But du projet

Le succès d'une campagne de collecte de fonds dépend d'abord et avant tout de la réponse à cette question en apparence simple : «À quoi servira l'argent?»

Notons également d'autres facteurs d'importance comme les personnes à qui vous vous adressez, qui fait la sollicitation et quelles techniques vous utilisez. Ce sont là des facteurs secondaires parce qu'ils sont tributaires de la façon dont vous répondez à la première grande question.

Il y a de bonnes et de mauvaises réponses. Dans les mauvaises réponses, on met surtout l'accent sur les besoins internes de l'organisme.

Les mauvaises réponses

«L'argent servira à :

• payer nos salaires, notre loyer et nos notes de téléphone.
• atteindre notre objectif qui est de tant.
• éponger notre déficit.
• payer les coûts fixes».

Vous réussirez très rarement pour ces raisons à obtenir des sommes importantes. Auparavant, il arrivait que des ministères gouvernementaux payaient les coûts fixes des organismes, mais ils le font moins ou plus du tout. Beaucoup de ministères n'accordent aujourd'hui que des subventions de départ à court terme, et ce, quand ils accordent du financement lors d'un projet.

Les gens donnent pour les gens

«Les gens donnent pour les gens», voilà l'un des plus vieux truismes de la collecte de fonds. Habituellement, les gens ne font pas un don parce que l'organisme comme tel a besoin de fonds. Ils veulent aider d'autres personnes. Votre tâche consiste à leur montrer comment leur don va aider des gens.

Les résultats comportent un pouvoir de motivation, pas les chiffres. Si le donateur sait ce que l'on pourra faire de son argent, cela change la nature de sa décision.

Au lieu de se dire : «Pourquoi veut-on toujours avoir mon argent?», le donateur sera plus enclin à se poser la question suivante : «Est-ce ainsi que je veux faire une différence ou avoir un impact?» Les donateurs pensent à l'impact de leur don et ne se demandent pas seulement s'ils ont les moyens de donner.

Assurez-vous de savoir qui profite de votre travail. Plus vos statistiques seront détaillées, mieux cela vaudra. Souvent, les donateurs sont d'accord pour appuyer des projets destinés à des groupes précis comme les femmes, les autochtones, les jeunes de moins de 24 ans ou les gens du nord de la Saskatchewan. Soyez prêts à leur montrer combien de ces personnes vous aidez (que ce soit à l'aide d'un service ou d'un groupe de défense).

Voici quelques suggestions précises concernant les techniques que vous pouvez utiliser. Aidez les gens à comprendre comment votre budget de dépenses est utilisé pour répondre aux besoins des gens. Cela vous aidera, en tant que collecteurs de fonds, à élaborer un énoncé, qui constitue l'explication rapide des raisons pour lesquelles votre organisme a besoin de l'argent que vous sollicitez.

• Parlez plutôt des gens, non pas des grands problèmes :
  • nombre de personnes touchées par le problème
  • nombre de personnes que vous aidez grâce à votre groupe de défense
  • nombre de personnes que vous aidez directement au moyen de services (ou indirectement) à l'heure actuelle
  • nombre de personnes que vous pourriez aider avec tant de dollars de plus
  • types de personnes qui reçoivent de l'aide
  • nombre d'heures total de services qu'elles reçoivent
  • nature des problèmes abordés
• Documentez des études de cas positives et des succès antérieurs.
  • Reproduisez des témoignages, particulièrement de personnes que vous avez aidées. (Assurez-vous de leur demander la permission d'utiliser ces témoignages et de changer les noms pour protéger la confidentialité, si cela pose un problème).
• Imaginez-vous ce que serait la situation «si votre organisme n'existait pas».
  • Mettez vos rêves sur papier et dressez la liste de vos désirs (ce que vous pourriez faire avec plus de ressources).

En transformant les coûts en avantages, vous vous demanderez peut-être que faire des coûts administratifs (c'est-à-dire les frais engagés pour payer le personnel, les bureaux, les ordinateurs, etc.). Comme vous le savez probablement, les donateurs ne sont pas motivés à assumer ces coûts.

