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Vérification interne multirégionale des importations d'armes à feu
Direction générale de la vérification et de l'évaluation de l'entreprise
Décembre 2004
- SOMMAIRE
- INTRODUCTION
- OBJECTIF DE LA VÉRIFICATION
- CONSTATATIONS, RECOMMANDATIONS ET PLANS D'ACTION
- CONCLUSION
- ÉQUIPE DE VÉRIFICATION
Cette vérification et le travail connexe ont été faits avant l'annonce de la scission de l'Agence des douanes et du revenu du Canada en vue de créer l'Agence du revenu du Canada (ARC) et l'Agence des services frontaliers du Canada (ASFC). L'ARC a accepté de terminer la vérification et de préparer le rapport pour le soumettre à l'approbation de l'ASFC.
SOMMAIRE
Les douanes ont la responsabilité de protéger la santé, la sécurité, la prospérité économique et la souveraineté des Canadiens. En s'acquittant de leurs responsabilités, les douanes s'efforcent d'atteindre un équilibre entre les activités d'exécution et la facilitation de la circulation des marchandises et des personnes aux frontières internationales du Canada. Des changements introduits en mai 2003 au Code criminel et à la Loi sur les armes à feu ont accru le rôle des douanes canadiennes dans la gestion de l'importation des armes à feu.
Objectif de la vérification : fournir à la haute direction des régions visées par la vérification l'assurance que le traitement des importations d'armes à feu au Canada se fait conformément aux lois et aux règlements. La vérification a eu lieu de juillet à septembre 2003 dans les régions du Pacifique, des Prairies et du Sud de l'Ontario.
Conclusion : dans l'ensemble, les importations d'armes à feu sont traitées conformément aux lois et aux règlements. Toutefois, la mise en oeuvre de procédures nouvelles ou révisées n'a pas toujours été faite en temps opportun, ce qui indiquait la nécessité d'une meilleure communication. De plus, de la formation supplémentaire ou une mise à jour sur la manipulation et le stockage des armes à feu s'est révélée nécessaire. Par ailleurs, même s'il y a eu des activités de contrôle relatives au programme d'importation des armes à feu, il ne semble pas y avoir eu de processus officiel de contrôle à intervalles réguliers étayé par une documentation appropriée.
Plan d'action : des mesures correctives ont été prises afin d'améliorer la communication entre les coordonnateurs des armes à feu et le personnel au niveau opérationnel. Des cours d'appoint sur la manipulation et le stockage sécuritaires des armes à feu ont déjà été donnés ou des mesures ont été prises pour répondre au besoin. L'équipe du projet des armes à feu de l'Administration centrale travaillera avec les gestionnaires régionaux afin d'établir un processus de contrôle permettant de recueillir des renseignements précis. De plus, l'équipe du projet fera un examen de suivi des changements apportés au programme lorsque les mesures législatives seront mises en oeuvre.
INTRODUCTION
Les douanes ont la responsabilité de protéger la santé, la sécurité, la prospérité économique et la souveraineté des Canadiens. En s'acquittant de leurs responsabilités, les douanes s'efforcent d'atteindre un équilibre entre les activités d'exécution et la facilitation de la circulation des marchandises et des personnes aux frontières internationales du Canada.
Des modifications apportées en mai 2003 au Code criminel et à la Loi sur les armes à feu ont accru le rôle des douanes canadiennes dans la gestion de l'importation des armes à feu. Les gestionnaires des douanes dans les régions du Pacifique, des Prairies et du Sud de l'Ontario ont demandé que l'efficacité du processus d'importation d'armes à feu soit évaluée en tenant compte des modifications législatives.
OBJECTIF DE LA VÉRIFICATION
Fournir à la haute direction des régions visées par la vérification l'assurance que le traitement des importations d'armes à feu au Canada se fait conformément aux lois et aux règlements.
La vérification a été axée sur le niveau d'observation de la législation et les processus de soutien en place. Cela comprenait l'importation des armes à feu à autorisation restreinte et non restreinte, ainsi que les mesures en place visant à interdire l'importation d'armes à feu prohibées.
La vérification a eu lieu de juillet à septembre 2003 dans les régions du Pacifique, des Prairies et du Sud de l'Ontario. Elle ne visait pas les responsabilités de l'Administration centrale à l'égard de l'importation des armes à feu.
