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Directive ministérielle concernant le traitement des renseignements personnels
sous la responsabilité du MDN et des FC dans le cadre des enquêtes de l'Ombudsman
- L'Ombudsman est nommé en vertu de l'article 5 de la Loi sur la
défense nationale en vue d'accomplir certaines tâches et d'exercer
certaines fonctions au nom du ministre de la Défense nationale. Ces tâches
et fonctions particulières sont énoncées à l'article 3 des Directives
ministérielles.
- L'Ombudsman et ses délégués peuvent demander directement aux personnes
travaillant au sein du MDN et des FC de leur faire parvenir des documents et
des renseignements, y compris des renseignements personnels, requis aux fins
d'une enquête de l'Ombudsman sans avoir recours à la Loi sur l’accès
à l’information ni à la Loi sur la protection des renseignements
personnels et sans que la réponse à ces demandes soit traitée en vertu de
ces Lois.
- Dans les cas où l'Ombudsman doit obtenir des renseignements personnels
recueillis par le MDN et les FC pour mener une enquête, on reconnaît que, en
vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels,
l'enquête de l'Ombudsman représente un usage compatible avec les fins auxquelles
les renseignements ont été recueillis, conformément à l'alinéa 7a) de la Loi
sur la protection des renseignements personnels.
- Le Bureau de l'Ombudsman demandera par écrit, de façon suffisamment
détaillée, les renseignements et les documents requis directement à la personne
responsable des documents. La demande énoncera que les documents serviront aux
fins d'une enquête et expliquera pourquoi les renseignements et les documents
demandés sont requis pour mener l'enquête. Le responsable du MDN et des FC qui
reçoit la demande de renseignements devra immédiatement répondre au Bureau de
l'Ombudsman et recueillir tous les documents et les renseignements requis afin
que le personnel de l'Ombudsman puisse mener un examen initial « sur place ».
L'examen permettra au personnel de l'Ombudsman d’identifier les documents
requis pour mener l'enquête. Il est entendu que la reproduction ou la
transcription de documents au cours de l'examen sur place est interdite.
- À la suite de l'examen initial sur place, les personnes responsables
des documents et des renseignements au MDN et aux FC passeront en revue les
documents et pourront expurger tout renseignement personnel qui, selon elles,
n'est pas lié à l'enquête; elles feront parvenir les documents expurgés au
personnel de l'Ombudsman dans les 14 jours ouvrables après que celui-ci les
ait identifiés comme requis aux fins d'une enquête. Les responsables peuvent
consulter des experts compétents au sein du MDN et des FC, notamment le DAIPRP
, s'ils ont besoin d'aide et de conseils.
- Si les responsables des documents croient que des renseignements
personnels doivent être expurgés des documents requis avant de les faire
parvenir au Bureau de l'Ombudsman, ils doivent fournir une description générale
du type de renseignement expurgé, en plus des motifs expliquant leur décision
de les expurger.
- Si le personnel de l'Ombudsman n'est pas certain que les renseignements
personnels ont été expurgés pour des motifs valables ou qu'il croit que les
renseignements expurgés sont nécessaires à l'enquête, il communiquera avec le
DAIPRP pour avoir l'occasion d’examiner les renseignements expurgés. Si,
après avoir examiné les documents, le personnel de l'Ombudsman croit toujours
que les renseignements expurgés sont requis aux fins de l'enquête, il fournira
au DAIPRP les motifs pour lesquels il requiert les renseignements.
- Si le DAIPRP est d'accord avec les observations du personnel de
l'Ombudsman, il fournira sans tarder les renseignements expurgés. Si le DAIPRP
n'est pas d’accord avec l'évaluation du personnel de l'Ombudsman selon
laquelle les renseignements sont requis aux fins de l'enquête, il enverra un
rapport écrit à l'Ombudsman dans un délai de 14 jours ouvrables. Le rapport
énoncera de façon spécifique le type de renseignement qui a été expurgé ou
retenu et les motifs pour lesquels le DAIPRP n’est pas d’accord
avec le personnel de l'Ombudsman. Ce rapport permettra à l'Ombudsman d'évaluer
si ces renseignements expurgés sont bel et bien requis aux fins de l'enquête.
Par la suite, l'Ombudsman pourra déterminer quelles mesures il entend prendre
dans le cadre de son mandat.
- Lorsque le plaignant donne son consentement à l'Ombudsman pour
consulter les renseignements personnels le concernant, le personnel de
l'Ombudsman peut obtenir le dossier médical, le dossier personnel et la fiche
dentaire du plaignant. De plus, l'Ombudsman peut avoir directement accès à
tout autre dossier qui ne contient que les renseignements personnels
concernant le plaignant par l'entremise du MDN et des FC, sans que l'on
mène un examen approfondi dans le cadre du processus décrit dans la présente
Directive.
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