1. Introduction
2. Considérations générales
2.1 Gouvernance et processus décisionnel
2.2 Possibilités de financement des IRSC
2.3 RechercheNet
2.4 Recommandations des comités
2.5 Confidentialité
2.6 Conflit d'intérêts
2.7 Types de demandes
2.7.1 Différences entre les subventions de projets et les subventions de fonctionnement programmatiques
3. Résumé du processus d'examen des demandes de subvention
4. Rôle des dirigeants des comités
4.1 Présidents et agents scientifiques
4.2 Président
4.3 Agent scientifique
4.3.1 Notes de l'agent scientifique
4.4 Personnel des IRSC
5. Le processus d'évaluation
6. L'évaluation des demandes
6.1 Le rapport des examinateurs internes
6.2 Facteurs afférents à l'évaluation
6.3 Rôle de l'examinateur de la collectivité
7. La cotation
8. Détermination du budget
8.1 Personnel de recherche
8.2 Stagiaires
8.3 Matériel, fournitures, services et déplacements
8.4 Budget de fonctionnement annuel de base
8.5 Achat d'appareils
8.6 Chevauchement avec d'autres sources de financement
9. Durée de l'aide apportée
Le mandat des Instituts de recherche en santé du Canada (IRSC) est le suivant :
« Exceller selon les normes internationales reconnues d'excellence scientifique, dans la création de nouvelles connaissances et leur application en vue d'améliorer la santé de la population canadienne, d'offrir de meilleurs produits et services de santé et de renforcer le système de santé au Canada . »
Pour s'assurer de l'excellence de la recherche financée par les IRSC, les demandes de financement de travaux de recherche présentées aux IRSC font l'objet d'un examen par les pairs. Le processus d'examen par les pairs est effectué par les comités composés d'experts scientifiques (comités de subventions) qui couvrent les quatre axes de la recherche en santé (recherche biomédicale, recherche clinique, recherche sur les systèmes et les services de santé et recherche sur la santé publique et des populations). Ce document vise à informer les candidats et les membres de ces comités de subventions à propos des politiques et des procédures des IRSC.
Le conseil d'administration (CA) des IRSC a décidé d'appliquer la recommandation du Comité d'examen international de créer un comité unique chargé de rendre compte de toutes les décisions relatives à la recherche aux IRSC. Le Comité de la recherche et de l'application des connaissances (CRAC) a reçu la mission d'élaborer la stratégie de recherche et d'application des connaissances des IRSC, de la mettre en oeuvre et d'en faire rapport, en conformité avec la Loi sur les IRSC et les grandes orientations stratégiques établies par le conseil d'administration. Cela comporte également l'approbation du financement pour toutes les initiatives de recherche et d'application des connaissances.
Les IRSC financent la recherche à l'aide de concours stratégiques et de concours ouverts. Les concours ouverts sont des concours où les propositions sont acceptées dans tous les domaines de la recherche en santé. Les concours stratégiques sont parrainés par les IRSC ou par un ou plusieurs de leurs instituts, et les appels de demandes portent sur des secteurs précis de la recherche en santé. Les possibilités de financement des IRSC sont affichées régulièrement, deux fois par année. En général, il faut suivre les mêmes politiques et procédures pour les deux types de concours, sauf si l'appel de demandes spécifie autre chose.
Les IRSC ont instauré l'utilisation de documents électroniques dans le processus d'examen de certaines possibilités de financement (p. ex. le Programme de subventions de fonctionnement (PSF)). Les candidats présentent leur demande par voie électronique et ont ensuite accès aux évaluations et aux décisions grâce à un site Web sécurisé (RechercheNet), qui a été mis au point expressément à cette fin. De la même façon, les examinateurs internes et externes peuvent afficher leurs évaluations sur le site, et les membres des comités ont accès aux évaluations externes dès qu'elles y sont affichées.
La tâche première des comités de subventions des IRSC consiste à examiner les demandes de financement soumises pour un concours donné, à leur attribuer une cote selon un ordre de priorité et à recommander les sommes devant être accordées pour soutenir la recherche, si la demande est acceptée.
Les recommandations des comités d'examen par les pairs sont d'abord étudiées par le Sous-comité des programmes et de l'examen par les pairs (SPEP) du Comité de la recherche et de l'application des connaissances (CRAC), qui fait ensuite des recommandations de financement au CRAC. Le CRAC approuve le financement de toutes les initiatives de recherche et d'application des connaissances et examine les rapports sur les décisions de financement dans le cadre des initiatives stratégiques des instituts, qui sont prises par le directeur scientifique de l'institut concerné.
Les comités doivent porter à l'attention des IRSC les demandes qui soulèvent des questions jugées importantes, notamment sur le plan de l'éthique (humain ou animal), de la sécurité des laboratoires, de l'admissibilité du candidat ou de l'établissement, de la conformité aux politiques des IRSC ou du chevauchement avec d'autres types de financement, etc. Cependant, ces considérations ne doivent pas contraindre un comité à ne pas évaluer une demande et, à moins d'avoir une incidence particulière sur sa valeur scientifique, ne doivent pas influer sur la cote attribuée. En ce qui a trait aux questions liées à l'éthique, elles seront portées à l'attention de l'établissement de recherche, que la demande soit acceptée ou non.
