Les planificateurs politiques d’Affaires étrangères et Commerce international Canada(MAECI) ont mis sur pied et poursuivit un projet de discussions en ligne depuis novembre 2004. Ces discussions en ligne visaient à informer le public sur certaines questions reliées à la politique étrangère canadienne, à stimuler le débat public autour de ces questions et à engager les Canadiens dans l’élaboration de la politique étrangère. Le point de vue des Canadiens était sollicité sur des questions clés de politique étrangère puis discuté par les planificateurs politiques d’MAECI.

Suite à une révision du processus utilisé pour gérer des discussions en ligne, nous avons identifié plusieurs leçons apprises. Ces leçons guideront les changements dans notre approche des discussions en ligne au cours de la prochaine année. Voici une liste des leçons les plus significatives que nous avons apprises, ainsi que les étapes proposées pour améliorer le processus encadrant les discussions en ligne.

Difficultés rencontrées

1. Les sujets choisis pour les précédentes discussions en ligne étaient très larges, ce qui a permis à une variété de Canadiens aux expertises et aux intérêts multiples d’y participer. Cependant, cela a aussi mené à des discussions parfois peu ciblées et moins liées au processus d’élaboration des politiques.

Décision : Afin d’équilibrer le besoin d’une discussion centrée sur une idée précise et le désir de s’assurer que la discussion demeure accessible à une large portion du public canadien, le sujet initial sera large, mais complété par des sous questions plus spécifiques. Le contenu de ces sous questions sera déterminé par les priorités du ministère (exprimées dans le récent Énoncé de politique internationale) et la pertinence de ces questions au développement des politiques à MAECI.

2. Alors que plusieurs participants ont soumis des commentaires substantiels et réfléchis, l’interaction entre ces commentaires était faible et pourrait être améliorée.

Décision : Les sous questions pour chaque sujet aideront à diriger les participants vers des questions particulières où des désaccords pourraient survenir. De plus, le modérateur de la discussion fournira un court résumé de la discussion à mi-parcours. Ce résumé soulignera les principaux points de débat de la discussion jusque-là, tout en mettant l’emphase sur les questions particulièrement d’intérêt pour MAECI. Les résumés de mi-parcours permettront de stimuler l’interaction entre les participants, de favoriser l’émergence de nouvelles idées et d’assurer que l’issue de la discussion en ligne soit pertinente, de sorte à avoir un impact plus direct sur le processus d’élaboration des politiques.

3. La participation des étudiants de premier cycle universitaire est faible et pourrait être stimulée.

Décision : Considérant le nombre élevé d’étudiants dans des champs d’études reliés aux domaines d’intérêts du ministère et le besoin de procédés sollicitant l’apport des étudiants lors du développement des politiques, il est naturel ce groupe soit directement visé par les discussions en ligne. Dans cette optique, nous contactons présentement des professeurs d’universités canadiennes pour les inciter à ajouter une participation aux discussions en ligne aux syllabus de leurs cours de premier cycle. Nous évaluons aussi les opportunités de générer de l’intérêt pour les discussions en ligne auprès des étudiants de deuxième cycle.

4. Le Comité consultatif et des communications des étudiants de deuxième cycle a été établi pour créer un lien entre le groupe de discussion en ligne, les planificateurs politiques à MAECI et les départements universitaires. Toutefois, le Comité n’a pu pleinement rempli son mandat lors de la première discussion en ligne. Le fait que les réponses officielles des discussions en ligne coïncident avec la fin de session universitaire et le manque d’incitatifs pour les membres du Comité à participer, sont quelques-unes des raisons qui ont pu mener à cet échec.

Décision : L’existence du Comité sera sous évaluation d’ici la prochaine discussion en ligne. Nous examinons d’autres moyens de stimuler la participation des membres du comité, tout en considérant des alternatives à ce modèle. Au début de l’année 2006, une décision sera prise afin de savoir si le comité restera en place et une stratégie sera élaborée pour engager les étudiants de deuxième cycle.

5. Le procédé des discussions en ligne est encore méconnu par plusieurs à Affaires étrangères et Commerce international Canada. Une meilleure connaissance des discussions en ligne est nécessaire pour assurer que les divisions clés à MAECI sont engagées lors de l’ébauche de la réponse officielle aux discussions en ligne et que les points de vue exprimés lors des discussions sont entendus et considérés par les planificateurs politiques à travers le ministère. De plus, un participant a souligné que les réponses officielles du ministère jusqu’à maintenant n’avaient pas démontré l’impact que les commentaires exprimés lors des discussions avaient eu à MAECI.

