Gestion (15 %)

a) Un cadre de responsabilisation, un plan d'action et des mécanismes de reddition de comptes sont en place (5 %)

Le Cadre de responsabilisation sur les langues officielles (LO) de l'Agence canadienne d'inspection des aliments (ACIA) définit les rôles et les responsabilités de son président, du Comité de gestion de la direction, des champions, des gestionnaires, du personnel des Ressources humaines et des employés à l'égard des parties IV, V, VI et VII de la Loi sur les langues officielles (la Loi). Il stipule également les mesures à prendre pour s'acquitter de ces responsabilités. Le Plan stratégique sur les LO couvre la période 2005-2008. En avril 2006, le sous-comité des ressources humaines de l'Agence, l'un des forums des cadres dirigeants de l'ACIA, procédait à l'approbation de la Politique sur les langues officielles de l'Agence.

L'ACIA s'est dotée d'un instrument de délégation des pouvoirs précisant les responsabilités relatives aux obligations énoncées dans les diverses parties de la Loi. Il existe en outre un programme obligatoire de cinq jours destiné à tous les nouveaux gestionnaires exerçant un pouvoir délégué, qui comporte une section sur les exigences en matière de LO.

Le Plan d'entreprise 2003-2008 de l'ACIA indique que l'Agence s'engage à revivifier son programme en matière de LO. Cette année encore, le président a fait des LO une grande priorité. Chaque année, le rapport annuel sur les LO est déposé et fait l'objet d'une discussion au sein du sous-comité des ressources humaines, présidé par le vice-président des ressources humaines. L'engagement en matière de LO est davantage renforcé par l'exigence précise d'indiquer les responsabilités en matière de LO dans les objectifs de rendement axés sur la responsabilisation pour tous les cadres de l'ACIA, y compris le président.

A

b) Visibilité des langues officielles dans l'organisation
(5 %)

Le Rapport annuel 2005-2006 de l'ACIA, le Rapport sur le rendement de 2005-2006, le Rapport sur les plans et les priorités pour 2006-2007 et le Plan d'entreprise 2003-2008 traitaient des LO dans les volets « Gestion des RH » et « Assurer une gestion sûre de l'Agence », ainsi que dans la Stratégie en matière de ressources humaines 2003-2008, Le visage de l'excellence. Le Plan d'action stratégique 2005-2008 en matière de LO a été approuvé par le Comité exécutif et fait référence aux parties IV, V, VI et VII de la Loi.

Les activités de vérification interne n'intègrent habituellement pas les LO. Toutefois, vers la fin 2006, Statistique Canada a mené, pour le compte de l'ACIA, une enquête semblable au Sondage réalisé auprès des fonctionnaires fédéraux en 2005. Ce sondage posait les mêmes questions que celui de 2005 en matière de LO.

Le président est membre actif du Comité des sous-ministres responsables des LO. Les questions relatives aux LO font l'objet de discussions lors des réunions du sous-comité des ressources humaines. Le conseiller principal du président, qui est le champion national des LO, siège au Comité exécutif et est invité à participer aux réunions du comité de gestion de la direction (SCRH) lorsque des questions sur les LO figurent à l'ordre du jour. Des discussions sur ces questions se poursuivent actuellement à divers niveaux de gestion : conférences téléphoniques de la Division des opérations des ressources humaines, réunions des champions des LO et du SCRH, etc.

Il s'exerce une coordination entre les divers intervenants clés de l'ACIA en matière de langues officielles. Les champions national et régionaux des LO (région de la capitale nationale, Ouest, Ontario, Québec et Atlantique) se réunissent tous les trimestres pour discuter des questions courantes et des enjeux relatifs aux LO. Ils rencontrent également leur équipe de gestion respective pour discuter des questions relatives aux LO, ainsi que pour élaborer, approuver et mettre en œuvre les plans d'action en matière de LO portant sur les parties IV, V, VI et VII de la Loi. L'ACIA a également désigné, aux Ressources humaines, cinq porte-parole en matière de LO, soit un par secteur. Ces porte-parole soutiennent le programme des LO et leur champion respectif. Le coordonnateur des LO offre des conseils et de l'aide aux porte-parole et aux champions des LO.

