Gestion

a) Un cadre de responsabilisation, un plan d'action et des mécanismes de reddition de comptes sont en place

CIC a un Cadre de responsabilisation en matière de langues officielles. L'imputabilité s'étend à tous les paliers hiérarchiques du Ministère et a trait aux parties IV, V, VI et VII de la Loi sur les langues officielles. Ce cadre définit le rôle et les responsabilités des sous-ministres adjoints, des directeurs généraux et de tous les gestionnaires. Il est affiché sur le site Web des langues officielles de CIC et interpelle aussi les employés.

Le Plan d'action du Ministère a été approuvé par le Comité exécutif. Il a été publié dans le Rapport annuel sur les langues officielles de 2002-2003 qui est également affiché sur le site Web. De plus, CIC prépare chaque année un plan d'action et un état des réalisations sur la mise en œuvre de l'article 41 de la Loi sur les langues officielles (LLO).

CIC prépare annuellement un rapport de progrès qui précise les mesures prises, les progrès réalisés, les objectifs atteints et les résultats. La reddition de comptes se fait également par les moyens suivants : les ententes de gestion; les rapports PeopleSoft; les rapports du Système d'information sur les postes et la classification; le suivi effectué auprès des directions générales visées par des plaintes en matière de langues officielles et la revue des profils linguistiques qui est présentement en cours au sein du Ministère.

b) Visibilité des langues officielles dans l'organisation

Le Rapport de rendement du Ministère réitère, entre autres, le travail effectué par CIC en étroite collaboration avec Industrie Canada, Patrimoine canadien, le Bureau du Conseil privé et d'autres organismes en vue d'élaborer un plan d'action pour assurer le développement économique des communautés de langue officielle en situation minoritaire.

Le Rapport sur les plans et priorités de CIC pour 2004-2005 mentionne les langues officielles (LO) et les minorités de langue officielle à plusieurs reprises.

Le cadre de gestion englobe les profils linguistiques, la formation linguistique et la surveillance des activités de dotation. CIC met en œuvre un programme national de vérification des activités de dotation basées sur le principe du mérite et les indicateurs de rendement énoncés dans l'Entente concernant la délégation des pouvoirs et la responsabilisation en dotation. Une vérification a débuté en mars 2004 et se poursuivra en 2004-2005.

Le ministre a diffusé un message sur les efforts visant à stimuler la croissance des minorités de langue officielle d'un bout à l'autre du pays en adoptant des approches novatrices.

CIC a mis sur pied un groupe de travail sur les langues officielles composé d'employés des directions générales de l'Administration centrale et des régions de CIC. Il s'agit d'une tribune où les intervenants peuvent échanger de l'information et faire des mises à jour sur le programme des langues officielles. Le groupe se réunit de quatre à six fois par année.

En vertu de l'Instrument des pouvoirs de signature en ressources humaines, les gestionnaires doivent répondre de toutes les décisions prises, conformément aux pouvoirs qui leurs ont été délégués.

La championne des langues officielles organise une table ronde mensuelle au cours de laquelle les gestionnaires qui ont des responsabilités en matière de langues officielles, peuvent discuter des questions linguistiques et prendre les mesures qui s'imposent. Le comité de gestion de CIC discute et approuve les stratégies et plans d'action reliés aux langues officielles.

La championne est membre de toutes les tables de gestion du Ministère. À titre de directrice générale, la responsable fonctionnelle siège au comité de gestion de CIC.

CIC a élaboré le Cadre stratégique pour favoriser l'immigration au sein des communautés francophones en situation minoritaire.

c) Les plaintes

L'Entente de collaboration en matière de langues officielles a été ratifiée le 18 mars 2003 par la commissaire aux langues officielles et le sous-ministre de CIC.

Les gestionnaires participent à la résolution de problèmes selon les dispositions du Cadre de responsabilisation en matière de langues officielles et de l'Entente de collaboration CIC/CLO. CIC prépare annuellement un rapport d'étape qui précise les mesures prises.

CIC ne semble pas disposer d'un mécanisme lui permettant de tirer partie des leçons apprises.

