Normes relatives au format des données
Les normes relatives au format des données (parfois appelées normes relatives au contenu des données ou normes de catalogage) contiennent des règles d'organisation de l'information qui visent à aider les musées à déterminer comment consigner les données sur leurs collections. Elles peuvent comprendre des règles concernant la ponctuation, les signes diacritiques, les titres, les noms de personne, de lieu et d'organisme, l'emploi des majuscules, le format des dates, etc. Une documentation cohérente, à l'intérieur d'une base de données et d'un référentiel à l'autre, accroît l'accès au contenu des données en maximisant les résultats d'une recherche. De telles normes sont également importantes dans les systèmes manuels. Voici quelques normes de catalogage particulièrement pertinentes dans un contexte muséologique :
Catalogage d'objets culturels - Guide descriptif des ouvres culturelles et de leurs images - Version préliminaire (février 2004)
Projet de la Visual Resources Association. Guide le choix des termes et définit l'ordre, la syntaxe et la forme des valeurs de donnée servant au catalogage des objets culturels. Peut aider à élaborer les règles du catalogage interne. Conçu pour cataloguer ouvres d'art, artefacts culturels et leurs substituts visuels; le catalogage d'objets originaux peut nécessiter l'ajout de directives spécialisées. Priorité principale accordée aux métadonnées descriptives; exclut les métadonnées administratives et techniques. Vocabulaires structurés et thésaurus sont recommandés. En anglais seulement.
Anglo-American Cataloguing Rules(AACRII), deuxième édition
Les AACRII sont un ensemble de règles de catalogage utilisées par des bibliothèques dans la
plupart des pays anglophones et de plus en plus employées dans le monde. Elles sont utiles
aux musées parce qu'elles comportent des normes de mise en forme des noms de personne, de
lieu et d'organisme, ainsi que des règles concernant les majuscules, les abréviations et
les nombres. Les AACRII sont accessibles en ligne et n'existent qu'en anglais.
Règles pour la description des documents d'archives (RDDA)
Publiées en 1990 par le Conseil canadien des archives, « les RDDA présentent aux
archivistes un ensemble de règles visant à offrir une assise cohérente et globale à la
description des documents composant un fonds d'archives, en se fondant sur les principes
communément admis en archivistique »1.
Les RDDA donnent des renseignements sur les éléments d'information à enregistrer à
propos de collections d'archives ainsi que des règles visant un catalogage cohérent.
Les musées qui possèdent des collections d'archives peuvent recourir aux RDDA.
Les musées du Yukon emploient les RDDA pour décrire leurs collections d'archives à l'échelle
des fonds. Pour obtenir de plus amples renseignements sur l'utilisation des RDDA dans les
musées du Yukon, adressez-vous à Drew Ball, à l'adresse
Drew.Ball@gov.yk.ca. Les RDDA sont accessibles en
ligne en français
et en anglais.
Le Centre des normes des Archives nationales du Canada (maintenant la Bibliothèque et les Archives du Canada est en mesure de fournir une aide limitée aux établissements en ce qui concerne les Règles pour la description des documents d'archives. Cette aide peut prendre la forme de conseils professionnels, par exemple des réponses à des questions données, des formations, ou de services d'interprétation de la norme. Les associations provinciales de centres d'archives peuvent parfois apporter une certaine aide en matière de formation sur les Règles.
L'emploi des majuscules dans le système PARIS
Ce rapport de recherche du RCIP présente des lignes directrices pour
l'enregistrement de nombreux éléments : noms et titres de personne, noms géographiques,
religieux et scientifiques, cultures, langues, organismes, documents, événements, médailles,
publications, marques, programmes d'études, divisions du temps, monnaies, poids et mesures,
termes de géologie et d'astronomie, phénomènes environnementaux. Ce document est disponible
sous forme imprimée en français
et en anglais.
Comment documenter vos collections ? Le guide de documentation du Réseau Info-Muse. Publié par la Société des musées québécois, le guide est une aide pour le catalogage des collections des musées. Compatible avec le dictionnaire des données du RCIP, il comprend les zones de données des sciences humaines, des sites archéologiques et des sciences naturelles. Il propose des systèmes de classification, des lignes directrices sur la mesures des objets et des échantillons de fiches de documentation. Disponible en français et en anglais sous forme imprimée.
Les règles d'inscription des noms propres
Rédigé par la Société des musées québécois (SMQ), ce
document présente des lignes directrices pour l'enregistrement de noms propres (noms
de personne et d'organisme). Ce document n'existe qu'en français.