La responsabilité relative à la partie VII de la Loi est intégrée aux objectifs d'ensemble, au même titre que les obligations découlant des parties IV, V et VI, comme le veut le Plan d'action sur les LO.

B

c) Les plaintes (5 %)

Les plaintes sont acheminées au coordonnateur des LO, puis enregistrées et transmises au bureau local concerné. Le gestionnaire responsable participe personnellement à la mise en œuvre de correctifs, veille à ce que ceux-ci soient implantés, puis assure le suivi auprès du coordonnateur des LO, lequel est en contact avec le Commissariat aux langues officielles.

La haute direction est avisée de la nature des plaintes déposées contre l'ACIA et des mesures mises en œuvre pour les régler. Pour éviter la répétition de problèmes semblables, les plaintes et les correctifs adoptés font l'objet de discussions lors de la conférence téléphonique de la Division des opérations des ressources humaines, par l'intermédiaire du coordonnateur des LO ou par courriel. Les gestionnaires des RH discutent des plaintes et de la façon dont elles ont été réglées avec l'équipe de gestion régionale. Par ailleurs, les plaintes sur les LO font régulièrement l'objet de discussions lors des réunions des champions national et régionaux des LO.

 A

Sous-total :

A

Service au public - Partie IV (25 %)

a) Services bilingues annoncés au public et effectif bilingue adéquat (3 %)

L'information relative aux bureaux bilingues figure dans Burolis et dans les pages bleues des annuaires téléphoniques. Le coordonnateur des LO met régulièrement à jour le répertoire Burolis.

Au total, 84 % des titulaires de postes bilingues servant le public satisfont aux exigences linguistiques de leur poste. (Source : Rapport annuel sur les LO, 31 mars 2006)

B

b) Observations sur l'offre active et la prestation des services (15 %)

D'après les observations sur le service en personne recueillies par le Commissariat aux langues officielles entre la mi-juin et la mi-juillet 2006, l'offre active visuelle était présente dans 80 % des cas, l'offre active par les préposés s'effectuait dans 10 % des cas, tandis que le service dans la langue de la minorité linguistique était adéquat dans 66 % des cas.

D'après les observations sur le service téléphonique recueillies par le Commissariat entre la mi-juin et la mi-juillet 2006, l'offre active par les préposés ou par un système automatisé s'effectuait dans 78 % des cas, tandis que le service dans la langue de la minorité linguistique était adéquat dans 61 % des cas.

E

c) Les ententes de services livrés par des tiers ou en partenariat prévoient la prestation des services bilingues (2 %)

Les ententes de services conclues avec des tiers comportent des dispositions sur les exigences découlant de la Loi sur les langues officielles. C'est ainsi que les exigences en matière de LO s'appliquent notamment aux publications produites par un tiers ou moyennant sa collaboration dans le cadre d'un partenariat ou de toute autre entente. La Direction des affaires publiques de l'Agence est chargée de veiller à ce que les ententes de service se conforment aux exigences en matière de LO.

Dans la trousse d'information traitant des exigences liées aux LO que l'on remet aux gestionnaires, on insiste sur la vigilance dont ceux-ci doivent faire preuve lorsque les services sont regroupés et conjointement exploités afin que le public continue de recevoir les services fédéraux dans la LO de son choix. Les gestionnaires doivent notamment veiller à ce que ces obligations figurent dans l'entente avec le partenaire en question.

