Vérification de la migration des données (2004-2005)
Rapport d'étude préliminaire

Mars 2006

Table des matières

• Sommaire
• Introduction
• But de la vérification
• Constatations, recommandations et plans d'action
  • Rapprochement de la migration générale des données financières au niveau des comptes publics
  • Fiabilité des fichiers des données financières reçus à l’ASFC
  • Gestion et résultats du processus de migration des données à l’ASFC
• Équipe de vérification
• Annexe A  : Rapprochement par le receveur général du Canada en 2004-2005

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Sommaire

Contexte

La vérification dont il est question dans le présent document était incluse dans le Plan stratégique relatif à la vérification interne de 2005-2008, lequel a été approuvé le 17 mars 2005 par le Comité de la vérification interne et de l’évaluation. La Direction de la vérification interne a entrepris de vérifier la migration des données, en 2004-2005, entre les organismes d’origine et l’Agence des services frontaliers du Canada (ASFC). Ce besoin a été établi à la suite d’une évaluation des risques posés par les activités et les programmes dans l’ensemble de l’Agence.

Même si elle s’est officiellement scindée de l’Agence des douanes et du revenu du Canada (ADRC) le 12 décembre 2003, l’ASFC a continué d’utiliser les systèmes administratifs d’entreprise (SAE) de l’ADRC, le système ministériel des finances et du matériel, qui est exploité et tenu au sein de l’environnement de l’organisme qui porte maintenant le nom d’Agence du revenu du Canada (ARC). En janvier 2005, l’ARC a établi pour l’ASFC des fonctions SAE distinctes, créant ainsi officiellement le SAE-ASFC, un système qui est doté de ses propres données. L’exploitation d’un système des finances et du matériel distinct a permis à l’ADRC, à Citoyenneté et Immigration Canada (CIC) ainsi qu’à l’Agence canadienne d’inspection des aliments (ACIA) de transférer à la nouvelle Agence des informations et des données financières sur les particuliers, les conventions collectives, les budgets, les éléments d’actif, les éléments de stock, les immobilisations, les biens immobiliers ainsi qu’un large éventail de fonctions de soutien relatives aux ressources humaines, à l’administration et aux opérations. Les données des trois organismes d’origine ont été transférées à l’ASFC entre le 17 janvier et le 31 mars 2005.

La vérification de la migration des données a pour objectif de vérifier l’intégrité des données intégrées au SAE-ASFC à partir des organismes d’origine, soit l’ADRC, CIC et l’ACIA. Les secteurs d’intérêt visés par la vérification comprenaient ce qui suit :

1. le rapprochement de la migration générale des données financières au niveau des comptes publics;
2. l’évaluation de la fiabilité des fichiers de données financières transférés à l’ASFC;
3. la gestion et les résultats du processus de migration des données à l’ASFC.

Observations

Le receveur général du Canada (RG) a vérifié de façon indépendante, au niveau des comptes publics, la migration générale des données financières. Plus précisément, il a conclu que les données financières transférées à l’ASFC à partir des organismes d’origine étaient réconciliées au niveau de l’activité de rapports financiers (ARF) des comptes publics, qu’elles comportaient le codage approprié au niveau de l’ARF, qu’elles avaient été transférées au cours de la même période comptable et qu’elles avaient été rapprochées dans les limites du montant d’arrondissement accepté.

Les fichiers de données financières qui ont été transférés à l’ASFC à partir des organismes d’origine incluaient la somme de 3,5 milliards de dollars en transferts de soldes d’ouverture et en cours d’exercice ou en avoir. Les montants de transfert relatifs étaient les suivants : pour l’ARC, environ 84 % ou 3 milliards de dollars, pour CIC, 15 % ou 500 millions de dollars, et pour l’ACIA, 1 % ou 35 millions de dollars. Selon les Lignes directrices concernant la conservation des documents administratifs communs du gouvernement du Canada, partie 4, on s’attendait à ce que tous les fichiers financiers utilisés pour la création de l’ASFC dans le cadre de la migration des données soient officiellement identifiés et conservés en tant qu’éléments des documents de l’Agence. Cependant, au moment de cette étude, la totalité des fichiers financiers utilisés dans le cadre de la création de l’ASFC ne nous avait pas été donnée. La plupart de ces fichiers ont été fournis en février 2006. La collecte, la présentation sous forme sommaire et la conservation officielle de ces fichiers devaient se faire par la Direction générale du contrôle à ce moment-là.

