Vérification de la gestion de la trésorerie
Rapport de vérification interne

Table des matières

• Sommaire
• Introduction
• Objectif et portée de la vérification
• Méthodologie
• Contexte
  • Cadre de contrôle
  • Processus relatif à la gestion des fonds en espèces
• Observations, recommandations et plans d’action de la direction
  • Politiques et procédures
  • Conformité aux politiques et aux procédures - contrôle de la gestion de la trésorerie
  • Surveillance
• Annexe 1 : Lois, règlements, politiques et procédures applicables
• Annexe 2 : Codes des documents et des systèmes
  

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Sommaire

Le 6 octobre 2005, le Comité de la vérification interne et de l’évaluation de l’Agence des services frontaliers du Canada (ASFC) a donné son accord au Plan de vérification interne, qui incluait la Vérification de la gestion de la trésorerie. Cette vérification est un élément du Plan de vérification portant sur la gérance – respect des responsabilités .

Dans divers points d’entrée situés dans tout le Canada, des employés de l’ASFC s’occupent de recevoir, de contrôler et de déposer des fonds reçus en espèces à titre de paiement pour des services fournis ou de droits ou de frais perçus par l’ASFC (comme la taxe et les droits d’accise, la taxe sur les produits et services, les taxes provinciales et d’autres droits ou frais). Le terme « fonds en espèces » désigne n’importe quel paiement fait en argent liquide, par carte de débit ou de crédit ou par chèque.

La présente vérification a été menée entre les mois de janvier et de juin 2006.

Objectif et portée de la vérification

La vérification avait pour objectif d’assurer à la haute direction que les fonds en espèces sont contrôlés, comptabilisés et déposés en temps opportun et d’une manière conforme aux autorisations et aux règlements applicables. La portée de la vérification consistait uniquement à évaluer la conformité aux politiques, aux procédures, aux directives et aux lignes directrices concernant le traitement des fonds en espèces, entre le moment où ces derniers sont perçus et celui où ils sont déposés dans une institution financière et enregistrés. La portée de la vérification ne comprenait pas la détermination des répercussions financières de l’inobservation.

La vérification a porté sur la période du 1 er avril 2004 au 31 mars 2005. Pour que l’étendue de la vérification soit suffisante et représentative, six régions, comportant neuf lieux de travail (bureaux) présentant des contextes opérationnels différents, ont été choisies.

Constatations

Dans l’ensemble, l’examen a montré que l’observation des lois, règlements, politiques et procédures régissant le contrôle des fonds en espèces doit être améliorée.

La vérification a permis de constater qu’il existe, pour la gestion de la trésorerie, un cadre de contrôle composé d’une série de politiques, de procédures, de directives et de lignes directrices. Comme l’exigent les politiques, les paiements étaient déposés dans un délai de vingt‑quatre heures et enregistrés dans un délai de quatre jours ouvrables; des rapports des recettes des douanes (feuilles de travail K10) étaient établis pour tous les dépôts bancaires; les institutions financières étaient choisies en fonction de leur proximité du lieu de travail; et, à l’exception d’un seul bureau, les bordereaux de dépôt étaient estampillés par l’institution financière et retournés au bureau de l’ASFC le jour ouvrable suivant.

La vérification a également permis de relever un manque de conformité aux politiques et aux procédures en vigueur, ce qui donnait lieu à des faiblesses dans la supervision, la séparation des fonctions et l’enregistrement des paiements en espèces. Les politiques et les procédures n’étaient pas à jour et regroupées de façon à pouvoir les consulter facilement. La direction n’examinait pas toujours les activités de façon régulière pour s’assurer que les lacunes de contrôle étaient décelées et rectifiées. En outre, à l’Administration centrale, la direction ne communiquait pas ses attentes en matière de surveillance, et certains des bureaux qui effectuaient des examens trimestriels ne savaient pas où transmettre leurs rapports.

