Les lignes directrices suivantes s'appliquent à tous les fonds de subvention. Ces possibilités de financement, qui comprennent les critères d'amissibilité se trouvent dans la section Possibilité de financement.
3-A Guide d'administration financière des trois organismes (IRSC, CRSNG et CRSH)
3-A1 Responsabilités et obligation de rendre compte
Dérogation aux activités ou au budget proposés, ou les deux
Surveillance financière des comptes
Propriété intellectuelle et brevets
Archivage des données de recherche (CRSH uniquement)
3-A2 Financement annuel des subventions
Communication des résultats des concours
Prolongation pour l'utilisation des fonds au-delà de la période de validité de la subvention
3-A3 Utilisation des subventions
Dépenses liées à la rémunération
Frais de déplacement et de séjour
Congés sabbatiques ou autres périodes de congé
Ordinateurs et communications électroniques
Diffusion des résultats de recherche
3-A5 Questions administratives
Propriété des articles achetés ou recueillis à l'aide de fonds de subvention
Transfert de subventions à un établissement canadien admissible
Déplacement de l'appareillage, du matériel ou du solde d'une subvention
Procédure de cessation des subventions
Report du versement d'une subvention
Report de la date de début d'une subvention
Congés parentaux et de soins et d'éducation et congé pour raisons médicales
3-B Lignes directrices supplémentaires des IRSC sur les programmes de subvention
3-B1 Restrictions concernant les mêmes (ou presque identiques) demandes
3-B2 Demandes présentées à nouveau
3-B3 Demandes de renouvellement
3-B4 Demandes de fonds pour l'achat ou l'entretien d'appareils
3-B5 Demandes de fonds supplémentaires
3-B6 Versement des subventions
3-B6.1 Paiement de fonds à partir du compte commun de subventions
3-B7 Ajouter ou remplacer un participant à une subvention des IRSC
3-B7.1 Remplacer un candidat principal désigné pour une subvention
3-B7.2 Ajouter un autre candidat pour une subvention ou le remplacer
3-B8 Rapport d'étape des titulaires de subvention à long terme (5 ans ou plus)
Les Instituts de recherche en santé du Canada, le Conseil de recherches en sciences naturelles et en génie et le Conseil de recherche en sciences humaines ont travaillé ensemble afin d'harmoniser et de simplifier les politiques ou lignes directrices et exigences qui régissent l'utilisation des fonds de subventions octroyés par les trois organismes en vue d'aider les chercheurs et les administrateurs d'établissements dans leur interprétation de ce qu'est une utilisation acceptable des fonds, tout en respectant les différences de culture des trois communautés. Le document harmonisé s'intitule « Guide d'administration financière des trois organismes (IRSC, CRSNG et CRSH) ».
La liste d'exemples dans le document harmonisé « Guide d'administration financière des trois organismes (IRSC, CRSNG et CRSH) » n'est pas exhaustive. Les chercheurs sont invités à communiquer avec les personnes-ressources appropriées (p. ex. le responsable des finances ou le responsable des subventions de recherche) au sein de leur établissement.
Le Guide d'administration financière des trois organismes (IRSC, CRSNG et CRSH) est divisé en cinq sections et fournit les lignes directrices sur l'administration financière concernant les subventions offertes par les trois organismes.
Voici ces sections :
Responsabilités et obligation de rendre compte
Financement annuel des subventions
Utilisation des subventions
Rapports
Questions administratives
La section 3 du Guide de subventions et bourses des IRSC présente les lignes directrices sur les programmes de subvention dont on ne fait pas mention dans le Guide d'administration financière des trois organismes (IRSC, CRSNG et CRSH).
Les IRSC n'accepteront pas les mêmes (ou presque identiques) propositions de recherche en réponse à plus d'un programme dont les périodes d'examen se chevauchent. Veuillez noter que la proposition de recherche est immédiatement considérée comme étant à l'étude une fois qu'elle est soumise aux IRSC, peu importe le stade de la demande. Les candidats doivent attendre qu'on leur communique la décision prise à l'examen de la première proposition de recherche avant de pouvoir soumettre la même (ou presque identique) proposition de recherche dans le cadre d'une autre possibilité de financement.
Une demande de financement présentée dans le cadre d'une annonce de priorités des IRSC n'est pas considérée comment étant une répétition de la présentation de la proposition.
Veuillez aussi noter que les candidats ne peuvent pas soumettre simultanément le même projet à la fois aux IRSC, au CRSNG ou au CRSH.
Pour plus de renseignements au sujet des demandes présentées à nouveau, référez-vous à la section intitulée « Demandes présentées à nouveau ».
