Créez un groupe de travail

Tout organisme qui souhaite réussir à recueillir des fonds doit créer un comité de collecte de fonds ou un groupe de travail dont le mandat est de veiller au succès de cette collecte.

Habituellement, tous les membres du conseil d'administration jouent un rôle actif dans la collecte de fonds. Or, ce modèle est rarement appliqué dans les organismes communautaires.

Par exemple, dans nombre d'organismes, les membres du conseil d'administration refusent ou sont incapables de faire de la collecte de fonds. Dans un groupe de coordination, il peut arriver que les membres du conseil d'administration soient des représentants d'autres sections du groupe, et ils vont d'abord oeuvrer pour leur organisme d'appartenance. Si les membres du conseil d'administration sont des personnes qui profitent des services qu'offre votre organisme, il se peut que la collecte de fonds ne les intéresse pas ou qu'ils n'en aient pas l'expérience. Par ailleurs, les membres du conseil d'administration peuvent avoir été nommés par des bienfaiteurs ou parce qu'ils possèdent d'autres compétences.

Même lorsque les membres du conseil d'administration acceptent et sont capables de faire de la collecte de fonds, leurs autres responsabilités sont trop nombreuses.

Par ailleurs, la collecte de fonds ne peut être confiée uniquement au personnel. Par exemple, des manifestations spéciales peuvent exiger tellement de travail qu'il n'est pas rentable de rémunérer tout le monde, et c'est à ce moment-là que des bénévoles dévoués à la cause sont essentiels. En outre, dans la collecte de fonds, certaines activités doivent être effectuées uniquement par des bénévoles, comme rendre visite aux principaux donateurs (qui peuvent réagir de façon assez négative s'ils reçoivent la visite d'un membre du personnel non accompagné d'un bénévole).

Pour toutes ces raisons, les organismes communautaires ont besoin d'une équipe spéciale de bénévoles chargée de recueillir des fonds. Au moins un ou deux membres du conseil d'administration devraient faire partie de cette équipe afin de préserver la vision d'ensemble et d'agir en tant qu'agents de liaison. Idéalement, la plupart des autres bénévoles seront des personnes ayant des liens personnels très étroits avec vos services, et ce, afin de vous assurer qu'ils comprennent votre objectif et que vous pouvez leur faire confiance. Ces personnes peuvent être des «amis» du groupe, sympathiques à la cause et désireux de faire leur part. De même, une fondation complètement distincte sur le plan juridique s'est avérée utile pour des groupes aussi divers qu'un hôpital pour enfants et un centre d'hébergement pour les personnes atteintes du sida.

L'expression «groupe de travail» est préférable au terme «comité». Il peut sembler s'agir simplement d'une nuance de sémantique, mais la psychologie des mots est importante. Quand on parle de «comités», les gens s'imaginent des groupes qui se réunissent pendant des périodes indéterminées afin de formuler des recommandations que d'autres vont mettre en oeuvre. Par contre, les «groupes de travail» ont des objectifs précis à atteindre dans un délai précis, et on s'attend à ce qu'ils fassent le travail, et non pas seulement tenir des réunions.

Les membres du groupe de travail sur la collecte de fonds (ou quel que soit le titre que vous lui donnerez) doivent jouer un rôle actif. Les membres du groupe central devraient tous être responsables de sous-groupes, et disposer des équipes nécessaires pour effectuer le travail.

On trouvera ci-dessous la description de tâches clés confiées à ces groupes de travail. Bien sûr, toutes ces tâches ne sont pas nécessaires pour chaque groupe et la liste n'est pas exhaustive.

En outre, il se peut que vous deviez consacrer beaucoup de temps à trouver tous les responsables de groupes, si c'est la première fois que vous en recrutez. La liste des tâches peut paraître tellement longue qu'il semble impossible de trouver tous les bénévoles dont vous avez besoin. Mais, que cela ne vous empêche pas d'entreprendre le travail avec la ou les personnes que vous pourrez d'abord trouver. D'autres s'ajouteront par la suite.

Votre première tâche consiste à établir le rôle que chaque personne devra jouer.