Les méthodes de gestion et les résultats de la migration des données financières à l’ASFC n’ont pas été officiellement consignés. Cela inclut la documentation des résultats exhaustifs et détaillés de la migration, une liste des éléments de migration non réglés au 31 mars 2005, ainsi que l’approbation des centres de coûts, des divisions, des directions, des directions générales et/ou des régions au sujet des résultats de la migration de leurs données financières. Les processus de contrôle utilisés pour gérer la validation de la migration des données financières n’ont également pas été documentés. De ce fait, la direction de l’Agence n’a pas été en mesure d’évaluer et de prioriser de façon complète les questions à examiner en matière de migration de données. Grâce à des entretiens menés avec des hauts fonctionnaires de l’Agence, les vérificateurs ont pu relever un certain nombre de préoccupations qui subsistaient en égard à la migration des données.

Conclusion

L’étude préliminaire de la vérification a permis de déterminer que la migration des données financières à l’ASFC, à partir des organismes d’origine, s’est déroulée de manière complète et exacte au niveau des comptes publics ou de l’activité de rapports financiers.

Les deux autres secteurs d’intérêt n’ont pas été terminés pour les motifs précités. Si le sondage détaillé se poursuivait, la Vérification interne a estimé que la taille de l’échantillon ne pourrait se justifier en raison des coûts-avantages insuffisants. Étant donné que l’information financière a été vérifiée au niveau des comptes publics, le risque pourrait se manifester sur le plan de l’inexactitude à court terme dans les comptes particuliers, par exemple, dans les montants d’actifs fixes transférés.  

Bien que, pour le moment, du travail supplémentaire sur cette vérification ne soit pas considéré rentable, nous pouvons tout de même en retenir des leçons en ce qui a trait à la gestion de la migration des données. Notamment, les projets de ce type devraient être munis d’un plan de projet précis et ils devraient inclure des résultats et des processus de contrôle documentés officiellement et conservés pendant le projet.  

Plans d’action

La Direction des finances de l’Agence a indiqué que tous les fichiers d’entrée de la migration des données et les documents connexes requis à l’appui de la vérification des comptes publics du Bureau du vérificateur général (BVG) de 2004-2005 ont été entretenus et que ces documents seront conservés de la même façon que le sont tous les autres documents financiers de l’ASFC. La Direction des finances de l’Agence a souligné qu’à des fins de réorganisation future, elle veillera à assurer une bonne documentation et à l’efficacité du contrôle de projet et de l’établissement du rapport.

Introduction

L’Agence des services frontaliers du Canada (ASFC) a été créée en décembre 2003 et fonctionne en tant qu’agence dans le portefeuille de la Sécurité publique et de la Protection civile (SPPC). Une Loi constituant l’Agence des services frontaliers du Canada, adoptée au Parlement en novembre 2005, définit officiellement le mandat de l’ASFC. Même si la majorité des activités frontalières relevaient de la Direction générale des douanes de l’ancienne Agence des douanes et du revenu du Canada (ADRC), l’ASFC regroupe aussi les programmes de services frontaliers dont étaient auparavant chargés Citoyenneté et Immigration Canada (CIC) et l’Agence canadienne d’inspection des aliments (ACIA).

Même si elle s’est officiellement scindée de l’ADRC le 12 décembre 2003, l’ASFC a continué d’utiliser les systèmes administratifs d’entreprise (SAE) de l’Agence du revenu du Canada (ARC), le système ministériel des finances et du matériel, qui est exploité et tenu au sein de l’environnement de l’ARC. En janvier 2005, l’ARC a établi pour l’ASFC des fonctions SAE distinctes, créant ainsi officiellement le SAE-ASFC, un système qui est doté de ses propres données. L’exploitation d’un système des finances et du matériel distinct a permis aux trois ministères d’origine de transférer à la nouvelle Agence des informations et des données financières sur les particuliers, les conventions collectives, les budgets, les éléments d’actif, les éléments de stock, les immobilisations, les biens immobiliers ainsi qu’un large éventail de fonctions de soutien relatives aux ressources humaines, à l’administration et aux opérations. Les données des trois organismes d’origine ont été transférées à l’ASFC entre le 17 janvier et le 31 mars 2005.