Un candidat dont la demande a échoué à un concours peut présenter à nouveau cette même demande ou une demande semblable au concours suivant. Ce faisant, le candidat peut, dans sa deuxième présentation, réfuter les arguments avancés par les évaluateurs, souligner les changements apportés par rapport à la première demande et/ou rectifier les critiques sans fondement. Cette réfutation ne doit pas dépasser deux pages, doit être imprimée sur un seul côté et sur du papier blanc de 8 1/4 pouces sur 11, et les évaluations antérieures ou autres documents ne doivent pas être annexés. Les pages et/ou documents additionnels seront retirés de la demande avant qu'elle soit envoyée aux évaluateurs.
La réfutation doit contenir une argumentation complète qu'on peut comprendre facilement sans qu'il faille se reporter à d'autres documents, sauf à la proposition comme telle. Les IRSC se proposent d'étudier à neuf chaque demande présentée à nouveau par rapport aux autres demandes du concours. Il incombe au candidat de présenter à nouveau sa demande de façon à ce qu'un évaluateur qui la voit pour la première fois soit capable de l'évaluer sans avoir recours aux demandes ou aux évaluations précédentes. Ceci permet d'atteindre deux objectifs :
Les demandes présentées de nouveau ne seront pas nécessairement évaluées par les mêmes membres du comité d'examen par les pairs qui les ont évalués précédemment, pour l'une ou l'autre des raisons suivantes :
Puisque les demandes présentées de nouveau peuvent être assignées à des membres de comité différents, il est possible que d'autres préoccupations (p. ex. forces et faiblesses de la demande) soient soulevées et que la nouvelle cote accordée soit de ce fait inférieure ou supérieure.
Un candidat peut demander le renouvellement de son financement pour le même genre de recherche lorsque sa subvention prend fin. Pour ce faire, le candidat utilise le même formulaire, mais indique « renouvellement » à l'endroit approprié.
Les nouvelles demandes et les demandes de renouvellement sont évaluées ensemble, selon des « règles du jeu équitables », avec la même échelle de cotation, et les IRSC entendent appliquer le même seuil d'approbation pour les deux types de demande. Toutefois, l'évaluation de ces demandes tiendra compte de l'expérience en formation et des résultats antérieurs du candidat de façon différente s'il s'agit d'une nouvelle demande ou d'une demande de renouvellement.
Une demande de renouvellement doit être soumise avant la fin de la période couverte par la subvention en cours de façon à ce que le financement ne soit pas interrompu, si le renouvellement est accepté. La date limite pour présenter une demande de renouvellement figure sur l'autorisation de financement. La date de renouvellement peut être reportée dans des circonstances exceptionnelles, mais la demande pour ce faire doit être faite avant la date de renouvellement. Les titulaires d'une subvention doivent présenter la demande de report par la poste ou par courriel au directeur adjoint pour évaluation.
Si une demande de renouvellement est refusée, le candidat peut présenter de nouveau la même demande ou une demande semblable à un concours subséquent; toutefois, elle sera considérée comme une nouvelle demande. Si une demande de renouvellement est présentée après la date limite, elle sera aussi considérée comme une nouvelle demande.
Si pour une raison quelconque (p. ex. besoin de fonds supplémentaires pour le projet) un titulaire d'une subvention soumet une demande de renouvellement avant la date de renouvellement prévue et que celle-ci est acceptée, le financement de la subvention actuellement détenue sera annulé à partir de la date d'entrée en vigueur du financement pour le nouveau concours. Les fonds approuvés pour une demande de renouvellement avancé commenceront à la date d'entrée en vigueur du financement pour ce concours.
Un candidat qui présente une demande de renouvellement avancé et qui n'est pas retenu verra la subvention actuellement détenue prendre fin la journée avant la date d'entrée en vigueur du financement de la subvention de renouvellement avancé. Le candidat peut présenter à nouveau la même demande ou une demande similaire à un concours subséquent; toutefois, elle sera considérée comme une nouvelle demande.
Les candidats peuvent demander des fonds pour l'achat ou l'entretien d'appareils lorsqu'ils présentent leur demande dans le cadre du Programme de subventions de fonctionnement si l'achat ou l'entretien d'appareils permet de soutenir la recherche proposée dans leur demande.
Si, pendant la durée d'une recherche financée par les IRSC ou d'une recherche financée conjointement par les IRSC et un ou plusieurs organismes, un candidat demande des fonds pour l'achat ou l'entretien d'appareils afin de soutenir davantage la recherche financée par les IRSC, il peut présenter une demande dans le cadre du Programme de subventions pour des ressources de recherche. Notez que les candidats ne peuvent pas demander de fonds pour l'achat ou l'entretien d'appareils dans le cadre de plus d'une possibilité de financement dont les périodes d'examen se chevauchent. Pour plus de renseignements, consultez la sous-section intitulée « Restrictions sur les demandes identiques (ou presque identiques) ».