Tous les renseignements contenus dans les formulaires de demandes, dans les évaluations internes et externes et qui proviennent des discussions des comités sont strictement confidentiels. Les membres des comités doivent s'abstenir de divulguer aux candidats et aux examinateurs des renseignements sur la demande de subvention, sur ses chances de succès ou ses risques d'échec. Toutes les demandes de renseignements concernant l'examen d'une demande ou les rapports d'évaluation doivent être transmises au personnel, dans le Portefeuille de la recherche aux IRSC, responsable du comité concerné.
De par la loi, le candidat a accès à son dossier et, conséquemment, tous les documents utilisés dans l'évaluation de la demande sont à sa disposition une fois qu'il a été avisé de la décision des IRSC. Les IRSC ne révéleront pas au candidat le nom des examinateurs. Toutefois, la liste des membres du comité d'examen par les pairs sera publiée sur le site Web des IRSC 60 jours après l'approbation du financement par le CRAC dans le cadre d'un cycle de concours, et sera incluse à la brochure des IRSC intitulée « La force des bénévoles ».
Les IRSC doivent veiller à ce que leurs décisions soient non seulement justes et objectives, mais qu'elles soient également perçues comme telles. Aucun membre de comité ne doit participer à une évaluation s'il se trouve en situation de conflit d'intérêts. Par conséquent :
Le président et l'agent scientifique doivent se conformer aux mêmes directives en matière de conflits d'intérêts que les autres membres du comité.
Tous les membres du comité doivent consentir, lorsqu'ils se joignent au comité, à se conformer à la Politique sur la confidentialité et les conflits d'intérêts. Selon le concours, on demande aux membres de signer un formulaire ou d'effectuer la tâche dans RechercheNet.
Les nouvelles demandes, les demandes soumises à nouveau ou les renouvellements de demandes sont généralement étudiées au cours de la même réunion de comité. Ces demandes seront évaluées sur un même « pied d'égalité » parce que le CRAC utilisera les mêmes critères et le même seuil d'approbation dans tous les cas. En jugeant des chances de succès du projet de recherche, on rappelle aux membres du comité de tenir compte des antécédents du candidat en matière de financement et du niveau atteint dans sa carrière et d'accorder, s'il y a lieu, plus ou moins d'importance à son expérience en formation et à son rendement. Les demandes soumises à nouveau peuvent comprendre deux pages de réactions concernant l'évaluation de la demande précédente, et bien que cela puisse être utile, les demandes sont tout de même cotées par rapport aux autres demandes du concours et non sur les améliorations apportées à la demande précédente.
Certaines demandes peuvent avoir été présentées dans le cadre d'un programme de partenariat ou d'une initiative stratégique (p. ex. Partenariat de recherche sur les maladies neuromusculaires, Programme de partenariats régionaux, Annonce de priorités d'un institut, etc.). Ces demandes doivent être étudiées et cotées comme les subventions de fonctionnement régulières, sauf quand des instructions particulières sont fournies. Ces projets seront financés à même une enveloppe séparée ou des mesures seront prises pour faire en sorte que le financement de ces propositions ne compromette pas le financement d'autres demandes faites dans le cadre de concours ouverts évaluées par le même comité.
2.7.1 Différences entre les subventions de projets et les subventions de fonctionnement programmatiques
Les demandes peuvent être soumises dans le but d'appuyer un projet unique ou pour un projet de recherche qui comprend plusieurs projets distincts. Si les programmes sont surtout spécifiques aux applications biomédicales et les projets sont surtout tournés vers les applications dans les services de santé, les deux formats sont acceptables pour tous les domaines de recherches. Les subventions programmatiques diffèrent des subventions de projets sur les points suivants :
Toutes les demandes reçues avant la date limite sont inscrites au concours. Les documents reçus après cette date ne sont pas évalués, à moins qu'ils ne concernent l'acceptation de manuscrits joints auparavant à la demande ou les réponses se rapportant à d'autres demandes présentées par le candidat ou au statut de la nomination du candidat.
Dans les deux semaines qui suivent la date limite, les présidents et les agents scientifiques des comités de subventions se rencontrent pour décider de ce qui suit :
Les assignations tiennent compte des suggestions de comités et d'examinateurs faites par le candidat, mais le président et l'agent scientifique ne sont pas tenus de s'y conformer. Les présidents de comités et les agents scientifiques peuvent proposer que d'autres pairs se joignent à leur comité pour un concours précis ou pour évaluer une ou plusieurs demandes particulières (peut-être par téléconférence) si les membres réguliers du comité n'ont pas l'expertise nécessaire ou s'il y a trop de demandes à évaluer. Lorsqu'un président ou un agent scientifique a assigné une demande à un comité, ce dernier est tenu de l'évaluer.
