| Numéro de la politique | 2007-01 |
| Date de publication | Mai 2004 - mise à jour en mars 2007 |
| Remplacement | s.o. |
| Autorité compétente | Chef des services financiers |
Les principes suivants constituent la pierre angulaire de la gestion des voyages d'affaires du gouvernement et devraient aider tous les membres du personnel et de la direction à établir des pratiques de voyage justes, raisonnables et modernes dans tous les IRSC.
Confiance - accroître le pouvoir et la latitude des employés et des gestionnaires d'agir d'une manière juste et raisonnable.
Souplesse - créer un environnement dans lequel les décisions de gestion respectent l'obligation d'adaptation, répondent au mieux aux besoins et aux préférences des employés et tiennent compte des nécessités du service dans l'organisation des préparatifs de voyage.
Respect - créer un environnement sensible aux besoins des employés et des processus favorables aux voyages.
Valorisation des gens - reconnaître les employés d'une manière professionnelle tout en soutenant les employés, leurs familles, leur santé et la sécurité des voyages.
Transparence - assurer l'application cohérente, juste et équitable de la politique et de ses pratiques.
Pratiques de voyage modernes - adopter des pratiques de gestion des voyages qui soutiennent les principes et tiennent compte des tendances et des réalités de l'industrie du voyage; élaborer et mettre en oeuvre le cadre et la structure appropriés de responsabilisation en ce qui touche les voyages.
La présente politique est considérée comme faisant partie intégrante de la plus récente Convention collective entre les Instituts de recherche en santé du Canada et l'Alliance de la fonction publique du Canada pour la catégorie du soutien administratif, et les fonctionnaires doivent pouvoir la consulter facilement.
Dans les cas d'allégations selon lesquelles le contenu de la présente politique a été mal interprété ou mal appliqué, la procédure de règlement des griefs applicable à tous les fonctionnaires syndiqués en vertu de la Loi sur les relations de travail dans la fonction publique sera celle décrite à l'article 18 de la Convention collective entre les Instituts de recherche en santé du Canada et l'Alliance de la fonction publique du Canada pour la catégorie du soutien administratif. Pour les fonctionnaires non syndiqués, c'est la procédure de règlement des griefs des IRSC, décrite dans la Politique sur les recours et la résolution des conflits des IRSC, qui s'applique.
La présente politique s'assure que tous les préparatifs de voyage sont conformes aux dispositions de la Directive sur les voyages du Conseil du Trésor. Cette politique a pour objet de garantir un traitement juste aux fonctionnaires appelés à effectuer des voyages en service commandé conformément aux principes susmentionnés. Les dispositions de la présente politique sont impératives et prévoient le remboursement de dépenses raisonnables qui ont dû être engagées pendant un voyage en service commandé. Ces dispositions font en sorte que les fonctionnaires n'ont pas à engager des frais supplémentaires. Elles ne doivent pas constituer une source de revenu ni de rémunération quelconque, lesquels ouvriraient la voie au gain personnel.
Directive sur les voyages du Conseil du Trésor - en vigueur en octobre 2002
Autorisations spéciales de voyager du Conseil du Trésor
Politique de délégation du pouvoir de signer des documents financiers [ PDF (230 Ko) ] des IRSC
Loi sur les relations de travail dans la fonction publique
Loi sur l'indemnisation des agents de l'État
La Partie I, la Partie II, la Partie III et la Partie IV s'appliquent aux employés des IRSC.
La Partie V s'applique aux personnes dont les déplacements sont régis par les Autorisations spéciales de voyager du Conseil du Trésor, c'est-à-dire le président, le conseil d'administration, le groupe de la direction, les agents contractuels, les bénévoles et les étudiants.
Veuillez noter que les frais de voyage encourus par les employés des instituts des IRSC sont régis par les politiques de leur établissement d'accueil.
Classe économique - classe normale des voyages d'affaires par avion, y compris les billets spéciaux à tarif réduit. Elle exclut la première classe et la classe d'affaires ou les classes équivalentes
Conjoint ou conjoint de fait - conformément à la Loi sur la modernisation de certains régimes d'avantages et d'obligations, les parties au présent protocole conviennent que :
Dans les conventions collectives conclues entre les parties, le terme « conjoint » est remplacé par l'expression « époux ou conjoint de fait » . Une relation de conjoint de fait existe l'orsque pour une période continue d'au moins un an, un employé a vécu dans une relation conjugale avec une personne. Le mot « époux » désigne la personne mariée à l'employé.
Déclaration - énoncé écrit et signé par le voyageur qui dresse la liste et atteste des dépenses engagées pour lesquelles il ne possède pas de reçu.
Déplacement - absence du voyageur de sa zone d'affectation pendant un voyage en service commandé.
Faux frais
Canada et États continentaux des États-Unis (É.-U.) - indemnité servant à couvrir les frais qui peuvent être attribués à un déplacement et à l'égard desquels la présente directive ne prévoit aucun autre type de remboursement ou d'indemnité, et pouvant compenser pour les dépenses engagées en raison du déplacement. Il s'agit, mais non de façon limitative, des dépenses telles les pourboires, le blanchissage, le nettoyage à sec, l'eau en bouteille, les appels téléphoniques, la tonte de pelouse, le déneigement, les rondes de sécurité au domicile, l'arrosage des plantes, les services postaux, le soin aux animaux de compagnie, les branchements et les services de télécommunications, et l'envoi de certains effets personnels.
International - indemnité servant à couvrir les frais qui peuvent être attribués à un déplacement et à l'égard desquels la présente directive ne prévoit aucun autre type de remboursement ou d'indemnité, et pouvant compenser pour les dépenses engagées en raison du déplacement. Il s'agit, mais non de façon limitative, des dépenses telles les pourboires, le blanchissage, le nettoyage à sec, la tonte de pelouse, le déneigement, les rondes de sécurité au domicile, l'arrosage des plantes, les services postaux, le soin aux animaux de compagnie, les branchements et les services de télécommunications, et l'envoi de certains effets personnels.
Hébergement
Logement commercial - établissements d'hébergement, comme un hôtel, un motel, une résidence d'affaires ou un appartement.
Locaux d'hébergement du gouvernement et d'une institution - centres de formation du gouvernement fédéral, universités, collèges, établissements militaires canadiens ou étrangers, hôpitaux des AAC, caravanes, tentes ou autre installation que l'État possède, régit, autorise ou dirige, y compris les établissements d'enseignement qui offrent l'hébergement pour la nuit.
Logement particulier non commercial - habitation privée ou établissement non commercial où le fonctionnaire ne loge pas de façon habituelle.
Indemnité globale - indemnité quotidienne qui peut prévoir un montant versé au titre d'une partie ou de la totalité des repas, des faux frais, du transport quotidien et du logement.
Personne à charge - personne qui habite en permanence avec le ou la fonctionnaire à sa résidence et :
Reçu - document original ou copie carbone où figurent la date de la dépense et le montant dépensé par le voyageur.
Zone d'affectation - région qui s'étend sur 16 kilomètres depuis le lieu de travail assigné, dans laquelle on emprunte la route terrestre la plus directe, sûre et praticable.
Voyage en service commandé - désigne tous les voyages d'affaires autorisés par l'employeur. L'expression est utilisée en rapport avec les circonstances dans lesquelles les dépenses prévues dans la présente politique peuvent être payées ou remboursées par l'État.
Voyageur - personne qui voyage en service commandé autorisé.
1.1 Il incombe à l'employeur d'autoriser les voyages d'affaires et de déterminer s'il est nécessaire de voyager, et de garantir que tous les préparatifs de voyage sont conformes aux dispositions de la présente politique. À la suite d'une consultation entre l'employeur et l'employé, les préparatifs de voyage déterminés répondront le mieux aux besoins et aux intérêts de l'employé et aux besoins opérationnels de l'employeur.
1.2 Les voyages d'affaires doivent être autorisés par écrit au préalable de manière à garantir que tous les préparatifs de voyage sont conformes aux dispositions de la présente politique. Dans des circonstances particulières, le voyage peut être autorisé après coup par l'employeur.
1.3 Les dépenses découlant d'une interprétation erronée ou d'une autre erreur peuvent ou non être remboursées. Toutefois, ces situations seront examinées au cas par cas.
1.4 Lorsque plusieurs employés sont envoyés à une même réunion ou activité, il importe de vérifier toutes les dépenses connexes et le caractère raisonnable des préparatifs de voyage avant de procéder à ces préparatifs.
