| Date de publication | Mai 2004 |
| Remplacement | s/o |
| Pouvoir d'approbation | Directeur, Finances et administration |
| Renseignements | Gestionnaire, Services financiers généraux |
Partie I - Directive sur les voyages
Partie II - Autorisations spéciales de voyager
Annexe D - Taux de change, Garde des personnes à charge
Annexe E - Déplacements de plus de 30 jours civils consécutifs
Annexe F - Voyages de fin de semaine au foyer
Annexe G - Urgences, maladies, blessures et décès
Un certain nombre de principes aideront tous les membres du personnel et de la direction à établir des pratiques de voyage justes, raisonnables et modernes dans toute la fonction publique. Ces principes sont les suivants : la confiance, la souplesse, le respect, la valorisation des gens, la transparence et les pratiques de voyage modernes.
Tous les voyages d'affaires doivent être autorisés par écrit au préalable de manière à garantir que tous les préparatifs de voyage sont conformes aux dispositions de la présente politique.
La politique se divise en deux parties, chacune visant un groupe distinct. La Partie I - Directive sur les voyages régit les employés des IRSC, tandis que la Partie II - Autorisation spéciale de voyager est destinée au président, au groupe de la direction, au conseil d'administration, aux bénévoles et aux agents contractuels.
La présente politique s'assure que tous les préparatifs de voyage sont conformes aux dispositions de la Directive sur les voyages du Conseil du Trésor (CT). La présente politique a pour objet de garantir un traitement juste aux fonctionnaires appelés à effectuer des voyages en service commandé conformément aux principes susmentionnés. Les dispositions de la présente politique sont impératives et prévoient le remboursement de dépenses raisonnables qui ont dû être engagées pendant un voyage en service commandé. Ces dispositions font en sorte que les fonctionnaires n'ont pas à engager des frais supplémentaires. Elles ne doivent pas constituer une source de revenu ni de rémunération quelconque, lesquels ouvriraient la voie au gain personnel.
Conseil du trésor : Directive sur les voyages - en vigueur en octobre 2002
Conseil du trésor : Autorisations spéciales de voyager
La Partie I vise les employés des IRSC.
La Partie II vise toutes les personnes dont les déplacements sont régis par d'autres autorités en vertu de l'autorisation spéciale de voyager du CT qui s'applique au président, au conseil d'administration, au groupe de la direction, aux agents contractuels et aux bénévoles.
Veuillez noter que les frais de voyage encourus par le personnel des Instituts sont régis par les politiques de leur établissement d'accueil.
Les employés des IRSC qui organisent les voyages sont tenus de faire appel à Travel AcXess Voyage pour les préparatifs de voyage des employés des IRSC.
Il est possible d'utiliser une autre agence de voyage pour les gens qui ne sont pas des employés des IRSC (Bénévoles, CA, CCI).
Le voyageur touchera l'allocation quotidienne en vigueur au titre d'indemnité de repas et d'indemnité de faux frais s'il y a lieu, en cours de déplacement. L'allocation quotidienne, telle que stipulée l'annexe C de la Directive sur les voyages du CT, correspond au montant officiel versé à titre d'indemnité de repas, de faux frais et de transport.
Les dépenses découlant d'une interprétation erronée ou d'une autre erreur peuvent ou non être remboursées. Toutefois, ces situations seront examinées au cas par cas.
Les répertoires gouvernementaux des hôtels dont les tarifs respectent les limites pour la ville serviront de guide au moment de déterminer le coût, l'emplacement et le type de logement.
Avant de décider du moyen de transport le plus approprié, l'employé et le superviseur doivent choisir l'offre la plus économique en évaluant tous les frais connexes, notamment les frais de stationnement, de taxi et de kilométrage.
Il incombe également d'évaluer tous les frais connexes si plus d'un employé assiste à une réunion ou participe à une activité et de juger du caractère raisonnable des préparatifs de voyage avant de les confirmer.
Frais d'indemnités divers
Reçu - document original ou une copie carbone où figurent la date de la dépense et le montant dépensé par le voyageur.
Zone d'affectation - région qui s'étend sur 16 kilomètres du lieu de travail assigné en empruntant la route terrestre la plus directe, sûre et praticable.
En vertu de la politique sur la délégation des pouvoirs de signer des documents financiers et du diagramme qui s'y rattache, l'employeur détient le pouvoir d'autoriser les voyages d'affaires, d'en déterminer le besoin et de s'assurer que les préparatifs sont conformes aux dispositions de la présente politique. À la suite d'une consultation entre l'employeur et l'employé, les préparatifs de voyage déterminés répondront le mieux aux besoins et aux intérêts de l'employé et aux besoins opérationnels de l'employeur.
Prendre connaissance des dispositions de la présente politique; le voyageur doit :
Les fonctionnaires qui voyagent en service commandé doivent avoir recours aux fournisseurs, aux services et aux produits sélectionnés et approuvés par le gouvernement aux fins des déplacements officiels lorsqu'ils sont accessibles.
Le groupe des Services financiers généraux doit :
Les IRSC préconisent l'emploi de la carte individuelle de voyage du gouvernement (AMEX). Cette carte assure certains avantages à l'organisation et est efficace. Si un employé décide de ne pas obtenir et utiliser une carte individuelle de voyage, l'employé et l'employeur discuteront du versement éventuel d'une avance de voyage. Dans une telle situation, les avances de voyage ne seront pas refusées pour des motifs déraisonnables.