B

d) Politique sur le service au public et surveillance de la qualité des services bilingues (5 %)

La Politique révisée de l'ACIA en matière de langues officielles est en vigueur depuis le 1^er juin 2006. Elle vise tous les employés de l'ACIA et les personnes qui travaillent pour l'Agence ou en son nom, par le biais d'autres ententes contractuelles ou d'affectations. L'objectif de la Politique est d'orienter les gestionnaires et les employés de l'ACIA quant à leurs droits et responsabilités à l'égard des parties IV, V, VI et VII de la Loi ainsi qu'à l'administration du programme des LO. La Politique sensibilise tous les employés à l'engagement de l'ACIA à l'égard des langues officielles, y compris à celui de prendre des mesures concrètes et positives pour servir le public canadien dans la LO de son choix.

Pour aider les membres du personnel à servir le public dans les deux LO, l'ACIA leur fournit des outils électroniques bilingues, comme Atteindre l'équilibre : Un guide pratique pour aider les employés à remplir leurs obligations en vertu de la Loi sur les langues officielles et deux Guides sur la prestation de services dans les deux langues officielles. L'un s'adresse aux gestionnaires et l'autre, aux employés. Une trousse d'information est également distribuée à tous les employés. Elle souligne leurs responsabilités quant à la prestation des services dans les deux LO et comporte un glossaire anglais-français, ainsi qu'une liste d'expressions courantes dans les deux LO. Une présentation sur la prestation des services au public a été faite vers la fin 2006 dans tous les points de service bilingues de l'ACIA. La présentation traitait de quatre éléments clés en matière de service au public : l'offre active, la capacité d'offrir un service adéquat dans la langue choisie par le client, la messagerie vocale dans les deux LO et l'offre active visuelle.

La Politique de l'ACIA sur les LO comporte des exemples de mécanismes de surveillance : visites sur place, évaluation de documents écrits, sondages auprès de la clientèle et vérification du service offert dans les deux LO. L'ACIA s'est engagée à améliorer la prestation de ses services externes dans les deux LO. Depuis octobre 2006, un tiers effectue un contrôle interne mensuel de l'offre active et du service adéquat dans tous les points de service désignés bilingues de l'ACIA. Un rapport mensuel détaillé sera remis à la haute direction et les correctifs qui s'imposent seront mis en œuvre.

A

Sous-total :

C

Langue de travail - Partie V (25 %)

a) Politique sur la langue de travail et surveillance bilingue adéquate (12,5 %)

La Politique sur les LO de l'ACIA précise les droits et les obligations du personnel dans les régions désignées bilingues aux fins de la langue de travail pour ce qui est de la supervision, des services centraux, des services au personnel, des instruments de travail, de la formation professionnelle et du perfectionnement, ainsi que de la langue employée en réunion. La Politique sensibilise tout le personnel de l'ACIA à l'engagement de l'Agence en matière de langues officielles, y compris à la mise en place d'un milieu de travail exemplaire et respectueux de la dualité linguistique du Canada et à la promotion active de ses LO. Elle comporte également des instructions relatives à certaines de ses obligations dans les régions unilingues, notamment en ce qui concerne le droit des employés de participer à un processus de sélection dans la langue de leur choix.

Il revient au président de chaque réunion de rappeler aux participants qu'ils peuvent s'exprimer dans la langue officielle de leur choix. L'Agence offre également de la formation linguistique et des cours de maintien dans le cadre du programme de perfectionnement linguistique, qui en est maintenant à sa quatrième année.

Une trousse d'outils sur les LO, intitulée Maintien des connaissances de la langue seconde, a été élaborée et distribuée à l'ensemble du personnel. Elle comporte une foule de conseils et de suggestions pratiques pour aider les employés à s'acquitter de leurs activités professionnelles quotidiennes. On y retrouve notamment des messages d'accueil pour les boîtes vocales, des messages signalant une absence, des expressions téléphoniques et des lignes directrices sur la participation à des réunions bilingues et sur la présidence de celles-ci.

