Titre: Préparation et présentation d'un exposé |
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Table des matières
IntroductionUn exposé est une façon démettre une opinion élaborée sur des idées et des politiques qui touchent notre vie. Le fait de pouvoir saffirmer constitue une liberté fondamentale bien ancrée dans la société canadienne, quoique très peu de groupes ou de particuliers profitent de ce privilège. Dans son ensemble, lidée de préparer et de présenter un exposé fait peut-être peur. Examinons toutes les étapes de ce travail et abordons chacune dentre elles plus en détail. | Haut de la page | Qui fait le travail?Un exposé peut refléter les idées et les opinions dune personne ou dune association. Dans les grandes organisations où le personnel est rémunéré, ce sont souvent les employés qui font les exposés. Cependant, dans celles qui sont formées de bénévoles seulement, ce seront probablement ses membres qui devront préparer et présenter les exposés. Si votre association a décidé de présenter un exposé, il est déconseillé de donner le travail à un seul membre. Mieux vaux confier cette tâche à un groupe ou à un comité. Un exposé implique une somme importante de travail, laquelle devrait être répartie entre plusieurs. Pour commencer, le comité peut sélire un président. Ensuite, les membres peuvent répartir le travail, car la préparation dun exposé ne se limite pas seulement à la rédaction. Sous la direction du président, le comité devrait alors travailler de manière à terminer lexposé pour une date fixée davance. Il serait bon de se réserver du temps pour remettre ce rapport à lexécutif ou aux cadres de lassociation avant la présentation. | Haut de la page | Quelles(s) idée(s) voulez-vous transmettre?La composition de lexposé représente la partie la plus difficile. Si vous navez pas une idée précise de ce que vous désirez traiter, votre présentation ne sera pas valable. Vous devez avoir un objectif en tête. Exemple : vous connaissez un village de 500 habitants qui, depuis dix ans, fait des pressions pour avoir accès à un service médical durgence à moins de 50 km, distance quil faut présentement parcourir pour se rendre à lhôpital. Le mois dernier, un homme gravement accidenté est mort avant darriver à lhôpital. Présentement, les citoyens sorganisent pour faire des pressions auprès des autorités impliquées afin daméliorer la situation. Quel devrait être lobjectif de lexposé de ces citoyens? Demandent-ils une installation médicale de 100 lits pour leur village? Suggèrent-ils des cours de premiers soins pour les 500 résidents? Demandent-ils une compensation financière pour la famille de la victime? Chacun de ces objectifs est assez différent. Si un exposé contenait ces trois buts, les gens qui le liraient pourraient sy perdre. En se concentrant sur un seul objectif, il est plus facile de faire les recherches nécessaires, décrire lexposé, de le présenter et plus probablement aussi de le mettre à exécution. | Haut de la page | Où peut-on se renseigner?Il ny a rien de mystérieux à trouver les renseignements qui appuieront votre exposé. Ils sont là à la disposition des intéressés. Il faut savoir où les trouver, cependant. Votre bibliothèque locale est un bon endroit pour commencer vos recherches. Si vous ny trouvez pas ce que vous voulez, les bibliothécaires essaieront dobtenir les documents recherchés auprès dautres bibliothèques ou, tout au moins, vous dirigeront sur dautres pistes. Voici une liste dautres sources de renseignements :
Il est très important dêtre précis lorsquon demande des renseignements. Il se peut que vous soyez découragé si vous ne recevez pas ce que vous avez demandé, particulièrement si vous avez fait affaire avec des organisations complexes comme les gouvernements fédéral et provinciaux. Essayez encore. Expliquez encore plus précisément ce que vous cherchez. Ne soyez pas vague. Par exemple, ne demandez pas des renseignements sur les premiers soins si vous désirez savoir précisément comment soigner un brûlé. Comment savoir si vous avez fait assez de recherches? Cette question nest pas facile à répondre. Les informations obtenues serviront à justifier votre exposé. Cest la qualité et non la quantité qui consolidera les arguments en votre faveur. Aussi ne faites pas lerreur davoir des renseignements mal choisis