Les dispositions énoncées dans la présente section sur les voyages s'appliquent dans le cas d'un fonctionnaire en voyage en service commandé dans la zone d'affectation pour un séjour sans nuitée.
Le remboursement des frais de logement engagés par le fonctionnaire dans sa zone d'affectation ne doit pas normalement être autorisé.
Si un fonctionnaire se trouve dans l'une des situations exceptionnelles suivantes, il doit être considéré comme en déplacement et ses frais de logement doivent lui être remboursés, conformément aux dispositions de cette section (8) :
8.1.1) logement dans les locaux du gouvernement pour participer à des conférences, à des réunions ou à des cours de formation de plus d'un jour;
8.1.2) logement sur les campus universitaires ou collégiaux pour participer à des conférences, à des réunions ou à des cours de formation de plus d'un jour;
8.1.3) logement dans des établissements commerciaux seulement dans des situations exceptionnelles ou d'urgence, lorsque les fonctionnaires sont tenus de demeurer près de leur poste pour des périodes beaucoup plus longues que la durée normale du travail, par exemple le maintien de l'ordre en période de crise ou le prolongement des séances de négociation collective.
L'employé doit être remboursé pour les dépenses non prévues par ailleurs qu'il engage (par exemple, photocopies, service de traitement de textes, télécopies, connexions Internet, location et transport de machines de bureau nécessaires et transport d'effets personnels nécessaires).
À moins d'indications contraires dans les conditions d'emploi ou les conventions collectives, les frais de repas pris dans la zone d'affectation ne doivent pas normalement être remboursés.
Les frais de repas, appuyés de reçus et de justificatifs supplémentaires, peuvent être remboursés dans les limites prévues à l'annexe C de la Directive sur les voyages du CT,dans les situations suivantes :
Voir annexe C.
Le moyen de transport doit être déterminé en tenant compte du coût, de la durée, de la commodité, de la sécurité et de l'accessibilité.
Lorsque des heures supplémentaires ou les déplacements autorisés perturbent les habitudes quotidiennes de déplacement du fonctionnaire, les frais de transport supplémentaires qu'il a dû assumer pour le trajet entre le domicile et le lieu de travail lui sont remboursés.
Lorsque les conditions stipulées à la sous-section Changement de lieu de travail ne sont pas respectées, le transport jusqu'au lieu de travail temporaire est fourni ou le fonctionnaire doit être remboursé selon le taux par kilomètre pour la distance parcourue entre la résidence et le lieu de travail temporaire, ou entre le lieu de travail permanent et le lieu de travail temporaire, selon la plus courte de ces distances.
Les indemnités de faux frais sont sans objet.
Les dispositions énoncées dans la présente section sur les voyages s'appliquent dans le cas d'un voyageur en service commandé hors de la zone d'affectation pour un séjour sans nuitée.
Le fonctionnaire doit être remboursé pour les dépenses non prévues par ailleurs qu'il engage (par exemple communications d'affaires, photocopies, service de traitement de textes, télécopies, connexions Internet, location et transport de machines de bureau nécessaires et transport d'effets personnels nécessaires). Il incombe aux employés de faire preuve de prudence et de diligence lorsqu'ils encourent des dépenses.
Lorsque le plan du déplacement est changé pour des raisons indépendantes de la volonté du fonctionnaire, celui-ci doit se faire rembourser des frais raisonnables pour les appels téléphoniques effectués pour réorganiser son plan de déplacement.
Voir annexe C.
Le mode de transport doit être déterminé en tenant compte du coût, de la durée, de la commodité, de la sécurité et de l'accessibilité.
Lorsque des heures supplémentaires ou les déplacements autorisés perturbent les habitudes quotidiennes de déplacement du fonctionnaire, les frais de transport supplémentaires qu'il a dû assumer pour le trajet entre le domicile et le lieu de travail lui sont remboursés.
Le voyageur doit recevoir une indemnité de repas pour chaque petit déjeuner, déjeuner et dîner pendant son déplacement.
Les indemnités pour les repas doivent être remboursées selon les taux précisés à l'annexe C de la Directive sur les voyages du CT.
Une indemnité ne doit pas être versée à un voyageur pour un repas qui lui est fourni gratuitement. Dans les situations exceptionnelles où les voyageurs sont obligés de débourser des montants supplémentaires parce que les repas servis ne suffisent pas, les frais réels engagés peuvent être remboursés si des reçus sont présentés et si le montant ne dépasse pas l'indemnité prévue pour le repas en question.
Voir annexe D.
Les indemnités de faux frais sont sans objet.
Les dispositions énoncées dans la présente section sur les voyages s'appliquent dans le cas d'un voyageur en service commandé pendant un séjour avec nuitée au Canada ou dans les États continentaux des États-Unis. Si l'employé s'absente plus de 30 jours consécutifs, veuillez consulter l'annexe E pour obtenir davantage de renseignements et les tarifs.
La norme en matière de logement est la chambre individuelle dans des établissements sûrs, bien situés et confortables.
Différentes options de logement son disponibles. En règle générale, il s'agit d'hôtels, de motels, de résidences d'affaires, d'appartements, de logements particuliers non commerciaux et de locaux d'hébergement du gouvernement ou d'une institution.
Il faut se servir du répertoire gouvernemental des hôtels comme guide au moment de déterminer le coût, l'emplacement et le type de logement. Dans les situations où un emplacement distinct de ceux précisés par les répertoires s'impose, il incombe d'en préciser les motifs sur le formulaire de demande d'indemnité de déplacement.
