Annexe A - Rapport financier annuel sur la SAI
Annexe B - Modèle commun pour le transfert de fonds de la SAI entre instituts
Annexe C - Conditions du Conseil du Trésor pour le Programme de SAI des IRSC
Les Instituts de recherche en santé du Canada (IRSC) ont été établis par loi du Parlement en 2000 afin de coordonner, d'encourager et d'appuyer la recherche en santé. Le lien à la Loi sur les IRSC se trouve à la page 24 du présent manuel. En 2004 2005, plus de 700 millions de dollars ont été prévus au budget pour les IRSC, et plus de 90 % de ces fonds ont été consacrés à des subventions et bourses. Environ 70 % des subventions et bourses des IRSC ont été accordées par voie de concours ouvert alors que 30 % ont été destinées à des initiatives stratégiques.
Au cours de la planification qui a précédé la création des IRSC, un certain nombre d'options ont été considérées relativement à l'établissement et à la gestion des initiatives de recherche stratégiques des IRSC, ce qui allait conduire à la création des 13 instituts des IRSC.
Les instituts des IRSC reposaient sur un modèle organisationnel qui ferait en sorte qu'ils pourraient devenir opérationnels rapidement, et que les contraintes administratives seraient réduites au minimum, tout en permettant un engagement communautaire empressé et créatif. En outre, le ratio des charges administratives au financement de la recherche devait demeurer bas, pour éviter les perceptions de bureaucratie excessive. La structure organisationnelle proposée, qui offrait un modèle opérationnel souple et adaptable aux différents contextes des instituts, représentait une première pour un organisme canadien, si bien que les IRSC n'avaient aucun modèle organisationnel duquel s'inspirer. C'est ainsi que l'idée d'une subvention d'appui aux instituts (SAI) est née, selon laquelle les directeurs scientifiques des instituts recevraient une subvention dont ils se serviraient pour établir et maintenir leurs instituts respectifs.
Le Conseil du Trésor du Canada ne s'est pas montré immédiatement réceptif à ce concept, mais les arguments présentés quant au caractère unique de la vision des IRSC, à la réduction des coûts d'infrastructure grâce à la souplesse et à l'efficacité de la formule, et aux contrôles stricts et à l'examen par les pairs de calibre mondial pour lesquels le CRM était reconnu ont fini par le convaincre que le modèle était réaliste. Les conditions pour le Programme de subventions d'appui aux instituts décidées par le Conseil du Trésor ont été approuvées au cours de l'été 2000 et les 13 instituts des IRSC ont par la suite été créés.
Suivent quelques citations pertinentes des conditions du Conseil du Trésor qui s'appliquent au Programme de subventions d'appui aux instituts jusqu'en octobre 2006. Une copie des documents du Conseil du Trésor énonçant les conditions pour le Programme de subventions d'appui aux instituts se trouve à l'Annexe C du présent manuel.
« Les Instituts de recherche en santé ne seront pas « matériels » et ne seront pas non plus situés en un seul en lieu géographique. Chaque institut sera plutôt un réseau virtuel de chercheurs, de bailleurs de fonds et de consommateurs de résultats de la recherche répartis partout au pays. Les chercheurs poursuivront leur travail au sein de l'établissement auquel ils sont affiliés. La différence réside dans l'amélioration des liens entre les chercheurs, peu importe leur lieu de travail et peu importe qu'ils soient du Canada ou de l'étranger pour faire face aux défis en santé du Canada. »
« ...Les instituts seront en premier lieu desservis par le groupe de gestion à Ottawa. Les IRSC ne construiront pas une infrastructure décentralisée pour appuyer les coûts directeurs des instituts dans leur opération. Les instituts seront des organisations virtuelles; ils peuvent être créés et abolis par le conseil d'administration selon les besoins; ils peuvent être "basés" dans n'importe quel siège physique; finalement, au besoin, les DS eux mêmes peuvent être réaffectés à un autre lieu pendant leur mandat. »
« ...Cette approche... créera un environnement de fonctionnement flexible pour les instituts, tout en réduisant les coûts des frais administratifs reliés à une intégration complète des instituts dans l'environnement administratif des IRSC, la dotation en personnel dans la fonction publique, et la mise en place et le démantèlement des opérations de l'institut et de l'appui dont il bénéficiait. »
Le mandat des instituts des IRSC est de diriger les initiatives de recherche stratégiques des IRSC, chaque institut se concentrant sur des questions de santé particulières qui préoccupent la communauté de recherche et les Canadiens en général, et qui justifient une attention et une aide immédiates. Afin d'attirer des chercheurs et des universitaires de premier plan, les instituts ont été établis de telle manière à pouvoir être adaptés facilement à la communauté de recherche et à permettre à leurs chefs (les directeurs scientifiques) de poursuivre leur propre recherche, tout en promouvant et en facilitant la recherche appuyée par le gouvernement dans tout le Canada.