Voici la liste des tâches d'un chef d'équipe telle qu'établie par Mme Lyn McDonell :

• Présidence/Coordination : Cette tâche doit être confiée à quelqu'un qui est axé sur les gens et qui, avec doigté, réussit à faire en sorte que personne ne s'écarte de l'objectif visé et ne dépasse les délais, tant durant les réunions que dans d'autres activités. Cette personne devrait être en mesure de faire du recrutement et posséder suffisamment de connaissances pour pouvoir donner des conseils.
• Coordination des groupes de donateurs : Il est souvent recommandé de répartir les donateurs en groupes spécialisés. Par exemple, on peut constituer des groupes de donateurs comme les clients, les syndicats, les clubs philanthropiques, les entreprises, les travailleurs de la santé, les groupes religieux, etc. Si les groupes sont suffisamment importants, on peut devoir les subdiviser (par exemple, les entreprises de santé, les entreprises locales, les banques, etc.). On confie à différentes personnes la responsabilité de coordonner les activités propres à chaque groupe. Il faut également essayer de trouver des personnes du groupe de donateurs pour diriger chaque équipe. Par exemple, un syndicat est davantage susceptible de faire un don si un de ses membres le sollicite.
• Présidence des manifestations spéciales : Il se peut que vous teniez plusieurs manifestations spéciales en même temps. Les coordonnateurs font partie du groupe de travail.
• Coordination des subventions : La personne bénévole responsable fait des recherches sur les organismes subventionnaires et participe à la rédaction et à la présentation des propositions. Les universitaires ont souvent de l'expérience dans ce domaine (ou sont désireux d'apprendre).
• Coordination des ventes : Si vous vendez des articles (que ce soit lors d'une braderie annuelle, ou que vous produisiez des t-shirts et des affiches), un bénévole doit organiser la vente, notamment recruter les personnes susceptibles de fournir ces articles et s'occuper d'établir les prix et de faire les ventes.
• Liaison régionale : Les organismes nationaux et provinciaux peuvent vouloir transmettre leurs suggestions concernant la collecte de fonds à leurs sections régionales. La personne chargée d'assurer la liaison régionale informe les sections régionales, les encourage dans leur collecte de fonds et règle les problèmes au besoin.
• Coordination de la publicité et de la promotion : Un bénévole pourrait constituer un maillon très important de la chaîne du travail du comité des promotions en appuyant la collecte de fonds par des efforts en vue d'obtenir de la publicité pour l'organisme ou une manifestation.

Les spécialistes du bénévolat sont d'accord pour dire que la personne et la tâche à accomplir doivent aller de pair si l'on veut que le travail se fasse dans la joie. Mais existe-t-il différents types de bénévoles à rechercher? Voici une façon d'établir les styles de travail.

Le réseau d'amis, des gens influents

Ces personnes qui ont des relations et qui détiennent du pouvoir ont de l'influence et, sans vouloir faire de sexisme, on trouve très peu de femmes dans ces cercles restreints de l'establishment, du moins pas encore. Ces gens prêtent leur nom, font quelques contacts importants en coulisses et donnent généreusement. Ils ouvrent des portes, impressionnent les donateurs par leur crédibilité et obtiennent des faveurs. Presque toutes les causes peuvent profiter de leur leadership et de leur crédibilité.

Il ne faut recourir à ces personnes que pour obtenir un impact maximum. Ne vous attendez pas à ce qu'elles participent aux réunions du conseil d'administrations, qu'elles jouent un rôle actif au sein des comités ou effectuent des tâches comme faire des envois postaux ou décorer le gymnase.

Les sages conseillers : ceux qui ne sont pas des nouveau-venus

Les bénévoles d'expérience qui partagent leurs connaissances peuvent vous aider à éviter de vouloir réinventer la roue. Ces conseillers vous aident en matière de publicité et de médias, de comptabilité et de gestion financière, de droit, de collecte de fonds, ainsi que pour la tenue de manifestations spéciales. Ne leur faites pas perdre du temps avec des choses sans importance.

Les clones, gestionnaires ou organisateurs

Ce sont des gens à qui vous faites presque autant confiance qu'à vous-mêmes. Ils voient le travail à accomplir, prennent des décisions intelligentes et les exécutent sans tarder. Ils proposent ensuite de nouvelles idées peu nombreuses, mais très valables. Donnez-leur toute la liberté d'action nécessaire, et non des règles à suivre.

