L'organisme qui déploie de multiples efforts pour trouver les fonds dont il a besoin, et qui est déjà surchargé de travail, est susceptible de penser à engager un consultant pour l'aider dans la collecte de fonds. Cela aura pour résultat de régler ses problèmes ou bien de les empirer.

Le bon consultant en collecte de fonds aidera l'organisme à acquérir davantage de compétences, de façon qu'il puisse poursuivre la collecte de fonds après son départ.

Le mauvais consultant rendra l'organisme dépendant, en ne préconisant que les techniques qu'il ne pourra appliquer par lui-même.

Le bon consultant précisera franchement à l'organisme la somme de travail qui l'attend et les problèmes qui sont susceptibles de surgir.

Le mauvais consultant promettra qu'il y aura peu de travail et aucun risque, ce qui ne pourra être possible que s'il demande des honoraires exorbitants.

Quand engager un consultant?

• Quand vous ne savez pas quoi faire
• Quand vous savez quoi faire mais que le conseil ou le personnel refuse de vous écouter
• Quand vous savez ce que vous attendez d'un consultant
• Avant que la situation ne devienne désespérée
• Avant la finalisation des plans et du matériel écrit

Comment choisir un consultant?

Avant de commencer à chercher, dressez la liste de vos critères de façon à pouvoir évaluer et comparer les candidats.

Répondez au plus grand nombre possible des questions ci-dessous, et ajoutez vos propres questions :

• Quels sont vos forces ou vos problèmes principaux?
• Que souhaitez-vous que le consultant fasse?
  1) Vous montrer comment recueillir des fonds?
    a) Combien?
    b) Dans quel délai?
    c) Dans quel but?
  2) Former les bénévoles et le personnel?
    a) Dans quels domaines?
    b) Combien de personnes?
    c) À quel moment?
  3) Organiser une campagne publicitaire?
  4) Examiner le matériel imprimé?
  5) Élaborer une stratégie de collecte de fonds?
  6) Autre____________
• Combien voulez-vous dépenser?
  1) Pour les honoraires du consultant?
  2) Pour la campagne?

Déterminez à qui vous pourriez vous adresser en vérifiant :

• auprès du Centre canadien pour la philanthropie
• auprès de The Canadian Society of Fundraising Executives
• auprès de The National Society of Fundraising Executives
• auprès d'autres organismes sans but lucratif, de Centraide, d'un centre de bénévolat
• dans les Page Jaunes
• les annonces des magazines sur la collecte de fonds (plusieurs figurent dans la section des références)
• auprès des relations et des amis

Téléphonez aux consultants afin de discuter de vos critères généraux avec eux.

• Demandez-leur s'ils ont travaillé pour des organismes semblables au vôtre. Si oui, lesquels?
• Demandez-leur s'ils ont déjà eu à traiter des problèmes semblables.
• Demandez-leur de la documentation écrite à leur sujet.
• Faites une présélection sur votre liste.
• Préparez un bref dossier d'orientation pour expliquer ce que vous voulez. Faites parvenir ce dossier à quelques consultants. Ce dossier devrait contenir :
  • Un énoncé de mission
  • Un rapport annuel
  • Des brochures sur votre travail
  • La liste des membres du conseil d'administration, ce qu'ils font pour votre organisme, ce qu'ils font pour gagner leur vie
  • Les tâches précises que vous voulez confier au consultant
• Préparez des questions à poser en entrevue aux consultants de façon à pouvoir établir des comparaisons entre ces derniers quant à leur compréhension de la façon de résoudre vos problèmes les plus difficiles :
  • Le consultant comprend-il votre situation particulière?
  • Qui effectuera le travail, un consultant chevronné ou un consultant moins expérimenté?
  • Quels sont les honoraires du consultant?
  • Les honoraires du consultant sont-ils établis en fonction d'un pourcentage, à l'heure, ou s'agit-il d'honoraires fixes?

Faut-il demander aux consultants de vous fournir des propositions détaillées?

N'hésitez surtout pas à demander aux consultants de faire des commentaires sur votre situation particulière. Ne vous attendez pas toutefois à ce que ces derniers vous fassent des propositions détaillées quant à la façon dont ils règleront vos problèmes, car cela pourrait s'avérer un travail de longue haleine. N'essayez pas d'utiliser le processus de sélection et les propositions reçues pour obtenir des conseils gratuits sur la façon de régler vos problèmes sans devoir engager un consultant.

