Examen de l'assurance de la qualité du programme pilote
Collections numérisées autochtones (CNA)

5 octobre 1999

Sommaire

On a mené un examen de l'assurance de la qualité sur les dossiers de 26 clients qui ont reçu un financement d'Entreprise autochtone Canada (EAC) dans le cadre du Programme pilote Collections numérisées autochtones (CNA). On a choisi six domaines spécifiques pour le processus d'examen : l'approbation préalable des projets, l'approbation des projets, la lettre d'offre et les modifications, les paiements, les paiements anticipés et la surveillance.

Dans l'ensemble, des procédures appropriées sont en place et sont généralement suivies. Toutefois, on a constaté des problèmes dans les domaines suivants :

Approbation préalable des projets

• Onze (11) des 26 dossiers comportaient des budgets doubles et/ou révisés, rendant ainsi difficile l'identification de la version finale du budget du projet.

Approbation des projets et lettre d'offre et modifications

• Sept (7) des 26 dossiers contenaient des photocopies incomplètes des documents originaux, qui donnent lieu à des renseignements de référence manquants.

Paiements

• Des cinq dossiers où un paiement final avait été effectué, seul un dossier avait été approuvé selon les pouvoirs de signature fournis.

Paiements anticipés

• Dans 25 des 26 dossiers, le document d'approbation des paiements n'était pas approuvé conformément aux pouvoirs de signature fournis ou comportait des renseignements manquants à cause de la même erreur de photocopie décrite ci-dessus.

Surveillance

• Le paiement final a été accordé à cinq clients; toutefois, deux des clients n'ont pas encore observé toutes les modalités et conditions du programme pilote, c.-à-d. qu'ils n'ont pas soumis leur entrevue de fin de service pour eux-mêmes ou leur personnel.

Par conséquent, il est recommandé que :

1. Les dossiers soient maintenus d'une façon plus ordonnée et qu'on s'assure que les photocopies contiennent tous les renseignements au moment de photocopier les documents.



2. La gestion de CNA veille à ce que le budget "final approuvé" soit clairement identifié dans les documents relatifs aux dossiers.



3. La gestion de CNA assure que tous les documents sont autorisés par les pouvoirs de signature appropriés.



4. La gestion de CNA fasse en sorte que tous les documents requis soient consignés au dossier avant le paiement final.

Ce document n'est pas accompagné d'une réponse formelle de la gestion étant donné qu'il a été préparé avant la mise en oeuvre de cette pratique en 2001.

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