Évaluation financière de la région des Prairies et des Territoires du nord

Octobre 2006

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Sommaire

1. Budgets et rapports

2. Paiements de transfert

3. Fonctionnement

4. Recettes

5. Actif

Annexe A : Membres de l’Équipe

Annexe B : Plan d’action

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Sommaire

La Direction générale des finances, à l’Administration centrale (AC), a effectué de janvier à mars 2006 l’évaluation financière de la Région des Prairies et des Territoires du Nord dans le cadre de ses activités permanentes de surveillance des opérations régionales. L’évaluation porte sur les principaux domaines des finances, soit la planification, la production de rapports, la comptabilité des recettes et des dépenses, l’approvisionnement et la gestion des immobilisations.

La Région des Prairies et des Territoires du Nord est l’une des six régions administratives de CIC, les autres étant celles de l’Atlantique, du Québec, de l’Ontario, de la Colombie‑Britannique et du Yukon, et la Région internationale. Sur le plan administratif, la Région des Prairies et des Territoires du Nord couvre trois provinces de l’Ouest – le Manitoba, la Saskatchewan et l’Alberta – ainsi que les Territoires du Nord‑Ouest et le Nunavut. La Région possède cinq bureaux : son bureau régional à Winnipeg, et quatre bureaux locaux, soit ceux de Winnipeg (qui est indépendant du bureau régional), de Saskatoon (qui offre un soutien financier à Regina), d’Edmonton (qui offre un soutien financier à Yellowknife) et de Calgary (qui offre un soutien financier à Lethbridge). De plus, elle est la seule région intérieure qui gère encore ses opérations financières de façon décentralisée, les bureaux locaux étant responsables non seulement de l’exécution des programmes, mais aussi des services généraux comme la planification, l’établissement de prévisions, la production de rapports et la comptabilité. [Commentaire de la Région : Si les transactions financières n’ont pas été centralisées, en revanche la planification, l’établissement de prévisions et la production de rapports l’ont été.]

PORTÉE ET MÉTHODOLOGIE

L’Équipe (voir l’annexe pour obtenir la liste de ses membres) a examiné des documents et des rapports, interrogé des employés et analysé un échantillon de dossiers et de transactions portant sur la période d’avril 2005 à mars 2006. Elle a sélectionné les transactions au moyen de différentes méthodes, notamment par des échantillonnages de la base de données financières axés respectivement sur les paiements de valeur élevée, les transactions les plus risquées et certaines transactions de l’année en cours considérées comme pertinentes pour l’exercice.

L’évaluation portait sur la pertinence et l’efficacité du système de contrôle interne de la Région ainsi que sur la qualité de l’exécution des responsabilités financières assignées à la Région.

• Respect des politiques, des procédures et des dispositions réglementaires : évaluation des systèmes mis en place pour garantir le respect des politiques, des procédures et des dispositions réglementaires qui ont des répercussions importantes sur les opérations et les rapports, et vérification de l’état de conformité du bureau.
• Fiabilité et intégrité de l’information : évaluation de la fiabilité et de l’intégrité de l’information financière et des moyens utilisés pour la recueillir, l’évaluer, la classifier et la présenter.
• Pertinence des contrôles opérationnels et protection des éléments d’actif : évaluation des contrôles et des risques connexes ainsi que des mesures de protection des éléments d’actif et, s’il y a lieu, vérification de l’existence de ces éléments d’actif.

Même si certaines des techniques employées ressemblent aux techniques de vérification, l’évaluation des contrôles internes de la Région n’est pas une vérification.

Au cours de la période d’évaluation, l’Équipe a visité les bureaux suivants : bureau régional, CIC‑Winnipeg, CIC‑Edmonton et CIC‑Calgary; les bureaux de la Saskatchewan n’ont pas pu faire partie de l’itinéraire pour des questions de logistique. Le personnel de chacun des bureaux s’est montré très coopératif et a donné accès à toute la documentation exigée. Les documents soumis à l’évaluation ont été extraits de dossiers de 2005-2006.

L’organisation régionale des finances compte les ressources suivantes :

• un directeur des services financiers et de l’administration;
• trois agents financiers;
• deux commis aux finances.

Les bureaux locaux sont soutenus par un chef des services administratifs (CSA) ainsi que par des employés de bureau qui effectuent des tâches financières, la tenue de registre et la gestion du matériel.

PRINCIPALES CONCLUSIONS

Le directeur général régional doit s’assurer que les personnes chargées des finances travaillent en équipe, qu’elles partagent une vision commune et qu’elles disposent des outils adéquats et de la formation nécessaire pour accomplir leurs tâches selon les critères fixés par le Ministère. On sait que la formation est coûteuse et que, malheureusement, la Région n’a pas les ressources nécessaires pour offrir toute la formation souhaitée. Une formation interne sur SAP et le Système de masse salariale (SMS) a malgré tout été offerte. Le directeur des services financiers et de l’administration a aussi offert une formation sur la délégation de pouvoir aux gestionnaires et aux CSA.

[La dernière conférence des CSA a eu lieu en janvier 2004. Il y en a une environ tous les deux ans. Encore une fois, des questions budgétaires empêchent la tenue de conférences annuelles et la réalisation de visites fréquentes dans les bureaux locaux.]

Le nombre de lacunes signalées dans le rapport témoigne de l’exhaustivité de l’évaluation. Les résultats de l’exercice ne concordent pas tout à fait avec ceux de l’autoévaluation réalisée récemment par la Direction générale de la vérification interne et de la responsabilisation. La Division des opérations comptables pense d’ailleurs que l’autoévaluation ne constitue pas un outil adéquat pour confirmer la fiabilité de toute opération comptable devant avoir un niveau d’intégrité et de conformité élevé. Cependant, on sait que Conseils et Vérification Canada a procédé à des examens dans cette région jusqu’en 2004 et conclu que le travail de vérification des comptes accompli dans ce bureau était excellent.

1. Budgets et rapports

Sous cette rubrique, l’Équipe a évalué les sujets suivants :

• renseignements budgétaires et répartition des budgets;
• prévisions;
• rapports;
• information et conseils.

Les employés suivants ont été interrogés :

Bureau régional (BR) :

• le directeur général régional;
• le directeur des services financiers et de l’administration;
• le gestionnaire régional, Services administratifs;
• le gestionnaire régional, Ressources humaines;
• l’analyste financier, Services d’établissement;
• un adjoint aux finances.

CIC-Winnipeg :

• le directeur local, CIC-Manitoba et Nunavut;
• le chef des services administratifs (CSA).

CIC-Edmonton :

• le directeur local, CIC-Nord de l’Alberta et T. N.-O.;
• le CSA intérimaire;
• le surveillant intérimaire, Établissement;
• un adjoint aux finances.

CIC-Calgary :

• le directeur local, CIC-Sud de l’Alberta;
• le CSA intérimaire;
• le surveillant, Examen des risques avant renvoi (ERAR), aussi surveillant intérimaire, Établissement;
• Un adjoint aux finances.

On a également distribué aux gestionnaires un questionnaire sur l’obligation de rendre des comptes en matière de gestion financière.

1.1  Renseignements budgétaires et établissement des budgets

Dans la Région des Prairies et des Territoires du Nord, les budgets sont décentralisés : ils sont répartis entre les différents gestionnaires du BR et les directeurs locaux des secteurs de gestion suivants : Manitoba et Nunavut, Nord de l’Alberta et T. N.-O., Sud de l’Alberta et Saskatchewan.

1.1.1  Budget de fonctionnement

Le processus de planification de la Région peut varier. Certaines années, le BR demande aux directeurs locaux d’émettre des observations et des suggestions. D’autres années, ceux-ci reçoivent de l’information sur la situation financière générale et ne sont pas appelés à formuler des observations, si l’absence de ressources est un fait connu. Les budgets se ressemblaient ces dernières années et l’objectif était surtout de ne pas les dépasser. Le planificateur principal de la Région, en collaboration avec la Direction générale de la planification et de la coordination ministérielles à l’Administration centrale (AC), prépare l’ébauche du plan d’activités. Le directeur des services financiers et de l’administration établit les coûts des postes prévus et propose des crédits budgétaires. Le Comité régional de gestion dispose d’une séance de planification d’une demi-journée ou d’une journée complète pour discuter de l’ébauche du plan d’activités et du budget. L’approbation finale revient néanmoins au directeur général régional.

