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Constitution en personne morale

3.1 Points à considérer avant la constitution
3.2 Établissement de la requête en constitution
3.3 Siège social
3.4 Administrateurs
3.5 Objectifs - Généralités
3.6 Objets - Associations de bienfaisance
3.7 Pouvoirs connexes
3.8 Dispositions particulières
3.9 Pièces justificatives
3.10 Aide-mémoire
3.11 Échéancier

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3.1 Points à considérer avant la constitution

À cette étape-ci, il faut considérer si les activités et le but de la personne morale proposée peuvent relever d’un ministère ou d’un organisme de la province ou tomber sous le coup de l’un de ses règlements. Entre autres :

  • Est-ce que la personne morale demandera des subventions à la province?
  • Les activités proposées de la personne morale seront-elles régies par un ministère ou un organisme de la province?
  • La personne morale exercera-t-elle des activités complémentaires aux services offerts par un ministère ou un organisme de la province?

Si l’on peut répondre dans l’affirmative à l’une ou l’autre de ces questions, il serait prudent de consulter le ministère ou l’organisme concerné avant de remplir la requête en constitution. Certains ministères ou organismes peuvent vous demander de communiquer avec eux avant la constitution, et certains peuvent vous prêter assistance en vue de l’élaboration des objets de la personne morale envisagée.

En consultant les organismes de réglementation concernés à l’avance, on épargnera en fin de compte du temps et de l’argent.

Par exemple :

  • si une personne morale exploite un jardin d’enfants ou une maternelle, un foyer de groupe ou une garderie, consulter le ministère des Services sociaux et communautaires;
  • dans le cas d’un foyer pour personnes âgées, consulter le ministère des Services sociaux et communautaires ainsi que le ministère des Affaires municipales et du Logement;
  • si la personne morale offre des programmes culturels ou civiques, consulter le ministère des Affaires civiques, de la Culture et des Loisirs;
  • si la personne morale offre des programmes d’éducation ou de formation, consulter le ministère de l’Éducation et de la Formation;
  • dans le cas d’une société de bienfaisance, consulter le Bureau du Tuteur et curateur public de l’Ontario et Revenu Canada, Impôt (voir la partie 6 du présent guide);
  • si la personne morale offre des services de santé ou exerce des activités connexes, ou si elle est une association de professionnels de la santé, consulter le ministère de la Santé;
  • si la personne morale offre aux prisonniers des services de réintégration à la vie sociale, consulter le ministère du Solliciteur général et des Services correctionnels.

Nota : Il ne s’agit pas d’une liste exhaustive des cas où il faut consulter divers ministères.

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3.2 Établissement de la requête en constitution

Il faut remplir la requête sur la formule prescrite par le règlement, que l’on peut obtenir à l’adresse suivante :

Section des services aux compagnies
Direction des compagnies
Ministère de la Consommation et du Commerce
393, avenue University
Bureau 200
Toronto (Ontario)
M5G 2M2
Téléphone : (416) 314-8880 ou, sans frais en Ontario, 1 800 361-3223

Comme les formules sont accompagnées d’instructions détaillées, nous ne répéterons pas ces instructions dans le présent guide. Les renseignements donnés ici sont de nature plus générale et servent à clarifier et compléter ces instructions. (Voir l’exemple de requête en constitution à l’Annexe «A».)

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3.3 Siège social

Toute personne morale est tenue d’avoir son siège social en Ontario (article 277 de la Loi). Il n’est pas nécessaire que la personne morale soit propriétaire ou locataire d’un immeuble ou d’un bureau particulier. La Loi exige simplement qu’elle ait une adresse officielle où elle garde certains documents (article 304 de la Loi) et où l’on peut communiquer avec elle au besoin. Certains fondateurs utilisent, à cette fin, l’adresse de leur domicile, qui figure, par conséquent, au point 2 de la requête en constitution.

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3.4 Administrateurs

Les premiers administrateurs désignés dans les lettres patentes, dont le nombre ne doit pas être inférieur à trois, selon l’article 283 de la Loi, sont réputés les administrateurs de la personne morale jusqu’à ce qu’ils soient remplacés par d’autres personnes dûment élues (article 284 de la Loi). Les premiers administrateurs de la personne morale ont les mêmes pouvoirs, devoirs et obligations que les administrateurs élus pour siéger au conseil.

Le poste d’administrateur n’est pas seulement un poste de prestige pour son titulaire, il comporte également certaines responsabilités, voire des obligations. Toute personne qui accepte ce poste doit donc être prête à assumer les responsabilités qui lui incombent.

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3.5 Définition de l’objet

L’énoncé exposant l’objet consiste en une brève présentation du but ultime de la personne morale, d’où découlent ses pouvoirs.

