Gestion et administration des ententes de contribution - Plan d'action relatif au renforcement des capacités
Direction de la planification et de la gestion des affaires (DPGA)
Unité du renforcement des capacités (URC)
D'avril 2004 à mars 2007
Mise à jour le 9 juin 2004
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Table des matières
Introduction
Un cadre, une stratégie et un plan d'action
Objectif à long terme
Définitions
Résultats escomptés
Plan d'action sur le rendement des capacités
Le présent plan d'action triennal vise à mettre l'accent sur la création d'une
capacité de gestion directement liée à la gestion et à l'administration des ententes de contribution. Il est fondé sur les forces et les capacités des bénéficiaires du plan (les gens qui concluent des ententes de contribution avec la Direction générale de la santé des Premières nations et des Inuits (DGSPNI) - les Premières nations et les Inuits ainsi que le personnel des bureaux régionaux et de l'administration centrale de la DGSPNI) ainsi que sur leurs problèmes ou besoins.
L'analyse des lacunes du renforcement des capacités a permis de relever sept catégories principales de besoins liés à la gestion des ententes de contribution. Par conséquent, le présent document porte sur le renforcement des capacités lié aux communications; à la gestion et à l'administration des ententes de contribution; à la technologie; à la planification et à l'évaluation; aux ressources humaines; à la planification et aux rapports financiers; et à l'établissement de rapports sur le programme.
Les points suivants ont permis de relever les défis ou les besoins :
- les Rapports du vérificateur général(1997, 2000 et 2002);
- les collectivités ayant participé au projet pilote de plan de santé (PPPS);
- l'atelier conjoint de planification stratégique de l'Assemblée des Premières nations (APN - DGSPNI), qui comprend des représentants d'Inuit Tapiriit Kanatami (ITK);
- l'Organisation nationale de la santé autochtone (ONSA);
- le Groupe de travail sur les capacités dans les régions de la DGSPNI, qui comprend des représentants de l'administration centrale et des bureaux régionaux;
- la Division de la planification des affaires et rapports DPAR) qui a produit : examen du processus de renforcement des capacités de la DGSPNI (août 2003), comprenant du personnel des bureaux régionaux et des gestionnaires de programme de la DGSPNI;
- le Comité interministériel sur le renforcement des capacités (y compris Affaires indiennes et du Nord canadien (AINC), et Développement des ressources humaines Canada (DRHC) et Statistique Canada);
- l'Organisation mondiale de la santé (Si vous êtes chargés de, Organisation mondiale de la Santé (OMS), Genève, 1992).
Pendant le présent plan triennal, toutes les parties intéressées doivent participer à des discussions et à des négociations continues et s'engager. Nous croyons que, pour relever les défis, il faut créer des partenariats et des relations de collaboration.
Notre but est que le présent plan demeure simple, clair et réaliste. Nous croyons qu'il sera un « document; évolutif » au fur et à mesure que de nouvelles stratégies et idées sont avancées et que de nouveaux partenaires se joignent à nous. Le plan comme tel est mis à jour par la DPGA (URC). Nous aimerions obtenir les commentaires de toutes les personnes qui obtiendront ce plan (personnel de la DGSPNI et collectivités des PN/I) ainsi que des partenaires concernant son utilité.
Un cadre, une stratégie et un plan d'action
Le présent plan d'action se fonde sur des travaux de base; particulièrement le cadre de responsabilisation de la DGSPNI, la stratégie de renforcement des capacités et l'analyse des lacunes. Il vise à renforcer la capacité des PN/I et de la DGSPNI d'assumer leurs responsabilités envers les collectivités des PN/I et le gouvernement. Le vérificateur général définit la responsabilisation comme l'obligation de faire la preuve d'un bon rendement et d'assumer la responsabilité du rendement obtenu au chapitre des rôles et responsabilités. Ces rôles et responsabilités devraient être convenus, compris et communiqués. Dans le présent document, nous affirmons qu'une solide capacité de gestion et d'administration et de bonnes ressources financières dans l'ensemble du système sont essentielles pour renforcer la capacité de toutes les parties d'assumer leurs responsabilités.
