| Date de publication | Décembre 2005 |
| Remplace | Mai 2004 |
| Autorité | Directeur, Finances et administration |
| Renseignements | Gestionnaire, Administration |
Annexe B : Dotation d'un poste (sur la base des renseignements fournis par le gestionnaire)
Les IRSC doivent s'assurer que les personnes qui ont accès aux renseignements et aux biens gouvernementaux et de tout membre du personnel ayant un accès privilégié aux systèmes essentiels sont fiables et dignes de confiance. Pour la sécurité nationale, ils doivent également s'assurer de la loyauté de ces personnes envers le Canada afin de se protéger contre la collecte de renseignements par des puissances étrangères et le terrorisme. Des précautions particulières doivent être prises pour assurer la fiabilité et la loyauté continues des personnes, et prévenir l'activité malveillante et la communication non autorisée de renseignements classifiés et protégés ou dommage effectué aux systèmes essentiels par une personne mal intentionnée qui occupe un poste de confiance.
Pour assurer la sécurité au niveau du personnel, le gouvernement du Canada applique des procédures d'enquête et d'autorisation de sécurité. L'essentiel pour tout programme de sécurité est de limiter l'accès à l'information et aux biens aux personnes qui ont besoin de savoir. Selon ce principe, une personne doit faire l'objet d'un contrôle de fiabilité ou posséder une autorisation de sécurité d'un niveau qui correspond à l'information et aux biens auxquels elle doit avoir accès pour accomplir ses fonctions.
1.1 Au minimum, la cote de fiabilité est une condition d'emploi aux IRSC;
1.2 Pour déterminer la cote de sécurité requise, chaque profil de rôle doit indiquer le type d'information et des biens accessibles au titulaire et utilisés par lui ainsi que l'accès privilégié aux systèmes essentiels.
Les IRSC tiennent à appuyer l'intérêt national et les objectifs opérationnels du gouvernement du Canada en protégeant les employés et les biens, et en assurant la prestation continue des services. L'objectif de la présente politique est de déterminer la fiabilité et la loyauté des personnes qui doivent avoir accès à des renseignements et à des biens classifiés ou désignés, des biens et l'accès privilégié aux systèmes essentiels.
Selon la Politique du gouvernement sur la sécurité (PGS), le but des procédures de détermination de la fiabilité et d'enquête de sécurité est de déterminer la fiabilité et la loyauté des personnes qui doivent avoir accès à des renseignements et à des biens classifiés ou désignés, des biens et l'accès privilégié aux systèmes essentiels.
3.1 Politique du Conseil du Trésor sur la sécurité
3.2 Norme du Conseil du Trésor sur la sécurité du personnel
La présente politique s'applique à tous les employés des IRSC, pour une période indéterminée ou déterminée, ainsi qu'aux entrepreneurs, aux étudiants, aux étudiants de programmes coopératifs, aux bénévoles et aux personnes en détachement d'autres organisations lorsqu'ils travaillent pour les IRSC. Sont également visées les personnes à l'emploi des 13 instituts virtuels qui ont accès aux documents et aux biens et l'accès privilégié aux systèmes essentiels des IRSC.
4.1 Exigences pour les nominations, les affectations et les engagements
4.1.1 Le personnel nommé à un poste exigeant seulement la cote de fiabilité ne peut pas commencer à travailler jusqu'à ce que cette cote ait été accordée. Les IRSC peuvent envoyer au candidat une lettre d'offre conditionnelle, mais le candidat ne peut commencer à travailler jusqu'à ce que la cote de fiabilité ait été accordée (si des empreintes digitales sont nécessaires, il peut falloir de 2 jours à 4 mois).
4.1.2 Le personnel ayant besoin d'une autorisation de sécurité (c'est à dire secret, très secret) doit faire l'objet d'une enquête de sécurité au niveau requis avant de commencer à travailler par suite d'une affectation, d'une nomination, d'un détachement ou d'un déploiement.
5.1 Les gestionnaires ont les responsabilités directes suivantes :
5.1.1 Déterminer le caractère délicat de l'information, des biens et l'accès privilégié aux systèmes essentiels pour chaque poste des instituts et en informer la section de la sécurité des IRSC afin d'obtenir les exigences en matière de sécurité convenable au poste.
5.1.2 S'assurer qu'aucun employé, entrepreneur ni aide temporaire n'est embauché sans faire l'objet d'une enquête et recevoir au moins la cote de fiabilité de la Section de la sécurité.
