Agdex:	057	Date de publication:	03/97
	Commande no.	96-020	Dernière révision:

Titre: Un Procés-Verbal Ne Se Fait Pas Tout Seul

Table des matières

• Introduction
• Responsabilités Du Secrétaire
• Procès-Verbal
• Un Procés-Verbal Ne Se Fait Pas Tout Seul
• Il Y A Un Autre Moyen
• Bibliographie

Introduction

Toute organisation a besoin d'une personne responsable comme secrétaire. Le secrétaire joue, en effet, un rôle important dans le déroulement d'une assemblée et au niveau du succès d’une organisation. Le secrétaire doit savoir bien rédiger, prendre des notes, faire des synthèses et parler en public; il doit également avoir quelques connaissances de la procédure parlementaire. Il doit connaître l'organisation et les sujets qui feront l'objet de discussions. Il sera donc choisi à cause de ses aptitudes et de ses talents.

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Responsabilités Du Secrétaire

La présente fiche technique traite des responsabilités du secrétaire au moment des assemblées. Entre autres responsabilités, le secrétaire de l'organisation devra :

• fournir des renseignements, et émettre des idées et des opinions à titre de participant à l'assemblée;
• conserver un procès-verbal précis de chaque assemblée dans les registres de l'organisation;
• tenir à jour la liste des membres;
• s'occuper de la correspondance;
• distribuer aux membres les procès-verbaux et leur faire parvenir des avis de convocation;
• garder une liste de tous les comités et de leurs membres;
• aider le président à préparer l'ordre du jour, le conseiller sur la procédure à suivre au moment des assemblées, le matériel de référence à utiliser et les renseignements à extraire des registres;
• conserver les procès-verbaux et autres dossiers dans les archives de l'organisation;
• s'occuper d'organiser les assemblées et de préparer la salle. Dans scette optique, une liste de vérification se révélera utile;
• renseigner le cas échéant, le futur secrétaire sur ses tâches et ses responsabilités.

Liste De Vérification Dans La Plantification Des Assemblées

Objet de l'assemblée __________________ Date __________________

___________________________________ Heure de ______ à ______ Lieu __________________

Participants _________________________ _____ Salle réservée

___________________________________ _____ Ordre du jour (Avis de convocation)

___________________________________ _____ Préparé

___________________________________ _____ Expédié

___________________________________ _____ Matériel audio-visuel

Matériel nécessaire

____ Calepins, crayons ____ Cartons d'identité/place____ Insignes nominatifs

____ Documentation ________________________________________

____ _____________________________________________________

____ _____________________________________________________

____ _____________________________________________________

____ _____________________________________________________

Équipement

____ Rétroprojecteur

____ Lampe de rechange

____ Projecteur de diapositives

____ Lampe de rechange

____ Projecteur 16 mm

____ Lampe de rechange

____ Écran (dimension) ____________________________

____ Tableau de papier

____ Baguette

____ Tableau noir

____ Craie

____ Cassette vidéo/disque

____ Stylos marqueurs

____ Microphone

____ Lutrin

____ Fil de rallonge

Aliments et boissons

____ Café ____ Jus ____ Boissons gazeuses

____ Goûter ______________________________________________

Après l'assemblée

____ Procès-verbal

____ Prochaine assemblée _____________________________________

Disposition des tables

Note : indiquer la section des non-fumeurs

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Procès-Verbal

Le but du procès-verbal est de :

• fournir un registre permanent des débats d'une assemblée;
• suivre les progrès;
• informer les absents;
• aider les nouveaux participants à comprendre le fonctionnement des comités ou de l'organisation. Quand il y a de fréquents changements au sein d'un comité ou d'une organisation, le procès-verbal, en résumant brièvement la discussion, permet de mettre les nouveaux membres rapidement au courant;
• offrir un guide utile pour évaluer le travail d'un comité ou d'une organisation.

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Un Procés-Verbal Ne Se Fait Pas Tout Seul...

Lorsqu'il rédige un procès-verbal, le secrétaire doit être placé de façon à voir les participants et à entendre clairement ce qu'ils disent. Autrement, il aura du mal à suivre la discussion et fera perdre du temps à faire répéter ce qui s'est dit.

Les points à l'ordre du jour devraient être numérotés. Ainsi, en rédigeant le procès-verbal, le secrétaire pourra les identifier. Il les annexera ensuite au procès-verbal (voir l'exemple) avant de classer le tout.

Le procès-verbal doit être aussi bref que possible, sans que l'exactitude en souffre. Le type de procès-verbal, ainsi que les points à l'ordre du jour, peut être décidé par le groupe ou encore par le président et le secrétaire.

Le procès-verbal type devrait mentionner :

1. Le nom de l'organisation ou du comité.
2. Le lieu et la date de l'assemblée.
3. Les membres présents et le nom du président d'assemblée. Dans le cas de groupes nombreux, il sera plus facile de mentionner les absents.
4. L'adoption du procès-verbal de la dernière assemblée.
5. Les sujets discutés et toutes les décisions prises. Les questions d'affaires devraient être subdivisées en questions différées et en affaires nouvelles. Les questions différées se rapportent habituellement à des points du procès-verbal de la dernière assemblée. Les affaires nouvelles se rapportent à des points dont le comité ou l'organisation n'a pas encore traité. Lorsque l'on consigne les points discutés, on doit aussi noter chaque proposition, le nom de son auteur, le nom de celui qui l'appuie et la décision prise (adoption ou rejet).
6. Les points à l'ordre du jour de l'assemblée suivante : questions en suspens ou tâches confiées à des sous-comités. La liste sert d'aide-mémoire au comité ou à l'organisation.
7. L'heure et le lieu de l'assemblée suivante.
8. La signature du président et du secrétaire.

