Comité de consultation publique pour la Direction Générale des produits
de santé et des aliments
Mandat
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Le Comité de consultation publique (CCP), de la Direction générale
des produits de santé et des aliments (DGPSA), est un forum de
participation du public et des consommateurs qui permettra de formuler
des recommandations sur des questions et des initiatives, à la
demande de la Direction générale. Le CCP est une composante
de la stratégie de la Direction générale visant à
accroître la transparence et la participation du public, par l'intermédiaire
des processus de consultation. Une fois que le CCP aura été
formé et qu'il aura tenu sa première réunion, il
pourra éventuellement modifier son mandat, si cela se révèle
à propos et nécessaire. La responsabilité de prendre
les décisions finales demeure celle de la direction de la DGPSA.
Table des matières
1. Mandat
2. Composition du comité
3. Structure des rapports hiérarchiques
4. Gestion et administration
5. Rôles et attentes des membres
6. Durée du mandat et cycle de vie proposé
7. Autorisation de sécuritéet confidentialité
8. Conflit d'intérêts
9. Indemnisation et assistance juridique
10. Rétribution
Annexe 1 - Critères et processus de sélection
des membres et du président ou de la présidente du comité de consultation
publique (ccp)
Critères ayant trait
aux membres:
Sélection des membres:
Autres critères liés à la présidence et
à la vice-présidence:
Première réunion du CCP:
Annexe 2 - Processus de sélection relatif
aux nouveaux membres ou au remplacement de membres ou du président du
comité de consultation publique (ccp)
Nouveaux membres:
Prolongement du mandat des membres:
Nouveau président ou président désirant
prolonger son mandat:
1. Mandat
Fournir des conseils à la sous-ministre adjointe (SMA) et au
Comité exécutif de la Direction générale (CEDG)
du point de vue des consommateurs et du public sur des questions et des
initiatives conformément aux exigences de la Direction générale.
Donner des directives au Bureau de la participation des consommateurs
et du public (BPCP) et à la DGPSA en ce qui a trait à la
planification et à la gestion des activités de participation
des consommateurs et du public.
Fournir des conseils sur la façon d'accroître l'efficacité
des communications et de la diffusion de renseignements aux consommateurs
et au public par le BPCP et par la DGPSA.
2. Composition du comité
Le CCP sera composé en tout temps de 17 membres au maximum, y
compris le président. Les membres du Comité sont nommés
par des groupes de consommateurs et des groupes non liés à
l'industrie, proviennent de ces groupes et sont des membres avertis du
grand public afin que le Comité reflète une diversité
intersectorielle. Dans l'ensemble, les membres de ce Comité devraient
refléter un mélange représentatif sur le plan régional
et selon l'âge, le sexe, la culture, l'origine ethnique, la langue,
et les personnes handicapées.
Les membres du CCP choisissent parmi les autres membres du Comité
les personnes qui assumera la présidence et la vice-présidence.
Des membres ad hoc peuvent être invités à
jouer un rôle par rapport à des sujets précis ou à
des groupes de sujets pour une période définie et seront
recommandés par le président avec l'accord du vice-président
et des membres du Comité.
Le choix des membres et les décisions ayant trait à leur
nomination demeurent le domaine de compétence du Ministère.
Consultez l'annexe 1 pour connaître
les critères et le processus se rapportant à la sélection
des membres et du président ou de la présidente.
Des membres du CCP peuvent être choisis par les autres membres
afin de représenter le point de vue du CCP lors de réunions
d'autres comités de consultation de la DGPSA.
Le personnel du BPCP ne pourra siéger en tant que membre du Comité
mais il fournira un ou une secrétaire de direction et des services
de secrétariat, répondra à des questions et fournira
des renseignements à la demande du président ou de la présidente.
3. Structure des rapports hiérarchiques
Le Comité relèvera directement de la SMA de la DGPSA.
4. Gestion et administration
Normalement, la présence d'un quorum de huit (8) membres est nécessaire
pour que le Comité puisse procéder à une recommandation.
La SMA peut choisir d'être représentée aux réunions
du CCP par le directeur général (DG) responsable de questions
particulières soulevées aux différentes réunions
du CCP.
Le Comité se réunit trois fois par année. D'autres
réunions peuvent être tenues à la demande du CCP ou
du président ou de la présidente en collaboration avec la
SMA ou la personne qu'elle aura déléguée. En l'absence
du président ou de la présidente, la présidence sera
assumée par le vice-président ou la vice-présidente.
