Normes relatives aux métadonnées pour le catalogage des collections de musée

Introduction aux normes relatives aux métadonnées pour le catalogage des collections de musée

Normes relatives aux métadonnées pour la gestion et la documentation des collections

Autres normes relatives aux métadonnées et utiles aux musées

Normes de gestion et de documentation des collections d'un musée

Les musées peuvent utiliser des normes de documentation des collections pour concevoir des systèmes de gestion d'information qui répondent à leurs besoins, en particulier pour choisir les éléments d'information à inclure. Ces normes peuvent aussi aider les catalogueurs à consigner l'information de manière cohérente et procurer aux utilisateurs des stratégies de recherche dans les bases de données sur les collections. Le respect de normes de documentation des collections facilite l'échange de données entre musées, et l'adoption d'une norme commune quant à la structure des données rend possible le partage de données entre systèmes informatisés.

Plusieurs normes de documentation des collections ont été élaborées. Elles ont en général les objectifs suivants :

• faciliter la recherche d'information (en particulier la recherche automatisée),
• favoriser la cohérence des données,
• assurer que l'information importante soit enregistrée,
• accroître la sécurité des collections,
• aider les musées à rendre compte de leurs collections,
• faciliter la diffusion et l'utilisation des collections et des connaissances à leur sujet,
• faciliter l'échange d'information entre bases de données,
• faciliter la migration des données vers de nouveaux systèmes.

Ces normes permettent d'atteindre les objectifs ci-dessus :

• en énumérant les éléments d'information à enregistrer pour documenter correctement une collection (normes de structure de données ou normes relatives aux métadonnées),
• en donnant des règles et conventions quant au format pour la saisie des données (normes relatives au contenu des données ou normes de catalogage),
• en suggérant des sources terminologiques (normes concernant les valeurs ou normes de vocabulaire).

En plus de l'information sur la documentation des collections, certaines normes proposent aussi des lignes directrices pour la documentation des processus qui touchent ces collections.

Les normes qui suivent décrivent les éléments d'information nécessaires à la documentation et à la gestion des collections d'un musée :

Dictionnaires de données du RCIP
Les dictionnaires de données du RCIP (sciences humaines, sciences naturelles et sites archéologiques) contiennent une description des éléments d'information qui servent à documenter et à gérer les collections d'un musée et les sites archéologiques. Pour chaque zone de données décrite, les dictionnaires de données du RCIP contiennent les éléments suivants :  code mnémonique, nom, définition, règles de saisie, zones connexes, type de donnée, exemple, discipline, source. Les dictionnaires de données du RCIP :

• constituent un ensemble de lignes directrices pour les établissements canadiens qui versent des données sur leurs collections dans Artefacts Canada et dans la Galerie d'images du Musée virtuel du Canada,
• constituent un ensemble de lignes directrices pour les établissements qui élaborent ou modifient un système de gestion des collections,
• aident les catalogueurs à consigner l'information de manière cohérente,
• proposent des stratégies de recherche aux utilisateurs de bases de données sur des collections.

Les dictionnaires de données du RCIP ne constituent pas une structure pour un système de gestion des collections mais ils peuvent servir d'outil pour la définition d'une telle structure. Des musées de toutes sortes peuvent y recourir pour définir leurs besoins en matière d'information et normaliser leur documentation. Ces dictionnaires de données comprennent des zones permettant de décrire des objets, des spécimens et des sites archéologiques, ainsi que des zones servant à la gestion de collections. Ils sont utilisés par des musées canadiens depuis les années 1970, et de nombreux musées s'en servent encore pour contribuer à Artefacts Canada et au Musée virtuel du Canada, pour concevoir des systèmes de gestion des collections et pour normaliser le catalogage. Il y a une correspondance entre les dictionnaires de données du RCIP et la norme SPECTRUM ou les Guidelines for Museum Object Information du CIDOC. Le RCIP a aussi établi une correspondance entre des zones choisies du Dictionnaire de données des sciences humaines et d'autres normes internationales. Les dictionnaires de données du RCIP sont également disponibles en anglais.

