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Introduction

Le Conseil des Arts du Canada est l'organisme national autonome d'aide aux arts du Canada. Il a été créé par une loi du Parlement en 1957 pour soutenir l'étude des arts, la diffusion et la production d'oeuvres artistiques. Sa principale activité consiste à offrir, dans une gamme étendue de disciplines artistiques, des subventions aux artistes et aux organismes artistiques professionnels canadiens.

La mission du Conseil repose sur deux principes : le principe de l'autonomie, qui définit ses rapports avec le gouvernement, et le principe de l'évaluation par les pairs, qui définit ses rapports avec la communauté des arts. Ces deux principes fondamentaux règlent conjointement le fonctionnement et les mécanismes décisionnels du Conseil.

Le présent document expose brièvement ces deux principes et propose une description détaillée du système d'évaluation par les pairs, méthode qui prévaut au Conseil lorsqu'il s'agit de prendre des décisions aussi importantes que le choix des artistes, des projets artistiques et des organismes artistiques, qui recevront ses subventions.

Le principe de l'autonomie

Le Conseil dispose d'une complète autonomie à l'égard du gouvernement. Ainsi, pour remplir le mandat que lui a confié le Parlement, il a pleins pouvoirs pour établir ses priorités, ses politiques et ses programmes, et pour prendre des décisions en matière de subventions.

Lorsque le gouvernement canadien a décidé de soutenir les arts et la culture en créant des organismes tels la Société Radio-Canada et le Conseil des Arts du Canada, il a saisi l'importance de préserver la liberté de pensée et d'expression, ainsi que la nécessité absolue de ne pas instituer une culture d'État. Selon lui, il était clair que si des organismes dotés de fonds publics devaient stimuler la vie culturelle et intellectuelle, ces organismes devaient avoir l'entière liberté de soutenir l'expérimentation et la créativité, et même la liberté de soutenir des oeuvres pouvant susciter critique et controverse.

La Commission royale d'enquête sur l'avancement des arts, des lettres et des sciences, qui a recommandé la création du Conseil des Arts du Canada en 1951, avait signalé les risques inhérents à tout système d'aide aux arts et aux lettres émanant d'un gouvernement central. Dans le but de minimiser ces risques, elle avait d'ailleurs recommandé que le Conseil soit un organisme indépendant rendant compte de son activité au Parlement, et non un organisme gouvernemental relevant d'un ministre de la Couronne.

C'est le premier ministre de l'époque, Louis St-Laurent, qui a défini l'essence de cette autonomie lorsqu'il a recommandé au Parlement la création du Conseil des Arts du Canada. Le gouvernement, a-t-il dit, devait soutenir le développement culturel du pays, mais non le contrôler. Depuis, ce principe a été respecté par tous les gouvernements.

Le principe de l'autonomie, établi pour protéger les arts de l'influence de l'État, a aussi deux incidences directes sur la mission dont doit s'acquitter le Conseil. Tout d'abord, il protège les décisions artistiques du Conseil des pressions pouvant être exercées par différentes sources, comme les collègues ou amis des candidats, les organismes partisans ou favorisant des intérêts particuliers (dans le domaine des arts ou dans tout autre domaine), ou les groupes de pression communautaires adoptant une prise de position précise.

Ensuite, il investit le Conseil de la responsabilité de ses politiques, de ses programmes et de ses dépenses. En d'autres termes, c'est le Conseil, et non le gouvernement, qui est tenu de rendre compte de ses activités. En ce qui a trait à ses relations avec le gouvernement, chaque année, par l'intermédiaire du ministre du Patrimoine canadien, le Conseil soumet un rapport d'activités au Parlement, rapport à partir duquel le vérificateur général du Canada effectue un examen des états financiers du Conseil. De plus, le Parlement détermine le montant des crédits alloués au Conseil; le cabinet fédéral nomme, pour une période déterminée, les membres du conseil d'administration; et les comités parlementaires peuvent, à tout moment, inviter le Conseil à venir répondre à leurs questions. Bien entendu, à titre d'organisme autonome appelé à disposer de fonds publics, le Conseil se doit de rendre compte, de façon transparente, de la totalité de ses activités.

Le principe de l'évaluation par les pairs

Au Conseil des Arts du Canada, l'évaluation par les pairs signifie le recours à des artistes et à d'autres types de professionnels oeuvrant dans la discipline visée par les demandes de subventions, qui s'acquittent d'évaluer, de déterminer l'ordre de priorité et de formuler des recommandations concernant l'attribution des subventions. Selon la définition du Conseil, la notion de«pair»désigne les personnes qui, par leurs connaissances, leur expérience et leur ouverture d'esprit, sont en mesure de faire une évaluation équitable et éclairée des mérites artistiques comparatifs de ceux qui sollicitent des subventions. Le processus d'évaluation par les pairs permet ainsi à la communauté des arts de participer directement au travail du Conseil.

