premier en son genre au Canada, fait partie du programme de certificat en Accès à l'information et en protection des renseignements personnels de l'Université de l'Alberta. Il sera offert à l'automne 2006 dans les deux langues officielles.

Initiatives visant à accroître la sensibilisation

Un cours de trois heures, intitulé « La protection des renseignements personnels : ça nous concerne », est offert à tous les employés de Santé Canada et de l'Agence de santé publique du Canada. Ce cours vise à sensibiliser les employés à l'importance de la protection des renseignements personnels dans la prestation des services et l'exécution de programmes. Jusqu'à présent, près de 800 employés ont participé aux 45 cours offerts dans les six régions au pays. De plus, on prévoit le lancement d'un cours sur l'accès à l'information en 2006-2007.

La DAIPRP a créé une série de feuillets de renseignements visant à accroître la sensibilisation à la protection des renseignements personnels au sein du ministère et servant de référence rapide aux employés. Un feuillet de conseils a également été produit, donnant aux employés des conseils pratiques sur la protection et le traitement responsable des renseignements personnels dans leurs tâches quotidiennes.

Avec leurs collègues du Service de gestion des dossiers et du Service de gestion de la sécurité, les agents de l'AIPRP ont élaboré et lancé une campagne de sensibilisation à la gestion de l'information. Cet effort a entraîné la création d'une séance de 90 minutes, composée d'une vidéo et de quatre présentations, à plus de 800 employés de Santé Canada au cours du dernier trimestre de 2005-2006.

Autres initiatives

Au cours de l'exercice 2005-2006, le Ministère a entrepris plusieurs initiatives internes pour renforcer et assurer sa capacité d'assumer ses responsabilités en matière d'accès à l'information et de protection des renseignements personnels.

La DAIPRP, avec l'appui de la haute direction, a embauché du personnel opérationnel supplémentaire pour réduire l'arriéré des demandes d'accès à l'information et assurer que le Ministère ait la capacité de se conformer aux exigences de la Loi.

L'une des activités du Ministère est la préparation d'évaluations des facteurs relatifs à la vie privée, qui visent à déterminer si les programmes ou services, nouveaux ou existants et qui supposent la manipulation de renseignements personnels, présentent des risques en matière de protection des renseignements personnels. Au cours de l'exercice 2005-2006, Santé Canada a entrepris onze évaluations des facteurs relatifs à la vie privée et deux évaluations préliminaires des facteurs relatifs à la vie privée dans le cadre des efforts qu'il déploie pour s'assurer que les renseignements personnels qui se trouvent au Ministère sont protégés.

Charge de travail

Durant l'exercice 2005-2006, Santé Canada a reçu 1 842 nouvelles demandes d'accès et 169 nouvelles demandes de protection de renseignements personnels, en plus des 273 demandes d'accès et des 57 demandes de protection des renseignements personnels reportées de l'exercice précédent. L'ensemble des 2 341 demandes représente une charge de travail considérable, non seulement en raison du nombre de documents saisis, mais aussi de par leur portée, leur complexité et leur volume. Malgré ce volume élevé, le Ministère a pu terminer le traitement de 1 709 demandes, dont 1 538 demandes d'accès et 171 demandes de renseignements personnels. Enfin, 632 demandes ont été reportées à l'exercice 2006-2007.

Droits

Le logiciel ATIPimage, implanté en 2004-2005, permet de transmettre gratuitement sur un CD-ROM à un demandeur l'information qu'il a officiellement demandée dans le cadre de la Loi sur l'accès à l'information. La Loi sur l'accès à l'information autorise l'imposition de droits pour certaines activités associées au traitement des demandes officielles visées par la Loi. La structure actuelle des droits est précisée dans le Règlement sur l'accès à l'information. On n'exige aucun droit pour l'examen des dossiers, les frais généraux ou la livraison. En outre, conformément à l'article 11 de la Loi, on n'exige aucun droit s'il faut moins de cinq heures pour rechercher un document ou pour en prélever la partie qui peut être divulguée.

La Loi sur l'accès à l'information permet de ne pas exiger de droits lorsqu'il en va de l'intérêt public. Conformément aux lignes directrices du Conseil du Trésor, le Ministère a renoncé à 125 reprises à des droits de 25 $ ou moins au cours de l'exercice 2005-2006.

