Les systèmes informatisés de Postes Canada sont conçus pour déchiffrer des adresses de toutes sortes; ainsi, ils peuvent aussi bien lire une adresse écrite à la main qu’une adresse imprimée sur une étiquette. Des études ont cependant révélé que plus l’adressage est uniforme, plus le traitement est efficace. Pour les usagers du service postal, la normalisation des adresses se traduit par un meilleur service et par des coûts moins élevés. En effet, l’expéditeur et Postes Canada n’ont pas à réadresser ou à réexpédier les articles lorsque l’adressage est uniforme et exact; Postes Canada peut livrer dès la première fois le courrier dans les délais prévus.
Les lignes directrices dans ce chapitre indiquent uniquement la façon la plus efficace de présenter les adresses du point de vue technologique. Il ne restreint pas les expéditeurs à une seule présentation. Il se pourrait que certains expéditeurs ne puissent pas ou ne désirent pas suivre la présentation recommandée, et ce, pour diverses raisons.
Pour connaître les caractéristiques techniques nécessaires au traitement du courrier par les systèmes informatisés de Postes Canada, voir les Normes postales canadiennes.
Renseignements généraux
Lignes directrices pour l’adresse
L’adresse s’écrit en majuscules. Toutefois, les expéditeurs qui le désirent peuvent utiliser les lettres minuscules.
Les codes postaux devraient être en lettres majuscules, et un caractère d’espacement doit séparer les trois premiers caractères des trois derniers. On ne doit pas utiliser le trait d’union à cette fin. Si le code postal ne suit pas cette présentation, ceci pourrait causer des délais.
Le nom de la municipalité, le code de la province ou du territoire et le code postal devraient figurer sur la même ligne. Un caractère d’espacement devrait séparer le nom de la municipalité, le code de la province ou du territoire et deux caractères d’espacement devraient séparer le code de la province ou du territoire et le code postal.
Les caractères du bloc-adresse ne devraient pas être soulignés.
Seuls les signes d’écriture ou de ponctuation faisant partie d’un nom propre (p. ex., ST. JOHN’S) devraient être utilisés. Toutefois, les expéditeurs qui le désirent peuvent faire exception à cette règle, et ce, pour diverses raisons.
Les accents peuvent être utilisés car ils font partie intégrante de la langue et ne sont donc pas considérés comme des signes de ponctuation.
Le signe # et l’abréviation « no » sont à proscrire.
Toutes les lignes devraient être justifiées à gauche et devraient contenir moins de 40 caractères chacune, sans compter les espaces.
Les interlignes de l’adresse devraient avoir au moins 0,5 mm et il ne devrait pas y avoir plus d’une ligne de blanc.
La taille des caractères devrait varier de 2 mm à 5 mm (de 10 à 12 points). L’adresse de retour peut être plus petite. La taille de cette dernière ne devrait pas être supérieure à celle de l’adresse de destination.
Seuls les caractères de police non-proportionnelle (i.e., celle dont les caractères sont exactement de la même largeur) devraient être utilisés. Les suivantes sont des exemples de polices acceptables : OCR B, Letter Gothic, Elite, Lotus Line-Draw, MS Line Draw, Courier, Courier New, Pica et Copy Pica.
L’adresse de retour devrait suivre la même présentation que l’adresse de destination. Elle devrait se situer dans le coin supérieur gauche de l’article et est séparée de l’adresse de destination, ou figurer au verso de l’article dans la partie supérieure. L’adresse de retour est obligatoire sur les articles des services Messageries prioritaires, Xpresspost, Colis accélérés et Colis standard.
Illustrations
Les illustrations ci-dessous sont des exemples de présentation d’adresses recommandés par Postes Canada.
Adresses municipales (adresses réelles)
Figure B.3.1
L’adresse peut comporter des renseignements supplémentaires que l’expéditeur décide d’ajouter. (titre, étage, etc.) Ces renseignements se situent toujours au-dessus de l’adresse municipale.
Le cas échéant, le numéro d’unité se place devant le numéro municipal, duquel il est séparé par un trait d’union, OU après le nom de la rue, auquel cas il est précédé d’un type d’unité (p. ex., APP 10). Veuillez consulter la section Types d’unité pour obtenir la liste des codes correspondants. Lorsque l’espace est restreint, le numéro d’unité peut être indiqué sur la ligne au-dessus de l’adresse municipale.
Le numéro municipal à utiliser est le numéro officiel attribué par la municipalité.