Les IRSC ont conclu des ententes tripartites avec chacun des instituts, leur directeur scientifique et l'établissement hôte choisi par le directeur scientifique pour recevoir et administrer les subventions d'appui aux instituts. Aux termes des conditions approuvées par le Conseil du Trésor, la SAI sert à payer les salaires du directeur scientifique et du personnel de l'institut, les dépenses de fonctionnement de l'institut, les dépenses de développement de l'institut (comme les sous subventions pour des ateliers et des symposiums) et les dépenses connexes de l'institut pour promouvoir, encourager et appuyer les initiatives de recherche stratégique.
Les instituts ont pour mandat d'entreprendre des initiatives de recherche stratégique et de formation (appels de demandes) dans leurs domaines de recherche, à même les budgets d'initiatives stratégiques des IRSC. Les agents des IRSC gèrent l'examen par les pairs et l'administration post octroi des subventions et bourses stratégiques. De plus, les instituts sont censés entreprendre des initiatives de recherche dans leurs domaines d'intérêt, par exemple en se servant de sous subventions sur leurs SAI respectives pour financer des ateliers et des symposiums.
Le Manuel des subventions d'appui aux instituts
Ce Manuel des subventions d'appui aux instituts n'est pas destiné à remplacer les politiques et les procédures des IRSC et des établissements hôtes, mais à compléter les ententes relatives aux instituts, les politiques et les procédures existantes, et à fournir des lignes directrices et des éclaircissements au besoin. Il vise à apporter des précisions, à éliminer l'incertitude administrative, et ainsi à faciliter la prise de décision par l'institut et à améliorer l'efficacité et l'efficience de sa gestion. Il a aussi comme objectif de clarifier certains aspects du contrôle financier, des pouvoirs et des obligations de rendre compte afin d'améliorer la transparence et la reddition de comptes.
Le manuel inclut également des extraits des politiques et des procédures existantes des IRSC et des instituts, ou renvoie à ces politiques et à ces procédures. Cette première édition porte sur la gestion financière de la SAI et l'administration des instituts. Les éditions futures seront plus complètes et couvriront d'autres aspects des activités des instituts.
Ensemble, les IRSC et les 13 instituts ont connu passablement de succès, et il est à espérer que ce manuel aidera tous ceux et celles qui joueront un rôle actif dans la gestion des instituts au cours des prochaines années. Notre entente avec le Conseil du Trésor sur les conditions des SAI auront bientôt cinq ans, et les IRSC doivent être prêts à appliquer et à renégocier ces conditions pour octobre 2006, y compris le traitement et la structure des 13 instituts des IRSC, tout en introduisant les améliorations jugées nécessaires à la lumière des faits et de l'expérience.
Institut de l'appareil locomoteur et de l'arthrite (IALA)
Institut du développement et de la santé des enfants et des adolescents (IDSEA)
Institut des maladies infectieuses et immunitaires (IMII)
Institut de la nutrition, du métabolisme et du diabète (INMD)
Institut des neurosciences, de la santé mentale et des toxicomanies (INSMT)
Institut de la santé des Autochtones (ISA)
Institut de la santé circulatoire et respiratoire (ISCR)
Institut de la santé des femmes et des homes (ISFH)
Institut de la santé publique et des populations (ISPP)
Institut des services et des politiques de la santé (ISPS)
Institut du vieillissement (IV)
Atelier - Atelier tenu ou commandité par un institut ou les IRSC pour encourager ou faire avancer les connaissances et/ou la recherche.
Bénéficiaire responsable - Chercheur responsable ou chercheur principal qui dirige une activité de recherche ou de développement à laquelle participent plus d'un chercheur. Le bénéficiaire responsable est chargé de documenter et de coordonner l'activité de recherche ou de développement en question, et d'en rendre compte.
Budget annuel - Crédits annuels et niveaux de dépenses approuvés au titre des fonds de « fonctionnement », des « subventions » et des dépenses en « capital » des IRSC pour un exercice financier.
Bureau administratif - Bureau central d'un institut, situé sur le campus ou à proximité de l'établissement hôte, où se trouvent le personnel de l'institut et l'équipement de bureau utilisé par l'institut.
Conseil consultatif de l'institut - (CCI) Conseil consultatif de l'institut, constitué et nommé par le conseil d'administration.
Conseil d'administration - Conseil d'administration des IRSC, présidé par le président des IRSC et composé d'un maximum de 20 Canadiens nommés par décret pour un mandat de trois ans. Le sous ministre de la Santé est membre d'office du conseil d'administration, avec voix consultative.
Crédits votés - Fonds approuvés chaque année pour les IRSC par le Parlement et « votés » pour des types ou catégories de dépenses particuliers, comme « fonds de fonctionnement », « immobilisations », « subventions », etc. Les crédits votés doivent être utilisés aux fins auxquelles ils sont destinés et ne peuvent être transférés d'une catégorie à l'autre.
Cumul - Obtention de plus d'une subvention de différentes sources gouvernementales pour le même projet. En raison de la nature des subventions d'appui aux instituts, les dispositions de la politique pertinente du Conseil du Trésor sur les paiements de transfert ne peuvent être appliquées ici.
