Les directives

INSTITUTION

Inscrivez l'appellation légale du ministère ou de l'organisme.

SECTION 1

Titre du Fichier de renseignements personnels

Utilisez un titre descriptif pour le fichier. Cette appellation doit être simple mais en même temps assez descriptive pour permettre d'avoir une idée du genre d'information que contient le fichier. Il est également utile que le titre donne un indice du programme auquel il est relié.

SECTION 2

Programme et activité auxquels ce fichier de renseignements personnels est relié :

Programme : Indiquez le nom du programme auquel ce fichier de renseignements personnels est relié.

Un programme est une unité organisationnelle qui est établie pour poursuivre les objectifs du ministère tels qu'autorisés par le Parlement. Un programme représente les principales responsabilités que gère l'organisation pour réaliser ses objectifs. 

Activité : Les activités correspondent aux principales tâches accomplies par l'organisation pour réaliser chacun de ses programmes. Plusieurs activités peuvent être associées au même programme d'une institution. 

Relatif au numéro de dossier(s) de programme : Inscrivez le numéro de tout dossier de programme attribué par l'institution se rapportant à l'activité à laquelle ce fichier est relié.

Les dossiers de programmes sont des éléments distincts de renseignements enregistrés, peu importe leur support ou forme matérielle, qui sont recueillis, créés ou reçus dans le cadre de l'instauration, de la conduite ou de l'achèvement d'une activité ministérielle ou individuelle du Ministère. Les dossiers de programmes sont constitués de dossiers opérationnels ou administratifs.

Note sur les numéros de dossiers de programmes : 
Des renseignements personnels ne peuvent être recueillis et utilisés par une institution qu'à l'appui d'une activité pour laquelle elle est mandatée. Les dossiers soutenant cette activité mandatée sont identifiés, organisés et gérés dans un système officiel de tenue de dossiers qui est à l'origine de ce numéro de référence.

Numéro de la Bibliothèque et Archives Canada (ANC) : Ce numéro, maintenant connu sous le nom d'autorisation de disposition de documents (ADD), est attribué par la Bibliothèque et Archives Canada. Conformément aux dispositions de la Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada, une autorisation de disposition de documents est un outil fourni par l'Archiviste national pour aider les institutions fédérales à disposer des documents qui n'ont plus d'utilité fonctionnelle.

Les ADD sont généralement disponibles auprès des agents de gestion de l'information de chaque institution.

SECTION 3

Ce fichier contient-il des renseignements recueillis au moyen de la recherche sur l'opinion publique ou de tout autre projet de collecte de renseignements?

La politique sur les communications du gouvernement exige que les institutions enregistrent leurs activités de recherche sur les sondages d'opinion à la Direction de la recherche sur l'opinion publique au Bureau d'information du Canada.

Nombre de personnes au sujet desquelles le fichier renferme des renseignements :
Un nombre approximatif est acceptable. Ceci donne une indication de l'importance numérique du fichier.

Ce fichier contient-il des renseignements personnels qui sont utilisés pour le couplage des données?
Il est important d'identifier toutes les activités de couplage de données auxquelles s'adonne l'institution. Il est également nécessaire d'identifier les institutions et les sources avec lesquelles on fait le couplage des données. Veuillez voir le manuel de la Protection des renseignements personnels du Conseil du Trésor pour les politiques sur le couplage des données et le contrôle du numéro d'assurance sociale (NAS).

Ce fichier est-il un fichier inconsultable?
Le gouverneur en conseil peut, par décret, classer parmi les fichiers de renseignements non consultables ceux qui renferment des renseignements tels que ceux visés aux articles 21 ou 22 de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Si le fichier fait l'objet d'une exemption, il faut indiquer le numéro et la date d'approbation.

SECTION 4
Processus de soumission et d'examen

Soumis par :
Après avoir signé le formulaire, le coordonnateur le fait parvenir au SCT pour le processus d'enregistrement. Les formulaires sont envoyés à Laura Simmermon à la :

Division des politiques de l'information, de la 
protection des renseignements personnels et de la sécurité
Direction du Dirigeant principal de l'information

Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada
219, rue Laurier, 14e étage
Ottawa (Ontario) K1A 0R5

Télécopieur : (613) 957-8020
Courriel: Simmermon.Laura@tbs-sct.gc.ca

Examen
Après examen des renseignements fournis sur le formulaire visant à faire en sorte que le fichier respecte les dispositions de la Loi sur la protection des renseignements personnels, une copie signée et datée vous est renvoyée pour votre mise à jour d'Info Source.