Si de nouveaux fonds sont disponibles, le directeur régional des programmes est chargé d’analyser les besoins de chaque bureau et de recommander au directeur général régional une certaine répartition des fonds, étant donné qu’il lui incombe d’assurer l’orientation fonctionnelle des directeurs locaux en ce qui concerne les programmes.

Les directeurs locaux ne se livrent à aucun exercice de planification de leur propre budget, car ils ne disposent d’aucune marge de manœuvre en matière de budget non salarial. Selon eux, les fonds disponibles répondent à peine aux besoins fonctionnels de base. Le sous-financement du budget non salarial de la Région fait en sorte que les ressources non salariales sont entièrement affectées au début de l’année et sont inférieures à la norme ministérielle de 3 000 $ par équivalent temps plein (ETP).

Les crédits ne comblent qu’environ 97 % des besoins salariaux des gestionnaires et des directeurs locaux. Cependant, les changements de personnel leur permettent de ne pas dépasser le budget alloué. Tout surplus du budget salarial pourrait servir à pallier les insuffisances de fonds du budget non salarial.

Portrait financier de la Région pour l’année financière 2005-2006 :

	Budget	Réel	Écart	%
Salaires (0100)	8 422 164 $	8 362 646 $	59 518 $
Fonctionnement (0140)
Déplacements		557 528 $		39,6 %
Téléphone, téléc.		144 278 $		10,3 %
Formulaires		28 193 $		2,0 %
Fournitures		87 686 $		6,2 %
Autres		588 607 $		41,9 %
Total partiel	1 542 513 $	1 406 292 $	136 221 $	100,0 %
Total	9 964 677 $	9 768 938 $	195 739 $

Nota : La partie non utilisée du budget non salarial en 2005-2006 est plus importante que les années précédentes, car l’AC a libéré des fonds à la fin de l’année financière.

[La Région a effectué en 2004 un examen des crédits votés. Un grand nombre d’éléments précis ont été analysés et des mesures de réduction des coûts ont été mises en place. Les déplacements constituaient le principal secteur de dépenses, et il ne peut en être autrement, étant donné qu’il s’agit de la région intérieure ayant la plus grande superficie et comptant le plus grand nombre d’employés situés à l’extérieur de la ville du BR. Au moins une fois l’an, chaque gestionnaire reçoit des rapports d’analyse comparative. De plus, la Région des Prairies et des Territoires du Nord dispose du plus petit budget non salarial par ETP. En juin 2006, les régions disposaient des budgets suivants : Atlantique – 12 547 $ par ETP; Québec – 9 539 $ par ETP; Ontario – 9 004 $ par ETP; Prairies et Territoires du Nord – 6 851 $ par ETP; Colombie‑Britannique et Yukon – 9 230 $ par ETP.]

1.1.2  Financement sous forme de contributions

L’AC établit le montant du financement alloué aux services d’établissement de chaque province et le bureau de la Région communique généralement ce montant en janvier. Une fois que le montant est établi pour chacun des bureaux, les agents d’établissement formulent des recommandations sur l’utilisation des fonds (répartition entre le programme des Cours de langue pour les immigrants au Canada [CLIC], le Programme d’établissement et d’adaptation des immigrants [PEAI] et le Programme d’accueil). Des appels de propositions (lettre avec trousse de demande) sont envoyés en novembre aux fournisseurs actuels de services. Au bureau de Calgary, de nombreux accords sont pluriannuels, ce qui fait en sorte qu’il n’est pas nécessaire d’en conclure tous les ans.

On fournit habituellement en mars les crédits pour le Programme d’aide au réétablissement (PAR), qui sont affectés en fonction du nombre de réfugiés qu’on prévoit envoyer dans chaque ville.

1.2  Prévisions

1.2.1  Fonds de fonctionnement

Des prévisions sont établies en fonction du calendrier fourni par le BR. Les directeurs locaux et les gestionnaires du BR sont responsables de leurs propres prévisions. Les prévisions sont envoyées au BR, où elles sont examinées, analysées et rassemblées.

Les rapports provenant du Système intégré des finances et du matériel (SIFM) et du Système de masse salariale (SMS) servent de base aux prévisions. Cependant, il arrive que des gestionnaires utilisent des feuilles de calcul distinctes pour suivre le mouvement du personnel, les activités de dotation prévues et d’autres éléments qui ne sont pas encore enregistrés dans le SMS; c’est généralement le cas lorsque le CSA n’a pas été informé des derniers changements en matière de dotation et que le SMS risque de ne pas être à jour.

Le directeur des services financiers et de l’administration est chargé d’examiner les prévisions et de conseiller le directeur général régional. Selon le directeur des services financiers et de l’administration, les gestionnaires se posent des questions sur l’utilité d’établir des prévisions, étant donné qu’ils considèrent leur budget de fonctionnement comme insuffisant.

1.2.2  Financement sous forme de contributions

L’analyste financier des services d’établissement établit les prévisions et travaille avec les agents d’établissement sur le terrain. Les CSA des bureaux d’Edmonton et de Calgary ont indiqué qu’ils participent peu à la préparation des prévisions concernant les services d’établissement et le PAR; leur rôle se limite à produire des rapports du SIFM à l’intention des agents d’établissement, à entrer des données dans les modèles de prévision et à envoyer l’information aux services financiers du BR. À noter cependant qu’il ne s’agit pas d’employés nommés pour une durée indéterminée : les postes de CSA n’ont pas été pourvus de façon permanente.

Même si les agents et les CSA des bureaux locaux ont reçu une certaine formation sur l’établissement de prévisions et les activités de surveillance dans le cadre du PAR, ainsi que sur l’interprétation des rapports du SIFM, le CSA de CIC‑Edmonton n’était pas certain de la manière de procéder pour préparer des prévisions relativement au PAR. Compte tenu du taux élevé de roulement du personnel dans divers bureaux, il faut offrir régulièrement de la formation. Selon un adjoint aux finances, qui a rempli les fonctions de CSA intérimaire au bureau de Calgary de juin 2005 à septembre 2005, l’agent financier des services d’établissement prépare les prévisions avec les agents d’établissement, sans passer par le CSA.

Le lecteur peut obtenir d’autres renseignements sur les problèmes de gestion des accords de contribution à la section 2 du présent rapport.

Winnipeg et Edmonton dépassent toujours leur budget au titre du PAR et le budget ne fait pas l’objet d’un examen mensuel. L’analyste financière des services d’établissement a soulevé ce problème à maintes reprises et certaines améliorations ont été apportées, mais elle ne peut examiner seule tous les engagements pour déterminer lesquels doivent être réduits. Notons néanmoins que l’agent principal responsable de la planification, des rapports et de l’intégrité, lui, examine tous les engagements du point de vue des opérations.

[Même si la Région appuie entièrement ces recommandations, il ne faut pas négliger l’incidence des questions de formation sur les finances et les ressources.]

1.3  Rapports

Les rapports produits par le SIFM et le SMS sont utilisés régulièrement par les gestionnaires, le personnel administratif, les CSA, les agents d’établissement et les analystes financiers pour la préparation des prévisions. En général, les gestionnaires du BR et les directeurs locaux ont du mal à interpréter les rapports produits par le SIFM; il y a cependant des gestionnaires qui ne prêtent pas une grande attention à leurs prévisions.

PeopleSoft est surtout utilisé pour l’approbation des congés et des heures supplémentaires, ainsi que pour l’examen des soldes de congés. Les rapports produits par PeopleSoft sont remis aux gestionnaires du BR une fois par an aux fins d’examen. À CIC-Calgary, le CSA se sert des rapports fournis par PeopleSoft afin d’analyser les paiements à venir pour les heures supplémentaires et les congés.

[Une formation structurée sur le SMS et le SIFM, sur la vérification des comptes et sur la délégation des pouvoirs financiers a déjà été offerte à tous les gestionnaires, sauf au directeur local du bureau du Nord de l’Alberta et des T.N.-O. Actuellement, la Région donne des cours de perfectionnement, qu’elle offre d’abord aux gestionnaires du BR. Les CSA des bureaux du Manitoba/Nunavut et de Saskatoon ont également reçu une formation structurée. Le chef des opérations comptables, des politiques et des systèmes s’est rendu au bureau du Sud de l’Alberta afin de former individuellement le CSA temporaire. Les agents financiers ont consacré beaucoup de temps à la prestation non structurée de formation et de soutien. Les deux nouveaux CSA recevront une formation structurée dès qu’ils seront embauchés de manière permanente.]