2.1 Il est obligatoire de faire appel au Service des voyages du gouvernement (Travel AcXess Voyage) pour les préparatifs de voyage des employés des IRSC. On peut obtenir de l'information détaillée sur les services de réservation en ligne de Travel AcXess Voyage dans l'intranet des IRSC.
2.2 Le personnel non employé par les IRSC (bénévoles, membres du CA, membres des conseils consultatifs d'institut, personnel d'institut, etc.) peut faire appel à des agences de voyage autres que le Service des voyages du gouvernement (Travel AcXess Voyage) pour ses préparatifs de voyage.
Dans la mesure où les IRSC n'ont pas à débourser des frais supplémentaires, les fonctionnaires qui voyagent en service commandé peuvent adhérer à des programmes de fidélisation et utiliser les avantages offerts par l'industrie du tourisme à des fins officielles ou personnelles. Ces privilèges sont subordonnés à l'utilisation des services et produits approuvés par le gouvernement.
Les paiements en trop, notamment les remboursements ou les versements qui ne sont pas conformes à la présente politique, doivent être recouvrés auprès du voyageur à titre de dette envers l'État.
Lorsque le voyageur certifie que le reçu est perdu, qu'il a été détruit accidentellement ou qu'il était impossible de l'obtenir, une déclaration peut remplacer le reçu.
6.1 L'employeur doit :
6.2 Le voyageur doit :
6.3 Lorsque l'employeur et le fonctionnaire n'arrivent pas à trouver une solution aux obstacles qui nuisent aux personnes handicapées pouvant découler de l'application de la présente politique, l'employeur et le fonctionnaire doivent consulter un spécialiste de l'équité en matière d'emploi des IRSC ou de la partie syndicale.
Les fonctionnaires qui voyagent en service commandé doivent avoir recours aux fournisseurs, aux services et aux produits sélectionnés et approuvés par le gouvernement aux fins des déplacements officiels lorsqu'ils sont accessibles.
8.1 Les IRSC encouragent les employés à se servir de la carte individuelle de voyage du gouvernement (carte AMEX). Cette carte assure certains avantages à l'organisation et est efficace.
8.2 Si un employé décide de ne pas obtenir ou utiliser une carte individuelle de voyage, l'employé et l'employeur devront discuter de la possibilité de lui accorder une avance. En pareil cas, les avances de voyage ne doivent pas être indûment refusées.
Il faut utiliser les formulaires applicables aux voyages d'affaires du gouvernement pour obtenir une autorisation de voyager et pour présenter une demande d'indemnité de déplacement accompagnée des documents à l'appui, au besoin.
10.1 Si un fonctionnaire tombe malade ou est blessé ou décède pendant un voyage en service commandé, lui-même ou, s'il y a lieu, les personnes à sa charge, sont protégés en vertu des autorisations suivantes, sous réserve des conditions qui y sont énoncées :
10.2 Les détails concernant les programmes d'indemnisation de la fonction publique se trouvent sur le site : Directive sur les voyages du CT, Appendice A - Guide sur les protections d'assurance offertes aux fonctionnaires en cours de déplacement.
10.3 Les fonctionnaires sont priés de vérifier auprès de leur agent d'assurance s'ils sont suffisamment assurés s'ils prennent un vol non commercial.
10.4 Les voyageurs qui souscrivent à une assurance complémentaire ne peuvent pas se faire rembourser la prime, mais ont droit au remboursement de la prime d'une assurance applicable au remplacement (ou aux réparations) des bagages perdus ou endommagés pendant un voyage d'affaires, sauf si cette assurance est fournie.
11.1 Les voyageurs autorisés à louer un véhicule doivent souscrire à une assurance-collision sans franchise pour toute la période de location de l'automobile. Cette protection ne coûte rien lorsqu'ils utilisent une carte individuelle de voyage approuvée par le gouvernement. Si les voyageurs ne peuvent pas utiliser une telle carte, ils doivent être remboursés pour les frais engagés pour souscrire à une assurance-collision sans franchise.
11.2 Les voyageurs ne peuvent pas demander le remboursement de la prime d'assurance-accident corporel.
11.3 Les IRSC n'assument pas, à l'égard des véhicules particuliers, de responsabilités financières autres que le paiement de l'indemnité prévue pour le nombre de kilomètres parcourus et le paiement de la prime d'assurance d'affaires supplémentaires au besoin. L'employeur ne rembourse pas les franchises prévues par la police d'assurance.
11.4 Les véhicules particuliers ou autres moyens de transport utilisés en service commandé doivent être à tout le moins protégés par une assurance-automobile provinciale/territoriale/d'État dont la protection englobe la responsabilité civile et les dommages matériels.
11.5 La prime supplémentaire de l'assurance-responsabilité civile et dommages matériels, l'assurance-collision et la prime globale pendant une certaine période seront remboursées lorsqu'il est nécessaire de souscrire à une assurance d'affaires supplémentaire pour un véhicule.
11.6 Les voyageurs qui comptent transporter des passagers sont priés de vérifier auprès de leur agent d'assurance s'ils sont suffisamment assurés.
Les dispositions énoncées dans le présent Module sur les voyages s'appliquent dans le cas d'un fonctionnaire en voyage en service commandé dans la zone d'affectation pour un séjour sans nuitée.
12.1 Hébergement
Le remboursement des frais de logement engagés par le fonctionnaire dans sa zone d'affectation ne doit pas normalement être autorisé. Si un fonctionnaire se trouve dans l'une des situations exceptionnelles suivantes, il doit être considéré comme en déplacement et ses frais de logement doivent lui être remboursés, conformément aux dispositions du Module 3 :
12.2 Dépenses supplémentaires
L'employé doit être remboursé pour les dépenses non prévues par ailleurs qu'il engage (par exemple photocopies, service de traitement de textes, télécopies, connexions Internet, location et transport de machines de bureau nécessaires et transport d'effets personnels nécessaires).
12.3 Repas
À moins d'indications contraires dans les conditions d'emploi ou les conventions collectives, les frais de repas pris dans la zone d'affectation ne doivent pas normalement être remboursés.
Les frais de repas, accompagnés de reçus et de justifications à l'appui, peuvent être remboursés dans les limites prévues de l'indemnité de repas applicable dans l'Appendice C - Indemnités - Modules 1, 2 et 3 de la Directive sur les voyages du Conseil du Trésor dans les situations suivantes :
12.4 Transports
Le moyen de transport doit être déterminé en tenant compte du coût, de la durée, de la commodité, de la sécurité et de l'accessibilité.
Lorsque des heures supplémentaires ou les déplacements autorisés perturbent les habitudes quotidiennes de déplacement du fonctionnaire, les frais de transport supplémentaires qu'il a dû assumer pour le trajet entre le domicile et le lieu de travail lui sont remboursés.
Lorsque les conditions stipulées à la sous-section Changement de lieu de travail ne sont pas respectées, le transport jusqu'au lieu de travail temporaire est fourni ou le fonctionnaire doit être remboursé selon le taux par kilomètre pour la distance parcourue entre la résidence et le lieu de travail temporaire, ou entre le lieu de travail permanent et le lieu de travail temporaire, selon la plus courte de ces distances.
(a) Commercial
Dans la mesure du possible, lorsque les transports commerciaux sont autorisés et utilisés, le voyageur doit recevoir les billets prépayés dont il a besoin.
Il convient d'envisager l'utilisation de taxis, de navettes et des services de transport en commun locaux pour les déplacements sur courte distance. Les dépenses réelles sont remboursées sur présentation des reçus. Des borderaux de taxi ne peuvent être employés.
(b) Autres moyens de transport
À l'occasion, l'employeur peut autoriser d'autres moyens de transport qui ne sont pas habituellement utilisés sur les routes pour des déplacements en service commandé lorsque ces moyens de transport sont sûrs, économiques et pratiques.
Les voyageurs qui utilisent ces autres moyens de transport touchent un remboursement au taux par kilomètre applicable selon la distance qu'ils auraient parcourue selon un itinéraire direct, si la distance est connue. Si elle ne l'est pas, le voyageur touche un remboursement pour la distance réelle ou raisonnable parcourue.
(c) Véhicules
La norme applicable aux véhicules de location est une voiture de série intermédiaire. L'utilisation d'une voiture de location dont la taille dépasse la norme établie doit être autorisée lorsque des facteurs comme, sans en exclure d'autres, la sécurité, les besoins du voyageur et le volume ou le poids des marchandises transportées entrent en jeu.
Les taux par kilomètre payables pour l'usage d'un véhicule particulier conduit en service commandé autorisé sont précisés dans la Directive sur les voyages du Conseil du Trésor, Appendice B - Taux par kilomètre. Les voyageurs doivent suivre les itinéraires les plus directs, sûrs et praticables et ne doivent demander un remboursement qu'à l'égard des distances qu'il est nécessaire de parcourir en service commandé.
