Le président du Conseil du Trésor fait bon accueil au rapport qui recommande une réduction des lourdeurs administratives 14 février 2007
Ottawa - L'honorable Vic Toews, président du Conseil du Trésor du Canada, a annoncé aujourd'hui un train de mesures immédiates visant à améliorer le mode de gestion des programmes de subventions et de contributions. Ces mesures représentent une première étape pour donner suite au rapport du Groupe d'experts indépendant sur les subventions et les contributions. Dans leur rapport intitulé Des lourdeurs administratives à des résultats clairs, les membres du groupe, Mme Frances Lankin et M. Ian Clark, ont exposé leurs constatations et leurs recommandations afin qu'on rende plus efficace l'exécution des programmes de subventions et de contributions, tout en assurant une plus grande responsabilité.
« Les subventions et les contributions sont la pierre angulaire de l'exécution des programmes gouvernementaux destinés aux Canadiens, a indiqué le ministre Toews. Grâce à ces programmes, il est possible d'encourager l'activité physique et la saine alimentation auprès des enfants d'âge scolaire, et d'offrir des programmes d'emploi dédiés aux personnes handicapées. C'est pourquoi nous avons promis, dans le Plan d'action sur la responsabilité fédérale, de réduire les lourdeurs administratives en vue d'accroître l'efficacité de ces programmes pour les Canadiens. J'aimerais remercier le Groupe d'experts et leurs adjoints qui ont consacré leur temps et leur expertise à ce processus, de leur travail ardu et de leur rapport impressionnant
».
Le Groupe d'experts a conclu qu'un changement fondamental s'impose, qu'il est non seulement possible, mais aussi nécessaire de simplifier l'administration des programmes et de renforcer la responsabilité, et que les dirigeants politiques et la fonction publique doivent faire preuve de leadership continu.
« Notre rapport est le fruit du travail de nombreuses personnes qui comprennent l'importance des programmes de subventions et de contributions pour tant de Canadiens.
Nos recommandations sont pertinentes, abordables et réalisables », a indiqué Mme Lankin.
« Devant l'ampleur de la tâche à accomplir, a ajouté M. Clark, il ne faudrait pas conclure qu'elle est tout simplement trop colossale ou trop difficile à réaliser, mais plutôt nous convaincre qu'il est temps de l'entamer
».
Les mesures annoncées aujourd'hui permettront d'entamer le processus de changement sous un leadership bien défini afin de renforcer la responsabilisation à l'égard de la gestion et des résultats de ces programmes. Voici quelques-unes de ces mesures :
- Le président du Conseil du Trésor dirigera l'établissement d'un plan d'action pour réformer l'administration des programmes de subventions et de contributions afin de faire en sorte qu'ils donnent des résultats clairs, de la manière la plus efficace et la plus efficiente possible, dans un cadre solide de gestion des risques. Le gouvernement continuera de consulter la communauté des bénéficiaires à mesure que ce plan d'action sera établi.
- Comme première étape de l'établissement de ce plan d'action, le Secrétariat du Conseil du Trésor examinera en collaboration avec certains ministères les processus administratifs en vue d'améliorer le service et d'accroître l'efficience. Selon les résultats de cet examen, les ministères établiront leur propre plan d'action afin de simplifier leurs pratiques internes et de réduire les lourdeurs administratives.
- Le gouvernement créera un Centre d'expertise sur les subventions et les contributions, afin de partager les pratiques exemplaires et pour promouvoir l'innovation dans l'administration des programmes.
« Nous perdons du temps et gaspillons de l'argent en administrant des règles et des processus qui changent peu les résultats et n'ajoutent rien à la responsabilité. Les mesures que j'annonce aujourd'hui nous permettront de renforcer la responsabilité en améliorant la gestion de ces programmes, et de fournir des résultats clairs, a ajouté le ministre Toews. Nous revenons aux principes de base, à savoir fournir de bons programmes aux Canadiens
».
Chaque année, le gouvernement verse près de 27 milliards de dollars aux Canadiens par l'intermédiaire de plus de 800 programmes de subventions et de contributions.