1.4  Information et conseils

En général, les directeurs locaux, les CSA et les gestionnaires du BR sont satisfaits des conseils financiers et de l’assistance offerts par le personnel des services financiers du BR. Les personnes-ressources en matière finances pour les directeurs locaux et les CSA sont respectivement le directeur des services financiers et de l’administration, et les agents financiers subalternes du BR. L’analyste financière des services d’établissement est conseillée par le directeur régional des programmes, par les agents de programme, et par les agents de la planification et des rapports financiers de l’AC.

Certains employés qui ont occupé des postes de directeur et de CSA par intérim au cours de l’année écoulée jugent insuffisante la formation financière offerte. En revanche, ils estiment pertinents les conseils du personnel des services financiers du BR. Il est établi qu’il manque de ressources pour former tous les employés intérimaires. Cela ne poserait pas problème, si les bureaux de la Région n’étaient pas si éloignés les uns des autres et si les principales activités avaient toutes lieu dans une seule ville (comme au Québec ou dans la Région de la Colombie-Britannique et du Yukon).

Des efforts ont apparemment été déployés pour offrir davantage de formation en matière de surveillance financière des dossiers d’établissement aux agents d’établissement. Par contre, les directeurs, les gestionnaires et les CSA semblent manquer de formation sur la gestion financière et les attentes des services financiers du BR. On reconnaît encore une fois que la formation structurée en salle de classe nécessite des ressources financières supplémentaires et qu’une formation non structurée a été offerte à plusieurs endroits.

2. Paiements de transfert

Dans la Région des Prairies et des Territoires du Nord, les programmes sont mis en œuvre selon différentes stratégies :

• au Manitoba, les programmes d’établissement sont exécutés en vertu d’un seul accord de financement conclu avec la province;
• dans les trois provinces et dans les Territoires du Nord-Ouest, les bureaux locaux offrent le PAR directement aux clients (soutien du revenu) ou par l’intermédiaire de fournisseurs de services;
• en Saskatchewan et en Alberta, la prestation des programmes traditionnels d’établissement (CLIC, Programme d’accueil, PEAI) se fait par l’intermédiaire d’accords de contribution avec des fournisseurs de services;
• en Alberta, le PEAI est cogéré avec le gouvernement de la province.

La Région surveille les contributions par l’intermédiaire de vérificateurs externes, et un agent est chargé de la surveillance des accords sur place ainsi que de la planification et de la prévision internes des dépenses de programme. Or, le but de la présente évaluation n’était pas de déterminer la pertinence de cette stratégie, et l’Équipe n’a donc réalisé aucune analyse approfondie de cette fonction, se concentrant plutôt sur la gestion des programmes de contribution financière. Cependant, nous avons eu accès à certains dossiers en la matière et il nous apparaît, de prime abord, que les activités de surveillance sur place sont bien préparées et bien menées.

Dans de nombreux cas, un bénéficiaire peut recevoir des fonds en vertu de plusieurs accords. Dans pareille situation, les coûts indirects sont autorisés conformément à des accords séparés, mais rien ne semble avoir été fait pour éviter le versement de fonds en double, et l’accord n’indique pas clairement de quelle manière les coûts réels doivent être calculés.

2.1  Accord Canada-Manitoba

Cet accord reste en vigueur à moins qu’une des parties ne désire y mettre fin en donnant un préavis suffisant à l’autre partie. Il prévoit la tenue d’une consultation annuelle sur les niveaux souhaités par la province et l’envoi par CIC d’un préavis précisant les niveaux de financement disponibles, annuellement. Chaque trimestre, la province fournit des prévisions de trésorerie, et les fonds sont versés conformément à ce calendrier. Le directeur des services financiers et de l’administration approuve la demande de paiement en vertu de l’article 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP). Or, étant donné qu’il est chargé d’assurer la gestion financière de la Région et de veiller au respect des dispositions des accords (de tous les accords, pas seulement de l’accord Canada‑Manitoba), il ne devrait pas signer la demande de paiement.

2.2  Programme d’aide au réétablissement

2.2.1  Soutien du revenu

Une fois entrés au Canada, les clients du PAR peuvent rencontrer au besoin un agent d’immigration jusqu’à ce qu’ils soient établis. Au cours de cette période, l’agent d’immigration examine les besoins du client et lui offre du financement provenant des comptes bancaires du Ministère (CBM). Dès que le client est établi, l’agent d’immigration lui accorde des paiements périodiques échelonnés sur un maximum d’un an (à partir de la date de son arrivée). En cas de besoins particuliers, le client peut prendre rendez-vous avec l’agent d’immigration, qui déterminera s’il est en droit de recevoir d’autres fonds.

À Winnipeg, l’examen des dossiers des clients indique que toutes les demandes de paiement ont été approuvées comme il se doit par un agent d’immigration délégataire. En cas d’utilisation des CBM, les opérations sont rapidement consignées dans le SIFM.

Des observations similaires ont été faites au bureau d’Edmonton.

À Calgary, 16 dossiers ont été sélectionnés au hasard parmi 393 dossiers de clients ayant reçu du financement au cours de la période d’avril à décembre 2005.

2.2.2  Achat de mobilier de base

Quand un client déménage d’un centre d’accueil à son propre appartement, le PAR prévoit le paiement de son mobilier essentiel. Le mobilier est acheté auprès de fournisseurs locaux en vertu d’un accord de contribution. Le bureau de CIC-Winnipeg vérifie si le fournisseur de mobilier a remis au client ce dont il avait besoin.

Les modalités d’application du PAR définissent comme groupe de bénéficiaires autre que les réfugiés [traduction] « les fournisseurs de services […] employés principalement pour faire fonctionner l’infrastructure d’accueil, qui répond aux besoins immédiats et essentiels des réfugiés ». Les accords conclus avec les magasins de meubles ne sont pas conformes aux modalités d’application du PAR. Cette situation ne touche pas uniquement la Région des Prairies, mais toutes les régions (sauf le Québec, où le programme est mis en œuvre en vertu de l’Accord Canada-Québec). Pièces justificatives à l’appui, on pourrait imputer au compte du client les coûts associés aux paiements versés aux magasins de meubles, mais cela alourdirait le fardeau administratif sans autre bénéfice apparent que l’observation des modalités d’application du PAR.

Accords avec les fournisseurs de services

En tout, deux accords importants dans le cadre du PAR ont été examinés, soit ceux conclus respectivement avec le Conseil multiconfessionnel d’aide à l’établissement des immigrants au Manitoba (Winnipeg) et les Catholic Social Services d’Edmonton.

Conseil multiconfessionnel d’aide à l’établissement des immigrants au Manitoba

La Région a conclu deux accords avec les Catholic Social Services (CSS) d’Edmonton : (1) PAR – Services essentiels, et (2) PAR – Maison d’accueil. Il semble que ces deux accords dédoublent certaines responsabilités. En effet, chacun prévoit :

• des services d’orientation pour les nouveaux arrivants;
• le remboursement du bail immobilier; rien n’indique comment les coûts sont répartis entre chacun des accords, et il n’existe pas de définitions régissant la répartition de ces coûts et des autres coûts indirects s’y rapportant.

a) PAR – Maison d’accueil

L’accord contient une partie Activités et une partie Rapports. Or, la partie Rapports n’inclut pas toutes les exigences décrites à la partie Activités. Par exemple :

• la partie Rapports ne tient pas compte d’éléments tels que les repas servis (paragraphe 2 sous Activités);
• quant aux indemnités de nourriture et de faux frais, le rapport financier précise le montant total versé, mais pas le nombre de clients servis.

Les CSS ne produisent pas de rapports détaillés réguliers pour appuyer les demandes de paiement. Par exemple, les CSS ont précisé le montant des indemnités de juin 2005, mais n’ont pas donné cette information pour les mois d’avril et de mai; par conséquent, CIC n’a pas pu justifier la demande de  $   en indemnités de nourriture et de faux frais. Les CSS ont indiqué le montant des indemnités versées au mois de juillet, mais n’ont fourni aucune autre information depuis. Pourtant, CIC-Edmonton a remboursé  $ aux CSS pour la période de juillet à septembre. Le dossier ne contenait pas plus d’information.

b) PAR – Services essentiels

Le temps écoulé entre la réception de la facture et son paiement est un peu long. Par exemple, la facture du premier trimestre était datée du 19 août et a été approuvée (article 34 de la LGFP) le 25 août, mais la facture du second trimestre, datée du 25 novembre, n’a été approuvée que le 30 janvier.