5.2 Les directeurs scientifiques des instituts des IRSC ont les responsabilités directes suivantes :
5.2.1 Déterminer le caractère délicat de l'information et des biens pour chaque poste
5.2.2 Vérifier les renseignements suivants :
5.2.3 S'assurer qu'aucun employé, entrepreneur ni aide temporaire qui a besoin d'une cote de fiabilité ou d'une autorisation de sécurité n'est embauché sans faire l'objet d'une enquête et recevoir au moins la cote de fiabilité de la Section de la sécurité.
5.2.4 Coordonner le processus de l'enquête de sécurité.
5.3 Les Ressources humaines ont les responsabilités directes suivantes :
5.3.1 Vérifier les renseignements suivants pour les nouveaux embauchés :
5.3.2 S'assurer qu'aucun employé n'est embauché sans faire l'objet d'une enquête et recevoir la cote de fiabilité ou d'une autorisation de sécurité (au besoin) de la Section de la sécurité.
5.3.3 S'assurer qu'aucun employé n'est embauché sans faire l'objet d'une enquête et recevoir la cote de fiabilité ou d'une autorisation de sécurité (au besoin) de la Section de la sécurité.
5.3.4 Coordonner le processus de l'enquête de sécurité.
5.4 La Section de la sécurité a les responsabilités suivantes :
5.4.1 Déterminer les exigences de sécurité de chaque poste (dans son domaine de responsabilité) en fonction du caractère délicat de l'information, des biens auxquels le titulaire a accès ainsi que l'accès privilégié aux systèmes essentiels.
5.4.2 Déterminer les exigences de sécurité d'un poste s'applique non seulement aux postes occupés pour une période indéterminée, mais aussi :
Nota : Le consentement des parents ou du tuteur est obligatoire si le titulaire n'est pas majeur :
5.4.3 Informer les gestionnaires du niveau de la cote ou de l'évaluation de sécurité pour un poste particulier.
5.4.4 Traiter les demandes d'enquête de sécurité, ce qui inclut les vérifications de dossiers criminels, les vérifications de nom, les vérifications de crédit et les autorisations de sécurité.
5.4.5 Informer les RH par écrit des résultats de la vérification de la fiabilité et/ou de l'enquête de sécurité pour le candidat.
5.4.6 Informer les candidats des résultats de la vérification de la fiabilité et/ou de l'enquête de sécurité.
5.4.7 Conseiller le président ou lui présenter des recommandations dans les cas de refus ou d'annulation d'une autorisation de sécurité.
5.4.8 Tenir les dossiers de sécurité des employés.
5.4.9 S'assurer que les cotes de fiabilité et les autorisations de sécurité sont mises à jour avant leur expiration.
5.4.10 La Section de la sécurité mettra à jour l'autorisation de sécurité :
5.5 Le président est la seule personne autorisée à refuser ou à annuler une autorisation de sécurité.
5.6 Les employés des IRSC doivent informer l'agent de sécurité ministériel (ASM) de toutes situations pouvant influer sur leur cote de fiabilité ou autorisation de sécurité :
5.7 Cote de fiabilité : qui a la responsabilité :
5.8 Autorisation de sécurité : qui a la responsabilité :
6.1 Dotation d'un poste (voir Annexe B)
Autorisation de sécurité : Les personnes qui ont accès à des renseignements classifiés ou l'accès privilégié aux systèmes essentiels ont besoin d'une autorisation de sécurité. Les IRSC possèdent peu de renseignements classifiés. Par conséquent, peu d'employés ont besoin d'une autorisation de sécurité.
Les cotes secret et très secret sont assignées aux postes plutôt qu'aux personnes. Les titulaires de ces postes obtiennent la cote de sécurité exigée, mais lorsqu'ils changent de poste et que la cote n'est plus nécessaire, celle ci doit être annulée afin que le nombre de cotes de sécurité demeure maniable. L'annulation d'une cote n'a rien à avoir avec la personne elle même. Elle indique seulement que la cote n'était plus nécessaire en raison d'un changement de poste.
Besoin de connaître : Besoin d'une personne d'accéder à des renseignements et de les connaître pour s'acquitter de ses fonctions.
Certificat d'enquête de sécurité et profil de sécurité : Le formulaire de profil et de déclaration de sécurité est un formulaire générique qui doit être lu et signé par toutes les personnes qui reçoivent une autorisation de sécurité ou une cote de fiabilité. Le formulaire expose les responsabilités et le niveau de sécurité.