Aucun droit n'est applicable en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Salles de lecture

L'article 71 de la Loi sur l'accès à l'information exige que les établissements gouvernementaux fournissent des installations où les membres du public peuvent obtenir de l'information. Les salles suivantes de Santé Canada à Ottawa sont des salles de lecture réservées au public.

• Division de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels
  Immeuble Jeanne-Mance
  Immeuble nº 19 Pré Tunney
  Ottawa (Ontario) K1A 0K9
  
  
• Bibliothèque ministérielle de Santé Canada
  Immeuble Jeanne-Mance
  Immeuble nº 19
  Pré Tunney
  Ottawa (Ontario) K1A 0K9
  
  
• Bibliothèque du Centre de recherches Sir-Frederick-Banting Centre de recherches Sir Frederick G.
  Sir Frederick G. Banting Research Centre
  Banting Immeuble nº 22
  Pré Tunney
  Ottawa (Ontario) K1A 0K9
  
  
• Bibliothèque de l'Hygiène du milieu Centre de l'hygiène du milieu
  Immeuble nº 8
  Pré Tunney
  Ottawa (Ontario) K1A 0K9
  
  
• Bibliothèque du laboratoire de lutte contre les maladies Immeuble du Laboratoire de lutte contre les maladies
  Immeuble nº 6
  Pré Tunney
  Ottawa (Ontario) K1A 0K9
  
  
• Bibliothèque de la sécurité des produits
  1800, route Walkley
  Ottawa (Ontario) K1H 8K3
  
  
• Bibliothèque de la radioprotection
  775, route Brookfield
  Ottawa (Ontario) K1A 1C1
  

Partie I : Accès à l'information

Rapport statistique – Interprétation et explication

L'annexe I fournit un rapport statistique résumé des demandes traitées par Santé Canada (incluant celles de l'Agence de santé publique du Canada) en vertu de la Loi sur l'accès à l'information. Le rapport couvre la période du 1^er avril 2005 au 31 mars 2006. Le texte suivant présente des explications et des interprétations de ces renseignements statistiques.

I. Demandes en vertu de la Loi sur l'accès à l'information

Dans l'ensemble, le nombre de nouvelles demandes d'accès à l'information a augmenté. En 2005-2006, ce nombre a atteint un sommet de 1 842 nouvelles demandes, ce qui représente une augmentation de 35 % par rapport à l'année précédente.

Les 1 842 nouvelles demandes que Santé Canada a reçues en 2005-2006 représentaient 87 % des 2 115 demandes d'accès traitées. La différence de 13 % équivalait aux 273 demandes reportées de l'exercice précédent.

Origine des demandes

Le nombre le plus élevé de nouvelles demandes (1 371) provenait du monde des affaires. En voici la répartition en pourcentage :

II. Traitement des demandes

Des 2 115 demandes en traitement, 1 538 (72,7 %) ont été complétées pendant la période de référence de l'exercice 2005-2006 et, au 31 mars 2006, 577 demandes (27,3 %) ont été reportées à l'exercice suivant.

Les demandes traitées étaient classées comme suit :

Divulgation totale – Parmi les 1 538 demandes traitées, les demandeurs ont obtenu un accès total aux dossiers pertinents dans 627 cas (40,8 %).

Divulgation partielle – Dans 483 cas (31,4 %), les demandeurs ont obtenu un accès partiel.

Aucune divulgation (exclusion) – Il y a eu deux cas où l'information n'a pas été divulguée parce qu'elle faisait l'objet d'une exclusion en vertu de la Loi.

Aucune divulgation (exception) – Dans 118 cas (7,7 %), aucun accès n'a été accordé parce que toutes les informations faisaient l'objet d'une exception en vertu de la Loi.

Transfert – Conformément à la Loi, deux demandes ont été transférées à d'autres établissements gouvernementaux puisque les dossiers pertinents n'étaient pas du ressort du Ministère.

Des 306 autres demandes, 156 n'ont pu être traitées par le Ministère, deux l'ont été de façon officieuse et 148 ont été abandonnées par les requérants.