Aucun commentaire particulier à faire.

c) PAR – Coûts de démarrage

Tous les paiements ont été entrés par client et vérifiés.

2.3  Programme d’établissement et d’adaptation des immigrants

Concernant le PEAI, huit accords ont été examinés :

à Edmonton

• YMCA Fort Murray
• Indo-Canadian Women’s Association
• Edmonton Mennonite Centre for Newcomers
• Catholic Social Services

à Calgary

• Calgary Catholic Immigrant Society (trois accords distincts)
• Calgary Immigrant Women’s Association

YMCA – Fort McMurray

L’accord conclu avec le YMCA couvre deux années financières et s’élève à 27 150 $ par année financière. Tout le financement est consacré à l’exécution du programme.

Les deux demandes de paiement traitées au 31 décembre 2005 totalisent $. Cependant, chaque paiement comprend des coûts administratifs, qui ne sont pas autorisés en vertu de l’accord. Ces coûts s’élèvent à $. Techniquement, il y a un trop-payé qui doit être récupéré sur le paiement suivant. Tous les paiements sont versés dès la réception des factures (aucune avance n’est accordée).

Indo-Canadian Women’s Association

L’accord conclu avec l’Indo-Canadian Women’s Association couvre deux années financières. L’accord est de 39 105 $ par année financière, incluant 1 500 $ par année pour les frais administratifs. Les fonds doivent servir à l’exécution du programme.

Aucune observation n’a été faite concernant cet accord.

Edmonton Mennonite Centre for Newcomers (EMCN)

Cet accord a seulement fait l’objet d’un examen superficiel pour l’année financière se terminant le 31 mars 2006. À la fin de l’année, l’EMCN a produit un rapport définitif indiquant qu’il avait dépensé exactement la somme reçue de CIC. Le Ministère et l’Alberta se sont partagé les coûts engagés par l’EMCN.

Calgary Catholic Immigrant Society (CCIS) – Conseiller en santé et en établissement

Cet accord prévoyait une contribution de 30 285 $ pour la période de mai 2005 à mars 2006.

• La CCIS a présenté en juillet une première demande pour les besoins de trésorerie, qui totalisait $ au lieu du montant stipulé dans l’accord (le total des mouvements de trésorerie ne correspondait pas au total indiqué). La CCIS a finalement présenté une demande révisée totalisant $ en janvier 2006.
• Le total des dépenses réelles était exactement le même que celui des dépenses indiquées dans la dernière demande pour les besoins de trésorerie.
• Le montant remboursable à la CCIS doit être revu pour garantir que seuls les frais autorisés sont remboursés et que la CCIS ne demande pas aussi le remboursement de ces frais dans le cadre d’autres programmes (PAR, CLIC, Programme d’accueil, PEAI, etc.).

Rien ne montre que le bureau de Calgary s’est assuré de ce qui précède.

Calgary Catholic Immigrant Society (CCIS) – Volet Exécution du PEAI

Cet accord s’élève à 424 365 $ et est cofinancé par la province de l’Alberta. La part de CIC a été établie à 55,2256 %. L’accord prévoit trois catégories principales de frais remboursables : les coûts administratifs, les frais d’exécution du programme et les coûts en capital. L’accord prévoit aussi un poste pour la TPS non remboursable.

La CCIS a soumis des prévisions de mouvements de trésorerie qui ne sont pas conformes à la présentation de l’accord (c’est-à-dire présentées par rapport à chaque partie de l’accord). La CCIS utilise la mise en forme de ses prévisions de mouvements de trésorerie pour son rapport sur ses dépenses. Pour que CIC puisse faire une analyse pertinente du rapport financier de la CCIS, il lui faudrait changer totalement la mise en forme de la plupart des renseignements financiers. Puisque l’accord prévoit le remboursement des services d’un agent financier de la CCIS, celle-ci devrait fournir à CIC et au gouvernement de l’Alberta des renseignements adéquats afin de faciliter la gestion de l’accord.

Rien ne prouve qu’on a examiné adéquatement les dépenses réelles par rapport aux dépenses autorisées. Seules les dépenses totales sont examinées.

Afin de savoir si les pratiques actuelles de surveillance de l’accord entraînent le remboursement de dépenses qui n’auraient pas dû être remboursées, nous avons procédé à un test sur les salaires autorisés pour trois postes, classés dans la catégorie Administration. Les dépenses réelles étaient disponibles pour la période d’avril à décembre, et des prévisions de salaires pour février et mars ont été ajoutées (au même niveau salarial qu’en janvier). Ce test nous permet de déduire que CIC-Calgary paiera $ de trop pour ces trois postes.

Calgary Catholic Immigrant Society (CCIS) – Coordonnateur du projet PEAI

Cet accord prévoit le financement d’un poste de coordonnateur et des frais administratifs connexes. En ce qui concerne ces derniers, CIC doit rembourser une partie de la location des locaux, mais il devrait vérifier s’il est justifié de rembourser la location d’un local pour un seul employé. La CCIS a-t-elle loué un nouveau local pour assurer la prestation de ce service? En ce qui a trait aux frais administratifs remboursés, nous avons noté des montants totalisant $ (ou % du total des coûts administratifs autorisés). Les coûts non autorisés comprennent des frais de vérification.

CIC-Calgary doit examiner ce dossier et exclure toutes les dépenses non autorisées.

Calgary Immigrant Women’s Association (CIWA) – PEAI

Ce projet est aussi financé par le gouvernement de l’Alberta, mais le dossier ne renfermait aucune confirmation des sommes versées par la province; nous avons seulement pu les déduire à partir de la répartition des dépenses payées par l’Alberta, soit environ 43,8 %, ou 92 534 $.

Rien ne montre qu’une analyse des dépenses est menée chaque mois en vue de garantir que les coûts sont tous autorisés par l’accord. Nous sommes seulement sûrs que les coûts sont répartis entre CIC et l’Alberta.

Catholic Social Services (Edmonton) [CSS]

L’accord avec les CSS s’élève à 450 623 $ par an sur deux années. Il prévoit l’établissement de prévisions de trésorerie, mais les prévisions au dossier correspondaient simplement à l’affectation pour chaque mois du douzième des sommes de l’année. Ce n’est qu’en février 2006 que d’autres prévisions de trésorerie ont été demandées. Les coûts administratifs et les coûts d’exécution du programme étant réunis, l’analyse financière des frais autorisés s’en trouvait compliquée. Nous avons constaté, en examinant le dossier de 2004-2005 de ce bénéficiaire, que l’agent financier des services d’établissement avait fait état de dépenses non justifiées qui avaient été remboursées; le dossier ne mentionnait aucun suivi (ou remboursement de trop-payé). À noter qu’aucune demande de remboursement n’a été présentée en 2005-2006 pour ces dépenses.

L’accord prévoit 10 % de retenue sur la valeur totale de la contribution, mais rien ne prouve que cette règle du 10 % a été appliquée aux paiements en cours. L’engagement des fonds conformément à l’article 32 de la LGFP a été autorisé par un adjoint aux finances, alors que le directeur de CIC-Edmonton aurait dû s’en charger, puisque l’accord s’élève à plus de 100 000 $.

Il y avait de la surveillance, mais peu de suivi. Notamment, l’agent financier responsable de la surveillance a signalé quelques problèmes en 2004-2005, qui semblent ne pas avoir été réglés.

Des questions subsistent quant à la valeur du loyer réellement payé par CIC et à la justification du paiement de ce loyer par CIC. Nous avons constaté que le bénéficiaire de la contribution (CSS) et le propriétaire de l’immeuble (Catholic Charities) avaient des liens étroits.

2.4  Cours de langue pour les immigrants au Canada (CLIC)

Pour le programme CLIC, quatre accords ont été examinés :

à Edmonton :

• Edmonton Mennonite Centre for Newcomers

à Calgary :

• Bow Valley College
• Language Plus
• Maple Leaf Academy

Edmonton Mennonite Centre for Newcomers (EMCN)

L’accord de 2005-2006 est de 416 000 $ pour la formation linguistique et la garde des enfants. Le paiement des contributions est fait sous forme d’avances.

Les avances ne sont pas calculées de façon appropriée. Actuellement, les avances sont calculées de la façon suivante :

• prévisions initiales de trésorerie pour les mois précédents établies en fonction des prévisions de trésorerie du bénéficiaire;
• ajout des deux mois suivants calculés en fonction des prévisions de trésorerie du bénéficiaire;
• soustraction de l’avance initiale en vertu de l’accord.

