Fonds des partenariats
Culture canadienne en ligne
Guide du demandeur
Automne 2004

Date limite pour la présentation des déclarations d'intérêt : 8 novembre 2004 (Pour les contributions financières à verser au cours de l'exercice financier 2005-2006)

Table des matières

• Partie I - Information sur le programme
  1. Objectifs
  2. Qui sont les partenaires?
  
  
• Partie II - Appel 2005-2006 de Déclarations d'intérêt (DI)
  1. Processus de soumission d'une Déclaration d'intérêt (DI)
  2. Processus de sélection
     1. Phase 1
     2. Phase 2
  3. Évaluation de la Déclaration d'intérêt(DI) (Phase i)
     1. Vérification de l'admissibilité
     2. Évaluation de la DI
  4. Conditions de financement
  
  
• Partie III - Préparation de la Déclaration d'intérêt (DI)
  1. Généralités
  2. Contenu de la déclaration d'intérêt
  
  
• Annexe A - Modèle de budget

Partie I - Information sur le programme

1. Objectifs

Le principal objectif du Fonds des partenariats est de mettre les Canadiens et les Canadiennes en contact, par l'entremise de l'Internet et dans les deux langues officielles, avec les richesses de leur patrimoine national que sont les collections culturelles détenues par les organismes culturels provinciaux, municipaux et locaux. Le fonds facilitera un accès significatif et direct à un contenu qui aidera les gens, en particulier les jeunes et les adultes cherchant à élargir leurs connaissances, à saisir le Canada dans toute sa diversité.

Par l'entremise du Fonds des partenariats, Culture canadienne en ligne (CCE) financera des projets innovateurs de grande qualité présentés par des établissements ou des organismes œuvrant dans le secteur du patrimoine culturel, et s'organisant en « partenaires ». Le résultat attendu dans le cas de chaque projet sera un site Web ou un autre produit Internet mettant en valeur une collection de ressources culturelles existantes. La matière sera bien expliquée, elle suscitera l'intérêt, et sa consultation sera facile. En outre, on souhaite fortement que les enseignants et les élèves puissent disposer de ressources d'apprentissage complémentaires au sujet de la collection, notamment des plans de leçon conformes aux programmes d'études ou encore des activités, des questionnaires et des jeux pour les élèves.

2. Qui sont les partenaires?

Dans le contexte du Fonds des partenariats, un partenaire peut être un particulier, un organisme, un établissement public ou une entreprise privée qui fournit, sans frais pour le demandeur ou à un prix considérablement réduit, de la matière, des services ou du matériel, nécessaires à la réalisation du projet.

Pour qu'un particulier ou une personne morale puisse être considéré comme un partenaire, sa participation à la réalisation du projet doit être effective et constituer un apport original. Les organismes de financement, les commanditaires ou les donateurs sont considérés comme des sources de financement, et non comme des partenaires.

Les demandeurs pourraient, par exemple, s'associer aux types de partenaires suivants :

• organismes sans but lucratif œuvrant dans le secteur culturel ou dans le secteur du patrimoine,
• entreprises spécialisées dans la préparation de sites Web,
• techniciens experts ou contractuels,
• conseillers pédagogiques ou enseignants,
• écoles ou commissions scolaires,
• musées,
• bibliothèques,
• archives,
• sociétés historiques.

Tout partenaire doit s'engager à participer au projet en signant un accord de partenariat qui contient les renseignements suivants sur sa contribution :

• durée du partenariat,
• valeur de sa contribution en argent;
• valeur de sa contribution en nature;
• collection ou contenu à diffuser;
• expertise ou services devant être fournis.

Partie II - Appel 2005-2006 de Déclarations d'intérêt (DI)

Certains sujets peuvent être privilégiés dans le choix des projets, conformément aux priorités du ministère du Patrimoine canadien. Actuellement, le Ministère cherche en particulier des projets de présentation de contenu en ligne portant sur au moins un des sujets suivants :

• Culture et art contemporains au Canada;
• Histoire et culture autochtones;
• Histoire et culture francophones;
• Diversité culturelle canadienne (incluant du contenu issu des minorités canadiennes).

