Bilan annuel sur les langues officielles de 2001-2002

Comme le ministère des Affaires étrangères et du Commerce international (MAECI) est représenté au Canada par son Administration centrale située à Ottawa et à l'étranger par un grand nombre de missions, le public est servi par trois types d'employés distincts :

• les employés permutants, qui n'occupent pas de postes désignés anglais ou français. Ils occupent des fonctions à l'intérieur de différents groupes de classification, et ils travaillent à l'Administration centrale ou à l'étranger. Le sous-ministre des Affaires étrangères détermine, pour chaque groupe, le pourcentage d'employés qui doivent être bilingues et le niveau de connaissance de la langue à avoir pour être considéré bilingue;
• les employés non permutants, qui occupent des postes à l'Administration centrale, au Canada. Ces postes sont désignés anglais ou français de façon analogue à la plupart des postes de la fonction publique;
• les employés recrutés sur place (ERP), qui sont engagés par les missions à l'étranger et qui sont en général des ressortissants du pays où la mission se trouve. Certains sont capables de servir les Canadiens dans la langue officielle de leur choix.

i. Au Canada

L'Administration centrale du MAECI est située dans la région de la capitale nationale. Elle compte des employés permutants et des employés non permutants. Les deux types d'employés peuvent être appelés à fournir des services au public.

Afin qu'ils ne perdent pas de vue leurs responsabilités en matière de langues, on leur rappelle régulièrement de servir le public dans la langue officielle qu'il préfère. Cela inclut de fournir une offre active de services dans les deux langues officielles Â», afin que le public sache qu'il peut exercer son droit d'utiliser, à son choix, le français ou l'anglais lorsqu'il traite avec le gouvernement. Récemment, en mars 2002, tous les employés, tant à l'Administration centrale que dans les missions, ont reçu une brochure leur rappelant qu'ils sont tenus de servir le public dans ces deux langues. Elle leur rappelait aussi ce qu'il fallait faire pour fournir au public des services adéquats en français et en anglais, entre autres laisser des messages téléphoniques dans les deux langues.

L'affichage, les notes, les communiqués et autres documents du Ministère destinés au public sont en français et en anglais, tout comme le sont ses sites Web.

Grâce à des rappels réguliers, les employés savent qu'ils doivent communiquer avec le public dans la langue officielle de son choix. Cela englobe d'envoyer des lettres dans la langue officielle du correspondant, ou dans les deux langues si on ne sait quelle est la langue officielle.

Notre obligation de servir le public en français et en anglais ne vaut pas seulement pour les fonctionnaires. Chaque fois que le Ministère a recours à des tiers et que ceux-ci traitent avec le public, les contrats stipulent qu'ils doivent fournir des services dans les deux langues officielles. Cette mesure figure comme une pratique exemplaire Â» dans le rapport sur les langues officielles de l'an dernier du président du Conseil du Trésor.

Pour s'assurer que le Ministère respecte les exigences de la Loi en ce qui concerne les médias et les annonces, la Direction générale des communications informe les centres de responsabilité ayant l'intention de passer des annonces, de leurs obligations en la matière.

Tous les services de l'Administration centrale sont offerts dans les deux langues officielles à toutes les personnes qui voyagent. De plus, toutes les activités nationales et internationales commanditées par le MAECI et s'adressant au public se déroulent en français et en anglais (ou dans plusieurs autres langues).

Conformément à la Loi, au Règlement et aux politiques s'appliquant au programme, toutes les annonces et tous les affichages se rapportant à la santé et à la sécurité paraissent en français et en anglais à l'Administration centrale.

Les documents destinés au Parlement sont remis dans les deux langues officielles, et les accords fédéraux-provinciaux passés sous l'égide du MAECI sont aussi en français et en anglais, selon les circonstances. On examine de très près tous les documents destinés au Cabinet afin d'en voir les implications sur le plan des langues officielles, et on formule des recommandations aux secteurs qui les ont produits.