Pour que l’ASFC ait une assurance quant à l’intégrité des données du SAE, le Comité de la vérification interne et de l’évaluation a approuvé en mars 2005 la tenue d’une vérification du processus de migration des données.

But de la vérification

La vérification du processus de migration des données a été axée sur le transfert, à l’ASFC, des données financières provenant des trois organismes à partir desquels l’ASFC a été formée, soit l’ADRC, CIC et l’ACIA.

Objectif

La présente vérification a pour objectif de vérifier l’intégrité des données intégrées au SAE à partir des organismes d’origine. Les sous-objectifs consistent à vérifier la fiabilité des données transférées au SAE à partir des organismes d’origine, à évaluer le ou les processus qui ont été utilisés ou qui le sont encore pour contrôler la migration des données, ainsi qu’à confirmer l’efficacité du cadre de contrôle de gestion actuellement en vigueur pour surveiller l’intégrité des données clés et à risque élevé du SAE et en rendre compte.

Portée

Vu la quantité énorme des informations transférées à l’ASFC dans le cadre du processus de migration des données, lesquelles incluent des données sur des particuliers et des postes, des informations sur les conventions collectives, les éléments d’actif, les éléments de stock, les biens immobiliers, les budgets, les dépenses et les éléments de passif, il a été décidé de concentrer la vérification sur la migration des données financières. Compte tenu du grand nombre de données financières transférées à l’ASFC, la vérification a ensuite été axée sur les résultats, au niveau sommaire, de la migration des données financières, en ajoutant un examen d’un échantillon aléatoire d’opérations à risque élevé, dont la masse salariale et les dépenses de fonctionnement et d’entretien (F&E), la machinerie, le matériel informatique, les logiciels, de même que  les salaires et les charges à payer. C’est ainsi que trois secteurs d’intérêt généraux ont été relevés :

• le rapprochement de la migration générale de données financières au niveau des comptes publics (c’est-à-dire une confirmation du résultat de la migration des données par le receveur général du Canada);
• l’évaluation de la fiabilité des fichiers de données financières transférés à l’ASFC (c’est-à-dire une vérification des données financières détaillées reçues par l’ASFC et intégrées au système de gestion financière ministériel de l’Agence);
• la gestion et les résultats de la migration des données à l’ASFC (c’est-à-dire une évaluation des résultats sommaires et détaillés de la migration des données, ainsi que des processus de gestion et de contrôle connexes).

L’étude préliminaire a été réalisée à l’Administration centrale de l’ASFC de mai à juillet 2005 et de novembre 2005 à février 2006.

Méthode

Une approche « descendante » a été choisie pour la collecte et l’évaluation d’éléments probants. Cette méthode permet d’évaluer l’intégralité, l’exactitude et la fiabilité du processus de migration des données à un niveau élevé ou sommaire, de façon à déterminer le risque connexe et le niveau approprié d’enquête et d’essai qui est nécessaire au niveau détaillé ou au niveau des opérations. La méthode de vérification comprenait les étapes suivantes :

1. Déterminer quelles entités ont migré des données financières à l’ASFC, et quelles données précises ont été transférées [entrevues et étude de la documentation sommaire portant sur la migration];
2. Déterminer et obtenir les mécanismes de contrôle appliqués en rapport avec la méthode, la gestion et le processus de migration [entrevues et étude des documents de contrôle de la migration et des résultats connexes];
3. Vérifier le rôle et les responsabilités de tous les principaux intervenants en cause [entrevues et rapports sur la migration des données];
4. Déterminer les risques posés par la migration des données, l’évaluation des risques ainsi que l’atténuation de ces derniers [entrevues et étude des documents relatifs aux risques en cause];
5. Examiner la documentation sommaire concernant la migration et interviewer les agents financiers;
6. Choisir des échantillons représentatifs de données transférées en vue de procéder à des essais ou à des comparaisons avec les données transférées dans le système financier de l’ASFC [entrevues et utilisation du logiciel de vérification Audit Command Language (ACL)];
7. Déterminer au besoin d’autres approches de vérification si les données requises ne sont pas disponibles.