Lorsque le numéro municipal est suivi d’un suffixe, il n’y a pas d’espace si le suffixe est une lettre (123A), mais il y en a un s’il s’agit d’une fraction (123 1/2).
Les types de rue sont fournis par la municipalité. Il est recommandé d’utiliser les abréviations courantes. Veuillez consulter la section Types de rues ci-dessous pour en obtenir la liste complète. Dans certains cas, le type de voies est aussi le nom de la rue (p. ex., L’ESPLANADE). Seuls trois types de voies peuvent être traduits :
RUE
=
ST
AV
=
AVE
BOUL
=
BLVD
En anglais, le type de voies se place après le nom. (1ST AVE, 2ND RD, etc.)
Le nom de la rue à utiliser est le nom officiel reconnu par la municipalité; ce nom ne devrait pas être traduit (p. ex., Main St. ne se traduit pas par « rue Principale », mais bien par « rue Main »). Lorsque le nom de la rue est un chiffre, il n’y a pas d’espace entre le chiffre et l’adjectif ordinal ou le caractère alphabétique, selon le cas (2E RUE ou RUE 36A). Il y a un espace (et non un trait d’union) uniquement entre le numéro municipal et le nom de la rue (p. ex., 123 22E AV).
Le point cardinal est désigné selon l’abréviation correspondante à une ou à deux lettres. Veuillez consulter la section Points cardinaux pour en obtenir la liste complète.
Le nom utilisé pour la municipalité, fourni à Postes Canada, est le nom officiel en toutes lettres, l’abréviation officielle ou un nom secondaire reconnu. Ce nom ne devrait pas être traduit (p. ex., ST. JOHN’S ne se traduit pas).
Le nom de la province devrait être désigné selon l’indicatif à deux lettres. Veuillez consulter la section Indicatifs des provinces et des territoires pour en obtenir la liste complète. Les expéditeurs peuvent s’ils le désirent écrire le nom de la province en toutes lettres et entre parenthèses, p. ex., (Québec).
Les trois lettres du code postal devraient être en majuscules, et le code devrait être séparé de l’indicatif de la province par deux espaces. Il n’y a qu’un seul espace entre les trois premiers caractères et les trois derniers.
Adresses de case postale
Figure B.3.2
L’adresse peut comporter des renseignements supplémentaires que l’expéditeur décide d’ajouter. (titre, étage, adresse municipale, etc.) Ces renseignements se situent toujours au-dessus de la ligne où figure l’adresse de case postale.
Le numéro de case postale devrait se placer sur la ligne au-dessus du nom de la municipalité, du code de la province et du code postal. Il n’est pas recommandé d’utiliser l’abréviation « no », ni le signe #. Les signes de ponctuation ne sont pas recommandés.
L’adresse devrait inclure les renseignements sur la succursale afin que l’article soit dirigé à la bonne succursale lorsqu’il y a plusieurs installations dans une même municipalité.
Succursale
=
SUCC
Comptoir postal
=
CSP
Le nom utilisé pour la municipalité, fourni à Postes Canada, est le nom officiel en toutes lettres, l’abréviation officielle ou un nom secondaire reconnu. Ce nom ne devrait pas être traduit (p. ex., ST. JOHN’S ne se traduit pas).
Le nom de la province devrait être désigné selon l’indicatif à deux lettres. Veuillez consulter la section Indicatifs des provinces et des territoires pour en obtenir la liste complète. Les expéditeurs peuvent s’ils le désirent écrire le nom de la province en toutes lettres et entre parenthèses, p. ex., (Québec).
Les trois lettres du code postal devraient être en majuscules, et le code devrait être séparé de l’indicatif de la province par deux espaces. Il n’y a qu’un seul espace entre les trois premiers caractères et les trois derniers.
Adresses de route rurale
Figure B.3.3
L’adressage municipal est désormais en vigueur dans de nombreuses régions rurales. L’adresse municipale peut être ajoutée au-dessus de la ligne où figure la route rurale. Dans certaines régions, l’information sur la route rurale (RR) n’est plus nécessaire.
Il est souvent nécessaire d’ajouter des renseignements supplémentaires pour faciliter la livraison. (EMPLACEMENT/COMPARTIMENT, NUMÉRO DE LOT OU DE CONCESSION, adresse municipale, titre, étage, etc.) Il n’est pas recommandé d’utiliser le mot CASE pour désigner le COMPARTIMENT (COMP).
