Guide de l’employeur sur le programme d’avis d’embauchage automatisé de l’assurance-emploi (a.-e.)
ATTENTION EMPLOYEURS
Le programme Avis d’embauchage (PAE) a été rétabli et les employeurs peuvent recommencer à participer à ce programme volontaire. L’article 55.1 du Règlement de l’assurance-emploi autorise légalement RHDCC à obtenir des renseignements sur un employé aux fins du programme. Il assure que le ministère se conforme aux lois fédérale et provinciale en matière de protection des renseignements personnels et qu’il protège la vie privée des travailleurs canadiens. Vous trouverez plus de renseignements sur le rétablissement de ces programmes volontaires dans les documents suivants:
Pourquoi un Système automatisé d'Avis d'embauchage
Comment les données sur l'embauche sont utilisées par RHDCC
Comment fonctionne le programme Avis d'embauchage
Production du premier imprimé
Envoi mensuel
Utilisation des données d’embauchage
À propos de vos employés
Éléments à surveiller lors de la programmation
Modulo 10 - Méthode de vérification du NAS
Erreurs apparaissant sur l'imprimé
Enregistrement d’en-tête
Enregistrement de détail
Demande de registre de paye provenant de RHDCC
Si les Demandes de renseignements - Registre de paye sont envoyés à votre bureau de paye central
Si vous voulez que les Demandes de renseignements - Registre de paye soient envoyées à vos centres de paye et que les imprimés des embauchages soient produits à votre bureau central
Si vous voulez que les embauchages soient rapportés par chaque centre de paye
Normes d’impression
Comment s'enregistrer
Pourquoi un Système automatisé d'Avis d'embauchage
Dans le but de réduire le temps et les frais que les employeurs assument pour remplir ce formulaire, Ressources humaines et Développement des compétences Canada (RHDCC) a conçu un autre système appelé Système automatisé Avis d’embauchage pour permettre aux plus grandes organisations de signaler leurs embauchages sur un imprimé informatisé.
La méthode de l'imprimé informatisé n'est pas destinée aux entreprises de service de paye et aux grands organismes, parce qu'ils rapportent un nombre substantiel d'embauchages au nom de leurs clients et de leurs centres de paye, respectivement.
Comment les données sur l'embauche sont utilisées par RHDCC
RHDCC ne recueille des renseignements que sur les employés qui sont, ou ont déjà été prestataires et pour lesquels il semble y avoir un trop-payé. Les renseignements recueillis grâce au programme Avis d'embauchage peuvent servir à l’administration des programmes d’emploi et de prestations de RHDCC.
Comment fonctionne le programme Avis d'embauchage
Votre participation au programme Avis d’embauchage est volontaire. Afin de l'aider à prévenir ces trop-payés, RHDCC vous demande, à titre d’employeur, de lui signaler sur une base continuelle le numéro d’assurance sociale ainsi que le premier jour de travail de nouvel employé ou de chaque employé que vous venez de réembaucher.
Cette information est comparée sans tarder au fichier des prestations payées pour vérifier si les personnes qui reçoivent encore des prestations de revenu ont déclaré leur travail et leur rémunération. En signalant leurs embauchages avec promptitude, les employeurs participants nous aident à prévenir les abus au plus tôt et à protéger leurs cotisations au Compte d’assurance-emploi. Pour les employeurs participants, cela signifie aussi que les formulaires «Demande de renseignements - Registre de paie» que RHDCC leur envoie comportent des données de paie plus récentes.
Production du premier imprimé
Afin d’assurer la compatibilité des données sur le plan technique, on recommande fortement d’envoyer le premier imprimé des embauchages à l’agent du programme Avis d'embauchage de RHDCC pour fins de vérification.
Si le premier imprimé contient des erreurs, l'agent avisera l’employeur quant aux modifications à apporter. Un rapport corrigé devrait être soumis dès que possible.
Si, au contraire, les résultats de la vérification sont satisfaisants, le recruteur avisera l’employeur de commencer à soumettre les données d’embauchage régulièrement à tous les mois.
Remarque: Lorsque vous aurez la confirmation que tout est en ordre, veuillez informer vos usines, succursales, magasins ou filiales que tous les embauchages sont rapportés à partir d'un point central. Il est possible que certains d'entre eux rapportent déjà leurs embauchages directement à RHDCC.