Développement de l'institut - Aide financière et prise en charge des frais de voyage pour assister à des conférences, à des symposiums et à des ateliers en vue d'établir le programme stratégique ou de planifier des initiatives stratégiques, pour assister à une conférence annuelle de l'institut, pour donner le coup d'envoi à des projets ou à des programmes de formation originaux et à risques élevés, ou pour des initiatives de communication, des activités de réseautage, les réunions du CCI, etc.
Directeur scientifique - Personne choisie et nommée par le conseil d'administration des IRSC pour être responsable de la gestion de l'institut.
Ententes de collaboration - Ententes entre les IRSC et/ou un institut et des collaborateurs externes, et à l'occasion appelée « ententes de partenariat » ou « ententes tripartite ».
Entente relative à l'institut - Entente entre les IRSC, le directeur scientifique de l'institut et l'établissement hôte de l'institut.
Établissement hôte - Établissement qui consent à héberger un institut en vertu d'une entente relative à l'institut.
Exercice financier - Année du gouvernement du Canada commençant le 1er avril et se terminant le 31 mars.
Financement partagé - Financement partagé par deux ou plusieurs instituts pour atteindre un objectif commun au bénéfice de tous les instituts concernés.
Fonctionnement de l'institut - Activités et dépenses liées au fonctionnement de l'institut, y compris salaires et avantages sociaux du personnel de l'institut, coût des locaux, des fournitures, du matériel, des services, des voyages, de l'équipement, etc.
Fonds de fonctionnement - Fonds des IRSC utilisés pour les dépenses de fonctionnement des IRSC, comme les salaires, les coûts des voyages et les dépenses de bureau, qui sont prévus au budget et approuvés annuellement par le conseil d'administration.
Institut responsable - Institut chargé de tenir les dossiers et les documents, et de rendre compte des activités, des projets ou des sous subventions « à financement partagé » par deux instituts ou plus.
Institut - Institut des IRSC, division constitutive du système des IRSC établie par le conseil d'administration. Il y a présentement 13 instituts du genre.
IRSC - Instituts de recherche en santé du Canada, dont les agents ont la responsabilité administrative globale de la mise en ouvre des programmes des instituts.
Manuel - Manuel des subventions d'appui aux instituts comprenant la section Gestion financière et administration et d'autres sections, ainsi que les modifications qui y sont apportées de temps à autre.
Personnel des instituts en poste à Ottawa (PIPO) - Employés des IRSC qui travaillent exclusivement pour un ou plusieurs instituts, qui relèvent d'un ou de plusieurs directeurs scientifiques, qui sont installés au siège des IRSC à Ottawa, et qui sont payés par les IRSC à même le budget de fonctionnement pour les employés en poste à Ottawa, sans charge ni affectation sur le budget de l'institut.
Personnel en poste à l'institut - Personnel de l'institut travaillant dans les bureaux administratifs de l'institut. En vertu du modèle des SAI et des ententes relatives aux instituts, ces personnes sont des employés de l'établissement hôte de l'institut et sont assujetties à ses politiques d'emploi et conventions collectives.
Protocole d'entente - Entente tripartite (Protocole d'entente entre les IRSC, le CRSNG et le CRSH) sur les rôles et responsabilités dans la gestion des subventions et bourses fédérales avec les établissements hôtes des chercheurs.
Rapport ministériel sur le rendement (RMR) - Rapport annuel présenté par les IRSC au Conseil du Trésor dans les six mois suivant la fin de l'exercice financier où est évalué le rendement par rapport aux plans et aux priorités établis 18 mois plus tôt dans le Rapport sur les plans et les priorités (RPP).
Rapport sur les plans et les priorités (RPP) - Rapport annuel préparé par les IRSC à l'intention du Conseil du Trésor avant le début de l'exercice financier qui expose les plans et les priorités pour l'année à venir, et qui rend compte de la mesure dans laquelle les IRSC ont répondu aux attentes énoncées dans le RMR.
Sous-subvention de l'institut - Subvention accordée par l'institut à même la subvention d'appui à l'institut (SAI).
Subvention d'appui à l'institut (SAI) - Fonds remis aux instituts chaque année et versés aux établissements hôtes des instituts, sous forme de versements au compte commun de subventions, pour couvrir les dépenses de fonctionnement et de développement des instituts, conformément aux ententes d'hébergement d'institut et au Manuel des subventions d'appui aux instituts. La valeur de la SAI est actuellement de 1 000 000 $ par année pour chaque institut.
Subvention stratégique conjointe - « Subvention stratégique » accordée à deux bénéficiaires ou plus qui unissent leurs forces pour réaliser une recherche. Un « bénéficiaire responsable » sera désigné et il sera chargé de recevoir les fonds, de coordonner les activités de financement de la recherche et de rendre compte aux IRSC.
Subvention stratégique - Subvention accordée aux fins d'initiatives de recherche stratégique vraisemblablement lancées par un institut, mais qui doivent être évaluées et approuvées dans le cadre du processus de sélection des IRSC sous la responsabilité des dirigeants des IRSC.
Subvention - Fonds accordés par les dirigeants des IRSC après examen par les pairs, assujettis à des contrôles et à des obligations de rendre compte définis par le Conseil du Trésor et détaillés dans le Guide de subventions et bourses des IRSC, les appels de demandes et le Protocole d'entente tripartite sur les rôles et responsabilités en matière de gestion des subventions et des bourses fédérales.
