Vérification des procédures de démarcation de l'encaisse de fin d'exercice 2004 2005

octobre 2005

Table des matières

• Sommaire
• Introduction
• But de la vérification
• Observations de la vérification
  • Procédures de démarcation de fin d'exercice
  • Précision et intégralité des fonds en transit
• Conclusion
• Équipe de la vérification

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Sommaire

Contexte : 
Le gouvernement du Canada a changé sa méthode de comptabilité, passant de la comptabilité de caisse modifiée à la comptabilité d'exercice pour la préparation des états financiers afin de répondre aux exigences de la Stratégie d'information financière (SIF). Selon la Directive du Receveur général pour 2004-2005, lorsque les sommes négociables le ou avant le 31 mars 2005 sont reçues au plus tard le 31 mars 2005, mais qu'elles ne sont pas créditées par la Banque du Canada ou au Receveur général dans toute autre institution financière pour l'exercice financier 2004-2005, elles doivent être enregistrées comme étant des fonds en transit.

Objectif : 
La vérification visait à évaluer si l'Agence des services frontaliers du Canada (ASFC) observe la procédure de démarcation de fin d'exercice exposée dans la Directive du Receveur général, et à donner l'assurance à la direction quant à la précision et à l'intégralité des fonds en transit déclarés à la fin de l'exercice.

La vérification portait sur la démarcation de fin d'exercice et sur les fonds en transit. Elle a été menée dans des bureaux de Toronto, de Windsor, de Montréal et de Calgary, à la Direction générale des finances et de l'administration de l'Agence du revenu du Canada (ARC) et à la Direction générale du contrôle à l'Administration centrale de l'ASFC.

Conclusion : 
La vérification a révélé que l'ASFC a observé les lignes directrices et la procédure pour la démarcation de fin d'exercice et pour les fonds en transit, énoncées dans la Directive du Receveur général et adoptées par l'ARC et l'ASFC.

Introduction

Le gouvernement du Canada a changé sa méthode de comptabilité, passant de la comptabilité de caisse modifiée à la comptabilité d'exercice pour la préparation des états financiers afin de répondre aux exigences de la Stratégie d'information financière (SIF).

Selon la Directive du Receveur général pour 2004-2005, lorsque les sommes négociables le ou avant le 31 mars 2005 sont reçues au plus tard le 31 mars 2005, mais qu'elles ne sont pas créditées par la Banque du Canada ou au Receveur général dans toute autre institution financière pour l'exercice financier 2004-2005, elles doivent être enregistrées comme étant des fonds en transit.

La Directive énonce que toute information sur les dépôts canadiens que reçoit le Secteur de la gestion bancaire et de la trésorerie (SGBT) des institutions financières, après le 31 mars 2005, sera traitée par le Système bancaire du gouvernement (SBG) comme étant dans le nouvel exercice 2005-2006.

La Direction générale des finances et de l'administration de l'Agence du revenu du Canada (ARC) maintient le grand livre des recettes pour l'Agence des services frontaliers du Canada (ASFC); elle a en outre rapproché les dépôts de l'ASFC avec ceux confirmés par la Banque du Canada et a identifié les fonds en transit à la fin de l'exercice. Depuis le mois de juillet 2004, la Direction générale des finances et de l'administration de l'ARC a apporté des changements au système afin d'inclure la date de réception des paiements déposés.

De plus, la Direction générale des finances et de l'administration de l'ARC a exigé que tous les bureaux de l'ASFC accusent réception de sa directive donnant les instructions pour les paiements en espèces reçus à la fin de l'exercice financier 2004-2005. Cette directive visait à s'assurer que les surintendants, les superviseurs, les caissiers et le personnel concerné comprennent bien le processus de fin d'exercice, car le gouvernement a changé sa méthode de comptabilité, passant de la comptabilité de caisse à la comptabilité d'exercice pour la préparation des états financiers.

La Direction générale des finances et de l'administration de l'ARC a indiqué que les recettes de l'ASFC pour l'exercice financier 2004-2005 étaient :

Filière commerciale des douanes	18,2 milliards de dollars
Programme d'autocotisation des douanes (PAD)	4,6 milliards de dollars
Plafond de 25 millions de dollars	3,8 milliards de dollars
Voyageurs et opérations postales	0,1 milliard de dollars
Total	26,7 milliards de dollars

Le Bureau du vérificateur général s'est également fondé sur les résultats de cette vérification interne afin de diriger sa propre vérification à l'ASFC dans le but d'inclure ses opinions des états financiers du Canada (Comptes publics).