Constatations, recommandations et plans d’action

Rapprochement de la migration générale des données financières au niveau des comptes publics

Sous-objectif de la vérification : vérifier l’intégrité des données intégrées au système financier de l’ASFC à partir des organismes d’origine, à un niveau sommaire.

Étant donné que la vérification a pour objectif de vérifier l’intégrité des données intégrées au système financier de l’ASFC à partir des organismes d’origine, le meilleur endroit où débuter l’étude préliminaire est au niveau des comptes publics. Selon le chapitre 10 du Manuel du receveur général, le receveur général du Canada (RG) a pour tâche de superviser le transfert de fonds entre ministères au moment de la fusion, de la scission, de la fermeture ou de la création d’un ministère ou d’un organisme. Le RG est en mesure d’effectuer ce travail de supervision parce que les ministères concernés sont tenus de consigner les effets comptables de la restructuration dans leur système ministériel de gestion des finances (SMGF). Le fondement juridique d’une restructuration ou d’un transfert de fonctions découle généralement de la Loi sur les restructurations et les transferts d’attributions dans l’administration publique, ou de l’adoption d’un texte législatif revêtant la forme d’une loi précise sur l’organisation du gouvernement.

Les organismes touchés par une restructuration se composent habituellement d’un ministère et d’un organisme de transfert de sortie (l’ADRC, CIC et l’ACIA) et d’un organisme de transfert d’entrée (l’ASFC). Les organismes en question doivent se consulter les uns les autres ainsi que le RG en vue de coordonner l’échange de renseignements, de déterminer les montants en cause, ainsi que le codage applicable à l’ensemble du gouvernement, et de fixer la période comptable qui s’appliquera au traitement des opérations internes. Une restructuration donnera lieu au transfert de montants d’ouverture pour les éléments d’actif, les éléments de passif et le compte de l’actif ou du passif net (c’est-à-dire l’avoir) du ministère ou de l’organisme en question. Dans ce type de processus de migration de données financières, le système des règlements interministériels (RI) ne peut pas être utilisé.

Les organismes concernés doivent s’entendre sur une méthode comptable, ce qui permet de préserver l’intégrité des données comptables. Cela a été fait. Comme les quatre organismes prenant part à la migration des données utilisaient le SAP comme SMGF, il a été convenu d’utiliser comme comptes de contrôle les comptes de capital du SAP afin de veiller à ce que les montants transférés par les organismes de transfert de sortie correspondaient aux montants de transfert d’entrée consignés par l’ASFC dans le SAE‑ASFC (le Système administratif d’entreprise (SAE) est le SMGF de l’ASFC).

Le RG a procédé au rapprochement des comptes de capital utilisés par les quatre organismes dans le cadre du processus de migration des données à l’ASFC. Les soldes d’ouverture, les opérations en cours d’exercice et les soldes de clôture ont été surveillés et rapprochés par le RG. Les chiffres de l’étude sur l’avoir du RG, en date du 25 août 2005, montrent un rapprochement quasi parfait des données financières transférées. Pour de plus amples renseignements, veuillez consulter l’annexe A.

La migration des données de l’ASFC en 2004-2005 a été équilibrée, au niveau de l’activité des rapports financiers (ARF) des comptes publics, entre les trois organismes de transfert de sortie et l’ASFC. Plus précisément, cela signifie que les données transférées comportaient le code approprié au niveau de l’ARF, ont été transférées au cours de la même période comptable, ont été rapprochées par le RG dans les limites du montant d’arrondissement, ont été transférées conformément aux exigences de l’assurance de la qualité ( AQ ) du RG (p. ex., rapprochement des soldes d’ouverture) et ont fait l’objet d’un certificat de vérification du RG. En bref, toutes les données financières envoyées à l’ASFC ont été reçues et intégralement copiées dans le SAE-ASFC. L’Agence a donc pu se concentrer sur des questions plus précises concernant la migration des données, comme le fait d’effectuer un suivi à l’égard des éléments qui étaient censés avoir migré mais qui ne l’ont pas été (voir Gestion et résultats du processus de migration des données à l’ASFC à la page 12).