Sauf autorisation contraire du ministère, lorsque le déplacement se rapporte à des activités tenues au sein d'une institution, le fonctionnaire doit séjourner dans les locaux d'hébergement de l'institution.
Bien que les voyageurs séjournent normalement dans un logement commercial, l'utilisation de logements particuliers non commerciaux est une pratique à encourager. Un voyageur qui séjourne dans un logement particulier non commercial doit toucher le remboursement au taux précisé à l'annexe C de la Directive sur les voyages du CT ou l'annexe D de la Directive sur les voyages du CT.
En outre, les coûts de transport terrestre doivent être autorisés lorsqu'ils sont rentables. La rentabilité doit être déterminée en comparant le coût total du transport et de l'hébergement dans un logement particulier non commercial à celui de l'hébergement dans un logement commercial ou un local d'hébergement du gouvernement ou d'une institution et du transport associé.
Le fonctionnaire doit être remboursé pour les dépenses non prévues par ailleurs qu'il engage (par exemple communications d'affaires, photocopies, service de traitement de textes, télécopies, connexions Internet, location et transport de machines de bureau nécessaires et transport d'effets personnels nécessaires).
Lorsque le plan du déplacement est changé pour des raisons indépendantes de la volonté du fonctionnaire, celui-ci doit se faire rembourser des frais raisonnables pour les appels téléphoniques effectués pour réorganiser son plan de déplacement.
Lorsqu'un fonctionnaire est tenu de se rendre en service commandé hors du Canada, l'employeur doit prendre les dispositions nécessaires pour qu'il obtienne le passeport et/ou le visa, les inoculations, les vaccins, les radiographies et les certificats médicaux dont il a besoin, selon le cas, sans que cela ne lui coûte quoi que ce soit. Dans la mesure du possible, les fonctionnaires doivent obtenir les services médicaux auprès des ministères de la Santé, des Affaires des anciens combattants ou de la Défense nationale.
Voir annexe C.
Le mode de transport doit être déterminé en tenant compte du coût, de la durée, de la commodité, de la sécurité et de l'accessibilité.
Lorsque des heures supplémentaires ou les déplacements autorisés perturbent les habitudes quotidiennes de déplacement du fonctionnaire, les frais de transport supplémentaires qu'il a dû assumer pour le trajet entre le domicile et le lieu de travail lui sont remboursés.
Le voyageur doit recevoir une indemnité de repas pour chaque petit déjeuner, déjeuner et dîner pendant son déplacement.
Les indemnités pour les repas doivent être remboursées selon les taux précisés à l'annexe C de la Directive sur les voyages du CT et à l'annexe D de la Directive sur les voyages du CT.
Une indemnité ne doit pas être versée au fonctionnaire pour un repas qui lui est fourni gratuitement. Dans les situations exceptionnelles où les voyageurs sont obligés de débourser des montants supplémentaires parce que les repas servis ne suffisent pas, les frais réels engagés peuvent être remboursés si des reçus sont présentés et si le montant ne dépasse pas l'indemnité prévue pour le repas en question.
Le voyageur touche une indemnité de faux frais (voir la définition dans la section 5) pour les dépenses diverses non précisées ailleurs dans la présente directive pour chaque jour ou partie de jour passé en déplacement tel qu'il est énoncé à l'annexe C de la Directive sur les voyages du CT et à l'annexe D de la Directive sur les voyages du CT.
Ne compte pas comme une partie de jour les journées où un vol de fin de soirée arrive à la zone d'affectation du voyageur après minuit. Lorsqu'un voyageur visite le même jour des lieux au Canada et aux États-Unis, l'indemnité de faux frais devra être celle qui s'applique à l'endroit où il commence la journée.
Voir annexe D.
Pour chaque période de trois jours consécutifs en déplacement, les fonctionnaires touchent un remboursement correspondant à la valeur d'un appel de dix minutes à domicile, sur présentation des reçus.
Dans le cas de systèmes de communication par satellites, l'appel téléphonique ne doit pas durer plus de cinq minutes.
Les fonctionnaires qui disposent d'une carte d'appels téléphoniques internationaux ou qui ont recours au réseau international de l'État pour parler à des membres de leur famille ne doivent pas réclamer le remboursement des frais d'appels téléphoniques à domicile
Les frais d'eau en bouteille doivent être remboursés lorsque cela est jugé nécessaire et le remboursement doit être étayé par des reçus et s'appliquer à une quantité raisonnable.
Sauf entente contraire, il faut fixer les itinéraires de façon à prévoir :
Le temps de déplacement correspond au temps passé dans tout moyen de transport en route vers la destination et le temps d'attente pour les correspondances immédiates. Celui-ci comprend le temps de déplacement en direction et en provenance du terminus d'un transporteur.
Une période de repos convenable ne doit pas être indûment refusée.
Voir annexe F.
Certaines exceptions à la Partie I de la présente politique sont comprises dans les autorisations spéciales de voyager du CT régissant le président, le conseil d'administration, le groupe de la direction, les agents contractuels et les bénévoles. Cette section explique les exceptions visant chaque personne ou groupe de personnes.
Le président peut exercer un pouvoir discrétionnaire pour ses dépenses liées à l'hébergement commercial, aux appels téléphoniques, aux repas et aux faux frais dépassant le maximum quotidien alloué, suivant les reçus présentés. Les dépenses liées aux repas ne doivent pas inclure l'alcool. Les coûts relatifs aux invités sont régis par la politique d'accueil du Conseil du Trésor et doivent être rapportés comme tels.