But de la vérification

Objectif

La vérification visait à évaluer si l'ASFC observe la procédure de démarcation de fin d'exercice énoncée dans la Directive du Receveur général et à donner l'assurance à la direction en ce qui concerne la précision et l'intégralité des sommes en transit déclarées à la fin de l'exercice.

Portée

La vérification a été menée au sein de la Direction générale des finances et de l'administration de l'ARC et de la Direction générale du contrôle à l'Administration centrale de l'ASFC. De plus, des visites ont été effectuées dans des bureaux de l'ASFC de Toronto, de Windsor, de Montréal et de Calgary.

Méthodologie

La méthodologie utilisée pour effectuer cette vérification comprenait :

• Examen des politiques et des procédures connexes ainsi que la Directive du Receveur général;
• Entrevues avec des gestionnaires clés et des employés de l'Administration centrale de l'ASFC;
• Rapprochement des espèces en transit selon le module « Suivi des statistiques » du Système commercial des douanes (G11) et le grand livre;
• Nombreux tests sur les transactions afin de confirmer les montants déclarés.

Observations de la vérification

Procédures de démarcation de fin d'exercice

Les exigences concernant la démarcation de l'encaisse de fin d'exercice énoncent que les sommes reçues au plus tard le 31 mars 2005 devaient être déclarées dans l'ancien exercice. Les sommes reçues le ou après le 1er avril 2005 devaient être déclarées dans le nouvel exercice. Afin d'évaluer si l'ASFC observe les exigences concernant la démarcation de l'encaisse en fin d'exercice, quatre bureaux régionaux ont été visités. Les observations et les tests ont conclu que tous les bureaux visités se conformaient aux exigences concernant la démarcation de fin d'exercice.

Précision et intégralité des fonds en transit

Les fonds en transit de l'ASFC, pour l'exercice financier 2004-2005, ont été préparés par la Direction générale des finances et de l'administration de l'ARC au nom de l'ASFC et comprennent :

Filière commerciale des douanes	1,5 milliard de dollars
PAD	0,4 milliard de dollars
Plafond de 25 millions de dollars	0,2 milliard de dollars
Total	2,1 milliards de dollars

PAD et plafond de 25 millions de dollars

Les fonds en transit pour le Programme d'autocotisation (PAD) ont été vérifiés et s'élevaient à 0,4 milliard de dollars. Ces fonds comportent les remises déposées par 16 entreprises le 31 mars 2005 et créditées par la Banque du Canada en avril 2005. Les fonds en transit pour le plafond de 25 millions de dollars ont été vérifiés et validés à 0,2 milliard de dollars. Il s'agit des fonds reçus dans les bureaux de Niagara Falls/Fort Erie, Place d'Youville (Montréal), l'aéroport international Pierre-Elliot-Trudeau (Montréal) et Calgary le 31 mars 2005 et crédités par la Banque du Canada en avril 2005.

Filière commerciale des douanes

Pour la filière commerciale des douanes, un échantillon de formulaires de recettes des douanes (K10), se chiffrant à plus d'un million de dollars, a été sélectionné. La valeur de l'échantillon s'élevait à 1,3 milliard de dollars et représentait 93 % de la somme de 1,5 milliard de dollars en transit déclarée. L'échantillon a été vérifié pour s'assurer que les dates et les montants déclarés sur les K10 correspondaient aux dates et aux montants reçus par la Banque du Canada. Toutes les transactions étaient conformes à la Directive du Receveur général.

Au-delà de la Directive du Receveur général, quelques irrégularités ont été relevées quant à l'utilisation du K10. Plusieurs dépôts ont été faits pour trois des K10 sélectionnés, au lieu d'un seul dépôt pour chaque K10 comme l'exige le Manuel des finances et de l'administration. Une révision de la documentation à l'appui a révélé que l'un des K10, totalisant 68,7 millions de dollars, avait fait l'objet d'un dépôt de 27,5 millions de dollars au cours de l'exercice précédent et le reste de la somme, soit 41,2 millions de dollars (fonds en transit), a été déposé à une date ultérieure au cours du nouvel exercice.