Décision : Après chaque discussion, le modérateur rencontrera des planificateurs politiques à MAECI dont le domaine d’intérêt est lié au sujet de la discussion en ligne. L’ordre du jour de la rencontre sera basé sur le résumé final de la discussion en ligne et sera ainsi fondé sur les commentaires émis par les participants lors de la discussion. Les conclusions de ce débat seront alors utilisées pour élaborer la réponse officielle. Ces rencontres permettront d’assurer un partage des conclusions de la discussion avec les planificateurs politiques d’MAECI de manière plus constante.

6. Il y a eu des cas où une même personne affichait des commentaires plusieurs fois par jour. Même si une participation active est encouragée, un grand nombre de messages peut compromettre la qualité de la discussion, puisque les autres participants n’ont pas le temps d’y répondre. Nous avons donc considéré plusieurs moyens d’éviter ce problème tout en respectant le droit des participants de voir leurs commentaires affichés.

Décision : Un élément sera ajouté aux directives pour les discussions en ligne affichées sur le site, demandant aux participants de ne pas commenter plus d’une fois par jour, pour laisser le temps aux autres participants de présenter leurs idées. Le modérateur publiera tous les commentaires qui se conforment aux règles civiles, mais pourra retarder la publication de certains commentaires lorsque nécessaire, pour s’assurer que les autres participants ont le temps de répondre aux commentaires précédemment émis. Le modérateur se réserve le droit de communiquer directement avec un participant pour souligner un manquement aux directives de la discussion.

7. Des citations provenant des commentaires faits par les participants lors des discussions en ligne sont parfois utilisées dans les résumés des discussions en ligne ainsi que les réponses officielles du ministère. Ces citations sont mises entre guillemets et traduites mais ne sont pas attribuées à une personne en particulier, puisqu’il est impossible pour les planificateurs des politiques de s’assurer que l’identité du participant est bien celle qu’il a prétendue. Les implications éthiques et légales découlant de l’utilisation de citations nous ont poussé à revoir cette politique ainsi qu’à la rendre formelle et à la présenter clairement sur notre site.

Décision : Les règles civiles comprendront une phrase informant les participants de cette pratique. Ceux-ci accepteront donc qu’en participant à la discussion en ligne, ils verront la possibilité d’être cités et de voir cette citation traduite.

8. Comment tracer la ligne entre un commentaire qui est acceptable et un autre qui ne l’est pas? (racisme, sexisme, propos haineux, etc.) Cela a généralement été bien fait lors des discussions en lignes mais demandait beaucoup de jugement de la part du modérateur.

Décision : Il est nécessaire de minimiser la subjectivité associée à la décision d’exclure certains messages. Des règles plus fermes et clairement définies sont un instrument clé pour atteindre ce but. Les règles présentes seront donc révisées et complétées lorsque nécessaire, pour assurer que tous les commentaires inappropriés ou blessants seront rapidement repérés.

9. Plusieurs longs commentaires ont été soumis lors des discussions en ligne. D’un côté, la rétroaction reçue informellement de la part d’étudiants a suggéré que ces longs commentaires pouvaient être intimidants et ainsi décourager la participation de personnes ayant l’impression d’avoir moins d’information à donner. D’un autre côté, abaisser la limite actuelle de 750 mots pourrait avoir pour effet d’appauvrir la qualité des discussions et d’exclure les idées plus complexes pouvant requérir la longueur totale de 750 mots pour être exprimées. Cela nous a mené à une révision de la limite actuelle de mots des commentaires soumis à la discussion en ligne.

Décision : La limite de mots demeurera à 750. Toutefois, pour encourager la participation d’un échantillon représentatif de Canadiens, nous travaillerons à engager activement plusieurs secteurs de la population canadienne. Notre stratégie récente d’inclusion des discussions en ligne aux syllabus de cours de premier cycle universitaire est un premier exemple de ce large effort.

10. Nous avons examiné le format de la discussion en ligne et avons relevé certains problèmes techniques mineurs qui y sont reliés. Cela a mené à une révision du format de la présentation des commentaires reçus lors des discussions en ligne.

Décision : Jusqu’à maintenant, ces problèmes n’ont pas directement nuit au contenu ou au déroulement des discussions en ligne. Puisque le format correspond à nos exigences en matière de simplicité d’utilisation, nous avons décidé de conserver le format d’affichage des discussions en ligne, mais de travailler avec nos services de support technique pour remédier aux problèmes techniques mineurs dans notre système de gestion du contenu.