Pour éviter tout dédoublement, vos magasins, usines, succursales et filiales qui participent déjà au programme doivent s'en retirer le plus tôt possible. Pour ce faire, ils peuvent présenter une demande de retrait sur le prochain formulaire Détail des embauchages qu’ils recevront, en expliquant la raison de leur retrait, puis le retourner au centre de saisie des données dans l’enveloppe-réponse fournie à cette fin.
Envoi mensuel
L’envoi mensuel des imprimés d’embauchages devrait être régulier et automatique. Cependant, certains employeurs peuvent préférer recevoir un rappel à tous les mois. Si vous désirez en recevoir un, demandez-le au recruteur. Il prendra les mesures nécessaires pour qu’un formulaire Détail des embauchages vous soit envoyé mensuellement. Vous pourriez ensuite joindre ce formulaire à votre imprimé.
Veuillez envoyer vos imprimés d'embauchages mensuel à:
Centre Service Canada
Avis d'embauchage
C.P. 10,000, Succ. Bureau chef
Tracadie-Sheila, New Brunswick
E1X 4R6
Utilisation des données d’embauchage
Dès que l’imprimé des embauchages a été traité, les numéros d’assurance sociale des personnes nouvellement embauchées ou rappelées au travail sont assortis au fichier national des demandes de prestations d'a.-e., afin de vérifier si ces employés ont une demande de prestations dans une province ou un territoire.
S’il y a appariement et que l’employé demande toujours des prestations d'a.-e. après le premier jour de travail, il existe un trop-payé potentiel et une "observation" est produite.
Si une observation est créée, l’enquêteur communique avec l’employeur pour obtenir les renseignements du registre de paie, puis communique avec le prestataire par lettre ou en personne, selon la situation. La personne concernée devra rembourser à RHDCC tout trop-payé de prestations d'a.-e.
S’il y a abus ou fraude, une pénalité peut être imposée au prestataire, conformément aux dispositions de la Loi sur l’assurance-emploi, ou il peut être poursuivi devant les tribunaux.
Remarque:
La date réelle de «retour au travail» d'un employé rappelé au travail doit être rapportée comme étant un nouvel embauchage lorsqu'un relevé d'emploi a été émis au moment de sa mise à pied la plus récente.
À propos de vos employés
RHDCC ne recueille des renseignements que sur les employés qui sont, ou ont déjà été clients de d'a.-e. Les renseignements recueillis grâce au programme Avis d'embauchage serviront à l’administration des programmes d’emploi et de prestations de RHDCC.
RHDCC vous recommande fortement d’informer vos employés de votre participation au Pogramme d'avis d'ewmbauchage; cela jouera un rôle de dissuasion important contre l’abus à l’égard des prestations de revenu. A cette fin, une affiche (PDF une page) est disponible et peut être imprimée pour informer vos employés de votre participation dans ce programme de vérification. Au sujet des fichiers de format PDF.
Certains employeurs peuvent choisir d’informer leurs employés au moyen d’un article dans leur bulletin de nouvelles interne.
Éléments à surveiller lors de la programmation
- Date d’embauchage: Veuillez préciser le « premier jour de travail », non la date d’embauchage. Lorsqu’un employé est rappelé, indiquez la date de son plus récent « retour au travail ».
- Période visée: Pour éviter un déboublement, veuillez rapporter seulement les embauchages de la période visée dans votre rapport mensuel, et non leur nombre cumulatif.
- Format de date: Le format de la date des enregistrements de détails d'embauchage est JOUR/MOIS/ANNÉE (JJMMAA).
- Numéro d’assurance sociale (NAS): Tout NAS erroné est rejeté et ne peut être apparié au fichier national demandes de prestations d'a.-e.
Si le NAS est invalide, il est rejeté et ne peut pas être apparié au fichier des demandes de prestations d’a.-e. On vérifie la validité du NAS au moyen d’une formule dite «MOD-10». Si votre système ne dispose pas déjà d'un MODULO-10 pour vérifier la validité d’un NAS, nous vous conseillons d'en incorporer un à votre programme. Ainsi, vos services de paye et du personnel pourront rectifier les dossiers des employés dont le NAS est invalide.