Voici un tableau comparatif pour le calcul de la seconde avance :

	Calcul d’Edmonton	Calcul proposé
Trésorerie initiale pour les trois premiers mois
Dépenses réelles pour la première période	(sans objet)
Prévisions pour les deux mois suivants selon les prévisions de trésorerie du bénéficiaire
Soustraction des avances précédentes
Avance pour les deux mois suivants

Le tableau ci-dessus montre que :

• le bénéficiaire a reçu $ de plus que ses besoins en vertu de la méthode actuelle;
• la méthode proposée permet d’établir un lien entre le niveau suivant des activités financières et les périodes précédentes;
• la méthode proposée diminue la probabilité qu’il y ait un trop-payé à la fin de l’année, ou, du moins, le minimisera.

Un examen approfondi des résultats pour les huit premiers mois de l’accord indique que le bénéficiaire a reçu 269 917 $, mais a dépensé seulement $, et que le bureau d’Edmonton a payé une avance de $ pour les mois de décembre et de janvier alors que le bénéficiaire avait déjà reçu en trop une avance de $.

En vertu d’un accord distinct, l’EMCN reçoit un financement de 235 631 $, et le total de ses dépenses doit correspondre exactement à cette somme. L’information disponible ne permet pas de déterminer (d’après les rapports financiers présentés) si les dépenses déclarées concernent uniquement l’accord de contribution.

Bow Valley College (BVC) – (CLIC)

Cet accord s’élève à 2 731 766 $.

Le BVC a fourni des états trimestriels accompagnés du détail des dépenses. Il a aussi fourni une liste complète des coûts liés aux employés ainsi qu’un résumé de ces dépenses au regard de l’accord.

Pour le premier trimestre, toutes les dépenses de fonctionnement sont convenablement étayées par un rapport détaillé. Cependant, au deuxième trimestre, le détail des dépenses sous le code « 210 » n’a pas été présenté. Les données du troisième trimestre étaient complètes.

Langage Plus

Cet accord s’élève à 163 195 $. La plupart des dépenses ont été divisées par douze pour l’ensemble de l’année financière.

Maple Leaf Academy (MLA)

Cet accord s’élève à 821 648 $. L’accord signé comprend une description des coûts éventuels pour lesquels aucun budget n’a été alloué, ce qui peut être interprété de diverses façons : soit les coûts sont autorisés (parce qu’ils sont répertoriés), soit les coûts sont exclus précisément parce qu’ils sont répertoriés sans budget associé.

Cet accord ne prévoit aucun budget pour le perfectionnement professionnel et les télécommunications (sous Exécution du programme). En outre, il inclut une série de coûts. Nous en concluons que les éléments auxquels aucun budget n’est alloué ne sont pas autorisés en vertu de l’accord.

Rien ne prouve qu’une analyse financière sur l’état des comptes fourni par la MLA a été effectuée. Les coûts remboursés comprennent ceux considérés comme non autorisés. CIC-Calgary devrait analyser ce dossier et ajuster les paiements futurs en conséquence.

À noter que la Région a mis sur pied un groupe d’apprentissage sur l’établissement et organise chaque année (ou plus fréquemment) une réunion du personnel chargé des services d’établissement dans le but de mettre en commun les pratiques exemplaires et d’améliorer de manière continue les compétences professionnelles du personnel de CIC chargé des services d’établissement.

2.5  Participation des CSA

Sauf au Manitoba, où le nombre d’accords de contribution est restreint (accord Canada‑Manitoba), les CSA ne jouent pas un grand rôle de soutien en matière de gestion des programmes de contribution. Les CSA exécutent des fonctions ayant peu de valeur ajoutée, sauf en ce qui concerne l’émission des chèques. Étant donné que les CSA ont un rôle de chef de file en matière de finances, il faudrait examiner la possibilité d’utiliser leurs connaissances.

3. Fonctionnement

Sous cette rubrique, les sujets suivants seront traités :

1. système de masse salariale
2. heures supplémentaires
3. délégation des pouvoirs
4. déplacements
5. accueil
6. passations de marchés et achats
7. petite caisse
8. comptes bancaires du Ministère (CBM)
9. cycle de paiement

3.1  Système de masse salariale (SMS)

Comme nous l’avons mentionné à la section 1 du présent rapport, la plupart des bureaux utilisent le SMS de façon appropriée et y tiennent à jour les dépenses salariales et connexes. Cependant, certains bureaux continuent d’utiliser leurs propres « registres parallèles » pour faire le suivi du mouvement du personnel. Comme le SMS est l’outil ministériel de gestion des coûts liés au personnel et qu’il permet de faire le suivi des dépenses éventuelles, les gestionnaires devraient cesser d’utiliser ces registres parallèles.

3.2  Heures supplémentaires

En général, nous avons constaté que la direction suit un processus approprié pour consigner, approuver et traiter les heures supplémentaires et en faire le suivi dans les bureaux locaux. Les employés et les surveillants se servent des formulaires appropriés pour consigner et signaler les heures supplémentaires et en faire le suivi en temps opportun, et les gestionnaires ou les gestionnaires intérimaires approuvent ces formulaires en conséquence. Les dispositions de l’article 34 de la LGFP sont respectées, le gestionnaire de centre de responsabilité étant responsable des heures supplémentaires effectuées par les employés.

3.3  Délégation des pouvoirs

La documentation sur les instruments officiels de délégation n’est pas rigoureuse. Plusieurs agents ont indiqué qu’ils n’avaient reçu aucune formation sur la délégation des pouvoirs. Dans plusieurs cas, le niveau de délégation n’était pas indiqué sur l’instrument : par exemple, l’instrument ne faisait pas référence au gestionnaire comme étant un gestionnaire de centre de responsabilité ou un administrateur de centre de responsabilité, alors que cette distinction fait partie intégrante de la politique du Ministère sur la délégation, publiée dans l’intranet.

Tous les bureaux visités utilisaient largement une liste de personnes préautorisées pouvant remplacer leur supérieur pendant les absences de celui-ci pour des raisons professionnelles. La liste est utilisée largement tout au long de l’année, même pour de très courtes périodes (1 à 3 jours). Sauf dans les cas des paiements du PAR, rien ne prouve que la Région ait besoin d’avoir autant recours à des suppléants pour des périodes de moins d’une semaine.

Habituellement, les autorisations générales sont activées par courriel, mais trop souvent, il n’y avait aucune trace de cette activation. De nombreux employés occupant des postes de supervision n’avaient pas été formés adéquatement ou ne connaissaient pas bien leurs pouvoirs délégués. Dans certains cas, des employés se sont vus accorder des pouvoirs sur des questions qui n’étaient pas de leur ressort.

3.4  Déplacements

Dans la Région, les déplacements sont généralement bien gérés, conformément à la directive du Conseil de Trésor. Toutes les demandes de remboursement de frais de déplacement sont vérifiées au préalable et les chèques de remboursement sont envoyés à l’adresse personnelle de l’employé. La Région utilise des engagements généraux pour les déplacements, et ces engagements sont modifiés une fois la dépense effectuée. Bien qu’il y ait eu quelques erreurs mineures dans le processus, peut-être attribuables à l’inattention, rien ne semblait indiquer qu’il s’agissait d’erreurs structurelles.

La Région utilise largement une autorisation générale préétablie pour les déplacements à l’intérieur de son territoire. Cependant, la plupart des employés n’ont aucune raison de se prévaloir de cette autorisation générale. Dans un cas, un gestionnaire a signé un chèque de CBM pour une avance de déplacement (article 33 de la LGFP) et le même gestionnaire a approuvé l’autorisation de voyager (article 34 de la LGFP). Le chèque de CBM a été émis sans indication de l’urgence de l’avance.

3.5  Accueil

Les dépenses d’accueil ont été approuvées adéquatement et étaient conformes à la directive du Conseil du Trésor. Nous avons cependant noté qu’il manquait parfois le formulaire sur les frais d’accueil dans les cas où le remboursement des dépenses d’accueil était fait au moyen de la petite caisse.

3.6  Passation de marchés et achats

Le budget de fonctionnement de la Région étant relativement restreint, l’Équipe d’évaluation a concentré ses efforts sur deux principaux types d’achats ou de marchés : l’utilisation des cartes d’achat et la passation de marchés pour des services d’interprétation.