En résumé, le RG a vérifié de façon indépendante, au niveau des comptes publics, la migration générale des données financières. Plus précisément, il a conclu que les données financières transférées à l’ASFC à partir des organismes d’origine étaient réconciliées au niveau de l’activité de rapports financiers (ARF) des comptes publics, qu’elles comportaient le codage approprié au niveau de l’ARF, qu’elles avaient été transférées au cours de la même période comptable et qu’elles avaient été rapprochées dans les limites du montant d’arrondissement accepté.

Fiabilité des fichiers des données financières reçus à l’ASFC

Sous-objectif de la vérification : vérifier la fiabilité des données provenant des organismes d’origine et intégrées au système financier de l’ASFC.

Sur les 3,5 milliards de dollars en soldes d’ouverture et de transferts/avoirs en cours d’exercice qui ont été migrés à l’ASFC, l’ARC a fourni environ 84 % (3 milliards de dollars), CIC 15 % (500 millions de dollars) et l’ACIA 1 % (35 millions de dollars). Les opérations financières transférées à l’ASFC ont été intégrées de l’une des deux façons suivantes au SAE-ASFC : 1) les volumes d’opérations importants contenus dans des fichiers électroniques ont été traités par la DGI-ARC au moyen de « scripts » informatisés, dans lesquels le code de ministère/entreprise, le code du centre de coûts et le code du grand livre général (GLG) relatifs à chaque opération ont été convertis, à partir du codage de l’organisme d’origine, au codage de l’ASFC, ou 2) les opérations financières, sous forme de chiffriers, ont été reçues sur CD par la Direction de la comptabilité de l’ASFC et ont été introduites individuellement dans le SAE-ASFC avec les nouveaux codes de l’Agence, du centre de coûts et du GLG.

L’ARC a fourni environ une douzaine de fichiers de la migration des données financières : deux pour les soldes d’ouverture et dix pour les opérations en cours d’exercice. Les fichiers relatifs aux opérations en cours d’exercice comprenaient les avances liées aux tarifs aériens (élément d’actif), les avances au titre des frais de scolarité (élément d’actif), les avances prolongées, les recettes, les frais d’E&F (avec et sans partenaires commerciaux), les fonds salariaux et diverses immobilisations. La plupart des opérations ont été traitées par la DGI-ARC, au moyen de scripts informatisés.

CIC a fourni 34 fichiers de la migration des données financières : 3 pour les soldes d’ouverture et 31 pour les opérations en cours d’exercice. Les fichiers relatifs aux opérations en cours d’exercice comprenaient des fichiers de fonds particuliers, deux fichiers de salaires, un fichier de cautionnements en espèces, un fichier de crédits et de débits pour les garanties de bonne exécution, les frais d’E&F, les frais d’E&F pour d’autres ministères, les fichiers de rectification de dépenses, deux fichiers de dépenses de taxis et six fichiers de rajustement. La plupart des fichiers ont été chargés manuellement dans le SAE‑ASFC; les fichiers de grande taille ont été intégrés au moyen de scripts informatisés.

L’ACIA a fourni à l’ASFC sept fichiers de la migration des données financières : deux pour les soldes d’ouverture et cinq pour les opérations en cours d’exercice. Les fichiers relatifs aux opérations en cours d’exercice comprenaient deux fichiers de salaires (un chargé au moyen de scripts informatisés; un chargé manuellement), deux fichiers de salaires cumulés (chargés au moyen de scripts informatisés) et un fichier de frais d’E&F (chargé au moyen de scripts informatisés).

Les Lignes directrices concernant la conservation des documents administratifs communs du gouvernement du Canada, partie 4 (Fonction « contrôleur ») indiquent quelles sont les exigences officielles en matière d’enregistrement et de conservation de documents pour l’activité de gestion financière. Selon ces lignes directrices, on s’attendait à ce que tous les chiffres et tous les fichiers financiers reçus par l’ASFC dans le cadre de la migration des données soient officiellement consignés et faciles à obtenir afin de procéder à un examen de gestion. Cependant, au moment de cette étude, nous n’avions pas reçu  tous les fichiers financiers sur la migration qui avaient été utilisés dans le cadre de la création de l’ASFC. La plupart de ces fichiers ont été fournis en février 2006. La collecte, la présentation sous forme de sommaire et la conservation officielle de ces fichiers devaient être achevées par la Direction générale du contrôle à ce moment-là.