De toutes les décisions prises par le Conseil, ce sont celles concernant le choix des artistes, des organismes artistiques et des projets artistiques subventionnés qui, parce qu'elles retiennent l'attention, sont les plus délicates et les plus susceptibles de provoquer la critique. Chaque année, le Conseil reçoit plus de 16 000 demandes de subventions. Il accorde environ 6 000 subventions dont les sommes sont souvent inférieures à celles requises pour la réalisation de ces projets.

Le Conseil considère toutefois que les discussions animées et la contestation sont les résultats naturels d'un processus au sein duquel la compétition est vive. Vu sous un angle favorable, les débats démocratiques au sujet des subventions confirment le pouvoir unique des arts, c'est-à-dire leur capacité de soulever tant les passions que les divergences d'opinions. Le Conseil doit, par conséquent, veiller à se doter de politiques claires et cohérentes afin que l'octroi de ses subventions suive un processus intègre, transparent et équitable.

Le Conseil juge essentiel que :

• les candidats sollicitant des subventions estiment que leur demande, même dans le cas d'un rejet de celle-ci, ait été évaluée par des personnes ayant les connaissances et l'expertise requises pour poser des jugements fondés dans leur discipline artistique respective;

• les artistes et les autres professionnels des arts participant aux comités d'évaluation soient en mesure de défendre la crédibilité, l'honnêteté et l'équité du processus;

• la population et ses représentants au Parlement sachent que le système d'évaluation du Conseil sert l'intérêt public et que ce système constitue le moyen le plus équitable d'évaluer le mérite artistique parce qu'il est régi par des politiques et des procédures appliquées de façon claire et cohérente même si, comme cela est inévitable, les choix qui résultent du processus d'attribution ne peuvent recevoir l'assentiment de chaque individu au sein de la population.

L'évaluation par les pairs : Que signifie-t-elle? Pourquoi le Conseil y a-t-il recours?

Dans son plan stratégique de 1995, le Conseil des Arts du Canada a réaffirmé les trois principes fondamentaux de son fonctionnement :

• le principe de l'autonomie par rapport au pouvoir politique, principe qui lui permet de prendre des décisions artistiques libres de toute ingérence externe;

• le système d'évaluation par les pairs, comme mécanisme décisionnel en matière de subventions;

• l'excellence professionnelle ou le mérite artistique comparatif, en tant que principal critère d'évaluation de ses programmes d'aide.

L'évaluation par les pairs constitue la pierre angulaire du fonctionnement du Conseil. Ce système repose, dans le cadre d'un concours donné, sur le recours à des artistes et à des professionnels des arts pour évaluer les mérites artistiques comparatifs des demandes soumises, pour établir un ordre de priorité parmi les demandes et pour recommander celles méritant d'obtenir une subvention. Chaque année, environ 500 personnes font partie des quelque 120 comités d'évaluation, comités qui, à leur tour, tiennent compte des évaluations de spectacles ou d'oeuvres faites par 200 évaluateurs indépendants.

De façon générale, le Conseil forme, pour presque chacun des concours de ses différents programmes, de nouveaux comités d'évaluation composés de trois à sept membres oeuvrant dans la discipline ou les disciplines des candidats. Le rôle de ces membres est de donner des avis d'expert au Conseil. Ils s'acquittent de ce rôle en évaluant les demandes, en déterminant les priorités de celles-ci selon les objectifs et les critères d'évaluation publiés pour le programme en question, et en recommandant les projets méritant de recevoir une subvention. Ces pairs-évaluateurs n'ont aucun lien avec le Conseil : ils ne font partie ni de son conseil d'administration ni de son personnel. Le système d'évaluation par les pairs offre donc la garantie indubitable que le personnel du Conseil n'exerce aucun contrôle quant à l'attribution des subventions.

