Comment remplir le formulaire de Demande de renseignements-Registre de paie de l'assurance-emploi (a.-e.)(INS5097)
Conformément au paragraphe 126(14) de la Loi sur l'assurance-emploi, Ressources humaines et Développement des compétences Canada (RHDCC) a l'autorisation de demander des renseignements sur des personnes nommées.
Le présent document a été rédigé dans le but d'aider les employeurs à remplir les formulaires «Demandes de renseignements - Registres de paye» que Ressources humaines et Développement des compétences Canada (RHDCC) envoie.
Instructions: un pointeur en forme de main s'affiche dans chaque bloc du formulaire vous permettant de cliquer pour accéder à la description détaillée au bas du formulaire.
INS 5097 - Recto
INS 5097 - Verso
Recto - Description détaillée des blocs
1) Bloc de l’entête du formulaire «Demande de renseignements – Registres de paye» — INS 5097 — comporte les données :
- Genre de programme,
- Nom de l’employé(e)/prestataire,
- Numéro d’insigne ou de registre de paie de l’employé(e),
- Numéro d’assurance sociale — NAS — de l’employé(e)/prestataire,
- Date à laquelle le formulaire a été préparé,
- Date à laquelle l’on attend votre réponse,
- Date du début de la période de prestations — DPP — de la demande en cause,
- Numéro de téléphone à composer pour obtenir de l’aide. Il s’agit habituellement de celui de la personne qui a envoyé le formulaire.
2) Bloc de l'adresse
Votre adresse devrait figurer du côté gauche de cette partie. L’adresse du bureau de votre localité où la demande doit être retournée apparaît du côté droit. Une enveloppe de retour devrait accompagner le formulaire. Veuillez vous assurer que l’adresse du bureau de votre localité paraît dans la fenêtre de l’enveloppe de retour lorsque vous retournez la demande remplie.
3) Bloc du texte
Veuillez lire le texte attentivement. On vous demande d’abord de cocher la case OUI ou NON à la question «Est-ce que cette personne a travaillé pour la (les) semaine(s) indiquée(s) ci-après ou a-t-elle reçu une rémunération pendant cette période?».
Si la personne dont le nom figure sur le formulaire a travaillé au cours d’une période à l’égard de laquelle aucune rémunération n’a été payée, pour clarifier, vous devez inscrire un commentaire dans le bloc «Information Additionnelle», au verso du formulaire, p. ex., un(e) vendeur (se). On vous informe qu’il est essentiel que vous signaliez toute la rémunération BRUTE par SEMAINE CIVILE, soit du dimanche au samedi. C’est extrêmement important parce que les prestations d’a.-e. sont payées du dimanche au samedi. Cela peut vous obliger à obtenir des renseignements sur vos cartes de temps.
On vous demande enfin de retourner le formulaire de demande de renseignements avant une date précise. Si vous ne le retournez pas à la date indiquée, il se peut qu’une autre demande vous soit envoyée.
4) Bloc sur les données de paye
La partie des données de paye se compose de 3 sections ayant chacune 3 colonnes:
-
La 1ère colonne est à l’usage exclusif du bureau;
-
La 2ème colonne indique la date du dimanche de la semaine à l’égard de laquelle les renseignements sont demandés. On n'insiste jamais trop sur le fait que toute la rémunération doit être signalée en fonction des semaines civiles, du dimanche au samedi;
-
La 3ème colonne doit être remplie par vous. Toute la rémunération brute doit être signalée, même si elle n’est peut être pas assurable.
Vous remarquerez que les semaines faisant l’objet de la demande de renseignements sont indiquées à la suite l’une de l’autre horizontalement et non pas verticalement.
5) Bloc du message
Ce bloc sert à vous faire parvenir certains messages à vous, l'employeur, au sujet d'information pour lesquelles Ressources humaines et Développement des compétences Canada (RHDCC) a besoin de détails. Exemple : vous avez émis un relevé d’emploi dont le motif de cessation était «Autre». Veuillez fournir des précisions au verso, section 7 — Information additionnelle.
Dans les cas où le motif de cessation peut constituer un problème, il est important que vous fournissiez tous les renseignements sur les circonstances de la cessation d’emploi de l’employé(e).
Verso - Description détaillée des blocs
6) Bloc sur les autres sommes versées
Au verso du formulaire, nous vous demandons de fournir des renseignements concernant les autres sommes qui peuvent avoir été versées à l’employé(e) au cours de n’importe laquelle des semaines indiquées à la partie des données de paye. Vous trouverez également une liste des autres sommes que nous vous demandons de signaler au verso du formulaire.
Nous vous demandons aussi d’indiquer si l’une ou l’autre des sommes ci-haut mentionnées étaient incluses dans la rémunération brute que vous avez inscrite à la partie des données de paye.
Il est important que vous preniez le temps d’indiquer et de décrire toutes les autres sommes car elles peuvent constituer une rémunération aux fins de la Loi sur l’assurance-emploi et de son règlement.
7) Bloc de l'information additionnelle
Cette partie sert principalement à signaler les renseignements concernant le motif de cessation d'emploi de l’employé(e). Vous devriez également utiliser cet espace pour expliquer toutes les autres sommes qui peuvent avoir été versées ou fournir tout autre renseignement de nature à nous aider à protéger l’intégrité du Compte d’assurance-emploi.
8) Bloc sur la protection des renseignements personnels et la confidentialité des données
Vous trouverez dans cette partie les informations concernant le droit du prestataire d’accéder aux renseignements que vous fournissez.
Les renseignements que vous fournissez sont confidentiels. Ils servent uniquement à l’administration de la Loi sur l’assurance-emploi.
Votre collaboration est essentielle à lintégrité du Compte d’assurance-emploi auquel vous contribuez.
9) Bloc sur l'attestation
Il est extrêmement important de remplir la partie de l’attestation.
Non seulement elle nous fournit l’attestation nécessaire à l’effet que les renseignements communiqués sont exacts, mais nous donne aussi le nom d’une personne ressource pour le cas où des informations supplémentaires s’avéreraient nécessaires. Veuillez vous assurer de signer le formulaire et d’inscrire votre numéro de téléphone.
Cela est aussi important pour vous que pour nous car cela représente une économie de temps, denrée précieuse en ces temps de ressources limitées.