CONSTATATIONS, RECOMMANDATIONS ET PLANS D'ACTION
Conformité aux politiques, aux procédures, aux lois et aux règlements
Des coordonnateurs des armes à feu étaient présents dans chacune des régions qui ont participé à la vérification. Leurs responsabilités incluaient la communication des renseignements relatifs aux importations d'armes à feu qui provenaient des directions générales et des régions, aux opérations des bureaux locaux. De plus, les coordonnateurs agissaient à titre d'agent de liaison entre les opérations des bureaux locaux et la Direction générale des douanes à l'Administration centrale pour régler les problèmes opérationnels relatifs aux procédures et à la législation. Chaque coordonnateur des armes à feu était également responsable d'autres tâches; les armes à feu ne constituaient donc pas leur seule priorité.
Dans toutes les régions visitées, les importations d'armes à feu étaient habituellement traitées conformément aux lois et aux règlements. Toutefois, les connaissances du personnel en ce qui a trait aux procédures des importations d'armes à feu variaient d'un lieu de travail à l'autre dans les régions. Une source de préoccupations particulièrement importante était l'absence généralisée d'une mise en oeuvre rapide des nouvelles procédures pour le traitement des déclarations d'armes à feu pour non-résident, en date du 1er novembre 2002.
En raison de lacunes ou de retards dans la mise en oeuvre des nouvelles procédures, qui visaient à clarifier le processus d'importation d'armes à feu pour les non-résidents et à réduire les temps de traitement, il pourrait ne pas y avoir d'économies en matière d'utilisation des ressources. Il est donc nécessaire que les coordonnateurs des armes à feu fassent mieux comprendre ces procédures au personnel du niveau opérationnel.
Recommandation
Le rôle et les responsabilités des coordonnateurs des armes à feu doivent être examinés dans chacune des régions qui ont participé à la vérification afin de garantir que la communication et la mise en oeuvre des procédures liées à l'importation, à la retenue et à la mainlevée des armes à feu sont efficientes et efficaces, et que le poste de coordonnateur des armes à feu réussit à fournir un soutien aux opérations.
Plan d'action
Le coordonnateur régional des armes à feu de la région du Pacifique collaborera avec les agents du projet des armes à feu de l'Administration centrale afin de s'assurer que les renseignements acheminés aux districts sont utilisables et qu'ils se rapportent aux politiques existantes.
Dans la région des Prairies, les gestionnaires de district sont responsables de la gestion quotidienne des opérations. Ils doivent s'assurer que toute la documentation est à jour et que le personnel est au courant des changements de procédures. La direction locale s'assurera que les renseignements sur les procédures demeurent à jour et que les agents y ont accès.
Dans le Sud de l'Ontario, le coordonnateur des armes à feu responsable communiquera régulièrement avec la personne-ressource de chaque site. Il transmettra les renseignements à la cette dernière, qui les diffusera aux employés. De plus, il fera un suivi auprès de ces personnes-ressources pour déterminer le niveau de compréhension et de conformité.
L'Administration centrale enverra l'énoncé du rôle des coordonnateurs régionaux des armes à feu à chacun d'eux pour leur rappeler le rôle important qu'ils jouent dans l'exécution du Programme canadien de contrôle des armes à feu.
Des mesures correctives ont été prises afin d'améliorer la communication entre les coordonnateurs des armes à feu et le personnel au niveau opérationnel.
Protection des biens et sécurité des employés
En ce qui concerne la protection des biens, il existe des procédures afin de garantir que les armes à feu et les fonds publics sont protégés et contrôlés à chaque lieu de travail, bien que des mécanismes de surveillance officiels documentés n'aient pas toujours été établis.
En ce qui a trait à la sécurité des employés, les douanes voient à ce que les inspecteurs des douanes suivent avec succès un cours sur la manipulation et le stockage sécuritaire des armes à feu. En général, le Cours canadien de sécurité dans le maniement des armes à feu leur est offert. Chaque bureau des douanes compte des inspecteurs chevronnés qui aident et conseillent le personnel moins expérimenté. Le personnel qui n'a pas reçu de formation n'est pas autorisé à manipuler des armes à feu.
Au cours des visites sur place, nous avons été mis au courant ou avons constaté des problèmes ayant trait à la sécurité des employés lors de la manipulation ou du stockage des armes à feu. La préoccupation la plus courante qui touche toutes les régions est la nécessité de cours d'appoint sur les armes à feu.
Recommandation
Les gestionnaires doivent demander aux inspecteurs des douanes quel type de formation ils ont besoin en ce qui touche les armes à feu, et leur offrir les cours d'appoint pertinents.
Plan d'action
La question des cours d'appoint sur les armes à feu a été renvoyée à la direction de district et au coordonnateur régional de la formation dans la région du Pacifique. La région des Prairies a déjà fourni à tous ses districts le cours d'appoint sur les armes à feu. La région du Sud de l'Ontario a commencé à en offrir et continuera de faire le suivi des besoins en matière de formation sur les armes à feu afin d'y répondre.