Le personnel des IRSC fait ensuite parvenir les demandes aux examinateurs externes au besoin et aux examinateurs du comité. Les examinateurs internes et les examinateurs externes reçoivent de quatre à six semaines avant la date de réunion les copies intégrales des demandes qui leur ont été assignées. Chaque membre de comité reçoit, au moins deux semaines avant la réunion, un CD-ROM contenant toutes les demandes (à l'exception des annexes) assignées à son comité et a accès à tous les rapports des examinateurs externes sur RechercheNet.
Les réunions des comités se tiennent ordinairement dans les quatre mois qui suivent la date limite des concours et leur durée ne dépasse pas trois jours. Le nombre de dossiers ne devrait pas excéder 80 par comité dans le cas d'une réunion de trois jours et aucun membre n'est appelé à étudier plus de 12 (de préférence 10) demandes (ce qui n'inclut pas les demandes pour lesquelles on leur a demandé d'être lecteur).
Le SPEP étudie les recommandations des comités dès que possible après les réunions des comités et fait des recommandations de financement au CRAC aux fins de décisions finales. Dès qu'elle est prête, une liste des candidats qui ont réussi est affichée sur le site Web des IRSC.
Les candidats sont informés des résultats du concours en deux étapes :
Les demandes qui ont été signalées pour une attention spéciale (chevauchement, admissibilité, éthique, recherche sur les cellules souches pluripotentes humaines, etc.) sont retenues à titre de demandes « en suspens ». Le candidat sera avisé au moyen de RechercheNet dans le cas où des renseignements supplémentaires seraient nécessaires. Ces renseignements peuvent être discutés par le président et/ou les examinateurs du comité, s'il y a lieu, avant que la décision finale sur le financement ne soit prise.
Les présidents et les agents scientifiques se partagent la responsabilité de veiller à ce que les demandes que reçoivent les IRSC soient évaluées par le comité le plus apte à le faire. Lorsque le président et l'agent scientifique acceptent de faire évaluer une demande par leur comité, ils acceptent la responsabilité de veiller à ce que les membres de leur comité procèdent à un examen juste.
Les présidents et les agents scientifiques :
Le président a la responsabilité directe, et en rend compte aux IRSC, de s'assurer que le comité fonctionne sans heurts, de façon efficace et objective, en se conformant aux politiques établies par les IRSC pour le Programme de subventions de fonctionnement (PSF) et ses comités. Le président du comité doit créer une atmosphère où règnent l'objectivité et une attitude positive et constructive dans l'évaluation des projets de recherche. En plus des tâches qu'il partage avec l'agent scientifique, le président :
En plus des obligations qu'il partage avec le président, l'agent scientifique :
4.3.1 Notes de l'agent scientifique
Les notes de l'agent scientifique ont pour but d'indiquer au candidat les facteurs qui, selon le comité, ont influencé la cote ainsi que le budget recommandé par les membres du comité. Les notes fournissent au candidat un aperçu de la discussion que le comité a eu sur sa demande; ces renseignements ne sont pas accessibles par l'intermédiaire des commentaires des examinateurs.
Les notes doivent inclure :
Les notes ne doivent pas inclure :
L'agent scientifique doit relire l'ébauche du résumé de discussion pour validation et en vue d'obtenir éventuellement plus d'information du comité avant que le comité ne passe au vote et après la discussion sur le budget.
Le candidat va recevoir les notes de l'agent scientifique telles que ce dernier les a soumises. C'est pourquoi l'agent scientifique ne doit pas s'identifier afin de préserver le caractère confidentiel du processus d'examen. De plus, pour une question de respect envers le candidat, l'agent scientifique est prié de faire preuve de délicatesse et d'éviter les propos incendiaires ou désobligeants dans ses notes.
Le personnel des IRSC :
On s'attend à ce que les comités travaillent de façon plus uniforme s'ils suivent des procédures définies.
5.1 Tous les membres des comités doivent bien connaître les objectifs de la demande et l'expérience du candidat et avoir bien examiné les rapports des arbitres externes, dans le cas de toutes les demandes que leur comité doit évaluer, de manière à ce que les examinateurs internes n'aient qu'à résumer brièvement leur contenu.
