Méthodes
Les examens constituent des projets structurés qui respectent les principes
de la vérification, de l'évaluation ou d'autres méthodologies établies
ou novatrices, et qui donnent lieu à un compte rendu verbal ou écrit.
Les activités du Chef - Service d'examen (CS Ex) sont variées
:
- évaluations de la pertinence et de l'efficacité des programmes
- examens de systèmes en développement
- évaluations des risques
- examens d'initiatives de changement
- vérifications de recouvrement des coûts
- examens de cadres de gestion
- examens de conformité.
Le processus d'examen
Définition du projet
La définition du projet consiste en une analyse préliminaire
du sujet en question et de l'environnement du client. L'équipe de service à la
clientèle (ESC) détermine, en consultation avec le client, les
travaux nécessaires à la réalisation de l'examen. Dans
le cadre d'un contrat de projet, l'ESC établit avec le client les attentes
quant aux objectifs, aux résultats et aux échéances. Le
contrat de projet sert aussi à évaluer le rendement de l'ESC.
Analyse et résultats
Une fois le contrat signé, l'ESC entame la phase centrale du projet
d'examen, celle de l'analyse et des résultats. Au moyen de la vérification,
de l'évaluation ou d'autres méthodologies établies ou
novatrices, l'ESC travaille avec le client et d'autres intervenants afin d'obtenir
des résultats à valeur ajoutée. L'ESC formule des recommandations,
en consultation avec le client, et elle l'aide au besoin à dresser son
plan d'action.
Contrôle et suivi
Conformément à sa stratégie visant l'amélioration
continue, le CS Ex effectue un suivi quant à l'efficacité et à l'efficience
de ses examens, et ce, de deux façons : d'une part, un suivi est fait
sur la satisfaction des clients et sur les mesures prises suite au projet.
Nous demandons entre autres à nos clients de remplir un bref questionnaire
sur la qualité de nos services et nous suivons la mise en oeuvre du
plan d'action; d'autre part, le rendement de l'ESC est évalué.
Pour ce faire, nous examinons les avantages et les résultats du projet,
ainsi que son stade d'avancement par rapport aux attentes établies dans
le contrat du projet (p. ex. échéanciers et produits à livrer).
Nos ESC utilisent des méthodes analytiques poussées et des techniques
avancées de résolution de problèmes afin d'offrir des
services d'examen efficaces.
Pendant le processus d'examen, nos ESC utilisent des techniques et des approches à la
fine pointe, à savoir :
- Auto-évaluation des contrôles :
L'auto-évaluation des contrôles permet au personnel et aux gestionnaires,
dans une série d'ateliers dirigés, d'évaluer leurs opérations
et de déterminer les obstacles à la réalisation des
objectifs gestionnels et opérationnels, et de trouver des moyens de
surmonter ces obstacles.
- Analyse comparative : L'analyse comparative
permet de comparer les activités et les opérations du Ministère
de la Défense nationale et des Forces canadiennes (MDN/FC) à ce
qui se fait de mieux dans le monde et aide à convaincre les gestionnaires
des avantages à adopter des moyens différents pour atteindre
leurs objectifs.
- Techniques de vérification et d'examen informatisées :
Ces techniques permettent aux vérificateurs d'utiliser des logiciels
spécialisés pour accéder à des systèmes
d'information ministériels afin d'analyser des données particulières
et d'accomplir des procédures d'examen à l'aide de moyens informatiques.
Cela permet aux vérificateurs d'être plus efficaces et plus
efficients pendant l'activité d'examen.
Auto-évaluation des contrôles
- Un outil puissant pour travailler plus intelligemment
Qu'est-ce que l'auto-évaluation des contrôles
(AEC)?
Ce sont des employés groupés en équipes qui se réunissent
avec leur gestionnaire et un animateur qualifié, en vue d'analyser,
au sein d'un cadre de contrôle, les forces et les obstacles qui ont une
incidence sur leur aptitude à atteindre leurs objectifs et de décider
des mesures qui s'imposent.
Qu'apporte-elle?
- Approche innovatrice qui permet d'évaluer les risques et de renforcer
les contrôles
- Examen axé sur le client qui résulte en des plans d'action
concrets
- Processus qui répond parfaitement à divers environnements
(transfert de responsabilités, diminution de ressources, rapidité d'intervention)
- Portrait instantané de la situation et des tendances d'une organisation
- Produit recherché des gestionnaires à tous les niveaux
Quels sont les avantages de l'auto-évaluation
des contrôles?
Du point de vue du client :
- Résoudre les problèmes de communication et de coordination
- Évaluer et améliorer le processus de direction, de gestion
et de planification
- Identifier/corriger les situations problématiques ou les faiblesses
- Explorer les possibilités d'amélioration et élaborer
des plans d'action
- Effectuer une analyse comparative, et réévaluer les unités/organisations/fonctions
pour déterminer les progrès accomplis par suite des plans d'action établis
Du point de vue du fournisseur d'AEC :
- Instaurer un climat de coopération entre le gestionnaire et l'agent
d'examen
- Obtenir un diagnostic rapide mais complet des risques et des tendances
de l'organisation
- Disposer d'un outil qui peut être adapté et utilisé avec
très peu de préavis
L'analyse comparative (« benchmarking »)
- Un outil précieux pour qui veut demeurer concurrentiel
L'analyse comparative est le processus qui consiste à identifier et à adapter
des pratiques et des processus exemplaires afin d'aider une organisation à optimiser
son rendement. L'analyse comparative peut s'appliquer à des opérations
internes ou externes, à une concurrence directe et à des pratiques
et processus exemplaires revêtant un caractère générique.