« Les membres du Groupe d'experts ont été serviables et compétents, et le processus a permis d'obtenir beaucoup de commentaires du milieu. Dans l'avenir, nous exhortons le gouvernement à prendre des mesures et à continuer de susciter l'engagement significatif de la communauté des bénéficiaires à l'égard de la mise en oeuvre, a révélé Mme Georgina Steinsky-Schwartz, présidente et PDG de l'organisme Imagine Canada.
« Il importe que le gouvernement examine périodiquement ses pratiques et que les personnes concernées aient la possibilité de participer à cet examen, affirme M. Terry Goodtrack, directeur de l'exploitation de la Fondation autochtone de guérison. Je me réjouis des réductions du fardeau administratif imposé aux communautés des Premières Nations, que ces recommandations permettront d'obtenir
».
Le rapport du Groupe d'experts est accessible à l'adresse http://www.brp-gde.ca/. Des documents d'information sont joints et contiennent un résumé du rapport du Groupe d'experts et les mesures prises par le gouvernement.
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Pour de plus amples renseignements, veuillez communiquer avec :
Mike Storeshaw
Directeur des communications
Bureau du président du Conseil du Trésor
613 957 2666
Robert Makichuk
Chef, Relations avec les médias
Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada
613 957 2391
Gary Breen
Groupe d'experts indépendant
613 762 4673
S'il y a incompatibilité entre une version imprimée et la version
électronique de ce document, la version électronique prévaudra.
Résumé du rapport du Groupe d'experts indépendant
sur les subventions et les contributions
CONTEXTE
Tel qu'il était
prévu dans le Plan d'action sur la responsabilité fédérale, le président du
Conseil du Trésor a chargé un groupe d'experts indépendant, formé de Mme Frances Lankin
et de MM. Marc Tellier et Ian Clark, de formuler des recommandations
pour rendre les programmes de subventions et de contributions plus efficaces,
tout en assurant une plus grande responsabilité. M. Marc Tellier a dû se retirer du
Groupe d'experts pour des raisons d'affaires. Ses conseils et sa contribution
aux travaux du Groupe d'experts ont été grandement appréciés.
Le Groupe
d'experts avait le mandat suivant :
- passer en revue
l'ébauche de la Politique sur les paiements de transfert, ainsi que les
directives et les pratiques ministérielles connexes;
- identifier les
obstacles à l'accès pour les demandeurs de programmes gouvernementaux de
subventions et de contributions; recommander des modifications aux politiques
et aux pratiques ministérielles et pangouvernementales qui garantissent que la
manière dont le gouvernement assure la mise en oeuvre de ces programmes est
équitable, rentable et efficiente;
- envisager
l'élimination des contraintes et des obstacles législatifs qui nuisent à la
prestation efficace et efficiente des programmes de subventions et de
contributions;
- évaluer si
d'autres mécanismes que les subventions et les contributions peuvent faciliter
l'atteinte des résultats stratégiques voulus pour les Canadiens et les
Canadiennes qui reçoivent le soutien de l'État.
Processus de consultation
Les constatations du Groupe d'experts reposent sur la recherche et les données provenant de
cinq sources, à savoir :
- Les nombreuses consultations en ligne
auprès des bénéficiaires et des gestionnaires de programme fédéraux, afin de
relever les principaux enjeux, les défis et les solutions possibles pour
administrer les paiements de transfert fédéraux.
- Les études et les rapports précédents,
dont :
- les études récentes sur les programmes de subventions et de
contributions et leur administration au Canada, aux États‑Unis et au
Royaume‑Uni,
- les travaux entrepris par les organisations à but non lucratif et par le
gouvernement fédéral grâce à l'Initiative sur le secteur bénévole et
communautaire et au Groupe de travail sur les investissements communautaires,
- les rapports de la vérificatrice générale du Canada et des comités
parlementaires.
- Les réunions face-à-face
avec des représentants du secteur bénévole et communautaire, du milieu des
affaires, des
peuples autochtones, du secteur de la science et de la recherche et avec
des gestionnaires de programmes fédéraux.