5.2 Pour les comités qui examinent des demandes de subvention de fonctionnement (PSF) dans le cadre de concours ouverts, on demande aux examinateurs d'utiliser RechercheNet, avant la réunion du comité, pour diviser les demandes qu'ils ont examinées en deux groupes (une moitié supérieure et une moitié inférieure), en fonction de leur qualité globale, c'est-à-dire celles qui non seulement méritent une subvention, mais qui ont aussi de bonnes chances d'en obtenir. Comme point de repère, les évaluateurs devraient classer environ la moitié des demandes qu'ils examinent dans cette catégorie, bien que la proportion puisse varier selon la qualité de l'ensemble des demandes examinées. Leurs réponses seront entrées dans RechercheNet en même temps qu'ils afficheront les examens et les cotes initiales avant la réunion. Pour commencer l'évaluation de la demande à la réunion de comité, les deux examinateurs internes annoncent la cote, à une décimale près, qu'ils lui ont attribuée au départ. Si aucun des deux examinateurs n'a placé la demande parmi les demandes les plus concurrentielles, et si la moyenne des cotes initiales de la demande est inférieure à 3,5, le comité à l'option de ne pas en discuter. Si au moins un membre du comité s'y objecte, la demande devra faire l'objet d'une discussion. Lorsqu'une demande ne fait pas l'objet d'une discussion, le candidat recevra un exemplaire des examens internes et externes, mais il n'y aura pas de notes de l'agent scientifique. La cote n'est pas déterminée par le vote des membres du comité, elle est calculée selon les cotes attribuées initialement par les deux examinateurs internes. Ce processus fait généralement en sorte que de 25 % à 30 % des demandes ne font pas l'objet de discussions, ce qui permet de simplifier les réunions du comité et de consacrer plus de temps à discuter des demandes concurrentielles qui peuvent être subventionnées.
Pour les comités qui n'examinent pas de demandes de subvention de fonctionnement dans le cadre de concours ouverts (PSF), les deux examinateurs internes doivent, pour commencer l'évaluation de la demande, annoncer la cote, à une décimale près, qu'ils lui ont attribuée au départ. Toutes les demandes ayant obtenu une cote inférieure à 3,0 des deux examinateurs internes et pour lesquelles les rapports des examinateurs externes sont dans l'ensemble du même avis ne donneront pas lieu à une discussion de la part du comité, sauf si un membre de comité demande qu'on la discute (triage). Dans ce cas, le candidat recevra un exemplaire des examens internes et externes, mais il n'y aura pas de note de l'agent scientifique. Les membres du comité ne votent pas la cote, celle-ci est calculée selon les taux initiaux des deux examinateurs externes.
5.3 Lorsqu'une demande traverse cette première étape, le premier examinateur interne amorce la discussion en présentant son évaluation et en décrivant les points forts et les points faibles de la demande (voir Facteurs afférents à l'évaluation, ci-dessous). Le second examinateur s'attarde sur les points où il est en accord et en désaccord avec le premier examinateur; il discute aussi des points qui n'ont peut-être pas été abordés par le premier examinateur. L'un des examinateurs internes ou l'agent scientifique présente alors les commentaires des examinateurs externes et fait ressortir les points où ils sont en accord ou en désaccord avec les examinateurs internes. Le lecteur peut commenter plus en détails les problèmes qui ont été soulevés ou encore soulever d'autres problèmes selon le cas.
5.4 Le président dirige les débats sur la demande de tous les membres du comité. En plus des points soulevés par les examinateurs internes, les points exprimés dans les rapports des examinateurs externes peuvent aussi être pris en compte; l'agent scientifique rend compte des aspects que les deux examinateurs internes n'ont pas suffisamment étudiés.
5.5 L'agent scientifique refait la lecture des notes, reprenant les éléments clés de la discussion à considérer lors de l'attribution d'une cote à la demande.
5.6 Après la révision des notes de l'agent scientifique, le président cherche à obtenir le consensus des deux examinateurs internes sur la cote à attribuer à la demande (les examinateurs internes peuvent réviser leurs cotes initiales pour arriver à une cote consensuelle, s'ils jugent approprié de le faire). Dans les cas où il est impossible de recueillir un consensus, la valeur moyenne de l'évaluation des deux examinateurs internes est utilisée (arrondie, s'il y a lieu, à une décimale près). Tous les membres du comité, y compris les deux examinateurs internes, mais excluant le président et l'agent scientifique, votent individuellement et en secret sur la cote à donner qui ne doit pas différer de plus ou moins 0,5 de la cote obtenue par consensus (les examinateurs internes ne sont pas liés par la cote consensuelle, c.-à-d. qu'ils peuvent également accorder une note qui diffère de plus ou moins 0,5 de la note obtenue par consensus). La cote attribuée à la demande correspond à la moyenne des cotes données par vote secret. Indépendamment de la cote finale obtenue par consensus, tous les membres du comité votent puisqu'ils ont participé à la discussion. Toutefois, si la cote finale obtenue par consensus est inférieure à 3,5 (demande non admissible au financement), la discussion portant sur le budget doit être brève (voir 5.7 ci-dessous).