Au total, 81 % des superviseurs en région bilingue tenus de surveiller leurs employés dans les deux LO peuvent le faire. (Source : Rapport annuel sur les LO 2005-2006, avril 2006)

B

b) Utilisation de chaque langue officielle au travail (12,5 %)

Le Plan de communications des LO prévoit l'envoi régulier de rappels aux employés et aux gestionnaires sur les droits et obligations en matière de langue de travail. Le rappel le plus récent date du numéro d'octobre 2006 du bulletin interne Contact. Un article a également été publié à cet égard dans l'édition de mai 2006 de Contact pour informer les employés de leurs droits et les gestionnaires, de leurs obligations. Les messages sur les LO sont distribués à tous les employés par l'intermédiaire de diverses voies, y compris par la liste Z, système de communication s'adressant à tous les employés.

On incite les membres du Comité exécutif à utiliser la langue de leur choix lors des réunions. Le coordonnateur des LO vérifie régulièrement les courriels pour s'assurer que les messages sont simultanément envoyés dans les deux LO. Un formulaire d'auto-évaluation des unités, visant à évaluer la conformité à la Politique, figure dans la trousse regroupant les obligations des gestionnaires.

Les données sur les LO comportant la langue de choix des employés sont régulièrement mises à jour dans PeopleSoft.

Vers la fin 2006, Statistique Canada a mené, pour le compte de l'ACIA, une enquête semblable au Sondage effectué auprès des fonctionnaires fédéraux 2005. Ce sondage reprenait les cinq questions posées dans le sondage de 2005 en matière de langue de travail.

Selon les résultats du Sondage, 74 % de l'ensemble des répondants francophones de la RCN, du Nouveau-Brunswick et des régions bilingues de l'Ontario sont « entièrement d'accord » ou « plutôt d'accord » avec le régime de la langue de travail. Au Québec, la proportion de répondants anglophones du même avis se situe à 58 %.

C

Sous-total : 

B

Participation équitable - Partie VI (10 %)

a) Pourcentage de participation francophone dans l'ensemble du Canada (5 %)

Dans l'ensemble du Canada, l'effectif est composé à 26 % de francophones. (Source : Rapport annuel sur les LO, 31 mars 2006)

A

b) Pourcentage de participation anglophone au Québec (5 %)

Au Québec, l'effectif est composé à 2,8 % d'anglophones.  (Source : Rapport annuel sur les LO, 31 mars 2006)

D

Sous-total :

B

Développement des communautés de langue officielle en situation minoritaire et promotion de la dualité linguistique - Partie VII (25 %)

a) La planification stratégique ainsi que l'élaboration de politiques et de programmes tiennent compte du développement des communautés de langue officielle en situation minoritaire (12,5 %)

Le coordonnateur des LO à l'Agence doit passer en revue les mémoires au Cabinet afin de veiller à ce que ceux-ci tiennent compte de l'obligation de promouvoir le développement des CLOSM et évaluent les répercussions possibles sur ces communautés. Bien que l'ACIA ne soit pas l'une des institutions désignées qui relèvent de Patrimoine canadien en vertu de l'article 41, son Plan d'action stratégique sur les LO 2005 -2006 - 2007-2008 et sa Politique sur les langues officielles ont été modifiés pour inclure spécifiquement les obligations décrites à la partie VII de la Loi, soit le développement des CLOSM et la promotion de la dualité linguistique.

Afin de sensibiliser la haute direction aux obligations découlant des  modifications à la Loi et aux mesures positives devant être prises, Patrimoine canadien, à la demande de l'ACIA, a réalisé une présentation sur la partie VII, à l'intention du Comité exécutif. La présentation a été distribuée à tous les champions des LO et aux membres de la haute direction. À la suite d'échanges sur les meilleurs moyens à mettre en œuvre pour prendre en considération les besoins des CLOSM, une fiche d'information, intitulée Le rôle que nous jouons pour promouvoir le français et l'anglais : partie VII de la Loi sur les langues officielles, a été distribuée à tout le personnel. Cette fiche décrit certaines des mesures que doit prendre l'ACIA pour renforcer son engagement à l'égard de l'avancement des CLOSM. Il s'agit notamment d'informer les CLOSM des événements importants, des annonces, des activités, des programmes, des politiques ou des services nouveaux ou remaniés. L'ACIA a affiché le Bulletin 41-42 de Patrimoine canadien sur son site intranet.