- D'autres séries de
consultations électroniques : des personnes
et des organisations ont été invitées à soumettre des rapports, des
documents de travail et d'autres documents à l'examen du Groupe d'experts;
elles ont également été invitées à participer à une discussion en ligne au
sujet des subventions et des contributions avec des universitaires et d'autres
experts provenant de partout au Canada. Toutes les présentations et tous
les résumés des discussions figurent sur le site Web du Groupe
d'experts,
à www.brp-gde.ca.
- Enfin, les milieux
universitaires ont participé à un groupe de discussion sur la Toile. Ce
processus de consultation virtuel s'est achevé par un symposium en
novembre 2006, organisé par la School of Public Policy and
Governance, à l'Université de Toronto.
Profil des participants
Près de 1 100 bénéficiaires de subventions et de contributions issus de
différents secteurs et régions ont rempli des cahiers d'exercices dans le cadre
de la consultation du Groupe d'experts. De ces participants, 60 pour 100
travaillaient dans des organisations à but non lucratif ou dans le secteur
bénévole, 24 pour 100 venaient du milieu des affaires, et 12 pour 100
oeuvraient en milieu autochtone. Près de la moitié des bénéficiaires ont indiqué
qu'ils avaient reçu la plus grande partie de leurs subventions et de leurs
contributions sous forme de financement à court terme (p. ex. pendant
un an).
Près de 550 gestionnaires de
programmes fédéraux ont rempli des cahiers d'exercices dans le cadre de la
consultation du Groupe d'experts. Nombre de ces bénéficiaires avaient une
longue expérience des subventions et des contributions; près de 40 pour
100 d'entre eux ont déclaré qu'ils avaient plus de 10 ans d'expérience de
travail liée aux paiements de transfert.
PRINCIPALES CONCLUSIONS ET RECOMMANDATIONS DU GROUPE D'EXPERTS
Une orientation
très importante que donne le rapport est la nécessité d'un changement de
culture généralisé et d'un leadership durable au gouvernement fédéral, en vue
d'instaurer des changements significatifs dans l'administration des programmes de
subventions et de contributions.
Les
principales conclusions du Groupe d'experts sont regroupées dans les
trois grandes catégories suivantes :
- La nécessité
d'un changement fondamental quant à la façon dont le
gouvernement fédéral comprend, conçoit, gère et rend compte de ses
programmes de subventions et de contributions.
- Il est possible de simplifier l'administration tout en renforçant la responsabilité, et il est absolument nécessaire de faire le premier pour concrétiser le second. Le Groupe d'experts a déterminé que l'actuel écheveau de règles et de formalités administratives ne sert qu'à réduire la responsabilité et à nuire à l'évaluation et à la présentation de rapports à point.
- Pour apporter
des changements dans un domaine gouvernemental aussi vaste et comprenant
autant d'aspects que les subventions et les contributions, il sera
nécessaire de compter sur un leadership durable, tant du côté des
dirigeants politiques que de la fonction publique. Les conclusions et les
recommandations du Groupe d'experts sont insuffisantes en soi. L'élément
essentiel est l'engagement de la fonction publique à travailler au
changement continu avec les bénéficiaires des programmes.
Recommandations générales
En bref, le Groupe d'experts a
signalé que les pratiques administratives du gouvernement fédéral devraient
être davantage axées sur les citoyens, et témoigner plus de respect aux
bénéficiaires, partenaires dans un projet commun d'intérêt public. Il est
essentiel de simplifier le cadre de présentation des rapports et de
responsabilisation, de sorte qu'il reflète la situation et les capacités des
bénéficiaires, ainsi que les besoins réels du gouvernement et du Parlement.
Ces recommandations font écho aux
idées formulées par la vérificatrice générale du Canada, qui a insisté, dans
son rapport de mai 2006, sur la nécessité de rationaliser les exigences
relatives aux demandes, aux rapports et aux vérifications dans le cadre des
programmes de subventions et de contributions. Elles vont également dans le
même sens que les constatations des comités parlementaires qui se sont penchés
sur l'administration des programmes fédéraux de subventions et de
contributions. Ces comités ont recommandé d'élaborer des procédures de demande
normalisées et conviviales, de renforcer les capacités pour améliorer la mise
en oeuvre des programmes, et de veiller à consulter les intervenants de façon
efficace au moment de l'ébauche des politiques et des programmes.