Le Conseil s'en remet à l'évaluation par les pairs pour trois raisons :

• Agissant comme dépositaire de fonds publics, le Conseil entend utiliser ses ressources le plus judicieusement possible. À cette fin, il cherche à reconnaître les meilleures demandes, c'est-à-dire celles révélant les artistes les plus prometteurs et les plus novateurs, les projets les plus intéressants, et les organismes artistiques les plus efficaces et les plus méritoires. Toutefois, avant que l'histoire ne puissent témoigner des artistes qui passeront à la postérité, il est extrêmement difficile de déterminer quels sont et seront les meilleurs artistes. Le poète Philip Larkin a d'ailleurs dit qu'il n'y avait rien de plus difficile que de former un jugement, tout approximatif soit-il, sur ses propres artistes contemporains. À cet égard, nul - ni aucun système - ne peut prétendre à l'infaillibilité de son jugement. Le Conseil croit cependant que les personnes dont les connaissances et la perspicacité résultent d'une vaste expérience professionnelle acquise dans leur domaine respectif sont les plus aptes à reconnaître les talents artistiques exceptionnels. L'évaluation par les pairs permet donc au Conseil d'utiliser, avec le plus grand discernement, les ressources financières qu'il reçoit de la population canadienne.

• Le Conseil se porte aussi garant des libertés de pensée et d'expression. Bien qu'il demande aux bénéficiaires de subvention de présenter un rapport d'activités et de rendre compte de l'utilisation de leur subvention, le Conseil a toujours respecté la liberté artistique et, pour cette raison, n'intervient aucunement dans les politiques internes des organismes, les projets des artistes ou le contenu des oeuvres créées ou présentées grâce à son appui. Comme une oeuvre d'art ou une manifestation artistique peut soulever d'intenses sentiments tant d'admiration que de dérision, les arts se ressentent fortement des tensions politiques qu'ils provoquent et des courants qui traversent l'opinion publique. Ainsi, l'évaluation par les pairs protège la diversité d'opinions et la liberté artistique parce qu'elle garantit que le mérite artistique demeure le critère fondamental des décisions du Conseil en matière de subventions.

• L'évaluation par les pairs repose sur un processus collectif de décision : aucune demande n'est jugée par une seule personne et les recommandations des comités d'évaluation résultent d'une décision consensuelle de ses membres. Afin d'éviter que plus d'un comité ne réunisse les mêmes membres, la composition des comités suppose, chaque fois, une nouvelle combinaison d'évaluateurs. La diversité des points de vue ainsi préservée (et activement appuyée par les politiques et les pratiques du Conseil, telles que décrites ci-dessous) protège les artistes de la prépondérance d'une idéologie artistique particulière et assure le caractère démocratique du processus et, conséquemment, de son résultat.

Au Canada et partout ailleurs dans le monde, l'évaluation par les pairs, bien que couramment utilisée par les organismes de financement des arts, représente la méthode d'évaluation privilégiée dans bien d'autres domaines d'activités. C'est, en effet, la méthode qui prévaut le plus souvent pour évaluer le mérite des réalisations créatrices et intellectuelles. Les conseils fédéraux qui subventionnent les sciences et les sciences humaines, les revues médicales et savantes, les organismes d'accréditation professionnelle et les fondations qui octroient des prix pour contributions intellectuelles et créatrices, notamment les prix Nobel et Pulitzer, s'en remettent tous au système d'évaluation par les pairs.

Comment le Conseil choisit-il les pairs-évaluateurs?

Dans le choix de ses pairs-évaluateurs, le Conseil recherche des personnes qui, parce qu'elles possèdent une solide expérience et des compétences professionnelles pertinentes aux critères du programme et à la pratique artistique des candidats évalués, inspirent la crédibilité et la confiance tant aux candidats qu'au Conseil.

L'objectif du Conseil vise à ce que le plus grand nombre possible de personnes qualifiées fasse partie des comités d'évaluation et que ces comités représentent une grande diversité de domaines de spécialisation, de pratiques artistiques, de perspectives régionales et d'horizons culturels. Parmi les autres critères de sélection des membres des comités, figurent une grande ouverture d'esprit, une vision d'ensemble du domaine, une capacité de travailler en équipe et une facilité à communiquer ses idées tout en respectant celles des autres et en demeurant à l'écoute de celles-ci.

