Analyse de l'environnement du RCIP : Méthodologie et constatations

I. Introduction

Le présent article porte sur la méthodologie de l'analyse de l'environnement que le RCIP a établie avec l'aide de Pricewaterhouse Coopers (PwC) et décrit les faits saillants d'un sondage afférent effectué en juin 2005. Nous entendons par la présente communiquer les résultats de l'expérience aux membres du RCIP ainsi qu'à la communauté muséale, certains établissements participant déjà à des activités d'analyse de l'environnement. La publication de l'article constitue la première initiative du RCIP en vue de diffuser et de promouvoir la pratique de l'analyse de l'environnement auprès de ses membres. Des initiatives futures, comme la diffusion au grand public de parties de l'analyse de l'environnement du RCIP, et la création d'un didactiel en ligne, sont examinées à la fin du présent document.

L'analyse de l'environnement consiste à identifier, à analyser et à employer de l'information sur les événements, tendances et rapports liés à l'environnement externe d'un organisme . Les connaissances acquises dans le cadre de l'exercice aide à la prise de décisions stratégiques. L'analyse de l'environnement est courante dans le secteur privé, mais est relativement nouvelle dans le secteur public. La conception et la direction d'analyses de l'environnement dans le secteur public posent des défis particuliers en raison des nombreuses exigences et de l'hétérogénéité du public desservi. Étant donné les avantages potentiels des analyses de l'environnement, le RCIP a chargé Pricewaterhouse Coopers (PwC) de mettre au point une méthodologie d'analyse de l'environnement et de diriger un sondage à cet égard.

II. Objectifs

Le RCIP a défini trois grands objectifs dans l'adoption de la pratique de l'analyse de l'environnement :

1. Mieux comprendre les besoins des divers publics que le RCIP dessert – notamment les membres du RCIP – et continuer de proposer des services à valeur ajoutée, 2. Mieux comprendre la demande de produits et services du RCIP, plus particulièrement dans le domaine de l'enseignement, 3. Étayer et perfectionner la prise de décisions stratégiques au RCIP grâce à une saisie et une analyse améliorées des données et de l'information.

Ces objectifs viendront sous-tendre la méthodologie et, ultimement, l'analyse.

III. Méthodologie de l'analyse de l'environnement : Principes clés

La méthodologie mise au point pour l'analyse de l'environnement repose sur des principes clés qui régissent l'acquisition et l'utilisation de l'information. Plutôt que de décrire de façon détaillée les instructions particulières sur la façon d'effectuer une analyse de l'environnement, la méthodologie se limite à exposer et à expliquer les principes qui doivent être respectés afin d'assurer le succès de l'analyse en question. Cette démarche, plus souple, permet l'évolution du processus. La méthodologie décrit aussi les principaux défis liés à l'analyse de l'environnement dans le secteur public, c'est-à-dire réussir à effectuer une analyse ciblée et significative malgré l'étendue nécessairement vaste du principe de reddition des comptes (grand public, Parlement et intervenants) qui s'applique à toute entité du secteur public fédéral.

Si la méthodologie est conçue pour extraire une information gérable et bien circonscrite, et pour employer celle-ci d'une façon ciblée en vue d'une prise de décisions stratégies, il est alors possible de gérer beaucoup des défis liés à ce genre d'exercice dans le secteur public. C'est pourquoi la méthodologie porte à la fois sur la façon d'employer l'information et sur la manière d'en faire la collecte.

Voici les principes clés mis au point pour l'analyse de l'environnement du RCIP :

1. Lier technologie, recherche et planification stratégique dans un système d'analyse officiel.

La technologie, la recherche et la stratégie sont les éléments clés de l'analyse de l'information dans tout organisme, quel qu'il soit. La technologie est un outil de recherche car elle sert à la collecte de l'information ; puis à l'étape de la planification stratégique, on s'assure que l'information, une fois colligée, est employée à bon escient. Le RCIP doit s'assurer que ces trois éléments sont réunis et harmonisés pour l'analyse de l'environnement. Tout ceci est essentiel afin que l'analyse soit effectuée de façon structurée et ciblée et pour que toutes les constatations et les recommandations soient communiquées aux décisionnaires appropriés de l'organisme.

2. Charger des experts à l'interne de l'analyse de l'information et de la définition de son contexte organisationnel.

Pour être utile, l'information recueillie dans le cadre de l'analyse de l'environnement du RCIP doit être analysée et gérée par des spécialistes dans l'organisme. La méthodologie recommande l'emploi de produits de collecte automatisée de l'information comme les lecteurs de nouvelles qui rejetteront toute information inutile.