Vérifiez les références du consultant

Communiquez avec les personnes qui pourraient connaître le consultant et demandez-leur quelles sont ses lacunes et ses capacités. Expliquez en quoi votre situation peut être différente des autres. Communiquez avec des personnes comme :

• d'anciens clients
• des relations
• le Bureau d'éthique commerciale

Il vous faut signer un contrat

Demandez au consultant de rédiger un contrat dans lequel il précisera les attentes de chaque partie. Assurez-vous que ce contrat vous protège aussi bien que le consultant. Demandez à un avocat de le lire. Voici des suggestions précises de la part de M. Stan Melasky, collecteur de fonds de Toronto :

Éléments essentiels que devra inclure votre contrat :

• Des précisions quant à qui fait quoi, soit les tâches et les responsabilités de chaque partie.
• Le prix de chaque service à fournir par le consultant.
• Un énoncé de la façon dont chaque partie peut mettre fin au contrat.

L'organisme devrait avoir les contrôles suivants :

• Approbation quant à la façon dont le nom de l'organisme sera utilisé
• Échéanciers à respecter
• Examen préalable et approbation de tous les documents, etc.
• Assurance que tous les programmes sont conformes aux lois et règlements du pays, de la province, etc.
• Droit de regard quant aux nouveaux donateurs (le consultant ne doit pas conserver les noms et les adresses des nouveaux donateurs, et il ne peut utiliser votre liste pour un autre client sans votre autorisation).
• Dispositions en matière de résolution de conflits entre le client et le consultant, le cas échéant, peut-être par l'intermédiaire d'un médiateur indépendant nommé à l'avance.
• Connaissance préalable et approbation des coûts (au-dessus de la limite fixée) avant autorisation du travail.
• Définition de toutes les dépenses qui seront remboursées.

Devriez-vous verser une commission au consultant?

La Canadian Society of Fundraising Executives, l'organisme professionnel regroupant le personnel et les consultants, a un code de déontologie qui interdit les commissions au chapitre de la collecte de fonds. La Société suggère que les honoraires soient plutôt réglés en fonction d'un tarif horaire, ou encore que des honoraires fixes soient établis pour un mandat bien précis. Plusieurs autres organismes semblables des États-Unis ont aussi adopté cette position.

Cette disposition vise à protéger les organismes sans but lucratif contre la poignée d'organisations illicites travaillant pour plus d'un organisme qui veulent exploiter les organismes désespérés qui ne connaissent pas les bonnes façons de procéder.

Ces organisations peuvent offrir de produire et de publiciser un spectacle complet en votre nom. Elles engagent habituellement des solliciteurs peu rémunérés pour vendre, par téléphone, des billets à vos donateurs, aux personnes dont le nom figure sur les listes de ceux qui leur ont déjà acheté des billets et au public. Souvent, on demande aux donateurs de devenir des commanditaires et de transporter les enfants handicapés pour qu'ils puissent se rendre au spectacle. En utilisant les mêmes techniques, on vend des annonces dans le programme-souvenir aux entreprises locales. Les organisations peuvent aussi proposer de mettre sur pied des campagnes de publipostage.

Les entreprises de ce type promettent d'assumer toutes les dépenses et de prendre tous les risques. En échange, elles touchent un pourcentage des recettes à titre de commission. Souvent, les dépenses administratives viennent s'ajouter aux commissions versées.

Le fait de verser une commission peut sembler intéressant à première vue, car cela réduit les risques que l'organisme peut courir. Si le consultant ne recueille pas d'argent, il n'est pas payé.

Le principal argument militant contre le versement de commissions est sans doute que bien des donateurs rejettent l'idée qu'un consultant touchera un pourcentage de ce qu'ils donneront. Pour cette raison, ils pourront complètement refuser de donner.

Les commissions viennent aussi promouvoir les techniques qui permettront de recueillir des dons pendant la durée du contrat, mais qui pourront ne pas améliorer les capacités de l'organisme à long terme. Dans la structure de commission, aucun paiement n'est prévu pour assurer un suivi auprès de donateurs qui, même s'ils ne sont pas en mesure de faire un don important tout de suite, pourraient faire preuve de générosité plus tard. Rien n'est prévu non plus pour inciter l'organisation à assurer au personnel de l'organisme sans but lucratif une formation efficace en techniques de collecte de fonds.

En pareil cas, les consultants pourront ne choisir que les organismes qu'ils pourront exploiter en vue de s'assurer le maximum de bénéfices. Ils refuseront de travailler pour les organismes défendant des causes controversées ou dont les exigences en matière d'éthique auraient pour effet de les empêcher d'utiliser certaines techniques de collecte de fonds.