Objectif à long terme
Les activités du présent plan d'action se concentrent sur le renforcement de la gestion et de l'administration des ententes de contribution (pour la DGSPNI et les PN/I). Toutefois, l'objectif à long terme de la DGSPNI est la « mise; en oeuvre de services et de programmes de santé durables destinés aux communautés et aux Premières nations et aux Inuits, qui s'attachent aux inégalités et à la menace de la maladie, afin que les PN/I puissent atteindre un niveau de santé comparable à celui des autres Canadiens » (Santé Canada (SC), Rapport ministériel sur le rendement, le 31 mars 2003). Nous sommes convaincus que le présent plan d'action contribuera à la réalisation de cet objectif à long terme.
Définitions
Capacité Capacité d'accomplir un travail ou d'assumer des fonctions
But du présent Plan d'action Contribuer au renforcement des compétences en gestion et en administration des gens qui s'occupent des ententes de contribution de la DGSPNI
Gestion S'assurer que les choses sont faites grâce à la coordination et à la collaboration de nombreuses ressources humaines et matérielles (comme le personnel chargé de la prestation de services de santé; des collègues dans des domaines qui appuient la prestation de services de santé comme l'administration et les finances; la collectivité; l'expérience, les connaissances et les compétences individuelles et ministérielles; le temps; les fonds, les installations, le matériel et l'équipement). Cela signifie aider les gens à travailler ensemble pour régler des problèmes, prendre des décisions et réaliser des objectifs. Les trois principaux groupes de ressources comprennent : l'équipe de santé et le personnel de soutien, d'autres ressources comme les fonds et des programmes et services (cette définition est tirée du document. Si vous êtes chargés de, Organisation mondiale de la santé, Genève, 1992).
Résultats escomptés
Une description des résultats escomptés des activités du présent Plan d'action créera une vision et aidera l'évaluation de sa réussite. Les activités du Plan d'action sont organisées selon sept principaux secteurs relevés dans l'Analyse des lacunes concernant la gestion et l'administration des ententes de contribution. Nous connaîtrons le succès dans les secteurs suivants :
- communication lorsque les PN/I, le personnel des bureaux régionaux et de l'administration centrale de la DGSPNI et des autres ministères collaborent avec la DPGA pour orienter et diriger les initiatives de renforcement des capacités des ententes de contribution, ce qui permettra d'améliorer l'efficacité du présent Plan d'action;
- gestion et administration des ententes de contribution lorsque la DGSPNI et les PN/I sont davantage en mesure d'utiliser les connaissances, les compétences et les outils exigés pour satisfaire aux modalités des ententes, ce qui permettra une plus grande reddition de comptes;
- technologie lorsque les collectivités des PN/I peuvent utiliser plus facilement les outils qui leur sont fournis par la DGSPNI, ce qui permettra d'améliorer la gestion et l'administration des ententes de contribution et d'appuyer la prise de décisions en matière de santé;
- planification et évaluation lorsque la capacité des PN/I permet la création et l'utilisation de plans de programmes, de travaux ou d'évaluation fondés sur les besoins et les priorités relevés, ce qui permettra d'améliorer la qualité, l'efficacité et l'efficience des services de santé;
- ressources humaines lorsque des politiques, procédures et outils modèles, pouvant être adaptés aux besoins d'une collectivité, sont mis à la disposition des PN/I et communiqués par l'entremise d'une « bo;îte à outils des ententes de contribution »;
- planification et rapports financiers lorsque les PN/I sont davantage en mesure de prendre des décisions fondées sur des renseignements financiers exacts, vérifiables et opportuns et montrent la façon dont les investissements dans les programmes et services sont dépensés;
- établissement de rapports sur les programmes lorsque la DGSPNI et les PN/I sont davantage en mesure de répondre aux exigences en matière d'établissement de rapports sur les programmes, ce qui permettra d'améliorer la capacité de signaler les résultats sur les investissements dans les programmes et services.