Voici le procédé utilisé par le MOD-10 pour valider le NAS. Prenons par exemple le NAS 998986731
- En débutant par le 1er chiffre, additionnez tous les deux chiffres: 9 9 8 9 8 6 7 3 1. Donc, 9 + 8 + 8 + 7 + 1 = 33
- Doublez et additionnez les autres chiffres. Si le résultat en doublant un chiffre est supérieur à 9, additionnez les deux chiffres du résultat, c.-à-d., 2 X 9 = 18, donc 1 + 8 = 9.
- Donc, 9 9 6 3 = (1 + 8) + (1 + 8) + (1 + 2) + 6 = 27
- Additionnez les résultats de 1. et 2., ce qui donne 33 + 27 = 60.
- Le résultat de cette addition doit être un multiple de 10. Si ce n’est pas le cas, le NAS est invalide et il faut déterminer le bon NAS.
Erreurs apparaissant sur l'imprimé
Il arrive parfois que l’on doive communiquer avec un employeur au sujet d’erreurs apparaissant sur l’imprimé — données erronées, p. ex., mauvais enregistrement d’en-tête ou enregistrements de détail non valides, etc. Généralement, le personnel de RHDCC a de la difficulté à retracer le bureau central d’un employeur ou le centre de paye où l’imprimé a été produit, en vue de faire corriger ces données et de les transmettre à nouveau.
Veuillez, par conséquent, indiquer votre nom et votre adresse — le numéro de la rue ou le casier postal peuvent être omis si vous le préférez — dans la partie supérieure droite de l’imprimé des embauchages.
Enregistrement d’en-tête
L’enregistrement d’en-tête est composé de cinq zones :
- IT — indicatif de transaction: toujours « 45 »
- BL — Numéro du bureau local: Zone de 4 caractères – Représente le numéro du bureau local de RHDCC. Le numéro du bureau local est l’un des éléments clés que RHDCC utilise pour associer un embauchage au nom et à l’adresse de l’employeur approprié. RHDCC vous fournira le numéro du bureau local.
- Numéro d'employeur: Ce numéro d’entreprise de 15 caractères attribué par l’agence du revenu du Canada (ARC) pour fins de remise est aussi un élément clé.
- Bureau de paye: Zone de 4 caractères – Code pouvant servir à différencier des centres de paye distincts — usines, succursales, magasins ou filiales — lorsque le même numéro d’employeur sert à rapporter les embauchages pour plus d’un centre de paye. S’il est utilisé, cet élément clé doit apparaître sur chaque rapport, qu’il soit alpha et/ou numérique.
- Période visée: Zone de 4 caractères – Sert à indiquer la période — mois — pour laquelle les embauchages sont rapportés. Format : MMAA (mois/année). Numérique.
Enregistrement de détail
Chaque enregistrement de détail comporte trois éléments:
- Le numéro d’assurance sociale (NAS) de la personne embauchée: zone de 9 chiffres – numérique;
- Le premier jour de travail: c’est la date à laquelle la personne embauchée commence à travailler. Format: JJ/MM/AA (jour/mois/année);
- Le numéro d’insigne ou de feuille de paye (maximum 15 caractères) – alpha ou numérique ou les deux. Ce renseignement est facultatif; il sert à aider votre personnel à retracer le fichier de paye d’un employé lorsqu’il reçoit de RHDCC une Demande de renseignements – Registre de paie.
Puisque les enregistrements de détail sont nombreux, RHDCC apprécierait que vous utilisiez les espacements indiqués dans l’exemple pour les NAS et la date d’embauchage. Cela facilitera le travail des opérateurs à la saisie des données.
Demande de registre de paye provenant de RHDCC
Une observation est produite s’il existe un trop-payé d'a.-e. potentiel lors de l’assortiment des embauchages au fichier des prestations payées. L’observation est envoyée au bureau local de RHDCC où se trouve la demande de prestations.
L’observation est envoyée au bureau local de RHDCC où est administrée la demande de prestations.
Si l’enquêteur a besoin de connaître la rémunération, il communiquera avec le centre de paye de l’employeur à l’adresse indiquée sur l’observation.
En conséquence, les employeurs qui ont un certain nombre de centres de paye doivent décider s’ils veulent que ces Demandes de renseignements – Registre de paye soient envoyées à leur bureau de paie central ou à leurs centres de paye régionaux.
