Programme d'indemnisation pour les expositions itinérantes au Canada

Instructions pour remplir une demande de couverture d’indemnisation

Parmi les demandes présentées en vertu du Programme d'indemnisation pour les expositions itinérantes au Canada, seules celles où une réponse complète aura été fournie pour chaque question seront prises en considération. Les personnes qui ont des questions à poser au sujet de la demande peuvent s'adresser au :

Envoyer deux (2) copies du formulaire de demande et des annexes à l'adresse ci-dessus. Une fois la demande présentée, le Programme d'indemnisation pour les expositions itinérantes au Canada doit être informé par écrit de tout changement.

1. Renseignements généraux

1. Nom et adresse de l'établissement demandeur
   Le « demandeur » doit être un établissement situé au Canada, qui organise ou accueille une exposition itinérante. Dans le cas d'une exposition que l'on prévoit présenter dans plusieurs établissements participants, il faut qu'un établissement présente la demande de couverture d'indemnisation au nom de tous les participants et que tous les lieux d'exposition soient indiqués dans la demande. Indiquer les coordonnées et la langue de communication préférée du Directeur de l'établissement demandeur ainsi que celles de la personne-ressource.
   
   
2. Titre de l'exposition
   Inclure le titre provisoire de l'exposition si un titre définitif n'a pas encore été choisi. Lorsque l'exposition aura un titre définitif, en informer le Programme d'indemnisation.
   
   
3. Directeur du projet
   Inclure le nom, le titre, l'adresse, le numéro de téléphone, le numéro de télécopieur et l'adresse électronique et joindre un bref curriculum vitae de la personne chargée d'organiser l'exposition.
   
   
4. Itinéraire de l'exposition
   Établir un itinéraire détaillé incluant tous les lieux au Canada et à l'étranger. Si les objets et accessoires couverts doivent être entreposés entre des lieux d'exposition, indiquer les dates d'entreposage et les installations qui seront utilisées.
   
   
5. Durée de la couverture demandée
   Un accord d'indemnisation couvre la période de temps commençant au moment où un établissement participant assume l'entière responsabilité de la protection de l'objet ou de l'accessoire admissible et se terminant au moment où cette responsabilité cesse, à l'exclusion de toute période de séjour hors Canada de l'exposition dont l'objet ou l'accessoire fait partie. Indiquer les dates et les lieux du début et de la fin pour lesquels la couverture d'indemnité est demandée.
   
   
6. Abrégé/résumé du contenu de l'exposition
   Résumer le thème ou la trame de l'exposition en un court paragraphe.
   
   

Objets et accessoires

7. Description et appartenance de chaque objet/accessoire provenant du Canada pour lesquels une demande de couverture d'indemnisation est demandée
   Conformément au tableau modèle fourni, il faut produire, à l'aide d'une machine à écrire ou d'un système de traitement de texte, une liste numérotée et bien lisible de tous les objets et accessoires provenant du Canada pour lesquels une couverture est demandée. Les listes présentées différemment seront retournées. Le tableau modèle peut être téléchargé du format PDF (télécharger).

   Les objets ou accessoires appartenant au demandeur ou à un des établissements participants ne peuvent faire l'objet d'une demande de couverture d'indemnisation au cours de la période durant laquelle ils sont présentés à l'établissement du prêteur. Cependant, ces objets et accessoires peuvent faire l'objet d'une demande de couverture pour le transport ou pour la période où ils sont présentés à un établissement participant autre que celui du prêteur.

   Inclure les renseignements suivants pour chaque objet et accessoire provenant du Canada pour lequel une couverture est demandée :

   1. Identification
      1. nom ou titre de l'œuvre;
      2. artiste (indiquer si l'emprunteur est en désaccord avec le prêteur quant à l'artiste auquel l'œuvre est attribuée);
      3. type d'objet ou d'accessoire (p. ex. peinture, dessin, photographie, céramique, sculpture, meuble, bijou, vêtement, manuscrit);
      4. numéro d'acquisition ou de catalogue
      
      
   2. Date de création ou âge (indiquer si l'emprunteur est en désaccord avec le prêteur quant à la date de création ou quant à l'âge de l'œuvre)
      