Pendant l'année financière 2001-2002, la traduction, par le Bureau de la traduction, des documents utilisés pour le service au public et la langue de travail a légèrement dépassé 7 500 000 dollars. Le MAECI compte sur du personnel fortement bilingue pour servir le public dans les deux langues officielles dans tous ses bureaux à l'Administration centrale à Ottawa et dans les missions à l'étranger, conformément à l'alinéa {10(a)} du Règlement sur les langues officielles.

Dans la région de la capitale nationale, tant les employés permutants que non permutants dispensent des services au public. Les employés non permutants qui traitent avec le public occupent des postes désignés bilingues. À l'heure actuelle, il y a en tout 382 employés non permutants qui occupent des postes où l'on fournit des services au public. De ce nombre, 87 % répondent aux exigences linguistiques de leur poste. En ce qui concerne les employés permutants, même si la connaissance des deux langues officielles est facultative, le sous-ministre a décidé que la majorité des employés appartenant à la plupart des catégories d'emploi sont censés être bilingues. Dans le cas des agents du service extérieur, tous ceux qui ont intégré le service extérieur depuis 1987 doivent obtenir le niveau CCC Â» pour la deuxième langue officielle parlée s'ils veulent être considérés bilingues. Les agents de gestion et des affaires consulaires doivent encore maintenant obtenir le niveau BBB Â» pour être considérés bilingues, quoique cette exigence soit à l'étude. Actuellement, le bilinguisme atteint 83,5 % dans le groupe des agents du service extérieur, et 64,1 % dans la filière gestion et affaires consulaires.

Fait intéressant à relever : le Champion des langues officielles du Ministère est assisté de plusieurs autres champions se trouvant dans chaque direction générale et chaque mission à l'étranger. Ces personnes veillent à ce que le programme soit appliqué dans tous les domaines de travail du MAECI, et elles prodiguent avis et conseils à leurs collègues.

ii. Dand les missions à l'étranger

À l'étranger, nos missions sont dotées en général d'employés canadiens capables de s'exprimer dans les deux langues officielles, afin que tous les Canadiens puissent être servis dans la langue officielle qu'ils préfèrent. Les sites Web destinés aux Canadiens, les documents et l'information sous d'autres formes existent toujours en français et en anglais. Les missions font tout leur possible pour engager des employés locaux sachant parler à la fois anglais et français en plus de la ou des langues du pays, lorsqu'ils sont susceptibles d'être en rapport avec des Canadiens. Les employés recrutés sur place constituent peut-être le maillon faible en matière de langues officielles. En effet, comme on le verra plus loin, il est pratiquement impossible dans certains pays d'engager des personnes qui possèdent les connaissances linguistiques voulues. Signalons toutefois que dans les missions connaissant cette situation, on a mis des procédures en place pour faire en sorte que le public soit servi dans la langue officielle qu'il préfère. Sur les 887 employés du MAECI affectés actuellement à l'étranger, 652 (73,5 %) sont bilingues. Cela comprend 83,9 % d'agents du service extérieur et 93,4 % des agents occupant des postes de direction.

La recommandation de la Commissaire aux langues officielles figurant dans son rapport intitulé Un changement de culture s'impose, à savoir utiliser des lignes téléphoniques dédiées, est intéressante et tout à fait applicable aux ministères et aux organismes ayant des bureaux dans diverses régions du pays. Parce qu'il n'a qu'un seul bureau et qu'il est situé dans une région bilingue, le MAECI connaît une situation fort différente de celle des autres ministères ayant des bureaux dans des régions où les deux langues officielles ne font pas partie de la culture locale.