On sondera l'opinion des membres et du personnel de la Direction générale
au sujet de points à l'ordre du jour au moins 30 jours ouvrables
précédant les réunions régulièrement
prévues. Le président élaborera ensuite l'ordre du
jour avec l'aide du secrétaire de direction et sera approuvé
par la SMA. Lorsque la chose est possible, des renseignements seront disponibles
avant la tenue de la réunion.
Les discussions durant les réunions seront franches, ouvertes
et libres. Tous les membres du Comité auront le même statut
au cours des discussions. Les membres du Comité devront faire preuve
d'impartialité et s'engager à examiner les questions à
l'étude en détail. Les sujets qui ne cadrent pas avec le
mandat du Comité ne seront pas étudiés.
Les procès-verbaux des réunions seront préparés
et leur exactitude sera certifiée par le président. Les
procès-verbaux feront état du minimum de détails
nécessaires pour bien résumer le déroulement de la
réunion et refléter les conseils fournis. Aucune mention
de sources ne sera faite à moins qu'un membre n'en fasse la demande
précise. Le secrétariat sera chargé de distribuer
les procès-verbaux. Ceux-ci seront publiés dans le site
Web du BPCP et de la Direction générale après approbation
du président et de la SMA.
À la discrétion du Comité et sous réserve
de l'approbation du président, des parties intéressées
peuvent être invitées à présenter des arguments
au Comité par écrit ou en personne. La SMA peut, avec l'accord
du président, accorder le statut d'observateur, pendant toute la
réunion ou une partie de celle-ci, à certaines personnes
choisies, dont le personnel de la Direction générale qui
pourrait tirer profit des travaux du Comité.
La SMA, le Comité exécutif de la Direction générale
(CEDG) et le CCP examineront les travaux du Comité sur une base
annuelle afin de veiller à ce que le Comité continue à
remplir des besoins permanents.
5. Rôles et attentes des membres
Les membres du Comité rempliront le mandat du CCP :
- en se montrant préparé pour les réunions;
- en favorisant un climat ouvert de collaboration et en y contribuant,
sans que des intérêts directs ne soient impliqués;
- en contribuant activement aux délibérations par des
suggestions et des commentaires constructifs et féconds;
- en puisant dans leurs connaissances, leurs contacts et leur expérience
en vue d'apporter aux discussions des suggestions et des commentaires
éclairés;
- en montrant qu'ils ont communiqué avec le secteur des consommateurs
et du public qu'ils représentent et qu'ils en ont reçu
des commentaires et des suggestions;
- en maintenant un bon registre de présence;
- en acceptant de respecter le Code régissant les conflits d'intérêts
du gouvernement du Canada.
( http://www.tbs-sct.gc.ca/Pubs_pol/hrpubs/TB_851/siglist_f.html
).
6. Durée du mandat et cycle de vie proposé
Les membres seront nommés pour un mandat d'une durée de
deux ou de trois ans. La durée du mandat d'un membre peut être
prolongée jusqu'à concurrence de six années consécutives.
Le secrétaire de direction fera tout son possible pour voir à
ce que les nominations des membres soient prévues de manière
à permettre une continuité et une rotation méthodique
des membres.
L'annexe 2 expose en plus de détails
la sélection et les processus se rapportant aux nouveaux membres
ou au renouvellement de membres ou du président.
Toute personne peut se retirer du Comité en tout temps après
avoir avisé le sous-ministre par écrit et avoir envoyé
une copie de cet avis au président. Le statut de membre peut être
abrogé en tout temps sur notification écrite du sous-ministre.
Les décisions à cet égard seront prises par le sous-ministre
avec l'accord du président et du secrétaire de direction.
Les membres qui n'auront pas assisté à trois réunions
consécutives du Comité auront à discuter de leur
absence avec le président et le secrétaire de direction.
7. Autorisation de sécuritéet confidentialité
Tous les membres du Comité devront subir un «examen approfondi
de la fiabilité».
Les membres du CCP sont responsables d'assurer que les documents confidentiels
ou protégés sortis hors d'un lieu administré par
Santé Canada sont entreposés en lieux sûrs en tout
temps.