Les bourreaux de travail

Est-ce les décrire trop sévèrement? Cela serait vrai seulement dans une société qui n'accorderait pas de valeur au travail ardu! Les reines ne pourraient pas faire de miel sans l'aide de nombreuses autres abeilles. Tout le monde joue «l'abeille» à un moment ou un autre de sa vie, même quand on accomplit un travail très responsable ailleurs et en même temps.

Ces travailleurs sont axés sur la tâche à accomplir. Demandez-leur de faire quelque chose et ils le feront. Mais lorsqu'ils ont fini, ils s'arrêtent et attendent qu'on leur dise quoi faire ensuite. Ils peuvent faire des envois postaux ou assumer une responsabilité importante dans une campagne précise. Ne vous attendez pas à ce que ces personnes vous pressentent, elles ne le feront pas. Mais si vous ne leur demandez pas de faire un travail, de préférence une tâche qui convienne à leurs talents, elles seront peut-être insultées.

Les décideurs

Ces personnes à la parole facile préfèrent parler plutôt qu'agir. Lorsqu'elles le font efficacement, elles peuvent poser les questions essentielles et prendre des décisions brillantes qui permettent d'établir des politiques précises, des stratégies réalisables et des plans rationnels.

Par contre, lorsqu'elles parlent à tort et à travers, les réunions peuvent durer des heures et le groupe ne jamais agir. Ne faites pas appel aux personnes qui sont assidues aux réunions pour autre chose — elles vont présenter des recommandations au lieu d'agir!

DÉCIDEZ DE QUI VOUS AVEZ BESOIN

À l'aide de ces catégories, dressez la liste de tous les bénévoles dont vous avez besoin pour accomplir une tâche précise, qu'il s'agisse de tenir une vente aux enchères pour la collecte de fonds ou de préparer une campagne de souscription auprès des entreprises. Dressez cette liste par ordre de priorité, les premières personnes étant celles dont vous avez le plus besoin.

Ensuite, déterminez quelles compétences possèdent les membres de votre équipe. Les organismes sont souvent surpris de découvrir exactement les compétences dont ils ont besoin parmi les membres actuels et anciens du conseil d'administration, les bénévoles et les clients. Il arrive que les gens possèdent une expérience cachée qu'ils ont à moitié oubliée, comme vendre des pommes pour les Scouts ou des biscuits pour les Guides. D'abord, il se peut qu'ils ne se rendent pas compte à quel point leur expérience est pertinente; cette expérience pourra avoir été acquise au cours d'une campagne en faveur d'un groupe religieux, une campagne de syndicalisation ou un emploi d'été dans le domaine des ventes. Ces personnes sont peut-être disposées à accepter d'autres responsabilités.

Cernez les éléments manquants de ce répertoire. Répartissez vos bénévoles par catégorie.

Il se peut que les gens soient prêts à tel type d'engagement pour tel type d'activité. Par exemple, une personne qui possède de l'expérience en informatique peut agir à titre de conseillère dans ce domaine. La même personne pourra ne pas avoir d'expérience dans les manifestations spéciales, mais être dirigée par quelqu'un qui s'y connaît.

Demandez à vos bénévoles dans quelle catégorie ils pensent se situer et s'ils estiment qu'on leur confie des tâches appropriées. Dans la négative, demandez-leur de vous indiquer quelle activité devrait leur être confiée.

CODE :

Décideur (D) Influent (I) Conseiller (C) Organisateur (O) Exécutant (E)

PERSONNE :

Préparez des équipes de bénévoles à agir
Il faut rédiger une description de tâches pour chaque personne.

Les descriptions de tâches peuvent aider à repérer les compétences nécessaires pour chaque stratégie.

La description des différentes tâches à accomplir constitue un bon outil de recrutement. Les gens aiment voir sur papier les responsabilités qu'on leur confie.