Principales recommandations

La direction de l’Agence doit :

• Prendre les mesures qui s’imposent pour que les politiques et les procédures concernant la gestion de la trésorerie soient complètes, à jour et faciles d’accès, de manière à pouvoir les consulter rapidement. La direction devrait également définir clairement quels sont les rôles et responsabilités de l’Agence en matière de gestion de la trésorerie;
• S’assurer que les bureaux des services frontaliers se conforment aux politiques, procédures, directives et lignes directrices pertinentes et disposent de tous les contrôles nécessaires pour garantir que les fonds en espèces seront traités et comptabilisés convenablement;
• Communiquer les attentes et les responsabilités claires et précises en matière de surveillance aux secteurs opérationnels qui s’occupent du traitement de fonds en espèces et les faire appliquer.

1. Introduction

Le 6 octobre 2005, le Comité de la vérification interne et de l’évaluation a donné son accord à la tenue d’une Vérification de la gestion de la trésorerie. Cette vérification est un élément du Plan de vérification portant sur la gérance – respect des responsabilités et il s’agit de l’un des examens cycliques que la Direction de la vérification interne (DVI) effectuera chaque année.

Dans le cadre de ses activités, l’Agence des services frontaliers du Canada (ASFC) perçoit les recettes provenant de trois grands programmes générateurs de recettes dans les opérations du secteur commercial et de la filière des voyageurs : la taxe et les droits d’accise, la taxe sur les produits et services, les taxes provinciales et diverses recettes non fiscales, comme les frais pour agriculture. Dans divers points d’entrée (PDE) situés dans tout le Canada, des employés de l’ASFC s’occupent de recevoir, de contrôler et des déposer des fonds en espèces. Le terme « fonds en espèces » désigne n’importe quel paiement fait en argent liquide, par carte de débit ou de crédit ou par chèque.

2. Objectif et portée de la vérification

La vérification avait pour objectif d’assurer à la haute direction que les fonds en espèces sont contrôlés, comptabilisés et déposés en temps opportun et d’une manière conforme aux autorisations et aux règlements applicables.

La vérification a porté sur l’exercice financier prenant fin le 31 mars 2005.

La vérification s’est limitée à évaluer la conformité aux politiques, aux procédures, aux directives et aux lignes directrices concernant le traitement des fonds en espèces, entre le moment où ces derniers sont perçus et celui où ils sont déposés dans une institution financière et enregistrés. La portée de la vérification ne comprenait pas la détermination des répercussions financières de l’inobservation.

Les fonds en espèces provenant des importations postales ont été exclus de la vérification, car il s’agit de paiements de source unique provenant de la Société canadienne des postes. Ont également été exclus, les fonds générés dans le cadre du Programme d’autocotisation des douanes (PAD), parce que les divers bureaux de l’ASFC ne perçoivent pas ces paiements.

3. Méthodologie

La méthode suivie pour exécuter la vérification incluait ce qui suit :

• des entretiens avec les membres de la direction et du personnel, à l’Administration centrale ainsi que dans les régions, un examen des lois et des règlements, des politiques, des procédures et des lignes directrices applicables, ainsi qu’un examen et une analyse des statistiques régionales;
• la sélection de six régions, comptant neuf lieux de travail (bureaux) au contexte opérationnel différent : Windsor/St.Clair, Niagara/Fort Erie, Québec, Prairies, Pacifique et Région du Grand Toronto;
• l’observation des contrôles physiques et des processus en effectuant une visite des installations, en examinant les registres manuels et automatisés des fonds en espèces perçus, en examinant les mécanismes de surveillance et en interrogeant le personnel régional;
• la sélection de deux types d’échantillon de documents provenant de neuf bureaux aux fins d’examen et d’analyse :
  1. Le premier échantillon était basé sur l’échantillonnage stratifié numérique de 479 transactions issues de K10, Rapport des recettes des douanes. Le but de cet échantillonnage était de vérifier l’observation des procédures. La sélection des échantillons a été fondée sur un niveau de confiance de 95 %, dans un intervalle de moins de 4 %.
  2. La seconde sélection d’échantillon était basée sur des échantillonnages au hasard après ciblage contenant chacun environ 20 transactions sources (sauf lorsque les faibles quantités nécessitaient des nombres d’échantillons inférieurs) de B3, Formule de codage – Douanes Canada, de B15, Déclaration en détail des marchandises occasionnelles, et de K21, Reçu de caisse, qui ont permis de remonter jusqu’aux K10. Il y a eu 440 transactions dans cet échantillonnage. Le but de cet échantillonnage était de vérifier que les reçus de caisse avaient été déposés et enregistrés.