Les administrateurs généraux devraient exercer leur pouvoir discrétionnaire avec prudence et probité, en restant conscients de ce que toutes les dépenses doivent contribuer à l'atteinte des objectifs de l'État. Le président doit rendre des comptes et être prêt à justifier ses dépenses, car en sa qualité de fonctionnaire il a pour obligation de se comporter de manière à subir sans effet à l'examen le plus minutieux du public.
Cette section vise les membres du groupe de la direction des IRSC de niveau 13 ou de niveau supérieur et aux membres du conseil d'administration (CA); la seule exception est la classe d'affaires (voyages en avion) qui s'applique uniquement aux dirigeants de niveau 14 ou de niveau supérieur (mais non ceux exerçant des fonctions intérimaires) et aux membres du CA. Durant leurs voyages en service commandé à l'extérieur de la zone d'affectation (à l'exception des fins de semaine au foyer, des déplacements prolongés, des réinstallations et des dépenses engagées pour des invités qui font automatiquement partie des frais d'accueil), les personnes visées par cette section jouissent d'une certaine latitude, comme suit :
Il est possible de demander le remboursement de faux frais réels dans des circonstances inhabituelles. Ces jours-là, on ne peut réclamer l'indemnité de faux frais normale. Toutefois, si l'on décide de réclamer séparément des frais réels de blanchissage ou de nettoyage à sec, on ne peut alors demander l'indemnité de faux frais pour l'ensemble du voyage, pour les raisons susmentionnées. Dans ce cas-là, les faux frais pour tout le voyage seraient uniquement remboursés d'après les reçus fournis.
Quiconque réclame le remboursement de frais réels et raisonnables doit indiquer sur le formulaire « Demande d'indemnité de déplacement » pourquoi les indemnités de repas ou de faux frais n'ont pas été suffisantes dans les circonstances.
On recommande d'indiquer, à des fins de repérage ultérieur, les demandes de remboursement présentées par les membres du groupe de la direction, au cas où le Secrétariat du Conseil du Trésor exigerait une vérification interne.
Lorsqu'ils voyagent, les cadres peuvent téléphoner à leur domicile pour communiquer avec leur famille, mais ils doivent assurer eux-mêmes le coût des appels personnels autres que ceux à domicile.
Pour les voyages internationaux, si le cadre n'a pas de code d'appels interurbains ou s'il ne peut s'en servir parce que les villes ne sont pas reliées au réseau, comme c'est le cas habituellement pour les voyages outre-mer, les dispositions normales régissant les appels téléphoniques s'appliquent (voir les articles 10.7 de la politique des IRSC sur les voyages d'affaires).
Si le cadre a une carte d'appels interurbains et s'il peut s'en servir, il devrait l'utiliser plutôt que de demander séparément le remboursement des appels téléphoniques à domicile. On demande aux intéressés de faire preuve de discernement et de modération en ce qui a trait à la fréquence et à la durée des appels à domicile.
Le Répertoire d'hébergement et de location de véhicules ne regroupe plus les établissements selon les pages blanches ou vertes. Les établissements sont maintenant regroupés par leur équivalent, selon qu'ils s'inscrivent dans la limite de tarif de la ville ou au-dessus de cette limite. L'hébergement qui s'inscrit dans la limite de tarif de la ville doit être préféré. Suite aux modifications du Budget du 25 février 1992, on doit justifier sur la demande d'indemnité l'utilisation d'établissements au-dessus de la limite de tarif de la ville. La sélection de ces établissements devrait répondre aux critères de rentabilité ou parce que des circonstances exceptionnelles la justifient.
La directive du gouvernement stipule que les chefs d'organismes réduisent l'utilisation des voyages en classe « affaires » par les membres du groupe de la direction et du conseil d'administration.
Nota :
L'autorisation de conclure un marché avec des personnes qui ne font pas partie de la fonction publique est incluse dans la Politique sur les marchés. Les annexes B, C et C de la Directive sur les voyages du Conseil du Trésor précisent les taux et les indemnités consentis pour les voyages en service commandé. Il faut considérer les frais de voyage comme des sommes payables en vertu du marché même. Toutes les dépenses de voyage devraient être précisées, et le montant devrait être inclus dans le coût total du marché. Seuls les reçus originaux des agents contractuels seront acceptés. On ne pourra accorder de remboursement aux agents contractuels s'ils présentent des photocopies de factures d'hôtels, de billets d'avion, etc.
Lorsqu'il est précisé dans le contrat que « les déplacements sont assujettis à la Directive sur les voyages d'affaires du CT» ou pour les bénévoles, seules les indemnités négociées de repas, de kilométrage et de faux frais mentionnées aux annexes B, C et D de la Directive sur les voyages du Conseil du Trésor et les dispositions visant les « voyageurs » plutôt que les « fonctionnaires » s'appliquent. Il incombe aux IRSC d'indiquer aux agents contractuels/bénévoles (et aux soumissionnaires des marchés) les taux et les indemnités en vigueur.
Il est possible de conclure des marchés de services pour lesquels on ne paiera que les frais de voyage de l'agent, en tout ou en partie, sans que des honoraires lui soient versés. Il peut s'agir, par exemple, de marchés conclus avec des bénévoles ou des experts-conseils du secteur privé. Lorsque le marché se fait par entente verbale, les fonctionnaires investis du pouvoir de payer devraient obtenir de l'autorité contractante une note exposant les conditions de l'engagement dont il a été convenu et les dispositions applicables aux voyages.