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L'exemple qui suit comprend tout ce qui précède et illustre comment on peut classer le procès-verbal et l'ordre du jour pour s'y référer facilement.

Société D'Agriculture De Touteville Assemblée Des Directures

Le 11 janvier 1995, 20 h, Centre communautaire de Touteville.

Ordre Du Jour

1. Ouverture de la séance.
2. Lecture du procès-verbal de l'assemblée précédente.
3. Questions différées.
   3.1 - Proposition relative à la modification de la date de la Foire du printemps.
4. Affaires nouvelles.
   4.1 - Les délégués à la conférence des directeurs.
   4.2 - Rapport du comité de promotion.
   4.3 -
5. Ordre du jour de l'assemblée suivante.
6. Date de l'assemblée suivante.
7. Clôture de la séance : 22 h 30.

Procés-Verbal De La Société D'Agriculture De Touteville Assemblée Des Directeurs

1. L'assemblée a été convoquée par le président, M. A., qui a souhaité la bienvenue à l'assistance. Absence motivée, M. B.

2. Le procès-verbal du 6 décembre 1994 a été lu, corrigé et accepté.

3. Questions différées.

3.1 - PROPOSITION de Mme C. et de M. D. : Que la date de la Foire du printemps soit reportée à la fin de semaine la fête de la Reine.

Discussion
Pour
a)
b)

Contre
a)
b)

Proposition rejetée

4. Affaires nouvelles.

4.1 - PROPOSITION de M. E. et de M. F. : Que la Société
d'agriculture de Touteville envoie trois délégués à l'atelier sur « Les rôles et les responsabilités des directeurs d'une société d'agriculture ».

Proposition adoptée

4.2 - Le comité de promotion a signalé que

4.3 -

5. Prochain ordre du jour :

a) terminer la planification de la Foire du Printemps.
b) parrainage des clubs 4-H.
c) rapport du comité des spectacles.

6. Prochaine assemblée : le 8 février 1995 à 20 h, au Centre communautaire de Touteville.

7. Clôture de la séance à 22 h 15.

Président ______________________________ Secrétaire _____________________________

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Il Y A Un Autre Moyen

Quand une proposition a été adoptée, les membres en deviennent « propriétaires ». Partant de ce principe, les noms de celui qui a proposé et de celui qui a appuyé ne sont plus nécessaires. Ce qu'il faut retenir et inscrire au procès-verbal, c'est que le groupe a pris une décision.

Conseils Utiles

• Conserver les procès-verbaux dans une reliure à anneaux, en réservant une section aux procès-verbaux des assemblées annuelles.
• Toujours prévoir plusieurs crayons ou plumes, et beaucoup de papier.
• Si un long rapport doit être présenté, en demander une copie et le résumer. Au lieu d'inscrire beaucoup de renseignements, renvoyer aux dossiers des procès-verbaux antérieurs.
• Demander que les longues propositions vous soient remises par écrit.
• Avoir sous la main des feuilles sur lesquelles figurent des formules comme celle-ci :

Ceci permettra de fonctionner plus rapidement.

• Le plus tôt possible après l'assemblée, pendant qu'il a en mémoire tous les détails, le secrétaire doit rédiger la version finale du procès-verbal.
• Il doit remplir une formule de type « Plan d'action de l'assemblée » (voir la dernière page) qui résume les tâches, les responsabilités et les délais acceptés au cours de l'assemblée.

On dit que le travail d'un secrétaire n'est jamais terminé. Ce n'est peut-être qu'une impression. Être secrétaire exige beaucoup de temps et d'enthousiasme : les responsabilités envers le club ou l'organisation sont nombreuses. L'une des principales responsabilités consiste à rédiger le procès-verbal de façon claire et concise. Par son intermédiaire, le secrétaire assure l'histoire précise de l'organisation et de ses membres. Au fil des années, ces renseignements donnent à l'organisation sa continuité.

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Assemblée __________________________________________________________________________

Date de l'assemblée :__________________________ Secrétairer : _____________________________

Président :

Liste des présences jointe ___________________________________________________________

Heure : Fin : __________________ Début : __________________ Durée : ____________________

Prochaine assemblée _______________________________________________________________

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Bibliographie

Davidson, Jack L. Effective School Board Meetings, Parker, 1970, West Nyack, New York.

Ontario, ministère de la Culture et des Loisirs. Effective meetings - Notes for Community Leaders, 1975.

Sheffield, Edward F. Making Committees Effective, 1961.

Slack, Trevor. Planning and Conducting Meetings, Sports Dynamics, 1985, London, Ontario.

Smith, Carol E. Better Meetings - A Handbook for Trainers of Policy, Councils and Other Decision Making Groups, Humanics Press, 1975, Atlanta, Georgia.

Tropman, John E. The Essentials of Committee Management, Nelson, Hall, 1979, Chicago, Illinois.

Fiches techniques pertinentes du MAAO :

Pour des réunions réussies
On vous a demandé de parler
Procédures de réunions

Nous remercions le Secrétariat d'État pour sa contribution financière à la réalisation de la présente fiche technique.

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pour plus de renseignements:
sans frais: 1 877 424-1300
local: (519) 826-4047
courriel: ag.info@omaf.gov.on.ca