La vérification a été menée d’une manière conforme à la Politique sur la vérification interne du Conseil du Trésor.

4. Contexte

4. 1 Cadre de contrôle

Le cadre de contrôle mis en place pour gérer les paiements en espèces à l’ASFC se compose d’une série de politiques, de procédures, de directives et de lignes directrices émanant de diverses directions générales de l’Agence, ainsi que du Conseil du Trésor. La liste complète de ces documents est présentée à l’annexe 1. Deux politiques du Conseil du Trésor : la Politique sur les dépôts et la Politique sur la comptabilisation des rentrées de fonds donnent aux ministères des directives sur la façon dont les fonds doivent être déposés dans une institution bancaire.

Les politiques et les procédures de l’ASFC qui se rapportent à la gestion des fonds en espèces comprennent le chapitre 10, section 8 (K10, Rapport des recettes des douanes) et le chapitre 13 (Établissements bancaires) du Manuel des finances et de l’administration (MFA). Le bulletin F‑94-5, intitulé Sécurité et contrôle des fonds publics et de l’actif monétaire, traite des mesures de sécurité physique qu’il convient de suivre pour protéger les éléments d’actif contre une perte ou un vol. Le Mémorandum R17-1-5, Guide de l’employé pour le Mémorandum D17-1-5, Importation de marchandises commerciales, fournit aux employés et aux membres de la direction des instructions détaillées sur la manière de traiter les divers types de paiement que perçoit l’ASFC dans ses divers secteurs d’activité.

La Direction générale du contrôle, la Direction générale de l’admissibilité et la Direction générale des opérations sont toutes trois responsables de ce cadre de contrôle. Les rôles et les responsabilités applicables sont définis dans le MFA. La Direction générale du contrôle est chargée d’établir et de diffuser les politiques et les procédures régissant la réception, le contrôle, la comptabilisation, la protection, le dépôt et la consignation des fonds en espèces. La Direction générale de l’admissibilité a pour tâche d’élaborer les programmes, les politiques et les activités qui réglementent le mouvement des marchandises et des voyageurs à destination ou en provenance du Canada. La Direction générale des opérations assure, quant à elle, le soutien nécessaire à l’exécution uniforme et efficace des activités.

4. 2 Processus relatif à la gestion des fonds en espèces

Il existe à l’ASFC deux filières génératrices de recettes : la filière des voyageurs et la filière commerciale. Lorsque des paiements sont traités dans les PDE, une série de procédures doivent être suivies pour contrôler la réception, la comptabilisation et le dépôt de tous les paiements, quel que soit le mode de paiement utilisé. Lorsqu’un paiement est fait, un reçu est remis au client, soit manuellement, soit au moyen d’un système automatisé, comme le Système de traitement des déclarations des voyageurs (STDV). Ce reçu peut être un formulaire K21 (Reçu de caisse) ou un formulaire B15 (Déclaration en détail des marchandises occasionnelles). Dans le cas des activités commerciales, le formulaire K84 (Relevé de compte) peut servir de reçu. Pendant la journée, les caissiers inscrivent tous les paiements dans un livre de caisse (T6 ou T11), qui est fermé et totalisé à la fin de chaque journée. Les livres de caisse sont rapprochés aux paiements reçus et aux espèces en caisse. Une feuille de travail K10 est établie pour chaque dépôt, et un superviseur l’examine et l’approuve. Le dépôt bancaire est établi, et ensuite rapproché à la feuille de travail K10 ainsi qu’aux paiements reçus et aux espèces en caisse. Le superviseur autorise le dépôt et supervise le scellement du sac de dépôt. Le lendemain, la banque renvoie un bordereau de dépôt estampillé, qui confirme le montant déposé. Les renseignements figurant sur la feuille de travail K10 sont ensuite consignés dans l’écran G11 du Système des douanes pour le secteur commercial (SDSC). La Direction générale du contrôle reçoit une copie du téléchargement du SDSC, où figurent des renseignements sur toutes les K10 inscrites, tandis que le receveur général reçoit un téléchargement contenant la totalité des dépôts bancaires, directement de toutes les institutions financières.