Afin de restreindre les coûts, les IRSC rembourseront les billets d'avion des agents contractuels/bénévoles jusqu'à concurrence du montant maximal prévu pour les billets de la classe économique plein tarif. Les agents contractuels/bénévoles doivent s'efforcer d'obtenir le meilleur tarif possible, notamment en profitant des vols nolisés et d'autres rabais, et de faire leurs réservations immédiatement après l'approbation du marché afin de pouvoir bénéficier des tarifs les plus bas. Les IRSC conservent le droit de limiter le remboursement des billets d'avion lorsque le tarif le plus bas n'a pas été retenu. Les suppléments pour voyage en classe « affaires » ou en première classe peuvent être payés personnellement par l'entrepreneur/bénévole ou par la société privée, selon la politique de celle-ci.
Les agents contractuels/bénévoles qui utilisent des véhicules particuliers sont entièrement responsables des risques associés à la conduite du véhicule et sont tenus de souscrire une assurance contre ces risques. Les primes d'assurance de base sont payées par l'agent contractuel/bénévole et elles ne sont pas remboursées comme telles, étant incluses dans l'indemnité de kilométrage (l'annexe A de la Directive sur les voyages du CT et l'annexe B de la Directive sur les voyages du CT). Ce type de transport n'est permis que s'il est rentable - en tenant compte des frais de stationnement et des heures facturées - par rapport aux modes de transport commerciaux.
Il incombe à l'entrepreneur de souscrire une assurance offrant une couverture pour les automobiles, les accidents, la maladie, les voyages par avion et l'immunisation.
Pour être en mesure de profiter de tarifs réduits, les IRSC, s'ils estiment que cela est faisable, peuvent s'occuper eux-même des réservations pour le transport et le logement. Lorsque les IRSC ne font pas les réservations, la direction des hôtels n'est pas obligée d'accorder aux entrepreneurs de l'État / bénévoles le tarif préférentiel habituellement réservé aux fonctionnaires, mais elle peut néanmoins décider de le faire. Les agents contractuels/bénévoles sont tenus de choisir des hôtels dont le tarif est raisonnable; autrement, ils courent le risque de ne se voir rembourser qu'une partie de leurs dépenses réelles s'ils optent pour un logement ou un moyen de transport trop dispendieux. Si un agent contractuel/bénévole demeure chez des parents ou des amis, le taux de logement privé s'applique.
Les agents contractuels et les bénévoles, lorsqu'on leur conseille de le faire, peuvent prendre leurs propres dispositions de voyage. Ils peuvent s'adresser à des agences privées ou directement aux transporteurs publics. En pareils cas, on s'attend que le voyageur paie lui-même toutes les dépenses de voyage et se fasse rembourser ensuite par les IRSC ses dépenses et autres frais de subsistance réels. Les agents contractuels ne peuvent cependant se faire rembourser certaines dépenses comme les frais d'appels à domicile, de garde d'enfants ou de voyage de retour au foyer les fins de semaine. Ces restrictions ne s'appliquent pas aux bénévoles, qui sont assujettis aux mêmes limites que les fonctionnaires. Tout paiement excédant les limites doit être approuvé préalablement par le Président.
Les allocations de déplacement pour les personnes qui participent à l'un des programmes d'embauche des étudiants sont publiées dans les conditions d'emploi pour les étudiants au site suivant du CT : http://publiservice.tbs-sct.gc.ca/pubs_pol/hrpubs/compensation/tces_f.asp ainsi que sur le site suivant du CT pour la politique d'embauche des étudiants : http://publiservice.tbs-sct.gc.ca/pubs_pol/hrpubs/TB_856/semp_f.asp
Voir les directives des IRSC concernant le remboursement des dépenses de voyage, avec des liens au formulaire de demande d'indemnité de déplacement a l'exception des employés du Gouvernement.
De l'information additionnelle et spécifiques aux employés des IRSC ainsi que les formulaires concernant l'autorisation de voyager et avance et les demandes d'indemnités de déplacement sont disponibles sur le site intranet des IRSC.
1.1 Les voyageurs autorisés à louer un véhicule doivent souscrire à une assurance-collision sans franchise pour toute la période de location de l'automobile. Cette protection ne coûte rien lorsqu'ils utilisent une carte individuelle de voyage approuvée par le gouvernement. Si les voyageurs ne peuvent pas utiliser une telle carte, ils doivent être remboursés pour les frais engagés pour souscrire à une assurance-collision sans franchise.
1.2 Les voyageurs ne peuvent pas demander le remboursement de la prime d'assurance-accident corporel.
1.3 Les IRSC n'assument pas, à l'égard des véhicules particuliers, de responsabilités financières autres que le paiement de l'indemnité prévue pour le nombre de kilomètres parcourus et le paiement de la prime d'assurance d'affaires supplémentaires au besoin. L'employeur ne rembourse pas les franchises prévues par la police d'assurance.
1.4 Les véhicules particuliers ou autres moyens de transport utilisés en service commandé doivent être à tout le moins protégés par une assurance-automobile provinciale/territoriale/gouvernementale/d'État dont la protection englobe la responsabilité civile et les dommages matériels.
1.5 La prime supplémentaire de l'assurance-responsabilité civile et dommages matériels, l'assurance-collision et la prime globale pendant une certaine période seront remboursées lorsqu'il est nécessaire de souscrire à une assurance d'affaires supplémentaire pour un véhicule.