Les demandes de fonds supplémentaires pendant la durée de la subvention des IRSC ne seront pas considérées.
Exception :
Le responsable des finances de l'établissement effectue les paiements pour les dépenses autorisées à partir du compte commun de subventions conformément aux procédures comptables et administratives de l'établissement.
Il incombe au titulaire d'une subvention d'autoriser les dépenses imputées à son compte de subventions des IRSC, conformément aux exigences et aux modalités des subventions des IRSC et aux politiques de l'établissement. Aucune autre partie ne peut engager ni autoriser des dépenses à partir d'un compte de subventions des IRSC sans que le titulaire d'une subvention ait autorisé une telle dépense par écrit. Toutes les demandes de remboursement doivent porter la signature du titulaire d'une subvention ou de son représentant. Les signatures attestent que :
Les titulaires d'une subvention doivent être en mesure de fournir des documents à l'appui à leur établissement et aux IRSC pour toutes les dépenses imputées à leurs comptes de subventions, par exemple :
Les personnes qui présentent une demande de remboursement pour des frais de déplacement payés à même une subvention doivent remplir une demande distincte pour chaque voyage. Les demandes de remboursement de frais de déplacement doivent aussi être conformes aux politiques et procédures normalisées sur les déplacements de l'établissement du titulaire d'une subvention. Dans le cas des demandeurs autres que le titulaire d'une subvention, il y a lieu de préciser l'appartenance au groupe de recherche du titulaire d'une subvention. Si les déplacements ont été effectués par un étudiant, la demande de remboursement des frais de déplacement doit être signée par le titulaire d'une subvention. Si les déplacements ont été effectués par le titulaire d'une subvention ou un chercheur invité, la demande de remboursement doit être contresignée par le directeur du département ou le doyen pour confirmer la pertinence du déplacement relativement à la recherche financée.
La demande de remboursement de frais de déplacement doit comprendre l'information suivante :
Tous les documents à l'appui doivent être conservés pendant une période de sept ans après l'engagement des dépenses. Dans les cas où d'autres restrictions sont imposées, celles-ci seront clairement énoncées dans l'autorisation de financement afin de guider le titulaire d'une subvention et le responsable des finances.
Les subventions valides à l'extérieur du Canada seront payées directement au titulaire d'une subvention. Les allocations seront payées tous les trois mois en versements égaux. Le premier versement sera effectué dans les 30 premiers jours du début de la subvention ou sous réception de tous les documents requis.
Certaines subventions ne sont pas payées par l'entremise du compte commun de subventions, tel que stipulé dans d'autres sections du Guide de subventions et bourses. Dans certains cas, les paiements sont faits directement aux organisations bénéficiaires. C'est le cas des subventions qui sont accordées à des organisations du secteur bénévole.
Compte tenu de la nature unique de ces subventions, les modalités de l'administration des fonds sont déterminées au cas par cas. Les modalités pourraient comprendre :
Si on doit remplacer un candidat principal désigné pour une subvention (p. ex., changement concernant l'admissibilité, le candidat démissionne de son poste universitaire ou prend sa retraite, le candidat est malade ou est décédé), les titulaires d'une subvention doivent faire parvenir aux IRSC la documentation suivante par la poste pour qu'elle soit évaluée :
Il n'y aura pas d'augmentation du financement à la suite du remplacement d'un candidat principal désigné.
Un candidat principal désigné d'une subvention peut vouloir ajouter un candidat pour une subvention existante ou le remplacer. Les IRSC considéreront cette demande si le candidat principal désigné fait parvenir la documentation suivante aux IRSC par la poste pour qu'elle soit évaluée :
Il n'y aura pas d'augmentation du financement à la suite de l'ajout ou du remplacement d'un candidat pour une subvention.
Les titulaires de subvention à long terme (5 ans ou plus) sont assujettis à un examen de mi-parcours. Par exemple, dans le cas d'une subvention de cinq ans, un rapport d'étape doit être soumis au cours de la troisième année de financement. Les candidats doivent se référer à l'autorisation de financement pour connaître la date limite qui s'applique.
Les titulaires d'une subvention doivent soumettre un original par la poste du
Le rapport d'étape doit décrire les progrès accomplis et les publications parues depuis le début de la subvention de fonctionnement.
Si les progrès ne sont pas acceptables, le titulaire d'une subvention sera alors prié de présenter une demande de renouvellement détaillée au prochain concours et les IRSC annuleront tous les engagements subséquents. Par exemple, dans le cas d'une subvention de cinq ans, les IRSC annuleront les derniers 12 mois de la subvention.
Les IRSC annuleront les dernières années de la subvention s'ils ne reçoivent pas de rapport. Par exemple, dans le cas d'une subvention de cinq ans, les IRSC annuleront les deux dernières années de la subvention.