      
   3. Matière dont il est composé et de son support ou la technique utilisée
      
      
   4. Dimensions (veuillez indiquer l'unité de mesure utilisée)
      Remarques :
      • Indiquer si un objet est décrit comme une paire ou un ensemble (p. ex. s'il comprend plus d'une pièce, comme une paire de boucles d'oreilles). Veuillez vous référer à la politique à ce sujet telle qu'énoncée dans l'Accord d'indemnisation type.
      • Dans le cas des manuscrits, indiquer aussi le nombre de pages et le nombre et la taille des enluminures ou des illustrations.
      • Dans le cas des livres, indiquer aussi la date de l'édition et, si c'est possible, le degré de rareté (c.-à-d. le nombre d'exemplaires connus), et décrire toute annotation ou association.
      • Dans le cas des photographies, inscrire aussi la date de l'épreuve et indiquer, quand cette information est connue, si celle-ci a été produite par le photographe.
      • Pour des motifs de gestion du risque, le gouvernement du Canada ne considère généralement pas une demande d'indemnisation pour des huiles sur cuivre, des pastels, des objets laqués, des œuvres sur papier parchemin ou vélin, des objets de marqueterie, des fresques, ou tous autres objets très fragiles. Les objets surdimensionnés et les huiles sur panneau de bois font l'objet d'un examen cas par cas.
      
      
   5. Juste valeur marchande

      Une valeur doit être attribuée à chaque objet et accessoire. Si cette valeur n'est pas exprimée en monnaie canadienne, indiquer la devise utilisée, le taux de change de la Banque du Canada en vigueur à la date de la demande et la valeur en monnaie canadienne.

      L'expression « juste valeur marchande » signifie le prix le plus élevé qu'il serait raisonnable d'attendre d'un bien vendu par son propriétaire suivant la méthode habituellement applicable pour un tel bien, dans le cours normal des affaires d'un marché non soumis à des pressions exagérées et composé d'acheteurs et de vendeurs consentants, indépendants les uns des autres et contractant sans contraintes.

      Si le propriétaire ou le demandeur n'est pas certain d'une valeur attribuée, il doit obtenir une évaluation indépendante. Cette évaluation garantit la couverture de l'objet ou de l'accessoire à sa juste valeur marchande. Si le Programme croit qu'une valeur est exagérée, il peut en vérifier l'exactitude et, le cas échéant, le montant de la couverture sera réduit ou celle-ci sera refusée.

      Cependant, même lorsqu'une opinion d'expert est fournie, il peut s'avérer difficile de déterminer la valeur d'un objet pour son propriétaire. Comme certains objets pour lesquels une couverture est demandée peuvent appartenir à la catégorie des biens culturels présentant un intérêt exceptionnel et ayant une importance nationale, les valeurs qui leur sont attribuées témoignent de leur importance historique en plus de leur valeur intrinsèque et artistique. Il est difficile d'attribuer une valeur monétaire à ces objets, parce que leur rareté et leur caractère unique font que, dans de nombreux cas, ils n'ont pas été offerts récemment, et peut-être même jamais, sur le marché de l'art et qu'il n'existe pas de valeur de remplacement significative. Le fait que le propriétaire accepte de prêter l'objet et les avantages qu'il y a à permettre au public de voir des œuvres très précieuses et autrement inaccessibles doivent être mis en balance avec le risque que cela représente pour le gouvernement du Canada.

   6. Source et justification donnée pour la juste valeur marchande

      Le propriétaire ou le demandeur doit confirmer que la juste valeur marchande fournie est raisonnable. Elle peut être établie par confirmation par une tierce partie indépendante (p. ex. un conservateur qui n'a pas de lien avec l'exposition) ou par rapport aux récents catalogues de vente, à d'autres instruments de référence standard, etc.

   7. Propriétaire

      Inscrire le nom et l'adresse de la personne physique, de la société, de la société de personnes, de l'association, de la société de fiducie, du gouvernement ou d'une autre entité ayant un droit de propriété absolu et inconditionnel sur un objet ou un accessoire, y compris son mandataire. Cela est important, puisque l'accord d'indemnisation est conclu avec un propriétaire, ou son mandataire, et que des renseignements inexacts sur le propriétaire pourraient invalider un accord d'indemnisation. Dans les cas où un mandataire agit au nom d'un propriétaire, le propriétaire peut devoir fournir une confirmation écrite, contresignée par le mandataire, attestant que celui-ci est autorisé à agir à titre de mandataire du propriétaire.

   8. Consentement au prêt

      Inclure une déclaration écrite de chaque propriétaire par laquelle il consent à prêter l'objet ou l'accessoire pour l'exposition itinérante et à être lié par un éventuel accord d'indemnisation (p. ex. une déclaration écrite ou une lettre, une copie de l'entente de prêt).

