Facturation informatisée

• La facturation informatisée
• Avantages de la facturation informatisée
• Facturation par vous-même ou par votre personnel administratif
• Facturation par une agence commerciale de traitement de données
• Personnes ressources en cas de problèmes
• Aide mémoire concernant les étapes de transmission des demandes de paiement
• Listes des développeurs de logiciels et des agences commerciales de traitement de données

Introduction

La facturation informatisée est le moyen le plus efficace pour transmettre vos demandes de paiement à la Régie de l’assurance maladie du Québec (RAMQ). Les médecins, les dentistes ainsi que les optométristes peuvent opter pour ce type de facturation qu’ils soient rémunérés à l’acte, à honoraires fixes, à honoraires forfaitaires ou à la rémunération mixte.

La facturation informatisé vous permet de transmettre de façon tout à fait sécuritaire vos demandes de paiement à la Régie, ainsi que de recevoir fichiers d'erreurs et fichiers d'états de compte.

Deux possibilités s'offrent à vous:

• confier votre facturation à une agence commerciale de donnée,
  
  ou
   
• effectuer vous-même votre facturation, vous pouvez acheter un logiciel d'un développeur de logiciel accrédité auprès de la Régie ou programmer votre propre logiciel. Pour connaître les spécifications requises pour votre logiciel, voir les spécifications techniques du système de Transmission des Informations de Paiement par Internet (TIP-I), ainsi que le manuel des développeurs dans le site Internet.

Avantages de la facturation informatisée

Rapidité
L’envoi de fichiers électroniques par Internet, plutôt que la mise à la poste de demandes de paiement papier, accélère le paiement des honoraires d'environ dix jours. Le retour des fichiers d'erreurs, par Internet également, vous donne la possibilité de corriger rapidement les demandes inexactes.

Qualité
Grâce à des logiciels qui peuvent détecter certains types d’erreurs avant la transmission à la RAMQ, la facturation est améliorée et le nombre de refacturation est significativement réduit.

Intégrité
Comme les données que traite la RAMQ sont celles qui lui sont transmises, il n’y a aucun risque d’erreurs de transcription ou de saisie.

Sécurité
Opter pour le mode de transmission par Internet permet non seulement d’éliminer les risques de courrier perdu ou endommagé, mais aussi de recevoir une confirmation immédiate de réception des données.

Efficacité
Finie la nécessité de signer chaque demande de paiement ! Désormais, une seule signature apposée sur le document de facturation imprimé lors de la transmission suffit. Qui plus est, la conciliation automatique des états de compte facilite le suivi comptable.

Économie applicable à la facturation des
médecins omnipraticiens et spécialistes
La facturation informatisée évite d’avoir à payer des frais de 0,50 $ exigés pour le traitement de chaque demande de paiement papier.

La RAMQ incite tous les professionnels de la santé à choisir la facturation informatisée dès qu’ils débutent. Les nouveaux médecins qui l’adopteront au cours de leur première année de pratique pourront se faire rembourser les frais exigés pour le traitement antérieur de chacune de leurs demandes de paiement papier.

Pour informatiser votre facturation, vous n’avez qu’à cliquer sur l’une des situations décrites ci-après et à suivre les étapes requises.

Informatisation de votre facturation personnelle ou de votre facturation de groupe (no de compte administratif individuel ou collectif) à effectuer

par vous-même ou par votre personnel administratif.

par une agence commerciale de traitement de données.

Facturation par vous-même ou par votre personnel administratif

PARTICULARITÉS

Si vous avez déjà informatisé une partie de votre facturation, la RAMQ vous a attribué un numéro d’agence (privée) de traitement de données. Veuillez donc inscrire ce numéro aux endroits indiqués sur les formulaires énumérés ci-dessous.

Si vous désirez informatiser votre facturation en utilisant un numéro de compte administratif individuel ou collectif que vous connaissez, vous n’avez qu’à inscrire ce numéro aux endroits indiqués sur les formulaires énumérés ci-dessous.

Si vous voulez obtenir en même temps que votre demande de facturation informatisée un numéro de compte administratif individuel ou collectif, veuillez remplir le formulaire Demande d’un compte administratif et avis de pratique en groupe (n^o 3006) et le joindre aux formulaires obligatoires ci-dessous.

Pour tout savoir sur les comptes administratifs, veuillez vous référer à notre rubrique « Compte administratif ».

ÉTAPES À SUIVRE

Vous trouverez ci-dessous un résumé des étapes à suivre. Pour avoir plus d'information, veuillez vous référer au Manuel des agences sur le site Internet.

Premièrement, vous devez choisir un logiciel de facturation reconnu par la RAMQ.

Cliquez ici pour consulter la liste des développeurs de logiciels inscrits dans nos fichiers.

Deuxièmement, vous devez remplir certains formulaires.

Formulaires obligatoires

• Description du système informatisé (n^o 2102). Ce formulaire fournit à la RAMQ des renseignements sur le développeur de logiciels retenu ainsi que des détails techniques relatifs à l’ordinateur utilisé. Un numéro vous sera attribué pour transmettre vos demandes de paiement.

• Renseignements requis pour la facturation informatisée (n^o 2746). Ce formulaire fournit les renseignements nécessaires pour vous enregistrer en tant qu’agence (privée) de traitement de données. 
  Important – S’il s’agit d’une pratique de groupe (numéro de compte administratif collectif), tous les professionnels qui utilisent ce numéro doivent signer le formulaire.