Dans un effort destiné à augmenter la présence du français sur l'Internet, environ cinquante pour cent des contributions financières issues de CCE seront accordées au contenu français. Par conséquent, on privilégiera les projets soumis au Fonds des partenariats qui comprendront un certain pourcentage de contenu original en français.

Le ministère du Patrimoine canadien souhaite aviser les organismes qui veulent présenter une demande de contribution financière pour un projet à réaliser au cours de l'année 2005-2006 que le financement de ce programme au-delà du 31 mars 2005 n'a pas été encore confirmé et ne peut donc être garanti.

1. Processus de soumission d'une Déclaration d'intérêt (DI)

• Le demandeur doit soumettre une déclaration d'intérêt (DI) contenant l'information et les documents voulus sur le projet proposé.

• Au départ, le demandeur devrait consulter le Centre de ressources pour les demandeurs, ou envoyer un message par courriel de manière à obtenir tout ce qui est nécessaire.

• Les déclarations d'intérêt doivent être envoyées par la poste ou par service de messagerie au plus tard le 8 novembre 2004, le cachet de la poste faisant foi, à l'adresse ci-dessous :

  Culture canadienne en ligne
  25, rue Eddy, 3è étage
  Gatineau (Québec)
  K1A 0M5
  1 866 900-0001
  ccop-pcce@pch.gc.ca

2. Processus de sélection

A. Phase 1

• L'admissibilité des déclarations d'intérêt contenant l'information et les documents voulus sera évaluée par le Ministère. Ensuite, les DIs seront évaluées par un comité de pairs qui les classeront selon les critères décrits plus loin.

B. Phase 2

• À la suite de l'évaluation par le comité de pairs, les demandeurs ayant soumis les meilleures déclarations d'intérêt selon les critères d'évaluation énoncés seront invités par le Ministère à faire une demande détaillée à l'intérieur d'un délai prescrit.

• La demande détaillée devra comprendre le plan de travail complet du projet, la stratégie du demandeur pour garantir l'accessibilité de son contenu aux Canadiens et aux Canadiennes ayant un handicap, sa stratégie de développement Web, ses accords de partenariat signés, une prévision des mouvements de trésorerie du projet, ses plans pour en assurer la viabilité et pour en faire la promotion ainsi que tout autre renseignement jugé pertinent.

• Suite à une analyse complète de l'information reçue et, compte tenu des sommes disponibles, le Ministère prendra la décision d'accepter ou de rejeter chacun des projets, décision qui sera communiquée par écrit au demandeur.

3. Évaluation de la Déclaration d'intérêt(DI) (Phase I)

A. Vérification de l'admissibilité

Un agent de programme fera une vérification initiale de l'admissibilité du demandeur et de son projet en examinant la déclaration d'intérêt. Seules les déclarations d'intérêt comprenant toute la documentation requise et démontrant clairement qu'elles rencontrent tous les critères d'admissibilité passeront à l'étape suivante. Si une déclaration d'intérêt ne répond pas à tous ces critères d'admissibilité, son évaluation prendra fin dès cette première étape.

Les demandeurs doivent appartenir à l'une des catégories suivantes :

• Établissements canadiens enregistrés ou constitués en société sans but lucratif qui œuvrent dans le secteur du patrimoine culturel;
• Établissements d'enseignement public (universités, collèges, écoles publiques, etc.);
• Gouvernements autochtones, municipalités et administrations régionales;
• Organismes relevant d'un gouvernement provincial ou territorial.

Ne sont pas admissibles au Fonds des partenariats :

• Institutions et sociétés d'État fédérales;
• Gouvernements provinciaux ou territoriaux;
• Entreprises privées. Néanmoins, les entreprises privées peuvent s'associer, comme partenaires, à un demandeur admissible.