1.6 Les voyageurs qui comptent transporter des passagers sont priés de vérifier auprès de leur agent d'assurance s'ils sont suffisamment assurés.
2.1 Si un fonctionnaire tombe malade ou est blessé ou décède pendant un voyage en service commandé, lui-même ou, s'il y a lieu, les personnes à sa charge, sont protégés en vertu des autorisations suivantes, sous réserve des conditions qui y sont énoncées :
la convention collective ou les conditions d'emploi des IRSC, par exemple les congés pour accident du travail et les indemnités de départ;
2.2 Les détails concernant les programmes d'indemnisation de la fonction publique se trouvent sur le site : http://publiservice.tbs-sct.gc.ca/pubs_pol/hrpubs/TBM_113/td-dv-a_f.asp.
2.3 Les fonctionnaires sont priés de vérifier auprès de leur agent d'assurance s'ils sont suffisamment assurés s'ils prennent un vol non commercial.
2.4 Les voyageurs qui souscrivent à une assurance complémentaire ne peuvent pas se faire rembourser la prime, mais ont droit au remboursement de la prime d'une assurance applicable au remplacement (ou aux réparations) des bagages perdus ou endommagés pendant un voyage d'affaires, sauf si cette assurance est fournie.
Le moyen de transport doit être déterminé en tenant compte du coût, de la durée, de la commodité, de la sécurité et de l'accessibilité. En plus des conditions présentées dans la présente section aux sous-sections Commercial, Véhicules et Autres moyens de transport, les dépenses liées au moyen de transport sélectionné, telles que les frais de traversier, de péages et d'amarrage, sont remboursées.
Lorsque des heures supplémentaires ou les déplacements autorisés perturbent les habitudes quotidiennes de déplacement du fonctionnaire, les frais de transport supplémentaires qu'il a dû assumer pour le trajet entre le domicile et le lieu de travail lui sont remboursés.
Dans la mesure du possible, lorsque les transports commerciaux sont autorisés et utilisés, le voyageur doit recevoir les billets prépayés dont il a besoin.
La norme applicable aux déplacements en avion est celle du voyage en classe économique. Il faut choisir le tarif aérien le plus économique, compte tenu de l'itinéraire établi à ce moment-là et effectuer les réservations le plus longtemps possible à l'avance
Voyages internationaux seulement : Des voyages par avion en classe « affaires » doivent être autorisés lorsque disponibles et si le temps de déplacement continu en avion excède neuf heures. Le temps de déplacement continu en avion débute à l'heure prévue du départ et se termine à l'heure d'arrivée à destination ou au moment de l'escale pour la nuit ou du repos en escale correspondant à une escale pour la nuit.
La norme applicable aux déplacements par train est la classe qui suit immédiatement la catégorie économique habituelle.
Il convient d'envisager l'utilisation de taxis, de navettes et des services de transport en commun locaux pour les déplacements sur courte distance. Les dépenses réelles sont remboursées, sur présentation des reçus.
À l'occasion, l'employeur peut autoriser d'autres moyens de transport qui ne sont pas habituellement utilisés sur les routes pour des déplacements en service commandé lorsque ces moyens de transport sont sûrs, économiques et pratiques.
Les voyageurs qui utilisent ces autres moyens de transport touchent un remboursement au taux par kilomètre applicable selon la distance qu'ils auraient parcourue selon un itinéraire direct, si la distance est connue. Si elle ne l'est pas, le voyageur touche un remboursement pour la distance réelle ou raisonnable parcourue.
La norme applicable aux véhicules de location est une voiture de série intermédiaire. L'utilisation d'une voiture de location dont la taille dépasse la norme établie doit être autorisée lorsque des facteurs comme, sans en exclure d'autres, la sécurité, les besoins du voyageur et le volume ou le poids des marchandises transportées entrent en jeu.
Les taux par kilomètre payables pour l'usage d'un véhicule particulier conduit en service commandé autorisé sont précisés à l'annexe B de la Directive sur les voyages du CT. Les voyageurs doivent suivre les itinéraires les plus directs, sûrs et praticables et ne doivent demander un remboursement qu'à l'égard des distances qu'il est nécessaire de parcourir en service commandé.
Les voyageurs que l'on conduit ou que l'on prend au terminus doivent recevoir l'indemnité kilométrique selon la distance parcourue en direction et en provenance du terminus pour chaque voyage aller-retour.
Dans l'intérêt de la sécurité au volant, le fonctionnaire autorisé à conduire lui-même une voiture ne devrait pas normalement parcourir une distance supérieure :
Les frais de stationnement doivent être remboursés lorsqu'il est plus pratique et économique de laisser le véhicule particulier au terminus pendant la période d'absence.
Pour toute journée où il est autorisé à se servir d'un véhicule particulier pour se déplacer en service commandé, le fonctionnaire touche le remboursement des frais réels de stationnement pour cette journée.
Les dépenses engagées pour la conversion d'un montant raisonnable en devises étrangères et la reconversion de tout solde en devises canadiennes doivent être remboursées, sur présentation des reçus, pour toutes les transactions et sources.
Lorsque ces dépenses ne sont pas étayées par des reçus, le taux de change moyen de la Banque du Canada doit s'appliquer. Dans les cas où la Banque du Canada ne fournit pas un taux de change, un autre taux de change fourni par une institution bancaire établie, déterminée par l'employeur, s'applique. Le taux correspond à la moyenne des taux en vigueur à la date de l'entrée dans le pays et à la date de sortie du pays.