• Demande d’accréditation (n^o 2404). La signature de ce formulaire vous engage solennellement à respecter le Règlement sur les formulaires et les relevés d’honoraires des d.p.
  
  Important – S’il s’agit d’une pratique de groupe (numéro de compte administratif collectif), tous les professionnels qui utilisent ce numéro doivent signer le formulaire.

Formulaires facultatifs

• Mandat du professionnel de la santé autorisant la Régie à faire le paiement de ses honoraires à l’ordre d’un tiers (n^o 3004). Ce formulaire permet à un groupe de professionnels de la santé (numéro de compte administratif collectif) d’autoriser la RAMQ à faire le paiement de leurs honoraires à un tiers. L’original du formulaire est requis pour que la Régie puisse procéder.

• Mandat du professionnel de la santé autorisant un tiers à signer ses relevés d’honoraires ou ses demandes de paiement (n^o 3005). Ce formulaire permet à un professionnel de la santé d’autoriser un tiers à signer ses demandes de paiement ou le document de facturation.

Important – S’il s’agit d’une pratique de groupe (numéro de compte administratif collectif), tous les professionnels qui en font partie doivent signer ce ou ces formulaires.

Troisièmement, vous devez expédier les formulaires de l’une ou l’autre des manières qui suivent.

Dès réception des formulaires, la RAMQ traitera votre dossier et fournira à votre développeur de logiciels les renseignements nécessaires : numéro d’agence, identifiant, mot de passe, etc. Par la suite, ce dernier entrera en contact avec vous pour vous aider, au besoin, à faire les essais requis.

Facturation par une agence commerciale de traitement de données

PARTICULARITÉS

Si vous désirez informatiser votre facturation en utilisant un numéro de compte administratif individuel ou collectif que vous connaissez, vous n’avez qu’à inscrire ce numéro aux endroits indiqués sur les formulaires énumérés ci-dessous.

Si vous voulez obtenir en même temps que votre demande de facturation informatisée un numéro de compte administratif individuel ou collectif, veuillez remplir le formulaire Demande d’un compte administratif et avis de pratique en groupe (n^o 3006) et le joindre aux formulaires obligatoires ci-dessous.

N. B. – L’agence commerciale de traitement de données retenue peut vous aider à informatiser votre facturation.

ÉTAPES À SUIVRE

Premièrement, vous devez choisir une agence commerciale de traitement de données reconnue par la RAMQ.

Cliquez ici pour consulter la liste des agences commerciales de traitement de données inscrites dans nos fichiers.

Deuxièmement, vous devez remplir certains formulaires.

Formulaires obligatoires

• Renseignements requis pour la facturation informatisée (n^o 2746). Ce formulaire permet d’inscrire les coordonnées de l’agence commerciale qui sera autorisée à transmettre vos demandes de paiement ainsi que divers renseignements à la RAMQ. 
  Important – Pour informatiser la facturation à l’aide d’un numéro de compte administratif collectif (pratique en groupe), tous les professionnels qui utilisent ce numéro doivent signer le formulaire.

• Mandat agence de traitement de données (n^o 2788). Ce formulaire permet d’autoriser l’agence commerciale retenue à transmettre, en votre nom, les demandes de paiement à la RAMQ.
  Important – Pour informatiser la facturation à l’aide d’un numéro de compte administratif collectif (pratique en groupe), tous les professionnels qui utilisent ce numéro doivent signer le formulaire.

• Demande d’accréditation (n^o 2404). La signature de ce formulaire vous engage solennellement à respecter le Règlement sur les formulaires et les relevés d’honoraires.
  Important – Pour informatiser la facturation à l’aide d’un numéro de compte administratif collectif (pratique en groupe), tous les professionnels qui utilisent ce numéro doivent signer le formulaire.

Formulaires facultatifs

• Mandat du professionnel de la santé autorisant la Régie à faire le paiement de ses honoraires à l’ordre d’un tiers (n^o 3004). Ce formulaire permet à un groupe de professionnels de la santé (numéro de compte administratif collectif) d’autoriser la RAMQ à faire le paiement de leurs honoraires à un tiers. L’original du formulaire est cependant requis pour que la Régie puisse procéder.

• Mandat du professionnel de la santé autorisant un tiers à signer ses relevés d’honoraires ou ses demandes de paiement (n^o 3005). Ce formulaire permet à un professionnel de la santé d’autoriser un tiers à signer ses demandes de paiement ou le document de facturation.

Important – S’il s’agit d’une pratique de groupe (numéro de compte administratif collectif), tous les professionnels qui en font partie doivent signer ce ou ces formulaires.

Troisièmement, vous devez expédier les formulaires de l’une ou l’autre des manières qui suivent..

Important: Si vous avez rempli le formulaire autorisant la RAMQ à faire le paiement à un tiers (n^o 3004) vous devez acheminer l'original par la poste.

Dès réception des formulaires, la RAMQ traitera votre dossier et vous confirmera par écrit tous les renseignements nécessaires à la transmission de vos demandes de paiement, soit le numéro de l’agence commerciale de traitement de données retenue et la date à laquelle vous pourrez utiliser les services de cette agence.

N. B. – S’il s’agit de l’informatisation de la facturation d’une pratique de groupe (numéro de compte administratif collectif), chaque professionnel recevra une lettre de confirmation.

Dernière modification : 2006-05-26

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