Pour ce qui est du traitement des paiements en espèces, le MFA et autres mémorandums pertinents exigent les principaux mécanismes de contrôle suivants afin d’assurer la protection appropriée des éléments d’actif monétaires, et celle des employés. Ces mécanismes sont les suivants :

• toutes les recettes perçues doivent être déposées dans une institution financière dans un délai de 24 heures;
• toutes les feuilles de travail K10 doivent être vérifiées et autorisées par écrit par un superviseur;
• un reçu écrit doit être remis au client;
• une feuille de contrôle pour le transfert doit être établie dans le cas d’un transfert physique de fonds entre deux employés; un superviseur doit signer ce formulaire;
• les fonctions de gestion des fonds en espèces doivent être convenablement séparées. Idéalement, des employés différents devraient remplir les fonctions suivantes : la réception du paiement, le dépôt bancaire, la vérification des feuilles de travail K10 et l’inscription des données dans l’écran G11 du SDSC;
• la trousse de documents K10 devrait inclure ce qui suit : la feuille de travail K10, le livre de caisse, les reçus, les factures (s’il y a lieu), une copie imprimée de l’écran G11, les bordereaux de dépôt bancaire estampillés et un rapport de déficits ou d’excédents (le cas échéant);
• les espèces doivent être déposées dans un coffre la nuit; l’accès au coffre doit être restreint à deux employés par quart de travail et la combinaison doit être changée chaque année ou chaque fois qu’il y a un changement de personnel;
• une vérification au hasard des mécanismes de contrôle financier doit être effectuée dans tous les PDE qui reçoivent des paiements en espèces; ce sont les gestionnaires locaux et la Direction des finances qui devraient accomplir cette tâche.

Lors de la perception des fonds en espèces, on se sert de systèmes manuels et automatisés pour l’inscription et le contrôle des fonds. Toutes les feuilles de travail K10 sont inscrites dans le SDSC, et cela inclut les paiements faits directement à une institution financière. Certains bureaux utilisent le STDV, mais pas tous. Ceux qui n’ont pas accès à ce système remettent au client un formulaire B15 ou K21 établi à la main. Il n’y a pas d’intégration dans le SDSC, le STDV et le Grand livre des recettes – le système de rapports financiers de l’ASFC. Par exemple, les petits importateurs commerciaux se servent du Système de traitement des déclarations commerciales réglées au comptant (STDCC) pour générer la Formule de codage — Douanes Canada (B3). Ce système calcule les droits et les taxes à payer. Le formulaire B3 est ensuite introduit manuellement dans le SDSC pour fins de validation et de perception des fonds en espèces. Le STDCC n’est pas intégré au SDSC ou au SSMAEC (Système de soutien de la mainlevée accélérée des expéditions commerciales). Dans le même ordre d’idées, le STDV n’est pas intégré au SDSC.

Une liste des principaux documents et systèmes mentionnés dans la présente section figure à l’annexe 2.

5. Observations, recommandations et plans d’action de la direction

Dans l’ensemble, l’examen a montré que l’observation des lois, règlements, politiques et procédures régissant le contrôle des fonds en espèces doit être améliorée.

La vérification a permis de découvrir que l’on exerçait peu de surveillance à l’échelon régional ainsi qu’à l’échelon de l’Administration centrale. Il est, en outre, nécessaire de regrouper les politiques et les procédures et de les mettre à jour, le cas échéant.

Il convient de signaler que le cadre de contrôle fonctionnait efficacement dans certains secteurs. Par exemple, nos contrôles ont indiqué que les paiements reçus étaient déposés dans un délai de 24 heures et consignés dans le SDSC dans un délai de quatre jours ouvrables. Des feuilles de travail K10 étaient établies pour tous les dépôts bancaires, comme l’exige le MFA. Dans la mesure du possible et dans des limites raisonnables, les institutions financières étaient choisies d’une manière conforme à la politique, c’est-à-dire, à proximité du lieu de travail. Les bureaux comportant un volume élevé de transactions avaient recours à des services de messagerie blindés, et les dépôts étaient faits tous les jours; de plus, en général, les bordereaux de dépôt étaient estampillés par l’institution financière et retournés le jour ouvrable suivant au bureau de l’ASFC.

Les sections qui suivent donnent des détails sur les constatations de la vérification qui concernent le cadre de contrôle établi.

