Vérification des procédures de démarcation de l’encaisse de fin d’exercice 2005-2006
Rapport de vérification interne

Table des matières

• Sommaire
• Introduction
• But de la vérification
• Constatations, recommandations et plans d'action
  • Exactitude de la date de démarcation pour la saisie des données sur l’encaisse
  • Exactitude et intégralité des fonds en transit
• Annexe A - Secteurs d’intérêt et critères de vérification
• Annexe B - Exemples d’erreurs dans les lots K10
• Annexe C – Écart entre les calculs de la Direction des finances de l’Agence et les résultats de cette vérification

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Sommaire

Contexte

L’Agence des services frontaliers du Canada (ASFC) perçoit environ 28 milliards de dollars en recettes par exercice. À la fin de chaque exercice, la Direction générale du contrôle émet aux points d’entrée des instructions concernant le traitement des paiements comptant reçus à la fin de l’exercice financier. Les fonds en transit sont les paiements qui sont reçus et négociables le 31 mars ou avant cette date mais qui ne sont déposés qu’en avril à la Banque du Canada ou dans toute autre institution financière au nom du receveur général. À la fin de l’exercice 2005‑2006, l’ASFC a déclaré un total de plus de 2 milliards de dollars en fonds en transit.

Objectif

L’objectif de la vérification est d’évaluer la mesure dans laquelle l’ASFC se conforme à ses procédures de fin d’exercice et à celles du receveur général et de donner l’assurance à la haute direction que les fonds en transit sont déclarés exactement et intégralement à la fin de l’exercice. La vérification a été effectuée de juin à août 2006.

Conclusion

La vérification a permis de conclure que les procédures de fin d’exercice pour 2005-2006 ont été respectées et que les fonds en transit ont été déclarés de manière satisfaisante. Au cours de l’examen, un écart de 7 millions de dollars dans les fonds en transit déclarés par la Direction des finances de l’Agence a été relevé; ce montant est au-dessous du seuil d’importance relative établi à environ 140 millions de dollars. Des erreurs ont été relevées dans le champ « Date de réception » du Logiciel de collecte de données sur le rendement des douanes (G11). La Direction des finances de l’Agence les a pris en compte dans son calcul des fonds en transit. La vérification a révélé qu’il n’existe aucune procédure documentée pour le calcul des fonds en transit par la Direction des finances de l’Agence.

Recommandations

La Direction générale du contrôle devrait :

• fournir à tous les bureaux régionaux et les points d’entrée des instructions claires et complètes sur la façon d’entrer les données dans le système G11 et leur rappeler de porter une attention particulière au champ « Date de réception »;
• établir des procédures écrites pour le calcul des fonds en transit afin d’assurer une continuité et de mettre en place une méthode normalisée.

Introduction

L’Agence des services frontaliers du Canada (ASFC) perçoit environ 28 milliards de dollars par exercice. À la fin de chaque exercice, la Direction générale du contrôle émet aux points d’entrée des instructions concernant le traitement des paiements comptant reçus à la fin de l’exercice financier. Les fonds en transit sont les paiements qui sont reçus et négociables le 31 mars ou avant cette date mais qui ne sont pas déposés qu’en avril à la Banque du Canada ou dans toute autre institution financière au nom du receveur général. À la fin de l’exercice 2005‑2006, l’ASFC a déclaré un total de plus de 2 milliards de dollars en fonds en transit.

But de la vérification

La vérification a porté sur l’observation des procédures de fin d’exercice pour l’année financière 2005-2006 et l’exactitude des fonds en transit déclarés par l’ASFC.

Objectif

L’objectif de la présente vérification est d’évaluer la mesure dans laquelle l’ASFC se conforme à ses procédures de fin d’exercice et à celles du Manuel du receveur général et de donner l’assurance à la haute direction que les fonds en transit sont déclarés exactement et intégralement à la fin de l’exercice.

Portée

La portée de la vérification comportait un examen des opérations et des documents de la Direction générale du contrôle à l’Administration centrale et a utilisé un échantillon de rapports des recettes des douanes (K10) des bureaux régionaux suivants :

• Windsor / St. Clair
• Atlantique
• Grand Toronto
• Niagara / Fort Erie
• Nord de l’Ontario
• Pacifique
• Prairies
• Québec

Un exposé détaillé et complet des secteurs d’intérêt et des critères de vérification figure à l’annexe A.