Le Groupe d'experts est également
d'avis que l'innovation doit être encouragée, à l'intérieur d'un cadre de
gestion des risques raisonnable, en vue de l'amélioration des résultats et non
pas de l'élimination complète des erreurs. Une meilleure organisation de l'information
contribuera également à améliorer les pratiques administratives et le suivi des
résultats.
Le rapport renferme
32 recommandations qui permettront de diminuer les formalités
administratives et d'accroître la responsabilisation. Elles sont regroupées dans
les 15 catégories ci‑dessous.
- Définitions : Le Conseil du Trésor devrait
simplifier le vaste éventail de subventions et de contributions et regrouper
ces dernières en trois grandes catégories : les subventions sans
condition, les contributions accordées pour un projet ponctuel et les
contributions à long terme.
- Objectifs des programmes : Les objectifs établis dans
l'entente de financement pour un bénéficiaire donné, aux termes d'un programme
de subventions et de contributions, doivent être clairement définis, réalistes
et mesurables par des moyens concrets.
- Guichet unique : Pour permettre aux bénéficiaires
de traiter plus facilement avec le gouvernement, le Secrétariat du Conseil du
Trésor et les ministères concernés se doivent d'améliorer la coordination
horizontale de l'administration des programmes. Le recoupement et la redondance
seront ainsi réduits, et les exigences en matière de rapports seront amoindries
pour les demandeurs et les bénéficiaires.
- Rationalisation des procédures de demande : En vue
d'améliorer le système tant pour les gestionnaires que pour les bénéficiaires,
le Secrétariat du Conseil du Trésor devrait collaborer avec les ministères afin
de simplifier la procédure de demande de subventions et de contributions et
d'en accroître la transparence et l'accessibilité.
- Amélioration du service : Le Secrétariat du Conseil
du Trésor devrait encourager les ministères à collaborer avec les bénéficiaires
à publier, dans un délai de trois ans, des normes de
service claires en matière de programmes de subventions et de contributions,
qui pourront être comprises par toutes les parties.
- Partage de l'information : Afin de diminuer le fardeau
qui repose sur les clients et d'améliorer le service, le Secrétariat du Conseil
du Trésor doit clarifier la question de la protection des renseignements
personnels qui est soulevée par le partage de renseignements sur les
bénéficiaires entre ministères. Ainsi, les renseignements pertinents relatifs à
l'argent injecté par le gouvernement fédéral dans les subventions et les
contributions seraient facilement accessibles à l'échelle du gouvernement.
- Financement : Le Secrétariat du Conseil du
Trésor devrait :
- encourager
le financement pluriannel des projets;
- encourager
la réduction du nombre de catégories de coûts dans les ententes de financement
et accorder plus de latitude aux bénéficiaires pour utiliser leur financement
dans une catégorie ou l'autre;
- préciser
les circonstances dans lesquelles le financement de base est un complément
rentable au financement de projets ponctuels;
- adopter
le principe selon lequel les niveaux de financement des programmes mis en oeuvre
par l'intermédiaire d'un tiers devraient refléter le coût total de l'exécution
des programmes.
- Gestion des risques : Le Secrétariat du Conseil du
Trésor devrait élaborer une méthode de gestion des risques en matière de
subventions et de contributions, qui comporte des exigences sur mesure pour ce
qui est de la surveillance et de la présentation de rapports; ces exigences
seraient définies en fonction de variables comme les fonds en jeu, la
crédibilité et la feuille de route du bénéficiaire ainsi que le caractère
délicat du projet.
- Documents de responsabilité : Les
documents de responsabilité actuels du Conseil du Trésor et les programmes de
subventions et de contributions sont inutilement compliqués, coûteux en temps
et onéreux. De surcroît, ils semblent avoir un champ d'application restreint.
Ils devraient être remplacés par des documents simplifiés (ou un seul), qui
soient suffisamment souples pour s'adapter aux différents programmes et
projets, et axés sur des objectifs réalistes et mesurables.