La formation des comités de pairs s'effectue avec le souci particulier de tenir compte équitablement des facteurs suivants :

1. La diversité des domaines de spécialisations professionnelles (représentation des gens qui occupent différentes fonctions professionnelles dans le milieu des arts : créateurs, interprètes, administrateurs, directeurs, éditeurs, critiques d'art, professeurs d'art, etc.);

2. La diversité des pratiques artistiques (représentation de différents styles et de différentes conceptions artistiques);

3. La langue (représentation des deux langues officielles et des communautés de langues officielles en situation de minorité);

4. La région (représentation de toutes les régions du Canada);

5. Le sexe (représentation équitable d'hommes et de femmes);

6. L'âge (représentation des différentes«générations»artistiques, c'est-à-dire des jeunes aux moins jeunes professionnels);

7. La diversité culturelle (représentation des artistes et des professionnels des arts issus des diverses communautés ethniques et culturelles du Canada);

8. La participation autochtone (représentation des artistes et des professionnels des arts autochtones du Canada, y compris les communautés Inuit, Métis et des Premières Nations); et

9. La capacité de donner aux discussions leur contexte esthétique.

Le Conseil reconnaît volontiers qu'aucun comité constitué de trois à sept personnes ne peut présenter toutes ces caractéristiques à la fois mais, à plus long terme, il aspire et veille à ce que ses comités satisfassent le plus possible ce principe de représentation équilibrée. À cette fin, il procède annuellement, dans chacun des services des arts, à une revue des comités de pairs et présente au conseil d'administration un rapport annuel sur le processus d'évaluation par les pairs.

Au cours des dernières années, le Conseil a particulièrement insisté sur l'importance d'accroître la participation de la communauté artistique à ses travaux. Ce facteur prioritaire, d'ailleurs clairement défini dans le plan stratégique du Conseil, se traduit par une participation accrue d'artistes de cultures diverses, d'artistes autochtones et d'artistes de toutes les régions du Canada. Afin d'atteindre cet objectif, le Conseil a augmenté le nombre de pairs potentiels inscrits dans sa base de données électronique avec le souci d'y inclure un plus grand nombre d'experts au fait des normes d'excellence en matière de pratiques artistiques au sein de diverses communautés.

Les modifications apportées à la base de données permettent de refléter, dans leur ensemble, la croissance et la diversité des communautés artistiques canadiennes. Les pratiques artistiques se sont considérablement enrichies ces dernières années, non seulement dans les disciplines traditionnelles, mais aussi dans de nouvelles disciplines comme celles du multimédia, de l'interdisciplinarité et de la technologie. Cette diversification des pratiques a aussi entraîné un élargissement du bassin de pairs-évaluateurs.

L'inscription de«nouveaux»pairs, c'est-à-dire de personnes qui n'ont jamais fait partie d'un comité d'évaluation du Conseil, représente une responsabilité particulièrement importante dont s'acquittent les agents de programme. Afin de favoriser la participation de nouveaux pairs, le Conseil a établi une«période d'attente»pour les pairs participants aux différents comités d'évaluation. Règle générale, une personne ne peut faire partie d'un comité d'évaluation plus d'une fois tous les 24 mois. Des exceptions peuvent s'appliquer pour les artistes qui possèdent une expérience professionnelle dans plus d'une discipline, et l'artiste bénéficiant d'une subvention peut aussi faire partie d'un comité d'évaluation.

Le choix des membres des comités d'évaluation constitue donc l'une des plus importantes responsabilités des agents de programme du Conseil. À chacun des concours, les agents choisissent des pairs oeuvrant dans la discipline ou les disciplines visées par le programme ou le domaine de pratique des candidats, en accordant une attention particulière aux neuf facteurs d'équilibre susmentionnés. De plus, les évaluateurs doivent non seulement avoir les connaissances requises par le programme visé, mais ils doivent aussi être en mesure, d'une part, de faire une évaluation juste d'une grande variété de styles et de pratiques artistiques et, d'autre part, de travailler en équipe de façon efficace.

Afin de sélectionner, les membres des comités, les agents consultent la base de données du Conseil. Ils peuvent alors constater quelles sont les personnes ayant récemment fait partie d'un comité ou ayant reçu une subvention. Les agents doivent aussi continuellement chercher à ajouter à cette base les noms de personnes qualifiées afin d'en arriver à une liste de plus en plus complète et représentative de la diversité artistique. Les membres du conseil d'administration et les agents de programme du Conseil, de même que les organismes candidats, proposent régulièrement les noms de personnes possédant les qualités de pair-évaluateur.

À l'occasion, le Conseil demande à une personne, oeuvrant dans le domaine concerné, de procéder à une évaluation d'expert afin d'ajouter une expertise complémentaire au travail du comité d'évaluation (rédiger un rapport à propos d'un spectacle ou d'un scénario, par exemple). Le processus de sélection de ces évaluateurs indépendants s'effectue de la même façon que celui des pairs-évaluateurs.

Comment le Conseil s'assure-t-il que son système d'évaluation par les pairs est équitable et efficace?