Symposium - Symposium tenu ou commandité par un institut ou les IRSC pour encourager ou faire avancer les connaissances et/ou la recherche.
Cette section du manuel vise à aider les instituts, les établissements hôtes et les IRSC à définir les rôles et les responsabilités dans la gestion financière de la subvention d'appui à l'institut et des activités de l'institut.
Cette section et d'autres du manuel ont pour but de renseigner les IRSC et les instituts, et de les aider à planifier et à rendre compte au Conseil du Trésor des subventions d'appui aux instituts et des activités des instituts, tout en laissant à ces derniers un certain degré d'autonomie et la latitude nécessaire pour encourager la pensée innovatrice pour s'acquitter de leur mandat de recherche et de développement de la recherche.
Cette section résume les énoncés et les directives qui s'appliquent aux subventions d'appui aux instituts, tel qu'établi par le Conseil du Trésor. Une copie du document du Conseil du Trésor sur les conditions de la SAI se trouve à l'Annexe C du présent manuel.
Les subventions d'appui aux instituts (SAI) sont accordées aux instituts par les IRSC et gérées par les établissements hôtes des instituts pour établir et soutenir leurs activités. Les SAI prennent la forme de « subventions » et ne sont pas assujetties aux politiques du Conseil du Trésor régissant les « fonds de fonctionnement », mais plutôt aux conditions imposées par le Conseil du Trésor au Programme de subventions d'appui aux instituts. De plus, les instituts et leur établissement hôte doivent gérer les SAI conformément à leur entente relative à l'institut, aux politiques de l'établissement hôte et au présent Manuel des SAI.
Le personnel en poste à l'institut s'acquitte de certaines fonctions au nom des IRSC, mais demeure employé par l'établissement hôte en vertu du Programme de SAI des IRSC. Conformément aux conditions de ce programme et aux ententes relatives aux instituts, le personnel en poste à l'institut doit observer les politiques et les procédures énoncées par l'établissement hôte. Bien que les employés en poste dans les instituts en vertu du Programme de SAI ne soient pas fonctionnaires, ils peuvent être soumis aux mêmes examens publics que les fonctionnaires fédéraux dans certaines circonstances.
Par conséquent, les questions délicates doivent toujours être traitées par le personnel en poste à l'institut avec la prudence, le soin et les précautions nécessaires. Certaines questions, peu importe leur importance financière, sont très délicates et captent souvent l'attention du public. Il est impératif qu'il n'y ait pas d'impropriété, ni d'apparence d'impropriété, par rapport à ces questions. Par conséquent, il convient et il est attendu que tous les instituts et leurs employés suivent les règles, les règlements, les politiques et les procédures des IRSC et du gouvernement, tel que prescrit à la section 2.2.3 du présent manuel.
Les IRSC comprennent que malgré ses avantages, le modèle de la SAI et de l'établissement hôte décrit plus tôt pose un dilemme lorsque le personnel en poste aux différents instituts des IRSC ne reçoit pas la même rémunération, ou que le taux de recouvrement des coûts pour la même tâche et le même effort est différent, en raison des politiques de ressources humaines, des conventions collectives et des échelles salariales de l'établissement hôte. Le niveau de rémunération peut également être différent de celui des employés des IRSC. Cette inégalité dans les salaires et les avantages sociaux du personnel des instituts est considérée comme le principal inconvénient du modèle de la SAI des IRSC.
Sur la base de ce qui précède, le présent Manuel des SAI expose les enjeux et les politiques applicables en les divisant en trois catégories :
Une entente tripartite relative à l'institut entre les IRSC, le directeur scientifique de l'institut concerné et l'établissement hôte est établie pour :
L'entente relative à l'institut doit être signée avant que les fonds de la subvention d'appui à l'institut ne soient débloqués. L'entente porte sur plusieurs années, mais le versement de la SAI par les IRSC est toujours conditionnel à l'affectation de crédits annuels par le Parlement au gouverneur en conseil.
Le conseil d'administration des IRSC a établi un conseil consultatif de l'institut (CCI) pour chaque institut. Les CCI fournissent des avis et une rétroaction sur la recherche stratégique et les questions de financement, mais n'ont pas le pouvoir d'engager des fonds ni d'approuver des subventions. Cette autorité appartient au conseil d'administration des IRSC, au président et aux directeurs scientifiques des instituts.
Les IRSC ont la responsabilité globale du Programme de SAI.
Comme l'indiquent les conditions du Conseil du Trésor régissant les SAI, « Les instituts seront en premier lieu desservis par le groupe de gestion à Ottawa. Les IRSC ne construiront pas une infrastructure décentralisée pour appuyer les coûts directeurs des instituts dans leur opération. Les instituts seront des organisations virtuelles; ils peuvent être créés et abolis par le conseil d'administration selon les besoins. »
Les instituts reçoivent des services d'abord des IRSC à Ottawa, sur les instructions du président et par l'entremise de diverses unités opérationnelles comme les Affaires des instituts, le Portefeuille de la recherche, les Services financiers, et avec l'aide directe du personnel des instituts en poste à Ottawa. Le personnel des instituts à Ottawa est formé d'employés des IRSC qui se consacrent exclusivement au service d'un ou de plusieurs instituts et qui relèvent des directeurs scientifiques.