Lorsque le fonctionnaire est autorisé à se servir d'un véhicule particulier en service commandé dans sa zone d'affectation, il sera remboursé selon les taux par kilomètre prévus à l'Appendice B de la Directive sur les voyages du Conseil du Trésor.
Les frais de stationnement ne sont habituellement pas payés lorsque le fonctionnaire est de service à son lieu de travail. Pour toute journée où il est autorisé à se servir d'un véhicule particulier pour se déplacer en service commandé, le fonctionnaire touche le remboursement des frais réels de stationnement pour cette journée.
12.5 Dépenses non remboursables
Les indemnités de faux frais sont sans objet.
Les dispositions énoncées dans le présent Module sur les voyages s'appliquent dans le cas d'un voyageur en service commandé hors de la zone d'affectation pour un séjour sans nuitée.
13.1 Dépenses supplémentaires
L'employé doit être remboursé pour les dépenses non prévues par ailleurs qu'il engage (par exemple, photocopies, service de traitement de textes, télécopies, connexions Internet, location et transport de matériel de bureau nécessaire et transport d'effets personnels nécessaires). Il incombe aux employés de faire preuve de prudence et de diligence lorsqu'ils engagent des dépenses.
Lorsque le plan du déplacement est changé pour des raisons indépendantes de la volonté du fonctionnaire, celui-ci doit se faire rembourser des frais raisonnables pour les appels téléphoniques effectués pour réorganiser son plan de déplacement.
13.2 Taux de change
Les dépenses engagées pour la conversion d'un montant raisonnable en devises étrangères et la reconversion de tout solde en devises canadiennes doivent être remboursées, sur présentation des reçus, pour toutes les transactions et sources.
Lorsque ces dépenses ne sont pas étayées par des reçus, le taux de change moyen de la Banque du Canada doit s'appliquer. Dans les cas où la Banque du Canada ne fournit pas un taux de change, un autre taux de change fourni par une institution bancaire établie, déterminée par l'employeur, s'applique. Le taux correspond à la moyenne des taux en vigueur à la date de l'entrée dans le pays et à la date de sortie du pays.
13.3 Garde des personnes à charge
Un fonctionnaire tenu d'effectuer un voyage en service commandé doit toucher le remboursement pour les dépenses réelles et raisonnables engagées pour la garde des personnes à charge. A cet effet, une indemnité quotidienne jusqu'à concurrence de 35 $CAN par ménage est remboursable si une déclaration est fournie. Si un reçu est fourni, l'indemnité quotidienne est remboursable jusqu'à concurrence de 75 $CAN par ménage si :
L'indemnité de garde des personnes à charge s'applique uniquement aux dépenses absorbées en raison d'un voyage et correspondant à des dépenses additionnelles que le fonctionnaire n'aurait pas engagées s'il n'avait pas voyagé.
13.4 Repas
Le voyageur doit recevoir une indemnité de repas pour chaque petit déjeuner, déjeuner et dîner pendant son déplacement.
Les indemnités de repas versées doivent être conformes aux taux indiqués à l'Appendice C - Indemnités - Modules 1, 2 et 3 de la Directive sur les voyages du Conseil du Trésor.
Une indemnité ne doit pas être versée à un voyageur pour un repas qui lui est fourni gratuitement. Dans les situations exceptionnelles où les voyageurs sont obligés de débourser des montants supplémentaires parce que les repas servis ne suffisent pas, les frais réels engagés peuvent être remboursés si des reçus sont présentés et si le montant ne dépasse pas l'indemnité prévue pour le repas en question.
Lorsqu'un voyageur a payé davantage pour ses repas que les indemnités prévues pour des raisons indépendantes de sa volonté, les dépenses réelles et raisonnables engagées sont remboursées sur présentation des reçus.
13.5 Transports
Le moyen de transport doit être déterminé en tenant compte du coût, de la durée, de la commodité, de la sécurité et de l'accessibilité. En plus des conditions présentées dans la présente section aux sous-sections Commercial, Véhicules et Autres moyens de transport, les dépenses liées au moyen de transport sélectionné, telles que les frais de traversier, de péages et d'amarrage sont remboursées.
Lorsque des heures supplémentaires ou les déplacements autorisés perturbent les habitudes quotidiennes de déplacement du fonctionnaire, les frais de transport supplémentaires qu'il a dû assumer pour le trajet entre le domicile et le lieu de travail lui sont remboursés.
(a) Commercial
Dans la mesure du possible, lorsque les transports commerciaux sont autorisés et utilisés, le voyageur doit recevoir les billets prépayés dont il a besoin.
La norme applicable aux déplacements en avion est celle du voyage en classe économique. Il faut choisir le tarif aérien le plus économique, compte tenu de l'itinéraire établi à ce moment-là et effectuer les réservations le plus longtemps possible à l'avance. Toute exemption de l'obligation de voyager en classe économique doit être pré approuvée par un vice-président ou un cadre de niveau équivalent sur présentation des justifications appropriées par écrit.
La norme applicable aux déplacements par train est la classe d'une catégorie supérieure à la classe économique.
Il convient d'envisager l'utilisation de taxis, de navettes et des services de transport en communs locaux pour les déplacements sur courte distance. Les dépenses réelles doivent être remboursées. Des reçus ne devront être fournis que si le montant de la course de taxi dépasse dix dollars. Des borderaux de taxi ne peuvent être employés.
(b) Autres moyens de transport
À l'occasion, l'employeur peut autoriser d'autres moyens de transport qui ne sont pas habituellement utilisés sur les routes pour des déplacements en service commandé lorsque ces moyens de transport sont sûrs, économiques et pratiques.
Les voyageurs qui utilisent ces autres moyens de transport touchent un remboursement au taux par kilomètre applicable selon la distance qu'ils auraient parcourue selon un itinéraire direct, si la distance est connue. Si elle ne l'est pas, le voyageur touche un remboursement pour la distance réelle ou raisonnable parcourue.
(c) Véhicules
La norme applicable aux véhicules de location est une voiture de série intermédiaire. L'utilisation d'une voiture de location dont la taille dépasse la norme établie doit être autorisée lorsque des facteurs comme, sans en exclure d'autres, la sécurité, les besoins du voyageur et le volume ou le poids des marchandises transportées entrent en jeu.
Les taux par kilomètre payables pour l'usage d'un véhicule particulier conduit en service commandé autorisé sont précisés dans la Directive sur les voyages du Conseil du Trésor, Appendice B - Taux par kilomètre.
Les voyageurs doivent suivre les itinéraires les plus directs, sûrs et praticables et ne doivent demander un remboursement qu'à l'égard des distances qu'il est nécessaire de parcourir en service commandé.
Les voyageurs que l'on conduit ou que l'on prend au terminus doivent recevoir l'indemnité kilométrique selon la distance parcourue en direction et en provenance du terminus pour chaque voyage aller-retour.
Dans l'intérêt de la sécurité au volant, le fonctionnaire autorisé à conduire lui-même une voiture ne devrait pas normalement parcourir une distance supérieure :
Les frais de stationnement doivent être remboursés lorsqu'il est plus pratique et économique de laisser le véhicule particulier au terminus pendant la période d'absence.
Pour toute journée où il est autorisé à se servir d'un véhicule particulier pour se déplacer en service commandé, le fonctionnaire touche le remboursement des frais réels de stationnement pour cette journée.
13.6 Dépenses non remboursables
Les indemnités de faux frais sont sans objet.
Les dispositions énoncées dans le présent Module sur les voyages s'appliquent dans le cas d'un voyageur en service commandé pendant un séjour avec nuitée au Canada ou dans les États continentaux des É.U.
14.1 Logement
La norme en matière de logement est la chambre individuelle dans des établissements sûrs, bien situés et confortables.
Différentes options de logement sont disponibles. En règle générale, il s'agit d'hôtels, de motels, de résidences d'affaires, d'appartements, de logements particuliers non commerciaux et de locaux d'hébergement du gouvernement ou d'une institution.
Il faut se guider avec les répertoires gouvernementaux des hôtels respectant la limite de tarif des villes au moment de déterminer le coût, l'emplacement et le type de logement, notamment le Répertoire des établissements d'hébergement et des entreprises de location de véhicules de TPSGC. Lorsqu'un employé est tenu de séjourner dans un établissement non répertorié, il doit fournir une justification dans sa demande de remboursement de frais de voyage.
Sauf autorisation contraire du ministère, lorsque le déplacement se rapporte à des activités tenues au sein d'une institution, le fonctionnaire doit séjourner dans les locaux d'hébergement de l'institution.