Pour des raisons d'uniformité, les membres de tous les comités doivent utiliser la même échelle de cotes. Il est très important que les comités se servent de toute la fourchette de cotes et observent les mêmes conventions en attribuant les cotes. Pour ce faire, voici l'échelle et les descripteurs en question :
| Descripteur* | Intervalle** | Résultat |
|---|---|---|
| Exceptionnelle | 4,5 - 4,9 |
Admissible au financement - sera discutée par le comité |
| Excellente |
4,0 - 4,4 | |
| Très bien |
3,5 - 3,9 | |
| Acceptable, mais de faible priorité | 3,0 - 3,4 |
Non financée - peut être discutée par le comité |
| Révision nécessaire |
2,5 - 2,9 | |
| Révision importante nécessaire |
2,0 - 2,4 | |
| Laisse beaucoup à désirer | 1,0 - 1,9 | |
| Rejetée |
0,0 - 0,9 |
* Seules les demandes cotées 3,5 et plus sont admissibles au financement des IRSC. L'intervalle de 3,0 à 3,4 devrait être utilisé pour les demandes qui, bien qu'elles soient acceptables d'un point vue technique et conceptuel, ne sont pas jugées comme étant une haute priorité de financement des IRSC, peut-être parce que le sujet n'est pas jugé pertinent par rapport à un important problème en santé, ou parce que les travaux proposés ne semblent pas mener à des percées dans les connaissances, ou parce que l'approche n'est pas particulièrement innovatrice. Veuillez noter que les demandes cotées de 3,0 à 3,4 ne sont pas admissibles au financement des IRSC, ni dans le cadre de programmes de partenariat, et ces demandes peuvent ne pas faire l'objet de discussions par le comité; toutefois, les candidats sont encouragés à présenter de nouveau leur demande après avoir fait les corrections recommandées. Les demandes cotées moins de 3,0 sont si imparfaites à certains égards qu'elles ne constituent pas un bon investissement des fonds publics et nécessiteraient une refonte majeure pour être considérées acceptables. Ces demandes font normalement l'objet d'un tri et ne sont pas discutées par le comité.
** Lors des réunions du comité, les examinateurs attribuent une cote à une décimale, mais la cote moyenne finale est calculée avec deux décimales. Lorsqu'on utilise les cotes à deux décimales, les intervalles deviennent : 4,50 - 4,99, 4,00 - 4,49, etc.
5.7 Si un examinateur de la collectivité est présent, il commente brièvement la mesure dans laquelle l'intention et l'importance de la recherche proposée sont expliquées clairement au grand public.
5.8 Le budget est déterminé selon la procédure décrite à la section 8.
5.9 La durée de l'aide accordée pour la subvention est déterminée selon la procédure décrite à la section 9.
5.10 Les préoccupations particulières relatives à l'admissibilité, à l'éthique, au chevauchement des sources de financement, à la recherche sur les cellules souches pluripotentes humaines ou à d'autres points font l'objet d'un examen de la part du comité et elles sont signalées pour être portées à l'attention du personnel des IRSC, au besoin.
5.11 Une fois que toutes les demandes ont été évaluées, si le comité juge qu'une demande a été traitée de façon différente, il est permis d'examiner de nouveau une demande ou un petit nombre de demandes. Tout membre de comité qui est en conflit d'intérêts doit encore une fois quitter la salle. Après la discussion, une cote consensuelle est établie par les deux examinateurs internes, et on procède au vote comme auparavant. Le comité n'examine pas les cotes globales de toutes les demandes à la fin de la réunion puisque les personnes qui sont en conflit d'intérêts seraient inévitablement présentes au cours d'un tel processus.
5.12 Un des éléments essentiels des réunions de comités consiste à évaluer l'efficacité et le fonctionnement du comité et à aborder des questions de politique qui ont pu être soulevées durant les délibérations. Les membres du comité demeureront donc jusqu'à la fin de la réunion et ils tiendront compte de cette nécessité dans leurs préparatifs de voyage. Le président du comité et le personnel des IRSC préviendront les membres de la durée probable de la réunion.
Les IRSC visent à appuyer la recherche qui mène directement ou indirectement à la création de nouvelles connaissances et leur application en vue d'améliorer la santé de la population canadienne, d'offrir de meilleurs produits et services de santé et de renforcer le système de santé au Canada. Ils privilégient l'originalité, la précision de la pensée et les perspectives de publications de haute qualité et/ou ayant un impact important plutôt que le prolongement de connaissances existantes, le manque de précision et le grand nombre de communications scientifiques de moindre impact.
6.1.1 L'examen individuel devra exposer brièvement les buts et la description du projet (le but de la demande, l'hypothèse à vérifier ou le problème à régler, les objectifs à atteindre, l'approche prévue et les progrès réalisés à ce jour).
6.1.2 Cette étape est suivie par l'évaluation de la demande (voir section 6.2). Elle doit être claire et concise et être écrite dans un langage neutre et objectif. L'examinateur doit appuyer son opinion de justifications. L'examen peut aussi comprendre des commentaires sur les examens externes et souligner les points d'accord et de désaccord. (Il peut arriver que ce travail doive être fait peu de temps avant la réunion, car il arrive que les rapports des examinateurs externes ne soient pas disponibles au moment où l'évaluation est rédigée au début). Comme les candidats reçoivent tous les rapports d'évaluation, il n'est pas nécessaire de répéter les énoncés des examinateurs externes;cependant si un membre du comité est en désaccord avec ceux-ci, ses raisons devront être clairement énoncées.