Pour joindre le MAECI, les demandeurs de n'importe où au pays peuvent composer un numéro sans frais (1-800) et choisir ensuite la langue dans laquelle ils veulent obtenir les services (ils sont énumérés dans l'enregistrement). Quand le demandeur a choisi, à partir des options proposées, le bureau et le service auxquels il veut parler, notre personnel possède le niveau de connaissance de l'anglais ou du français voulu pour répondre à ses besoins. (Remarque : un numéro local donne la même option aux demandeurs de la région de la capitale nationale). Il n'est arrivé qu'une seule fois ces dernières années qu'une personne n'a pas été servie dans la langue officielle qu'elle parlait. C'était une exception à la règle, et malgré une étude attentive de l'incident et discussions avec le plaignant, il n'a jamais été possible de découvrir à qui il avait parlé et pourquoi les services n'ont pas été offerts dans la langue demandée.

On ne peut utiliser des lignes téléphoniques dédiées dans la plupart de nos missions à l'étranger, parce que les systèmes téléphoniques sont différents. Règle générale, chaque mission a un ou une réceptionniste qui doit répondre aux appels dans les deux langues officielles et qui les transmet ensuite au bureau compétent. Un petit nombre de missions ont eu de la difficulté à recruter des réceptionnistes locaux parlant facilement français et anglais. Ces missions ont donc pris des dispositions administratives : la réceptionniste doit faire appel à un collègue bilingue pour fournir les services dans la langue officielle qu'elle ne parle pas. Le service requis est ainsi dispensé, mais il arrive, quoique rarement, qu'un demandeur ne soit pas servi dans la langue officielle qu'il préfère. Le MAECI est parfaitement conscient de la nécessité d'assurer constamment des services en français et en anglais et d'avoir des réceptionnistes capables de traiter avec le public dans la langue officielle qu'il préfère. Depuis quelques années, nous examinons diverses possibilités dans ce sens. Malgré ces efforts, le problème n'a pas été éliminé, et l'on a constaté que, parmi les très rares plaintes reçues chaque année par le truchement de la Commissaire aux langues officielles ou adressées directement au Ministère, la seule concernant nos missions à l'étranger avait trait à une réceptionniste qui n'avait pu fournir les services dans la langue officielle parlée par le demandeur. Nous nous proposons de continuer à chercher des solutions pendant l'année qui vient, afin que le petit nombre de missions concernées puissent offrir spontanément des services de qualité à la fois en français et en anglais.

Le MAECI fait tout son possible pour créer, à l'Administration centrale, un milieu de travail propice à l'utilisation des deux langues officielles :

• les instruments de travail relativement répandus et devant durer un certain temps existent en français et en anglais;
• les logiciels et le matériel informatique sont en français et en anglais;
• on rappelle régulièrement aux superviseurs et aux employés les politiques concernant la langue de travail.

En mars 2002, tous les employés travaillant à l'Administration centrale ont reçu une brochure expliquant les obligations et les droits concernant la langue de travail. On a rappelé aux superviseurs leurs obligations en ce qui a trait à l'attribution du travail et la nécessité de respecter les droits de l'employé en matière de langue au moment de l'évaluation. On leur a rappelé également les droits en matière de langue des participants aux réunions. Enfin, on a rappelé à tous les employés chargés de fournir des services du personnel et des services centraux, la nécessité de le faire dans la langue officielle de l'interlocuteur.

La brochure en question est un autre moyen dont le MAECI s'est servi au fil des ans pour s'assurer que les employés connaissent leur droit de travailler dans la langue officielle de leur choix.

Les Ressources humaines ont un site intranet contenant des conseils sur les questions de langues officielles. Le site comporte une section sur la langue de travail, et on y rappelle que le milieu de travail doit être propice à l'exercice des droits en matière de langue.

Signalons par ailleurs que la capacité de s'exprimer en français et en anglais est très élevée chez les agents permutants affectés à l'Administration centrale qui auraient normalement un rôle de supervision :

Cadres : 89,9 %

FS : 83,1 %

AS : 64,6 %

En ce qui concerne les employés non permutants, 218 ont un rôle de supervision et 87 % d'entre eux sont reconnus bilingues parce qu'ils satisfont aux exigences linguistiques de leur poste.