- Exigences relatives à la présentation de rapports :
Les exigences en matière de surveillance et de présentation de rapports qui
sont prévues dans le cadre stratégique des programmes de subventions et de
contributions doivent être simplifiées et clairement associées à un besoin qui
puisse être démontré. Le gouvernement devrait utiliser la notion
d'« accréditation » pour adapter les exigences relatives à la
présentation de rapports aux capacités, aux circonstances et à la feuille de
route de l'organisme bénéficiaire.
- Vérification : En règle générale, les
bénéficiaires de subventions et de contributions devraient faire l'objet de
vérifications tout au plus une fois l'an, quel que soit le nombre
d'ententes de financement qui ont été conclues avec eux. Pour éviter les
vérifications inutiles, le Secrétariat du Conseil du Trésor devrait :
- encourager
la planification de vérification consolidée pour les bénéficiaires dont les
projets sont financés par plus d'un programme;
- encourager
les ministères à effectuer des vérifications cycliques au hasard, selon le
cycle financier annuel de l'organisme bénéficiaire.
- Évaluation : Le Secrétariat du Conseil du Trésor
devrait s'assurer que :
- les
évaluations des programmes mesurent des objectifs de programmes qui sont
clairement définis et réalistes;
- la
collecte de données et les exigences relatives à la présentation de rapports
sont précisées en conséquence.
- Processus administratifs : Le Secrétariat du Conseil
du Trésor devrait aider certains ministères et organismes à dresser
l'inventaire des processus administratifs se rapportant aux subventions et aux
contributions. Il serait ainsi plus facile de repérer les possibilités d'amélioration
du service et d'accroissement de l'efficience, et de partager des pratiques
exemplaires. Tous les ministères et organismes devraient avoir terminé cet
examen des processus administratifs portant sur leurs programmes de subventions
et de contributions dans un délai de trois ans.
- Amélioration des données : Le Secrétariat du Conseil
du Trésor devrait développer un système de codification normatif pour classer
les dépenses en subventions et en contributions, afin d'améliorer l'analyse des
dépenses de fonds fédéraux et de connaître les programmes auxquels ils sont
destinés.
- Mise en oeuvre : Afin de faire avancer rapidement
ce programme de changement, le Secrétariat du Conseil du Trésor devrait :
- regrouper
les ministères concernés qui seront « à l'avant‑garde du
projet » en prenant les initiatives à court terme énoncées dans le
rapport;
- simplifier
les exigences relatives aux demandes, à la présentation de rapports et à la
vérification, afin d'en accentuer la clarté et d'en réduire la complexité;
- instaurer
un centre d'expertise au gouvernement, où un conseil consultatif représentant
les ministères bailleurs de fonds et les bénéficiaires des programmes aiderait
les ministères à échanger leurs pratiques exemplaires en ce qui a trait à
l'administration des subventions et des contributions, et à la promotion de
l'innovation dans l'administration des programmes;
- élaborer
des programmes de formation à l'échelle du gouvernement qui soient destinés au
personnel chargé de l'administration des programmes de paiements de transfert;
- établir
un partenariat avec les ministères directeurs, afin d'améliorer l'accès à
l'information sur les subventions et les contributions actuellement offerte aux
bénéficiaires; ces derniers peuvent notamment s'informer au moyen d'avis
affichés sur le Web, de systèmes d'avertissements par courrier électronique, de
recherches par mots‑clés, d'applications électroniques et de veille
informatique.
- faciliter
l'accès des clients aux différents ordres de gouvernement, grâce à une seule
interface électronique comme MERX et Strategis, au Canada, ou grâce à des
programmes comme Grants.gov et GrantsLink, dont se servent les demandeurs
d'aide gouvernementale aux États-Unis et en Australie.
Pour prendre connaissance du rapport intégral et en savoir davantage sur le
Groupe d'experts, consultez le site www.brp-gde.ca.