6.1.3 Le rapport devra comprendre une évaluation des points forts et des points faibles, de l'originalité et de l'impact potentiel décrits dans la demande, de la pertinence du plan de recherche, de la productivité antérieure des candidats et de la convenance du milieu de recherche. Les rapports les plus utiles sont ceux qui fournissent des conseils constructifs au candidat, lui permettant d'améliorer l'efficacité et la qualité de la recherche proposée.
6.1.4 Le rapport devra comprendre les commentaires relatifs aux budgets demandés et une recommandation formelle en conformité avec l'évaluation de la qualité scientifique de la demande. Si une réduction du budget est recommandée, les motifs devront en être clairement détaillés.
6.1.5 L'examinateur peut, s'il y a lieu, commenter les questions touchant l'éthique (p. ex. formulaires de consentement adéquats, techniques appropriées), le chevauchement possible avec d'autres sources de financement (telles que décrites dans le module CV), de même que tout autre problème concernant l'admissibilité ou d'autres questions, mais ces facteurs ne doivent pas influencer la cote ni les recommandations budgétaires, à moins qu'ils n'aient une incidence certaine sur la valeur scientifique de la proposition de recherche. Il faut noter que les IRSC n'exigent pas automatiquement de formulaires sur l'éthique avec la demande. La responsabilité de s'assurer que toutes les recherches répondent aux normes éthiques a été déléguée à l'établissement local. Cependant, les IRSC peuvent vouloir s'assurer que certains détails ont été étudiés par le Comité d'éthique de la recherche (CER) ou par le Comité de protection des animaux et peuvent retenir les fonds jusqu'à ce qu'ils soient certains que ces questions ont été abordées.
6.1.6 Le candidat recevra l'évaluation telle que l'examinateur l'aura soumise. C'est pourquoi l'examinateur ne doit pas s'identifier afin de préserver le caractère confidentiel du processus d'examen. De plus, pour une question de respect envers le candidat, l'examinateur est prié de faire preuve de délicatesse et d'éviter les propos incendiaires ou désobligeants dans ses évaluations.
Il faut tenir compte des questions suivantes dans le processus d'évaluation, même s'il est évident que les questions examinées varieront en importance d'une demande à une autre.
Travaux antérieurs, expérience et formation du candidat
Recherche proposée
Milieu de recherche
En outre, les demandes de « soutien programmatique » doivent être évaluées selon les critères suivants :
L'examinateur de la collectivité est une personne qui n'est pas actuellement membre d'un corps professoral ni un chercheur, mais qui a un intérêt manifeste pour la santé et les sciences. L'examinateur de la collectivité assiste aux réunions du comité pour assurer un mécanisme de responsabilité publique et de transparence dans le cadre du processus d'examen par les pairs. Il agit comme membre non votant qui commente le résumé non scientifique de la demande, particulièrement en ce qui a trait à la mesure dans laquelle l'intention et l'importance de la recherche proposée sont expliquées clairement au grand public.
Il a la tâche de :
La cote accordée à une proposition de recherche doit tenir compte de plusieurs facteurs, tels qu'ils sont décrits à la section 6.2. En raison de la nature variée des demandes, les IRSC n'ont pas jugé nécessaire d'établir des règles rigides sur le poids à accorder à chacun des facteurs qui entrent en jeu.
À l'occasion, si une demande contient certaines parties de valeurs inégales et d'autres qui sont particulièrement convaincantes, un comité peut fonder sa cote et le budget qu'il recommande sur les parties qui paraissent être plus valables et réduire la durée en conséquence. Il est également possible qu'une proposition suscite un grand enthousiasme, mais que la faisabilité de tout le programme repose sur l'obtention de résultats positifs lors d'une expérience initiale. Dans de tels cas, le comité peut recommander une subvention d'une durée plus courte qui permettra au candidat d'obtenir les données « pilotes » nécessaires pour appuyer une proposition de suivi qui sera présentée ultérieurement. Advenant que la demande soit financée, le candidat sera informé de cette situation, mais il ne lui sera pas enjoint de travailler uniquement sur les aspects positifs relevés par le comité, à moins qu'il ne s'agisse de questions liées à l'éthique.
En décidant de la catégorie et de la cote proprement dites, les membres doivent utiliser toute l'échelle. On ne doit pas tenir compte dans la cotation de certains facteurs, comme le chevauchement des fonds, l'admissibilité ou les questions d'éthique qui n'ont aucune signification scientifique. Ces questions doivent être débattues une fois la cote attribuée et le budget déterminé. Il appartiendra dès lors au comité de porter ces préoccupations à l'attention du secrétariat des IRSC, s'il le juge à propos.
L'objectif des IRSC étant de fournir les fonds nécessaires à la poursuite de propositions de recherche, il faut convenir que le montant alloué est d'abord et avant tout une question de jugement de la part des membres des comités et que, en outre, certains travaux de recherche sont plus coûteux que d'autres. Ainsi, les comités peuvent recommander que des fonds soient accordés seulement pour la partie de la recherche qu'ils jugent plus valable ou encore verser une aide importante à un chercheur ayant reçu une cote très élevée pour qu'il puisse accroître sa productivité, sans compromettre la qualité de ses travaux. À l'opposé, les progrès réalisés par le candidat peuvent être jugés comme très satisfaisants, bien qu'il n'ait pas atteint les résultats escomptés lors d'un financement antérieur;dans un tel cas, le comité peut être amené à recommander un budget plus modeste.