Méthode

La phase d’examen de la vérification a été effectuée pendant la période de juin à août 2006. L’équipe de vérification a :

• examiné les procédures de fin d’exercice du Manuel du receveur général et évalué la conformité de celui-ci par l’ASFC;
• examiné les instructions et la méthode de traitement des paiements de fin d’exercice de la Direction générale du contrôle;
• interviewé des personnes clés concernant les procédures de fin d’exercice;
• examiné les téléchargements du Système des douanes pour le secteur commercial (SDSC) et du receveur général afin de déterminer l’exactitude des données et de faire enquête sur tous les écarts ou erreurs;
• examiné un échantillon stratifié numériquement et sélectionné au hasard de lots de rapports des recettes des douanes (K10), comportant un coefficient de confiance de 95 % à intervalle de 4 %, pour établir si les paiements enregistrés ont été calculés correctement et si les bonnes dates de démarcation ont été utilisées;
• vérifié et révisé l’exactitude et l’intégralité des calculs du rapprochement des fonds en transit par la Direction des finances de l’Agence.

Constatations, recommandations et plans d'action

La présente vérification avait pour but de s’assurer que les procédures de fin d’exercice 2005‑2006 du receveur général et de l’ASFC étaient respectées et que les fonds en transit étaient calculés correctement en tenant compte des erreurs possibles de saisie des données. La vérification a comporté une série de sondages effectués sur un échantillon de lots K10 et des téléchargements du receveur général et du SDSC. En règle générale, les procédures de fin d’exercice ont été suivies et les fonds en transit ont été calculés correctement. Au total, on a noté un écart de 7 millions de dollars dans le montant des fonds en transit déclarés, ce qui est sous le seuil d’importance relative de ½ % ou de 140 millions de dollars -- en fonction du total des revenus déclarés -- suggéré par la Norme comptable du Conseil du Trésor sur l’importance relative. Les procédures de calcul des fonds en transit ne sont pas documentées. Les procédures de démarcation de l’encaisse en fin d’exercice étaient auparavant effectuées par l’Agence du revenu du Canada (ARC) et très peu de documents sur les procédures ont été remis à l’ASFC lors du transfert des responsabilités.

Exactitude de la date de démarcation pour la saisie des données sur l'encaisse

Le champ de la « Date de réception » du Logiciel de collecte de données sur le rendement des douanes (G11) n’était pas toujours rempli en bonne et due forme.

La transaction réglée est consignée sur une feuille de travail K10 et dans un livre de caisse. Le dépôt en banque est fait à la fin de la journée. Le lendemain, au retour du bordereau timbré par la banque, la transaction est entrée dans le système G11 en même temps que deux dates : la date de réception (c.-à-d. la date de réception du paiement par un bureau de l’ASFC) et la date de dépôt. L’analyse des lots K10 a relevé plusieurs cas dans l’échantillon où la date de réception indiquée dans le système G11 était, en fait, la date de dépôt. À titre d’exemple, même si le paiement a été fait le 31 mars, la « Date de réception » indiquée était le 3 avril, soit la date du dépôt en banque, ce qui laisse supposer que la transaction a été réalisée pendant le nouvel exercice. Ces différences sont attribuables au fait que certains employés des bureaux régionaux ne savent pas comment remplir le champ de la « Date de réception » dans le système G11. Voir les détails à l’annexe B. Lors du rapprochement au téléchargement du receveur général, la Direction des finances de l’Agence a pu cerner ces erreurs d’entrée des dates de façon acceptable et y apporter les rajustements appropriés.

Recommandation 1

La Direction générale du contrôle devrait fournir à tous les bureaux régionaux et les points d’entrée des instructions claires et complètes sur la façon d’entrer les données dans le système G11 et leur rappeler de porter une attention particulière au champ « Date de réception ».

Exactitude et intégralité des fonds en transit

Il n’existe aucune procédure documentée pour calculer les fonds en transit à la fin de l’exercice.

La Direction générale du contrôle a utilisé les procédures établies par l’ARC qui ne les avait pas entièrement documentées. Connaissant peu les modalités relatives aux fonds en transit, la Direction générale du contrôle a demandé à l’ARC son aide pour les documenter. L’élaboration de procédures documentées propres à l’ASFC assurerait la continuité et établirait une méthode uniforme de calculer les fonds en transit.