Cote de fiabilité : Exigence minimale pour une personne qui travaille pour le gouvernement du Canada, soit directement, soit à contrat. Les personnes qui ont accès à des renseignements et à des biens désignés incluant un compte pour le réseau des IRSC ont besoin de cette cote. En raison de la nature des activités des IRSC, tous les employés ont besoin de cette cote au minimum. Elle est valable pour 10 ans.
Intérêt national : Concerne la défense et le maintien de la stabilité sociale, politique et économique du Canada.
Pour un motif raisonnable : expression indiquant qu'il y a un motif raisonnable de revoir, de suspendre, d'abaisser ou de révoquer une cote de fiabilité ou une autorisation de sécurité. Dans le contexte d'une évaluation de sécurité, expression indiquant la nécessité d'effectuer des vérifications plus approfondies.
Renseignements classifiés : Les renseignements sont « classifiés » lorsque leur divulgation pourrait être préjudiciable à « l'intérêt national ». « L'intérêt national » concerne la défense et le maintien de la stabilité sociale, politique et économique du Canada. Lorsque des renseignements sont classifiés dans l'intérêt national, il faut en outre juger du niveau de classification. Ce niveau dépend de la gravité du préjudice qui risque vraisemblablement de survenir par suite d'une atteinte à l'intégrité des renseignements.
Les niveaux de classification sont :
Renseignements désignés : Des renseignements sont « protégés » ou « désignés » si leur divulgation pourrait être préjudiciable à des intérêts autres que « l'intérêt national ».
Les trois niveaux sont les suivants :
Ressortissant national : Personne qui n'est ni un citoyen canadien ni un immigrant reçu, mais qui possède un permis de travail au Canada.
Service essentiel : Service dont la compromission au chapitre de la disponibilité ou de l'intégrité causerait un préjudice élevé à la santé, à la sûreté, à la sécurité et au bien-être économique des Canadiens et des Canadiennes ainsi qu'à l'efficacité du gouvernement du Canada et les biens essentiels tel que «les biens qui supportent un service essentiel». Les biens inclus les réseaux et les systèmes informatiques. Les services essentiels et leurs biens associés sont normalement identifiés dans l'analyse des répercussions sur les opérations, mentionnée dans la section 3.2 du Programme de planification de la continuité des activités. L'analyse des répercussions sur les opérations du ministère devrait donc aider à identifier les systèmes essentiels.
Systèmes essentiels : Systèmes requis pour accomplir les services essentiels.
Vérification de crédit : Des vérifications de crédit sont nécessaires seulement pour les personnes qui ont accès à certaines sommes en espèces, à certains instruments négociables, ou à d'autres articles extrêmement précieux, qui participent à l'attribution des contrats ou ont besoin d'une autorisation de sécurité. Les vérifications de crédit sont aussi exécutées sur les entrepreneurs Vous en serez informé(e) si votre poste exige une vérification de crédit. Si la Section de la sécurité ne coche pas « vérification de crédit » sur le formulaire de consentement à la divulgation de renseignements, cette vérification ne sera pas effectuée.
6.1.1 La Section de la sécurité a la responsabilité de déterminer les exigences de sécurité pour chaque poste dans son domaine de responsabilité en fonction de la sensibilité des renseignements, des biens et l'accès privilégié aux systèmes essentiels auxquels le titulaire a accès.
6.1.2 Les exigences de sécurité pour tous les postes doivent être clairement indiquées sur les offres d'emploi (avis de concours), profils de rôle et toutes les autres formes d'avis.
6.1.3 Les RH feront remplir les formulaires appropriés par les candidats.
6.1.4 La Section de la sécurité s'occupera de la vérification de la fiabilité, de l'enquête de sécurité et de la vérification de crédit en utilisant les formulaires fournis (originaux seulement) par les RH et signés par le candidat.
6.1.5 Les résultats de l'enquête de sécurité sont transférables d'un ministère à l'autre.
6.1.6 La Section de la sécurité informera les RH par écrit des résultats de la vérification de la fiabilité et de l'enquête de sécurité.
6.1.7 Personne ne peut être embauché sans notification écrite de la Section de la sécurité.
6.1.8 Les candidats qui font l'objet d'une enquête de sécurité doivent être informés par écrit soit :