3. S'assurer que toute l'information recueillie progresse dans une boucle décisionnelle officielle.

L'analyse de l'environnement n'est utile que dans la mesure où l'information recueillie est bien utilisée. Nous revenons ici à l'élément de planification stratégique évoqué au point 1. Le RCIP doit s'assurer que l'information recueillie est communiquée aux bonnes personnes et qu'elle sert à la prise de décisions stratégiques. Beaucoup d'organismes décentralisent la collecte, le classement et l'analyse de l'information, et les confient à des unités précises. L'information est ensuite diffusée dans l'organisme et enfin stockée en un point central. Pour respecter ce principe, le RCIP doit s'assurer que l'information peut servir à la prise de mesures concrètes.

4. Mettre sur pied des équipes d'étude chargées de gérer les besoins en information spécialisée.

Comme l'analyse de l'environnement recense les domaines où des programmes ou services peuvent être établis par l'organisme, il devient nécessaire de cibler des enjeux précis. Lorsque le RCIP définit ces enjeux par l'analyse de l'environnement, il y a alors lieu de mettre sur pied des équipes d'étude chargées de ces enjeux bien précis plutôt que de simplement les ajouter au processus ordinaire d'analyse de l'environnement. C'est ainsi qu'on s'assure que ces enjeux reçoivent toute l'attention nécessaire et qu'ils n'enlèvent rien aux ressources courantes. Ces équipes doivent se composer de spécialistes du domaine.

5. Distiller l'information pour en arriver à son essence et la diffuser de manière ciblée.

Le RCIP doit s'assurer que l'information recueillie dans le cadre de l'analyse de l'environnement se présente par segments facilement assimilables et bien résumés. Ainsi, l'analyse de l'environnement fournira à l'organisme et à ses intervenants une information utile et pouvant donner lieu à des mesures concrètes. Grâce à ce protocole, l'information peut être plus facilement présentée aux décisionnaires clés.

6. Consulter les réseaux de l'organisme.

Comme la nature des données recueillies pendant l'analyse de l'environnement peut varier – données brutes, sondages d'opinion publique, information étayée et information anecdotique –, l'organisme devrait avoir recours à ses réseaux sociaux pour obtenir des données. Dans le cas du RCIP, ceci signifie qu'il doit solliciter et demander de l'information non seulement à l'interne, mais aussi auprès de ses membres et des intervenants.

7. Établir des partenariats du savoir avec les membres, clients, utilisateurs et autres intervenants ou partenaires.

Ce principe découle du numéro 6 (ci-dessus), mais va plus loin puisqu'il prévoit des partenariats officiels avec les intervenants pour l'analyse de l'environnement. Le RCIP a la chance de disposer d'un réseau actif et compétent de musées à consulter pour tout ce qui concerne les questions muséales. L'analyse de l'environnement est un autre point sur lequel le RCIP aurait lieu de travailler avec les membres au profit du Réseau.

8. S'abonner à des sources externes qui produisent de l'information ciblée.

La première étape d'une analyse de l'environnement consiste souvent à dresser une liste de bulletins, de sites Web et d'autres sources d'information externe et crédible. En personnalisant la prestation de l'information, l'organisme peut faire gagner un temps précieux à son personnel. Le RCIP devrait explorer la possibilité d'avoir recours à des services économiques qui fournissent de l'information clé pour l'analyse de l'environnement.

Ces principes clés ont été recommandés pour orienter l'exercice d'analyse de l'environnement du RCIP. Ils sont souples puisqu'ils peuvent être employés pour diverses configurations organisationnelles, mais suffisamment fermes pour permettre de circonscrire l'information clé et de l'employer de façon stratégique.

IV. Sondage

Le sondage a été effectué par PwC en juin 2005. Pendant ce sondage, PwC a consulté le RCIP régulièrement, effectué des entrevues et examiné des travaux de recherche du RCIP comme l'Enquête 2004 auprès des visiteurs des musées et de l'espace Internet des musées, l'Étude nationale auprès des membres du RCIP 2004 et le Musée virtuel (du Canada) : La prochaine génération. La firme d'experts a aussi employé ses données internes et de l'information se trouvant dans Internet. PwC a effectué le sondage à l'égard des cinq thèmes suivants : environnement général des musées et de la culture, environnement social, environnement de l'apprentissage et de l'éducation, environnement de la technologie de l'information et environnement économique.

Voici un résumé de quelques constatations clés découlant du sondage de l'analyse de l'environnement effectué par PwC pour le RCIP :

1. Environnement général des musées et de la culture

• Les membres du RCIP qui élaborent du contenu culturel éprouvent des difficultés à cause des limites de leurs ressources financières, opérationnelles et humaines, et de leur capacité technologique.