Afin de s'assurer d'un fonctionnement efficace, tout système d'évaluation doit reposer sur des politiques et des procédures cohérentes ayant fait l'objet d'un examen attentif. Cette réalité se vérifie particulièrement dans le cas d'évaluations portant sur le mérite artistique et qui, de toute évidence, ne peuvent se réduire à de simples formules.

Le Conseil s'est doté de cinq principaux instruments pour favoriser la bonne marche du processus d'évaluation par les pairs :

• des priorités claires;

• des objectifs compréhensibles pour chaque programme et des critères d'évaluation fondés sur ces objectifs;

• des procédures transparentes et uniformes en cas de conflits d'intérêts;

• des lignes directrices et des politiques précises concernant le caractère confidentiel de l'information;

• des séances de formation continue permettant aux nouveaux employés de se familiariser avec les politiques et les procédures du système d'évaluation par les pairs qui prévaut au Conseil.

De plus, avant la réunion des comités, des documents sont expédiés aux membres afin de leur donner l'information nécessaire sur le processus d'évaluation. Dès la première rencontre du comité, les pairs-évaluateurs connaissent donc déjà les priorités du Conseil, les objectifs du programme visé par l'évaluation, les critères qui serviront à évaluer les demandes, la ligne de conduite à suivre en cas de conflit d'intérêts réel ou apparent, ainsi que les obligations entourant le traitement de l'information confidentielle.

Priorités du Conseil

Lors de l'élaboration de son plan stratégique, le Conseil a adopté les priorités suivantes :

• Le critère primordial énoncé par le Conseil pour l'attribution de subventions est soit l'excellence professionnelle, soit le mérite artistique comparatif.

• L'aide financière accordée par le Conseil aux artistes et aux organismes artistiques encourage surtout la création, la production, la distribution et la diffusion d'oeuvres d'art, notamment d'oeuvres d'artistes canadiens.

• Les priorités spécifiques de l'aide financière accordée par le Conseil concernent les artistes et les organismes artistiques autochtones, les artistes et les organismes artistiques de diverses régions, les communautés de cultures diverses, les oeuvres destinées aux jeunes publics, la diffusion au Canada, la promotion internationale de l'art et des artistes canadiens, les festivals, l'art interdisciplinaire et les nouvelles technologies.

Par ailleurs, dans son plan stratégique, le Conseil a aussi réaffirmé son engagement de soutenir les artistes et les organismes artistiques et de maintenir, en ce qui concerne les programmes spécifiquement destinés aux organismes, un équilibre entre l'aide aux organismes établis et l'aide aux nouvelles initiatives artistiques.

Objectifs des programmes et critères d'évaluation

Chacun des programmes du Conseil dispose d'objectifs qui lui sont propres et de critères d'évaluation établis en fonction de ces objectifs. C'est à partir de ces critères que le comité d'évaluation fonde ses évaluations et formule ses recommandations.

Les subventions accordées aux artistes pour leur travail de création reposent sur deux critères de base :

• le mérite artistique comparatif des réalisations des candidats;

• le mérite artistique du projet que les candidats se proposent d'entreprendre avec l'aide du Conseil.

Les subventions de fonctionnement, les subventions pluriannuelles destinées aux organismes artistiques et les subventions majeures aux projets reposent sur trois grands critères pondérés - c'est-à-dire des critères dont l'importance relative a été déterminée en fonction des fins spécifiques de l'évaluation :

• la valeur artistique comparative ou l'excellence professionnelle représente le critère le plus important et compte, selon le programme, pour 60 à 65 % de l'évaluation totale;

• la contribution au développement des rapports communauté/public (y compris la diffusion, la promotion, le développement de nouveaux publics, les activités d'éducation du public, etc.) compte pour 15 à 20 % de l'évaluation totale;

• la pertinence et la qualité de la régie et de l'administration (y compris la stabilité de la gestion et des finances) représentent de 15 à 20 % de l'évaluation totale.

Gestion des conflits d'intérêts

Comme le système d'évaluation par les pairs consiste, entre autres choses, à choisir des évaluateurs oeuvrant dans le domaine visé par l'évaluation, il est possible que certains évaluateurs entretiennent des rapports avec un ou plusieurs des candidats. Tout conflit d'intérêts, réel ou possible, doit alors être divulgué et le pair-évaluateur concerné doit s'abstenir de participer aux discussions ou aux réunions qui le mettraient en conflit d'intérêts et quitter, pour la durée des discussions, toute réunion à laquelle il se trouverait en conflit d'intérêts.

