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A-3 Audits conjoints effectués par Mesures Canada (MC) et par des organismes d’enregistrement des systèmes qualité (OESQ) (ancien bulletin ACC-16 non modifié)

Date : 2004-01-28
Bulletin : A-3-F
Catégorie : Accréditation
Document(s) : Critères d'accréditation des organismes souhaitant effectuer des inspections conformément à la Loi sur l'inspection de l'électricité et du gaz et à la Loi sur les poids et mesures (S-A-01:2002). Remplace ACC-16 et toute documentation antérieure sur le sujet.


1.0       Objet

Le présent bulletin vise à établir les conditions et les lignes directrices générales devant être respectées afin d’assurer la coordination et l’exécution des audits conjoints de MC et des OESQ.
 
2.0       Contexte

À la suite de l’Examen du secteur commercial de l’électricité, MC a accepté de coordonner ses audits avec ceux des OESQ, lorsqu’un organisme accrédité le demande. En juin 2002, un groupe de travail composé de représentants de MC et de l’Association canadienne de l’électricité (ACE) a été formé dans le but d’élaborer les politiques administratives liées à la coordination des audits conjoints. Des consultations avec des représentants de deux OESQ (Quasar et ITS Intertek) ainsi qu’un audit conjoint pilote OESQ/MC ont par ailleurs été entrepris. Le présent Bulletin fait état des décisions découlant de ces réunions et audits. Il est important de noter que les audits conjoints ont un double objet :
 
a)         atténuer les effets du processus d’audit, sans intention de remplacer l’audit des OESQ ou de MC;
b)         réduire le double emploi des audits de MC et des OESQ, sans compromettre les résultats.
 
3.0       Définitions

3.1       Organisme d’enregistrement des systèmes qualité (OESQ) : Organisme chargé de la certification et de l’enregistrement des systèmes qualité. Ce dernier doit être reconnu à l’échelle nationale ou internationale.
 
3.2       Organisme enregistré : Organisme exploitant un système qualité qui a été certifié ou enregistré par un OESQ.
 
3.3       Organisme accrédité : Organisme exploitant un système qualité qui a été initialement évalué par MC et jugé conforme aux exigences de ce dernier.

4.0       Politique

4.1       Demandes d’audits conjoints par des organismes enregistrés

MC est disposé à effectuer des audits conjoints avec un OESQ lorsqu’une demande écrite est soumise par un organisme accrédité. Dans cette demande écrite, il doit être reconnu et accepté que l’information relative à l’organisme accrédité sera échangée entre l’OESQ et MC. La demande doit être présentée au coordonnateur régional de l’accréditation pertinent de MC.

4.2       Champ d’application et limites

• Les audits conjoints peuvent être menés à des fins de surveillance et d’extension du domaine d’application, mais non à des fins d’accréditation initiale.
• Toutes les dépenses engagées par l’OESQ doivent être assumées par l’organisme accrédité demandant l’audit conjoint. 
• La norme suivie par l’OESQ doit être reconnue par MC : ISO 9001:2000, ISO 9002: 1994 ou ISO 17025: 1999. 
• L’OESQ doit être un organisme accrédité selon des normes reconnues internationalement ou de programmes d’accréditation nationaux. Une preuve de cette accréditation doit être fournie à MC.
• MC et les OESQ ne sont pas liés par leurs conclusions respectives. 
• L’enregistrement ISO ne dépend pas de l’accréditation par MC et, de même, l’accréditation par MC ne dépend pas de l’enregistrement ISO.

• Les audits conjoints doivent faire l’objet d’une demande écrite officielle de la part de l’organisme enregistré. À la réception de cette demande, MC doit faire part au requérant des lignes directrices et des conditions qui s’appliquent.
• L’OESQ, l’organisme accrédité et les auditeurs de MC doivent tenir une réunion (en personne ou au téléphone) afin de discuter des procédures d’audit et de s’entendre sur un processus et un plan d’audit conjoint. 
• L’OESQ doit fournir le plan d’audit à MC.
• Le plan d’audit de l’OESQ doit être annexé au plan d’audit de MC.

• L’audit doit être mené par l’OESQ aux fins de certification- d’enregistrement; toutefois, MC doit tout de même assigner un responsable d’audit chargé d’administrer le processus d’audit en ce qui touche les exigences de MC et son programme d’accréditation.
• L’OESQ doit se concentrer sur les aspects relatifs au système qualité de l’audit et est accompagné d’un des auditeurs de MC durant l’audit. L’autre auditeur de MC et l’expert technique, s’il y a lieu, doivent s’occuper des aspects juridiques et techniques de l’audit.
• MC doit évaluer, à tout le moins, les secteurs du système qualité soumis à des exigences supplémentaires, selon les indications de la norme S-A-01:2002.
• MC peut évaluer à nouveau certains secteurs si d’autres preuves de conformité par rapport aux exigences juridiques sont requises.

• MC peut retarder une extension du domaine d’application, même si le rapport de l’OESQ ne révèle aucune non-conformité majeure ou que l’OESQ accepte les actions correctives proposées par l’organisme accrédité. Il est possible de recevoir un enregistrement de l’OESQ même si MC retarde l’accréditation en attendant la résolution d’une non-conformité relevée par MC.
• Un enregistrement par un OESQ ne dépend pas d’une accréditation par MC et, de même, une accréditation par MC ne dépend pas d’un enregistrement par un OESQ. Cependant, l’OESQ peut demander l’accord de MC à l’égard des actions correctives liées à des exigences juridiques ou métrologiques.

• Rapports d’audit :

1. Deux rapports distincts doivent être préparés à la suite de l’audit. Un rapport doit être rédigé par l’OESQ aux fins d’enregistrement ou de maintien. Un autre rapport doit être préparé par MC aux fins d’accréditation. Le rapport de l’OESQ doit être annexé au rapport de MC.

• Action corrective :

1. MC n’est pas tenu d’accepter une action corrective qui a été acceptée par un OESQ.
2. Les deux parties doivent effectuer leur propre suivi et processus d’évaluation.
3. Lorsqu’une non-conformité est relevée à l’endroit d’une exigence de MC, l’action corrective ou le traitement doit être accepté par MC.