On tiendra compte dans l'examen du budget de l'estimation des coûts, mais aussi du rythme auquel le candidat devrait progresser. L'ampleur du budget proposé peut aussi être liée à la cote attribuée à la proposition; ainsi, une demande qui n'est considérée que bien ne se verra vraisemblablement pas attribuer la même latitude budgétaire que celle ayant été jugée excellente.
Les comités sont invités à se prévaloir de la technique de budgétisation base zéro pour déterminer le montant de la subvention. Ainsi, chacun des éléments du budget doit être justifié. Changer d'un certain pourcentage le financement actuel n'est pas une méthode à retenir; les comités prendront également soin de ne pas fonder leurs recommandations sur l'ampleur du budget consenti aux IRSC. Le CRAC modifiera le montant de chaque subvention qu'il accorde, au besoin.
Si vous estimez que le budget n'est pas suffisamment justifié ou expliqué pour être en mesure d'évaluer la demande correctement, vous pouvez demander qu'un suivi soit effectué par le personnel des IRSC. Si la proposition est approuvée pour du financement, les fonds ne seront pas versés tant que les questions concernant la justification du budget n'auront pas été résolues.
Pour les demandes d'achat d'appareils à même des demandes de subvention de fonctionnement, les budgets recommandés devraient être à base zéro et justifiés poste par poste. La recommandation d'un montant global seulement, sans justification poste par poste, n'est pas acceptable.
L'examen du budget devrait tenir compte des facteurs suivants :
Le personnel de recherche (associés de recherche, assistants de recherche, techniciens, etc.) est déterminé à partir des besoins réels en ce qui concerne les travaux de recherche et la rapidité prévisible d'exécution. L'échelle des salaires doit être fondée sur les salaires en vigueur dans l'établissement, en se rappelant que ces mêmes personnes continueront vraisemblablement à être rémunérées par celui-ci, une fois les travaux de recherche terminés. Il ne faudrait pas remplacer par un salaire de débutant le salaire de plus haut niveau du titulaire désigné employé de longue durée par le candidat. Les salaires des candidats (chercheurs principaux ou co-chercheurs) ne peuvent être payés à même la subvention ou toute autre subvention des IRSC, sauf dans le cas des associés et des stagiaires de recherche, dont le salaire ou l'allocation doit être inscrit dans la justification du budget.
Les étudiants des cycles supérieurs peuvent, avec la subvention, être engagés comme personnel de recherche. En général, ils le sont à temps partiel (à l'heure). Cette situation ne doit pas être confondue avec celle d'un étudiant de cycle supérieur qui reçoit une allocation à partir d'une subvention (voir ci-dessous), car dans un tel cas le travail fait partie de la formation de l'étudiant et constitue la thèse ou répond à d'autres normes universitaires du même ordre.
Selon la politique des IRSC, l'attribution des postes de stagiaires doit reposer sur la qualité du milieu de formation. La qualité de la formation sera en partie fondée sur la cote accordée à la proposition de recherche, la nature du programme de recherche et des activités proposées aux stagiaires, les antécédents du candidat dans la formation des jeunes chercheurs et, enfin, le milieu où s'effectue la recherche. Bien que ce ne soit pas nécessaire, il est utile que le candidat détermine à l'avance le projet auquel le stagiaire ou les stagiaires seront affectés.
On doit tenir compte de l'achat du matériel et des fournitures, c'est-à-dire de tout ce qui ne se rapporte pas aux besoins en personnel. Les comités peuvent désirer les séparer par catégories (p. ex. animaux, isotopes, produits chimiques, articles de verre, logiciels, honoraires aux sujets humains, accès aux bases de données, analyse de données, impression, coûts des publications, déplacements du personnel de recherche, sujets de la recherche). Les membres des comités pourraient aussi prévoir les coûts de fonctionnement pour chaque travailleur en recherche (qui pourront varier selon le type de travail réalisé), sans toutefois oublier les coûts spéciaux (déplacements en vue d'une collaboration, soins spéciaux aux animaux ou coûts d'entretien).
En général, les subventions des IRSC peuvent servir à couvrir les frais directs de la recherche seulement, mais ne peuvent pas servir à payer des frais indirects comme les frais de bibliothèque, de chauffage et d'éclairage, d'acquisition de meubles de bureau, de téléphone, etc. (Pour de plus amples renseignements, veuillez consulter le document intitulé « Utilisation des subventions », que vous pouvez obtenir auprès d'un membre du personnel des IRSC ou sur le Web au Utilisation des subventions. D'autres demandes comportent des coûts indirects « généraux » dont il faut tenir compte dans la mesure où ils sont justifiés sur le plan de leur incidence directe sur la recherche, par exemple la contribution salariale d'un laveur d'instruments en verre ou d'un technicien qui fait fonctionner une pièce commune d'équipement de recherche. Une « taxe » du département pour couvrir les frais autres que les dépenses liées à la recherche, p. ex. les acquisitions des bibliothèques, les allocations des étudiants des cycles supérieurs, un service central de secrétariat, etc., n'est pas admissible. Ces coûts devraient normalement être payés par l'établissement.