La solution à ce problème, c'est d'affecter un pourcentage des frais d'administration à chaque programme. C'est là une façon plus emballante et plus motivante de faire les calculs, mais aussi plus réaliste. Il est impossible d'administrer un programme sans devoir payer un loyer, acheter du matériel de bureau, des ordinateurs. Si chaque projet n'arrive pas à payer sa part des coûts inhérents, ainsi que les frais de vacances et d'embauche du personnel, le programme sera un échec et deviendra un fardeau pour tout le monde.

Suivez les quatre étapes suivantes dans l'établissement de votre budget.

Dressez la liste de toutes les activités différentes que votre groupe entreprendra l'année prochaine.

Vous pouvez dire qu'il s'agit de «projets» ou de «programmes», ou utiliser un autre terme.

Dévoilez les projets cachés qui sont masqués par des frais généraux. Par exemple, est-ce que le directeur général s'adresse à des journalistes ou à des clubs philanthropiques? Faites de cette activité un projet distinct que vous appellerez «Information du public». Tentez ensuite d'obtenir des fonds pour ce travail important.

N'incluez pas seulement les nouveaux projets établis à la seule intention des donateurs. Mettez aussi l'accent sur les programmes existants. Les organismes établissent souvent de nouveaux projets qui ne sont pas très prioritaires, simplement parce que les crédits sont disponibles. C'est en fait «répondre aux désirs d'une petite minorité». Une telle façon de procéder est symptomatique d'un malaise et empêche souvent de relever les défis premiers. Cela peut être tolérable si le nouveau projet contribue de façon importante à payer les coûts fixes. Cependant, quand les contrôles comptables sont insuffisants, il arrive trop souvent que le projet draine les ressources économiques et l'énergie des participants. Soyez conscients de ce problème.

Assurez-vous que le coût total de votre projet comprend une part convenable de l'ensemble des coûts de votre organisme

N'incluez pas simplement les coûts directs évidents. Intégrez-y tout le budget.

Par exemple, un organisme décide d'acheter une fourgonnette pour transporter des personnes âgées. Cependant, obtenir l'argent pour l'achat du véhicule n'est que le début. De nombreux organismes ont découvert, à leur grand désarroi, les nombreux autres coûts en cause. Par exemple, la liste de toutes les dépenses du projet pourrait être la suivante :

• Achat de la fourgonnette
• Installation d'équipement de sécurité
• Frais d'immatriculation
• Assurance
• Entretien
• Essence, huile et autres produits
• Coûts de remplacement
• Espace de stationnement
• Salaire du conducteur
• Frais d'impression d'une brochure visant à informer les gens que la fourgonnette est disponible
• Salaire des personnes chargées de concevoir et de rédiger la brochure
• Frais postaux
• Salaire du personnel chargé d'établir la liste d'envoi, d'imprimer les étiquettes et d'insérer la brochure dans les enveloppes
• Enveloppes dans lesquelles la brochure sera postée
• Service téléphonique que les gens peuvent appeler pour qu'on les transporte
• Salaire de la personne chargée de répondre au téléphone
• Bureau de cette personne
• Bureau où cette personne travaillera
• Chauffage, éclairage, et autres services publics pour le bureau
• et ainsi de suite...

Toutes ces dépenses sont normales, elles doivent être incluses dans tout budget réaliste.

Pourtant, bien des gens considèrent nombre des postes figurant sur cette liste comme des «frais généraux». Vous trouverez ci-dessous un exemple tiré du monde des affaires qui montre pourquoi cette approche n'est pas efficace.

Oubliez la notion de «frais généraux». Cela n'existe pas. Chaque cent que vous investissez vise à faire en sorte que les projets marchent.

Intégrez les coûts rébarbatifs dans les projets. Notez que ces projets constituent les principales activités de votre organisme, et que ce ne sont pas simplement des projets spéciaux.

Affectez chaque dépense à un projet ou à un programme.

Et maintenant, vous pouvez en toute honnêteté procéder à votre collecte de fonds et dire que le coût du projet n· 1 est de 1 724 $ et qu'il servira à transporter ( X___________) personnes âgées, par exemple.