3.6.1  Services d’interprétation

Selon les dossiers examinés, la documentation pertinente était disponible et les taux horaires étaient conformes aux pratiques ministérielles. Ces marchés ont été conclus et surveillés adéquatement.

Les seuls problèmes cernés sont liés aux exigences relatives à l’approbation des dépenses, comme nous l’avons décrit au paragraphe 3.3 du présent chapitre.

3.6.2  Cartes d’achat

Généralement, l’utilisation des cartes d’achat est conforme à la politique ministérielle, sauf dans certains cas, par exemple le paiement des droits d’inscription aux conférences. L’approbation des dépenses posait problème, et elle est traitée au paragraphe 3.3 du présent chapitre. Le codage des dépenses dans un bureau a révélé que l’agent duquel il relevait n’y connaissait absolument rien, mais la situation devrait être corrigée avec l’arrivée d’un nouveau CSA à ce bureau.

3.6.3  Achat de l’eau

Dans la Région, on a l’habitude d’acheter de l’eau pour les employés. Cependant, selon la politique ministérielle, l’eau ne devrait être achetée avec les deniers publics que s’il est prouvé que la qualité de l’eau de la ville ne répond pas aux normes de santé. Or, rien n’indiquait, au moment de l’évaluation, qu’il y avait des avis concernant la qualité de l’eau dans les villes visitées.

3.6.4  Formation

À tous égards, tous les bureaux locaux sont indépendants les uns des autres; il ne semble pas exister de centre d’expertise en matière de passation de marchés dans la Région. Les CSA n’ont pas tous reçu une formation sur la passation des marchés et les achats. Au moment de l’évaluation, les responsables de la passation des marchés à l’AC étaient à Winnipeg pour donner de la formation à ce sujet; cependant, les CSA locaux n’ont pas tous été invités (ou s’ils l’ont été, leur participation a été annulée). Les CSA ont affirmé qu’ils n’avaient reçu aucune formation jusqu’à ce jour.

3.7  Petite caisse

Tous les bureaux disposent d’une petite caisse : BR de Winnipeg (600 $), CIC-Winnipeg (1 000 $), Edmonton (250 $) et Calgary (1 000 $). Toutes les transactions examinées étaient étayées convenablement de pièces justificatives et d’un reçu de petite caisse signé par la personne ayant reçu les fonds. Les pièces justificatives étaient toutes annulées pour prévenir leur réutilisation. La petite caisse est gardée dans une boîte verrouillée à l’intérieur d’une armoire verrouillée.

Pour la période d’avril 2005 à décembre 2005, la petite caisse a été réapprovisionnée quatre fois au maximum à Winnipeg, et seulement deux fois à Calgary. La fréquence de réapprovisionnement indique clairement que les sommes disponibles sont très supérieures aux besoins, ce qui est surprenant compte tenu du fait qu’en 2005-2006, on avait demandé à toutes les régions de revoir la pertinence des sommes de petite caisse et de prendre les mesures nécessaires afin de s’assurer que celles-ci correspondaient aux besoins.

Parmi les lacunes relevées par l’Équipe figuraient des erreurs de codage et l’absence d’un état de transfert du titulaire de la petite caisse. Les erreurs de codage sont fréquentes et témoignent d’un manque de compréhension des codes; ainsi, un remboursement de dîner était codé préparations alimentaires, alors qu’il aurait dû être codé dans les frais de déplacement ou d’accueil.

3.8  Comptes bancaires du Ministère (CBM)

L’utilisation des CBM est régie par la politique ministérielle; il est prouvé que la Région utilise les CBM conformément à cette politique. Les chèques de CBM étaient saisis rapidement dans le SIFM à tous les bureaux visités. Tous les chèques examinés étaient signés par des agents délégataires. Les chèques de CBM sont conservés dans un endroit sûr. Le nombre d’agents ayant le pouvoir de signer les chèques de CBM est généralement adéquat, mais il était trop élevé pour le BR de Winnipeg, où onze agents détenaient ce pouvoir (outre les employés travaillant à CIC-Winnipeg, un étage plus haut).

À un endroit, le CSA n’avait pas le pouvoir de signer les chèques de CBM. Dans la mesure du possible, le CSA devrait se voir conférer le pouvoir de signer tous les chèques de CBM, la signature des chèques de CBM étant une exigence de fait en vertu de l’article 33 de la LGFP.

3.9  Cycle de paiement

Dans tous les bureaux, le CSA a le pouvoir de traiter les cycles de paiement. Toutes les étapes de vérification appropriées sont normalement suivies avant l’approbation d’un paiement.

4. Recettes

Sous cette rubrique, les sujets suivants seront traités :

1. production de recettes
2. dépôts en banque
3. sécurité des deniers publics

4.1  Production de recettes

Un volume important de transactions est exécuté aux bureaux locaux, allant du paiement des frais relatifs au droit de résidence permanente (FDRP) au remboursement des prêts aux immigrants, en passant par le remplacement des documents d’immigration. Voici les volumes de transactions pour l’année financière 2005-2006 dans certains secteurs clés d’activité :

	CIC-Winnipeg			CIC-Edmonton			CIC-Calgary
	Valeur	Nbre		Valeur	Nbre		Valeur	Nbre
FDRP	101 450,00 $	104		233 275,00 $	239		24 375,00 $	25
Documents d’immigration	8 160,00 $	272		19 050,00 $	635		22 410,00 $	747
Permis de travail	57 025,00 $	380		5 100,00 $	170		11 550,00 $	385
Permis d’études	1 000,00 $	8		975,00 $	7		625,00 $	4
Prêts aux immigrants	585 984,88 $			594 200,36 $			506 342,68 $
	753 619,88 $			852 600,36 $			565 302,68 $

Pour limiter le nombre de paiements effectués aux bureaux locaux et réduire le nombre de visiteurs dans les bureaux locaux venant rembourser leurs prêts aux immigrants, les CSA se sont vu proposer une lettre à remettre à leurs clients les invitant à envoyer leurs paiements directement aux opérations comptables de l’AC. Cette pratique devrait réduire l’achalandage dans les bureaux locaux.

4.2  Dépôts bancaires

En général, les deniers publics sont déposés dans le délai prescrit par la politique gouvernementale. Cependant, les montants étant souvent importants, il faudrait examiner la possibilité de faire plus fréquemment des dépôts bancaires.

4.3  Sécurité des deniers publics

La sécurité en matière de réception de fonds a été examinée sous deux angles différents : le point de réception, et l’accès à l’argent après qu’il a quitté la zone du « caissier ». Dans la plupart des bureaux visités, il n’y a pas de caissier désigné, la réception de fonds faisant partie des responsabilités des agents. Bien que peu de fonds aient été perdus au cours des dernières années, il n’en demeure pas moins que des problèmes ont été constatés à Winnipeg et à Calgary.

À Winnipeg, tout agent responsable de percevoir les deniers publics possède un tiroir‑caisse. Les fonds sont comptabilisés et remis à l’unité comptable. Cette unité possède un grand coffre-fort où les fonds sont gardés. Cet endroit est entouré de bureaux et de cloisons, mais tous y ont accès; nous avons dénombré pas moins de cinq points d’accès différents. De plus, lors de notre visite, le coffre est resté ouvert presque toute la journée dans une pièce laissée souvent sans surveillance et accessible à tous. En outre, le personnel a été renouvelé au cours des derniers mois, mais la combinaison du coffre n’a toujours pas été changée.

À Calgary, les agents ne possèdent pas leur propre tiroir-caisse; l’argent perçu est mis dans un tiroir‑caisse unique. À tout moment, au moins deux agents travaillant ensemble et jusqu’à quatre agents peuvent avoir accès au même tiroir‑caisse. On a constaté des pertes durant l’année, mais personne n’a pu être mis en cause étant donné le manque de contrôle de l’argent entrant. En quittant la zone du « caissier », l’argent est suffisamment en sécurité. Les agents travaillant dans la zone de services ne relèvent pas du CSA, qui n’a aucun pouvoir en matière de rapprochement journalier et de contrôle de l’entrée des recettes. Les fonds sont remis une fois par semaine au CSA aux fins de dépôt.

5. Actif

Sous cette rubrique, les sujets suivants seront abordés :

1. Mesures de sécurité
2. Utilisation des véhicules

5.1  Mesures de sécurité

L’Équipe d’évaluation a examiné deux principaux éléments d’actif (excluant les véhicules) : les serveurs, et les coffres-forts ainsi que les armoires à serrure pour la petite caisse.