La Direction générale du contrôle déclare un montant de fonds en transit différent de celui établi par la présente vérification.

En raison des erreurs dans le champ « Date de réception » du système G11, des transactions ont été déclarées incorrectement et des rajustements supplémentaires ont dû être apportés au calcul des fonds en transit. Pour régler ce problème, la Direction générale du contrôle a utilisé trois méthodes différentes pour calculer les fonds en transit et a donc pu déterminer les rajustements nécessaires. La vérification a permis de conclure que le total des fonds en transit pour l’exercice 2005-2006 s’établissait à 2 064 111 766 $, soit une différence d’environ 7 millions de dollars par rapport au montant déclaré par la Direction des finances de l’Agence. L’écart est inférieur au seuil d’importance relative fixé par la Norme comptable du Conseil du Trésor. Voir les détails à l’annexe C.

Recommandation 2

La Direction générale du contrôle devrait rédiger des procédures pour le calcul des fonds en transit afin d’assurer une continuité et de mettre en place une méthode normalisée.

Annexe A - Secteurs d’intérêt et critères de vérification

Les secteurs d’intérêt déterminés étaient les suivants :

• l’exactitude de la saisie des données de démarcation de l’encaisse;
• l’exactitude et l’intégralité des fonds en transit de 2005-2006.

Les critères de vérification suivants ont été évalués lors du travail sur place :

Objectifs de contrôle	Critères de vérification
La date de réception est entrée correctement dans le système G11.	La date dans le champ « Date de réception » figurant à l’écran G11 est la date du paiement.
L’identificateur de l’exercice est entré correctement dans le système G11.	Le champ « Exercice financier » du système G11 est celui correspondant à la date du paiement.
Tous les paiements sont comptabilisés dans l’exercice approprié.	Les reçus de l’exercice précédent sont identifiés comme tels dans le système G11. Les reçus du nouvel exercice sont identifiés comme tels dans le système G11. Les comptes titres sont comptabilisés dans l’exercice approprié. Les paiements de plus de 25 millions de dollars sont comptabilisés dans l’exercice approprié.
Les dépôts bancaires sont comptabilisés dans le bon exercice.	Des bordereaux de dépôt distincts sont préparés pour les dépôts de l’exercice précédent et du nouvel exercice. Chaque dépôt est relié clairement à l’exercice auquel il appartient. La date de dépôt se situe dans les quatre jours de la date de réception.
Les fonds en transit sont calculés en fonction de données exactes.	Les données dans le système G11 sont fiables et les champs sont remplis correctement. Le personnel de la Direction des finances de l’Agence connaît le processus de rapprochement et est au courant des écarts possibles dans les données.
Les fonds en transit sont déclarés exactement et intégralement par la Direction des finances de l’Agence.	Le rapprochement approprié entre le téléchargement du système G11 et celui du receveur général (RG) est effectué pour déclarer les fonds en transit.

Annexe B - Exemples d'erreurs dans les lots K10

No du K10	LTRAV	EF	Date de réception	Date de dépôt	Montant
2083	4102	2005-2006	3 avr. 06	3 avr. 06	69 174 512,25
2084	4102	2005-2006	3 avr. 06	3 avr. 06	45 884 513,60
685	4660	2005-2006	4 avr. 06	4 avr. 06	24 147 878,43
684	4230	2005-2006	3 avr. 06	3 avr. 06	8 372 864,52
651	7012	2005-2006	3 avr. 06	4 avr. 06	3 398 527,91
406	3121	2005-2006	3 avr. 06	3 avr. 06	2 167 562,95
455	2121	2005-2006	4 avr. 06	4 avr. 06	458 080,45
84	3030	2005-2006	3 avr. 06	3 avr. 06	435 558,96
TOTAL					154 039 499,07

Commentaires : La date de réception devrait être le 31 mars 2006

Annexe C - Écart entre les calculs de la Direction des finances de l’Agence et les résultats de cette vérification

Total des fonds en transit

	Finances	Vérification interne	Écart
Fonds en transit (y compris les rajustements)	1 392 570 061,93 $	1 385 675 108,37 $	6 894 953,56 $
Autres montants constituant les fonds en transit :
Rajustements CCD	302 872 222,49 $	302 872 222,49 $	--
Transactions PAD	375 564 435,00 $	375 564 435,00 $	--
Total des fonds en transit	2 071 006 719,42 $	2 064 111 765,86 $	6 894 953,56 $