dans votre exposé. Assurez-vous quils sont tous pertinents. Étant donné que certains faits sont à la limite du sujet, il peut arriver que vous soyez incertains quant à leur place dans votre texte. Vous pouvez décider soit de les mettre dans votre exposé ou de les garder en réserve pour la présentation. Si le sujet sur lequel vous faites des recherches est une affaire dactualité, comme cest le cas pour le village ci-dessus, montez un dossier en y ajoutant des informations utiles à mesure quelles sont recueillies. De cette façon, il est plus facile de mettre à jour les informations pertinentes. Cest là un critère important pour gagner la crédibilité des autorités concernées. | Haut de la page | Rédaction de l'exposéLes exposés peuvent être destinés à divers organismes tels que groupes de travail du gouvernement, commissions royales canadiennes ou un conseil scolaire régional. Le point important AVANT décrire votre exposé, cest de connaître les lecteurs ou lauditoire auxquels il est destiné. Cela vous aidera à déterminer le niveau protocolaire de son contenu. Un exposé à lintention du Gouvernement de lOntario sera différent de celui préparé pour un conseil municipal. Lun des membres de votre comité pourra sacquitter de cette petite enquête préalable. Cette personne devra déterminer le public visé par votre exposé et devra obtenir quelques renseignements généraux à leur sujet. Par exemple, ont-ils déjà reçu des exposés présentant votre point de vue et quen ont-ils fait? De plus, elle sinformera des exigences du groupement quant aux règles de procédure. Vous pouvez maintenant aiguiser votre crayon car vous êtes prêt pour la rédaction.Un exposé comprend plusieurs parties. Les voici, dans lordre où elles devraient apparaître. Page titreSur cette page apparaissent le titre de votre exposé ou le sujet que vous traitez, votre nom ou le nom de votre organisme, la date et le nom du groupe visé. SommaireLe sommaire, dune longueur idéale dune page, devrait souligner les points importants de lexposé. Si vous ne le faites pas, il se peut que quelquun dautre le fasse à votre place. Par exemple, si vous envoyez votre texte à un ministre du cabinet et quil na le temps de lire que deux des quinze pages quil contient, il demandera à un assistant de lui en faire un résumé. Cependant, les points que vous jugiez importants ne seront peut-être pas inscrits dans ce résumé. Résumé des recommandationsSi vous ne faites quune ou deux recommandations, vous pouvez les inclure dans le sommaire. Sil y en a un grand nombre, elles devraient faire lobjet dun résumé spécial afin que le lecteur pressé puisse sy référer rapidement. Ceci est particulièrement utile pour les fonctionnaires qui veulent savoir rapidement ce que vous attendez deux. Table des matièresLe texte devrait, bien sûr, être paginé. Parfois, lorsquun exposé est très long, il est nécessaire de le diviser en chapitres. On peut aussi numéroter les paragraphes pour sy référer rapidement au cours de la présentation. IntroductionOn inclut dans cette section des renseignements sur lassociation comme le nombre de membres, les objectifs, la raison de leur intérêt pour le sujet. De plus, vous devriez annoncer le ou les points que vous avez lintention de traiter dans lexposé. DéveloppementCest la partie informative de lexposé, ne la négligez pas en pensant que personne ne lira toutes ces pages. Lors de la présentation, il peut paraître que peu de temps lui a été consacré. Cependant, vous ne saurez jamais qui le lira plus tard. Ce document devient en fait, un rapport permanent de la position de votre association sur le sujet. Un exposé traite soit dun problème, soit dune position qui na pas encore été prise. Dans le développement, décrivez la situation, discutez les obstacles en jeu et présentez des solutions ou des méthodes détude réalistes. Regardons de nouveau notre exemple. Après avoir effectué des recherches, les citoyens découvrent quune installation de 100 lits coûterait trop cher, que les cours de premiers soins prendraient trop de temps et que la famille éprouvée a été compensée adéquatement par les assurances. Cependant, un service durgence par hélicoptère est offert dans un village situé à 200 km de là et dont la situation est semblable à celle du village de votre exemple. Dans le développement, on pourrait