2.1 Gouvernance et processus décisionnel
2.2 Possibilités de financement des IRSC
2.3 RechercheNet
2.4 Recommandations des comités
2.5 Confidentialité
2.6 Conflit d'intérêts
2.7 Préjugés
5 Lignes directrices pour les membres des comités des bourses salariales
5.1 Rapports des examinateurs externes
5.2 Conseils pour préparer un examen
6.1 Séquence des étapes pour l'examen de chaque demande
6.2 Normes des comités
6.3 Revue de la réunion
6.4 Présence
6.5 Formalités à la fin de la réunion
6.6 Après la réunion du comité
Directives pour l'évaluation des demandes d'appui salarial
Déroulement de l'évaluation de chaque demande
Le mandat des Instituts de recherche en santé du Canada (IRSC) est le suivant :
« Exceller, selon les normes internationales reconnues de l'excellence scientifique, dans la création de nouvelles connaissances et leur application en vue d'améliorer la santé de la population canadienne, d'offrir de meilleurs services et produits de santé et de renforcer le système de santé au Canada. »
Pour s'assurer de l'excellence de la recherche financée par les IRSC, les demandes de financement de travaux de recherche présentées aux IRSC font l'objet d'un examen par les pairs. Le processus d'examen par les pairs est effectué par les comités composés d'experts scientifiques (comités de subventions) qui couvrent les quatre axes de la recherche en santé (recherche biomédicale, recherche clinique, recherche sur les systèmes et les services de santé et recherche sur la santé publique et des populations). Ce document vise à informer les candidats et les membres de ces comités de subventions à propos des politiques et des procédures des IRSC.
Le conseil d'administration (CA) des IRSC a décidé d'appliquer la recommandation du Comité d'examen international de créer un comité unique chargé de rendre compte de toutes les décisions relatives à la recherche aux IRSC. Le Comité de la recherche et de l'application des connaissances (CRAC) a reçu la mission d'élaborer la stratégie de recherche et d'application des connaissances des IRSC, de la mettre en oeuvre et d'en faire rapport, en conformité avec la Loi sur les IRSC et les grandes orientations stratégiques établies par le conseil d'administration. Cela comporte également l'approbation du financement pour toutes les initiatives de recherche et d'application des connaissances.
Les IRSC financent la recherche à l'aide de concours stratégiques et de concours ouverts. Les concours ouverts sont des concours où les propositions sont acceptées dans tous les domaines de la recherche en santé. Les concours stratégiques sont parrainés par les IRSC ou par un ou plusieurs de leurs instituts, et les appels de demandes portent sur des secteurs précis de la recherche en santé. Les possibilités de financement des IRSC sont affichées régulièrement, deux fois par année. En général, il faut suivre les mêmes politiques et procédures pour les deux types de concours, sauf si l'appel de demandes spécifie autre chose.
Les IRSC ont instauré l'utilisation de documents électroniques dans le processus d'examen de certaines possibilités de financement (p. ex. bourse de recherche au doctorat (BRD)). Les candidats présentent leur demande par voie électronique et ont ensuite accès aux évaluations et aux décisions grâce à un site Web sécurisé (RechercheNet), qui a été mis au point expressément à cette fin. De la même façon, les examinateurs internes et externes peuvent afficher leurs évaluations sur le site, et les membres des comités ont accès aux évaluations externes dès qu'elles y sont affichées.
La tâche première des comités de bourses des IRSC consiste à examiner les demandes de financement soumises pour un concours donné, à leur attribuer une cote selon un ordre de priorité et à recommander les sommes devant être accordées pour soutenir la recherche, si la demande est acceptée.
Les recommandations des comités d'examen par les pairs sont d'abord étudiées par le Sous-comité des programmes et de l'examen par les pairs (SPEP) du Comité de la recherche et de l'application des connaissances (CRAC), qui fait ensuite des recommandations de financement au CRAC. Le CRAC approuve le financement de toutes les initiatives de recherche et d'application des connaissances et examine les rapports sur les décisions de financement dans le cadre des initiatives stratégiques des instituts, qui sont prises par le directeur scientifique de l'institut concerné.
