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Direction de protocole et liaison avec l'étranger 2 |
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Demandes de permis de visite (DPV) – Modalités
Réf. :
A. CANFORGEN 119/02 DCDS 177 041806Z NOV 02 (sous révision)
B. OAFC 20-5
Annexes
- Le présent document a pour objet de déterminer la procédure à suivre pour les visites à l'étranger.
- Ce document remplace le document de référence B et sera utilisé jusqu'à la publication d'une nouvelle DOAD.
- Les visiteurs qui se déplacent à l'extérieur du Canada doivent obtenir, avant leur départ, une autorisation de visite du haut fonctionnaire canadien en poste à la destination. La demande d'une telle autorisation est appelée une DPV. L'objectif de la DPV est de permettre au MDN d'obtenir, pour la visite, une autorisation officielle du pays de destination.
DÉFINITIONS
HAUT FONCTIONNAIRE CANADIEN : Le haut fonctionnaire canadien est le citoyen canadien qui, en poste dans le pays de destination, communique avec celui-ci afin d'obtenir une autorisation pour la visite demandée. Habituellement, ce citoyen est l'attaché ou le conseiller de Défense du Canada, ou le représentant du ministère des Affaires étrangères et du Commerce international en poste dans le pays de destination.
VISITEUR : Un visiteur est une personne d'un des groupes suivants : un membre des Forces canadiennes, un employé civil du MDN, un civil travaillant pour le MDN (p. ex., un entrepreneur) ou un représentant d'une agence ou d'installations gouvernementales, ou encore un représentant d'une entreprise du secteur de la défense ou d'une société industrielle.
Les entrepreneurs principaux ou les sous-contractants qui visitent des industries étrangères pour discuter de renseignements ou de biens " classifiés/protégés " connexes à un contrat, à un programme ou un projet en cours ou dans le cadre d'activités précontractuelles (pour lesquelles le MDN est le client), doivent remplir un autre formulaire de demande de permis de visite que l'on peut trouver sur le site Web de TPSGC - page de la Direction de la sécurité canadienne et internationale (DSICI), à l'adresse www.ciisd.gc.ca, à l'option " Formulaires - Demande de visite ". Ce formulaire doit être transmis à la section des visites de la DSICI.
GÉNÉRALITÉS
- Les visiteurs qui, à titre de représentants du MDN, prévoient de se déplacer à l'extérieur du Canada doivent obtenir, avant leur départ, deux autorisations distinctes. D'abord, ils doivent se procurer une autorisation de niveau 1 et le financement nécessaire au déplacement. Ensuite, ils doivent obtenir l'autorisation de se rendre dans un endroit particulier, à l'extérieur du Canada, en suivant les modalités expliquées dans le présent document.
- Les demandes de visite adressées aux unités déployées plutôt être faites à l'aide du document cité à la Réf. A.
- Tout membre participant soit à une mission opérationelle ou un exercice international n’a pas besoin d’un DPV. L’autorité pour ces visites est obtenue durant les procédures de pré-deployment.
EXIGENCE
- Les visiteurs qui font une demande de permis de visite (DPV) doivent remplir l'annexe appropriée et la transmettre par voie électronique à l'adresse indiquée au paragraphe 9.
FORMULAIRE
- Afin d'accélérer le processus d'approbation, toutes les DPV doivent être soumises par voie électronique en format MS Word à l'aide de l'annexe appropriée située au bas du présent site Web. Pour les voyages à destination de tous les pays, à l'exception du Royaume-Uni, utilisez l'annexe A. Pour les voyageurs à destination du Royaume-Uni, utilisez l'annexe B. D'autres méthodes de communication (p., ex., par télécopieur) ne peuvent être utilisées que dans des cas exceptionnels.
- Les visiteurs qui se dirigent uniquement vers les États Unis (É-U) ou vers le Royaume Uni (RU) doivent transmettre par voie électronique leur DPV directement au coordonateur responsable de leur destination en utilisant l'hyperlien correspondant aux É-U ou au R-U. En cliquant sur l'hyperlien, un courriel adressé à l'unité appropriée sera automatiquement généré. Notez qu'une copie pour information sera automatiquement envoyée au DPLE 2. Les visiteurs qui voyagent à destination de tout autre pays ou de plus d'un pays (p. ex., les É-U et l'Espagne), doivent transmettre par courriel leur DPV en utilisant l'hyperlien " DPLE 2 ". Votre DPV sera ensuite transmise au bureau approprié par le DPLE 2.