Chaque institut des IRSC est dirigé par un directeur scientifique qui a atteint et qui est censé converser un haut niveau d'excellence comme chercheur. Le directeur scientifique dirige l'institut, embauche le personnel de l'institut et est l'instigateur des initiatives de recherche stratégique à soumettre à l'examen des IRSC, qui à leur tour sont responsables de l'examen par les pairs et de l'administration post octroi des subventions stratégiques. Le directeur scientifique continue également son travail de chercheur à l'établissement hôte auquel il est affilié.
Comme condition de sa nomination, compte tenu du besoin d'assurer la direction scientifique de l'institut et de poursuivre son travail comme chercheur, le directeur scientifique s'engage :
En vertu des conditions auxquelles la SAI est accordée à l'institut, le directeur scientifique est le premier responsable de l'institut, dont il gère les activités et les affaires avec les pouvoirs suivants :
Le gouvernement fédéral du Canada a décidé d'établir un réseau virtuel d'instituts de recherche en santé afin de renforcer la recherche stratégique et de collaborer avec d'autres organisations de recherche en santé à cette fin.
Les rôles et les activités des instituts incluent les suivants :
Les instituts (directeur scientifique et personnel) doivent se conformer aux procédures et aux politiques de gestion de la SAI établies par les IRSC et le Conseil du Trésor du Canada, en plus de se conformer aux procédures et aux politiques de leurs établissements hôtes respectifs.
En vertu de l'entente relative à l'institut, l'établissement hôte convient de fournir aux IRSC les services du directeur scientifique de l'institut, dont il est entendu que les tâches sont de gérer les affaires et les activités de l'institut, et d'effectuer de la recherche. L'établissement hôte convient de jouer le rôle de fiduciaire des fonds reçus aux termes de la subvention d'appui à l'institut (c'est à dire gestion des subventions), et ses rôles et ses responsabilités à ce titre incluent les suivantes :
Les établissements hôtes fournissent des services d'infrastructure et d'autres services de soutien aux instituts, dont :
Les directeurs scientifiques sont nommés par le conseil d'administration, sur la recommandation du président des IRSC. Les directeurs scientifiques sont des employés des établissements hôtes et ils sont censés continuer d'être des chercheurs productifs et actifs à leurs établissements hôtes respectifs.
Le directeur scientifique engage le personnel nécessaire pour soutenir l'administration et le fonctionnement de l'institut. Tous les employés embauchés pour l'institut à l'établissement hôte (personnel en poste à l'institut) sont des employés de l'établissement hôte. Les taux de rémunération et les avantages sociaux sont à la discrétion du directeur scientifique, mais dans la mesure où les employés sont embauchés par l'établissement hôte, on s'attend à ce que les politiques et les procédures, y compris les salaires et les avantages sociaux, soient conformes à ceux qu'offre l'établissement hôte.
Les IRSC remettent la SAI au directeur scientifique, et la valeur de cette subvention s'établit actuellement à 1 000 000 $ par année pour chaque institut.
Lorsqu'une entente d'institut est signée, le directeur, Affaires des instituts, émet une autorisation de financement (AF) pour la SAI, qui est transmise au directeur scientifique, avec copie conforme au responsable des finances de l'établissement hôte. L'AF autorise l'établissement hôte à ouvrir un compte en fiducie pour la SAI, et le budget annuel de la SAI est immédiatement mis à la disposition de l'institut par l'établissement hôte. Les fonds de la SAI sont ensuite remis à l'établissement hôte par les IRSC sous forme de versements bimestriels sur le compte commun de subventions des IRSC à l'établissement.
Les fonds de la subvention sont versés à l'établissement hôte, qui contrôle et gère les fonds (à titre de fiduciaire) au nom et sur les instructions de l'institut, sous réserve que :
Tous les fonds de la SAI non dépensés par un institut au cours d'un exercice financier sont reportés sur l'exercice suivant, pour répondre aux besoins de fonctionnement et de développement de l'institut.
Avant le 1er février de chaque année, l'institut préparera et présentera un budget à la Direction des finances des IRSC pour sa SAI et ses initiatives stratégiques propres ou celles des IRSC, et ce, en utilisant des modèles de planification et de budgétisation fondés sur les instructions reçues des Services consultatifs, Planification et Finances, IRSC. Le budget doit être accompagné des détails nécessaires pour que la Direction des finances des IRSC fusionne les données financières des instituts avec toutes les données financières des IRSC pour les présenter au Conseil du Trésor.