Bien que les voyageurs séjournent normalement dans un logement commercial, l'utilisation de logements particuliers non commerciaux est une pratique à encourager. Un voyageur qui séjourne dans un logement particulier non commercial doit toucher le remboursement au taux précisé à l'Appendice C - Indemnités - Modules 1, 2 et 3 de la Directive sur les voyages du Conseil du Trésor. En outre, les coûts de transport terrestre doivent être autorisés lorsqu'ils sont rentables. La rentabilité doit être déterminée en comparant le coût total du transport et de l'hébergement dans un logement particulier non commercial à celui de l'hébergement dans un logement commercial ou un local d'hébergement du gouvernement ou d'une institution et du transport associé.
14.2 Dépenses supplémentaires
Le fonctionnaire doit être remboursé pour les dépenses non prévues par ailleurs qu'il engage (par exemple communications d'affaires, photocopies, service de traitement de textes, télécopies, connexions Internet, location et transport de machines de bureau nécessaires et transport d'effets personnels nécessaires). Il incombe aux employés de faire preuve de prudence et de diligence lorsqu'ils engagent des dépenses.
Lorsque le plan du déplacement est changé pour des raisons indépendantes de la volonté du fonctionnaire, celui-ci doit se faire rembourser des frais raisonnables pour les appels téléphoniques effectués pour réorganiser son plan de déplacement.
Lorsqu'un fonctionnaire est tenu de se rendre en service commandé hors du Canada, l'employeur doit prendre les dispositions nécessaires pour qu'il obtienne le passeport et/ou le visa, les inoculations, les vaccins, les radiographies et les certificats médicaux dont il a besoin, selon le cas, sans que cela ne lui coûte quoi que ce soit. Dans la mesure du possible, les fonctionnaires doivent obtenir les services médicaux auprès des ministères de la Santé, des Affaires des anciens combattants ou de la Défense nationale.
14.3 L'eau embouteillée
Incluse dans les faux frais.
14.4 Taux de change
Les dépenses engagées pour la conversion d'un montant raisonnable en devises étrangères et la reconversion de tout solde en devises canadiennes doivent être remboursées, sur présentation des reçus, pour toutes les transactions et sources.
Lorsque ces dépenses ne sont pas étayées par des reçus, le taux de change moyen de la Banque du Canada doit s'appliquer. Dans les cas où la Banque du Canada ne fournit pas un taux de change, un autre taux de change fourni par une institution bancaire établie, déterminée par l'employeur, s'applique. Le taux correspond à la moyenne des taux en vigueur à la date de l'entrée dans le pays et à la date de sortie du pays.
14.5 Garde des personnes à charge
Un fonctionnaire tenu d'effectuer un voyage en service commandé doit toucher le remboursement pour les dépenses réelles et raisonnables engagées pour la garde des personnes à charge. A cet effet, une indemnité quotidienne jusqu'à concurrence de 35 $CAN par ménage est remboursable si une déclaration est fournie. Si un reçu est fourni, l'indemnité quotidienne est remboursable jusqu'à concurrence de 75 $CAN par ménage si :
L'indemnité de garde des personnes à charge s'applique uniquement aux dépenses absorbées en raison d'un voyage et qui sont des dépenses additionnelles encourues par le fonctionnaire quand il ne voyage pas.
14.6 Communications à domicile
Les communications à domicile sont incluses dans les faux frais.
L'exception suivante s'applique : les fonctionnaires en déplacement à bord d'un navire doivent être autorisés à effectuer des appels téléphoniques à domicile d'une durée totale ne dépassant pas dix minutes en utilisant le système téléphonique disponible pour chaque période de trois jours consécutifs où ils sont absent du port d'attache. Dans le cas des navires dotés de systèmes de communication par satellites, l'appel téléphonique ne doit pas durer plus de cinq minutes.
14.7 Faux frais
Le voyageur touche une indemnité de faux frais pour les dépenses diverses non précisées ailleurs dans la présente politique pour chaque jour ou partie de jour passé en déplacement tel qu'il est énoncé dans la Directive sur les voyages du Conseil du Trésor, Appendice C - Indemnités - Modules 1, 2 et 3.
Ne compte pas comme une partie de jour les journées où un vol de fin de soirée arrive à la zone d'affectation du voyageur après minuit.
L'exception suivante s'applique : soixante-quinze pour cent (75 %) de l'indemnité de faux frais doit être versée aux taux précisés à l'Appendice C de la Directive sur les voyages du Conseil du Trésor à compter du 31e jour civil consécutif en déplacement au même endroit lorsque des résidences d'affaires ou des appartements situés à proximité du lieu de travail sont à la disposition du voyageur ou lorsque ce dernier opte d'occuper un logement particulier.
Lorsqu'un voyageur visite le même jour des lieux au Canada et aux États-Unis, l'indemnité de faux frais devra être celle qui s'applique à l'endroit où il commence la journée.
14.8 Assurance
Voir la Partie II ci-dessus et l'Appendice A - Guide sur les protections d'assurance offertes aux fonctionnaires en cours de déplacement de la Directive sur les voyages du Conseil du Trésor.
14.9 Repas
Le voyageur doit recevoir une indemnité de repas pour chaque petit déjeuner, déjeuner et dîner pendant son déplacement.
Les indemnités pour les repas doivent être remboursées selon les taux précisés à l'Appendice C - Indemnités - Modules 1, 2 et 3 de la Directive sur les voyages du Conseil du Trésor.
L'exception suivante s'applique : soixante-quinze pour cent (75 %) de l'indemnité pour les repas doit être versée aux taux précisés à l'Appendice C de la Directive sur les voyages du Conseil du Trésor à compter du 31e jour civil consécutif de déplacement au même endroit lorsque des résidences d'affaires ou des appartements situés à proximité du lieu de travail sont à la disposition du voyageur ou lorsque ce dernier opte d'occuper un logement particulier.
Une indemnité ne doit pas être versée à un voyageur pour un repas qui lui est fourni gratuitement. Dans les situations exceptionnelles où les voyageurs sont obligés de débourser des montants supplémentaires parce que les repas servis ne suffisent pas, les frais réels engagés peuvent être remboursés si des reçus sont présentés et si le montant ne dépasse pas l'indemnité prévue pour le repas en question.
Lorsqu'un voyageur a payé davantage pour ses repas que les indemnités prévues pour des raisons indépendantes de sa volonté, les dépenses réelles et raisonnables absorbées sont remboursées sur présentation des reçus.
14.10 Périodes de repos
Sauf entente contraire, il faut fixer les itinéraires de façon à prévoir :
Le temps de déplacement correspond au temps passé dans tout moyen de transport en route vers la destination et le temps d'attente pour les correspondances immédiates. Celui-ci comprend le temps de déplacement en direction et en provenance du terminus d'un transporteur.
Une période de repos convenable ne doit pas être indûment refusée.
14.11 Transports
Le moyen de transport doit être déterminé en tenant compte du coût, de la durée, de la commodité, de la sécurité et de l'accessibilité. En plus des conditions présentées dans la présente section aux sous-sections Commercial, Véhicules et Autres moyens de transport, les dépenses liées au moyen de transport sélectionné, telles que les frais de traversier, de péages et d'amarrage, sont remboursées.
Lorsque des heures supplémentaires ou les déplacements autorisés perturbent les habitudes quotidiennes de déplacement du fonctionnaire, les frais de transport supplémentaires qu'il a dû assumer pour le trajet entre le domicile et le lieu de travail lui sont remboursés.
(a) Commercial
Dans la mesure du possible, lorsque les transports commerciaux sont autorisés et utilisés, le voyageur doit recevoir les billets prépayés dont il a besoin.
La norme applicable aux déplacements en avion est celle du voyage en classe économique. Il faut choisir le tarif aérien le plus économique, compte tenu de l'itinéraire établi et effectuer les réservations le plus longtemps possible à l'avance. Toute exemption de l'obligation de voyager en classe économique doit être pré-approuvée par un vice-président ou un cadre de niveau équivalent sur présentation des justifications appropriées par écrit.
La norme applicable aux déplacements par train est la classe d'une catégorie supérieure à la classe économique.
Il convient d'envisager l'utilisation de taxis, de navettes et des services de transport en commun locaux pour les déplacements sur courte distance. Les dépenses réelles sont remboursées. Des reçus ne devront être fournis que si le montant de la course en taxi dépasse dix dollars. Des borderaux de taxi ne peuvent être employés.
