Les employeurs et les professionnels de la paie qui déduisent les paiements de pension alimentaire peuvent utiliser l’une des nombreuses options qui sont mises à leur disposition pour transmettre ces paiements au Bureau des obligations familiales. Vous pouvez demander des précisions concernant ces méthodes de paiement en utilisant la formule de demande de renseignements en ligne.
Paiement électronique
Cinq options de paiement électronique sont disponibles. En plus de faciliter le processus de remise, ces méthodes permettent à votre organisme d’économiser du temps et de l’argent.
Paiements préautorisés
Cette méthode est utile si un même montant est déduit régulièrement et si seulement un ou deux de vos employés paient des pensions alimentaires. Les déductions sont faites automatiquement au moment ou à la fréquence que vous choisissez.
Pour établir cette option, communiquez avec le coordonnateur du commerce électronique du Bureau des obligations familiales. Ses coordonnées se trouvent au dos de l’avis d’ordonnance de retenue des aliments.
Versements bancaires en ligne
Le Bureau des obligations familiales est un preneur ou un bénéficiaire inscrit auprès des grandes institutions financières. Les versements peuvent se faire par téléphone ou en ligne.
Banque Royale RBC
Banque Scotia
TD Canada Trust
CIBC
BMO Groupe financier
HSBC
Voici comment procéder.
- Établissez cette méthode en ligne avec votre banque.
- Choisissez « Bureau des obligations familiales » ou « Family Responsibility Office » comme preneur ou bénéficiaire. On le trouve souvent dans la catégorie « Ontario » et la sous-catégorie « gouvernement » ou « autre » (government ou other).
- Lorsqu’on vous demande le numéro de compte (account number), veuillez inscrire le numéro de dossier du Bureau des obligations familiales qui se trouve à la première page de l’avis d’ordonnance de retenue des aliments qui a été envoyé à votre organisme. Il commence par un zéro (0) et compte sept chiffres.
Paiement Automatique en Ligne Novateur pour les Employeurs (PAULINE)
Le Paiement Automatique en Ligne Novateur pour les Employeurs (PAULINE), parfois appelé paiement électronique ou paiement en ligne, peut être utilisé pour 1 à 1 000 employés. Cette méthode de paiement rapide et facile à utiliser protège les renseignements confidentiels.
Vous entrez vos renseignements dans un site Web sécuritaire pour chaque employé puis vous autorisez le paiement. Les renseignements sont transmis à la banque pour fins de traitement. Si vous n’autorisez pas le paiement, rien n’est versé au Bureau des obligations familiales.
Cette méthode vous permet de produire des rapports qui indiquent le nombre de paiements que vous avez faits pour chaque employé ou tous les employés et d’obtenir un numéro de confirmation pour chaque paiement. Vous pouvez même informer le Bureau des obligations familiales par voie électronique si un employé a été mis à pied ou s’il y a interruption des paiements de pension alimentaire, ce qui vous évite d’écrire une lettre au Bureau.
Voici quels sont les avantages du système PAULINE :
- Sécurité lors de l’envoi de renseignements sur Internet.
- Trois niveaux d’accès pour les utilisateurs : administrateur du service, utilisateur autorisé et utilisateur administratif.
- Économise du temps puisque l’utilisateur peut télécharger les renseignements sur les paiements à partir d’un ordinateur; le traitement ne prend que quelques minutes.
- Contrôle direct puisque les versements sont traités uniquement lorsque vous autorisez et approuvez le paiement.
- Les dossiers du paiement sont conservés pendant 13 mois en ligne puis archivés pour six ans de plus.
- Les versements sont traités en 36 heures.
- Les changements au statut d’emploi peuvent être communiqués en ligne, éliminant la nécessité d’envoyer une lettre.
- Service gratuit.
- Élimine la nécessité d’émettre des chèques manuels.
- Envoie tous les versements en une seule transaction.
- Diminution des appels faits à votre service de paie concernant la transmission des retenues à la source pour le paiement de pensions alimentaires.
- Possibilité d’émettre des versements postdatés (jusqu’à 90 jours à l’avance).
- Possibilité de rappeler et de supprimer les versements non traités en ligne.
Pour utiliser le système PAULINE, vous devez avoir accès à Internet au moyen d’un navigateur avec chiffrement à 128 bits (possibilité de mise à niveau gratuite si vous ne possédez pas ce niveau de sécurité).
Fichier plat du Bureau des obligations familiales
Le fichier plat du Bureau des obligations familiales est utilisé par les organismes qui transmettent des retenues à la source pour le paiement de pensions alimentaires au nom de centaines d’employés. Il s’agit d’un fichier de format spécial que vous pouvez programmer et intégrer dans votre système de paie. Chaque jour de paie, vous envoyez un fichier et transférez électroniquement des fonds dans le compte du Bureau des obligations familiales.
Pour de plus amples renseignements sur cette option ou pour obtenir une copie des spécifications touchant le fichier plat, communiquez avec le coordonnateur du commerce électronique du Bureau des obligations familiales. Ses coordonnées se trouvent au dos de l’avis d’ordonnance de retenue des aliments.
Échange de données électronique (EDI)
Le Bureau des obligations familiales accepte également un fichier d’échange de données électronique appelé Electronic Data Interchange. (Seules les versions 3020 et 3050 peuvent être utilisées.) Cette option est généralement utilisée par les très grandes entreprises.
Pour de plus amples renseignements sur cette option ou pour obtenir une copie des spécifications touchant l’échange de données électronique, communiquez avec le coordonnateur du commerce électronique du Bureau des obligations familiales. Ses coordonnées se trouvent au dos de l’avis d’ordonnance de retenue des aliments.
Remise par chèque ou mandat
Si vous transmettez les paiements de pension alimentaire par chèque ou par mandat, veuillez suivre les directives présentées ci-dessous.
Veuillez faire le chèque à l’ordre du directeur, Bureau des obligations familiales.
Au recto de chaque chèque ou mandat, inscrivez le numéro de dossier de l’employé assigné par le Bureau des obligations familiales ainsi que le nom de famille de l’employé. (Vous trouverez le numéro de dossier à la première page de l’avis d’ordonnance de retenue des aliments qui a été envoyé à votre organisme. Il s’agit d’un numéro de sept chiffres qui commence par zéro [0]). Le numéro de dossier et le nom de famille de l’employé sont exigés par le centre de traitement des paiements du Bureau des obligations familiales. Le paiement sera retardé s’il manque ces renseignements.
Faites parvenir le chèque ou le mandat au :
Bureau des obligations familiales
Ministère des Services sociaux et communautaires
C.P. 2204
Succursale P
Toronto ON M5S 3E9