La mention route rurale est désignée selon l’abréviation à deux lettres (RR, SS, IM) suivie du numéro correspondant. Les deux éléments sont séparés par un espace. Il ne faut pas utiliser le signe #, ni l’abréviation no. Il n’y a pas de points dans les abréviations RR, SS et IM.
L’adresse devrait inclure les renseignements sur la succursale afin que l’article soit dirigé à la bonne succursale lorsqu’il y a plusieurs installations dans une même municipalité.
Succursale
=
SUCC
Comptoir postal
=
CSP
Le nom utilisé pour la municipalité, fourni à Postes Canada, est le nom officiel en toutes lettres, l’abréviation officielle ou un nom secondaire reconnu. Ce nom ne devrait pas être traduit (p. ex., ST. JOHN’S ne se traduit pas).
Le nom de la province devrait être désigné selon l’indicatif à deux lettres. Veuillez consulter la section Indicatifs des provinces et des territoires pour en obtenir la liste complète. Les expéditeurs peuvent s’ils le désirent écrire le nom de la province en toutes lettres et entre parenthèses, p. ex., (Québec).
Les trois lettres du code postal devraient être en majuscules, et le code devrait être séparé de l’indicatif de la province par deux espaces. Il n’y a qu’un seul espace entre les trois premiers caractères et les trois derniers.
Adresses de poste restante
Figure B.3.4
La mention « Poste restante » devrait être désignée par l’abréviation à deux lettres « PR ». Les signes de ponctuation sont à proscrire.
L’adresse devrait inclure les renseignements sur la succursale afin que l’article soit dirigé à la bonne succursale lorsqu’il y a plusieurs installations dans une même municipalité.
Succursale
=
SUCC
Comptoir postal
=
CSP
Le nom utilisé pour la municipalité, fourni à Postes Canada, est le nom officiel en toutes lettres, l’abréviation officielle ou un nom secondaire reconnu. Ce nom ne devrait pas être traduit (p. ex., ST. JOHN’S ne se traduit pas).
Le nom de la province devrait être désigné selon l’indicatif à deux lettres. Veuillez consulter la section Indicatifs des provinces et des territoires pour en obtenir la liste complète. Les expéditeurs peuvent s’ils le désirent écrire le nom de la province en toutes lettres et entre parenthèses, p. ex., (Québec).
Les trois lettres du code postal devraient être en majuscules, et le code devrait être séparé de l’indicatif de la province par deux espaces. Il n’y a qu’un seul espace entre les trois premiers caractères et les trois derniers.
Adresses bilingues
Figure B.3.5
Un trait noir d’au moins 0,7 mm d’épaisseur doit séparer les deux adresses.
Le dégagement de chaque côté du trait doit être d’environ 10 mm.
Adresses du personnel militaire
Le courrier destiné au personnel militaire désigne le courrier destiné au ministère de la Défense nationale, au personnel des forces armées canadiennes, aux personnes à leur charge et au personnel civil rattaché aux Forces armées canadiennes portant l’adresse d’un comptoir postal des Forces canadiennes ou d’un comptoir postal naval. Voir la section E – chapitre 12, Courrier des Forces canadiennes.
Adresses aux États-Unis d’Amérique
Les éléments de l’adresse requis par l’administration postale américaine doivent être présentés selon les normes postales américaines.
Figure B.3.6
Chaque article à destination des États-Unis doit être adressé à un particulier, une organisation ou une entreprise.
Le nom de la municipalité, écrit en toutes lettres, est le premier élément de l’avant-dernière ligne de l’adresse.
Pour désigner l’état, il est préférable d’utiliser l’indicatif à deux lettres plutôt que le nom en toutes lettres. L’indicatif figure sur l’avant-dernière ligne et est séparé du nom de la municipalité par un espace. Veuillez consulter États-Unis d’Amérique – États, territoires et possessions pour en obtenir la liste complète.
Le code postal américain, qui compte 5 ou 9 caractères, est séparé de l’indicatif de l’état par deux espaces. Si le code compte 9 caractères, un trait d’union sépare les cinquième et sixième caractères.
Le nom du pays devrait figurer seul sur la dernière ligne.
Adresses à l’étranger
Figure B.3.7
Chaque article à destination du régime international doit être adressé à un particulier, une organisation ou une entreprise. De plus, il est important que le nom du pays soit écrit correctement et en toutes lettres. P. ex., on ne doit pas abréger « ÉMIRATS ARABES UNIS » par « EAU ». Pour vérifier l’orthographe d’un nom de pays, voir la section H, Liste des destinations internationales.