Les instituts, avec l'aide de leurs établissements hôtes, prépareront et présenteront à la Direction des finances des IRSC un rapport financier annuel sur la SAI, suivant la présentation ou le modèle indiqué par les IRSC (Annexe A). Le rapport financier doit être présenté au plus tard le 30 juin après chaque fin d'exercice et présenter les dépenses jusqu'au 31 mars. Il doit inclure les détails nécessaires pour que les IRSC fusionnent toutes les données et les informations financières relatives à la SAI avec toutes les données financières des IRSC. Outre le rapport financier, le directeur scientifique présentera un rapport d'activité annuel pour l'exercice précédent au président des IRSC, ainsi qu'une évaluation du rendement de l'institut par rapport au plan stratégique.
Les fonds de la SAI servent à couvrir les dépenses de développement et de fonctionnement de l'institut et, au cours de la première année à un nouvel établissement hôte, les coûts de démarrage.
Les IRSC ne seront pas responsables des dépenses ou des engagements du directeur scientifique relatifs à la SAI qui excèdent les fonds de la SAI à l'établissement hôte pour la période financière en cours et les périodes antérieures.
Les définitions de dépenses de développement et de dépenses de fonctionnement de l'institut sont données ci après.
Dépenses admissibles à même la subvention d'appui à l'institut
Les dépenses de développement de l'institut incluent les suivantes :
Les dépenses de fonctionnement de l'institut incluent les suivantes :
N.-B. Afin de maximiser les fonds disponibles pour les activités de développement de l'institut, les dépenses de fonctionnement de l'institut doivent être gardées à un minimum.
Seul le directeur scientifique (comme chercheur principal désigné de la subvention des IRSC) ou son représentant autorisé peuvent approuver les dépenses de l'institut. Les dépenses personnelles du directeur scientifique (pour ses déplacements, sa participation à des conférences, etc.) doivent être approuvées par son supérieur immédiat (chef de département, doyen ou représentant autorisé), comme le prévoit l'entente relative à l'institut, afin de confirmer la pertinence des dépenses engagées à même la SAI par rapport aux affaires de l'institut.
Seul le directeur scientifique peut contresigner le rapport financier annuel sur la SAI au nom de l'institut.
Le salaire de base et autre rémunération du directeur scientifique (payés à même la SAI et traités par l'établissement hôte), et tous les rajustements connexes, sont déterminés par le président des IRSC et énoncés dans l'entente relative à l'institut. Les rajustements, une fois approuvés, seront confirmés par lettre de modification à l'entente envoyée par le président des IRSC.
Comme le directeur scientifique est censé demeurer un chercheur actif au sein de son établissement, en plus de diriger l'institut des IRSC, on s'attend à ce qu'il voyage pour des raisons autres que les affaires de l'institut. Lorsqu'il part en voyage à plus d'un titre (c'est à dire comme directeur scientifique de l'institut, chercheur, représentant de l'établissement hôte, représentant d'une association scientifique, etc.), ces rôles doivent être clairement distingués sur la demande de remboursement des frais de voyage, et les dépenses à imputer sur la SAI doivent être calculées au prorata.
IMPORTANT : Pour ce qui est de l'approbation des taux d'indemnité quotidienne de déplacement des instituts des IRSC, voir la section 2.2.2.1 du présent manuel, qui l'emporte sur les taux d'indemnité quotidienne de déplacement des établissements hôtes.
Les directives suivantes s'appliquent à l'indemnité de déplacement imputée sur la SAI :
Les demandes d'indemnité de déplacement à même la SAI doivent inclure les renseignements suivants :
Toutes les demandes d'indemnité de déplacement à même la SAI doivent être signées par le directeur scientifique ou son représentant autorisé. Les signatures certifient que :
Nota : Si le directeur scientifique assiste à une réunion du conseil d'administration des IRSC, l'unité de gouvernance des IRSC prendra à sa charge ses frais de déplacement (à même le budget central des IRSC) et coordonnera les réservations d'avion ou de train et d'hôtel comme elle le fait pour les membres du conseil d'administration. Les indemnités de déplacement du directeur scientifique et du personnel de l'institut qui assiste à toutes autres réunions des IRSC ou de l'institut doivent être imputées sur la SAI.
Comme il a été mentionné auparavant dans le présent manuel, le personnel en poste à l'institut fait partie des employés de l'établissement hôte et doit se conformer aux politiques et aux procédures des ressources humaines de cet établissement.
Les salaires du personnel en poste à l'institut sont traités par l'établissement hôte. Les salaires, les avantages sociaux et les rajustements annuels du personnel en poste à l'institut sont déterminés par le directeur scientifique conformément aux politiques de l'établissement hôte.
Le mobilier et l'équipement (y compris les ordinateurs personnels et portatifs) des bureaux de l'institut achetés avec les fonds de la SAI sont considérés être la propriété de l'institut des IRSC. Lorsqu'un institut déménage à un autre établissement, les ordinateurs portatifs et les autres petits appareils (assistants numériques, téléphones cellulaires, BlackBerry, etc.) doivent suivre le personnel de l'institut au nouvel établissement hôte.
Dans certaines circonstances, il peut être plus efficace et rentable de ne pas déménager les gros meubles et équipements à un nouvel établissement. Le directeur scientifique a alors l'autorité de négocier leur vente à l'établissement hôte ou à d'autres parties intéressées si l'établissement hôte ne souhaite pas exercer l'option d'achat. Le produit de la vente de ces meubles et équipements doit être porté au compte de la SAI.
