Maintenir un niveau de fonds de roulement adéquat tout en gérant les flux de trésorerie peut représenter un véritable défi même pour les firmes les plus prestigieuses. Il existe cependant des moyens de s'assurer qu'une entreprise utilise ses disponibilités de façon optimale. Ces moyens allient l'établissement d'un budget de trésorerie et l'utilisation de ressources financières externes.
Gérez votre fonds de roulement
Le niveau de votre fonds de roulement est étroitement lié aux rentrées et aux sorties d'argent. Celui-ci devrait suffire à mettre votre entreprise sur pied, à régler les frais d'exploitation et à poursuivre vos activités jusqu'à la rentrée de revenus — 30, 60 ou même 90 jours plus tard.
En utilisant une part importante de votre fonds de roulement pour défrayer les coûts de vos immobilisations, vous prenez le risque de vous exposer à des problèmes de liquidités. Vous pourriez effectivement vous trouver dans l'incapacité d'acquitter vos comptes fournisseurs, de procéder à l'achat de matières premières ou de pouvoir vous verser un salaire. Le mieux est de maintenir un niveau de fonds de roulement permettant de parer aux périodes de resserrement et de poursuivre vos activités.
Du financement à court terme, tel qu'une marge de crédit, permet d'effectuer les achats urgents ou de régler les comptes fournisseurs en attendant d'encaisser les comptes clients. Une marge de crédit peut être négociée avec votre institution financière. Il est généralement plus facile de l'obtenir en présentant une demande à la fin d'un exercice ou d'un trimestre fructueux, en y joignant ses états financiers.
Les périodes de croissance, occasionnant une augmentation soudaine de stocks qui seront vendus à crédit, peuvent nécessiter un accroissement de votre fonds de roulement. Parfois, les actionnaires et d'autres investisseurs peuvent vous procurer cet apport de capitaux, et BDC peut vous fournir du financement à long terme aux fins du fonds de roulement.
Les achats d'équipement et d'immeubles devraient être financés à long terme afin d'échelonner les paiements sur la durée de vie moyenne de ces actifs. Il est vrai que vous devrez payer des intérêts, mais une part importante de vos capitaux sera disponible pour vos besoins d'affaires.
Les gouvernements fédéral et provinciaux fournissent des garanties de prêts pour l'acquisition d'équipement d'exploitation et d'immobilisations, grâce auxquelles il est beaucoup plus facile pour les petites entreprises d'obtenir des prêts auprès des institutions financières. Dans le cadre d'initiatives comme le Programme de financement des petites entreprises du Canada, le gouvernement accepte de rembourser jusqu'à 85 % de la valeur du prêt à l'institution financière en cas de défaut de paiement.
Il est toujours utile de préparer un budget de trésorerie. Votre commis aux écritures, votre comptable, votre logiciel de comptabilité et même des chiffriers téléchargeables à partir d'Internet peuvent vous aider à anticiper les rentrées et les sorties de fonds au cours d'une période donnée. La budgétisation vous permet quant à elle de voir où une crise de liquidités risque de survenir.
Gérez les risques d'affaires
L'exploitation d'une entreprise présente de nombreux risques qui, tôt ou tard, peuvent se traduire en défis de taille. Il est donc judicieux de prévoir et d'étudier de près différents types de scénarios semblables à ceux-ci: «Et si une grosse commande nous tombait dessus à l'improviste?», «Qu'arriverait-il si cette commande importante était annulée?» ou «Que ferions-nous si un débiteur faisait faillite?». Ce type d'analyse des risques peut devenir partie intégrante du processus d'établissement de votre budget de trésorerie. Par exemple, si vous utilisez un chiffrier pour enregistrer vos encaissements, procédez à des simulations en modifiant les chiffres à la hausse ou à la baisse. Évaluez ensuite l'impact que ces scénarios pourraient avoir au cours des semaines et des mois à venir. Vous pourrez ainsi déterminer comment agir le cas échéant.
La planification et la diversification de la clientèle s'avère également une pratique proactive permettant de constituer et de conserver des liquidités. En évitant de dépendre d'une commande ou d'un client important, vous éviterez de vous trouver à la merci de la santé d'une autre entreprise. Acquérir de nouveaux clients augmentera vos revenus, améliorera votre position de trésorerie et vous rendra moins vulnérable aux aléas du marché.
Un autre risque associé à l'exploitation d'une entreprise, surtout en phase de démarrage, est de mélanger les cartes de crédit et les comptes bancaires commerciaux et personnels. Comme le financement initial provient souvent des économies personnelles du propriétaire, il est facile de voir comment cela peut se produire. La solution est d'ouvrir un compte d'entreprise distinct, de préférence à l'institution où vous déposez les chèques des clients, retirez votre salaire et payez vos employés et vos fournisseurs. Obtenez aussi une carte de crédit à part pour votre entreprise. Utilisez-la pour effectuer vos dépenses d'entreprise et réglez le solde mensuel en vous servant de vos chèques d'entreprise. Certaines cartes de crédit s'accompagnent de relevés qui énumèrent les achats faits pendant le mois et l'année précédente. Vous pouvez utiliser ces informations pour préparer le budget de trésorerie du prochain exercice.
Recouvrez rapidement vos comptes clients
Protégez-vous des paiements en retard en envoyant promptement vos factures. Assurez-vous que celles-ci soient claires, détaillées et adressées à la bonne personne ou au bon service. Considérez aussi l'avantage de modifier certaines habitudes, comme la fréquence de facturation en produisant une facture dès que les biens ou services ont été livrés.
Quant aux commandes d'envergure, vous pourriez envisager une facturation progressive, suivant votre cadence de fabrication ou la livraison de vos services. Par exemple, vous pouvez exiger un dépôt lors de la commande, puis un pourcentage du montant total à différentes étapes clés convenues d'avance.
Suivez de près vos comptes clients. Il est facile de perdre de vue un compte en souffrance et de négliger de relancer le client. L'expérience montre que plus vous tardez à communiquer avec le client, plus minces sont vos chances de recouvrer la totalité de la somme exigible. Si vous ne pouvez vous en occuper vous-même, chargez quelqu'un de le faire pour vous.
Surveillez vos coûts et vos stocks
Assurez-vous que vos fournisseurs vous offrent de bonnes conditions, adaptées à vos besoins. Explorez le marché et obtenez des propositions d'autres fournisseurs. À défaut d'obtenir un meilleur prix, peut-être pourrez-vous bénéficier de modalités de paiement plus avantageuses, réduisant ainsi la pression sur votre trésorerie.
Analysez la rotation des stocks pour déterminer les articles qui se vendent le mieux et ceux qui absorbent inutilement votre fonds de roulement. Essayez de maintenir des niveaux de stocks minimaux pour éviter de bloquer vos fonds de façon improductive et peu rentable.
Enfin, si vous avez besoin de conseils pour gérer vos stocks ou préparer vos prévisions de trésorerie BDC Consultation vous aidera à mettre en œuvre des stratégies de fonds de roulement parfaitement adaptées à votre entreprise.