Tous les membres doivent protéger le caractère confidentiel
des questions soulevées aux réunions du CCP, y compris des
renseignements obtenus par l'intermédiaire des travaux du Comité,
de tout secret industriel ou de tout renseignement privilégié
divulgué au cours des travaux du Comité. Les membres ne
doivent pas discuter avec une personne ne siégeant pas au Comité,
ni divulguer de l'information découlant des travaux de celui-ci,
dont les présentations qui y sont faites, jusqu'à ce que
cette information n'ait été officiellement rendue publique.
Les observateurs et les membres ad hoc du Comité de consultation
publique doivent respecter la clause de confidentialité décrite
ci-dessus pour les membres du CCP.
8. Conflit d'intérêts
Des lignes directrices sur les conflits d'intérêts seront
fournies aux candidats lorsqu'on soulèvera la possibilité
de leur nomination. Avant d'être nommées, ces personnes devront
produire une déclaration de conflit d'intérêts afin
d'informer la SMA de toutes les circonstances qui pourraient les placer
en situation de conflits réels, apparents ou potentiels, ou qui
pourraient donner l'impression qu'ils le sont. Il incombera aux membres
de mettre leur déclaration à jour advenant un changement
de leur situation personnelle ou si les sujets abordés par le Comité
risquent de modifier leur situation à l'égard d'un conflit
d'intérêts. Cette déclaration doit être mise
à jour chaque année. Le secrétaire de direction sera
responsable de la coordination de cette activité.
Les membres du Comité doivent avoir une conduite irréprochable.
Autrement dit, ils doivent se garder d'agir d'une manière qui donnerait
à penser qu'ils se servent de leur position pour leur profit personnel
ou celui d'une autre personne, d'une autre société ou d'une
autre organisation, en vertu du Code régissant les conflits d'intérêts
du gouvernement du Canada.
9. Indemnisation et assistance juridique
Nous abordons ci-dessous les questions concernant l'indemnisation et
l'assistance juridique des membres siégeant au sein de comités
consultatifs externes à titre de bénévoles, de fonctionnaires
de l'État ou d'entrepreneurs de la fonction publique du Canada.
On entend par bénévole toute personne qui fournit des
services sans recevoir aucune rémunération ou autres formes
de compensations sauf pour ce qui est du remboursement de ses dépenses
réelles. Ces personnes sont protégées contre les
dangers auxquels elles pourraient être exposées en vertu
de la Politique sur les bénévoles du gouvernement. La protection
fournie aux bénévoles est pratiquement la même que
celle qui est fournie aux fonctionnaires de l'État aux fins d'indemnisation
et d'assistance juridique.
Les membres qui reçoivent des honoraires en sus de leurs frais
de déplacements et autres indemnités journalières
et remboursement de frais de repas ne sont pas des bénévoles.
Pour avoir droit à une aide juridique, les non-bénévoles
doivent être nommés par le sous-ministre. La couverture juridique
des membres du CCP est rétroactive à leur première
participation au Comité. Une fois nommés, les membres entrent
dans la catégorie des fonctionnaires de l'État, laquelle
est décrite dans la Politique sur l'indemnisation des fonctionnaires
de l'État et sur la prestation de services juridiques à
ces derniers du Conseil du Trésor. Tous les membres reconnus et
ad hoc des comités consultatifs de Santé Canada seront
nommées par le sous-ministre et, par conséquent, protégés
à titre de fonctionnaires de l'État.
Les personnes engagées à contrat ne sont ni des bénévoles,
ni des employés, ni des fonctionnaires de l'État et ne bénéficient
d'aucune assistance juridique. Les entrepreneurs doivent obtenir une protection
juridique adéquate contre toute poursuite éventuelle par
un tiers et en assumer les coûts.
10. Rétribution
Les membres auront droit au remboursement de leurs dépenses encourues
dans le cadre de leur participation aux réunions du Comité,
conformément à la politique du gouvernement du Canada, c'est-à-dire
les dépenses liées au déplacement et à l'hébergement.
( http://www.tbs-sct.gc.ca/travel/travel_f.html
) Les membres ne seront pas rémunérés pour les services
rendus. Toutefois, des honoraires pourraient leur être versés
en reconnaissance de leur contribution aux travaux du Comité.
Annexe 1 - Critères et processus de sélection des membres et du président
ou de la présidente du comité de consultation publique (ccp)
Critères ayant trait aux membres:
Être proposé par une organisation crédible afin que
leurs connaissances du secteur des consommateurs et du public qu'ils représentent
soient reflétées et inclure une ou plusieurs lettres de
références; ou une lettre d'introduction dans laquelle on
démontre un intérêt pour les questions qui concernent
la Direction générale, accompagnée d'une ou de plusieurs
lettres de référence.