En résumé, les soldes d’ouverture et les transferts en cours d’exercice ont été migrés à l’ASFC à partir des organismes d’origine. Les montants de transfert relatifs étaient les suivants : l’ARC, environ 84 % ou 3 milliards de dollars, CIC, 15 % ou 500 millions de dollars, et l’ACIA, 1 % ou 35 millions de dollars. Si un sondage détaillé devait être effectué, la taille de l’échantillon devrait être telle que la Vérification interne a estimé que les coûts-avantages ne justifiaient pas l’exercice. Étant donné que l’information financière a été vérifiée au niveau des comptes publics, le risque pourrait se manifester sur le plan de l’inexactitude à court terme dans les comptes particuliers. Pour confirmer, on peut citer les montants d’actifs fixes transférés.

Gestion et résultats du processus de migration des données à l’ASFC

Sous-objectif de la vérification : évaluer le ou les processus de contrôle utilisés ou en cours d’utilisation pour la migration des données.

Sous-objectif de la vérification : confirmer l’efficacité du cadre de contrôle de gestion pour ce qui est de surveiller l’intégrité des données clés et à risque élevé du SAE et d’en rendre compte.

La migration des données financières entre les organismes d’origine et l’ASFC n’a pas été réalisée en tant que projet ministériel officiel. Elle a plutôt été gérée à titre d’exercice additionnel que la Direction de la comptabilité de l’ASFC devait exécuter en même temps que toutes les autres activités en cours à ce moment-là, avant la fin de l’exercice. On se serait attendu à ce qu’un projet ministériel présente les caractéristiques types de la gestion d’un projet, comme un bureau de gestion de projet, une description écrite des processus et des mécanismes de contrôle, la conservation des documents, et la déclaration des résultats à la direction à intervalles périodiques ainsi qu’à la fin du projet.

Dans le cas de la création du SAE-ASFC, une méthode de projet formelle a été appliquée, car cela était nécessaire pour effectuer un changement de système de cette ampleur dans le cadre du SAP V/3 (Systèmes, Applications et Produits de traitement des données/Version 3), mais cela n’a pas été fait pour la migration des opérations financières. La Direction de la comptabilité a indiqué qu’à l’époque elle était aux prises avec des problèmes de ressources, et qu’elle devait s’occuper à la fois des processus de fin d’exercice et de la migration des données. La Direction de la comptabilité a aussi indiqué qu’en plus d’avoir à exécuter et à vérifier l’entrée automatisée des opérations relatives à la migration, elle n’avait pas les ressources nécessaires pour consigner par écrit les processus et les résultats auxquelles on aurait pu par ailleurs s’attendre.

La migration des données n’ayant pas été exécutée comme un projet formel, un certain nombre de processus de gestion et de documents justificatifs, qui auraient été utiles pour la vérification, n’ont pas été établis. Ces processus et ces documents comprennent ce qui suit :

• L’autorisation ministérielle officielle concernant la migration des données, y compris les résultats complets de la migration à un niveau sommaire;
• Les résultats officiels et exhaustifs de la migration des données au niveau détaillé (p. ex., les problèmes particuliers posés par le contenu des données, les problèmes de codage financier, les données en double ou incomplètes, ainsi que la réception retardée des données, le tout par type de données, fonction administrative ou centre de coûts);
• Une liste officielle des éléments pour la migration des données en suspens au 31 mars 2005 (c’est-à-dire ceux dont il faudra s’occuper en 2005-2006, de même que les plans d’action correspondants);
• L’approbation officielle des centres de coûts, des divisions, des directions, des directions générales et/ou des régions, afin d’indiquer que la migration de leurs données a été accomplie avec succès ou non;
• Des rapports de situation sur la migration, indiquant surtout les résultats de la migration, afin de déterminer ce qui a fonctionné et ce qui n’a pas fonctionné, et la façon dont les problèmes et les risques ont été réglés;
• Des renseignements de contrôle sur les fichiers/chiffriers en matière de migration reçus par l’ASFC, comme le contenu des fichiers, leur taille, la date de réception, la date de consignation, le succès ou l’échec de l’introduction des données (voir Fiabilité des fichiers des données financières reçus à l’ASFC relativement aux exigences en matière d’identification et de conservation des documents que prévoient les Lignes directrices concernant la conservation des documents administratifs communs du gouvernement du Canada, partie 4, Fonction « contrôle »);
• Les processus de contrôle de la migration des données n’ont pas été documentés (c’est-à-dire pour le sous-objectif de la vérification : évaluer le ou les processus de contrôle utilisés ou en cours d’utilisation pour la migration des données).