5. 1 Politiques et procédures

Les politiques et les procédures sont un élément important du cadre de contrôle de la gestion. Elles exposent les attentes de la haute direction quant à la façon dont l’organisation devrait gérer ses activités, y compris les rôles et les responsabilités de ses différents éléments. Ces politiques et ces procédures doivent cadrer avec la politique et les directives du Conseil du Trésor; il faut aussi qu’elles soient communiquées à l’organisation et que celle-ci puisse y accéder aisément.

Pour ce qui est de la gestion de la trésorerie à l’ASFC, un résumé du cadre de contrôle et du processus de gestion est présenté aux sections 4.1 et 4.2 du présent rapport. La politique et les procédures comprennent le MFA et le Mémorandum R17-1-5. C’est la Direction générale du contrôle qui est chargée du MFA, la Direction générale de l’admissibilité a publié le Mémorandum R17-1-5 et la Direction générale des opérations est responsable de la mise en application de ces deux documents. En plus de la politique et des procédures, des directives et des lignes directrices ont aussi été publiées de temps à autre (la liste complète figure à l’annexe 1).

La vérification a toutefois permis de découvrir que les principales politiques, procédures, directives et lignes directrices ne sont pas regroupées, ce qui procurerait aux gestionnaires et aux employés une source d’information unique sur la gestion de la trésorerie. Les employés et les gestionnaires sont obligés de consulter un bon nombre de documents afin d’obtenir les renseignements dont ils ont besoin pour assurer la conformité aux exigences. En outre, il n’y a pas de responsable nommé à l’ASFC pour le regroupement et l’harmonisation de ces politiques, procédures, directives et lignes directrices, ce qui donne lieu à une multiplication de directives émanant de sources diverses. Les entretiens que nous avons eus avec des utilisateurs ont fait ressortir le fait qu’à cause de la situation, ces derniers ont de la difficulté à consulter rapidement les politiques, les procédures, les directives et les lignes directrices applicables en vue de régler des problèmes particuliers concernant la gestion de la trésorerie. Ce fait aggrave le risque que l’on ne se conforme pas toujours aux politiques et aux procédures.

La présente vérification a également révélé que les principales politiques et procédures relatives à la gestion de la trésorerie sont désuètes, car celles qui s’appliquent datent toutes de l’époque où l’ASFC faisait partie de l’ancienne Agence des douanes et du revenu du Canada et n’ont pas été mises à jour. Ces documents comprennent, pour les utilisateurs, des points de contact importants qui, aujourd’hui, sont soit rattachés à l’Agence du revenu du Canada, soit inexistants. Ce fait aggrave le risque que les employés ou les gestionnaires ne puissent pas obtenir l’aide dont ils ont besoin pour se conformer aux politiques.

Recommandation

La direction de l’Agence doit :

• prendre les mesures appropriées pour que les politiques, procédures, directives et lignes directrices concernant la gestion de la trésorerie soient complètes, à jour et faciles d’accès pour consultation rapide;
• définir clairement les rôles et responsabilités de l’Agence en matière de gestion de la trésorerie.

5. 2 Conformité aux politiques et aux procédures-contrôle de la gestion de la trésorerie

Pour qu’un cadre de contrôle soit efficace, il est nécessaire que les gestionnaires et les employés se conforment aux politiques et aux procédures que la haute direction établit. Chaque employé doit jouer le rôle qui lui est confié et s’acquitter de ses responsabilités, qui sont décrites dans les politiques et les procédures. Dans la présente vérification, nous avons trouvé que la conformité aux politiques, aux procédures, aux directives et aux lignes directrices était lacunaire, et il est nécessaire que les membres de la direction et du personnel améliorent le processus qu’ils suivent pour gérer les fonds en espèces. Au nombre des lacunes relevées figurent la supervision, la séparation des fonctions, les signatures à apposer sur les documents clés, ainsi que les mesures à prendre pour protéger les éléments d’actif monétaires.

Le chapitre 10, section 8, du MFA indique clairement qu’un superviseur doit examiner et signer les livres de caisse, les feuilles de travail K10 et les bordereaux de dépôt bancaire. Dans sept bureaux visités, les surintendants ne supervisaient pas les activités de traitement des fonds en espèces et ne signaient pas des documents clés, comme les livres de caisse (T6 ou T11) ou les bordereaux de dépôt bancaire. Dans ces bureaux, les employés établissaient la feuille de travail K10 et rapprochaient les paiements reçus aux livres de caisse sans qu’un superviseur revoie leur travail et autorise leur rapport. Dans le même ordre d’idées, les dépôts bancaires étaient préparés sans que l’on supervise ou que l’on recompte les sommes déposées. Le manque de supervision équivaut à une non-conformité.

