Mises en candidature
On sollicite chaque automne des mises en candidature auprès de diverses parties : les vice-présidents à la recherche des universités, les doyens des facultés, les directeurs scientifiques des IRSC, les candidats à une subvention (sur le formulaire de demande lui-même) et d'autres organismes intéressés.
Recommandations
On organise chaque année au printemps une série de téléconférences, une pour chaque comité de subventions. Les participants à une téléconférence incluent :
Le président et l'agent scientifique du comité.
Au moins trois experts du domaine choisis parmi les candidats dont les demandes ont été classées parmi les plus intéressantes par le comité concerné durant les concours de l'année précédente, ainsi que deux titulaires de bourses salariales des IRSC. Dans la mesure du possible, on choisit ces gens pour représenter des établissements et des domaines de compétence qui se complètent les uns les autres et complètent ceux que représentent le président et l'agent. On en exclut les autres membres actuels du comité et les participants aux téléconférences récentes.
Avant la téléconférence, les participants reçoivent une grande quantité d'information destinée à les aider à identifier de nouveaux membres possibles du comité, y compris une liste des membres actuels du comité, une liste de tous les anciens membres du comité, une liste des bénéficiaires actuels de subventions ayant fait l'objet d'un examen du comité (ainsi que les types de subventions accordées), et la liste des mises en candidature (ci-dessus).
Durant la téléconférence, on identifie les membres qui quittent le comité et les lacunes que cause leur départ sur le plan des compétences scientifiques, de la langue, de la représentation géographique, etc. Les participants à la téléconférence établissent ensemble une liste en ordre de priorité de remplaçants possibles.
Examen et ratification
Après la téléconférence, le personnel des IRSC dresse les nouvelles listes des membres suggérés en s'assurant en même temps que tous les membres du comité ont examiné le financement, le cas échéant. On examine ensuite les listes à une réunion du Conseil d'administration/Comité permanent de surveillance des concours de subventions et bourses (CPSCSB) des IRSC. On examine aussi à ce moment-là les statistiques d'ensemble pour les comités (comme leur degré de représentation des établissements, des femmes, des quatre domaines de la recherche, des examinateurs francophones, etc.) et on apporte alors les corrections qu'on juge appropriées. On envoie les invitations au début de l'été. En cas de refus, on communique avec les remplaçants.
Dans le cas des comités de bourses, les chefs d'unité de la Direction du développement de la capacité de recherche s'entretiennent premièrement avec les présidents des comité concernés au sujet de l'identité de la personne qui devrait être remplacée, des besoins du comité, etc. On choisit ensuite les nouveaux membres à partir de cette information, en tenant compte de la nécessité d'assurer la représentation de disciplines et d'établissements différents, ainsi que la présence de femmes et de personnes bilingues. On porte une attention particulière à la liste de mises en candidature provenant des universités et aux listes de remplaçants établies à la suite des téléconférences.
La composition des comités d'examen par les pairs est publiée à chaque été sur le site Web dès que les listes de membres sont complètes.