Les serveurs sont gardés dans une salle verrouillée à accès restreint.

À Calgary, la petite caisse n’est pas toujours conservée dans une armoire verrouillée : durant les heures d’ouverture, elle est souvent laissée dans une armoire non verrouillée. Pourtant, le nombre de remboursements ne justifie pas que la petite caisse soit accessible en tout temps.

5.2  Utilisation des véhicules

On compte deux voitures à Winnipeg, une à Edmonton et une à Calgary.

À Winnipeg, d’avril à décembre 2005, le personnel du BR a parcouru 484 kilomètres en voiture, et celui du bureau local, 4 612 kilomètres. Le personnel du bureau local utilise sa voiture pour aller à l’aéroport de Winnipeg, à Emerson, à l’administration centrale de la GRC et à la Welcome Place. L’aéroport de Winnipeg et Emerson sont des points d’entrée pour lesquels la Région fournit le soutien informatique à l’ASFC (et il est très probable que les déplacements à la GRC soient aussi liés aux responsabilités d’exécution de l’ASFC).

À Edmonton, du 1er avril 2005 au 28 février 2006, la voiture a parcouru 14 876 kilomètres, principalement pour aller à l’aéroport (soutien informatique à l’ASFC) et à la maison d’accueil ainsi que pour le transport de fournitures.

À Calgary, du 1er avril 2005 au 28 février 2006, la voiture a parcouru 14 871 kilomètres, principalement pour aller à l’aéroport (soutien informatique à l’ASFC), aux bureaux du SCRS et au Centre de réétablissement Margaret Chisholm, pour les déplacements locaux et pour le transport de fournitures.

Peu d’éléments permettent de penser que la Région recouvre tous les frais d’utilisation de la voiture pour les fonctions relatives à l’ASFC. Nous n’avons trouvé aucun protocole d’entente à ce sujet. La Direction générale de l’administration à l’AC a publié un document de ce type en janvier 2006.