Le chapitre 10, section 8, du MFA et le bulletin F-94-5 prescrivent tous deux que la réception des paiements, les dépôts bancaires, la vérification des feuilles de travail K10 et l’inscription de ces dernières dans l’écran G11 du SDSC sont des fonctions qui doivent être accomplies par des employés différents, de façon à exercer un meilleur contrôle financier. La vérification a permis de découvrir qu’il y avait un manque de séparation des fonctions dans trois bureaux qui comportaient un volume élevé de transactions. Dans deux bureaux, le même employé effectuait le travail de caissier depuis plusieurs années. Dans l’autre bureau, le même employé s’occupait de l’inscription des paiements en espèces dans les livres de caisse, établissait les dépôts bancaires et enregistrait les dépôts dans le SDSC, sans aucune supervision. La séparation des fonctions est un mécanisme de contrôle préventif qui permet de réduire les possibilités de commettre des fautes intentionnelles et de protéger l’organisation et les employés contre ce qui peut être perçu comme une inconduite.

Selon le bulletin F-94-5, les fonds en espèces et les chèques doivent être déposés dans un coffre pendant et après les heures d’ouverture; deux employés seulement par quart de travail devraient avoir accès à ce coffre et la combinaison de ce dernier devrait être changée au moins une fois par année ou chaque fois qu’il y a un changement de personnel. Le chapitre 10, section 8, du MFA indique qu’un superviseur doit remplir et signer une feuille de contrôle pour le transfert lorsque de l’argent comptant est transféré physiquement d’un employé à un autre. Les mesures de protection des éléments d’actif monétaires n’étaient pas toujours suivies. Dans deux bureaux, la combinaison du coffre n’avait pas été changée depuis plus de deux ans. Dans deux autres bureaux, tous les employés avaient accès au coffre et y effectuaient des dépôts en espèces pendant la journée, et ce, sans compter les fonds ou sans aucune supervision. Seul un des neuf bureaux visités utilisait les feuilles de contrôle pour le transfert lorsqu’un caissier transférait des fonds à un autre.

Le Mémorandum R17-1-5 exige que l’on remplisse le formulaire F88, Rapport de déficits/excédents des caissiers, lorsqu’un paiement reçu est inférieur au montant dû (déficit) ou excède le montant facturé (excédent), et il est indiqué au chapitre 10, section 8, du MFA qu’un superviseur doit signer tous les formulaires F88 qui sont remplis. Dans trois bureaux, le formulaire F88 était soit non signé par un superviseur, soit non complété lorsqu’il y avait un déficit ou un excédent à déclarer. L’inobservation des procédures en ce qui a trait aux feuilles de contrôle pour le transfert et les rapports de déficits/excédents est un exemple montrant que les éléments d’actif monétaires ne sont pas correctement protégés contre le vol ou les pertes.

Le chapitre 10, section 8, du MFA indique qu’un reçu doit être remis au client pour chaque paiement. Dans le cadre du sondage de vérification, un échantillon de 440 documents sources (B3, B15, K21) ont été sélectionnés afin de vérifier si les reçus avaient été déposés et inscrits. Les vérificateurs ont pu confirmer que tous les reçus sauf trois ont été déposés et inscrits. Sur les trois, deux reçus manquaient dans un bureau. Une recherche supplémentaire effectuée par les vérificateurs a révélé que 244 reçus manquants avaient été enregistrés dans le STDV, mais qu’ils n’ont pas pu être reliés à un K10 correspondant. De même, dans un autre bureau, un reçu manquant a mené à six autres reçus manquants qui n’ont pas pu être reliés à un K10 correspondant. Ainsi, les vérificateurs n’ont pas été en mesure de confirmer si ces paiements, pour lesquels les reçus avaient été émis, avaient été inscrits et déposés. Cette question a été portée à l’attention de la direction qui prendra les mesures nécessaires afin d’y enquêter.