Un fonctionnaire tenu d'effectuer un voyage en service commandé doit toucher le remboursement pour les dépenses réelles et raisonnables engagées pour la garde des personnes à charge. A cet effet, une indemnité quotidienne jusqu'à concurrence de 35 $CAN par ménage est remboursable si une déclaration est fournie. Si un reçu est fourni, l'indemnité quotidienne est remboursable jusqu'à concurrence de 75 $CAN par ménage si :
L'indemnité de garde des personnes à charge s'applique uniquement aux dépenses encourues en raison d'un voyage et correspondant à des dépenses additionnelles que le fonctionnaire n'aurait pas encourues s'il n'avait pas voyagé.
Pour les déplacements de plus de 30 jours civils consécutifs au même endroit, il convient d'encourager l'utilisation de résidences d'affaires, d'appartements, de logements particuliers non commerciaux et de locaux d'hébergement du gouvernement ou d'une institution. Les voyageurs qui optent de séjourner dans un hôtel après le 30e jour lorsque des résidences d'affaires ou des appartements sont libres à proximité du lieu de travail ne touchent que le remboursement prévu pour les frais de résidences d'affaires ou d'appartements disponibles.
L'exception suivante s'applique : soixante-quinze pour cent (75 %) de l'indemnité de faux frais doit être versée aux taux précisés à l'annexe D de la Directive sur les voyages du CT, à compter du 31e jour civil consécutif de déplacement au même endroit lorsque des résidences d'affaires ou des appartements situés à proximité du lieu de travail sont à la disposition du voyageur ou lorsque ce dernier opte d'occuper un logement particulier.
L'exception suivante s'applique : soixante-quinze pour cent (75 %) de l'indemnité pour les repas est versée aux taux précisés à l'annexe D de la Directive sur les voyages du CT, à compter du 31e jour civil consécutif de déplacement au même endroit lorsque des résidences d'affaires ou des appartements situés à proximité du lieu de travail sont à la disposition du voyageur ou lorsque ce dernier opte d'occuper un logement particulier.
Le recours aux dispositions de voyage de fins de semaine au foyer ou de ses solutions de rechange ne constitue pas une interruption d'un déplacement continu au même endroit.
Un fonctionnaire en déplacement pendant une fin de semaine ou au-delà de cette période a droit à un voyage de fin de semaine au foyer pourvu que les conditions suivantes soient remplies :
Un fonctionnaire admissible à se rendre chez lui toutes les fins de semaine touche le remboursement de ses frais de transport réels jusqu'à concurrence des montants suivants :
a) les frais de son maintien au lieu de déplacement pour la fin de semaine (c.-à-d. indemnités de logement, de repas et de faux frais, et autres indemnités pour les dépenses), si la réservation pour le logement a été annulée pour la fin de semaine; ou
b) si le fonctionnaire n'a pas annulé la réservation pour le logement, le montant indiqué à l'annexe C de la Directive sur les voyages du CT, comme indemnité de transport - voyages de fin de semaine au foyer doit s'appliquer.
Il peut arriver que l'endroit où le fonctionnaire est en déplacement pendant plus de 30 jours civils consécutifs au Canada ou dans les États continentaux des États-Unis soit suffisamment éloigné de son foyer qu'un voyage toutes les fins de semaine au foyer soit hors de question.
Dans ces situations où un voyage à toutes les fins de semaine au foyer est hors de question, le fonctionnaire peut rentrer chez lui une fin de semaine sur trois en moyenne, pourvu qu'il soit en déplacement continu. Il peut organiser ces voyages au foyer afin de répondre à des besoins personnels jusqu'à concurrence du nombre total de voyages auxquels il a droit.
Le fonctionnaire touche un remboursement pour le prix du billet d'avion aller-retour le plus économique, pour les frais nécessaires de transport terrestre pour se rendre au terminus du transporteur et en revenir et pour les repas servis en route. Le billet d'avion aller-retour le plus économique doit être réservé 14 jours d'avance et compter obligatoirement un séjour du samedi soir. Les frais de repas et les faux frais payés à destination ne sont pas remboursés. Il n'est pas nécessaire d'annuler la réservation pour le logement au lieu de déplacement.
Le recours aux dispositions de voyage de fins de semaine au foyer ou de ses solutions de rechange ne constitue pas une interruption d'un déplacement continu au même endroit.
Un fonctionnaire en déplacement pendant une fin de semaine ou au-delà de cette période a droit à un voyage de fin de semaine au foyer pourvu que les conditions suivantes soient remplies :
Pourvu que le fonctionnaire soit en déplacement continu, il peut revenir chez lui conformément au tableau ci-dessous :
Minimum de :
7 semaines = 1 voyage
12 semaines = 2 voyages
17 semaines = 3 voyages
22 semaines = 4 voyages
Le fonctionnaire obtient un remboursement pour le prix du billet d'avion aller-retour le plus économique, sur présentation des reçus, pour les frais nécessaires de transport terrestre pour se rendre au terminus du transporteur et en revenir et pour les repas servis en route. Les frais de repas et les faux frais payés à destination ne sont pas remboursés. Il n'est pas nécessaire d'annuler la réservation pour le logement au lieu de déplacement.
Le billet d'avion aller-retour le plus économique doit être réservé 14 jours d'avance et compter obligatoirement un séjour du samedi soir. Le fonctionnaire peut organiser ces voyages au foyer afin de répondre à des besoins personnels jusqu'à concurrence du nombre total de voyages auxquels il a droit.