Titre du poste du bénévole

Objectif(s) du travail (qui sont mesurables)

Délai(s) accordé(s) :

Nombre d'heures de travail par semaine/mois (ou total)

Durée de l'engagement
indispensable jusqu'à (date)         souhaitable jusqu'à (date)

Tâches confiées au bénévole         Compétences ou qualités requises

Formation ou appui offert par l'organisme

Pouvoirs confiés au bénévole
  Dépenser de l'argent sans permission, jusqu'à concurrence de $
  Diriger le personnel ou les bénévoles affectés au projet
    Personne                             nombre d'heures
    Personne                              nombre d'heures

Nom et expérience pertinente du
  Responsable
  Compagnon/Partenaire

Récompenses en reconnaissance du travail bien accompli. Noter les récompenses particulières que le bénévole pourrait privilégier.

Ajouter les autres détails nécessaires sur une feuille séparée.

Recrutez des leaders

Lorsque vous créez vos équipes, vous devez rechercher chez les membres des caractéristiques précises. Essayez de recruter des gens qui sont :

INFLUENTS : c'est-à-dire qui savent se faire respecter et qui ont l'autorité nécessaire pour obtenir que le travail se fasse.

ENTHOUSIASTES : L'enthousiasme est contagieux. Si le responsable a des doutes, le travail ne peut être fait.

ENTREPRENANTS : Il ne suffit pas d'avoir des exécutants. Les gens qui essaient de tout faire tout seuls deviennent rapidement débordés et ralentissent les autres. Essayez de trouver des gens qui sont capables de bien déléguer les tâches.

Lorsque vous pressentez des personnes avec qui vous n'avez jamais travaillé, ne leur confiez pas des tâches d'une durée d'un an ou plus. Commencez par leur donner des affectations de trois mois ou moins! Cela donne aux deux la chance de décider s'ils veulent continuer de travailler ensemble longtemps. Il est beaucoup plus facile de couper les liens avec des bénévoles dont on n'est pas satisfait après une brève période d'essai que si on leur a confié un mandat indéterminé. Tous les emplois rémunérés sont d'abord assortis d'une période d'essai. Il devrait en être de même pour les postes de bénévoles.

Il peut être difficile de recruter des gens talentueux. Mettez l'accent sur les bénéficiaires de la collecte de fonds, c'est-à-dire les personnes à qui on vient en aide. Insistez moins sur les objectifs financiers et sur les difficultés du travail à accomplir. Les bénévoles doivent être enthousiasmés par les objectifs que leur permettra d'atteindre l'argent recueilli; les objectifs doivent être précis, mesurables et humains et non pas viser des budgets ou les besoins de l'organisation. Si possible, présentez les bénévoles aux personnes aidées, ou amenez-les sur les lieux mêmes où vivent ces personnes, de sorte qu'ils puissent réellement comprendre le besoin à combler.

Choisissez soigneusement la première tâche confiée à un bénévole, tâche qui devrait lui permettre d'obtenir un succès rapide. S'ils sont satisfaits, les bénévoles seront incités à tenter de nouvelles expériences.

Jumelez les nouveaux bénévoles avec des bénévoles d'expérience, à l'aide d'un système de compagnonnage. Ce système amoindrit l'aspect solitaire de certaines tâches.

Maintenant que vous savez ce que les gens doivent faire, vous pouvez commencer le recrutement.

Les as de la collecte de fonds sont rares. Mais presque tout le monde peut réussir avec un peu de formation et d'appui. Voici cependant une liste de personnes qui ont des raisons particulières d'être exceptionnellement efficaces.

Recrutez d'excellents bénévoles parmi les personnes qui :

[] ont emménagé récemment dans la collectivité
[] ont été promues récemment à un poste de cadre supérieur
[] sont susceptibles de briguer les suffrages à un poste politique
[] viennent de prendre leur retraite ou qui ont du temps libre
[] consacrent beaucoup de leur temps au bénévolat
[] sortent du collège ou de l'université
[] travaillent dans le domaine des ventes, des médias, de la publicité, des relations publiques, du journalisme
[] sont vos clients, vos auditeurs, ou des membres de leurs familles
[] ont été formées à la collecte de fonds par d'autres organismes sans but lucratif comme Centraide, les universités ou les hôpitaux, et qui veulent travailler avec vous pour les raisons suivantes :

• La campagne de l'autre organisme est terminée.
• La campagne de l'autre groupe ne va pas reprendre avant quelques mois.
• Elles sont fatiguées de jouer un rôle mineur dans un grand organisme et aimeraient travailler dans un groupe où elles seront davantage appréciées.
• Elles croient à votre cause.
• Elles peuvent acquérir des compétences utiles en travaillant avec vous.
• Elles aiment travailler pour plus d'un groupe à la fois.