Ce qu'un consultant peut et ne peut pas faire

Un consultant ne peut prendre de décisions d'orientation ni déterminer les stratégies. C'est au conseil d'administration qu'il appartient de le faire en tenant compte des recommandations formulées par le consultant. En dernier ressort, le conseil est responsable de la campagne, et il doit pouvoir rejeter les conseils du consultant. Pour qu'une campagne fonctionne, il faut que le conseil d'administration s'en sente responsable.

La majeure partie de la collecte de fonds auprès de particuliers et de groupes censés donner des sommes importantes doit être effectuée par des bénévoles et non par un consultant. (Ce n'est pas un membre du personnel qui doit s'en charger non plus, bien qu'un consultant ou un employé puisse accompagner un bénévole afin de l'appuyer.) Idéalement, le consultant ne doit pas avoir de contacts avec les donateurs, mais seulement avec le conseil d'administration, à qui il ne sert que de guide, de formateur ou de personne-ressource.

Les consultants et le personnel rémunéré ne peuvent remplacer les nombreux bénévoles nécessaires pour les campagnes qui exigent beaucoup de travail.

Un consultant peut recommander des stratégies et des structures qui permettront d'effectuer le travail efficacement.

Un consultant ne peut révéler vos secrets aux autres organismes, ni vous livrer le contenu des plans de ces derniers. Le consultant peut partager les enseignements qu'il a tirés des nombreuses campagnes différentes auxquelles il a participé de près.

Vous trouverez ci-après une liste partielle de documents de référence qui pourraient vous être utiles. Il y en a beaucoup d'autres. Les ouvrages mentionnés ne sont pas nécessairement ceux que nous recommandons et ceux qui ont été omis ne sont pas pour autant bannis. Je vous prierais de communiquer avec moi, Ken Wyman, si votre ouvrage favori n'est pas inscrit sur la liste.

Veuillez communiquer avec les organismes qui sont inscrits sur la liste afin d'obtenir le prix de leurs ouvrages et de l'information à jour. Ils peuvent exiger des frais supplémentaires si votre commande n'est pas accompagnée du paiement.

Le Centre canadien pour la philanthropie (CCP)

Le CCP s'occupe de tous les aspects de la gestion organisationnelle et de la collecte de fonds. Sa vaste bibliothèque de référence est ouverte au public de 10 heures à 16 heures, du mardi au vendredi (le CCP compte une bibliothèque de plus de 1 500 volumes à Toronto, ainsi que de petites bibliothèques satellites à Winnipeg et à Edmonton). Le CCP tient également une conférence ou un colloque annuel à la fin de l'automne, des colloques spéciaux sur diverses questions; en outre, il publie un bulletin mensuel. On peut également faire au CCP des recherches informatisées sur les fondations. Il faut payer des frais d'adhésion pour être membre du CCP qui offre ses services moyennant rémunération.

Le CCP publie Le Répertoire canadien des fondations et organismes subventionnaires qui renferme des données détaillées sur les sources de financement disponibles; en outre, l'ouvrage renferme des renvois par sujet, par région et par nom. On trouve dans cet ouvrage les critères et les intérêts de chacune des fondations canadiennes et de nombreuses fondations américaines qui font des dons aux organismes de bienfaisance canadiens, y compris le nom et l'adresse de la personne-ressource.

Le Répertoire renferme également le montant des dons, l'organisme bénéficiaire et l'objectif des dons. On y trouve également d'excellents articles sur la façon d'obtenir une subvention d'une fondation, articles qu'il faut lire avant de présenter une demande.

Entre autres documents, le CCP publie :

Planning Successful Fundraising Programs par Ken Wyman. Comment et quand planifier, qui devrait prendre part à ces programmes, comment trouver le temps pour planifier. L'ouvrage comprend des exercices et une liste de contrôle que vous pouvez utiliser pour améliorer votre processus de planification.

Establishing a Planned Giving Program: What You Need to Know to Get Started par Aubrey Barfoot. Il s'agit du premier guide publié au Canada à l'intention des néophytes de la collecte de fonds. On y explique différentes méthodes de sollicitation, et on précise où trouver les donateurs (document actuellement épuisé).

Development and Direction for Boards of Directors par John E. Tropman. L'auteur enseigne une méthode révolutionnaire et efficace permettant de diriger des réunions de conseils d'administration où se prennent des décisions de grande qualité. On y trouve également des exercices permettant d'évaluer votre conseil d'administration et ses activités.