Le MAECI a des cadres permutants et non permutants. Chaque cadre qui se trouve à l'Administration centrale et qui n'a pas encore obtenu le niveau CBC Â» pour la deuxième langue officielle s'est fait rappeler la nécessité de satisfaire à cette exigence avant le 31 mars 2003. On les a chargés, tout comme leurs superviseurs, de préparer un plan de formation linguistique pour qu'ils puissent se conformer à cette exigence d'ici la date fixée. On a également pris des dispositions pour qu'un très grand nombre d'entre eux suivent des cours de langue à la Commission de la fonction publique. Bon nombre des cadres qui n'ont pas encore le niveau CBC Â» ont déjà une certaine connaissance de la deuxième langue officielle, si bien qu'il semblerait que l'objectif puisse être atteint d'ici le 31 mars 2003.

Les cadres qui reviendront au Canada pendant la période d'affectation de l'été 2002 et qui ne répondent pas encore aux exigences linguistiques ont reçu, pour leur part, une lettre leur rappelant ces exigences et la décision du Comité exécutif, à savoir qu'ils devront atteindre le niveau CBC Â» avant de commencer une nouvelle affectation, que ce soit au Canada ou à l'étranger. De même, les agents qui doivent être affectés à l'étranger ont été informés de la nécessité d'obtenir le niveau CBC Â» avant que suite soit donnée à l'affectation.

Tous les cadres qui reviendront d'une mission dans l'avenir et qui n'auront pas le niveau CBC Â» seront tenus de l'atteindre pendant leur période au Canada, avant de commencer toute nouvelle affectation.

On devra aviser tous les agents promus au niveau EX qu'ils devront satisfaire aux exigences linguistiques dans les deux ans qui suivront leur nomination.

On a relevé plusieurs cas où un candidat retenu pour un poste à nomination non impérative n'a pu aller suivre des cours de langue avant l'expiration de la période d'exemption normale de deux ans. Il semblerait que la principale raison en ait été l'impossibilité pour Formation linguistique Canada de trouver une place pour ces personnes à l'intérieur de la période prescrite. Dans quelques cas, il y a eu un problème de communication; les gestionnaires ne savaient pas qu'ils étaient tenus de libérer leurs employés pour qu'ils puissent suivre les cours de langue nécessaires.

Des changements administratifs apportés depuis un an devraient résoudre certaines difficultés et faire en sorte que les gestionnaires connaissent cette obligation.

Le MAECI a toujours tenu compte, dans ses effectifs, de l'équilibre entre les deux groupes linguistiques.

Dans le cas des employés non permutants, comme la plupart sont recrutés dans la région de la capitale nationale, l'équilibre vient essentiellement de la représentation des francophones et des anglophones selon leur répartition dans la région. Au 31 mars 2002, les anglophones constituaient 60,4 % des effectifs et les francophones, 39,6 % (employés nommés pour une période indéterminée et employés nommés pour une période déterminée confondus).

Dans le cas des employés permutants, le recrutement ne se confine pas à la région de la capitale nationale. Il se fait pour l'essentiel à l'échelle du pays. Pour ce groupe particulier d'employés, l'équilibre (71,2 % d'anglophones et 28,8 % de francophones) est à l'image de la représentation de chaque groupe linguistique au Canada. La répartition des groupes linguistiques à l'intérieur de chaque catégorie est actuellement la suivante (les chiffres englobent les employés engagés pour une période indéterminée et ceux engagés pour une période déterminée) :

Parmi les employés affectés à l'étranger, 69,4 % sont anglophones et 30,6 % sont francophones.

La représentation globale au Ministère, employés permutants et non permutants confondus, est actuellement de 65,78 % d'anglophones et de 34,22 % de francophones (ces chiffres englobent les employés nommés pour une période indéterminée et ceux nommés pour une période déterminée).