(b) Autres moyens de transport
À l'occasion, l'employeur peut autoriser d'autres moyens de transport qui ne sont pas habituellement utilisés sur les routes pour des déplacements en service commandé lorsque ces moyens de transport sont sûrs, économiques et pratiques.
Les voyageurs qui utilisent ces autres moyens de transport touchent un remboursement au taux par kilomètre applicable selon la distance qu'ils auraient parcourue selon un itinéraire direct, si la distance est connue. Si elle ne l'est pas, le voyageur touche un remboursement pour la distance réelle ou raisonnable parcourue.
(c) Véhicules
La norme applicable aux véhicules de location est une voiture de série intermédiaire. L'utilisation d'une voiture de location dont la taille dépasse la norme établie doit être autorisée lorsque des facteurs comme, sans en exclure d'autres, la sécurité, les besoins du voyageur et le volume ou le poids des marchandises transportées entrent en jeu.
Les taux par kilomètre payables pour l'usage d'un véhicule particulier conduit en service commandé autorisé sont précisés dans la Directive sur les voyages du Conseil du Trésor, Appendice B - Taux par kilomètre. Les voyageurs doivent suivre les itinéraires les plus directs, sûrs et praticables et ne doivent demander un remboursement qu'à l'égard des distances qu'il est nécessaire de parcourir en service commandé.
Les voyageurs que l'on conduit ou que l'on prend au terminus doivent recevoir l'indemnité kilométrique selon la distance parcourue en direction et en provenance du terminus pour chaque voyage aller-retour.
Dans l'intérêt de la sécurité au volant, le fonctionnaire autorisé à conduire lui-même une voiture ne devrait pas normalement parcourir une distance supérieure :
Les frais de stationnement doivent être remboursés lorsqu'il est plus pratique et économique de laisser le véhicule particulier au terminus pendant la période d'absence.
Pour toute journée où il est autorisé à se servir d'un véhicule particulier pour se déplacer en service commandé, le fonctionnaire touche le remboursement des frais réels de stationnement pour cette journée.
14.12 Voyages de fin de semaine au foyer
Le recours aux dispositions de voyage de fin de semaine au foyer ou de ses solutions de rechange ne constitue pas une interruption d'un déplacement continu au même endroit.
Un fonctionnaire en déplacement pendant une fin de semaine ou au-delà de cette période a droit à un voyage de fin de semaine au foyer pourvu que les conditions suivantes soient remplies :
Toutes les fins de semaine :
Un fonctionnaire admissible à se rendre chez lui toutes les fins de semaine touche le remboursement de ses frais de transport réels jusqu'à concurrence des montants suivants :
Toutes les trois fins de semaine en moyenne :
Il peut arriver que l'endroit où le fonctionnaire est en déplacement pendant plus de 30 jours civils consécutifs au Canada ou dans les États continentaux des É.-U. soit suffisamment éloigné de son foyer qu'un voyage toutes les fins de semaine au foyer soit hors de question.
Dans ces situations où un voyage à toutes les fins de semaine au foyer est hors de question, le fonctionnaire peut rentrer chez lui une fin de semaine sur trois en moyenne, pourvu qu'il soit en déplacement continu. Il peut organiser ces voyages au foyer afin de répondre à des besoins personnels jusqu'à concurrence du nombre total de voyages auxquels il a droit.
Le fonctionnaire touche un remboursement pour le prix du billet d'avion aller-retour le plus économique, pour les frais nécessaires de transport terrestre pour se rendre au terminus du transporteur et en revenir et pour les repas servis en route. Le billet d'avion aller-retour le plus économique doit être réservé plus de 14 jours d'avance et compter obligatoirement un séjour du samedi soir. Les frais de repas et les faux frais payés à destination ne sont pas remboursés. Il n'est pas nécessaire d'annuler la réservation pour le logement au lieu de déplacement.
14.13 Voyage de fin de semaine - solutions de rechange
(a) Pour le fonctionnaire
Pourvu que l'employeur n'exige pas du fonctionnaire qu'il demeure au lieu de déplacement, ce dernier peut passer la fin de semaine à un autre endroit. Pour avoir droit à un remboursement, il devra : annuler le logement (et les repas fournis sur place) au lieu de déplacement; présenter un reçu pour le logement commercial occupé à l'autre endroit, le cas échéant; ne pas retourner à son domicile ou à sa zone d'affectation pendant la fin de semaine.
Le remboursement doit se limiter aux frais de maintien du fonctionnaire au lieu de déplacement et doit comprendre les frais de logement et de repas, les faux frais et les autres dépenses.
Il incombe au fonctionnaire de prendre toutes les dispositions requises pour le voyage sans recourir aux services gouvernementaux approuvés. Le fonctionnaire doit assumer l'entière responsabilité du voyage comme s'il n'était pas en service commandé.
Le recours à cette disposition n'annule pas l'admissibilité du fonctionnaire aux voyages de fins de semaine au foyer.
(b) Pour le conjoint ou une personne à charge du fonctionnaire
En guise de solution de rechange aux voyages de fin de semaine au foyer par le fonctionnaire, le conjoint et/ou les personnes à charge peuvent être autorisés à rendre visite au fonctionnaire si cela n'entraîne pas de frais supplémentaires pour l'employeur. Le voyage par avion et les arrangements de voyage seront traités par les fournisseurs du gouvernement. Les frais de transport terrestre pour se rendre au transporteur public et en revenir seront remboursés. Il incombe au fonctionnaire de souscrire à une assurance pour son conjoint et/ou les personnes à charge.
Les dispositions énoncées dans le présent Module sur les voyages s'appliquent dans le cas d'un voyageur en service commandé pendant un séjour avec nuitée hors du Canada ou des États continentaux des États-Unis.
Une indemnité globale quotidienne peut être accordée lorsque les indemnités établies ne sont pas pratiques, raisonnables ou équitables.
15.1 Logement
La norme en matière de logement est la chambre individuelle dans des établissements sûrs, bien situés et confortables.
Différentes options de logement sont disponibles. En règle générale, il s'agit d'hôtels, de motels, de résidences d'affaires, d'appartements, de logements particuliers non commerciaux et de locaux d'hébergement du gouvernement ou d'une institution.
Il faut recourir aux répertoires gouvernementaux des hôtels au moment de déterminer le coût, l'emplacement et le type de logement.
Sauf autorisation contraire du ministère, lorsque le déplacement se rapporte à des activités tenues au sein d'une institution, le fonctionnaire doit séjourner dans les locaux d'hébergement de l'institution.
Bien que les voyageurs séjournent normalement dans un logement commercial, l'utilisation de logements particuliers non commerciaux est une pratique à encourager. Un voyageur qui séjourne dans un logement particulier non commercial doit toucher le remboursement au taux précisé à l'Appendice D - Indemnités - Module 4 de la Directive sur les voyages du Conseil du Trésor. En outre, les coûts de transport terrestre doivent être autorisés lorsqu'ils sont rentables. La rentabilité doit être déterminée en comparant le coût total du transport et de l'hébergement dans un logement particulier non commercial à celui de l'hébergement dans un logement commercial ou un local d'hébergement du gouvernement ou d'une institution et du transport associé.
Pour les déplacements de plus de 30 jours civils consécutifs au même endroit, il convient d'encourager l'utilisation de résidences d'affaires, d'appartements, de logements particuliers non commerciaux et de locaux d'hébergement du gouvernement ou d'une institution. Les voyageurs qui décident de séjourner dans un hôtel après le 30e jour lorsque des résidences d'affaires ou des appartements sont libres à proximité du lieu de travail ne touchent que le remboursement prévu pour les frais de résidences d'affaires ou d'appartements disponibles.
15.2 Dépenses supplémentaires
Le fonctionnaire doit être remboursé pour les dépenses non prévues par ailleurs qu'il engage (par exemple communications d'affaires, photocopies, service de traitement de textes, télécopies, connexions Internet, location et transport de matériel de bureau nécessaire et transport d'effets personnels nécessaires).
Lorsque le plan du déplacement est changé pour des raisons indépendantes de la volonté du fonctionnaire, celui-ci doit se faire rembourser des frais raisonnables pour les appels téléphoniques effectués pour réorganiser son plan de déplacement.
Lorsqu'un fonctionnaire est tenu de se rendre en service commandé hors du Canada, l'employeur doit prendre les dispositions nécessaires pour qu'il obtienne le passeport et/ou le visa, les inoculations, les vaccins, les radiographies et les certificats médicaux dont il a besoin, selon le cas, sans que cela ne lui coûte quoi que ce soit. Dans la mesure du possible, les fonctionnaires doivent obtenir les services médicaux auprès des ministères de la Santé, des Affaires des anciens combattants ou de la Défense nationale.