Les comités doivent porter à l'attention des IRSC les demandes qui soulèvent des questions jugées importantes, notamment sur le plan de l'éthique, de la sécurité des laboratoires, de l'admissibilité, de la conformité aux politiques des IRSC ou du chevauchement avec d'autres types de financement, etc. Cependant, ces considérations ne doivent pas empêcher un comité d'évaluer une demande qui lui est assignée et, à moins d'avoir une incidence particulière sur sa valeur scientifique, ne doivent pas influer sur la cote attribuée. Les IRSC tiendront compte de ces commentaires au moment de décider si la bourse est financée ou pas.
Tous les documents et tous les renseignements obtenus au cours de l'examen par les pairs des IRSC sont soumis aux dispositions de la Loi sur l'accès à l'information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Par conséquent, ceux-ci et les discussions correspondantes doivent être traités de manière strictement confidentielle et ne peuvent pas être utilisés à des fins autres que celles auxquelles ils étaient prévus au départ. Les membres/évaluateurs des comités doivent s'abstenir de divulguer aux candidats et aux examinateurs des renseignements sur la demande de bourse, sur ses chances de succès ou ses risques d'échec. Toutes les demandes de renseignements ou d'information sur une demande ou un rapport d'arbitre doivent être transmises à la Direction du développement de la capacité en recherche.
De par la loi, le candidat a accès à son dossier et, conséquemment, tous les documents utilisés dans l'évaluation de la demande sont à sa disposition une fois qu'il a été avisé de la décision des IRSC. Les IRSC ne révéleront pas au candidat le nom des examinateurs. Toutefois, la liste des membres du comité d'examen par les pairs sera publiée sur le site Web des IRSC 60 jours après l'approbation du financement par le CRAC dans le cadre d'un cycle de concours, et sera incluse à la brochure des IRSC intitulée « La force des bénévoles » .
Pour préserver la confidentialité, il faut des garanties procédurales. Tous les documents liés au processus d'examen par les pairs doivent être conservés de façon sécuritaire pour prévenir tout accès non autorisé. Ils doivent être transmis par des technologies et des moyens sûrs. Quand ces documents ne sont plus nécessaires, ils doivent être détruits à l'aide d'une méthode sûre, soit en les brûlant, en les déchiquetant ou en les retournant aux IRSC.
Les IRSC doivent veiller à ce que leurs décisions soient non seulement justes et objectives, mais qu'elles soient également perçues comme telles. Aucun membre de comité ne doit participer à une évaluation s'il se trouve en situation de conflit d'intérêts. Ainsi un membre de comité qui :
doit déclarer le conflit d'intérêts et quitter la salle lorsqu'une telle demande est sur le point d'être examinée. Il appartient au président du comité de trancher les questions d'incertitude. Le président doit se conformer aux mêmes directives en matière de conflit d'intérêts que les autres membres du comité.
Tous les membres du comité doivent consentir, lorsqu'ils se joignent au comité, à se conformer à la Politique sur la confidentialité et les conflits d'intérêts. Selon le concours, on demande aux membres de signer un formulaire ou d'effectuer la tâche dans RechercheNet.
La discrimination ou le préjugé fondé sur l'âge, la nationalité, le sexe ou d'autres facteurs est inacceptable. De plus, les candidats sont encouragés à fournir des détails au sujet de toute interruption de leur carrière (p. ex. congé de maladie ou congé parental). Les évaluateurs devraient ainsi mieux comprendre la situation particulière de chaque candidat, et être plus à même d'évaluer les demandes de façon juste et sans préjugé.
Le président du comité est directement responsable auprès des IRSC du fonctionnement harmonieux, efficace et objectif du comité, conformément aux politiques des IRSC. Il ou elle instaure un climat positif, constructif et équitable dans lequel les demandes seront évaluées. Le succès du système d'examen par les pairs dépend essentiellement de la volonté et de la capacité de tous les membres des comités d'être justes et raisonnables, d'exercer un jugement scientifique rigoureux, et de comprendre et de prendre en considération, de façon équilibrée, la situation particulière de chaque demande.
Le président doit connaître les politiques qui affectent les procédures des comités de bourses des IRSC. Il devrait en outre s'assurer que :
Veuillez prendre note qu'un délégué est nommé à titre de président dans le cas d'un conflit d'intérêts.
Un coordonnateur de l'exécution des programmes des IRSC, qui agit en tant que secrétaire de séance, assiste à toute la réunion. Un membre du personnel cadre des IRSC peux être aussi présent, habituellement au début et à la fin de la réunion, pour discuter de préoccupations particulières au sujet des politiques ou des procédures des IRSC.