DÉPASSÉS : Les anciens budgets-objets

À LA MODE : Budgets axés sur les projets prévoyant la récupération intégrale des coûts

Veuillez noter que les chiffres ci-dessous ne sont que des exemples. Il se peut que le total soit inexact.

Établissez les coûts d'un nombre précis de services : le «coût unitaire». Si, dans le cadre du projet n· 1, on peut transporter 146 personnes âgées, par exemple, le «coût unitaire» sera le suivant : 1 724 $ ÷ 146 = 37,50 $ par personne.

Il est réaliste de demander une contribution «unique» de 37,50 $ à une personne — qui peut voir ce que l'on accomplira avec son don.

Certains donateurs insistent toujours pour que les frais d'administration soient soustraits des projets qu'ils financent, si bien qu'ils peuvent accorder un don seulement pour la portion «projet».

Heureusement, de plus en plus de donateurs reconnaissent la valeur de la comptabilité de projet.

Cependant, en présence d'un donateur qui insiste pour que l'on fasse une séparation bien marquée, il est plus simple d'obtempérer. Celui qui paye les violons choisit la musique!

Si le donateur ne finance que les coûts directs, rappelez-vous qu'il ne s'agit pas là de la totalité des coûts du projet. Le reste des frais doit être assumé par d'autres donateurs.

Par exemple, en utilisant la méthode comptable des coûts réels, on a prévu un budget de 10 000 $ pour le Projet transport troisième âge. Cependant, le gouvernement a établi que 25 p. 100 de ces coûts étaient des «frais généraux» et, par conséquent, réduit sa subvention à 7 500 $. Que faites-vous en pareil cas?

À NE PAS FAIRE : «Le Projet transport troisième âge est financé à 100 p. 100 par le gouvernement, mais nous avons un excédent de 2 500 $ dans les frais d'administration».

À FAIRE : «Le Projet transport troisième âge est subventionné à 75 p. 100 par le gouvernement. Les organisateurs ont besoin de 2 500 $ de plus. Il faut épauler le gouvernement.

Rassemblez toute l'information nécessaire pour aider les donateurs à comprendre pourquoi ils doivent donner. Racontez-leur une histoire. Faites appel à tous les aspects de la personne. Pour bien y arriver, donnez des explications qui font appel à la raison, au coeur et au portefeuille.

Raisons de donner qui font appel à la raison

• Quel est le problème social que l'on cherche à résoudre?
• Pourquoi est-il important de le faire?
• Quelle est la solution précise à ce problème?
• Pourquoi devrais-je croire que votre organisme est capable de régler le problème?

Raisons de donner qui font appel au coeur

• Pourquoi devrais-je me soucier des personnes à qui on vient en aide?
• Est-ce que mon don va changer quelque chose à la vie de quelqu'un?
• Est-ce que le problème est à ce point important que mon maigre don ne sera qu'une goutte dans l'océan?
• Est-ce que le problème est à ce point mineur que je ferais mieux d'investir mon argent dans les projets d'un autre organisme sans but lucratif?
• Y a-t-il une raison urgente d'agir maintenant et non pas d'attendre plus tard?
• Le fait de donner me permettra-t-il d'avoir plus d'espoir dans l'avenir ou en serai-je appauvri?

Raisons de donner qui font appel au portefeuille

• Est-ce que ce projet est une aubaine? Allez-vous aider beaucoup de gens avec relativement peu d'argent?
• Est-ce que ce projet met l'accent sur des activités à venir, ou êtes-vous en train de me dire ce que vous avez fait dans le passé?
• Pouvez-vous diviser les coûts en «blocs de dons» que je peux me permettre de vous verser?
• Qu'est-ce que l'organisme va me donner en retour — un bulletin, mon nom sur une plaque, des cartes de Noël, des étiquettes d'adresse? (Ces «cadeaux» ne sont pas essentiels mais peuvent aider à motiver les gens qui hésitent. Des stimulants mal choisi peuvent toutefois offenser les gens. Faites bien attention.)

Vos réponses vont aider le donateur à voir ce que vous pouvez faire avec son argent. Insistez sur les fins, et non sur les moyens. Demandez de l'argent pour financer des projets précis, non pas les dépenses de l'organisme.