15.3 Eau en bouteille
Les frais d'eau en bouteille doit être remboursé lorsque cela est jugé nécessaire et le remboursement doit être étayé par des reçus et s'appliquer à une quantité raisonnable.
15.4 Taux de change
Les dépenses engagées pour la conversion d'un montant raisonnable en devises étrangères et la reconversion de tout solde en devises canadiennes doivent être remboursées, sur présentation des reçus, pour toutes les transactions et sources.
Lorsque ces dépenses ne sont pas étayées par des reçus, le taux de change moyen de la Banque du Canada doit s'appliquer. Dans les cas où la Banque du Canada ne fournit pas un taux de change, un autre taux de change fourni par une institution bancaire établie, déterminée par l'employeur, s'applique. Le taux correspond à la moyenne des taux en vigueur à la date de l'entrée dans le pays et à la date de sortie du pays.
15.5 Garde des personnes à charge
Un fonctionnaire tenu d'effectuer un voyage en service commandé doit toucher le remboursement pour les dépenses réelles et raisonnables engagées pour la garde des personnes à charge. A cet effet, une indemnité quotidienne jusqu'à concurrence de 35 $CAN par ménage est remboursable si une déclaration est fournie. Si un reçu est fourni, l'indemnité quotidienne est remboursable jusqu'à concurrence de 75 $CAN par ménage si :
L'indemnité de garde des personnes à charge s'applique uniquement aux dépenses encourues en raison d'un voyage et correspondant à des dépenses additionnelles que le fonctionnaire n'aurait pas encourues s'il n'avait pas voyagé.
15.6 Communications à domicile
Pour chaque période de trois jours consécutifs en déplacement, les fonctionnaires touchent un remboursement correspondant à la valeur d'un appel de dix minutes à domicile, sur présentation des reçus.
Dans le cas de systèmes de communication par satellites, l'appel téléphonique ne doit pas durer plus de cinq minutes.
Les fonctionnaires qui disposent d'une carte d'appels téléphoniques internationaux ou qui ont recours au réseau international de l'État pour parler à des membres de leur famille ne doivent pas réclamer le remboursement des frais d'appels téléphoniques à domicile.
15.7 Faux frais
Le voyageur touche une indemnité de faux frais pour les dépenses diverses non précisées ailleurs dans la présente politique pour chaque jour ou partie de jour passé en déplacement tel qu'il est énoncé dans la Directive sur les voyages du Conseil du Trésor, Appendice D - Indemnités - Module 4.
Ne compte pas comme une partie de jour les journées où un vol de fin de soirée arrive à la zone d'affectation du voyageur après minuit.
L'exception suivante s'applique : soixante-quinze pour cent (75 %) de l'indemnité de faux frais doit être versée aux taux précisés à l'Appendice C - Indemnités - Modules 1, 2 et 3 de la Directive sur les voyages du Conseil du Trésor à compter du 31e jour civil consécutif en déplacement au même endroit lorsque des résidences d'affaires ou des appartements situés à proximité du lieu de travail sont à la disposition du voyageur ou lorsque ce dernier opte d'occuper un logement particulier.
Lorsqu'un voyageur visite le même jour des lieux dans des pays différents, l'indemnité de faux frais devra être celle qui s'applique à l'endroit où il commence la journée.
15.8 Assurance
Voir la Partie II et l'Appendice A - Guide sur les protections d'assurance offertes aux fonctionnaires en cours de déplacement de la Directive sur les voyages du Conseil du Trésor.
15.9 Repas
Le voyageur doit recevoir une indemnité de repas pour chaque petit déjeuner, déjeuner et dîner pendant son déplacement.
Les indemnités pour les repas doivent être remboursées selon les taux précisés à l'Appendice D - Indemnités - Module 4 de la Directive sur les voyages du Conseil du Trésor. L'exception suivante s'applique : soixante-quinze pour cent (75 %) de l'indemnité de faux frais doit être versée aux taux précisés à l'appendice D de la Directive à compter du 31e jour civil consécutif en déplacement au même endroit lorsque des résidences d'affaires ou des appartements situés à proximité du lieu de travail sont à la disposition du voyageur ou lorsque ce dernier opte d'occuper un logement particulier.
Lorsque aucune indemnité de repas n'a été fixée pour un pays donné, ou que la variation soudaine des taux de change ou de fortes poussées inflationnistes invalident l'indemnité fixée, les frais réels et raisonnables sont remboursés sur présentation des reçus.
Une indemnité ne doit pas être versée à un voyageur pour un repas qui lui est fourni gratuitement. Dans les situations exceptionnelles où les voyageurs sont obligés de débourser des montants supplémentaires parce que les repas servis ne suffisent pas, les frais réels engagés peuvent être remboursés si des reçus sont présentés et si le montant ne dépasse pas l'indemnité prévue pour le repas en question.
Lorsqu'un voyageur a payé davantage pour ses repas que les indemnités prévues pour des raisons indépendantes de sa volonté, les dépenses réelles et raisonnables engagées sont remboursées sur présentation des reçus.
15.10 Périodes de repos
Sauf entente contraire, il faut fixer les itinéraires de façon à prévoir :
Le temps de déplacement correspond au temps passé dans tout moyen de transport en route vers la destination et le temps d'attente pour les correspondances immédiates. Cela comprend le temps de déplacement en direction et en provenance du terminus d'un transporteur.
Une période de repos convenable ne doit pas être indûment refusée.
15.11 Transports
Le moyen de transport doit être déterminé en tenant compte du coût, de la durée, de la commodité, de la sécurité et de l'accessibilité. En plus des conditions présentées dans la présente section aux sous-sections Commercial, Véhicules et Autres moyens de transport, les dépenses liées au moyen de transport sélectionné, telles que les frais de traversier, de péages et d'amarrage, sont remboursées.
Lorsque des heures supplémentaires ou les déplacements autorisés perturbent le mode de déplacement habituel du fonctionnaire, les frais de transport supplémentaires qu'il a dû assumer pour le trajet entre le domicile et le lieu de travail lui sont remboursés.
(a) Commercial
Dans la mesure du possible, lorsque les transports commerciaux sont autorisés et utilisés, le voyageur doit recevoir les billets prépayés dont il a besoin.
La norme applicable aux déplacements en avion est celle du voyage en classe économique. Il faut choisir le tarif aérien le plus économique, compte tenu de l'itinéraire établi et effectuer les réservations le plus longtemps possible à l'avance.
Des voyages par avion en classe « affaires » doivent être autorisés lorsque disponibles et si le temps de déplacement continu en avion excède neuf heures. Le temps de déplacement continu en avion débute à l'heure prévue du départ et se termine à l'heure d'arrivée à destination ou au moment de l'escale pour la nuit ou du repos en escale correspondant à une escale pour la nuit. Lorsque le temps de déplacement continu ne dépasse pas neuf heures, toute exemption de l'obligation de voyager en classe économique doit être pré-approuvée par un vice-président ou un cadre de niveau équivalent sur présentation des justifications appropriées par écrit.
La norme applicable aux déplacements par train est la classe qui suit immédiatement la catégorie économique habituelle.
Il convient d'envisager l'utilisation de taxis, de navettes et des services de transport en commun locaux pour les déplacements sur courte distance. Les dépenses réelles sont remboursées, sur présentation des reçus.
(b) Autres moyens de transport
À l'occasion, l'employeur peut autoriser d'autres moyens de transport qui ne sont pas habituellement utilisés sur les routes pour des déplacements en service commandé lorsque ces moyens de transport sont sûrs, économiques et pratiques.
Les voyageurs qui utilisent ces autres moyens de transport touchent un remboursement au taux par kilomètre applicable selon la distance qu'ils auraient parcourue selon un itinéraire direct, si la distance est connue. Si elle ne l'est pas, le voyageur touche un remboursement pour la distance réelle ou raisonnable parcourue.
(c) Véhicules
La norme applicable aux véhicules de location est une voiture de série intermédiaire. L'utilisation d'une voiture de location dont la taille dépasse la norme établie doit être autorisée lorsque des facteurs comme, sans en exclure d'autres, la sécurité, les besoins du voyageur et le volume ou le poids des marchandises transportées entrent en jeu.
Les taux par kilomètre payables pour l'usage d'un véhicule particulier conduit en service commandé autorisé sont précisés dans la Directive sur les voyages du Conseil du Trésor, Appendice B - Taux par kilomètre. Les voyageurs doivent suivre les itinéraires les plus directs, sûrs et praticables et ne doivent demander un remboursement qu'à l'égard des distances qu'il est nécessaire de parcourir en service commandé.