Dans les bureaux n’ayant pas accès au STDV, ces reçus (B15 ou K21) sont établis manuellement, en remplissant des formulaires prénumérotés et assortis d’une copie carbone. Selon la politique, les livrets de reçus doivent être contrôlés et inscrits dans un registre. En outre, le chapitre 1 du MFA indique qu’il faut verser dans un dossier toutes les copies des reçus annulés. Les vérificateurs ont examiné la façon dont les livrets de reçus manuels étaient gérés et, dans deux des cinq bureaux n’ayant pas accès au STDV, ils ont constaté qu’ils n’étaient pas contrôlés de façon appropriée. La remise des livrets de reçus manuels aux employés n’était pas inscrite dans un registre et supervisée par la direction. Pour les B15, certains livrets de reçus n’avaient pas de numéro de document de déclaration en détail comme l’exige le guide de l’employé visant l’importation des marchandises commerciales (Mémorandum R17-1-5). Par conséquent, le contrôle des livrets de reçus est inadéquat dans ces deux bureaux.

Le chapitre 10, section 8, du MFA exige qu’il y ait une piste de vérification exhaustive pour toutes les transactions de recettes, de manière à pouvoir suivre tous les dépôts des douanes, depuis la transaction génératrice de recettes jusqu’à la création de la feuille de travail K10 (Rapport des recettes des douanes). Des formulaires K10 distincts sont établis pour : a) les points de vente et b) les chèques et les dépôts bancaires en espèces. Cependant, l’échantillon des formulaires K10 a révélé que les rapports de K10 des points de vente ainsi que les chèques et les dépôts bancaires en espèces sont inscrits dans le même livre de caisse. Comme les trousses K10 connexes n’étaient pas classées ensemble ou recoupées, cette piste de vérification n’était pas facile à suivre. Dans huit des bureaux visités, il a fallu consulter plusieurs trousses K10 pour rapprocher quelques dépôts, c’est-à-dire en extraire plus d’une pour faire un rapprochement entre les dépôts et les livres de caisse et les feuilles de travail K10.

Recommandation

La direction de l’Agence doit s’assurer que tous les bureaux des services frontaliers prennent les mesures suivantes :

• procéder au roulement des employés qui contrôlent la fonction de caissier; des efforts devraient être faits pour séparer dans la mesure du possible les fonctions relatives aux fonds en espèces (réception, enregistrement et dépôt);
• changer la combinaison du coffre au moins une fois par année et chaque fois qu’il y a un changement de personnel; seuls des employés désignés devrait y avoir accès;
• vérifier et autoriser tous les documents clés, comme les livres de caisse, les feuilles de travail K10, les bordereaux de dépôt bancaire et les formulaires F88;
• mettre en œuvre les procédures nécessaires pour contrôler la remise des livrets de reçus manuels (B15 et K21); cela inclut le contrôle des numéros de documents comptables afin d’éviter tout double emploi, et la comptabilisation des livrets B15 et K21 remplis afin d’éviter qu’il manque des copies avant de les ranger;
• remplir et verser dans un dossier une feuille de contrôle de transferts entre caissiers lorsqu’il y a un transfert physique de fonds entre des employés dûment autorisés à le faire;
• créer un lien clair avec les trousses K10 quotidiennes, pour : a) les chèques et l’argent comptant et b) les dépôts faits dans les points de vente, soit en les classant ensemble, soit en effectuant les recoupements appropriés.

5.3 Surveillance

La surveillance est un élément de contrôle clé pour la direction. Il est important que des mesures de surveillance soient prises et que les résultats soient signalés à la haute direction afin que celle‑ci sache si les politiques et les programmes fonctionnent efficacement. Pour ce qui est de la gestion de la trésorerie, la politique prescrit que, dans les bureaux, les gestionnaires et les superviseurs doivent procéder à des examens réguliers et périodiques pour s’assurer que l’on se conforme aux politiques et aux procédures, dans le cadre de l’examen du Système de contrôle de la conformité des opérations (SCCO). Les lignes directrices détaillées sont exposées dans le Mémorandum R1-11-1, Système de contrôle de la conformité des opérations, auquel s’ajoute un communiqué de 2002 provenant de l’ancienne Direction de la politique et de la coordination opérationnelle de l’Agence des douanes et du revenu du Canada, relativement à l’exécution des examens trimestriels obligatoires du SCCO ainsi qu’aux rapports connexes. La section 7 du Mémorandum R17-1-5 indique que le SCCO a pour objet de procurer à la direction locale et à l’Administration centrale un mécanisme de surveillance permettant de s’assurer que l’on se conforme aux politiques et aux procédures normales, que les mécanismes de contrôle appropriés sont en place et que les employés sont protégés.