Veuillez noter que tout ancien demandeur doit s'être dûment conformé à ses obligations liées aux accords de contribution signés antérieurement avec le PCCE.

Les projets doivent :

• avoir été reçus au Ministère ou envoyés au plus tard le 8 novembre 2004, le cachet de la poste devant indiquer cette date ou une date antérieure,
• être issus d'un partenariat dirigé par un demandeur admissible et confirmé par des accords de partenariat écrits. Les conditions d'admissibilité des partenaires sont fournies au chapitre 2,
• prévoir la réalisation de contenu Internet à partir de collections culturelles existantes pouvant être présentées dans au moins une des langues officielles du Canada,

Note : Bien que la présentation du contenu doive se faire dans l'une des langues officielles du Canada, les organismes autochtones et d'autres communautés culturelles sont invités à présenter du contenu dans leur propre langue, en plus de le présenter en anglais et/ou en français.

• n'imposer aucun frais pour l'accès à ses collections sur Internet,
• démontrer que le demandeur, ses partenaires et ses autres sources de financement fournissent, sous forme de contribution en argent ou en nature, un minimum de 25 % des coûts admissibles nécessaires à la réalisation du projet,
• ne pas demander de contribution supérieure à 500 000 $.

B. Évaluation de la DI

Un comité de pairs, composé d'experts indépendants en création et diffusion de la culture en ligne, évaluera toutes les déclarations d'intérêt jugées admissibles en fonction des critères suivants :

1. Critères généraux (50 %)
   • La collection proposée appartient à l'une des catégories favorisées par le Ministère dans le cadre du présent appel de déclarations d'intérêt (DI) : culture et art contemporains au Canada; histoire et culture autochtones; histoire et culture francophones; diversité culturelle canadienne (y compris du contenu issu des minorités).
   • La collection est importante pour la population canadienne, ce qui rend sa diffusion sur l'Internet d'autant plus justifiable (compte tenu des avantages qui en résulteront, et des incidences pour la population canadienne).
   • La collection numérisée servira à la diffusion d'une présentation captivante.
   • La collection sera mise en valeur par des moyens créatifs et novateurs. Elle offrira un caractère propre à susciter l'intérêt interactif (p.ex., sons, images, animations, activités interactives).
   • La collection aura un caractère unique et ne reproduira pas de contenu qui soit déjà diffusé ailleurs sur l'Internet.
   • Le demandeur s'est assuré que la collection pourra être diffusée sur l'Internet en respectant les droits d'auteur. Le demandeur doit indiquer si le contenu est du domaine public ou encore si la permission a été obtenue ou sera obtenue au cours de la réalisation du projet de la part de ceux qui détiennent les droits d'auteur. Il doit préciser comment il compte obtenir les permissions restantes, le cas échant.
   
   
2. Interprétation pour les jeunes (30 %)
   • o Le projet prévoit la diffusion sur l'Internet de matière intéressant un public jeune par exemple en mettant en ligne des ressources didactiques et des jeux éducatifs interactifs qui pourront être employés de concert avec la collection et qui s'adresseront à des élèves d'un degré scolaire particulier.
   • o Si le demandeur prévoit que sa collection sera accompagnée de ressources didactiques, il créera des liens avec des écoles et des enseignants pour mettre ces ressources à l'essai avant de les diffuser, notamment à l'aide de groupes échantillons.
   
   
3. Diffusion du français (20 %)
   • Le projet comprend la diffusion de contenu, de sujets ou de thèmes dont la langue d'origine est le français.
   • Le projet comprend la traduction en français du contenu et de l'interface Web si ceux-ci sont au départ en anglais ou dans une autre langue.

Le comité des pairs évaluera les déclarations d'intérêt selon chacun des critères ci-dessus. Si un demandeur ne fournit pas par écrit les explications montrant comment son projet rencontre un critère donné, il obtiendra la note de zéro pour ce critère. Les projets seront classés en fin de compte selon la note totale qui leur sera accordée pour tous les critères d'évaluation.