La somme du budget de fonctionnement recommandé annuellement est fondée sur l'ensemble des coûts liés au personnel, aux stagiaires, au matériel et aux fournitures. Pour d'autres types de recherche, p. ex. la recherche biomédicale en laboratoire, cette somme est habituellement reconduite d'une année à l'autre. Certains projets, dont les essais cliniques, les études épidémiologiques, etc., nécessitent un budget différent d'une année à l'autre. Par conséquent, les sommes recommandées chaque année devraient être indiquées.
Il est possible de faire une demande d'achat d'appareils pour des articles désignés comme nécessaires à la recherche. Les fonds servant à l'achat d'appareils devraient être demandés au cours de la première année (sans tenir compte de l'année où on en a besoin) et seront octroyés en un versement ponctuel durant la première année de la subvention (c.-à-d. qu'ils ne font pas partie du budget de fonctionnement de base). Une demande pour l'achat d'appareils faite dans le cadre d'une subvention de fonctionnement reçoit une cote identique à celle accordée à la proposition de recherche proprement dite. Les IRSC encouragent fortement les candidats à faire une demande pour l'achat d'appareils dans le cadre d'une demande de subvention de fonctionnement plutôt que de faire une demande spécifique. Ainsi, les comités devront orienter leurs efforts dans le but d'évaluer la demande lorsqu'ils examinent la subvention de fonctionnement et de ne pas recommander une demande séparée pour l'achat d'appareils.
Il faut fournir des estimations de coûts pour les appareils ou contrats de service qui dépassent 10 000 $. Pour les articles qui coûtent plus de 25 000 $, il faut présenter deux offres de prix concurrentielles et des lettres d'un établissement officiel approprié documentant la disponibilité et l'état d'appareils semblables. Dans certains cas, c.-à-d. lorsque les appareils seront utilisés par trois chercheurs ou plus, une demande pour l'achat d'appareils à utilisateurs multiples peut s'avérer plus appropriée.
Le comité peut recevoir des demandes d'achat et/ou d'entretien d'appareils présentées séparément. Ces demandes devront être cotées selon la qualité scientifique du projet pour lequel on demande les appareils et la nécessité des appareils. Les évaluations devraient comprendre des commentaires sur l'utilisation prévue, le besoin d'achat et d'entretien d'appareils, la pertinence de l'achat ou de l'entretien d'appareils, et la disponibilité d'appareils ou de services semblables dans le laboratoire du candidat. Des estimations de coûts telles qu'elles sont décrites ci-dessus sont requises.
On conseille aux membres des comités de ne pas tenir compte des subventions obtenues ou sollicitées d'autres sources, c.-à-d. qu'ils ne doivent pas réduire les budgets recommandés pour tenir compte du chevauchement possible. Par contre, si un comité juge qu'il y a chevauchement réel ou probable, il doit le signaler dans le dossier en indiquant les sources de chevauchement et leur ampleur. Le suivi sur ces renseignements sera assuré par le personnel des IRSC, en consultant au besoin les membres des comités et en faisant les ajustements s'il y a lieu. Les IRSC exigent, par l'entremise du module CV, un sommaire et une description du chevauchement des subventions reçues ou demandées par le candidat.
Les subventions sont généralement accordées pour une période de 2 à 5 ans. La durée de la subvention reflétera le temps nécessaire pour pouvoir accomplir des progrès significatifs et les attentes du comité en matière de productivité de la part du candidat. Il faut recommander une durée d'appui suffisante pour permettre au candidat de faire ses preuves.
Les comités devraient tenir compte du fait qu'un nouveau chercheur qui lance un nouveau programme de recherche n'a pas le temps de démontrer des progrès à moins que la durée de la subvention initiale ne soit d'au moins 3 ans. Ainsi donc, les IRSC encouragent les comités à recommander que la durée des subventions initiales soit de 3 ans pour les nouveaux chercheurs et même de 5 ans pour les nouvelles subventions dans le cas de jeunes chercheurs exceptionnels possédant déjà des antécédents impressionnants.
Les comités hésitent souvent à donner une cote élevée aux demandes qui sont réellement nouvelles et pour lesquelles il n'existe pas de données préliminaires. Dans ce cas, on leur suggère d'appuyer ces demandes plutôt novatrices en leur accordant une cote élevée, mais de minimiser les risques en recommandant un financement de seulement 1 ou 2 ans ou encore d'accorder un financement limité au candidat afin qu'il obtienne des données préliminaires qui lui permettront d'étoffer sa prochaine demande.
Révision : Septembre 2007