Pourvu que l'employeur n'exige pas du fonctionnaire qu'il demeure au lieu de déplacement, ce dernier peut passer la fin de semaine à un autre endroit. Les dispositions prises à cet égard sont fonction du contexte diplomatique et des mesures de sécurité. Pour avoir droit à un remboursement, il devra : annuler le logement (et les repas fournis sur place) au lieu de déplacement; présenter un reçu pour le logement commercial occupé à l'autre endroit, le cas échéant; ne pas retourner à son domicile ou à sa zone d'affectation pendant la fin de semaine.
Le remboursement doit se limiter aux frais de maintien du fonctionnaire au lieu de déplacement et doit comprendre les frais de logement et des repas, les faux frais et les autres dépenses.
Il incombe au fonctionnaire de prendre toutes les dispositions requises pour le voyage sans recourir aux services gouvernementaux approuvés. Le fonctionnaire doit assumer l'entière responsabilité du voyage comme s'il n'était pas en service commandé.
Le recours à cette disposition n'annule pas l'admissibilité du fonctionnaire aux voyages de fins de semaine au foyer.
En guise de solution de rechange aux voyages de fin de semaine au foyer par le fonctionnaire, le conjoint et/ou les personnes à charge peuvent être autorisés à rendre visite au fonctionnaire si cela n'entraîne pas de frais supplémentaires pour l'employeur. Le voyage par avion et les arrangements de voyage seront traités par les fournisseurs du gouvernement. Les frais de transport terrestre pour se rendre au transporteur public et en revenir seront remboursés. Les dispositions prises à cet égard sont fonction du contexte diplomatique et des mesures de sécurité. Il incombe au fonctionnaire de souscrire à une assurance pour son conjoint et/ou les personnes à charge. (Révisé le 27 février 2004)
1.1 Si le fonctionnaire décède lorsqu'il est en déplacement, l'employeur doit autoriser le paiement des dépenses nécessaires qui s'ajoutent à celles qu'aurait occasionnées le décès s'il était survenu dans la zone d'affectation. Les frais remboursés doivent être réduits de tout montant payable en vertu de quelque autre autorisation. Les frais suivants sont inclus dans les dépenses qui peuvent être payées aux termes du présent paragraphe :
à l'endroit où le décès est survenu, l'ambulance, le corbillard, l'embaumement, le coffre extérieur (mais non le prix d'un cercueil) et tout autre service ou article requis par les lois locales en matière de santé; et
le transport de la dépouille jusqu'à la zone d'affectation ou, si les survivants en expriment le voeu, jusqu'à tout autre lieu, jusqu'à concurrence des frais occasionnés par le transport de la dépouille jusqu'à la zone d'affectation. Les frais d'escorte qui s'ajoutent aux frais de transport de la dépouille ne sont remboursés que lorsqu'une escorte est exigée par la loi.
1.2 Lorsque la dépouille n'est pas transportée, les frais de voyage d'un proche parent ou d'un représentant de la famille jusqu'au lieu d'inhumation sont remboursés comme s'il s'agissait d'un fonctionnaire.
2.1 Le remboursement des frais d'utilisation d'un véhicule convenable comme une ambulance ou un taxi doit être autorisé dans le cas du fonctionnaire qui tombe malade ou se blesse dans l'exercice de ses fonctions ou en déplacement lorsque, de l'avis de l'employeur, du fonctionnaire ou du médecin traitant, la nature de la maladie ou de la blessure est telle que le fonctionnaire doit être transporté à un centre de soins médicaux, au lieu de travail, au logement occupé en déplacement ou chez lui.
2.2 Le fonctionnaire touche le remboursement des dépenses nécessaires occasionnées par une maladie ou un accident survenant en cours de déplacement, dans la mesure où l'employeur est convaincu que ces dépenses s'ajoutent à celles que le fonctionnaire aurait engagées s'il était resté chez lui et qu'elles ne peuvent être remboursées en vertu d'une police d'assurance, de la Loi sur l'indemnisation des employés de l'État ou de toute autre autorisation.
2.3 Le fonctionnaire qui tombe malade ou qui est victime d'un accident dans un pays étranger doit recevoir si possible l'avance comptable nécessaire et justifiée s'il a à faire face à des frais médicaux élevés. Ces frais pourront plus tard être remboursés à l'employeur en vertu d'une police d'assurance personnelle, de la Loi sur l'indemnisation des employés de l'État ou de toute autre autorisation.
2.4 Lorsque, de l'avis du médecin traitant, l'état du fonctionnaire qui est tombé malade ou qui a eu un accident justifie la présence d'un proche parent ou d'un représentant de la famille, les frais réels et raisonnables de déplacement peuvent être remboursés à ce dernier, tout comme s'il s'agissait d'un fonctionnaire de la fonction publique.
2.5 Si le fonctionnaire en déplacement tombe malade ou a un accident, ou si une situation d'urgence se produit au foyer (maladie grave selon un médecin, incendie, inondation, tempête de verglas, par exemple), il peut être autorisé à retourner plus tôt que prévu.
2.6 Si un voyage au foyer est effectué en vertu du présent article, il ne faut pas en tenir compte lorsqu'il s'agit de déterminer l'admissibilité du fonctionnaire aux voyages de fin de semaine au foyer.
2.7 Lorsqu'un voyage au foyer pour les raisons mentionnées dans le présent article n'est pas justifié, les frais raisonnables d'appels interurbains à la maison sont remboursés.