Le coordonnateur corporatif des LO à l'Agence est chargé de superviser tous les aspects de la Loi, y compris de la partie VII, et de communiquer l'information qui s'y rapporte (développement des CLOSM et promotion de la dualité linguistique) au sein de l'organisation. L'Agence a désigné des membres de son personnel pour assurer la liaison avec les associations pertinentes des CLOSM, dans le cadre de sa participation au Comité des LO de trois des quatre régions des Conseils fédéraux (Ouest, Ontario et Atlantique).

Les champions national et régionaux des LO sont chargés d'assurer la liaison avec les CLOSM et de leur fournir l'information pertinente. Avant de changer la désignation de certains des bureaux, les cadres supérieurs communiquent avec les CLOSM dans les régions touchées (Alberta, Manitoba, Colombie-Britannique et Québec) pour les aviser de la situation et pour en arriver à un consensus sur la meilleure façon d'offrir des services bilingues dans ces régions. L'exercice de consultation réalisé par l'ACIA a aidé les CLOSM à mieux connaître les employés de l'ACIA chargés d'assurer la liaison avec elles dans les régions. Le coordonnateur des LO à l'Agence a également acheminé une lettre officielle sur la question aux organismes-cadres des CLOSM, y compris le Quebec Community Groups Network (QCGN) et la Fédération des communautés francophones et acadienne.

Pour sensibiliser les employés qui ont un rôle à assumer dans le développement des CLOSM, l'Agence veille à ce que ceux-ci reçoivent l'information émanant des réunions avec le réseau du Comité consultatif des sociétés d'État sur les langues officielles et les coordonnateurs nationaux des institutions fédérales désignées responsables de la mise en œuvre de l'article 41 de la Loi.

L'ACIA a également communiqué avec Agriculture et Agroalimentaire Canada, l'une des 32 institutions relevant de Patrimoine canadien avec laquelle elle a certaines affinités, afin d'en savoir davantage sur les besoins des CLOSM, pour ensuite déterminer la meilleure façon d'y répondre. Entre-temps, l'ACIA a commencé à passer en revue ses politiques et programmes afin de cibler ceux qui ont une incidence sur les CLOSM.

L'une des mesures positives en cours d'élaboration à l'ACIA consiste en la réalisation d'une trousse nationale de recrutement. L'un des volets de cette trousse comporte un lien permettant aux nouveaux employés et aux employés mutés d'obtenir de l'information sur les services offerts dans la langue de la minorité (écoles, théâtres et entreprises des CLOSM) afin qu'ils puissent continuer de vivre dans leur langue officielle, tout en contribuant au développement des CLOSM.

La haute direction de l'ACIA a tenu des discussions sur les meilleurs moyens de prendre en considération les besoins des CLOSM, particulièrement en regard des solutions de rechange en matière de prestation de services. Par exemple, au Québec, après consultation avec le QCGN, on a décidé que l'ACIA maintiendrait la désignation bilingue de l'un de ses points de service, même si le bureau en question n'a plus cette obligation conformément au recensement de 2001.

Le Plan d'action stratégique sur les LO de l'ACIA, approuvé en avril 2006, indique que l'Agence consultera les communautés et créera des partenariats avec d'autres ministères. L'ACIA détermine actuellement la façon dont seront évalués les résultats du Plan d'action.