Une sous-subvention à même la SAI est définie comme une subvention de développement accordée à une personne ou à une organisation par un institut et dont les fonds sont prélevés à même la subvention d'appui à l'institut (SAI).
Un des buts premiers de la SAI est d'encourager et d'appuyer les activités de développement de l'institut, par exemple par le financement d'ateliers et de symposiums avec les fonds de la SAI. L'institut fixe les critères pour décider de la portée et de la méthodologie du financement à même la SAI et des activités de suivi. On s'attend aussi à ce que les fonds de la SAI servent à d'autres types de subventions de développement nominales en plus du financement d'ateliers et de symposiums.
Dans la mesure où des fonds de la SAI sont accordés par un institut pour des activités servant à son développement, les lignes directrices suivantes doivent être suivies, en plus des politiques de l'établissement hôte sur les sous subventions (le cas échéant) :
L'établissement hôte tient tous les dossiers financiers/registres de dépenses de l'institut, avec les pièces justificatives, conformément à ses politiques de gestion des documents.
L'emplacement d'un institut et le choix de l'établissement hôte sont déterminés par la nomination d'un directeur scientifique, doivent être approuvés par le président des IRSC et sont régis par une entente relative à l'institut.
Dans les situations où : i) un directeur scientifique choisit de déménager; ii) un nouveau directeur scientifique est nommé pour remplacer le directeur scientifique en poste avant la fin de son mandat; ou iii) un nouveau directeur scientifique est nommé à la fin du mandat du directeur scientifique, toutes les parties ont un rôle précis à jouer afin d'assurer une transition et un déménagement harmonieux.
Les IRSC ont formé un certain nombre de groupes de travail pour établir des lignes directrices, des processus et des « pratiques exemplaires » visant à faciliter les transitions et les déménagements futurs. Un service des affaires des instituts a été créé aux IRSC en janvier 2005 et il supervisera les transitions et les déménagements avec l'aide d'une équipe de transition transfonctionnelle.
Le directeur, Affaires des instituts, et l'équipe de transition s'inspireront des groupes de travail sur la transition pour élaborer les stratégies de transition et les lignes directrices détaillées pour la transition ou le déménagement des instituts. Ces documents directeurs, qui visent à aider le personnel de l'institut, des IRSC et de l'établissement hôte avant, pendant ou après la transition, seront présentés à l'automne 2005.
Les instituts concluent souvent des ententes en vertu desquelles les dépenses servant à appuyer des activités de développement sont partagées entre plus d'un institut des IRSC. Les résultats de ce financement doivent quand même être évalués au cas par cas par chaque institut. Afin d'éviter le double emploi, un « institut responsable » est désigné pour surveiller les coûts et les résultats et en rendre compte.
Si le financement conjoint d'une activité est justifié, l'« institut responsable » doit coordonner le processus de documentation et s'assurer que chaque institut coopère et remplit les documents nécessaires. L'établissement hôte de l'institut responsable conserve les documents à l'appui des transactions relatives à ces ententes de transfert de fonds entre instituts.
Pour s'assurer que les coûts sont correctement imputés et ne sont pas comptés deux fois, seul l'institut responsable financera l'activité de développement, et les autres instituts participants transféreront leur part à partir de leur SAI selon le modèle d'entente des IRSC intitulé « Transfert de fonds entre instituts » à même les SAI (Annexe B).
De plus, le rapport financier annuel sur la SAI (Annexe A) a été adapté pour permettre à l'institut d'indiquer dans la section « Source de financement » : a) les fonds transférés à d'autres instituts des IRSC et b) les fonds transférés d'autres instituts des IRSC.
2.2.1.16. Examens financiers périodiques des IRSC
Les IRSC procèdent à des examens financiers périodiques des instituts pour s'assurer que les fonds publics sont affectés et dépensés de façon appropriée, et que les dépenses sont également conformes aux règles des IRSC et des établissements hôtes. Ces examens peuvent avoir lieu lors des visites de contrôle cycliques des trois organismes à l'établissement hôte de l'institut ou dans le cadre d'examens spéciaux lorsqu'un institut se prépare à déménager à un nouvel établissement hôte. Dans un cas comme dans l'autre, les instituts et leurs établissements hôtes sont normalement informés deux mois avant ces examens et sont invités à coopérer entièrement avec l'équipe de contrôle des IRSC afin d'assurer un examen efficient et opportun.
Les IRSC demandent que tous les établissements hôtes des instituts adoptent les taux quotidiens d'indemnités de voyage suivants pour les employés en poste à l'institut, les représentants de l'institut et les membres du CCI.
Taux quotidiens d'indemnités de voyage des IRSC :
Petit déjeuner : 10 $
Déjeuner : 12 $
Dîner : 32 $
Indemnité de faux frais : 16 $
Indemnité quotidienne totale 70 $
Lorsque les taux quotidiens d'indemnités de déplacement des IRSC dépassent les taux de l'établissement hôte, l'établissement hôte est prié d'accepter les taux plus élevés comme exception à ses procédures internes. Cette directive s'applique SEULEMENT aux dépenses de voyage d'affaires des employés en poste à l'institut des IRSC, des représentants de l'institut et des membres du CCI qui sont payées à même le compte de la SAI, et à AUCUNE autre subvention des IRSC.