revoir, par exemple, lhistorique de la situation, le scénario de laccident, et enfin, y suggérer quelques solutions raisonnables. Les choix de solution peuvent être : a) une installation de 20 lits, b) des cours de premiers soins pour ceux qui sont intéressés et c) un service par hélicoptère. Et, puisque le dernier choix est celui que les citoyens préfèrent, ces derniers se serviront des renseignements tirés de leurs recherches et des opinions émises, pour prouver que cest la meilleure solution. Dans le développement du sujet, la partie sur les renseignements na pas à être très longue. La concision est primordiale. Les gens qui le désirent pourront demander des détails plus précis après lexposé. ConclusionTerminez lexposé par quelques énoncés concluants. Vous pouvez aussi inclure une bibliographie à la fin. | Haut de la page | Présentation de l'exposéIl va sans dire que la meilleure façon de présenter votre document est de lécrire à la machine, idéalement à double interligne et de le relier de quelque façon. Déterminez combien de copies vous devez remettre, où les envoyer, à qui et quand. On peut désigner un secrétaire qui agira comme personne-ressource. Celle-ci vous informera de la date et du lieu dune présentation orale que vous aurez à faire, sil y a lieu. La responsabilité de présenter lexposé est assignée à la personne la plus qualifiée pour ce travail. Cette tâche ne revient pas nécessairement au président de lorganisme ou au(x) rédacteur(s) du document. La personne choisie doit sexprimer facilement en public et avoir une solide connaissance du sujet à présenter. Plusieurs personnes peuvent aller représenter le groupe, mais il doit y avoir un responsable, afin que les gens sachent à qui poser les questions. Le responsable peut alors consulter les autres membres du groupe pour trouver les réponses. La personne peut faire toute la présentation elle-même ou la partager avec les autres membres du groupe. Si cest la première fois que vous présentez un exposé, essayez dassister à une présentation avant la vôtre et dobserver la disposition de la salle et la façon dont lévénement se déroule. Une période de temps prédéterminée sera allouée à chaque membre. Si elle est de 30 minutes, prévoyez 10 minutes pour la présentation et 20 minutes pour la période des questions. La plupart des gens dun groupe de travail, dune commission ou autres auront reçu lexposé à lavance. Ils auront lu lexposé en entier, ou, à tout le moins, le sommaire. Il nest pas nécessaire de redire tout ce qui se trouve dans lexposé. Ne jamais lire le texte écrit, tel quel! Si vous vous sentez à laise en utilisant des aides visuelles, ajoutez-les à votre présentation. Les acétates et cartes-titres constituent un autre ajout simple et utile. Voilà, cest tout! Vous savez comment préparer et présenter un exposé. | Haut de la page | Reportage par les médiasLorsque vous présenterez votre exposé, il est possible que des attachés de presse soient présents. Assurez-vous de leur remettre une copie de votre document et veillez à ce que les médias absents en reçoivent une également. Envoyez-leur le sommaire et le texte complet. Sans doute, le sommaire pourra très utilement leur servir de base au communiqué qui paraîtra dans les journaux. Nommez un porte-parole pour répondre aux questions de la presse. | Haut de la page | Liste de vérification pour un exposéVoici une façon rapide de vérifier si votre exposé comprend les principales composantes.
| Haut de la page | RéférencesRicker, John, John Saywell et Alan Skoech. How Are We Governed in the 80's? Irwin Publishing Inc., Toronto, 1982. Kome, Penny. Play From Strength: A Canadian Womans Guide to Initiating Political Action. Conseil consultatif de la situation de la femme, 1983. Doern, Bruce G. et Peter Aucoin (éditeurs). The Structures of Policy-Making in Canada. The Macmillan Company of Canada Ltd., Toronto, 1971. Nous tenons à remercier les personnes suivantes pour leur participation : Bob Best, agent de recherche, Association des consommateurs du Canada, Ottawa. Cecil Bradley, gérant, recherches et communications, Fédération de lagriculture de lOntario, Toronto. Don McArthur, Ontario Institute of Agrologists, Guelph. Bernice Noblitt, Fédération des Instituts féminins du Canada, Ottawa. | Haut de la page | pour plus de renseignements: |