Où pouvez-vous trouver des collecteurs de fonds bénévoles efficaces?

[] Parmi les bénévoles actuels
[] Parmi les amis du personnel, du conseil d'administration et des bénévoles actuels
[] Au Centre de bénévoles
[] Parmi les collégiens inscrits à des cours travail-études
[] Dans les programmes de services communautaires par l'entremise des services de probation et de libération conditionnelle, la Société John Howard, la Société Elizabeth Fry ou l'Armée du Salut (particulièrement pour le travail manuel)
[] Dans les centres de formation
[] Dans les services de personnel des grandes entreprises ou du gouvernement
[] Dans les centres d'assurance-chômage

Constituez-vous une équipe de recrutement

Demandez à des bénévoles qui sont bons dans le recrutement d'effectuer cette tâche importante. Repérez ces personnes parmi :

[] Les professionnels des ressources humaines
[] Les personnes à qui on doit des faveurs
[] Les personnes influentes à qui veulent plaire des bénévoles
[] Les personnes qui aiment les gens
[] Les personnes qui sont capables de déléguer leurs responsabilités

Recrutement des bénévoles :
les vingt et une questions à se poser

Avant le recrutement :

• Avez-vous une idée bien précise des objectifs de votre programme?
• Pourquoi le personnel souhaite-t-il que des bénévoles fassent partie de votre programme?
• Avez-vous rédigé des descriptions de tâches claires et concises pour les bénévoles?
• D'après vous, quels problèmes peut entraîner la participation de bénévoles à votre programme?
• Avez-vous prévu des solutions à ces problèmes?
• Quel type de formation ou d'orientation devrez-vous offrir à vos nouveaux bénévoles?
• Qui seront les personnes-ressources chargées de s'occuper des bénévoles une fois qu'ils feront partie du programme?
• Que ferez-vous pour garder le contact avec les bénévoles, les appuyer et régler les problèmes?

Au moment du recrutement :

• De combien de bénévoles aurez-vous besoin?
• Pendant combien de temps leur demanderez-vous leur participation? Serez-vous en mesure d'intégrer des bénévoles dans votre programme pour une courte période?
• Quelles qualités ou compétences devront avoir vos bénévoles avant de faire partie de votre programme?
• Que ferez-vous des bénévoles qui ne conviennent pas à votre programme?
• Quels objectifs souhaitez-vous atteindre lors de la première entrevue? Votre formulaire d'inscription vous permet-il d'obtenir tous les renseignements dont vous avez besoin?
• Comment mènerez-vous la première entrevue?

Orientation et formation :

• Motivation : Pourquoi vos bénévoles souhaitent-ils participer à votre programme?
  Que souhaitent-ils retirer de leur bénévolat?
  Votre programme répondra-t-il à leurs besoins?
  Quelle sera leur contribution à votre programme?
• Impressions : Les candidats ont-ils déjà fait du bénévolat?
  Comment se sentent-ils face à leur engagement?
  Ont-ils déjà travaillé avec des personnes [handicapées] auparavant?
  Quelles sont leurs craintes ou leurs impressions à cet égard? Déterminez les interrogations, les idées préconçues, les notions fausses ou les positions qu'ils peuvent avoir.
• Compétences : Est-ce que les bénévoles doivent entretenir des relations avec d'autres personnes?
  Doivent-ils faire preuve d'habiletés pratiques, comme pousser un fauteuil roulant, etc.?
  Comment allez-vous leur faire acquérir?
• Contrats : Avez-vous prévu rédiger et faire signer un contrat aux bénévoles?

Besoins des clients :

• Avez-vous pris des mesures afin de préparer les clients à la participation de bénévoles?