B

b) La planification stratégique ainsi que l'élaboration de politiques et de programmes tiennent compte de la promotion de la dualité linguistique (12,5 %)

Le coordonnateur des LO à l'Agence doit passer en revue les mémoires au Cabinet afin de veiller à ce qu'ils tiennent compte de l'obligation de promouvoir la dualité linguistique et l'égalité de statut du français et de l'anglais. Bien que l'ACIA ne soit pas l'une des institutions désignées relevant de Patrimoine canadien en vertu de l'article 41, son Plan d'action stratégique 2005/2006 -2007/2008 sur les LO et sa Politique sur les langues officielles ont été modifiés pour inclure les obligations spécifiques figurant à la partie VII de la Loi - développement des CLOSM et promotion de la dualité linguistique.

Afin de sensibiliser la haute direction aux obligations découlant des modifications à la Loi et aux mesures positives devant être prises, Patrimoine canadien, à la demande de l'ACIA, a réalisé une présentation sur la partie VII, à l'intention du Comité exécutif. La présentation a été distribuée à tous les champions des LO et aux membres de la haute direction. À la suite d'échanges sur les meilleurs moyens de promouvoir la dualité linguistique, une fiche d'information, intitulée Le rôle que nous jouons pour promouvoir le français et l'anglais : partie VII de la Loi sur les langues officielles, a été distribuée à tout le personnel. Cette fiche met en évidence certaines des mesures que doit prendre l'ACIA pour renforcer son engagement à l'égard de l'avancement du français et de l'anglais, comme la promotion des Rendez-vous de la Francophonie. L'ACIA a affiché le Bulletin 41-42 de Patrimoine canadien sur son site intranet.

Le coordonnateur corporatif des LO à l'Agence est chargé de superviser tous les aspects de la Loi, y compris de la partie VII, et de communiquer les informations qui s'y rapportent (développement des CLOSM et promotion de dualité linguistique) au sein de l'organisation. L'Agence a désigné des membres de son personnel pour assurer la liaison avec les associations pertinentes des CLOSM, dans le cadre de sa participation au Comité des LO de trois des quatre régions des Conseils fédéraux (Ouest, Ontario et Atlantique).

Le personnel assumant un rôle dans la promotion de la dualité linguistique, comme le personnel des Affaires publiques, doit veiller à ce que les annonces de l'ACIA soient publiées dans les médias des CLOSM. Pour sensibiliser les employés qui ont un rôle à assumer dans la promotion de la dualité linguistique, l'Agence veille à ce que ceux-ci reçoivent l'information émanant des réunions avec le réseau du Comité consultatif des sociétés d'État sur les langues officielles et les coordonnateurs nationaux des institutions fédérales désignées responsables de la mise en œuvre de l'article 41 de la Loi.

L'Agence a amorcé la révision de ses politiques et programmes, particulièrement de ceux qui portent sur les affichages de poste et les rappels d'aliments, pour veiller à ce que les avis pertinents soient placés dans les publications de langue minoritaire.

La trousse d'outils intitulée Maintien des connaissances de la seconde langue officielle, lancée officiellement le 9 février 2006, constitue un exemple de mesure positive adoptée par l'ACIA pour promouvoir le statut égal du français et de l'anglais à l'interne. Cette trousse d'outils comporte une foule de conseils pratiques et de suggestions visant à encourager les employés à appliquer et à maintenir leurs compétences dans la deuxième langue officielle, dans le but d'aider les finissants du programme de formation linguistique à atteindre un niveau d'aisance dans leur deuxième langue officielle. L'ACIA reconnaît également l'importance de souligner les réalisations de ses employés et leur achemine, lorsque ceux-ci atteignent leurs niveaux de compétence linguistique, une lettre de félicitations, signée par le plus haut responsable de l'employé et par le champion des LO du secteur.

Le Plan d'action stratégique sur les LO de l'ACIA, approuvé en avril 2006, stipule que l'Agence, avec d'autres ministères, ciblera des partenaires afin de promouvoir la dualité linguistique. L'ACIA analyse actuellement la façon dont elle entend évaluer les résultats du Plan d'action.

B

Sous-total : 

B

NOTE GLOBALE

C