La Direction du soutien aux organismes volontaires de Patrimoine canadien produit une vaste gamme de documents gratuits à l'intention des organismes sans but lucratif. On en trouvera certains dans les pages suivantes. Les quantités sont restreintes à deux par organisme. Pour obtenir ces publications, ou une liste à jour de toutes les publications disponibles, veuillez faire parvenir votre demande à l'adresse suivante :

Formation à distance, études à domicile et enseignement en classe :

Gestion des organismes bénévoles et sans but lucratif

• Université de Victoria
• Université Simon Fraser
• Collège Mount Royal
• Collège Grant MacEwan
• Université du Manitoba
• Université Laurentienne
• Université de Guelph
• Université McMaster
• Université Western Ontario
• Université York
• Université polytechnique Ryerson Université d'Ottawa
• Université du Québec à Montréal
• Université du Nouveau-Brunswick
• Université Dalhousie

Gestion de collecte de fonds

• Collège communautaire de Vancouver
• Collège Okanagan
• Collège communautaire Grant MacEwan
• Université polytechnique Ryerson
• Collège Algonquin des arts appliqués et de technologie
• Université Laurentienne
• Collège Cambrian
• Institut Cabot des arts appliqués et de technologie

Certificat en gestion de collecte de fonds

Cours du soir donné au centre-ville de Toronto; subventionné par le Centre canadien pour la philanthropie.

Autres cours :

Prière de se renseigner auprès des collèges et universités, de Centraide et d'autres organismes publics.

COMMENT CRÉER ET DIRIGER UN ORGANISME SANS BUT LUCRATIF

Community Action

«Bulletin publié à l'intention des personnes qui travaillent pour des organismes de services communautaires» publié 22 fois par année. En plus des articles et des annonces d'emploi, le bulletin donne un compte rendu des subventions accordées par les fondations et le gouvernement (principalement celui de l'Ontario). Liste des nouvelles publications intéressantes.

Fighting for Hope: Organizing to Realize Our Dreams

Idées pratiques sur la façon de créer un organisme communautaire, de former des groupes, de tenir des réunions, de planifier, d'obtenir des fonds et d'assurer le développement économique communautaire.

Un nouvel aperçu sur la collecte de fonds pour les services destinés aux femmes

par Judy Liefschultz
Greater Victoria Women's Shelter Society
Direction du soutien aux organismes volontaires · Gratuit

Récit des acquis et des expériences vécues au cours de huit mois de travail avec des préposés aux services à l'intention des femmes et de membres de conseils d'administration bénévoles.

Forming and Managing a Nonprofit Organization in Canada

Canadian Glossary of Fundraising Terms

Plus de 400 termes concernant la collecte de fonds définis avec renvois. Ouvrage clair et concis.
9,95 $ + 2 $ de frais de manutention.

Fundraising for Nonprofit Groups

Ouvrage rédigé à l'intention des organismes communautaires. À lire absolument. Court, facile à comprendre.

Fundraising For Stability: Strategies for Community Fundraising

Ouvrage intéressant sur la collecte de fonds en général. Prend en compte la perspective des organismes communautaires, inclut des principes, de la planification, des sources de soutien, la façon de rédiger une proposition, des innovations.

L'assurance-vie comme moyen de cueillette de fonds

par Michael Mears
Direction du soutien aux organismes volontaires · Gratuit.

Les compagnies d'assurance représentent une ressource très peu exploitée et une composante potentielle de la diversification des bases de financement.

Money, Money, Money — How to Get It!

Comment voir à l'enregistrement et à la constitution d'un organisme de bienfaisance, commercialiser votre projet, rédiger des propositions à l'intention du gouvernement et des fondations, planifier les manifestations spéciales et autres questions.

Recruiting Volunteers for Difficult or Long-Term Assignments

Comment recruter des bénévoles pour des tâches qui nécessitent un engagement important ou à long terme? Steve McCurley discute des moyens de repenser le travail à faire, d'accroître les efforts de recrutement, de constituer des équipes de bénévoles, de trouver des apprentis et de répondre aux besoins des bénévoles en ce qui concerne leur croissance personnelle.

Resources for Community Groups

Idées utiles proposées par le ministère de la Citoyenneté et de la Culture et applicables en toutes circonstances.

Les bureaux en commun : un modèle de coopération à l'intention des petits groupes

par Douglas McKercher
Direction du soutien aux organismes volontaires. · Gratuit.

Le bénévolat : une valeur traditionnelle au Canada

par Janet Lautenschlager
Direction du soutien aux organismes volontaires. · Gratuit.

Bref historique du bénévolat au Canada qui montre ce que l'on peut accomplir grâce à la participation active de citoyens ordinaires.

RÉGLEMENTATION FÉDÉRALE

Canadian Taxation of Charities and Donations

Document coûteux, mais que doivent consulter votre avocat et votre comptable en cas de difficulté. Mis à jour au fur et à mesure de l'adoption de nouveaux règlements.