4. Conditions de financement

Les demandeurs dont les projets auront été retenus recevront une lettre de la ministre du Patrimoine canadien leur indiquant qu'elle a approuvé une contribution à leur intention. Ils devront alors signer un accord de contribution, qui est un contrat ayant une valeur légale. Les responsabilités du bénéficiaire de la contribution et du Ministère sont indiquées dans l'accord de contribution. Une fois la contribution approuvée, aucun changement substantiel ne peut être apporté au projet sans le consentement préalable du Ministère. Le versement des sommes prévues peut nécessiter des vérifications de la comptabilité et des dossiers du bénéficiaire ou la production des pièces justificatives, selon les circonstances, y compris une vérification finale. Ces sommes doivent être utilisées uniquement pour les fins décrites dans la lettre d'approbation signée par la ministre du Patrimoine canadien et dans l'accord de contribution. Toute somme utilisée à d'autres fins devra être remboursée au Ministère. Les bénéficiaires des contributions devront se plier aux « Normes et lignes directrices techniques pour les initiatives financées par CCE », qui peuvent être téléchargées à partir du Centre de ressources pour les demandeurs.

Les demandeurs qui entreprennent la réalisation des phases préliminaires d'un projet pendant que le Ministère est en train d'évaluer leur demande le font à leurs propres risques. Si une contribution est approuvée, des sommes pourront être versées uniquement si elles correspondent à des dépenses faites pendant l'année financière visée (du 1er avril au 31 mars).

Le ministère du Patrimoine canadien s'attend à ce que les bénéficiaires de ses contributions mentionnent publiquement l'assistance qui leur est accordée. Les contribuables canadiens peuvent ainsi savoir comment leur argent est dépensé et prendre conscience de l'utilité des programmes comme Culture canadienne en ligne sur les plans social et économique.

Partie III - Préparation de la Déclaration d'intérêt (DI)

1. Généralités

Voici comment préparer une bonne déclaration d'intérêt :

• Suivez attentivement les instructions. Seront étudiées uniquement les DIs répondant clairement à toutes les exigences d'admissibilité, avec documents connexes à l'appui.
• Indiquez la somme rattachée à chaque élément du budget de votre projet en précisant dans chaque cas si le financement est ferme ou s'il reste à confirmer. Calculez soigneusement le montant maximal pouvant être fourni par Culture canadienne en ligne pour chaque catégorie de dépense en vous servant du modèle de budget fourni.
• Limitez la longueur de votre description de projet à 6 pages dactylographiées plus le budget et le Formulaire général de demande de financement. La taille de la police de caractères devrait être d'au moins 10 points et les feuilles devraient être paginées. Toute information supplémentaire devrait être mise dans des annexes.
• Soumettez votre déclaration d'intérêt en TROIS (3) exemplaires.
• Pour que CCE puisse photocopier facilement votre déclaration d'intérêt, ne la reliez pas.

2. Contenu de la déclaration d'intérêt

Toute DI pour le Fonds des partenariats doit comprendre les éléments suivants :

1. Formulaire général de demande de financement dûment rempli et signé.
2. Titre du projet (dans les deux langues officielles si le projet est bilingue).
3. Objectifs et résultats escomptés du projet :
   1. Décrivez la place du projet dans votre mandat et vos objectifs;
   2. Définissez le public visé par le projet et explique comment il sera adapté aux particularités et besoins de ce public.
4. Description du projet et de la collection qui sera mise en ligne, y compris la quantité et la nature de son contenu (photos, enregistrements sonores, etc).
5. Démonstration de la conformité du projet avec chacun des critères d'évaluation contenus dans la section 3-B. Cette démonstration doit porter sur tous les éléments constituant chaque critère. Les sections et les sous-sections de la déclaration d'intérêt doivent être numérotées de la même manière que la liste des critères.
6. Budget du projet préparé selon le modèle fourni à l'annexe A.