SPECTRUM (Standard ProcEdures for CollecTions Recording Used in Museums — Procédures standard d'enregistrement des collections dans un musée)
Créée par la mda (autrefois la Museum Documentation Association) au Royaume-Uni, la norme SPECTRUM est un guide « des pratiques exemplaires en matière de documentation muséologique, élaboré en collaboration avec le milieu muséal. Elle contient des procédures de documentation des objets et des processus qui s'y rapportent. Elle indique aussi comment identifier et décrire l'information qui doit être conservée à l'appui de ces procédures. »¹ SPECTRUM contient des renseignements sur la norme minimale de documentation muséologique au Royaume-Uni. Une version simplifiée, appelée SPECTRUM Essentials, est disponible pour les musées de petite taille. SPECTRUM est une norme reconnue à l'échelle internationale et de plus en plus employée pour les échanges internationaux de données muséologiques. Une DTD XML fondée sur la norme SPECTRUM a été produite et sert de format d'échange indépendant du système pour les données muséologiques. La DTD XML SPECTRUM se veut un format universel d'échange pour les systèmes de gestion des collections qui reposent sur la norme SPECTRUM ou pour lesquels il peut y avoir une correspondance avec la norme SPECTRUM. Cette DTD « permettra l'échange d'enregistrements conformes à la norme SPECTRUM entre divers systèmes de gestion des collections. Elle servira aussi à des tests de conformité de logiciels et à l'archivage d'enregistrements »² sous une forme indépendante du système. La mda vient de terminer un projet de mise en correspondance des exigences en matière d'information de plusieurs grandes normes de description d'archives avec les unités d'information de SPECTRUM. De plus amples renseignements sur SPECTRUM et les collections d'archives figurent dans le site Web de la mda. La norme SPECTRUM n'est disponible qu'en anglais, sur papier et sous forme électronique, auprès de la mda.

Guidelines for Museum Object Information: The CIDOC Information Categories
Élaborées par le Comité international pour la documentation (CIDOC) du Conseil international des musées (ICOM), ces lignes directrices présentent des catégories d'information pour la gestion des collections et la description des objets, ainsi que des recommandations concernant la syntaxe ou la mise en forme. Elles contiennent aussi des vocabulaires contrôlés. Les dictionnaires de données du RCIP font partie des nombreux documents consultés pour l'élaboration des lignes directrices du CIDOC. Les Guidelines for Museum Object Information du CIDOC sont recommandées comme fondement d'une norme internationale, ainsi que d'une norme nationale dans les pays qui n'en ont pas, et comme intermédiaire lorsqu'il s'agit d'établir la correspondance entre des normes existantes de musée en matière d'information. Ces lignes directrices ne sont disponibles qu'en anglais. Un modèle de données de référence du CIDOC fondé sur les Guidelines for Museum Object Information a été élaboré afin de faciliter l'échange d'information muséologique.

Comment gérer vos collections ?  Le guide de gestion du Réseau Info-Muse — Deuxième édition
Ce guide élaboré par le réseau Info-Muse de la Société des musées québécois (SMQ) comprend une description des processus des musées tels que l'acquisition, les emprunts et les prêts, les retraits d'inventaire, ainsi que les zones requises pour documenter ces processus. Il énumère entre autres les zones à utiliser pour la documentation de reproductions photographiques, d'images numériques et des droits. Disponible sous forme imprimée en français seulement.

1   Traduit et adapté de SPECTRUM: The UK Museum Documentation Standard, 1997–2002. Accessible en ligne à l'adresse http://www.mda.org.uk/spectrum.htm. Dernier accès : 2006-07-21.

2   Traduit et adapté de SPECTRUM 3: A Part of the New Family. Accessible en ligne à l'adresse http://www.mda.org.uk/spectrum.htm. Dernier accès :  2006-07-21.