III. Exceptions invoquées

La section III du sommaire statistique de l'annexe I classe par catégories les exceptions visées par les articles de la Loi. Nous fournissons ces informations pour illustrer les types d'exceptions invoqués pour refuser la divulgation de certaines informations. Mentionnons que les totaux ne correspondent pas puisqu'une demande peut être refusée en vertu de plusieurs exceptions. Par exemple, si, pour une demande, on a cité cinq articles différents, on signalera une exception en vertu de chaque article pertinent, pour un total de cinq. Cependant, si la même exception est utilisée plusieurs fois pour la même demande, elle n'est signalée qu'une fois.

Les trois raisons les plus fréquemment citées pour justifier le refus d'une demande d'accès à l'information sont les suivantes : le document contient des renseignements sur un tiers, il contient des renseignements personnels ou il contient des renseignements qui pourraient avoir des répercussions sur les activités du gouvernement. Parmi les autres raisons citées, mentionnons celles-ci : la divulgation pourrait avoir un impact sur les affaires fédérales-provinciales ou sur l'application de la Loi et les enquêtes, elle nuirait à la relation privilégiée entre le procureur et son client ou elle a été obtenue sous le sceau du secret.

IV. Exclusions citées

Conformément aux articles 68 et 69 de la Loi sur l'accès à l'information, cette dernière ne s'applique pas aux documents publiés, aux documents mis en vente au public ni aux confidences du Conseil privé de la Reine. Comme le précise la section des exceptions invoquées, les informations mentionnées dans le résumé statistique servent à illustrer les types d'exclusions invoqués pour refuser l'accès.

V./VI. Délai d'exécution et prolongations

Le Ministère a répondu dans un délai de 30 jours ou moins à 812 (52,8 %) des demandes traitées. Dans les autres cas, les délais de réponse étaient les suivants : de 31 à 60 jours, 328 (21,3 %); de 61 à 120 jours, 209 (13,6 %) et de 121 jours ou plus, 189 (12,3 %).

On a demandé très fréquemment des prolongations (351 cas) pour allouer plus de temps pour les recherches. Dans 120 cas, il a fallu des prolongations pour mener des consultations, dont 11 a exigé plus de 30 jours. La consultation de tiers est à l'origine de 164 demandes de prolongation.

VII. Traductions

Il n'a fallu aucune traduction pour répondre aux demandes d'accès de 2005-2006.

VIII. Méthode d'accès

Les statistiques compilées pour la présente section sont fondées uniquement sur les demandes qui ont entraîné une divulgation complète ou partielle des informations. Dans seulement quatre cas, les demandeurs ont obtenu un accès en personne, et seulement six demandeurs ont obtenu un accès par une simple combinaison de copies et d'examens en personne. Dans 1 104 cas, les demandeurs ont reçu des copies des documents qu'ils avaient demandés.

IX. Droits

Santé Canada a perçu des droits de 16 894,60 $. En outre, le Ministère a renoncé à des droits de 12 416,40 $ dans le cas de 72 demandes.

X. Coûts

Le Ministère a dépensé au total 1 284 030,78 $ pour administrer la Loi pendant l'année financière : les salaires se chiffraient à 998 617,70 $ pour 18 employés, et les frais d'exploitation, à 285 413,08 $.

Plaintes et appels

Au cours de l'exercice 2005-2006, 55 plaintes concernant l'accès à l'information ont été déposées contre Santé Canada auprès du Commissariat à l'information du Canada. De ce nombre, 8 ont été abandonnées par les requérants. Ces plaintes sont réparties comme suit: refus, retards, exceptions et prolongation.

Interface officielle et officieuse

La Loi sur l'accès à l'information vise non pas à remplacer, mais bien à compléter les procédures existantes relatives à l'obtention de renseignements du gouvernement. Conformément à ce principe, Santé Canada encourage les particuliers et les organisations à continuer d'adresser leurs demandes officieuses directement à la direction générale compétente ou à leur bureau régional.

Partie II : Protection des renseignements personnels

Rapport statistique – Annexe II : Interprétation et explication

L'annexe II fournit un rapport statistique résumé sur les demandes traitées par Santé Canada (incluant celles de l'Agence de santé publique du Canada) en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Le rapport couvre la période du 1er avril 2005 au 31 mars 2006. Le texte suivant fournit des explications et des interprétations de cette information statistique.

I. Demandes soumises en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels

Le Ministère a reçu 169 nouvelles demandes concernant des renseignements personnels visées par la Loi sur la protection des renseignements personnels et a reporté 57 demandes de l'exercice précédent, pour un total de 226 demandes à traiter au cours de la période.