Le formulaire de déclaration de conflit d'intérêts se trouve à l'intérieur du document intitulé Lignes directrices destinées aux membres des comités d'évaluation (ainsi que des exemples de conflits d'intérêts), que reçoivent les membres du comité. Tous les membres doivent remplir ce formulaire et le remettre le premier jour de la réunion. Les membres du comité qui déclarent être en conflit d'intérêts doivent inscrire, sur leur formulaire, les noms des dossiers faisant l'objet du conflit.

Le formulaire précise qu'un conflit d'intérêts existe ou peut exister lorsque les membres d'un comité d'évaluation :

• doivent évaluer la demande d'un employeur pour lequel ils travaillent à plein temps; celle d'un de leurs clients; ou celle d'un organisme au sein duquel ils siègent au conseil d'administration;

• ont des intérêts financiers directement liés au succès ou à l'échec de la demande;

• doivent évaluer la demande d'un conjoint/partenaire ou d'un membre de leur famille proche;

• doivent évaluer la demande d'un organisme au sein duquel leur conjoint/partenaire ou un membre de leur famille proche travaille comme cadre, contractuel ou, encore, oeuvre au sein du conseil d'administration;

• jugent qu'ils ne peuvent, pour toute autre raison, évaluer objectivement une demande.

Caractère confidentiel de l'information

Les membres du comité doivent considérer confidentiels le contenu des demandes et les délibérations du comité. Ils ne doivent ni divulguer les informations que renferment les dossiers des candidats ni en discuter en dehors de la réunion. Le nom des candidats qui ont participé au concours, ceux à qui l'octroi d'une subvention a été recommandée ainsi que les commentaires de chacun des membres du comité constituent également des renseignements confidentiels.

Le Conseil publie, en temps opportun, le nom de ceux qui ont reçu une subvention pour chacun des programmes et a pour principe de ne jamais révéler l'identité des candidats non retenus.

Comment le Conseil se prépare-t-il aux réunions des comités d'évaluation?

Quand les demandes de subventions arrivent au Conseil des Arts du Canada, les agents de programme vérifient si elles sont complètes. Ils déterminent si les candidats et les projets satisfont aux critères d'admissibilité du programme visé par la demande et n'expédient aux membres des comités que les demandes admissibles. Les questions liées à l'évaluation de l'admissibilité ainsi que celles concernant les priorités, les politiques, les objectifs et les critères d'évaluation des programmes demeurent la responsabilité du Conseil. Les comités d'évaluation ont, eux, la responsabilité d'examiner les demandes d'évaluation selon les politiques, les objectifs et les critères des différents programmes. Les agents n'interviennent pas dans l'évaluation du mérite artistique, puisque cette responsabilité incombe aux comités d'évaluation.

Une fois l'admissibilité déterminée, les agents choisissent les membres du comité en tenant compte des qualités recherchées chez le pair-évaluateur et des neuf facteurs d'équilibre susmentionnés, puis ils soumettent la liste établie à leur chef de service. Les demandes admissibles sont photocopiées, compilées et expédiées sous forme de cahier aux membres du comité afin qu'ils puissent procéder à l'examen des demandes avant la réunion du comité. De plus, toujours avant la réunion, les membres reçoivent également le document intitulé Lignes directrices destinées aux membres des comités d'évaluation à l'intérieur duquel se trouvent le formulaire de déclaration de conflit d'intérêts, ainsi que l'information concernant les priorités du Conseil, les objectifs et les critères d'évaluation du programme visé par l'évaluation. Pour les programmes d'aide aux organismes, la documentation peut aussi contenir des fiches sur les profils des organismes (fiches préparées par les organismes eux-mêmes) ainsi que des feuillets de renseignements sur le programme (feuillets préparés par les agents).

Comment se déroulent les réunions des comités d'évaluation?

Quand les comités se réunissent pour discuter et pour évaluer les mérites relatifs des demandes, les discussions sont présidées par les agents de programme ou les chefs de service. Les membres du comité remettent leur formulaire de déclaration de conflit d'intérêts au début de la réunion. Les agents commencent par renseigner brièvement les membres du comité sur leurs responsabilités et sur la façon dont se déroulera la réunion : ils passent alors en revue les priorités du Conseil, l'orientation stratégique du programme visé ainsi que les objectifs et les critères de ce programme.