- Si c'est une visite en France, il faut alors remplir également l'appendice 1 et le soumettre avec l'annexe A.
AUTORISATIONS D'ENSEMBLE
- Si des visites fréquentes par la même personne à la même destination sont prévues à l'avance, le BPR peut demander un permis d'une durée de douze (12) mois. L'utilisation d'une DPV de 12 mois permet de raccourcir les délais d'autorisation du pays hôte. Toutefois, les visiteurs doivent toujours présenter une DPV dûment remplie avant chaque visite (à l'exception des É.-U.).
- Cette DPV est identique à celle de l'annexe A, à l'exception des dates des visites. Le titre de cette DPV doit être « DPV de 12 mois ».
DÉLAIS
- Les délais pour la présentation des DPV varient pour chaque pays. Ils figurent à la section 13.
- Les délais pour la présentation des DPV sont de 30 jours avant la date de la visite à moins d'avis contraire. Les pays nommés ci-après ont établi des délais minimums que les visiteurs doivent respecter :
- Égypte – 60 jours;
- France (visites non classifiées) – 45 jours;
- France (visites classifiées) – 60 jours;
- Afrique du Sud – 90 jours;
- Espagne – 60 jours;
- Turquie – 90 jours;
- États-Unis d'Amérique (visites non classifiées) – 35 jours (sauf exceptions – voir l'appendice 1);
- États-Unis d'Amérique (visites classifiées) – 45 jours.
- Il peut parfois arriver qu'il ne soit pas possible de respecter les délais prévus dans cette directive. Cependant, de pareils cas doivent être réduits au minimum, et il faut inclure dans la DPV (para 10 de l'annexe A et para 11 de l'annexe B) les raisons motivant le court préavis.
MODIFICATION D'UNE VISITE
- Dans le cas où une visite prévue est annulée ou reportée, le coordinateur de la visite doit en aviser immédiatement le haut fonctionnaire canadien ainsi que l'entité qui attend le visiteur, et les faire part des nouvelles dates de la visite.
COORDINATION DES VISITES
- Lorsqu'il y a plus d'un visiteur, on doit désigner un coordonnateur de la visite pour qu'il s'occupe des démarches connexes. Dans ce cas, il faut soumettre une seule DPV. Tous les renseignements relatifs aux visiteurs doivent être consignés dans la même demande. Dans la mesure du possible, tous les membres de l'équipe doivent voyager ensemble et arriver en même temps.
SÉCURITÉ
- Tous les visiteurs pour lesquels il est nécessaire de transmettre à un pays étranger au moins la cote de sécurité " très secret " doivent envoyer leurs demandes à l'adresse " +NSC Sec Inquiries@DCDS DG INT@Ottawa-Hull ".
Lorsque le pays hôte demande la certification d'une cote de sécurité " Secret " ou d'un niveau moindre, il revient au surveillant de la sécurité de l'unité du militaire de fournir la confirmation de l'habilitation.
AFFAIRES
- Les demandes personnelles, notamment les réservations d'hôtel et d'avion, sont la responsabilité du demandeur et ne seront pas traitées dans le processus de DPV.
RÉPONSE
- Dès que le pays de destination fournit une réponse à la DPV, le haut fonctionnaire canadien la fait parvenir directement, par courrier électronique, au coordinateur de la visite.
AVIS D'AUTORISATION DE VISITE
- Les visiteurs qui ont reçu une invitation d'une instance militaire étrangère sont aussi tenus d'obtenir deux autorisations différentes avant leur départ, conformément au paragraphe 4. Il y a une seule différence en ce qui concerne les renseignements nécessaires pour la DPV. La rubrique " objet " de leur DPV change et devient : Avis d'autorisation de visite (AAV).
- Les AAV servent à informer le haut fonctionnaire canadien de la visite à venir. L'approbation du pays hôte n'est pas nécessaire, vu que celui-ci est déjà au courant de la visite. Le haut fonctionnaire canadien enverra au demandeur un accusé de réception de l'AAV.
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