Les voyageurs que l'on conduit ou que l'on prend au terminus doivent recevoir l'indemnité kilométrique selon la distance parcourue en direction et en provenance du terminus pour chaque voyage aller-retour.
Dans l'intérêt de la sécurité au volant, le fonctionnaire autorisé à conduire lui-même une voiture ne devrait pas normalement parcourir une distance supérieure :
Les frais de stationnement doivent être remboursés lorsqu'il est plus pratique et économique de laisser le véhicule particulier au terminus pendant la période d'absence.
Pour toute journée où il est autorisé à se servir d'un véhicule particulier pour se déplacer en service commandé, le fonctionnaire touche le remboursement des frais réels de stationnement pour cette journée.
15.12 Voyages de fin de semaine au foyer
Le recours aux dispositions de voyage de fin de semaine au foyer ou de ses solutions de rechange ne constitue pas une interruption d'un déplacement continu au même endroit.
Un fonctionnaire en déplacement pendant une fin de semaine ou au-delà de cette période a droit à un voyage de fin de semaine au foyer pourvu que les conditions suivantes soient remplies :
Pourvu que le fonctionnaire soit en déplacement continu, il peut revenir chez lui conformément au tableau ci-dessous :
Minimum de :
7 semaines = 1 voyage
12 semaines = 2 voyages
17 semaines = 3 voyages
22 semaines = 4 voyages
Le fonctionnaire obtient un remboursement pour le prix du billet d'avion aller-retour le plus économique, sur présentation des reçus, pour les frais nécessaires de transport terrestre pour se rendre au terminus du transporteur et en revenir et pour les repas servis en route. Les frais de repas et les faux frais payés à destination ne sont pas remboursés. Il n'est pas nécessaire d'annuler la réservation pour le logement au lieu de déplacement.
Le billet d'avion aller-retour le plus économique doit être réservé 14 jours d'avance et compter obligatoirement un séjour du samedi soir. Le fonctionnaire peut organiser ces voyages au foyer afin de répondre à des besoins personnels jusqu'à concurrence du nombre total de voyages auxquels il a droit.
15.13 Voyage de fin de semaine - solutions de rechange
(a) Pour le fonctionnaire
Pourvu que l'employeur n'exige pas du fonctionnaire qu'il demeure au lieu de déplacement, ce dernier peut passer la fin de semaine à un autre endroit. Les dispositions prises à cet égard sont fonction du contexte diplomatique et des mesures de sécurité. Pour avoir droit à un remboursement, l'employé devra : annuler le logement (et les repas fournis sur place) au lieu de déplacement; présenter un reçu pour le logement commercial occupé à l'autre endroit, le cas échéant; ne pas retourner à son domicile ou à sa zone d'affectation pendant la fin de semaine.
Le remboursement doit se limiter aux frais de maintien du fonctionnaire au lieu de déplacement et doit comprendre les frais de logement et des repas, les faux frais et les autres dépenses.
Il incombe au fonctionnaire de prendre toutes les dispositions requises pour le voyage sans recourir aux services gouvernementaux approuvés. Le fonctionnaire doit assumer l'entière responsabilité du voyage comme s'il n'était pas en service commandé.
Le recours à cette disposition n'annule pas l'admissibilité du fonctionnaire aux voyages de fins de semaine au foyer.
(b) Pour le conjoint ou une personne à charge du fonctionnaire
En guise de solution de rechange aux voyages de fin de semaine au foyer par le fonctionnaire, le conjoint et/ou les personnes à charge peuvent être autorisés à rendre visite au fonctionnaire si cela n'entraîne pas de frais supplémentaires pour l'employeur. Le voyage par avion et les arrangements de voyage seront traités par les fournisseurs du gouvernement. Les frais de transport terrestre pour se rendre au transporteur public et en revenir seront remboursés. Les dispositions prises à cet égard sont fonction du contexte diplomatique et des mesures de sécurité. Il incombe au fonctionnaire de souscrire à une assurance pour son conjoint et/ou les personnes à charge.
16.1 Si le fonctionnaire décède lorsqu'il est en déplacement, l'employeur doit autoriser le paiement des dépenses nécessaires qui s'ajoutent à celles qu'aurait occasionnées le décès s'il était survenu dans la zone d'affectation. Les frais remboursés doivent être réduits de tout montant payable en vertu de quelque autre autorisation. Les frais suivants sont inclus dans les dépenses qui peuvent être payées aux termes du présent paragraphe :
16.2 Lorsque la dépouille n'est pas transportée, les frais de voyage d'un proche parent ou d'un représentant de la famille jusqu'au lieu d'inhumation sont remboursés comme s'il s'agissait d'un fonctionnaire.
17.1 Le remboursement des frais d'utilisation d'un véhicule convenable comme une ambulance ou un taxi doit être autorisé dans le cas du fonctionnaire qui tombe malade ou se blesse dans l'exercice de ses fonctions ou en déplacement lorsque, de l'avis de l'employeur, du fonctionnaire ou du médecin traitant, la nature de la maladie ou de la blessure est telle que le fonctionnaire doit être transporté à un centre de soins médicaux, au lieu de travail, au logement occupé en déplacement ou chez lui.
17.2 Le fonctionnaire touche le remboursement des dépenses nécessaires occasionnées par une maladie ou un accident survenant en cours de déplacement, dans la mesure où l'employeur est convaincu que ces dépenses s'ajoutent à celles que le fonctionnaire aurait engagées s'il était resté chez lui et qu'elles ne peuvent être remboursées en vertu d'une police d'assurance, de la Loi sur l'indemnisation des agents de l'État ou de toute autre autorisation.
17.3 Le fonctionnaire qui tombe malade ou qui est victime d'un accident dans un pays étranger doit recevoir si possible l'avance comptable nécessaire et justifiée s'il a à faire face à des frais médicaux élevés. Ces frais pourront plus tard être remboursés à l'employeur en vertu d'une police d'assurance personnelle, de la Loi sur l'indemnisation des agents de l'État ou de toute autre autorisation.
17.4 Lorsque, de l'avis du médecin traitant, l'état du fonctionnaire qui est tombé malade ou qui a eu un accident justifie la présence d'un proche parent ou d'un représentant de la famille, les frais réels et raisonnables de déplacement peuvent être remboursés à ce dernier, tout comme s'il s'agissait d'un fonctionnaire de la fonction publique.
17.5 Si le fonctionnaire en déplacement tombe malade ou a un accident, ou si une situation d'urgence se produit au foyer (maladie grave selon un médecin, feu, inondation, tempête de verglas, par exemple), il peut être autorisé à retourner chez lui plus tôt qu'il ne l'était prévu.
17.6 Si un voyage au foyer est effectué en vertu du présent article, il ne faut pas en tenir compte lorsqu'il s'agit de déterminer l'admissibilité du fonctionnaire aux voyages de fin de semaine au foyer.
17.7 Lorsqu'un voyage au foyer pour les raisons mentionnées dans le présent article n'est pas justifié, les frais réels raisonnables d'appels interurbains à la maison sont remboursés.
Il existe certaines exceptions aux parties I, II, III et IV de la présente politique, lesquelles sont couvertes par les Autorisations spéciales de voyager du Conseil du Trésor pour le président, le conseil d'administration, le groupe de la direction, les agents contractuels, les bénévoles et les étudiants. La présente partie décrit les exceptions applicables à ces personnes ou groupes de personnes.
Le président peut exercer un pouvoir discrétionnaire sur les dépenses liées à l'hébergement commercial, aux appels téléphoniques, aux repas et aux faux frais dépassant le maximum quotidien alloué, suivant les reçus présentés. Les dépenses liées aux repas ne doivent pas inclure l'alcool. Les coûts relatifs aux invités sont régis par la Politique sur l'accueil des IRSC et doivent être rapportés comme tels.
Le président devrait exercer leur pouvoir discrétionnaire avec prudence et probité, en restant conscients de ce que toutes les dépenses doivent contribuer à l'atteinte des objectifs de l'État. Même si des circonstances particulières peuvent justifier des dépenses exceptionnelles, le confort et la commodité raisonnables devraient servir de critère de base. Les dispositions de la présente politique contiennent des repères à cet égard. Le président doit rendre des comptes et être prêt à justifier ses dépenses, car en sa qualité de fonctionnaire il a pour obligation de se comporter de manière à subir sans effet à l'examen le plus minutieux du public.