À un moment où le MDN et les FC se doivent d'améliorer
les services, l'emploi des ressources, les délais de livraison et, de
manière générale, le rendement et l'efficacité opérationnelle,
on considère de plus en plus l'analyse comparative comme étant
un puissant outil pour améliorer la qualité des services.
Quels sont les avantages de l'analyse comparative?
- Incitation à un examen objectif des processus, pratiques et systèmes
en vigueur
- Obtention de données externes objectives sur les modes d'opérations
- Découverte de méthodologies pouvant constituer une amélioration
- Validation des propositions de changement
- Définition d'objectifs communs visant l'amélioration
- Propositions constituant des « percées »
- Amélioration continue
Au cours des dernières années, le CS Ex a acquis une expérience
considérable en matière d'analyse comparative, ayant utilisé cette
démarche dans plusieurs examens et études. Le CS Ex est membre
de l'International Benchmarking Clearinghouse (IBC), service offert par l'American
Productivity and Quality Centre.
Nous ferons de notre mieux pour vous renseigner sur l'analyse comparative
concernant des sujets bien précis; autrement, nous vous communiquerons
le nom d'organismes qui, vraisemblablement, fourniront leurs services à titre
payant.
Techniques et outils de vérification
assistés par ordinateur (TOVAO) - Des outils automatisés permettant
de travailler plus intelligemment
Les TOVAO consistent en des techniques d'analyse qui exploitent la puissance
et la rapidité de calcul des ordinateurs pour télécharger,
compiler, trier, manipuler et traiter les données afin de les transformer
en information de gestion. Quelques exemples d'applications de TOVAO : gestion
de projet, comptabilisation du temps, planification des ressources financières
et humaines, analyse des tendances et de régression, échantillonnage
statistique.
L'information est essentielle à tout bon examen des activités
du Ministère, ainsi qu'au rendement et à l'efficacité du
CS Ex. Le CS Ex a donc acquis une connaissance poussée des principales
applications de l'ordinateur central du Ministère et de logiciels spécialisés.
Les TOVAO augmentent considérablement l'efficacité et l'efficience
de la vérification durant les phases de planification, d'exécution
et de communication des résultats, de même qu'ils améliorent
toute la gestion de la fonction de vérification. Dans de nombreux cas,
l'utilisation de l'ordinateur permet aux vérificateurs de réaliser
des tâches qui, manuellement, seraient impossibles de réaliser
ou qui prendraient trop de temps. L'ordinateur s'avère être l'outil
idéal pour trier, chercher, faire concorder des données et les
soumettre à divers types de calculs mathématiques. De plus, les
outils informatisés permettent de ne plus être obligé de
suivre toute une série d'étapes comme tel est le cas dans un
programme de vérification manuelle. Les TOVAO fournissent aux vérificateurs
des outils et techniques pour sonder l'information de façon interactive
et intervenir dès les premiers résultats, soit en modifiant soit
en améliorant l'approche adoptée.
Grâce aux TOVAO, le CS Ex est en mesure d'aider les gestionnaires du
Ministère à accroître le rendement et l'efficacité de
leurs activités. Les équipes du CS Ex ont recours à des
outils et des techniques d'analyse de pointe, tant pour la tenue des examens
que pour l'aide aux gestionnaires. L'utilisation des TOVAO permet aux vérificateurs
d'exploiter la puissance de l'ordinateur et d'aider les gestionnaires du Ministère à améliorer
l'efficacité et l'efficience de leurs opérations. De plus, les
techniques développées pour les examens sont communiquées
aux gestionnaires du Ministère en vue de les aider à mener à bien
les opérations courantes de leurs secteurs fonctionnels.
L'emploi d'outils comme l'Audit Command Language (ACL) et les langages de
programmation orientés objets permettent au CS Ex de :
- Conseiller le personnel d'examen quant aux meilleurs outils et sources
d'information à utiliser pour leurs examens
- Convertir des fichiers de diverses provenances en des formats permettant
une analyse plus poussée
- Chercher, analyser et extraire des données soit sur PC soit sur
ordinateur central
- Combiner des données de divers systèmes ou plate-formes pour
en faire un dépôt de données
- Développer rapidement des applications afin de répondre à des
demandes d'examen spécifiques
- Vérifier les données à 100 %
Le CS Ex utilise les TOVAO dans divers domaines, par exemple :
Finances
- Analyse des paiements d'intérêt sur des comptes créditeurs
en souffrance : économies ministérielles de plus de 5 M $ en
deux ans
- Analyse de sept millions de transactions financières en moins de
deux jours, laquelle a permis de repérer plus de 750 000 $ de paiements
en double
Approvisionnement
- Base de données sur les matières dangereuses développée
aux fins d'un projet et adoptée par le client pour son propre usage
- Identification de centaines de millions de dollars de vieux stocks découlant
du désarmement de plusieurs navires
Déménagement des militaires
- Analyse des frais de déménagement associés à des
affectations militaires et analyse de la durée d'affectation moyenne
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