Le nom du pays devrait être le dernier élément de l’adresse. Il se place sur la dernière ligne, sous le nom de la municipalité et le code postal, le cas échéant.
Postes Canada encourage tous les expéditeurs à respecter les souhaits de leurs clients en ce qui concerne la présentation des articles. Ces lignes directrices satisfont aux exigences des langues française et anglaise, car on y accepte l’utilisation d’accents, de majuscules et de minuscules, ainsi que l’écriture en toutes lettres des éléments de l’adresse et les signes de ponctuation.
Les abréviations d’unités suivantes s’avèrent les plus efficaces sur le plan technologique. Dans certains cas, l’expéditeur peut opter pour une autre abréviation pour des raisons personnelles ou autres considérations.
TYPE D’UNITÉ – FRANÇAIS
ABRÉVIATION
TYPE D’UNITÉ – ANGLAIS
ABRÉVIATION
Appartement
APP
Apartment
APT
Bureau
BUREAU
Suite
SUITE
Unité
UNITÉ
Unit
UNIT
Provinces et territoires
PROVINCE OU TERRITOIRE – FRANÇAIS
SYMBOLE
PROVINCE OU TERRITOIRE – ANGLAIS
Alberta
AB
Alberta
Colombie-Britannique
BC
British Columbia
Île-du-Prince-Édouard
PE
Prince Edward Island
Manitoba
MB
Manitoba
Nouveau-Brunswick
NB
New Brunswick
Nouvelle-Écosse
NS
Nova Scotia
Nunavut
NU
Nunavut
Ontario
ON
Ontario
Québec
QC
Québec
Saskatchewan
SK
Saskatchewan
Terre-Neuve-et-Labrador
NL
Newfoundland and Labrador
Territoires du Nord-Ouest
NT
Northwest Territories
Yukon
YT
Yukon
États, territoires et possessions – États-Unis d’Amérique
Le code postal fait partie intégrante d’une adresse postale canadienne. Il a été conçu pour faciliter le tri, tant mécanisé que manuel. Le code postal permet au client de faire le tri préliminaire de son courrier, évitant ainsi diverses opérations de tri à Postes Canada, ce qui réduit les coûts.
Structure du code postal
Le code postal est un code alphanumérique de six caractères à structure uniforme « ANA NAN », où « A » représente une lettre et « N », un chiffre. Un code postal comporte deux parties : la
« région de tri d’acheminement » et l’« unité de distribution locale ».
La région de tri d’acheminement est une combinaison de trois caractères (alpha-numérique-alpha). Elle identifie l’une des zones géographiques principales en milieu urbain ou rural.
L’« unité de distribution locale » est aussi une combinaison de trois caractères (numérique-alpha-numérique). Elle identifie la plus petite unité de distribution au sein d’une région de tri d’acheminement.
Figure B.3.8
Région de tri d’acheminement – Première partie du code postal
Appelée « région de tri d’acheminement », ou « RTA », cette partie du code postal représente une zone précise au sein d’une province ou d’une zone géographique importante. La RTA constitue le fondement du tri primaire du courrier d’acheminement.
Le premier caractère correspond à l’un des 18 districts, provinces ou zones géographiques d’importance :
Figure B.3.9
Le deuxième caractère de la RTA joue un rôle important dans la préparation du courrier, car il identifie soit
un code postal urbain : un chiffre de 1 à 9 (E2J). Le courrier portant un code postal urbain est généralement livré par un facteur ou acheminé à une boîte postale communautaire, ou
un code postal rural : chiffre 0 (zéro) (A0A). Le courrier portant un code postal rural est livré par un entrepreneur des routes rurales ou à un comptoir postal.
Conjointement avec les deux premiers caractères de la RTA, le troisième caractère (E2J) désigne une partie précise d’une ville ou d’une aire géographique.
Figure B.3.10
Unité de distribution locale – Deuxième partie du code postal
L’« unité de distribution locale », ou « UDL », formée des trois derniers caractères du code postal, permet un tri plus précis au sein d’une région de tri d’acheminement.
En milieu urbain, les trois derniers caractères peuvent désigner une section de rue (un côté d’une rue, entre deux intersections), un édifice ou, dans certains cas, un gros destinataire de courrier.
En milieu rural, lorsqu’ils sont combinés à la région de tri d’acheminement, les trois derniers caractères désignent une collectivité rurale précise.