Si cela s'avère pertinent, connaissances du secteur qu'ils représentent.
Connaissances ou intérêt pour les questions pertinentes
au mandat de la Direction générale.
Si cela s'avère pertinent, sensibilisation et intérêt
envers les opinions ayant cours dans leurs secteurs.
Si cela s'avère pertinent, capacité à établir
des liens et à échanger des renseignements avec leur secteur.
Capacité d'agir avec intégrité et sans intérêt
direct.
Capacité de se mettre en rapport avec un éventail varié
de valeurs et de croyances et de les respecter.
Capacité de gagner du respect et de la crédibilité
parmi une gamme variée d'intervenants et le public en général.
Capacité de travailler efficacement en tant que membre d'une équipe.
Capacité de nouer des relations de travail positives.
Capacité de communiquer efficacement.
Capacité d'examiner et de mettre en rapport des quantités
considérables de renseignements.
Engagement à se préparer pour des réunions et à
y assister.
Expérience antérieure acquise au sein d'autres comités
ou lors du travail communautaire.
Sélection des membres:
Les premiers membres du CCP seront choisis par la SMA, en collaboration
avec les cadres supérieurs de la Direction générale
et les membres du groupe de travail du CCP. Les membres du CCP seront
choisis parmi des mises en candidature sollicitées par des groupes
de consommateurs et des groupes non liés à l'industrie intéressés
par des questions relatives à la santé ainsi que des membres
avertis du grand public entretenant un intérêt pour les questions
pertinentes au mandat de la Direction générale. Ils seront
ensuite nommés par le sous-ministre de Santé Canada.
Le choix des membres se fera toujours dans un souci d'équilibre
en fait de représentation sur le plan régional et selon
l'âge, le sexe, la culture, l'origine ethnique, la langue et les
personnes handicappées. Le choix sera aussi établi dans
le dessein de refléter la diversité intersectorielle.
Autres critères liés à la présidence
et à la vice-présidence:
D'un point de vue idéal, les personnes assumant la présidence
et la vice-présidence devraient posséder:
- d'excellentes compétences en matière de facilitation
sociale et de création de consensus;
- de bonnes compétences dans le domaine de l'organisation et
du leadership;
- de bonnes connaissances pratiques des deux langues officielles.
Première réunion du CCP:
La réunion initiale du CCP sera facilitée par la SMA de
la DGPSA ou par la personne qui la représente et, avant la fin
de cette réunion, un président sera choisi par les membres
du CCP.
Annexe 2 - Processus de sélection relatif aux nouveaux
membres ou au remplacement de membres ou du président du comité de consultation
publique (ccp)
Nouveaux membres:
Une fois le CCP mis sur pied, les nouveaux membres seront invités
par la SMA de la DGPSA en collaboration avec le président et selon
ses recommandations, d'après des nominations sollicitées
auprès de groupes de consommateurs et d'intérêt public
et de membres avertis du grand public dotés d'un intérêt
pour les questions pertinentes au mandat de la Direction générale.
Le sous-ministre de Santé Canada procédera officiellement
à la nomination de nouveaux membres.
Prolongement du mandat des membres:
La SMA de la DGPSA considérera la candidature des membres qui
désirent siéger pour un deuxième mandat selon les
recommandations du président. Les membres devront avoir remplis
les critères suivants :
- avoir montré s'être préparés aux réunions;
- avoir contribué activement aux délibérations
par des suggestions et des commentaires positifs;
- avoir favorisé un climat ouvert de collaboration et y avoir
contribué;
- avoir montré qu'ils ont communiqué avec le secteur des
consommateurs et du public qu'ils représentent et qu'ils en ont
reçu des commentaires et des suggestions en présentant
aux réunions des suggestions et des commentaires éclairés;
- avoir maintenu un bon registre de présences.
Le sous-ministre de Santé Canada procédera à la
nomination des membres du CCP désirant prolonger leur mandat.
Nouveau président ou président désirant
prolonger son mandat:
Les membres du CCP présenteront leurs recommandations quant au
désir d'un président de siéger pour un deuxième
mandat. Le sous-ministre de Santé Canada procédera à
la nomination d'un président du CCP désirant siéger
pour un nouveau mandat. Si une prolongation devait être refusée,
les membres du CCP choisiront un nouveau président parmi les membres
en place.
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