Tenue des registres :

• Avez-vous pris des mesures pour l'inscription des données suivantes :
  noms, numéros de téléphone, adresses, personnes-ressources en cas d'urgence, horaires, heures de travail, compétences utilisées ou apprises, tâches?
• Êtes-vous prêts à fournir des références, voire des certificats de reconnaissance?

- Centre de bénévoles, Victoria (Colombie-Britannique), juin 1993

Donnez une bonne orientation

L'orientation est cruciale afin de s'assurer que tous les participants sont sur la même voie, perçoivent le besoin de façon exacte et comprennent la situation actuelle.

Lors d'une séance d'orientation, donnez un aperçu des responsabilités que devront assumer vos principaux bénévoles, soit la planification, le recrutement, la coordination des activités et le suivi des progrès accomplis au regard des objectifs de la collecte de fonds. Assurez-vous que les bénévoles connaissent le niveau de soutien qui leur sera offert.

Communications

Comment les membres de votre organisme communiqueront-ils entre eux? À quelle fréquence se réuniront-ils? Afin que les bénévoles travaillent de façon efficace, ils doivent être informés et en mesure de situer les choses dans leur contexte. Les réunions et les documents d'information permettent à chacun d'atteindre ces objectifs.

Ne supposez pas que tout le monde sait comment organiser efficacement une réunion; c'est là une compétence qui doit être acquise et constamment perfectionnée.

D'autres renseignements sur la façon de bien gérer les réunions :

Le film intitulé Meetings, Bloody Meetings de Monty Python, mettant en vedette John Cleese, est excellent. On y décrit, de façon humoristique, de nombreux points qui sont excellents. Bien qu'il commence à dater et qu'il soit axé sur le monde des affaires britannique, il mérite quand même d'être vu et il est possible de l'emprunter à bon nombre de bibliothèques publiques. Demandez les téléfilms internationaux intitulés Meetings, Bloody Meetings et More Meetings, Bloody Meetings.

Esprit d'équipe

N'hésitez aucunement à envoyer la balle dans le camp de votre groupe de travail. N'hésitez pas à dire aux membres qu'ils forment une équipe. Favorisez le soutien mutuel. Des expériences positives sur le plan social permettent d'établir des relations de travail solides et productives. Déconseillez le travail en solitaire.

Les étapes de la planification d'une campagne

La planification du groupe de travail doit comprendre les étapes suivantes :

Favorisez une attitude positive

Faites en sorte que le montant visé ne soit pas un besoin mais un défi. Ne laissez pas les gens rouspéter pendant trop longtemps au sujet de la collecte de fonds. Voici quelques excuses souvent entendues par Mme Lyn McDonell :

• «Je fais autre chose pour cette agence».
• «Je participe à la collecte de fonds d'un autre organisme».
• «Selon moi, il ne s'agit pas d'une priorité».
• «Je n'ai pas le temps».
• «Je ne sais pas comment m'y prendre
  (et je ne souhaite pas apprendre)».

À la place, attirez leur attention sur les avantages des collectes de fonds :

• une occasion d'en faire plus
• une meilleure visibilité au sein de la collectivité
• de nouveaux débouchés pour le bénévolat
• une façon d'utiliser les compétences et les relations du personnel en place et des bénévoles
• une façon de se gagner un appui solide au sein de la collectivité

Favorisez une attitude positive chez les autres en donnant l'exemple. Faites en sorte que l'équipe responsable de la collecte de fonds représente le groupe de travail idéal, le meilleur milieu de travail, etc. Une attitude dynamique se propage vite.

Il arrive parfois que l'équipe responsable de la collecte de fonds s'amuse tellement et que l'expérience de ses membres soit si satisfaisante que certains rivalisent littéralement avec d'autres pour en faire partie. Être choisi pour diriger une telle équipe n'est pas une tâche à éviter, mais plutôt une preuve remarquable de votre talent. Au moins un organisme compte un nombre suffisant de candidats aux postes principaux pour s'occuper des entrevues et choisir les meilleurs. Quel merveilleux objectif à atteindre!

Les gens qui éprouvent une certaine appréhension à accepter de nouvelles responsabilités seront rassurés en sachant qu'ils seront encadrés grâce à un programme d'orientation et de formation destiné aux bénévoles.