Le MAECI sert tous les Canadiens et il représente leurs intérêts dans les pays où le Canada a des missions. Comme nous venons de le voir, l'équilibre linguistique chez les employés permutants correspond à la composition linguistique du pays. De même, le degré de bilinguisme, que ce soit à l'Administration centrale ou dans les missions à l'étranger, reflète les politiques du pays en matière de langues officielles.

La direction du Ministère est parfaitement consciente de ses responsabilités à l'égard des langues officielles. Dans toutes les activités où les employés sont de la partie, les membres de la haute direction mettent en évidence l'existence des deux langues officielles en faisant leurs interventions en français et en anglais. En mars 2002, pendant les Rendez-vous de la Francophonie, le Ministère a organisé une activité pour célébrer l'existence des deux langues officielles et pour sensibiliser davantage les employés à l'importance de servir le public dans la langue officielle de son choix, et à leur droit de travailler dans la langue officielle qu'ils préfèrent. Des représentants du Commissariat aux langues officielles, du ministère du Patrimoine canadien, du Bureau de la traduction et de l'Institut canadien du service extérieur ont fourni de l'information aux employés.

Les champions des deux langues officielles qui sont là depuis le début de cette initiative ont fait tout leur possible pour promouvoir le programme, et ils ont lancé des initiatives pour faire connaître davantage les politiques en matière de langues officielles. Par exemple, ils ont demandé à chaque directeur général à Ottawa et à chaque chef de mission à l'étranger de nommer un champion des langues officielles. Ces champions se voient remettre de l'information sur le programme, et ils servent de points de contact et de source d'information aux employés de leur secteur. Ils conseillent aussi leurs collègues sur ce qu'il faut pour que le programme soit bien appliqué. Ils renseignent également les personnes du secteur des Ressources humaines qui sont chargées de la mise en oeuvre du programme, afin que le secteur puisse répondre aux demandes de renseignements et aux plaintes. Les champions des secteurs assistent à plusieurs réunions annuelles avec le champion du Ministère, où ils s'échangent de l'information. Les champions qui sont à l'étranger reçoivent un résumé de ces réunions.

Ne s'applique pas.

Ne s'applique pas.

Toutes les présentations au Cabinet passent par le conseiller ministériel principal pour les langues officielles, qui en examine le contenu pour voir les incidences pour les langues officielles.

Aucune transformation n'est survenue au Ministère pendant l'année écoulée.

On a lu et étudié la Politique sur les différents modes de prestation de services pour en connaître les incidences sur le MAECI. Comme elle porte sur la diversification des modes de prestation des services, elle ne s'applique pratiquement pas au MAECI, parce que son rôle est de représenter le Canada à l'étranger.

Il n'y a aucune intention actuellement de transformer les opérations ministérielles quelles qu'elles soient.

Pendant l'année écoulée, en mars 2002, le Ministère a distribué deux brochures aux employés. Une traitait des services au public et l'autre, de la langue de travail. Les deux brochures se voulaient des rappels et visaient à sensibiliser davantage les employés.

De plus, pour renforcer l'effet de ces documents, le MAECI a organisé, le même mois, une activité de deux jours qui a coïncidé avec les Rendez-Vous de la Francophonie. Une série de stands ont été dressés à l'extérieur de la cafétéria en collaboration avec le ministère du Patrimoine canadien, le Commissariat aux langues officielles, le Bureau de la traduction et l'Institut canadien du service extérieur du MAECI. Des employés de ces organismes ont répondu aux questions au sujet du programme et sensibilisé les employés du Ministère à cet important programme.

Depuis de nombreuses années, le Ministère a une politique en matière de langues officielles qui concerne l'utilisation des langues officielles dans Internet. Selon cette politique, tout le contenu d'Internet qui s'adresse au grand public et aux employés doit exister en français et en anglais simultanément. Cette politique vaut aussi pour les sites de nos missions à l'étranger.

L'étude que la Commissaire aux langues officielles a réalisée au sujet d'Internet a montré que la plupart des sites satisfont entièrement aux exigences linguistiques. On remédiera bientôt aux quelques rares exceptions trouvées.