Le gouvernement du Canada passe à l'action à la suite des recommandations du Groupe d'experts sur les subventions et les contributions
Le gouvernement du Canada a fait bon accueil aux recommandations du Groupe d'experts et adopte immédiatement des mesures en réponse aux principales conclusions du rapport :
- Un changement fondamental s'impose dans la façon dont le gouvernement fédéral comprend, conçoit, gère et justifie ses programmes de subventions et de contributions.
- Il est possible et nécessaire de simplifier l'administration tout en renforçant la responsabilité.
- Ces changements nécessiteront un leadership durable de la part des élus et de la fonction publique.
Les mesures annoncées aujourd'hui s'appliquent à trois volets : le leadership soutenu, la simplification des règles et la détermination des responsabilités, et l'adoption d'une méthode de gestion des programmes axée sur le citoyen.
Le leadership soutenu
En quoi cela est important
Un leadership fort et soutenu à tous les échelons de la fonction publique est nécessaire pour réduire les lourdeurs administratives et pour rendre les programmes de subventions et de contributions plus efficaces et plus efficients à l'intention de tous les Canadiens et les Canadiennes.
Mesures
- Le président du Conseil du Trésor dirigera l'élaboration d'un plan d'action en vue de réformer l'administration des subventions et des contributions, ce qui renforcera la responsabilisation à l'égard de la gestion et des résultats de ces programmes. Le gouvernement poursuivra ses consultations avec la collectivité des bénéficiaires lors de l'élaboration de ce plan d'action.
- Le gouvernement invitera le Groupe d'experts à revenir pour examiner les progrès accomplis.
Simplification des règles et renforcement de la responsabilisation
En quoi cela est important
En vue d'encourager le changement au sein des ministères et des organismes, le Secrétariat du Conseil du Trésor devra préciser et simplifier ses politiques et offrir aux gestionnaires de programme les outils appropriés afin qu'ils administrent les subventions et les contributions de manière à se concentrer sur les résultats selon un cadre de gestion du risque solide. De plus, ce changement favorisera l'établissement d'une collectivité d'experts qui facilitera le partage d'information sur les questions de gestion de ces programmes.
Mesures
- La Politique sur les paiements de transfert sera renouvelée d'ici la fin de 2007, de même que d'autres politiques, outils et guides connexes du Conseil du Trésor qui concernent les subventions et les contributions, pour tenir compte des recommandations du Groupe d'experts et de la vérificatrice générale du Canada.
- Le Secrétariat du Conseil du Trésor travaillera avec les ministères concernés afin de passer en revue les processus opérationnels pour repérer les occasions où il y aurait lieu d'améliorer le service et l'efficience.
- Le gouvernement créera un Centre d'expertise sur les subventions et les contributions, afin de partager les pratiques exemplaires et
de promouvoir l'innovation dans l'administration des programmes.
Méthode de gestion axée sur le citoyen
En quoi elle est importante
En tant qu'administrateurs des programmes, les ministères et les organismes jouent un rôle central à partir duquel peuvent se déclencher des changements dans la gestion et la prestation des subventions et des contributions. Les ministères doivent examiner leurs propres pratiques afin de simplifier les processus de demande et d'approbation, d'établir des normes de service et d'adapter leurs exigences en matière de rapports à la taille et à l'objectif du programme et aux capacités des bénéficiaires.
Mesures
- À l'automne 2007, un groupe de ministères et d'organismes chargés de la prestation des programmes de subventions et de contributions utiliseront les résultats de l'examen des processus opérationnels pour élaborer des plans d'action qui indiqueront comment ils parviendront à simplifier leurs pratiques en vue de réduire les lourdeurs administratives dans le cadre de la gestion du risque.
- Lorsque les règles et les processus simplifiés seront en vigueur, des programmes de formation seront instaurés pour s'assurer que les gestionnaires de programme possèdent les compétences et les capacités nécessaires en gestion de programmes dans un nouveau cadre administratif.
Ce sont là les premières étapes vers la mise en oeuvre d'un changement dans le système entier sous un leadership bien défini. En définitive, ces changements permettront aux gestionnaires et aux bénéficiaires des programmes de se concentrer sur l'atteinte des résultats et la gestion efficace des programmes, plutôt que sur la gestion de processus fastidieux.
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