Les membres du comité évaluent ensuite chacune des demandes en fonction des critères d'évaluation et des priorités du Conseil. Ils examinent aussi, lisent, visionnent ou écoutent les documents présentés à l'appui des demandes (diapositives pour les artistes en arts visuels, bandes audio pour les compositeurs, etc.). S'il y a lieu, ils prennent connaissance des évaluations écrites des évaluateurs indépendants. (Les membres du comité reçoivent des renseignements sur le processus de sélection des évaluateurs, le nombre d'évaluations soumises au comité et les méthodes d'évaluation suivies. Les candidats qui soumettent une demande au Conseil peuvent aussi recevoir la liste des critères d'évaluation. Lorsque des évaluations sont menées par des évaluateurs externes ou des membres du personnel, les critères sur lesquels reposent ces évaluations sont aussi publiés.) Chacune des demandes fait l'objet d'une discussion et, au terme de la réunion, le comité s'entend pour classer les demandes par ordre de priorité et pour formuler des recommandations au sujet de l'attribution des subventions.

Selon le programme et le nombre de demandes, les réunions durent d'un à six jours. Les membres reçoivent une rétribution de 250 $ par jour de réunion, ainsi que le remboursement d'un montant raisonnable pour leur frais de transport, l'hébergement et les repas.

Au cours de la réunion, les évaluateurs sont libres de travailler dans l'une ou l'autre des langues officielles. Au besoin, les agents traduisent les commentaires de certains membres afin d'assurer une excellente communication. Pour bon nombre de comités bilingues (c'est-à-dire tous les comités à l'exception de ceux examinant les demandes des programmes du Service des lettres et édition et du Service du théâtre parce que ces services disposent de différents comités pour chacune des langues), des résumés de l'information contenue dans les demandes sont soumises en français et en anglais.

Les agents président les réunions et, à ce titre, ils doivent établir les conditions menant à une évaluation sérieuse, équitable et reflétant une ouverture d'esprit. Ils doivent, pour chacune des demandes, gérer le processus d'évaluation, s'assurer que chacune des demandes est évaluée en fonction des critères spécifiques du programme concerné (s'il y a lieu, que les valeurs pondérées des critères sont respectées) et veiller à ce que tous les candidats soient traités de façon équitable. Ils doivent en outre gérer les conflits d'intérêts et s'assurer du respect des directives. Les agents encouragent la participation de chacun des évaluateurs et les assistent en ce qui concerne le classement et les recommandations afin que ces derniers parviennent à un jugement consensuel. Le rôle des agents n'est pas de discuter du mérite artistique des demandes mais de fournir, au besoin, des données ponctuelles ou contextuelles, notamment sur les contextes national et régional d'un programme particulier, lorsque les membres du comité le requièrent.

Enfin, les agents notent les décisions des comités et les subventions recommandées, les consignent dans un dossier et s'assurent auprès des membres que le dossier reflète fidèlement les vues du Comité. Les membres attestent de l'exactitude du dossier en y apposant leur signature.

À la fin de la réunion, dans le but de protéger le caractère confidentiel des discussions, les membres rendent tous leurs cahiers de travail (photocopies des demandes) afin que ceux-ci soient détruits.

Que se passe-t-il après les réunions des comités d'évaluation?

Après les réunions des comités, les agents de programme préparent la documentation interne qui sera nécessaire à l'obtention de l'approbation des subventions recommandées par ces comités. C'est au conseil d'administration du Conseil des Arts du Canada que revient le pouvoir d'approuver les subventions. Afin de s'assurer de l'efficacité du processus, le conseil d'administration a délégué cette responsabilité au directeur du Conseil en ce qui concerne les subventions de 60 000 $ et moins. Les décisions du conseil d'administration et du directeur reposent sur les recommandations des comités d'évaluation. L'approbation d'une subvention peut être refusée dans les cas de non-respect des procédures ou des politiques établies par le Conseil.

Une fois les approbations obtenues, les agents préparent les lettres et les documents connexes avisant les candidats des résultats du concours et de la décision prise en ce qui a trait à leur demande.

Les membres des comités sont aussi invités à formuler des observations au sujet du concours ainsi que sur les façons d'améliorer le processus. Ils sont libres de critiquer tous les aspects du processus dans leur réponse écrite. Ils peuvent aussi soumettre, de façon plus formelle, des observations écrites à la direction du Conseil. En consultation avec le président et le conseil d'administration, la direction fournira, dans un délai de 45 jours, une réponse détaillée au comité.

En ce qui a trait aux organismes artistiques, le Conseil formule des observations qui reflètent la décision consensuelle et fondée sur les critères du programme, qu'a prise le comité d'évaluation. Le Conseil croit qu'il est bon de communiquer ces renseignements lorsqu'ils peuvent aider les organismes à se développer ou à s'améliorer et, bien entendu, dans la mesure où le Conseil possède les ressources nécessaires pour le faire. Toutefois, parce que le volume extrêmement élevé des demandes rend impossible des commentaires critiques détaillés, des commentaires écrits ne sont pas systématiquement communiqués aux artistes.