Annexe A - Modèle de budget

Instructions pour le budget

Le modèle de budget ci-dessus est simplement un exemple pour montrer les détails et le genre de catégories à inclure. Les catégories peuvent différer de celles qui sont indiquées dans le modèle, selon les particularités du projet. La DI doit montrer que le projet sera terminé au plus tard le 31 mars 2006; elle doit porter sur la période correspondant à l'année financière fédérale. Aucune dépense après cette date ne pourra être remboursée dans le cadre de CCE.

Note 1 Le ministère du Patrimoine canadien remboursera jusqu'à 75 % des dépenses suivantes : recherche et préparation des collections; numérisation de la collection; préparation des ressources didactiques; promotion. (Numéros 1 à 4 dans le tableau.)

Note 2 Le ministère du Patrimoine canadien remboursera jusqu'à 10 % des coûts suivants : dispositif technologique particulier au projet (ce qui peut comprendre notamment l'achat ou la location de matériel, l'achat de logiciels spécialement pour le projet ainsi que la maintenance des serveurs ou l'hébergement du site Web); formation et perfectionnement nécessaires pour le projet. (Numéro 5 dans le tableau)

Note 3 Les contributions du demandeur, des partenaires et des autres sources de financement, qui peuvent être versées en argent ou en nature, doivent atteindre au moins 25 % du montant total des dépenses admissibles à effectuer pour réaliser le projet. Cette exigence est une condition d'admissibilité du projet.

Note 4 Le terme « en nature » désigne les biens et les services fournis par une des parties concernées (sans attendre quelque traitement de faveur que ce soit en retour). Ces contributions doivent être essentielles à la réalisation du projet et doivent être admissibles selon les conditions du programme. Sans la contribution, le demandeur serait obligé de payer pour les biens ou les services en question (ce qui signifie que le temps consenti par des bénévoles ne constitue pas une contribution en nature). Pour qu'une contribution en nature soit jugée admissible, le demandeur doit en indiquer la juste valeur marchande, preuve écrite à l'appui. Par exemple, si le demandeur peut normalement bénéficier d'un tarif préférentiel pour des biens ou des services, la juste valeur marchande est calculée à partir de ce tarif préférentiel, et non à partir du tarif normal.Si un bien faisant partie d'une contribution peut théoriquement générer des recettes, mais qu'il n'en a rapporté aucune dans les faits et que rien ne permet de démontrer qu'il aurait encore des possibilités à cet égard pour l'avenir, alors la valeur de ce bien ne peut pas être sa pleine valeur originale.Si le donateur est susceptible de profiter directement de la réalisation du projet, sa contribution ne peut pas avoir la même valeur que si elle était faite par un donateur qui ne pourrait pas tirer profit du projet. Le demandeur peut fournir, à titre de pièces justificatives démontrant la valeur des contributions en nature, des évaluations professionnelles indépendantes, un reçu aux fins de l'impôt remis au donateur ou encore une estimation juste de la valeur de biens ou de services semblables faite par un appel d'offres ou une demande de soumissions sur le marché.

Note 5 Les honoraires versés aux contractuels ainsi que la rémunération des employés pour la réalisation du projet doivent être comptabilisés séparément des frais de déplacement.

Note 6 Dépenses non admissibles

• Production de cédéroms (sauf à des fins de promotion)
• Développement de pellicules photographiques ou cinématographiques
• Entreposage de matériel (dans des contenants à l'épreuve des acides, sur des étagères)
• Maintenance ou mise à jour du site Web
• Préparation ou impression de ressources didactiques qui ne sont pas offertes dans l'Internet.
• Frais généraux tels que dépenses d'exploitation habituelle, loyer, téléphone, fournitures de bureau
• Rémunération du personnel pour le temps consacré à autre chose qu'au projet.