À cause du manque de documents, la vérification s’est heurtée à deux grandes difficultés. Premièrement, sans ces documents, les vérificateurs ne sont pas en mesure de se faire une idée complète, équilibrée et opportune de ce qui s’est exactement passé et de ce qui en a résulté. Deuxièmement, sans ces documents, les vérificateurs ne sont pas en mesure d’évaluer le caractère adéquat et l’efficacité des processus de contrôle appliqués et d’utiliser ces informations pour choisir, en fonction du degré de risque, un petit échantillon représentatif d’opérations à des fins d’essais ou d’assurance, en se fondant sur les résultats documentés. Les essais effectués à des fins de vérification requièrent donc un échantillon d’opérations financières de plus grande taille et plus complet que celui qui serait par ailleurs nécessaire.

Pour procéder à la vérification, un échantillon représentatif d’opérations à risque plus élevé (comptes du grand livre général) a été choisi en vue de l’exécution éventuelle de tests à l’étape « examen détaillé » de la vérification. Dans le cadre de ce processus de sélection, les vérificateurs ont relevé le besoin de disposer de processus de contrôle documentés pour la migration des données au SAE‑ASFC. Les vérificateurs n’ont pas relevé de preuves que les processus de contrôle ont été documentés au moment de la migration des données. En novembre 2005, la Direction de la comptabilité a préparé une description détaillée des processus de contrôle utilisés pour la vérification d’un échantillon de transactions.

Pour cibler le travail de vérification, une série de questions clés touchant la migration des données, ainsi que les questions non réglées à la fin de la période considérée (31 mars 2005), ont été relevées. Les risques suivants ont été relevés lors d’entrevues menées avec des gestionnaires de l’ASFC six mois après la fin officielle du processus de migration :

• La migration des données relatives aux actifs des ressources humaines et de l’informatique s’est poursuivie après la période fixée pour la migration des données. À cause de changements apportés à des conventions collectives et à de nouveaux contrats au moment de la migration, ainsi que de l’arrivée de nouveaux employés provenant d’autres ministères, la migration des données relatives aux ressources humaines a été un travail long et complexe. Des changements ont été apportés aux modalités contenues dans des conventions collectives au cours de la période de migration. Des rajustements relatifs aux ressources humaines et au matériel informatique ont été enregistrés en 2005-2006;
• L’épuration des données du SAE a été limitée avant la migration. Il est possible que les éléments de stock, les éléments d’actif (surtout dans le domaine informatique), les contrats, le travail en cours, les contrats de service scindés et/ou maintenus n’étaient peut-être pas à jour au moment de la migration ou ont peut-être été incorrectement consignés ou scindés par l’ARC, dans le SAE-ASFC, à cause de la migration des données;
• Descriptions incomplètes des données financières migrées;
• L’ASFC n’a pas obtenu tous les renseignements nécessaires pour valider l’intégralité des données de migration fournies par CIC;
• Absence de tests d’acceptation des utilisateurs pour la migration des données. Les données étaient équilibrées au niveau du RG, mais l’intégralité et l’exactitude de la vérification des données au niveau des centres de coûts n’ont pas été officiellement vérifiées.

En résumé, les méthodes de gestion et les résultats de la migration des données financières à l’ASFC n’ont pas été officiellement consignés. Cela inclut la documentation des résultats exhaustifs et détaillés de la migration, une liste des éléments de migration non réglés au 31 mars 2005, ainsi que l’approbation des centres de coûts, des divisions, des directions, des directions générales et/ou des régions au sujet des résultats de la migration de leurs données financières. Également, les processus de contrôle utilisés pour gérer la validation de la migration des données financières n’ont pas été documentés. De ce fait, la direction de l’Agence n’a pas été en mesure d’évaluer et de prioriser de façon complète les problèmes de migration de données non réglés. Grâce à des entretiens menés avec des hauts fonctionnaires de l’Agence, les vérificateurs ont pu relever un certain nombre de préoccupations qui subsistaient eu égard à la migration des données. Bien que du travail supplémentaire sur cette vérification ne soit pas considéré rentable, nous pouvons tout de même en retenir des leçons en ce qui a trait à la gestion de la migration des données. Notamment, les projets de ce type devraient être documentés officiellement et conservés pendant le projet et non après que le projet soit terminé.