II. Traitement des demandes

Des 226 demandes, le Ministère en a traité 171 (75,7 %) au complet et a reporté 55 (24,3 %) demandes au prochain exercice.

Les demandes traitées ont été classées comme suit :

Divulgation totale – Des 171 demandes traitées, 97 (56,7 %) demandes ont mené à une divulgation complète de l'information.

Divulgation partielle – Dans 49 (28,7 %) cas, les demandeurs ont eu un accès partiel à l'information demandée.

Des 25 (14,6 %) demandes restantes, le Ministère n'a pu en traiter 12 demandes pour les raisons suivantes : le demandeur ne pouvait être localisé; les dossiers n'étaient pas de notre ressort. Dans le cas de 13 demandes, les demandeurs ont abandonné.

Divulgations permises sans consentement en vertu de l'article 8(2)

III. Exceptions invoquées

Comme nous l'avons mentionné à l'annexe II, le Ministère a invoqué des exceptions en vertu des articles 26 et 27 de la Loi sur la protection des renseignements personnels, exceptions qui ont trait à des renseignements personnels à propos d'autres personnes et à la relation privilégiée entre le procureur et son client.

IV. Exclusions citées

Aucune exclusion n'a été invoquée en 2005-2006.

V./VI. Délai d'exécution et prolongations

Le Ministère a pu répondre à 94 (55 %) des demandes traitées dans un délai de 30 jours ou moins. En ce qui concerne les autres demandes, les délais de réponse étaient les suivants : de 31 à 60 jours, 23 (13,5 %) de 61 à 120 jours, 16 (9,3 %); et de 121 jours ou plus, 38 (22,2 %). On a demandé le plus souvent des prolongations en raison d'une interférence avec les activités.

VII. Traductions

Une traduction a été requise pour répondre aux demandes de protection de renseignements personnels de 2005-2006.

VIII. Méthode d'accès

Les statistiques compilées pour la présente section sont fondées uniquement sur les demandes qui ont entraîné une divulgation complète ou partielle de l'information. Dans les 146 cas, des copies des dossiers ont été fournies, et aucun droit d'examen n'a été demandé.

IX. Corrections et notation

Aucune correction ou notation n'a été requise.

X. Coûts

Le coût total associé aux activités découlant de la Loi sur la protection des renseignements personnels s'est chiffré à 163 228,56 $ pour l'année financière : les salaires se chiffraient à 131 516,00 $ pour deux employés, et les frais d'exploitation, à 31 712,56 $.

Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée

Dans le cadre du mandat de Santé Canada, bon nombre des responsabilités du Ministère exigent la collecte, l'utilisation et la divulgation de renseignements personnels. À titre de gardien fiable de ces renseignements, le Ministère a recours, conformément à la politique du Conseil du Trésor, à des évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (EFRVP) et à des évaluations préliminaires des facteurs relatifs à la vie privée (EPFRVP), qui constituent une approche à l'égard de la gestion des risques visant à déterminer si les programmes, initiatives ou projets nouveaux ou existants, qui supposent la manipulation de renseignements personnels, présentent des risques relatifs à la vie privée. Les évaluations des facteurs relatifs à la vie privée font l'objet d'une vérification à interne avant d'être approuvée par le sous-ministre délégué et envoyée au Commissariat à la protection de la vie privée du Canada pour examen.

Les évaluations préliminaires des facteurs relatifs à la vie privée peuvent être effectuées si une initiative n'est encore qu'un concept ou qu'à l'étape de conception et qu'on ne dispose pas de renseignements détaillés à son sujet, ou lorsque l'on n'est pas certain si une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée doit être effectuée.

Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée Évaluations préliminaires des facteurs relatifs à la vie privée

Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée

Clinique dentaire à Whitehorse (Direction générale de la santé des Premières nations et des Inuits)

En avril 2005, Santé Canada a ouvert une clinique dentaire à Whitehorse afin d'étendre les services déjà disponibles aux habitants admissibles du Territoire du Yukon. Étant donné que la clinique recueille des renseignements personnels des patients, des employés et des fournisseurs de service, Santé Canada a mené une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP). La portée de l'EFVP comprend tous les aspects administratifs et opérationnels de la clinique.