Les gestionnaires de chacune des régions ont pris l'engagement de mettre en oeuvre les améliorations proposées en matière de sécurité ou de surveiller les processus de manipulation sécuritaire des armes à feu afin de s'assurer que la sécurité des employés n'est pas compromise.
Chaque bureau des douanes a un processus pour traiter les plaintes des clients. La première étape de ce processus, étape que connaît le personnel de tous les niveaux, consiste à aiguiller le client vers le surintendant responsable. Peu de plaintes de clients sont documentées car, dans la plupart des cas, le problème était résolu en personne avec le client. La haute direction de toutes les régions a adopté une approche proactive pour régler les plaintes des clients associées à l'importation d'armes à feu.
Le suivi (c'est-à-dire la supervision, l'observation et la vérification des activités, ainsi que la communication de rapports aux personnes responsables sur les progrès accomplis) est une composante clé du processus de gestion de la qualité. La vérification a permis de constater que les surintendants faisaient le suivi au moyen de l'observation, de l'examen des dépôts bancaires, de vérifications de caisse et d'examens des formulaires JUS 909, Déclaration d'armes à feu pour non-résident. Toutefois, il ne semble pas y avoir eu de processus officiel de contrôle à intervalles réguliers étayé par une documentation appropriée concernant les importations d'armes à feu.
En raison des modifications apportées à la législation sur les armes à feu et des ramifications négatives potentielles associées aux importations non autorisées, il serait avantageux que les gestionnaires soient plus rassurés que les importations d'armes à feu étaient conformes aux lois et aux règlements connexes. Un suivi plus officiel permettrait de leur donner cette assurance.
Recommandation
La haute direction régionale doit déterminer le rôle et les responsabilités propres au suivi du Programme de contrôle des armes à feu et mettre sur pied un mécanisme pour résoudre les lacunes opérationnelles.
Plan d'action
La région du Pacifique a pris l'engagement de collaborer avec l'équipe du projet des armes à feu et avec d'autres groupes au sein de l'Administration centrale afin d'élaborer un programme de suivi.
La région des Prairies estime que les armes à feu qui sont sous le contrôle des douanes font déjà l'objet d'une surveillance régulière. Les statistiques sur les importations d'armes à feu sont à jour, l'équipe du projet des armes à feu fait des vérifications périodiques des formulaires JUS 909, Déclaration d'armes à feu pour non-résident, et l'Administration centrale compare le nombre de formulaires avec les paiements déposés.
Dans la région du Sud de l'Ontario, le coordonnateur des armes à feu ou les personnes-ressources des sites feront des examens périodiques sur le stockage, l'intégrité et la documentation des armes à feu.
L'équipe du projet de l'Administration centrale collaborera avec les directions régionales pour mettre sur pied un processus de suivi pour s'assurer que des renseignements exacts sont recueillis. De plus, l'équipe du projet examinera les changements au programme lorsque seront mises en oeuvre les mesures législatives élargissant le programme afin d'y intégrer les résidents canadiens et les commerces d'armes à feu.
CONCLUSION
Il n'y avait pas de problèmes graves relatifs au traitement de l'importation des armes à feu dans les régions du Pacifique, des Prairies et du Sud de l'Ontario. Les importations d'armes à feu étaient habituellement traitées conformément aux lois et aux règlements. Toutefois, les connaissances du personnel en ce qui a trait aux procédures des importations d'armes à feu variaient d'un lieu de travail à l'autre dans les régions. En raison de lacunes ou de retards dans la mise en oeuvre des procédures nouvelles ou révisées pour le traitement des armes à feu, il était évident que la communication devait être plus efficace. De plus, un cours d'appoint sur la manipulation et le stockage des armes à feu s'est révélé nécessaire.
Malgré des activités de suivi au moyen de l'observation, de l'examen des dépôts bancaires, de vérifications de caisse et d'examens des formulaires, il ne semble pas y avoir eu de processus officiel de contrôle à intervalles réguliers étayé par une documentation appropriée.
ÉQUIPE DE VÉRIFICATION
Dianne Readman, Gestionnaire régionale de la vérification interne
Stacy Allison, Chef de projet
Rob Maier, Vérificateur interne, région du Pacifique
Thelma Weisser, Vérificatrice interne, région du Pacifique
Rachel Raymond, Vérificatrice interne, région des Prairies
Mark Costello, Vérificateur interne, région du Sud de l'Ontario
Donna Lockyer, Vérificatrice interne, région du Sud de l'Ontario