Conclusion

L’étude préliminaire de la vérification a permis de déterminer que la migration des données financières à l’ASFC, à partir des organismes d’origine, s’est déroulée de manière complète et exacte au niveau des comptes publics ou de l’activité de rapports financiers.

Deux secteurs d’intérêt n’ont pas été complétés en raison d’un manque de renseignements en ce qui touche la migration des données, les pratiques de gestion et les résultats de la migration. Bien que du travail supplémentaire sur cette vérification ne soit pas considéré rentable à l’heure actuelle, nous pouvons tout de même en retenir des leçons importantes aux fins de la gestion d’autres migrations de données.

Équipe de vérification

Bob Fox, Conseil et vérification Canada
Elizabeth Choros, ASFC, chef de projet

Annexe A  : Rapprochement par le receveur général du Canada en 2004-2005

Tableau *

Étude de l’avoir de l’ASFC 25/08/2005

	Transfert de sortie	Compte du RG	Solde d’ouverture	Transfert en cours d’exercice	Solde de clôture calculé	Solde de clôture
1.	CIC	25113	38 119 703,66	-111 508 324,57	-73 388 620,91	-73 388 620,91
		25116 (imm.)	-3 785 612,30	-2 680 337,67	-6465,949.97	-6 465 949,92
			34 334 091,36	-114 188 662,24
	Transfert 505		-34 426 930,24	114 071 025,57
	Écart	Note 1	-92 838,88	-117 636,67
2.	ACIA	25114	0.00	-5 251 825,70	-5 251 825,70	-5 251 825,70
		25117 (imm.)	-388 357,09	0,00	-388 357,09	-388 357,09
			-388 357,09	-5 251 825,70		-5 640 209,79
	Transfert 136		388 357,09	5 251 825,70
	Écart		Néant	Néant
3.	ARC	25112	-819 571 295,32	-643 398 911,91	-1 462 970 207,23	-1 462 970 207,23
		25115 (imm.)	-246 689 512,54	-5 477 929,18	-252,167,441.72	-252 167 441,72
			-1 066 260807,86	-648 876 841,09		-1 715 137 684,95
	Transfert 130		177 678 831,75	0,00
	Transfert 122	(grand livre des recettes)	1 066 260 807,86	648 876 964,34
	Écart	Note 2	Néant	123.25		0,00 % de l’avoir
	Total de l’avoir en date du 2005-05-25		-1 032 315 073,59	-1 800 632 429,62		-3 515 770 078,52
	Écart total		-92 838,88	-117 513,42	-210 352,30
					-36 057,29
					275 000
	Écart non expliqué				28 590,41	-0,08 % de l’avoir

Note 1 : CIC a fait état d’un solde d’ouverture d’immobilisations (imm.), au moment du transfert de sortie de 204 542,94 $ - amortissement 111 704,06 $ = 92 838,88 $; cependant, CIC a consigné le montant correspondant comme une opération en cours d’exercice en date du 31/03/2005. Cela a une incidence sur les montants en cours d’exercice parce que CIC a ensuite consigné l’amortissement relatif aux immobilisations déjà transférées; ce qui explique la somme de 36 057,29 $. Un montant de 275 000 $ a été désigné comme un élément de passif ayant fait l’objet d’un transfert de sortie par CIC, mais il n’a pas été fourni à l’ASFC avec des détails. Une demande de rectification par rajustement en fonction du 36ddd a été faite par l’ASFC [accepter le transfert du passif] et acceptée par le RG, et la rectification a eu lieu  en 2005-2006.

Note 2 : En suspens [pas de valeur importante, rajustement mineur à effectuer].

* Tableau : Fourni par la Direction de la comptabilité, ASFC; chiffres confirmés par le RG le 28 février 2006.