PLAN D'ACTION SUR LE RENFORCEMENT DES CAPACITÉS
D'avril 2004 à mars 2007
But : Créer une capacité de gestion pour les PN/I et la DGSPNI concernant précisément la gestion et l'administration des ententes de contribution
1. Objectif :
Communication : Orienter et diriger l'élaboration, la mise en oeuvre et la communication du plan d'action
Développement des capacités des PN/I et de la DGSPNI :
1.A. Activités particulières :
Créer un Comité directeur du développement des capacités pour fournir des recommandations sur l'orientation des initiatives de développement des capacités liées à la gestion et à l'administration des accords de contribution de la DGSPNI à l'intention des bénéficiaires des PN/I
- Continuer d'aider et développer le comité directeur des PN/I et de la DGSPNI
- Qui est concerné :
- Partenaires :
- Communauté des PN
- APN
- ITK
- Personnel des bureaux régionaux et de l'AC de la DGSPNI
- Échéancier pour l'achèvement des travaux : 2004-05
- Indicateurs des extrants :
- Réunions animées : nombre, sujets, participants
- Orientation stratégique fournie
- Indicateurs des résultats :
- Collaboration et direction continue des PN/I et du personnel des bureaux régionaux et de l'AC de la DGSPNI
- Initiatives conjointes interministérielles pour renforcer la gestion des accords de contribution
- Satisfaction des PN/I et de la DGSPNI à l'égard des outils créés concernant les accords de contribution
- Niveau de satisfaction de l'utilisation des outils éducatifs sur les accords de contribution
- Gestion et administration améliorées, efficaces et efficientes des accords de contribution
Développement des capacités des PN/I et de la DGSPNI :
1.B. Activités particulières :
Continuer d'aider et développer le Groupe de travail du développement des capacités à offrir un bon soutien opérationnelle
- Qui est concerné :
- Responsable :
- Partenaires :
- Personnel des bureaux régionaux et de l'AC de la DGSPNI
- Échéancier pour l'achèvement des travaux : 2005-06, 2006-07
Développement des capacités des PN/I et de la DGSPNI :
1.C. Activités particulières :
Continuer d'aider et développer le Comité interministériel du développement des capacités afin de partager de l'information et de collaborer à des initiatives conjointes
- Qui est concerné :
- Responsable :
- Partenaires :
- Échéancier pour l'achèvement des travaux : 2004-05, 2005-06, 2006-07
Développement des capacités des PN/I et de la DGSPNI :
1.D. Activités particulières :
Assurer la liaison avec des partenaires clés travaillant dans des secteurs connexes
- Qui est concerné :
- Responsable :
- Partenaires :
- Personnel de la DGSPNI
- Autres ministères et ONG
- Échéancier pour l'achèvement des travaux 2004-05, 2005-06, 2006-07
Développement des capacités des PN/I et de la DGSPNI :
1.E. Activités particulières :
Collaborer avec des partenaires clés pour élaborer des stratégies de communication
- Qui est concerné :
- Responsable :
- Partenaires :
- Échéancier pour l'achèvement des travaux : 2004-05
2. Objectif :
Gestion et administration des accords de contribution : Assurer la liaison avec la DGSPNI concernant l'offre de formation pour améliorer les compétences du personnel de la DGSPNI en gestion et en administration des accords de contribution
Développement des capacités de la DGSPNI :
2.A. Activités particulières :
Assurer la liaison avec la DGSPNI concernant l'élaboration du cours et du guide de formation sur les accords de contribution (« Un livre de connaissances ») pour le personnel de la DGSPNI qui portent sur les questions suivantes :
- Contexte fédéral des accords de contribution
- Création et approbation de l'entente
- Contrôle et administration de l'entente
- Clôture de l'entente
- Qui est concerné :
- Responsable :
- Partenaires :
- Échéancier pour l'achèvement des travaux : 2004-05
- Indicateurs des résultats :
- de la DGSPNI et des PN/I de respecter les modalités et conditions des accords de contribution
- Meilleures connaissances, compétences et pratiques liées à la gestion et à l'administration des accords de contribution
- Meilleur imputabilité
Développement des capacités de la DGSPNI :