Base de données sur les adresses et les codes postaux
La base de données des adresses et codes postaux de Postes Canada permet de déterminer ou de vérifier le code postal exact de toute adresse canadienne et de trouver la tranche complète d’adresses correspondant à un code postal. Cette base de données est offerte sous licence et est disponible au site protégé FTP de Postes Canada, sur CD-ROM ou sur cassette IBM. Les mises à jour sont effectuées tous les mois.
Une base de données sur le mode de livraison est disponible ainsi que les données sur les chefs de ménage et les données sur les chefs de ménage-Plus. On peut aussi obtenir plus d’information à l’adresse suivante : www.postescanada.ca/offerings/address_management/can/other_data-f.asp.
On peut se procurer le Répertoire des codes postaux canadiens en version papier auprès du Centre national de philatélie (1 800 565-4362), ou auprès de certains comptoirs postaux.
Il est également possible d’obtenir des codes postaux par téléphone, en composant le 1 900 565-2634 (service en français) ou le 1 900 565-2633 (service en anglais).
Le Programme d’exactitude des adresses vise à améliorer la livraison en incitant les clients à inscrire les adresses exactes sur le courrier. Chaque article doit être adressé à un particulier, à une entreprise. Dans le cas de la Médiaposte avec adresse et la Poste-catalogues les articles peuvent aussi être adressés à un descripteur non personnalisé tel que la mention « à l’occupant » ou une autre mention semblable. Chaque article doit porter une adresse complète, y compris le bureau ou l’unité, ainsi que le code postal valide se rapportant à cette adresse. Si l’adresse sur l’article est incomplète, ceci pourrait causer des délais ou faire en sorte que l’article soit retourné.
L’adressage uniforme et exact élimine la nécessité de la manutention supplémentaire ou des tentatives réitérées de livraison. Ainsi, le client profite d’un service plus efficace et à meilleur prix. L’adressage exact aide à livrer le courrier à temps chaque fois.
La participation au Programme d’exactitude des adresses est obligatoire. Ce programme s’applique à tous les envois mécanisables, au courrier préparé selon le tri préliminaire par itinéraire de facteur (TPIF) et aux envois assujettis au tri préliminaire selon le PNIA comprenant plus de 5 000 articles.
La norme d’exactitude des adresses et de 95 %. Cette norme est atteinte lorsque 95 % des adresses sont réputées valides par rapport aux renseignements figurant dans la base de données des clients. Ces résultats sont obtenus grâce à l’utilisation d’un logiciel de validation des adresses ou de validation et de correction des adresses reconnu par Postes Canada. Si le logiciel de validation des adresses ou de correction et de validation des adresses du client produit un Énoncé d’exactitude des adresses (EEA) de moins de 95 %, le tarif de l’envoi sera majoré.
Le client doit indiquer dans sa Commande (Déclaration de dépôt) le pourcentage d’exactitude des adresses et la date d’expiration de son Énoncé d’exactitude des adresses (EEA). Des frais supplémentaires seront facturés si le client omet d’indiquer le pourcentage d’exactitude des adresses et la date d’expiration de son EEA sur sa Commande (Déclaration de dépôt).
Le client doit conserver une copie valide de l’Énoncé d’exactitude des adresses (EEA) dans ses dossiers au cas où Postes Canada en demanderait une copie.
Dans le cas de la Poste-lettres à tarifs préférentiels, le Programme d’exactitude des adresses s’applique aux envois mécanisables et aux envois préparés selon le tri préliminaire à faible densité de plus de 5 000 articles, ainsi qu’aux envois préparés selon le tri préliminaire à haute densité de plus de 500 articles déposés dans un bureau avec service de facteurs. Le client qui dépose des articles courts et longs (CL) prétriés à haute densité à un bureau sans service de facteur (non desservi par des facteurs), à destination de ce même bureau, n'est pas tenu de respecter les exigences relatives à l'exactitude des adresses. Il doit toutefois se conformer à toutes les autres exigences pour se prévaloir de l'option de tri préliminaire à haute densité.
Pour obtenir de plus amples renseignements sur le Programme d’exactitude des adresses, consultez la publication Programme d’exactitude des adresses – Guide du client, dans le site Web de Postes Canada à l’adresse www.postescanada.ca/ga, ou procurez-vous un exemplaire du Guide auprès d’un représentant de Postes Canada.
Validation d’adresse, correction d’adresse et recherche de codes postaux
Postes Canada maintient une liste de logiciels reconnus de validation et de correction d’adresse, ainsi que de recherche de codes postaux.
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