• La coopération internationale est bonne quand il s'agit de mettre en commun des pratiques exemplaires relatives à la mise au point de contenu numérique.

• Les Canadiens estiment que les musées constituent une partie essentielle de leurs collectivités. Cependant, les recettes provenant des visites ne sont pas suffisantes pour compenser les frais d'exploitation.

• La pénétration d'Internet à l'échelle mondiale et au Canada continue d'augmenter.

• Les jeunes Canadiens sont plus à l'aise dans Internet, mais le nombre des personnes plus âgées utilisant Internet croît plus rapidement.

• Les clients actuels des musées n'emploient pas vraiment Internet pour le contenu culturel.

• La convergence de la technologie et Internet changent la façon dont les gens ont accès au contenu et l'utilisent dans leur vie quotidienne.

• Les Canadiens de tous âges emploient Internet pour trouver l'information et les services dont ils ont besoin. Cependant, les Canadiens plus âgés passent moins de temps dans Internet et recherchent de l'information précise.

• Les progrès de l'immigration et le multiculturalisme soutenu au Canada se maintiendront et exerceront des pressions sur la demande de contenu culturel pour différentes ethnies.

• Les Canadiens sont mieux instruits que jamais, ce qui affectera la demande de contenu culturel.

• Des sondages récents indiquent une demande accrue, à court et à long terme, en faveur des activités patrimoniales, ce qui aura une incidence sur la demande de contenu culturel en ligne.

• Les technologies de l'information et, plus précisément, le « didacticiel », ont maintenant leur place dans les écoles au Canada.

• L'inclusion de contenu culturel dans les programmes scolaires canadiens est un fait, mais le manque de connaissances culturelles spécialisées au sein des commissions scolaires empêchent celles-ci de passer au médium en ligne.

• La croissance du marché Internet de la large bande se poursuit au Canada et à l'échelle mondiale.

• Pour que les membres et les organismes étrangers puissent préserver l'information numérique et l'échanger entre eux, il faut adopter des normes générales.

• La nature du contenu numérique exige une protection du droit d'auteur et la gestion des droits numériques (GDN).

• Des stratégies de gestion du contenu numérique sont maintenant appliquées en raison de la croissance et de l'expansion soutenues du contenu numérique.

• Le trésor public contribue considérablement à la durabilité financière de la communauté muséale canadienne.

• Dernièrement, le gouvernement fédéral a accordé de nouveaux crédits aux arts et à la culture.

• Les musées, et le RCIP, sont touchés par les tendances des secteurs du voyage et du tourisme, au pays et à l'étranger.

• Le Canada est considéré par les touristes comme une « bonne affaire », indépendamment des fluctuations de la devise canadienne.

V. Conclusions

La méthodologie de l'analyse de l'environnement et le sondage effectué par PwC constituent la base des analyses annuelles de l'environnement que le RCIP entend effectuer lui-même. Le RCIP a décidé d'effectuer une analyse annuelle pour s'assurer qu'il connaît bien son environnement, et que l'information recueillie dans son environnement est employée dans la prise de décisions stratégiques au niveau de la direction. L'activité du RCIP étant axée sur ses membres, le Réseau tient à diffuser l'information concernant la méthodologie de l'analyse de l'environnement. Le RCIP publiera donc des parties de sa propre analyse qui pourraient profiter aux membres que l'exercice intéresse. Le RCIP mettra en outre au point un didacticiel en ligne pour expliquer comment effectuer une analyse de l'environnement. Le didacticiel a pour objet d'aider les établissements membres qui le désirent à effectuer leur propre analyse. On y présentera la façon dont mener ce genre d'analyse et précisera les sources d'information à consulter pour compléter l'exercice.

Enfin, le RCIP effectue des analyses annuelles de l'environnement pour mieux desservir ses membres. Les analyses annuelles aident l'organisme à comprendre les tendances nouvelles. Elles facilitent la planification et améliorent la capacité de l'organisme de réagir comme il se doit face aux événements de l'environnement général. Les membres du RCIP peuvent s'attendre à bénéficier de ces analyses de deux manières au moins : l'information recueillie dans le cadre de cet exercice continuera d'être communiquée aux musées pour qu'ils puissent s'en servir pour la planification et la prise de décisions. Le RCIP, de son côté, emploiera les données recueillies au cours de ces analyses pour étayer la planification de programmes et de services novateurs et d'avant-garde à l'intention des membres.