8. Juste valeur marchande totale des objets et accessoires provenant du Canada pour lesquels une couverture d'indemnisation est demandée
   Si cette valeur n'est pas exprimée en monnaie canadienne, indiquer la valeur en devises étrangères, le taux de change de la Banque du Canada en vigueur à la date de la demande et la valeur en dollars canadiens.
   
   
9. Description et appartenance de chacun des objets et accessoires emprunté à l'étranger pour lesquels une couverture d'indemnisation est demandée
   Conformément au tableau modèle fourni, il faut produire, à l'aide d'une machine à écrire ou d'un système de traitement de texte, une liste numérotée et bien lisible de tous les objets et accessoires empruntés à l'étranger pour lesquels une couverture est demandée. Suivre les directives énoncées à la section 1.7.
   
   
10. Juste valeur marchande totale des objets et accessoires empruntés à l'étranger pour lesquels une couverture d'indemnisation est demandée
    Suivre les directives énoncées à la section 1.8.
    
    
11. Juste valeur marchande totale des objets et accessoires de l'exposition pour lesquels une couverture d'indemnisation est demandée
    Suivre les directives énoncées à la section 1.8.
    
    
12. Description des objets et accessoires qui ne font pas l'objet de la demande d'indemnisation
    Cette information est requise afin de déterminer l'importance de l'exposition dans son ensemble. Conformément au tableau modèle fourni, il faut produire, à l'aide d'une machine à écrire ou d'un système de traitement de texte, une liste numérotée et bien lisible de tous les objets et accessoires ne faisant pas l'objet d'une demande de couverture d'indemnisation. Suivre les directives énoncées à la section 1.7.

    Il est fortement recommandé de fournir l'information quant à la juste valeur marchande en dollars canadiens et quant à la source et la justification de la valeur de tous ces objets et accessoires. Ces renseignements sont étudiés en vue d'aider à valider les valeurs fournies aux sections 1.7 et 1.9. Les demandeurs qui soumettent la juste valeur marchande des objets et accessoires ne faisant pas l'objet d'une demande de couverture en devises autres que canadiennes peuvent se voir demander de la soumettre en dollars canadiens.

13. Juste valeur marchande totale de l'ensemble des objets et accessoires de l'exposition
    Suivre les directives énoncées à la section 1.8.
    

Assurance ou indemnisation

14. Arrangements concernant des assurances additionnelles
    Indiquer si une assurance ou autre couverture s'appliquerait aux objets et accessoires visés par l'accord d'indemnisation durant la période où celui-ci serait en vigueur.
    
    
15. Pertes précédentes
    Indiquer toute perte de plus de 5 000 $ subie pour des objets ou des accessoires, qu'une réclamation ait été présentée ou non à une compagnie d'assurance, par le demandeur ou par chaque établissement participant au cours des trois années qui ont précédé la présente demande. Les renseignements fournis sur chaque cas de perte ou de dommage doivent renfermer :
    1. la date de la perte ou du dommage;
    2. la nature et la cause de la perte ou du dommage; et
    3. la valeur estimative, avant et après l'incident, de chaque objet ou accessoire perdu ou endommagé.

    Dans le cas où le demandeur, l'établissement participant ou l'installation d'entreposage concernée subit des pertes ou des dommages additionnels après la présentation de la demande, il faut en informer le Programme d'indemnisation pour les expositions itinérantes au Canada afin que cette section soit mise à jour.

2. Critères d'évaluation

1. Importance
   Joindre des énoncés expliquant la manière dont l'exposition répond aux critères suivants :
   1. dans le cas d'une exposition itinérante ayant un thème et un contenu canadiens, elle contribue à rendre plus accessible aux générations canadiennes présentes et futures leur patrimoine humain, naturel, artistique et scientifique, et à les aider à prendre davantage conscience de ce patrimoine, à mieux le comprendre et à mieux l'apprécier;
      
      
   2. dans le cas d'une exposition itinérante ayant un thème et un contenu d'intérêt général, l'exposition présente des objets à caractère culturel ayant une importance dans les domaines de l'archéologie, de la préhistoire, de l'histoire, de la sociologie, de l'ethnographie, de l'art ou de la science;
      
      
   3. la manière dont l'exposition permet d'acquérir des connaissances sur le thème traité ou les pièces présentées. Également, indiquer si l'on s'attend à ce que des articles, des communications ou d'autres publications savantes soient rédigés au sujet de l'exposition;
      
      
   4. l'exposition répond à des normes muséologiques élevées.
      