Cependant, les candidats qui désirent obtenir plus de précisions sur un concours sont priés de communiquer avec les agents du programme visé par le concours. Ces derniers (plutôt que les membres des comités d'évaluation) ont la responsabilité d'assurer le suivi auprès des candidats et de répondre à toutes autres personnes voulant discuter d'un concours. Si un candidat estime qu'il y a eu vice de procédure ou que les employés du Conseil n'ont pas respecté les politiques en vigueur au Conseil, il peut déposer une demande officielle d'examen par la direction du Conseil des Arts du Canada et par le président au nom du conseil d'administration. Le processus prend 45 jours.

Pour la plupart des programmes du Conseil, les candidats non retenus lors d'un concours peuvent soumettre une demande au concours suivant. Les demandes seront alors évaluées par un comité différent composé de nouveaux membres et seront comparées aux demandes d'un nouveau groupe de candidats.

Le Conseil est assujetti aux lois fédérales de la Loi sur l'accès à l'information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels, et ces lois ont des répercussions directes sur le système d'évaluation :

• Les individus et les organismes ont le droit de demander l'information les concernant et apparaissant dans les dossiers du Conseil. Il peut s'agir de documents dans les dossiers des candidats, d'évaluations artistiques écrites sur le travail des candidats ou de données électroniques au sujet des candidats.

• Lorsqu'un individu ou un organisme demande un document renfermant des mentions identifiables concernant d'autres parties - d'autres artistes ou d'autres organismes artistiques ou évaluateurs externes indépendants, par exemple - ces mentions sont retranchées du document avant que celui-ci ne soit communiqué au demandeur, et ce, dans le but de protéger la vie privée de ces autres parties.

Définition du pair idéal

Bien que la discussion au sujet du pair idéal ne soit pas close, on peut cependant dire que celui-ci est un artiste ou un professionnel des arts dont l'expérience témoigne d'un profond engagement envers son domaine de spécialité artistique et d'une participation active au développement et à l'avancement de l'expression artistique.

Le pair idéal aspire à un brillant avenir pour sa discipline artistique et apporte aux délibérations avec les autres pairs une générosité d'esprit, une facilité d'expression, de grandes aptitudes d'écoute, ainsi qu'une constante disponibilité à comprendre le changement et la complexité des sujets en raison des différents points de vue auxquels il est appelé à être exposé, en théorie comme en pratique.

Le pair idéal connaît très bien les artistes, les professionnels des arts et les organismes artistiques de sa région, et jouit de la considération des pairs de la communauté des arts. Il comprend la diversité des pratiques culturelles, les débats critiques, les thèmes et les questions importantes de son domaine, ainsi que l'aspect pluraliste de la communauté des arts en général.

Tout en ayant sur l'esthétique des idées précises qu'il sait défendre sans causer de conflit, le pair idéal a énormément de respect pour le processus d'attribution des subventions, est ouvert aux conseils et avis de ses collègues pairs, et travaille à l'obtention d'un consensus s'il y a désaccord. Le pair idéal lit et analyse de façon réfléchie toutes les lignes directrices, les critères des programmes et les autres documents qui lui sont acheminés avant la réunion, il fait état de tout conflit d'intérêts (apparent ou autre) et respecte, en tout temps, les caractères confidentiels des documents et des délibérations.

Grâce à son expérience, le pair idéal comprend comment appliquer les critères des programmes au processus d'évaluation et il exprime ouvertement toute inquiétude qu'il ressent quant au respect de ce processus.

Le pair idéal soutient sincèrement et profondément tous les artistes, professionnels des arts et organismes artistiques, indépendamment de leur degré d'expérience. Il sait comprendre et apprécier les contextes dans lesquels les artistes-candidats travaillent et créent, et le rôle joué par les professionnels et les organismes artistiques dans le développement et la diffusion des arts.

Comment peut-on obtenir plus d'informations sur les résultats des concours?

Les résultats des concours sont affichés sur le site web du Conseil des Arts du Canada. On peut aussi consulter la liste des membres des comités d'évaluation sur le site web.

Le Conseil des Arts du Canada
350, rue Albert, C. P. 1047
Ottawa (Ontario) K1P 5V8
Téléphone : (613) 566.4414 ou 1 800 263.5588

 

Révisé par le conseil d'administration du Conseil des Arts du Canada

Novembre 2002