Si les Demandes de renseignements - Registre de paye sont envoyés à votre bureau de paye central
RHDCC n’inscrira que cette adresse dans son fichier des employeurs participants. Vous produirez un seul imprimé à tous les mois et l’enverrez au centre de saisie des données à l’adresse suivante:
Centre Service Canada
Avis d’embauchage
C.P. 10000, succ. Bureau Chef
Tracadie - Sheila, New Brunswick
E1X 4R6
Si vous voulez que les Demandes de renseignements — Registre de paye soient envoyées à vos centres de paye et que les imprimés des embauchages soient produits à votre bureau central
La marche à suivre décrite au paragraphe précédent s’appliquera : votre bureau central produira l’imprimé des embauchages pour chacun des centres de paye. Ensuite, votre bureau central enverra chacun des imprimés au centre de saisie des données de RHDCC. Le fichier des employeurs participants renfermera l’adresse de chaque centre de paye où vous désirez que RHDCC envoie les formulaires de Demandes de renseignements – Registre de paie.
Chaque centre de paye aura son propre identificateur — numéro du bureau local de RHDCC, numéro d’employeur, ainsi que le numéro du centre de paye, si nécessaire.
Si vous voulez que les embauchages soient rapportés par chaque centre de paye
Chaque centre de paye produira son propre imprimé et l’enverra à notre centre de saisie des données. Chaque centre de paye sera une entité distincte, avec son propre identificateur — numéro du bureau local de RHDCC, votre numéro d’employeur, ainsi que le numéro du centre de paye, si nécessaire.
Rappel : Le numéro du bureau local, le numéro d’employeur et le numéro du centre de paye — s’il est utilisé — sont des éléments clés dont on se sert pour rattacher un embauchage à l’employeur qui s’y rapporte. Ces identificateurs clés doivent apparaître sur l’enregistrement d’en-tête de chaque imprimé des embauchages.
Normes d’impression
- De préférence, utiliser l’un des formats papier suivants :
Imprimés d’ordinateur standards — 14 1/2 po sur 8 1/2 po
Format lettre — 8 1/2 po sur l l po. - La case NOM ET ADRESSE DE L’EMPLOYEUR n’est requise que sur la première page de l’imprimé des embauchages.
- Les embauchages doivent être imprimés sur une base de six lignes au pouce, et de dix caractères au pouce. Cela fournira l’espacement requis entre chaque enregistrement de détail aux fins de la saisie des données.
- 8 lignes au pouce, à double interligne, est également acceptable.
- Aux fins du contrôle de la qualité, il faut numéroter toutes les pages, à compter de la deuxième page.
Exemple du format d'Avis d'embauchage requis par RHDCC
|
BL |
BUREAU DE PAYE |
PÉRIODE VISÉE |
||
|
45 |
XXXX |
XXXXXXXXXXXXXXX |
XXXX |
MM/AA |
Retournez à : Nom de l'employeur
Rue
Ville
|
NAS DE L'EMPLOYÉ |
PREMIER JOUR DE TRAVAIL |
NUMÉRO D'INSIGNE/FEUILLE DE PAYE — jusqu'à 15 caractères |
|
|
1 |
134 759 038 |
19/03/96 |
49621 |
Numéro d'entreprise: Entrez le numéro d’entreprise (NE) de l'ARC — 15 caractères — utilisé pour déclarer les cotisations d'a.-e. de l'employé à l'agence du revenu du Canada (ARC). Quand plusieurs NE sont utilisés pour rapporter les déductions à la source, assurez-vous d'utiliser le bon NE.
Comment s'enregistrer
Si vous estimez que ce système vous permettrait de réaliser des économies suffisantes pour compenser vos frais de programmation et si vous acceptez de participer, veuillez nous contacter par téléphone au 1 800 615-9144, ligne sans frais.
Pour les questions concernant le PAE, vous pouvez communiquer avec le Centre d’enquêtes de Miramichi au 1 800 615-9144, ligne sans frais.
Pour les questions concernant la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDÉ), vous devez communiquer avec le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada :
-
Par la poste : 112, rue Kent, Ottawa, Ontario, K1A 1H3
-
Par Internet : www.privcom.gc.ca
-
Par courriel : info@privcom.gc.ca
-
Par téléphone : 613 995-8210 ou 1 800 282-1376, ligne sans frais
-
Par télécopieur : 613 947-6850