Par contre, la vérification a permis de découvrir que l’on exerçait peu de surveillance dans les PDE, et que la Direction générale du contrôle ou la Direction générale de l’admissibilité n’effectuait aucune surveillance au sujet de la conformité à ses politiques, ses procédures, ses directives et ses lignes directrices. Les sondages de vérification ont révélé qu’aucun examen n’avait été effectué dans sept des neufs bureaux. Un des bureaux en effectuait ponctuellement. Dans deux des bureaux qui procédaient à des examens trimestriels, les superviseurs ne savaient pas où envoyer leurs rapports à Ottawa. Il n’y avait aucune directive de la part de l’Administration centrale au sujet de ces examens de surveillance. La vérification n’a relevé aucune attestation que la Direction générale des opérations effectuait des suivis et que le fait de ne pas effectuer un suivi avait une conséquence quelconque. Sans surveillance appropriée, il y a un risque que les problèmes de non-conformité aux politiques passent inaperçus.

Recommandation

La direction de l’Agence doit communiquer des attentes et des responsabilités claires et précises en matière de surveillance aux secteurs opérationnels qui s’occupent du traitement des fonds en espèces et les faire appliquer.

Annexe 1
Lois, règlements, politiques et procédures applicables

Manuel des finances et de l’administration (MFA) de l’ASFC

• Chapitre 1, section 1, Gestion de la fonction d’administration financière, décembre 2001
• Chapitre 1, section 2, Gestion des fonds publics, mars 2004
• Chapitre 10, Comptabilisation des recettes des douanes, sections 1 à 8 inclusivement, mai 2003

Bulletins et mémorandums applicables de l’ASFC

• Bulletin F-94-5, Sécurité et contrôle des fonds publics et de l’actif monétaire, mai 2002
• Bulletin F91-5, Autorisation d’un bureau de douane à reporter les dépôts à la banque jusqu’à un mois, mai 2002
• Manuel sur le traitement des voyageurs, partie 5, chapitre 6, Système de traitement des déclarations des voyageurs
• Mémorandum D17-1-5, Importation de marchandises commerciales, mai 2002
• Mémorandum R17-1-5, Guide de l’employé pour le Mémorandum D17-1-5, Importation de marchandises commerciales, mars 2000
• Mémorandum R1-11-1, Système de contrôle de la conformité des opérations, mars 1990
• Note de service – 4 août 2004 sur l’ajout d’une zone « date de réception » dans l’écran G11

Politiques du Conseil du Trésor

• Politique sur les pertes de fonds et infractions et autres actes illégaux commis contre la Couronne, Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada
• Politique sur les dépôts, Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada
• Politique sur la comptabilisation des rentrées de fonds, Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada

Autres

• 1986-8, Dépôt électronique des deniers publics au crédit du receveur général du Canada, Travaux publics et Services gouvernementaux Canada, juin 1986
• Lignes directrices et procédures – Comptabilisation des recettes , Citoyenneté et Immigration Canada

Annexe 2
Codes des documents et des systèmes

• B15 Déclaration en détail des marchandises occasionnelles
• B3 Formule de codage — Douanes Canada
• F88 Rapport de déficits/excédents des caissiers
• G11 Logiciel de collecte de données sur le rendement des douanes (un élément du SDSC)
• K10 Rapport des recettes des douanes
• K21 Reçu de paiement
• K84 Relevé de compte
• SCCO Système de contrôle de la conformité des opérations
• SDSC Système des douanes pour le secteur commercial
• SSMAEC Système de soutien de la mainlevée accélérée des expéditions commerciales
• STDCC Système de traitement des déclarations commerciales réglées au comptant
• STDV Système de traitement des déclarations des voyageurs
• T11 Livre de caisse, frais de service spécial et recettes non fiscales
• T6 Livre de caisse (recettes fiscales)