Afin de réduire le fardeau administratif du personnel du service de comptabilité de la recherche de l'établissement hôte, les IRSC ont préparé un document d'approbation normalisé, signé par le directeur, Affaires des instituts, des IRSC, qui confirme l'applicabilité des taux d'indemnité quotidienne de déplacement payés à même les fonds de la SAI et qui doit être joint à toute demande d'avance ou d'indemnité de déplacement présentée par un institut au service de comptabilité de la recherche de l'établissement hôte.
Nota : Les taux d'indemnité quotidienne de déplacement ne sont pas régis par les conventions collectives des établissements hôtes (comme l'est la rémunération du personnel en poste à l'institut), si bien qu'après avoir consulté tous les instituts et avoir obtenu l'approbation des établissements hôtes respectifs, les IRSC ont établi ces nouveaux taux uniformisés d'indemnité quotidienne de déplacement des instituts, taux qui ont été examinés et approuvés par le comité de direction des IRSC le 9 mai 2005.
Ces taux d'indemnité quotidienne seront revus périodiquement. Il sera tenu compte de tous les changements dans les versions futures du présent manuel, et ces changements seront communiqués aux instituts et à leurs établissements hôtes.
Les instituts doivent se conformer aux politiques et aux lignes directrices du gouvernement et des IRSC qui s'appliquent aux activités des instituts, notamment :
Les conditions imposées par le Conseil du Trésor au Programme de subventions d'appui aux instituts des IRSC
La gestion des activités de l'institut est régie par l'entente relative à l'institut et le présent Manuel des SAI, qui sont eux mêmes assujettis aux conditions approuvées par le Conseil du Trésor du Canada. À titre d'information, le document complet des conditions imposées par le Conseil du Trésor au Programme de subventions d'appui aux instituts des IRSC forme l'Annexe C du présent manuel.
Conditions imposées par le Conseil du Trésor au Programme de subventions des IRSC
Les initiatives stratégiques des IRSC, qui sont pilotées par les instituts et gérées par les IRSC, sont également assujetties à des conditions approuvées par le Conseil du Trésor du Canada. À titre d'information, le document complet des conditions imposées par le Conseil du Trésor au Programme de subventions des IRSC forme l'Annexe D du présent manuel.
Politique sur les paiements de transfert du Conseil du Trésor (PPT)
Les paiements au titre de la SAI et de tous les autres programmes de subventions et de bourses des IRSC (y compris les paiements au titre des initiatives stratégiques des IRSC) sont également régis par la Politique sur les paiements de transfert des IRSC (PPT). À titre d'information, le texte intégral de la PPT du CT se trouve sur le site Internet du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada.
Une attention particulière doit être accordée aux passages suivants de la PPT :
« [Les ministères doivent élaborer des politiques et des procédures afin de s'assurer : ...] que la vérification des critères constants d'admissibilité et de qualification d'un bénéficiaire d'une subvention est effectuée, et ce, normalement avant d'effectuer un paiement, y compris un versement; toutefois, le fait qu'une subvention ne soit pas soumise à une vérification n'empêche pas d'effectuer une vérification après le paiement. Lorsque la situation le justifie, l'accès à l'information nécessaire à la vérification ou la présentation de cette information par le bénéficiaire devrait constituer l'une des conditions de la subvention. »
« Les paiements de transfert ne doivent pas être versés aux bénéficiaires avant que le besoin ne se manifeste; les paiements doivent concorder avec la période la plus rapprochée et la plus pratique des besoins de trésorerie. »
« Vu que la plupart des subventions visent à offrir un appui financier échelonné ou à exiger du bénéficiaire à continuer à respecter les exigences en matière d'admissibilité, elles doivent être payées en versements, et ce, en fonction des besoins de trésorerie du bénéficiaire. »
Sur la base de ce qui précède, la SAI est versée par les IRSC selon le même échéancier que les autres paiements sur le Compte commun des subventions des IRSC, c'est à dire en six versements bimestriels à l'établissement hôte.
De plus, les politiques suivantes du gouvernement fédéral s'appliquent aux instituts :
À titre d'information, veuillez consulter la Loi sur les instituts de recherche en santé du Canada, 2000, qui établit les IRSC.
Rapport financier annuel sur la SAI
Modèle commun pour le transfert de fonds de la SAI entre instituts
Conditions du Conseil du Trésor pour le Programme de SAI des IRSC
Le présent manuel avec ses annexes fait partie des politiques, des procédures et des lignes directrices des IRSC. Il continuera d'être étoffé, d'évoluer, et d'être modifié à mesure que les règles, les politiques et les situations changeront.
Pour toute clarification ou interprétation relative au présent manuel, les instituts et les instituts hôtes sont priés de consulter leurs conseillers financiers attitrés ou le directeur, Affaires des instituts.