Système d'information sur la santé et de traitement des demandes de paiements (Direction générale de la santé des Premières nations et des Inuits)

Les Services de santé non assurés de Santé Canada couvrent un nombre limité de biens et services pour les habitants admissibles qui ne sont pas assurés ailleurs. La portée de l'EFVP couvre : la saisie de données dans le Système d'information sur la santé et de traitement des demandes de paiements; la présentation par un fournisseur d'une demande de vérification ou de détermination préliminaire ou d'une approbation préalable d'éligibilité; et la présentation subséquente d'une réclamation par un fournisseur ou un client.

Système de transport pour raison médicale (Direction générale de la santé des Premières nations et des Inuits)

La Prestation de transport pour raison médicale est une composante des Services de santé non assurés, qui aident les Premières nations et les Inuits à accéder aux professionnels de la santé, aux examens, aux traitements dentaires ou autres qui ne sont pas disponibles dans les réserves ou la communauté. L'évaluation des facteurs relatifs à la vie privée est restreinte à l'information du client nécessaire à la prestation des prestations, qui est soutenue par le Système de transport pour raison médicale, version 4. La portée comprend également un accès à Internet par les employés du bureau régional de la Direction générale de la santé des Premières nations et des Inuits, les employés de la Direction des services de soins de santé non assurés et les employés des autorités sanitaires des Premières nations et des Inuits et de tiers.

Activités du Service de dialyse de l'hôpital Norway House (Direction de la santé des Premières nations et des Inuits de la région du Manitoba)

L'Hôpital Norway House est un établissement accrédité appartenant à Santé Canada et administré par Santé Canada. Il offre des services primaires et secondaires. L'hôpital accueille deux unités de dialyse qui sont financées par le ministère de la Santé du Manitoba dans le cadre du Provincial Dialysis Program. L'évaluation des facteurs relatifs à la vie privée sera restreinte aux processus opérationnels et aux pratiques de gestion des données au sein du service.

Nouveau programme de transparence (Agence de réglementation de la lutte antiparasitaire)

Conformément à l'article 42 de la nouvelle Loi sur les produits antiparasitaires, le Ministre doit établir et conserver un registre qui contient de l'information au sujet des produits antiparasitaires, y compris de l'information au sujet des applications, des inscriptions, des nouvelles évaluations et des examens spéciaux. La portée de l'évaluation des facteurs relatifs à la vie privée porte sur l'approche proposée relative à la salle de lecture et à l'inscription en ligne.

Projet de base de données dentaire (Direction générale de la santé des Premières nations et des Inuits)

La Direction des soins de santé primaires et de la santé publique, la Division des programmes de soins dentaires et de services de pharmacie présente un rapport en format papier sur les services dentaires aux diverses régions sanitaires au Canada. La mise à jour de la base de données dentaire a commencé en 2005 et il y a eu des consultations avec les divers bureaux régionaux. L'évaluation des facteurs relatifs à la vie privée sera restreinte à l'application de la base de données dentaire et aux processus opérationnels connexes.

Système d'information des tribunaux de traitement de la toxicomanie (Direction générale de la santé environnementale et de la sécurité des consommateurs)

Un nouveau système d'information soutiendra le Programme de financement des tribunaux de traitement de la toxicomanie, qui fournit un financement fédéral visant à soutenir six tribunaux de traitement de la toxicomanie. Ce programme fait partie de la Stratégie canadienne antidrogue, qui est gérée par Justice Canada et Santé Canada. On a recommandé qu'une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée soit menée avant la mise en application du nouveau système.

Entente de délivrance de permis et de mise en œuvre du système logiciel relatif à la Classification internationale des maladies (CIM-10) (Région du Manitoba)

Le système logiciel de la CIM-10 est conçu pour normaliser la collecte de données sur les patients auprès de 2 hôpitaux et de 22 postes de soins infirmiers de la Direction générale de la santé des Premières nations et des Inuits aux fins de présentation au ministère de la Santé du Manitoba, qui à son tour remet l'ensemble des données provinciales de patients à l'Institut canadien d'information sur la santé (ICIS). Le Manitoba a besoin qu'un protocole d'entente soit signé par tous les utilisateurs du système CIM-10. La DGSPNI devra conclure une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée avant le parachèvement de l'entente.