Comme nous l'avons déjà vu, le Ministère a régulièrement eu de la difficulté, dans un petit nombre de missions à l'étranger, à fournir des services de réception à la fois en français et en anglais. Cette incapacité à fournir spontanément des services dans les deux langues officielles vient malheureusement annuler les efforts considérables que le MAECI déploie pour promouvoir les langues officielles.

Le Ministère fera d'autres efforts pour trouver les meilleurs moyens d'éliminer ce problème.

Par ailleurs, même si le MAECI est en mesure de servir les Canadiennes et les Canadiens en français et en anglais, certains employés bilingues persistent, malgré toutes les consignes à l'effet contraire, à laisser dans une seule langue les messages d'accueil de leur répondeur et les messages d'absence de leur système de courrier. On a pris des dispositions pour empêcher les nouveaux utilisateurs de se servir des textes exclusivement en français ou en anglais qui se trouvent dans leur système de boîte vocale. On a l'intention de faire en sorte, au cours de l'année, que le plus grand nombre possible d'employés laissent des messages bilingues dans leurs deux systèmes.

SIPC

Veuillez indiquer dans votre bilan si les données du SIPC ont été mises à jour en date du 31 mars 2002. Le cas échéant, veuillez indiquer si votre institution a corrigé les erreurs identifiées dans les relevés soumis par Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC).

Pour les 25 ministères visés par l'exercice d'amélioration de la qualité des données du SIPC entrepris par la DLO, veuillez indiquer les progrès réalisés dans la mise à jour de vos données et, le cas échéant, la date à laquelle le travail aura été complété.

Remarque :

Les ministères et organismes sont tenus de mettre à jour les données SIPC, de vérifier les relevés de qualité de données transmis par TPSGC et de corriger les erreurs identifiées, car ces données servent notamment à évaluer le rendement des institutions au chapitre de la gestion du programme des langues officielles.

Il est à noter que l'élément «code de bureau » s'avère particulièrement important afin de permettre l'analyse de la capacité bilingue des bureaux ayant l'obligation de servir le public dans les deux langues officielles. Le «code de bureau» dont il est question ici est l'indicateur que l'on retrouve dans BUROLIS, et non le code géographique utilisé à l'interne par les ministères.

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Le MAECI transmet régulièrement au SIPC l'information concernant la situation des langues officielles chez lui. Il fait tout son possible pour assurer l'exactitude des données enregistrées.

Au début de 2002, le MAECI a déployé Peoplesoft 8. Il a ainsi été le premier ministère à utiliser ce nouveau système. Certains problèmes de mise au point (grande difficulté à obtenir des rapports, notamment) sont tout de suite apparus. On se penche actuellement sur ces problèmes, et la présentation en retard du présent rapport est une des conséquences des difficultés éprouvées.

Comme la saisie des données dans le système incombe maintenant aux adjoints à la dotation, le MAECI a l'intention de voir à ce que toutes les personnes qui en sont chargées comprennent la nécessité de le faire sans erreur et connaissent les différents codes s'appliquant à chaque type d'employé.

BUROLIS (Répertoire des bureaux et des points de service)

Veuillez indiquer dans votre bilan si les données de BUROLIS ont été mises à jour au 31 mars 2002.

Remarque :

Le relevé de tous vos bureaux et points de service se trouve en annexe. Pour les institutions qui ont la possibilité d'entrer leurs données directement dans Burolis via Internet/publiservice, veuillez vous assurer de l'exactitude des données dans les deux langues officielles et y effectuer les changements requis.

Pour les autres institutions, veuillez vous assurer de l'exactitude des données dans les deux langues officielles et nous retourner la copie revue et corrigée. Si aucune modification n'est apportée, veuillez l'indiquer dans votre bilan.

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Chaque fois que de nouveaux bureaux diplomatiques sont ouverts à l'étranger, nous apportons les changements nécessaires à BUROLIS afin que les Canadiens en voyage connaissent l'existence de ces bureaux.