Voyons comment l'un des meilleurs organismes de collecte de fonds au monde explique la situation. Voici ce qu'écrivait l'UNICEF dans une de ses brochures sur la collecte de fonds.

- «Avec 253 $, on peut acheter une pompe permettant d'approvisionner un village en eau potable».

Notez que ce n'est pas un chiffre rond. Si on l'arrondissait à 250 $, il semblerait moins crédible. On peut presque voir les gens de l'UNICEF prendre votre chèque, se rendre dans une quincaillerie, acheter une pompe, mettre quelques timbres sur le colis et le mettre à la poste à destination de l'Afrique qui est aux prises avec le problème de la sécheresse.

- «Avec 100 $, on peut acheter suffisamment de sels de réhydratation orale pour sauver des milliers d'enfants souffrant de malnutrition».

Voilà qui est très impressionnant! Qui fait beaucoup appel à l'émotivité. Voyez combien de vies peuvent être sauvées. C'est beaucoup mieux que de discuter des problèmes de nutrition et de développement durable, ou de parler de diarrhée et de mort.

- «Avec 75 $, on peut acheter suffisamment de vaccins pour immuniser 2 500 enfants contre la diphtérie, la coqueluche et le tétanos».

- «Avec 44 $, on achète de la vitamine A pour protéger 1 200 enfants contre la cécité».

Notez à nouveau que les chiffres ne sont pas arrondis et que le nombre d'enfants à qui on vient en aide augmente au fur et à mesure que le don diminue.

- «Avec 20 $, on peut acheter des blocs-notes pour 300 écoliers».

Quelle image évocatrice! Beaucoup plus efficace que de parler de «fournitures scolaires» ou encore «d'appui à un programme d'alphabétisation».

Même si vous n'êtes pas l'UNICEF et que vous n'arrivez pas à faire appel à autant de bons sentiments, vous pouvez (et devez) utiliser les mêmes techniques.

Rappelez-vous ceci : ne parlez pas de ce que vous allez acheter avec l'argent. Dites plutôt au donateur ce que vous allez faire avec cet argent!

Bien que l'exemple qui suive soit simplifié à l'extrême pour étayer un point bien précis, il fait quand même ressortir les méthodes clés.

À NE PAS DIRE : «Entraide Handicapés» (un organisme fictif) a besoin de 5 000 $ pour payer 4 mois de salaires, 2 000 $ de frais de poste, 1 500 $ de frais d'impression et 1 000 $ pour le loyer, le téléphone et les autres frais généraux. Nous sommes un groupe voué à la défense des personnes handicapées qui se préoccupe de leur accessibilité aux édifices publics, entre autres choses».

QUOI DIRE : «Un conducteur en état d'ébriété a heurté une jeune fille de 19 ans, Judy, qui circulait à bicyclette. Elle a survécu à l'accident, mais elle est paralysée. Après avoir suivi une thérapie, Judy a quitté l'hôpital mais pour découvrir un nouveau problème. Le bureau où elle travaillait n'est pas accessible aux fauteuils roulants. Pas plus que l'église et le club de santé où elle avait l'habitude de faire de l'exercice. Des barrières architecturales inutiles font qu'il est pratiquement impossible pour les gens dont la mobilité est restreinte de vaquer à leurs occupations quotidiennes dans notre collectivité.

Heureusement, cette histoire finit bien. Grâce à l'aide de donateurs comme vous, notre organisme a montré à Judy comment faire installer des rampes d'accès, modifier les salles de toilette et effectuer d'autres changements lui permettant de mener une vie normale. Il y a trois semaines, elle nous a téléphoné pour nous dire qu'elle avait obtenu une promotion.

Vous aussi pouvez être atteint d'un handicap susceptible de restreindre votre mobilité au cours de votre vie. C'est le cas d'une personne sur quatre. Peut-être peut-il s'agir d'une attaque ou d'infirmités qui viennent avec l'âge. Ainsi donc, vous pourriez passer des années dans un fauteuil roulant, ou encore avoir temporairement la jambe dans le plâtre après une fracture. Plus de 8 millions de Canadiens sont touchés aujourd'hui. Ce projet pourrait les aider tous, de même que les générations futures.