      
   Transport et présentation

   L'accord d'indemnisation vise à couvrir des objets et des accessoires qui doivent faire l'objet de tous les soins professionnels nécessaires en ce qui concerne l'emballage, l'expédition, l'entreposage, la régulation des conditions ambiantes et la sécurité. Il est nécessaire de garantir au gouvernement du Canada que des mesures adéquates de sécurité et de contrôle du milieu ambiant seront prises dans chaque lieu d'exposition, et d'indiquer les arrangements prévus pour le soin et la manutention de l'exposition à chaque endroit. Toute information sur les arrangements touchant à l'expédition, au transport et à la sécurité est considérée comme strictement confidentielle.

2. Rapports sur les installations
   Indiquer la date la plus récente d'approbation du rapport sur les installations selon le Programme d'indemnisation pour les expositions itinérantes au Canada. Indiquer si un établissement participant n'a pas encore soumis ce rapport.
   
   
3. Emballage, expédition, manutention, installation
   
   1. Indiquer les spécifications pour l'emballage. Inclure les noms des personnes, des établissements et des entreprises chargés de l'emballage, de la mise en caisse et de l'installation.
      
      
   2. Mentionner les arrangements pris pour l'expédition et le transport, y compris aux points de transfert entre les lieux d'exposition et pour le retour au propriétaire à l'endroit désigné par ce dernier à la fin de la période de prêt. Également, fournir l'information quant au mode de transport (c.-à-d. par terre, mer ou air), les noms des sociétés de transport (ou de leurs agents) qui doivent être utilisées et de tout recours à des services de messagerie.
      
      
   3. Pour les objets ou les accessoires considérés particulièrement fragiles et vulnérables durant le transport (p. ex. les œuvres de très grandes dimensions, les huiles sur panneaux de bois, les objets composés de plusieurs matières, etc.), indiquer les précautions spéciales qui seront prises pour l'emballage, la manutention, l'expédition et l'installation afin de réduire au minimum les risques de dommages.
   
   
4. Arrangements particuliers concernant la sécurité
   Indiquer tout arrangement particulier pour renforcer les mesures de sécurité nécessaires lors de la présentation, de l'entreposage et du transport de l'objet ou de l'accessoire :
   • le nombre de gardiens affectés à l'aire d'exposition;
   • le nombre de gardiens de service lorsque l'exposition n'est pas ouverte au public;
   • la surveillance électronique;
   • les mesures de protection-incendie;
   • toute autre disposition pertinente concernant la sécurité.
   
   
5. Arrangements particuliers concernant le milieu ambiant
   
   1. Indiquer, pour chaque lieu d'exposition, installation d'entreposage et durant le transport, toute mesure particulière de contrôle du milieu ambiant pour ce qui concerne :
      • la température (degrés et écarts);
      • l'humidité relative (pourcentage et variations);
      • l'éclairage (niveaux supérieur et inférieur en pieds-chandelles);
      • les mécanismes de régulation des conditions ambiantes.
      
      
   2. Mentionner toute précaution particulière qui sera prise pour les objets et accessoires les plus susceptibles d'être endommagés par les variations ou les extrêmes d'humidité ou de température (p. ex. objets de bois, mobilier). Si des objets sont sensibles à la lumière (p. ex. œuvres sur papier, textiles, etc.), indiquer le nombre estimatif de pieds-chandelles auxquels ils seront exposés dans chaque lieu.
   
   
6. Maximisation de la publicité et de l'accessibilité de l'exposition pour le public
   Indiquer les mesures prévues pour maximiser la sensibilisation du public et l'accès de celui-ci à l'exposition dans chaque ville (p. ex. au moyen d'une campagne de publicité, de forfaits, de symposiums, de sites Internet, de programmes d'approche communautaire, etc.).
   
   

3. Autres renseignements

1. Information additionnelle
   Inclure tout autre renseignement pertinent pouvant aider à déterminer s'il y a lieu de conclure ou non un accord en vertu Programme d'indemnisation pour les expositions itinérantes au Canada.
   
   
2. Autres demandes
   Si le demandeur ou tout autre établissement participant a présenté une demande d'aide financière en vertu d'autres programmes du ministère du Patrimoine canadien au cours des 18 mois précédant la date de cette demande, inscrire le nom de chaque programme, le montant demandé et le but de la demande.

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