Le personnel des IRSC :
Cette section s'applique aux programmes/comités suivants :
La responsabilité première des comités des bourses salariales des IRSC est d'évaluer chaque candidat en se fondant sur trois niveaux d'évaluation :
Les demandes de nouveaux chercheurs et de cliniciens-chercheurs (étape 2) peuvent être examinées par un ou jusqu'à quatre examinateurs externes. Les arbitres reçoivent un exemplaire complet de la demande à examiner. Si le candidat a présenté une demande de subvention en même temps que sa demande de nouveau chercheur, seule la demande de subvention est présentée aux examinateurs externes, et les rapports remis aux comités de bourses ne contiennent donc que les examens de la demande de subvention.
Il se peut que des membres du comité soient invités à se pencher sur des demandes dont le champ de recherche ne cadre pas vraiment avec leur propre spécialisation. Les évaluateurs peuvent alors consulter un collègue (habituellement de leur établissement) au sujet d'une demande particulière, en gardant à l'esprit le caractère confidentiel du processus d'examen.
Les demandes à évaluer seront assignées aux membres du comité à titre de premier ou second évaluateur. Dans la préparation de leur examen, les membres du comité sont invités à se reporter aux Lignes directrices pour l'évaluation des demandes d'appui salarial (voir Annexe 2). Le comité sera ainsi plus en mesure de se faire une opinion fondée sur des critères objectifs et bien définis. Les évaluateurs devraient commencer par leur évaluation de la demande. L'évaluation est l'élément de l'examen qui devrait vraisemblablement avoir le plus d'impact sur la décision du comité; par conséquent, les évaluateurs devraient être clairs et concis. Les évaluateurs devraient terminer par un résumé de leur évaluation. Ce résumé ne doit pas dépasser de 150 à 200 mots et peut prendre la forme d'une liste.
Les évaluateurs peuvent se reporter aux évaluations des examinateurs externes, mais ils doivent tenir compte du fait que le candidat aura accès au rapport des examinateurs externes. C'est pourquoi les évaluateurs ne devraient pas répéter les énoncés des examinateurs externes. Si les évaluateurs ne sont pas d'accord avec les examinateurs externes, ils doivent en indiquer clairement la raison. Enfin, les évaluateurs doivent préparer une brève (60 à 100 mots) explication de leur recommandation, qui doit être énoncée de manière explicite. Les évaluateurs doivent éviter les énoncés ou même les mots qui peuvent être interprétés comme étant personnels, émotifs ou dédaigneux. Veuillez noter que les examens seront envoyés au candidat.
Deux considérations générales :
En plus d'examiner les demandes qui lui sont assignées, chaque membre de comité doit avoir lu toutes les demandes avant la réunion du comité, et être prêt à participer à l'étude de chacune de ces demandes.
Pour assurer l'uniformité, les IRSC s'attendent à ce que les comités adhèrent à une échelle commune. Il est particulièrement important que les comités utilisent toute l'échelle et appliquent la même convention dans l'attribution des cotes. À cette fin, l'échelle et les descripteurs suivants devraient être utilisés :
| Descripteur | Intervalle* | Résultat |
|---|---|---|
| Exceptionnelle | 4,5 - 4,9 | Admissible au financement - sera discutée par le comité |
| Excellente | 4,0 - 4,4 | |
| Très bien | 3,5 - 3,9 | |
| bon* | 3,0 - 3,4 | Non financée - peut être discutée par le comité |
| moyenne | 2,0 - 2,9 | |
| Sous la moyenne | 1,0 - 1,9 | |
| innaceptable | 0 - 0.9 |
* Seules les demandes cotées 3,5 et plus sont admissibles au financement des IRSC. L'intervalle de 3,0 à 3,4 devrait être utilisé pour les demandes qui, bien qu'elles soient bonnes, ne sont pas jugées comme étant une haute priorité de financement des IRSC. Veuillez noter que les demandes cotées de 3,0 à 3,4 ne sont pas admissibles au financement des IRSC, ni dans le cadre de programmes de partenariat, et ces demandes peuvent faire l'objet de discussions ou non par le comité.
On s'attend à ce que les comités travaillent de manière plus uniforme s'ils suivent des procédures définies. La séquence des étapes pour l'examen de chaque demande est résumée à l'Annexe 3, et présentée plus en détails ci-après :
Si un comité estime que ses normes ne sont pas demeurées constantes pendant toute la durée de la réunion, le président peut reprendre la discussion sur une ou quelques demandes. Lorsqu'une demande est reconsidérée, tout membre du comité en conflit d'intérêts doit à nouveau quitter la pièce. Après la discussion, les deux évaluateurs internes s'entendent sur une cote et les autres membres votent comme plus tôt.