Il y avait également quelques cas pour lesquels le K10 n'indiquait pas la date de réception des paiements. Par exemple, un K10 en date du 31 mars 2005, d'un montant de 16,6 millions de dollars déposé le 4 avril 2005, a en fait été reçu au bureau de l'ASFC le 1er avril 2005. Étant donné que le montant a été reçu après le 31 mars 2005, il ne s'agissait pas de fonds en transit et il devait donc être déduit du montant des fonds en transit. La Division de l'analyse, de la comptabilisation des recettes et des rapports (DACRR) de la Direction générale du contrôle avait vérifié la démarcation en consultant le K10 original et les dépôts et avait ajusté les erreurs importantes découlant de l'enregistrement incorrect.

Rapidité des dépôts

Même si la vérification ne portait pas sur la rapidité des dépôts, certaines irrégularités relevées durant la phase de l'examen révèlent une inobservation du Règlement sur la réception et le dépôt des fonds publics, qui exige que les dépôts soient effectués dans les 24 heures suivant leur réception. Une révision de l'information transmise par les régions des Prairies et du Pacifique a révélé que de deux à cinq jours se sont écoulés avant le dépôt des fonds. Il a été suggéré à la Direction générale du contrôle de demander des explications pour de telles irrégularités. La Direction générale du contrôle a signalé qu'elle reverra les écarts pour obtenir des éclaircissements et enverra un rappel aux régions, et la DACRR fera un suivi à l'Administration centrale afin de relever les cas d'inobservation et de les régler.

Grand livre des recettes

Les dossiers financiers, pour les fonds reçus par l'ASFC ou déboursés en son nom dans le grand livre de recettes, sont maintenus uniquement par l'ARC et sont reflétés dans le compte 55101 du grand livre des recettes.

Le rapprochement, du compte 55101 du grand livre de recettes, utilisé pour déterminer le montant des fonds en transit pour l'exercice financier 2004 2005 a révélé un écart de 1,2 million de dollars entre les 2 075,2 millions de dollars déclarés par l'ARC (au nom de l'ASFC) et les 2 076,4 millions de dollars déclarés dans le compte 55101 du grand livre des recettes. Le rapprochement comportait un rajustement de 412,3 millions de dollars, composé de 20 éléments d'une valeur de plus de 100 000 dollars afin de corriger les erreurs liées aux dates de réception. Toutefois, une analyse plus approfondie des critères établis a révélé qu'un rajustement supplémentaire de 1,6 millions de dollars aurait dû être effectué pour quatre autres éléments d'une valeur de plus de 100 000 dollars. Ceci augmente l'écart des espèces en transit (les éléments reçus avant le 31 mars 2005, mais non crédités à l'année financière 2004-2005) à 2,8 millions de dollars, ce qui représente un taux de 0,13 % des comptes originaux.

L'ASFC n'a pas émis d'états financiers séparés et vérifiés pour l'année financière 2004-2005, et par conséquent, le rapprochement est sous réserve du seuil d'importance établi par le vérificateur général du Canada pour tous les ministères inclus dans les Comptes publics du Canada. La mesure de l'importance relative est l'effet de l'écart des espèces en transit dans les Comptes publics du Canada qui sont de 7,7 milliards de dollars. De ce fait, nous concluons que, si l'importance relative de l'écart par rapport aux produits à recevoir n'est pas substantielle (0,13 %), on peut généralement en arriver à dire que l'effet sur les Comptes publics du Canada sera également négligeable. Le vérificateur général du Canada a accepté la vérification interne de l'ASFC pour formuler son opinion des états financiers du gouvernement du Canada (Comptes publics).

Conclusion

La vérification a révélé que l'ASFC a observé les lignes directrices et les procédures pour la démarcation de fin d'exercice et pour les fonds en transit énoncées dans la Directive du Receveur général et adoptées par l'ARC et l'ASFC.

Équipe de la vérification

Marie Daoust, Gestionnaire des comptes

Maurice Fernandes, Chef de projet

Carl Blackett, Vérificateur interne