Annexe A : Membres de l’équipe

André Couture
Chef d’équipe
Directeur, Opérations comptables

Daniel Mills
Directeur, Comptabilité ministérielle

Hélène Poulin
Conseillère financière

Anne-Marie Joanisse
Agente principale de projets

Rollande Wolfe
Conseillère principale en politiques financières

Annexe B : Plan d’action

RÉGION DES PRAIRIES ET DES TERRITOIRES DU NORD
SUIVI : PLAN D’ACTION
MAI 2007

Référence	Observation	Mesure corrective	Date de mise en œuvre	Commentaires
Sommaire	Le directeur général régional applique les recommandations contenues dans le présent rapport.	Voir ci-dessous	Voir chaque recommandation
	Le directeur général régional fournisse aux gestionnaires les outils et la formation nécessaires à une gestion efficace de leurs programmes.	Voir les commentaires dans les sections correspondantes	Voir chaque recommandation
	Le directeur des services financiers et de l’administration visite, au minimum une fois par an, tous les bureaux locaux.	Des visites sont prévues	Juin à novembre 2007
	Le directeur des services financiers et de l’administration invite tous les CSA à une conférence régionale au moins une fois par an.	Une réunion est prévue	8 mai 2007	Terminé
Budgets et rapport
1.1.1	Le directeur des services financiers et de l’administration effectue un examen des crédits votés pour l’ensemble des coûts (salariaux et non salariaux) afin de déterminer si la Région dispose de suffisamment de fonds de fonctionnement;	Un examen complet doit être effectué	Novembre 2007
	Le directeur général régional examine la distribution des dépenses de la Région et détermine s’il est possible de réduire les coûts tout en conservant une certaine souplesse.	Suivi mensuel des dépenses prévues et réelles dans le cadre du plan opérationnel régional	Mensuel (en cours)	Terminé
1.2.2	Le directeur des services financiers et de l’administration mette en place une approche intégrée pour l’établissement des prévisions en matière de contributions;	La stratégie sera examinée lors de la réunion de l’Équipe régionale de gestion Mise en œuvre	8 – 11 mai 2007   Date de début : juin 2007 (et continu par la suite)	Terminé
	Le directeur des services financiers et de l’administration mette en place des programmes de formation pour les CSA, les agents principaux d’établissement et les directeurs locaux afin de garantir la cohérence et la pertinence des prévisions établies;	Un outil national de contrôle de la contribution financière et une formation vont être mis au point (activité opérationnelle et surveillance financière)	Mars 2008
	Les directeurs locaux collaborent étroitement avec les CSA à l’établissement des prévisions, notamment pour les programmes de contributions, et qu’ils puissent dans leur expertise financière.	Mise au point de l’approche Examen sur une base régulière	Janvier 2007 Pour toutes les prévisions obligatoires en date du 30 juin, du 31 août et sur une base mensuelle par la suite	Terminé
1.3	Le directeur des services financiers et de l’administration mette sur pied et fournisse, à tous les échelons, une formation sur les rapports et l’utilisation d’outils tels que le SMS et SIFM, en fonction des besoins des employés et de ceux de l’organisation.	Discussion avec l’équipe AC-SIFM au sujet de l’approche Mise en œuvre	Été 2007 Septembre 2007
1.4	Le directeur des services financiers et de l’administration élabore et mette en œuvre un plan de formation pour la Région, obligeant tous les employés à suivre une formation, qu’ils occupent un poste permanent ou temporaire.	1. La Région va déterminer les besoins de formation en matière de finances 2.  La Région va élaborer un plan	1.  Septembre 2007 2.  Octobre 2007
Paiements de transfert
2.1	La demande de paiement en vertu de l’article 34 de la LGFP soit effectuée par un gestionnaire principal de programme comme le directeur régional des programmes.	La délégation est limitée au niveau de directeur régional	Février 2006	Terminé
2.2 PAR
2.2.1	Le bureau de Calgary cesse de préapprouver les montants totaux du soutien du revenu;	Les procédures ont été transmises au personnel	Automne 2006	Terminé
	Le bureau de Calgary instaure un processus d’autorisation similaire à celui utilisé à Winnipeg;	Mise en œuvre des procédures de Winnipeg	Février 2006	Terminé
	Le directeur des services financiers et de l’administration donne des directives à tous les bureaux locaux quant à la délégation de pouvoirs à l’ensemble des gestionnaires;	Des consignes doivent être données à tous les nouveaux gestionnaires selon les besoins lors d’une séance d’information annuelle	Automne 2006 et continu par la suite	Terminé
	Le directeur des services financiers et de l’administration établisse un processus officiel de surveillance de la conformité à la LGFP et aux modalités d’application du programme.	Élaboration d’outils de suivi	Automne 2007
2.2.2	Les accords de contribution précisent de façon claire le calendrier et la mise en forme des rapports;	Les agents d’établissement et les gestionnaires doivent s’assurer d’indiquer clairement les réalisations attendues, les résultats prévus et les exigences en matière de rapport En outre, un Comité consultatif sur le cadre de contrôle de la gestion a reçu la mission, entre autres choses, de « veiller à la cohérence du contenu et de l’application des outils, de la documentation de référence et des directives, et de déterminer la formation requise pour les employés qui travaillent avec les accords de contribution ».	Printemps 2007       Automne 2007
	Les bureaux locaux, en collaboration avec le directeur des services financiers et de l’administration du BR, s’assurent que les bénéficiaires se conforment aux exigences de l’accord;	Distribution des politiques et des directives au personnel régional d’établissement	Avril 2007	Terminé
	Les remboursements des indemnités allouées aux clients soient appuyés des renseignements adéquats afin de fournir une piste de vérification appropriée.	Selon les directives d’établissement, les fournisseurs de services (FS) doivent présenter des rapports mensuels ou trimestriels portant sur les frais d’hébergement temporaires	En cours	Terminé
2.3 PEAI	Le directeur général régional demande une vérification des Catholic Social Services (Edmonton);	Vérification effectuée en février 2005-2006. Travaille actuellement avec le FS pour mettre en œuvre une mesure corrective Plan des mesures correctives	Novembre 2005 Dernière réunion avec le FS, avril 2007 Juin 2007
	Le directeur des services financiers et de l’administration offre une formation pertinente aux agents d’établissement pour qu’ils exercent les responsabilités qui leur incombent conformément à la LGFP;	Élaboration d’une trousse de formation : Cours de l'EFPC sur la gestion des contributions; Cours de l'EFPC sur les négociations; Formation interne en matière de finances; Formation interne en matière de prévision.	Mars 2007	Terminé
	Le directeur général régional s’assure que les analyses appropriées sont faites chaque trimestre à propos des accords relatifs au PEAI;	Les analyses des revendications précéderont l’émission des paiements Recrutement de nouvelles ressources affectées au contrôle financier	Printemps 2007   Été 2007
	Le directeur des services financiers et de l’administration ait le mandat d’élaborer un processus intégré d’examen des accords de contribution;	Voir le 3e élément ci‑dessus	Voir le 3e élément ci‑dessus
	tous les trop-payés potentiels soient examinés et recouvrés dans le cadre d’accords subséquents;	La directive comptable de l’AC doit être mise en application immédiatement	Mai 2007	Terminé
	Le directeur général régional élabore un processus intégré d’examen de vérification pour tous les bénéficiaires qui ont reçu des fonds excédant 100 000 $, quel que soit le programme.	Visites sur place Utilisation de vérificateurs externes Élaboration d’une approche nationale intégrée avec le concours du personnel des Finances de l'AC	En cours En cours Décembre 2007	Terminé Terminé
2.4 CLIC	Les bureaux locaux s’assurent que les prévisions de caisse trésorerie fournies par le bénéficiaire correspondent au niveau d’activités mensuel prévu;	Directives transmises à tous les agents d’établissement	Automne 2006	Terminé
	CIC-Calgary cesse de répertorier les coûts pour lesquels il n’y a pas de fonds prévus;	Cette pratique est en train d’être abandonnée	Juin 2007	Terminé
	Le bureau d’Edmonton révise sa méthode actuelle de calcul des avances;	Mise en œuvre de procédures pour le calcul des avances	Automne 2006	Terminé
	Le directeur des services financiers et de l’administration élabore et mette en œuvre une formation à l’intention du personnel d’établissement, en vue de l’aider à gérer l’aspect financier des accords de contribution.	Formation de l'EFPC sur les accords de contribution fournie à tous les groupes cibles.	Octobre 2005 ainsi que septembre et octobre 2006	Terminé
2.5 CSA	Le directeur des services financiers et de l’administration donne aux CSA la formation appropriée pour appuyer les programmes.	Atelier pour les CSA	Mai 2007 et continu	Terminé
Fonctionnement
3.1	Le SMS soit le seul outil de gestion des coûts liés au personnel dans la Région;	Le SMS est le seul outil de gestion des salaires utilisé dans la Région	Juin 2006	Terminé
	Le directeur des services financiers et de l’administration fournisse aux gestionnaires une formation suffisante pour les aider à comprendre l’importance du SMS et de ses fonctionnalités.	Les utilisateurs ont reçu une formation sur le SMS	Pendant 2006-2007 et continue au besoin	Terminé
3.3	Le directeur des services financiers et de l’administration offre de la formation à tous les agents principaux et à tous les employés susceptibles d’exercer, à l’occasion, des pouvoirs financiers;	La formation de l’EFPC sur la délégation de pouvoirs est maintenant obligatoire pour tous les gestionnaires actuels et nouveaux	Février 2007	Terminé À présent, examen de la disponibilité et des exigences pour la formation pour les intérimaires
	Le directeur des services financiers et de l’administration fasse un suivi régulier de l’utilisation de la délégation des pouvoirs et fasse rapport  au directeur général régional.	La révision doit être effectuée au moins une fois par année tel que demandé par le CT	En cours
3.4	La Région cesse d’utiliser des autorisations générales de voyager pour les personnes qui occupent des postes de niveau inférieurs à celui du directeur général, sauf peut-être pour les agents principaux qui doivent se déplacer très fréquemment;	Seuls les gestionnaires de programme recevront une autorisation générale	Avril 2007	Terminé
	Le directeur des services financiers et de l’administration examine les procédures des bureaux pour s’assurer qu’en tout temps, aucun employé n’exerce les pouvoirs prévus aux articles 33 et 34 de la LGFP;	Instruction aux bureaux locaux et suivi continu	Mai 2007
	Le directeur des services financiers et de l’administration assure la conformité totale à la politique du Ministère sur l’utilisation des CBM	Le suivi du respect de la politique est effectué	En cours	Terminé
3.5	Le directeur des services financiers et de l’administration rappelle aux employés de suivre la directive en matière d’accueil et d’utiliser en tout temps les formulaires appropriés.	Tout le personnel a reçu un rappel	Automne 2006	Terminé
3.6.3	Le directeur des services financiers et de l’administration examine les pratiques locales et applique les politiques ministérielles dans la Région.	Examen effectué	En cours	Terminé (Certains bureaux de CIC de la Région sont toujours situés dans de vieux immeubles qui contiennent des tuyaux ou des soudures en plomb et l’eau n’est pas recommandée pour la consommation – le dossier relève de la santé et sécurité au travail (SST)
3.6.4	Le gestionnaire des finances et de l’administration soit chargé d’assurer la formation de tous les CSA dès que possible;	Embauche d’un agent d’approvisionnement situé au BR qui sera responsable, entre autres, du soutien aux CSA	Automne 2006	Terminé
	Le directeur régional centralise la fonction d’achat au BR et y mette sur pied un centre d’expertise.	Révision de la centralisation et répercussion sur l’organisation	Automne 2007
3.7	Le directeur des services financiers et de l’administration offre une formation sur l’utilisation des codes financiers ministériels.	L’information sur le code financier est fournie	Printemps 2007 et continu lorsqu’il y a des changements	Terminé
3.8	Le CSA soit, dans la mesure du possible, chargé de signer tous les chèques de CBM.	Les CSA reçoivent l’autorité compétente	Octobre 2006	Terminé
3.9	Le directeur des services financiers et de l’administration rappelle régulièrement aux CSA et aux agents financiers subalternes du BR leurs responsabilités et les différentes étapes à suivre pour l’approbation des paiements.	Un suivi continu a été mis en place	En cours	Terminé
4.1	Les bureaux locaux renvoient leurs clients demandant un permis de travail ou d’études au CTD-Vegreville.	Clients dirigés vers le CTD-Vegreville, à l’exception du service d’urgence ou lié à des considérations humanitaires	Mai 2007	Terminé
4.3	À Winnipeg : - Le CSA fasse en sorte que  la combinaison du coffre-fort soit modifiée chaque fois qu’un employé responsable du coffre change de poste;	Est modifiée chaque fois que l’employé qui en est responsable change de poste	Continue	Terminé
	- Le CSA fasse en sorte que le coffre-fort soit verrouillé en tout temps, et qu’il soit ouvert seulement si quelqu’un doit y avoir accès, et ce, seulement pour une courte période.	Le coffre-fort est verrouillé sauf lorsqu’il faut y accéder	Mai 2007	Terminé
	À Calgary : - Le directeur des services financiers et de l’administration demande au CSA de Calgary de munir dès que possible chaque agent d’un tiroir-caisse et de fonds de caisse pour ses propres besoins;	Des tiroirs-caisses seront installés à la fin de l’été 2007	Septembre 2007
	- Que soit donnée au CSA la responsabilité de compter les fonds à la fin de chaque journée;	Les fonds sont déposés et rapprochés quotidiennement par la Section de l’Administration sous l’autorité du CSA	Avril 2006	Terminé
	- Que le CSA donne des directives au personnel de l’unité de service sur la gestion des deniers publics.	Le CSA a donné des instructions au personnel	Avril 2006	Terminé
5.1	La petite caisse soit gardée dans une armoire verrouillée en tout temps et ne soit sortie qu’en cas de besoin.	Tiroir-caisse conservé dans une armoire verrouillée	Février 2006	Terminé
5.2	Le directeur général régional examine les besoins en véhicules des bureaux locaux;	Le Comité de surveillance de la gestion de la flotte régionale informe le DGR.	Avril 2006	Terminé
	L’administrateur principal des finances en collaboration avec le directeur général de l’administration et de la sécurité, examine la nécessité de financer l’achat de voitures avec les fonds libérés en fin d’année, excepté si l’utilisation des voitures est requise par un programme;	Un examen a été effectué par la Direction de la sécurité et de l’administration. Toutes les régions ont été informées à l’effet que ces véhicules ne seront pas remplacés lorsqu’on se départira des véhicules actuels	Exercice financier 2006‑2007	Terminé
	le remplacement des voitures soit assujetti à une analyse coûts-avantages fondée uniquement sur les besoins de CIC.	Voir ci-dessus	Voir ci-dessus	Terminé