Vous pouvez améliorer le sort d'autres personnes comme Judy qui ont besoin d'accéder aux édifices publics. Voici ce que nous proposons : une campagne d'information innovatrice qui ne coûtera pas plus de 20 $ et qui permettra d'atteindre l'un des 5 000 architectes et urbanistes influents de la ville. Accepterez-vous de donner 20 $ pour aider des gens comme Judy?»

Bien qu'il n'explique pas en détail nombre des caractéristiques d'une bonne campagne de collecte de fonds, cet exemple sert effectivement à illustrer les techniques qui sont à votre disposition.

Attention : Cette approche comporte des dangers.

Ne faites appel qu'à des émotions positives (comme l'espoir) pour faire ressortir la joie que vous avez à faire ce que vous faites, sans exploiter ni le donateur ni la personne à qui on vient en aide.

Concentrez-vous sur le travail essentiel que vous devez faire pour survivre. Ne faites pas de collecte de fonds pour de nouveaux projets emballants, au détriment d'activités quotidiennes essentielles. Trop d'organismes finissent par réaliser des projets auxquels ils ne songeraient pas autrement, parce qu'ils espèrent obtenir des recettes supplémentaires pour financer les coûts fixes. C'est rare qu'il y ait des surplus. Si vous vous écartez de votre objectif initial, vous risquez d'en subir les conséquences, et elles pourraient être importantes. Faites très très attention lorsque vous annoncez de nouvelles priorités de subvention, de sorte que les priorités mineures ne prennent pas la place.

Assurez-vous que chaque projet vous permet, comme il se doit, d'assumer l'ensemble des frais généraux, de sorte que rien n'est oublié dans le budget. Si vous avez cinq projets de travail, assurez-vous que vous incluez le temps et l'argent pour tous les coûts indirects. Cela peut comprendre les réunions de coordination, une partie des coûts de l'ordinateur partagé pour les projets, la tenue de livres, la collecte de fonds et la planification. Autrement, les projets vont drainer votre énergie.

Budgétez un fonds de prévoyance de 10 p. 100 pour chacun des projets. Si un projet n'est pas entièrement financé, il ne devrait pas devenir un fardeau pour tous les autres.

Indiquez vos «coûts unitaires de service». Même des organismes de défense devraient être en mesure de montrer à combien de personnes on vient en aide dans un projet particulier, et de répartir les coûts par année-personne (ou mois, semaine ou jour).

Le défi qu'il faut constamment relever, c'est d'expliquer à quoi vous voulez consacrer les fonds, de façon que le donateur soit motivé à donner. Voici d'autres exemples :

PROBLÈMES PRÉCIS LIÉS AUX GROUPES DE DÉFENSE

Le donateur pourra se sentir plus motivé à donner aux organismes philanthropiques, à moins que les groupes de défense fassent bien ressortir l'importance de leur cause.

Dire qu'avec un don de tant, on pourra acheter un fauteuil roulant ou financer un projet de recherche médicale a quelque chose de concret et de crédible. Mais souvent, la promesse de contribuer à changer le système présente peu d'attraits ou s'avère impossible à réaliser.

Il faut indiquer clairement aux donateurs comment leur générosité va permettre de mieux venir en aide à un plus grand nombre de personnes, soit par des modifications à la loi, moins de discrimination à l'égard des personnes handicapées ou l'entraide.

Voici quelques brefs conseils supplémentaires qui pourraient vous aider à accomplir cette tâche difficile :

Faites connaître les réussites d'un groupe ou d'un particulier qui a bien défendu sa cause.

Indiquez combien de personnes vont profiter de vos interventions.

Dans le contexte de la collecte de fonds, n'essayez pas de vous montrer supérieur en faisant ressortir toutes les lacunes des organismes établis. Vous pourriez mettre les donateurs sur la défensive. Contentez-vous de donner les raisons positives pour lesquelles les donateurs devraient appuyer votre organisme plutôt qu'un autre.