Ligne de dépannage sur les lois concernant les organismes de bienfaisance

Revenu Canada
1-800-267-2384

Réponses officielles aux questions des organismes de bienfaisance, des organismes sans but lucratif et des donateur concernant les règlements qui s'appliquent à leur cas. Pas nécessaire de s'identifier. GRATUIT.

The Law and Volunteers

Ce guide établit le lien entre l'engagement des bénévoles en ce qui a trait à la prestation des services, les normes de service que l'on attend d'eux et les conséquences du non- respect des normes de la collectivité.

STATISTIQUES

Les dons aux organismes de charité enregistrés : données de Revenu Canada Impôt pour 1986 et 1987

Direction du soutien aux organismes volontaires. · Gratuit.

Disponible en quantités limitées. Nouvelles études peu susceptibles d'être disponibles à cause de la limitation des coûts.

Canada's Charitable Economy: Its Role and Contribution

Analyse exhaustive des donateurs, des dons, des bénévoles, des organismes de bienfaisance, etc. 14,50 $, incluant les taxes et les frais de manutention.

Canada West Fact Finder

Statistiques sur la population, les services, les entreprises et l'industrie. 8,50 $ l'unité. Section utile sur les revenus et les dépenses du gouvernement par province. Disponible également sur ordinateur, ce qui permet d'accéder aux données. Prière d'appeler pour obtenir des détails.

Metro Wards at a Glance

Profils des quartiers du Grand Toronto : population, main-d'oeuvre et emploi, logement et ménages, et les dix principaux employeurs dans chaque quartier. Tout est gratuit. De nombreuses collectivités offrent des services semblables.

SOURCES GOUVERNEMENTALES : OÙ OBTENIR DE L'ARGENT

Easy Money: Your Guide to Government Giveaways

Guide des programmes d'aide gouvernementaux

Promotion de la santé

Mises à jour sur les fonds accordés par le Ministère et autres nouvelles. Demandez le bulletin intitulé Résumés de projets, qui donne la liste des bénéficiaires d'une subvention du Ministère.

MARKETING ET PROMOTION

Be a Local Hero: A Guide to Volunteering in Toronto

Liste d'organisations par secteur d'intérêt, assortie de divers délais et de renvois aux compétences et au groupe d'âge. Si cette première édition est un succès, il y aura une mise à jour et l'on pourrait songer à faire la même chose pour d'autres villes. 6,95 $ (plus 1,50 $ de frais de manutention et TPS).

Getting Publicity: A Do-It-Yourself Guide for Small Business and Nonprofit Groups

Health Promotion Calendar

Listes annuelles des manifestations et des «journées», «semaines» et «mois» des organismes de bienfaisance dans le domaine de la santé du 1er septembre au 31 août. Coût : 11,50 $

Possibilité d'inscrire gratuitement votre manifestation liée au domaine de la santé. Les demandes doivent inclure les détails suivants :

• nom au complet, titre, adresse et numéro de téléphone de l'organisme et personne- ressource,
• brefs détails de la cause, de l'objectif, du thème ou des activités - environ 20 à 30 mots au total, et
• délais : date, jour, semaine, mois, etc.

News Corporation

Besoin d'aide pour joindre les médias? Ce service commercial loue des listes mises à jour pour les journaux, la radio, la télévision, les magazines et les hebdomadaires dans 256 régions canadiennes, ou en fonction de 230 sujets. On distribue également de l'information dans les médias à un coût relativement faible.

La promotion du bénévolat

par Janet Lautenschlager
Direction du soutien aux organismes volontaires. · Gratuit.

Stratégies et approches en vue de promouvoir le bénévolat. Inclut une liste d'outils de référence sur les relations publiques, la publicité, les relations avec les médias, et l'information du public ainsi que sur la façon d'acheter ou d'emprunter ces outils.

L'information publicitaire : promotion du bénévolat et de la Semaine nationale de l'action bénévole dans votre collectivité

par Janet Lautenschlager
Direction du soutien aux organismes volontaires. · Gratuit.

Marketing Minds

Programme «direct» de marketing stratégique élaboré spécialement à l'intention des services sportifs, récréatifs et communautaires. Pochettes de documents et rabais de groupe disponibles.

Sources: The Directory of Contacts for Editors, Reporters and Researchers

Répertoire envoyé gratuitement tous les six mois aux journalistes. Il faut payer pour être inscrit sur la liste. Document essentiel si vous voulez que les rédacteurs vous contactent lorsqu'ils rédigent une nouvelle ou un reportage spécifique qui vous concerne.