Contenu

Le premier énoncé expose l’objet principal, c’est-à-dire celui qui décrit le but premier de la personne morale; on peut lui ajouter des objets secondaires, s’il y a lieu.

L’énoncé de l’objet ne constitue pas une énumération des activités projetées de la personne morale, ni de ses buts. On recommande de lui donner une forme succincte et une portée générale (sauf pour les associations de bienfaisance, voir partie 6 du présent guide), puisqu’un objet général comprendra les aspects particuliers englobés normalement dans ce genre d’entreprise. En revanche, l’objet doit être suffisamment précis pour éviter toute ambiguïté.

Exemples :

  • On pourrait énoncer l’objet d’un organisme communautaire pour adolescents de la façon suivante :
    L’établissement et le fonctionnement d’un organisme pour adolescents dans le but :
    • de promouvoir les intérêts des adolescents de la ville de Kenora;
    • de promouvoir l’athlétisme, les sports et les activités récréatives, et d’établir et d’entretenir des installations pour ces activités;
    • ainsi que de réaliser tous autres objectifs accessoires compatibles avec ces objectifs.

  • On pourrait énoncer l’objet d’une association de contribuables de la façon suivante :
    L’établissement et le fonctionnement d’une association de résidents dans le but :
    • de promouvoir et favoriser les intérêts des résidents de la collectivité de Don Mills Centre;
    • de faire de la recherche sur les problèmes liés à la propriété et à la mise en valeur de biens-fonds au sein de la collectivité.

  • On pourrait énoncer l’objet d’un club social possédant des locaux de la façon suivante :
    L’établissement et le fonctionnement d’un club social dans le but :
    • de promouvoir des activités sociales et récréatives parmi les membres de la personne morale;
    • d’offrir des installations récréatives et un local pour recevoir les membres de la personne morale et leurs invités.

VOIR L’ANNEXE «D» Exemples de dispositions standard relatives aux objets des personnes morales sans but lucratif autres que des associations de bienfaisance (partie III de la Loi sur les personnes morales).

Nota : À la rubrique 4 de la requête, il ne faut indiquer que les objets et non les pouvoirs ni les dispositions particulières.

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3.6 Objets - Associations de bienfaisance

See Voir la partie 6 de ce guide.

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3.7 Pouvoirs connexes

Toutes les personnes morales acquièrent d’office des pouvoirs connexes ou complémentaires (alinéas 23 (1)a) à p) et s) à v) de la Loi), sauf indication contraire dans les lettres patentes ou les lettres patentes supplémentaires. Le cas échéant, indiquer les pouvoirs connexes à la rubrique 5, Dispositions particulières de la requête.

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3.8 Dispositions particulières

Les requérants peuvent demander l’inclusion dans les lettres patentes de toutes dispositions qui pourraient faire l’objet d’un règlement de la personne morale (paragraphe 119(2) de la Loi). Cependant, cette démarche n’est pas recommandée dans la plupart des cas, puisque toute modification subséquente à ces dispositions ne peut s’effectuer que par lettres patentes supplémentaires. Les articles 129 et 130 de la Loi sur les personnes morales régissent la rédaction des règlements intérieurs de la personne morale.

Les dispositions particulières peuvent notamment porter sur les questions suivantes :

  • Les pouvoirs d’emprunter (voir l’article 59)
  • La répartition de l’actif
  • Le mandat et la rémunération des administrateurs
  • Les conditions d’admission
  • Le nom français ou anglais, selon le cas, ou en langue étrangère
  • D’autres pouvoirs

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3.9 Pièces justificatives

Dans certains cas, la requête en constitution doit s’accompagner de pièces justificatives. Par exemple, si au moment de la requête, il existe un organisme non constitué, il faut soumettre une «Autorisation et engagement» (voir l’Annexe «E»); ou, dans le cas de la constitution en personne morale d’un club philanthropique, comme Civitans, Kiwanis, les Chevaliers de Colomb, Lions, Rotary, etc., il faut accompagner la requête de l’autorisation de l’organisme mère.

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3.10 Aide-mémoire

  • Avez-vous rempli tous les points de la requête et indiqué ceux qui étaient sans objet?
  • Avez-vous joint à la requête?
    • l’original du rapport de recherche NUANS centrée sur l’Ontario?
    • un chèque au montant approprié payable à l’ordre du ministre des Finances?
    • les pièces justificatives appropriées, le cas échéant?

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3.11 Échéancier

La Direction des compagnies prend d’ordinaire environ huit semaines pour traiter une requête en constitution. La date d’effet des lettres patentes correspond à la date de leur délivrance, sauf si la Direction des compagnies doit en faire un nouvel examen; dans ce cas, la date d’effet des lettres patentes correspond à la date à laquelle la Direction des compagnies reçoit la requête à nouveau, à condition que la requête soit dûment remplie.

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