2.B. Activités particulières :
Assurer la communication concernant l'offre de formation continue au personnel de la DGSPNI
- Qui est concerné :
- Responsable :
- Partenaires :
- Échéancier pour l'achèvement des travaux : 2004-05, 2005-06, 2006-07
- Indicateurs des résultats :
- de la DGSPNI et des PN/I de respecter les modalités et conditions des accords de contribution
- Meilleures connaissances, compétences et pratiques liées à la gestion et à l'administration des accords de contribution
- Meilleur imputabilité
2. Objectif :
Gestion et administration des accords de contribution :
Offrir des outils éducatifs aux PN/I pour améliorer les compétences liées à la gestion et à l'administration des accords de contribution
Développement des capacités communautaires des PN/I :
2.A. Activités particulières :
Élaborer un guide de référence pour aider les bénéficiaires des PN/I à gérer et administrer des accords de contribution en adaptant le document "Un livre de connaissances" pour répondre aux intérêts et aux besoins des PN/I
- Qui est concerné :
- Responsable :
- Partenaires :
- Échéancier pour l'achèvement des travaux : 2004-05
- Indicateurs des extrants :
- Guide de référence sur les accords de contribution élaboré et mis à la disposition des PN/I et du personnel de la DGSPNI
- Indicateurs des résultats :
- Utilisation du guide de référence et de la trousse sur les accords de contribution par
les PN/I
- Satisfaction des PN/I et de la DGSPNI à l'égard des outils
- Imputabilité
- Meilleure capacité de respecter les modalités et conditions des accords de
contribution
- Meilleures connaissances, compétences et
pratiques liées à la gestion et à l'administration des accords de
contribution
- Imputabilité
Développement des capacités communautaires des PN/I :
2.B. Activités particulières :
Créer une « trousse sur les accords de contribution » pour les PN/I afin d'offrir des politiques, des procédures, des pratiques exemplaires et des outils modèles qui peuvent être adaptés pour améliorer la gestion et l'administration des accords de contribution
(Nota : Le guide et la trousse n'ont pas valeur d'avis juridiques. Les PN/I doivent encore demander des avis indépendants s'il y a lieu.)
- Qui est concerné :
- Responsable :
- Partenaires :
- Échéancier pour l'achèvement des travaux : 2004-05
- Indicateurs des extrants :
- nombre/type d'outils relevés sur les accords de contribution
Développement des capacités communautaires des PN/I :
2.C. Activités particulières :
Tenir la trousse à jour
- Qui est concerné :
- Échéancier pour l'achèvement des travaux : 2005-06, 2006-07
- Indicateurs des extrants :
- Trousse mise à jour annuellement pour les PN/I et la DGSPNI
Développement des capacités communautaires des PN/I :
2.D. Activités particulières :
Collaborer avec des employés clés de la DGSPNI, élaborer et offrir des possibilités de formation au personnel des bureaux régionaux pour animer des séances d'information à l'intention des PN/I sur le guide de référence et la trousse concernant les accords de contribution
- Qui est concerné :
- Responsable :
- Partenaires :
- Échéancier pour l'achèvement des travaux : 2005-06
- Indicateurs des extrants :
- % des communautés des PN/I ayant accès à la trous
3. Objectif :
Planification, évaluation, déclaration, apprentissage et rajustements : DGSPNI Assurer la liaison avec la DGSPNI pour se tenir au courant des initiatives de planification, d'évaluation et de déclaration en matière de santé pour renforcer l'imputabilité de la DGSPNI et des PN/I
Développement des capacités de la DGSPNI :
3.A. Activités particulières :
- Assurer la liaison avec la DGSPNI concernant des initiatives de planification, d'évaluation et de déclaration comme :
- Projet pilote de plan de santé (PPPS)
- Projet pilote d'accréditation
- Politique d'évaluation de la Direction générale
- Cadre de gestion et de l'imputabilité axé sur les résultats (comprend cinq volets : profil de programmes ou de politiques, modèle logique, stratégie de mesure du rendement, stratégie de déclaration)
- Compendium des programmes
- Indicateurs de santé
- Collecte de données