SECTION 5
Numéro du fichier de renseignements personnels et enregistrement du SCT

Numéro de fichier :

Il s'agit d'un numéro unique produit et attribué par l'institution comme outil d'aide. Le numéro de fichier est constitué des trois éléments suivants :

1) Acronyme de l'institution. Il doit s'agir de l'acronyme approuvé par le PCIM, le cas échéant. Dans la négative, l'acronyme utilisé par l'institution est acceptable.

2) Acronyme de trois lettres qui détermine le genre de FRP (voir la description des genres de FRP dans le glossaire) :

• PPU – fichiers publics

• PPE – fichiers particuliers

• PCE – fichiers centraux

• POE – fichiers ordinaires d’employé

• POU – fichiers ordinaires publics

• PCU – fichiers publics centraux

3) Numéro unique produit par l'institution afin de lier le FRP à un dossier de programme particulier ou au secteur opérationnel de l'institution, ou à d'autres fins semblables.

Enregistrement du SCT :

Numéro unique attribué par le SCT une fois qu'il a examiné et approuvé le FRP.

SECTION 6
Contenu du fichier de renseignements personnels - tel qu'il apparaît dans Info Source

Caractéristiques

Les fichiers de renseignements personnels contiennent un sommaire du genre de renseignements que les ministères et organismes du gouvernement fédéral détiennent sur les particuliers. En vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels, ces fichiers doivent inclure tous les renseignements d'ordre personnel qui peuvent être organisés ou extraits soit en se servant du nom d'une personne, d'un numéro d'identité ou de tout autre symbole ou code désignant uniquement cette personne. Ces fichiers de renseignements personnels doivent également inclure l'information personnelle qui a été ou est présentement utilisée à des fins administratives ou qui est disponible pour un tel usage.

Contenu

Les exigences particulières quant au contenu d'un fichier de renseignements personnels sont les suivantes:

Description : Fournir une description explicative de l'information que contient le fichier. 

La description doit indiquer les types de données que renferme le fichier, c.-à-d., noms, adresses, numéros de téléphone, âge des particuliers, sexe, état civil, pays d'origine, citoyenneté, numéros d'assurance sociale, numéros d'employé, race, empreintes digitales, groupes sanguins, etc.

Catégorie de personnes : Indiquez la catégorie de personnes à laquelle les renseignements se rapportent. Par exemple, les employés de l'institution, les prestataires du régime de pensions du Canada, etc.

But : Indiquez la raison pour laquelle on a obtenu ou compilé les renseignements. La raison donnée doit être reliée directement à un programme ou à une activité du gouvernement. Ce but peut être énoncé en fonction des décisions prises à partir des renseignements ou d'après l'utilisation du fichier.

Usages compatibles : Par ce terme, on entend un but connexe relié directement et d'une manière logique au but original pour lequel les renseignements ont été recueillis. Énumérez tous les usages compatibles pour ce fichier et les utilisations éventuelles ou liées pour lesquelles les renseignements personnels peuvent être utilisés ou divulgués. 

Le couplage des données et la divulgation devraient être indiqués à ce titre. Pour vous guider, veuillez vous référer à la politique sur le couplage des données et le contrôle du numéro d'assurance sociale (NAS).

S'il n'existe pas d'usages compatibles, veuillez le préciser.

Note sur la divulgation : Dans certaines circonstances, des renseignements personnels peuvent être divulgués à des tiers. Si des renseignements personnels sont ainsi divulgués, on doit indiquer le nom du tiers.

Normes de conservation et de disposition : Ces normes établissent l'échéancier pour la période de conservation des documents d'une institution lorsque les documents ne répondent plus aux besoins opérationnels, juridiques ou autres, et lorsque les autorisations de disposition de documents (ADD) peuvent s'appliquer aux documents en vue d'une disposition finale.

Il n'est pas nécessaire de préciser où les dossiers sont situés, c. à d. au Centre fédéral de documents – la période de conservation détermine la durée pendant laquelle les dossiers doivent être conservés par l'institution qui en a le contrôle avant la dernière mesure de disposition.

Il est nécessaire de préciser la dernière mesure de disposition quand la fin de la période de conservation est atteinte, c. à d., destruction, transfert aux Bibliothèque et Archives Canada à titre de dossiers historiques, aliénation de la garde et du contrôle du gouvernement fédéral en raison d'un transfert à un organe provincial ou à un autre organisme de service spécial.

• Normes de conservation et de destruction : Indiquez les normes établies à cet égard par l'institution avec l'approbation des Archives nationales. Aucun fichier de renseignements personnels ne sera enregistré sans une attestation des normes de conservation et de destruction officiellement approuvées.