La portée de l'évaluation des facteurs relatifs à la vie privée comprend la fonctionnalité de la CIM-10, comme elle est liée aux services de la Direction générale de la santé des Premières nations et des Inuits, et sera restreinte aux processus opérationnels et aux flux des données qui peuvent survenir pendant le fonctionnement du programme.

Fichier dosimétrique national (Direction générale de la santé environnementale et de la sécurité des consommateurs)

Le Fichier dosimétrique national est un système centralisé d'enregistrement des doses de rayonnement, géré par le Bureau de la radioprotection de Santé Canada. Ce système contient les enregistrements des doses de rayonnement en milieu de travail de tous les travailleurs sous rayonnements surveillés au Canada depuis 1940 à aujourd'hui. On termine actuellement l'évaluation des facteurs relatifs à la vie privée qui porte sur le modèle d'affaires, les pratiques relatives à la collecte, à l'utilisation, à la conservation et à la divulgation d'information et les systèmes qui contiennent cette information.

Compte rendu du processus de discussion sur la santé en milieu de travail et la modernisation des ressources humaines – Phase II (Direction générale des services de gestion)

L'Initiative de santé en milieu de travail et de modernisation des ressources humaines (SMTMRH) de Santé Canada a commencé en avril 2002 et s'appuie sur le travail antérieur effectué au sein du ministère. Le profil de compte (PC) de la phase II est la dernière composante de l'ensemble du projet. L'application présente les nouvelles caractéristiques entre le Système de gestion de l'apprentissage et le PC II. Les deux applications permettront de recueillir des renseignements personnels auprès des employés. L'évaluation des facteurs relatifs à la vie privée examine les répercussions relatives à la vie privée de la composante de système de gestion de l'apprentissage de l'application PC II.

Système de gestion des enquêtes (Direction générale des produits de santé et des aliments)

Le mandat du programme est la surveillance de la conformité, la vérification et l'enquête. Il est soutenu par l'établissement d'homologation de médicaments et d'octroi de permis pour des dispositifs médicaux et des analyses en laboratoire. L'évaluation des facteurs relatifs à la vie privée portera sur les risques à la vie privée du remplacement d'un système pour gérer l'information d'enquête et la capacité de jumeler une plainte à un produit réglementé, particulièrement les médicaments et les produits de santé naturels.

Évaluations préliminaires des facteurs relatifs à la vie privée

Application visant la production de rapports pluriannuels sur la gestion (APRPG) (Direction générale de la santé des Premières nations et des Inuits)

L'APRPG est une nouvelle application élaborée et mise à l'essai par la Direction des services de santé non assurés, Division de l'analyse du programme. Le but de l'application est de faciliter l'administration du Programme de services de santé non assurés en normalisant les données cumulatives et en les organisant par bande, à partir de trois bases de données internes. L'évaluation préliminaire des facteurs relatifs à la vie privée est axée sur le processus visant à garnir la nouvelle APRPG de renseignements cumulatifs et de renseignements réels.

Système d'information sur la base de données sur les experts-conseils (Direction générale des produits de santé et des aliments)

Le Bureau de la transformation opérationnelle élabore un système d'information et soutien les processus visant à permettre la création, la qualification et le maintien continu d'un bassin d'experts scientifiques externes, qui seront appelés « au besoin » pour aider la Division des produits thérapeutiques (DPT) de la Direction générale des produits de santé et des aliments de Santé Canada dans ses diverses activités. Une évaluation préliminaire des facteurs relatifs à la vie privée sera effectuée sur ce système d'information sur la base de données.

Résumés des évaluations des facteurs relatifs à la vie privée et des évaluations préliminaires des facteurs relatifs à la vie privée

Les résumés des EFVP et des EPFVP sont disponibles dans la section Accès à l'information et protection des renseignements personnels sur le site Web de Santé Canada :

http://hc-sc.gc.ca/ahc-asc/activit/atip-aiprp/priv/index_f.html

Annexe I

Résumé statistique 2005-2006 : Loi sur l'accès à l'information

Institution : Santé Canada

Période visée par le rapport : 4/1/2005 à 3/31/2006

Médias : 116

Secteur universitaire : 16

Secteur commercial : 1,371

Organisme : 56

Public : 283

Annexe II

Résumé statistique 2005-2006 : Loi sur la protection des renseignements personnels

Institution : Santé Canada

Période visée par le rapport : 4/1/2005 à 3/31/2006