- Modèles de planification du travail
- Renouvellement des pouvoirs (particulièrement le pouvoir de régie)
- Simplification des exigences en matière de rapports
- Interprétation des rapports financiers et des
états financiers annuels vérifiés
- Évaluation et analyse des rapports sur les
activités, des rapports annuels et des rapports
d'évaluation, et rétroaction au sujet de ces
rapports
- Qui est concerné :
- Responsable :
- Partenaires :
- Groupe de travail
- DPGA
- Services de santé primaires et santé publique
- Programmes communautaires
- Échéancier pour l'achèvement des travaux : 2004-05, 2005-06, 2006-07
3. Objectif :
Planification, évaluation, déclaration, apprentissage et rajustements : Mettre à la disposition des PN/I des outils visant à améliorer les compétences en planification, en évaluation et en déclarations au sujet de la santé
Développement des capacités communautaires des PN/I :
3.A. Activités particulières :
Faire de la recherche sur les outils, les modèles, les politiques et les procédures, la planification, l'évaluation et la déclaration au sein de la DGSPNI (voir ci-dessus), des PN/I, d'autres ministères et des ONG qui concernent le respect des modalités des accords de contribution, comme :
- La santé communautaire ou la planification du travail
- La planification de l'évaluation des programmes
- Obtention, collecte et analyse de données sur la santé communautaire (statistiques et autres)
- Élaboration et utilisation de questionnaires et de sondages
- Production de rapports sur les programmes
- Production d'un rapport d'évaluation (quinquennal) pour les communautés ayant fait l'objet d'un transfert
- Tenue de livres
- Autres sujets à déterminer par les PN/I et le personnel des régional de la DGSPNI
- Qui est concerné :
- Responsable :
- Partenaires :
- Groupe de travail
- DPGA
- Services de santé primaires et santé publique
- Programmes communautaires
- Autres ministères
- ONG
- Échéancier pour l'achèvement des travaux : 2004-05
- Indicateurs des extrants :
- Outils éducatifs fournis aux PN/I : sujets, types d'outils, etc.
- Organisations participantes (sources d'outils)
- Indicateurs des résultats :
- Augmentation du nombre de communautés des PN/I utilisant des plans de programme
- Meilleure qualité des services de santé communautaire des PN/I
Développement des capacités communautaires des PN/I :
3.B. Activités particulières :
Identifier les outils à inclure dans la trousse
- Échéancier pour l'achèvement des travaux : 2004-05
Développement des capacités communautaires des PN/I :
3.C. Activités particulières :
Tenir à jour la trousse
- Échéancier pour l'achèvement des travaux : 2005-06, 2006-07
4. Objectif :
Planification et rapports financiers : Assurer la liaison pour demeurer informé des initiatives de gestion financière de la DGSPNI concernant la gestion et l'administration des accords de contribution
Mettre à la disposition des PN/I des outils pour améliorer la gestion financière
Développement des capacités de la DGSPNI :
4.A. Activités particulières :
Assurer la liaison avec la DGSPNI dans des secteurs comme :
- L'interprétation des rapports financiers et des états vérifiés annuels
- Qui est concerné :
- Responsable :
- Partenaires :
- Groupe de travail Finance
- Échéancier pour l'achèvement des travaux : 2004-05, 2005-06, 2006-07
Développement des capacités communautaires des PN/I :
4.A. Activités particulières :
Faire de la recherche sur les outils offerts pour améliorer les compétences en planification et en rédaction de rapports financiers liées à la gestion des accords de contribution (y compris les autres ministères, comme le MAINC) dans des secteurs comme :
- Budgets
- Prévisions
- États financiers annuels
- Qui est concerné :
- Responsable :
- Partenaires :
- Groupe de travail
- Finances
- Autres ministères
- Échéancier pour l'achèvement des travaux : 2004-05
- Indicateurs des extrants :
- Outils d'apprentissage relevés et communiqués
dans la trousse
- Indicateurs des résultats :
- Meilleure capacité de planification et de rapports financiers des PN/I
- Meilleur imputabilité envers les membres de la communauté et le gouvernement