La revue finale de l'ensemble de la réunion et une discussion sur la façon de procéder constitue une étape essentielle de toute réunion de comité. Les membres des comités doivent donc rester jusqu'à la fin et faire leurs arrangements de voyage en conséquence.
L'absence d'un membre de comité d'une réunion prévue peut sérieusement mettre en péril le travail du comité. Par conséquent, il est tenu pour acquis de part et d'autre que les personnes qui ont accepté de faire partie d'un comité des IRSC seront présentes à toutes ses réunions. En cas d'imprévu de dernière minute, c'est la responsabilité du membre en question de faire parvenir aux IRSC les formulaires d'évaluation remplis afin que le comité puisse les avoir à sa disposition au début de la réunion.
Après la réunion, le personnel des IRSC calcule la cote moyenne de chaque demande à partir de toutes les feuilles de notation remplies, sauf celles du président. Les demandes sont ensuite classées par ordre de priorité, selon la cote qui leur a été attribuée. Selon le budget disponible, les IRSC décident ensuite du seuil (la cote) minimum auquel les demandes seront financées.
Directives pour l'évaluation des demandes d'appui salarial
Les demandes seront évaluées par rapport à trois domaines généraux, décrits ci-après, en tenant compte du stade de la carrière du candidat et de toute interruption dans sa carrière. Les critères particuliers servant à évaluer une demande peuvent varier d'une discipline à l'autre (p. ex. l'influence de la recherche sur la politique de la santé peut ne pas être pertinente dans l'évaluation d'une demande en sciences fondamentales ou biomédicales). De même, les critères varieront en fonction du stade de la carrière (p. ex. la reconnaissance internationale peut ne pas être pertinente lorsqu'il s'agit d'une demande de nouveau chercheur). Vos commentaires devraient inclure des remarques positives de même que des critiques constructives.
1. Dossier
2. Proposition à l'étude
3. Environnement et soutien
4. Résumé de l'évaluation
L'évaluateur doit présenter un résumé de l'ensemble de la demande, en mettant en relief ses points forts et ses points faibles. Le résumé a pour but d'aider les candidats à comprendre l'évaluation qu'ils ont reçue et leur classement au concours.
La cote numérique ne doit pas être inscrite sur votre examen
| 1. Les examinateurs internes annoncent leurs cotes |
| 2. Triage : Examen terminé si deux évaluateurs attribuent une cote de 2,9 ou moins à la demande, si les examinateurs externes sont relativement d'accord et si les autres membres du comité ne s'y opposent pas les membres du comité ne votent pas la cote est calculée selon la moyenne de la cote attribuée par les deux évaluateurs externes les membres votants inscrivent « T » sur leurs feuilles de cotation |
| 3. Évaluateurs internes : résument juste assez la demande pour la présenter considèrent les forces et les faiblesses |
| 4. Examinateurs externes (s'il y a lieu) : les évaluateurs internes présentent les commentaires des examinateurs externes |
| 5. La discussion concernant la demande devrait porter sur : les différences de point de vue entre les évaluateurs les facteurs qui influencent les cotes |
| 6. Le président résume les conclusions de la discussion : forces et faiblesses le président peut préparer une brève note à l'intention du candidat |
| 7. Cote consensuelle établie par les évaluateurs externes : utilisez toute l'échelle; vérifiez l'uniformité par rapport aux demandes antérieures; si on ne peut pas arriver à un consensus, on utilise la moyenne des cotes attribuées par les évaluateurs externes |
| 8. Cotes individuelles : cote à +/- 0,5 de la cote consensuelle proposée par les évaluateurs externes vote confidentiel les évaluateurs internes ne sont pas liés par la cote consensuelle |
| 9. Questions à signaler (si nécessaire) : admissibilité éthique cellules souches humaines |
Passez en revue les cotes consensuelles, et si le comité estime que les normes n'ont pas été appliquées de manière uniforme dans tout le processus, il est permis de réétudier une ou quelques demandes. Tout membre du comité ayant un conflit d'intérêts doit à nouveau quitter la pièce. Après la discussion, la cote consensuelle est établie par les deux évaluateurs internes et le vote se poursuit comme avant.
Révision : Septembre 2007