Cette section vise les membres du groupe de la direction des IRSC de niveau 13 ou de niveau supérieur; la seule exception est la classe d'affaires (voyages en avion) qui s'applique uniquement aux dirigeants de niveau 14 ou de niveau supérieur (mais non ceux exerçant des fonctions intérimaires) et aux membres du conseil d'administration. Durant leurs voyages ordinaires en service commandé à l'extérieur de la zone d'affectation (à l'exception des fins de semaine au foyer, des déplacements prolongés, des réinstallations et des dépenses engagées pour des invités qui font automatiquement partie des frais d'accueil), les personnes visées par cette section jouissent d'une certaine latitude, comme suit :
19.1 Repas
Les personnes peuvent réclamer les indemnités journalières de repas ou leurs frais de repas réels et raisonnables étayés par des reçus. Si la demande de remboursement des frais réels (étayée par des reçus) porte sur un repas en particulier, les indemnités de repas s'appliquent aux autres repas payés ce jour-là (les reçus ne sont pas requis).
Lorsqu'on demande le remboursement de frais réels, il ne faut pas inclure les boissons alcoolisées ni les frais liés aux invités ou aux collègues, ni les frais de repas supplémentaires de service aux chambres, frais que le demandeur doit indiquer clairement, d'ailleurs. Les employés doivent fournir le reçu de leur propre addition, plutôt que de réclamer une addition couvrant le repas de plusieurs personnes, sauf dans les cas assujettis à la Politique financière sur les activités d'accueil au Canada [ PDF (173 Ko) ] des IRSC.
19.2 Faux frais
19.3 Taxis et stationnement
Pour les voyages en service commandé avec nuitée en dehors de la zone d'affectation, les dépenses réelles effectuées pour les taxis et le stationnement peuvent être remboursées sans reçus, mais les reçus peuvent être soumis si préféré.
19.4 Hôtels
Répertoire des établissements d'hébergement et des entreprises de location de véhicules de TPSGC ne regroupe plus les établissements dans les pages blanches ou vertes. Les établissements sont maintenant regroupés par leur équivalent, selon qu'ils s'inscrivent dans la limite de tarif de la ville ou au-dessus de cette limite. L'hébergement qui s'inscrit dans la limite de tarif de la ville doit être préféré. Suite aux modifications du Budget du 25 février 1992, on doit justifier sur la demande d'indemnité l'utilisation d'établissements au-dessus de la limite de tarif de la ville. La sélection de ces établissements devrait répondre aux critères de rentabilité ou parce que des circonstances exceptionnelles la justifient.
19.5 Appels téléphoniques à domicile
Pour les voyages au Canada et dans les États continentaux des É.-U., les frais de communications à domicile sont inclus dans les faux frais.
Pour les voyages internationaux, si le fonctionnaire n'a pas de carte d'appels interurbains ou s'il ne peut s'en servir parce que les villes ne sont pas reliées au réseau, comme c'est le cas habituellement pour les voyages outre-mer, les dispositions normales régissant les appels téléphoniques s'appliquent (voir les articles 15.6 de la Politique sur les voyages des IRSC).
Si le cadre a une carte d'appels interurbains et s'il peut s'en servir, il devrait l'utiliser plutôt que de demander séparément le remboursement des appels téléphoniques à domicile. On demande aux intéressés de faire preuve de discernement et de modération en ce qui a trait à la fréquence et à la durée des appels à domicile.
19.6 Classe d'affaires pour le vol
Le président est tenu par une directive gouvernementale de réduire les déplacements en classe « affaires » par le groupe de la direction (niveau 14 et plus sur l'échelle des IRSC) et le conseil d'administration.
Note
20.1 Indiquer les frais de voyage dans le contrat
Les annexes B, C et D de la Directive sur les voyages du Conseil du Trésor précisent les taux et les indemnités consentis pour les voyages en service commandé. Il faut considérer les frais de voyage comme des sommes payables en vertu du marché même. Toutes les dépenses de voyage devraient être précisées, et le montant devrait être inclus dans le coût total du marché. Seuls les reçus originaux des agents contractuels seront acceptés. On ne pourra accorder de remboursement aux agents contractuels s'ils présentent des photocopies de factures d'hôtels, de billets d'avion, etc.
20.2 Sommes à payer
Lorsqu'il est précisé dans le contrat que « les déplacements sont assujettis à la Politique sur les voyages des IRSC ou pour les bénévoles, seules les indemnités négociées de repas, de kilométrage et de faux frais mentionnées aux annexes B, C et D de la Directive sur les voyages du Conseil du Trésor et les dispositions visant les « voyageurs » plutôt que les « fonctionnaires » s'appliquent. Il incombe aux IRSC d'indiquer aux agents contractuels/bénévoles (et aux soumissionnaires des marchés) les taux et les indemnités en vigueur.
20.3 Marchés sans honoraires
Il est possible de conclure des marchés de services pour lesquels on ne paiera que les frais de voyage de l'agent, en tout ou en partie, sans que des honoraires lui soient versés. Il peut s'agir, par exemple, de marchés conclus avec des bénévoles ou des experts-conseils du secteur privé. Lorsque le marché se fait par entente verbale, les fonctionnaires investis du pouvoir de payer devraient obtenir de l'autorité contractante une note exposant les conditions de l'engagement dont il a été convenu et les dispositions applicables aux voyages.
20.4 Tarifs aériens
Afin de restreindre les coûts, les IRSC rembourseront les billets d'avion des agents contractuels/bénévoles jusqu'à concurrence du montant maximal prévu pour les billets de la classe économique plein tarif. Les agents contractuels/bénévoles doivent s'efforcer d'obtenir le meilleur tarif possible, notamment en profitant des vols nolisés et d'autres rabais, et de faire leurs réservations immédiatement après l'approbation du marché afin de pouvoir bénéficier des tarifs les plus bas. Les IRSC conservent le droit de limiter le remboursement des billets d'avion lorsque le tarif le plus bas n'a pas été retenu. Les suppléments pour voyage en classe « affaires » ou en première classe peuvent être payés personnellement par l'agent contractuel/le bénévole ou par la société privée, selon la politique de celle-ci.
20.5 Véhicules particuliers
Les agents contractuels/bénévoles qui utilisent des véhicules particuliers sont entièrement responsables des risques associés à la conduite du véhicule et sont tenus de souscrire une assurance contre ces risques. Les primes d'assurance de base sont payées par l'agent contractuel/le bénévole et elles ne sont pas remboursées comme telles, étant incluses dans l'indemnité de kilométrage (annexes A et B de la Directive sur les voyages du Conseil du Trésor). Ce type de transport n'est permis que s'il est rentable - en tenant compte des frais de stationnement et des heures facturées - par rapport aux modes de transport commerciaux.
20.6 Assurance
Il incombe à l'agent contractuel/au bénévole de souscrire une assurance offrant une couverture pour les automobiles, les accidents, la maladie, les voyages par avion et l'immunisation.
20.7 Réservations - Avion et hôtel
Pour être en mesure de profiter de tarifs réduits, les IRSC, s'ils estiment que cela est faisable, peuvent s'occuper eux-même des réservations pour le transport et le logement. Lorsque les IRSC ne font pas les réservations, la direction des hôtels n'est pas obligée d'accorder aux entrepreneurs de l'État/bénévoles le tarif préférentiel habituellement réservé aux fonctionnaires, mais elle peut néanmoins décider de le faire. Les agents contractuels/bénévoles sont censés choisir des hôtels à prix raisonnable et ils risquent de n'obtenir qu'un remboursement partiel de leurs dépenses réelles s'ils réclament des frais d'hébergement ou de transport exagérément élevés. Les agents contractuels/bénévoles qui sont hébergés par des amis ou des parents obtiennent une indemnité au taux d'un logement particulier non commercial.
20.8 Remboursement des frais
Les agents contractuels et les bénévoles, lorsqu'on leur conseille de le faire, peuvent prendre leurs propres dispositions de voyage. Ils peuvent s'adresser à des agences privées ou directement aux transporteurs publics. En pareils cas, on s'attend que le voyageur paie lui-même toutes les dépenses de voyage et se fasse rembourser ensuite par les IRSC ses dépenses et autres frais de subsistance réels. Les dépenses comme les appels téléphoniques à domicile, la garde d'enfants et les voyages de fin de semaine au foyer ne sont pas remboursées aux agents contractuels, mais elles peuvent l'être aux bénévoles à l'intérieur des limites fixées pour les fonctionnaires. Tout paiement dépassant les limites fixées doit être approuvé par écrit au préalable par le président.
Les allocations de déplacement pour les personnes qui participent à l'un des programmes d'embauche des étudiants sont publiées dans les Conditions d'emploi pour les étudiants. La Politique sur l'embauche des étudiants du Conseil du Trésor fournit d'autres informations à ce sujet.