Développement des capacités communautaires des PN/I :
4.B. Activités particulières :
Relever les outils appropriés à inclure dans la trousse
- Qui est concerné :
- Échéancier pour l'achèvement des travaux : 2004-05
Développement des capacités communautaires des PN/I :
4.C. Activités particulières :
Tenir à jour la trousse
- Qui est concerné :
- Responsable :
- Partenaires :
- Échéancier pour l'achèvement des travaux : 2005-06, 2006-07
5. Objectif :
Ressources humaines : Communautés des PN/I Mettre à la disposition des PN/I des outils pour améliorer la gestion des ressources humaines
Développement des capacités communautaires des PN/I :
5.A. Activités particulières :
Faire de la recherche et identifier des politiques, procédures et des pratiques exemplaires et des outils modèles dans des secteurs comme :
- Description de travail
- Règlement des conflits
- Politique sur les conflits d'intérêts
- Autres politiques en matière de ressources humaines
- Qui est concerné :
- Responsable :
- Partenaires :
- Groupe de travail
- DGSG
- Autres ministères
- Échéancier pour l'achèvement des travaux : 2004-05
- Indicateurs des extrants :
- Relever les outils appropriés à inclure dans la trousse
- Indicateurs des résultats :
Développement des capacités communautaires des PN/I :
5.B. Activités particulières :
Relever les outils appropriés à inclure dans la trousse
- Qui est concerné :
- Responsable :
- Partenaires :
- Échéancier pour l'achèvement des travaux : 2004-05
Développement des capacités communautaires des PN/I :
5.C. Activités particulières :
Tenir à jour la trousse
- Qui est concerné :
- Échéancier pour l'achèvement des travaux : 2005-06, 2006-07
6. Objectif :
Utilisation de la technologie : DGSPNI Assurer la liaison avec la DGSPNI pour se tenir informé de la technologie exigée pour gérer et administrer les accords de contribution
Mettre à la disposition des PN/I les outils nécessaires pour améliorer leurs capacités techniques dans la gestion et l'administration des
accords de contribution
Développement des capacités de la DGSPNI :
6.A.Activités particulières :
Assurer la liaison avec la DGSPNI concernant la formation offerte par le personnel de la DGSPNI sur certains systèmes, comme :
- Système de gestion des contrats et des contributions (SGCC)
- Système de gestion et de planification des communautés (SGPC)
- Logiciel : Hotdocs, Lotus 123, Système d'applications de gestion intégrée des ressources (SAGIR)
- Qui est concerné :
- Responsable :
- Partenaires :
- Échéancier pour l'achèvement des travaux : 2004-05, 2005-06, 2006-07
Développement des capacités communautaires des PN/I :
6.A. Activités particulières :
Technologie de recherche actuellement offerte aux communautés des PN/I pour la gestion et l'administration des accords de contribution (comme celle liée au Programme de soins à domicile et en milieu communautaire); définition des besoins des communautés des PN/I
- Qui est concerné :
- Responsable :
- Partenaires :
- Groupe de travail
- Services de santé primaires et santé publique
- Programmes communautaires
- TI
- Bureau du vérificateur général
- Autres
ministères
- Échéancier pour l'achèvement des travaux : 2004-05
- Indicateurs des extrants :
- Liste des programmes de la DGSPNI offrant de la technologie aux communautés des PN/I
- Nombre/type d'outils relevés et inclus dans le répertoire
- Indicateurs des résultats :
- Utilisation plus efficace de la technologie de l'information et des communications pour appuyer la prise de décisions en matière de santé
- Capacité sur les exigences en matières de rapports sur les programmes
Développement des capacités communautaires des PN/I :
6.B. Activités particulière :
Relever les outils appropriés à inclure dans la trousse
- Qui est concerné :
- Responsable :
- Partenaires :
- Échéancier pour l'achèvement des travaux : 2004-05
Développement des capacités communautaires des PN/I :
6.C. Activités particulière :
Tenir à jour la trousse
- Qui est concerné :
- Échéancier pour l'achèvement des travaux : 2005-06, 2006-07
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