Service au public - Partie IV

a) Services bilingues annoncés au public et effectif bilingue adéquat

Les bureaux bilingues de CIC sont annoncés dans Burolis et les pages bleues contiennent un numéro 1-888 offrant un service dans les deux LO. La liste de Burolis est envoyée régulièrement aux bureaux régionaux et à l'administration centrale pour fins de révisions et correction s'il y a lieu.

Dans les bureaux désignés bilingues pour le service au public, les panneaux, les affiches et les écriteaux sont dans les deux langues officielles et visibles pour le grand public. Le symbole du Conseil du Trésor est affiché dans les bureaux désignés bilingues. Les systèmes de messagerie téléphoniques sont bilingues.

Il fut souligné qu'une proportion importante de la clientèle n'est ni anglophone ni francophone. En 2003, environ 44,4 % des immigrants (15 ans et plus) ne connaissent ni le français ni l'anglais.

En date du 31 mars 2004, le Système d'information sur les postes et la classification (SIPC) indiquait que 89,0 % des titulaires de postes bilingues satisfaisaient aux exigences linguistiques de leur poste.

b) Observations sur l'offre active et prestation de services

D'après les observations sur le service en personne recueillies par le Commissariat aux langues officielles à l'automne 2004, l'offre active visuelle était présente dans 92,3 % des cas, l'offre active par les préposés était faite dans 15,4 % des cas tandis que le service dans la langue de la minorité était adéquat dans 61,5 % des cas.

La vérification des services téléphoniques effectuée par l'Agence de gestion des ressources humaines établit que l'offre active est faite par les préposés dans 66,7 % des cas et sur les répondeurs dans 94,4 % des cas, tandis que le service est disponible dans 100 % des cas.

c) Les ententes de services livrés par des tiers ou en partenariat prévoient la prestation des services bilingues

Dans les ententes de contribution des programmes d'établissement et de rétablissement, des clauses sur les langues officielles (les clauses 5.4 et 5.5) ont été ajoutées pour préciser les obligations des fournisseurs de services. Le Ministère a élaboré des lignes directrices pour aider les bureaux locaux à choisir des fournisseurs qui offriront des services d'établissement et de rétablissement dans les deux langues officielles. Des outils ont également été distribués aux fournisseurs de services pour les appuyer dans la promotion des services dans les deux langues officielles. Le Ministère n'a pas fourni d'exemples de mécanismes de contrôle des services offerts par des tiers.

d) Surveillance de la qualité des services bilingues

Des bulletins sont diffusés régulièrement pour rappeler les obligations et engagements en matière de LO (p. ex., le bulletin Sans détour, qui s'adresse aux gestionnaires, dans lequel il a été question des LO deux ou trois fois au cours de la dernière année). Le Ministère diffuse également des bulletins à l'ensemble des employés et les régions diffusent un bulletin régional qui peut aussi servir de moyen de sensibilisation. Les séances d'orientation (Bienvenue à CIC) aux employés comportent un volet sur les LO.

Les gestionnaires doivent s'assurer que les clients peuvent être servis dans la langue officielle de leur choix dans les bureaux désignés.

La championne des langues officielles rappelle régulièrement à tous les employés du Ministère la priorité fondamentale de CIC de fournir aux clients, au Canada et à l'étranger, le service de qualité auquel s'attend la population.

Il n'existe aucun moyen structuré de mesurer la qualité des services bilingues. Toutefois la championne des langues officielles organise une table ronde mensuelle au cours de laquelle les gestionnaires qui ont des responsabilités en matière de langues officielles peuvent discuter des questions linguistiques et prendre les mesures qui s'imposent.

À la suite de plaintes et de commentaires exprimés par des employés et des gestionnaires en ce qui a trait à l'acquisition, à la rétention ainsi qu'à l'utilisation de la deuxième langue officielle, CIC a élaboré un Cadre de gestion régissant la revue des profils linguistiques à CIC ainsi qu'un Cadre de gestion régissant la formation linguistique à CIC. Ces cadres permettront à CIC de poursuivre ses efforts pour assurer le respect des droits de ses clients et de ses employés.

Langue de travail - Partie V

a) Surveillance bilingue adéquate et politique sur la langue de travail

80,0 % des cadres et 89,0 % des surveillants dans des postes bilingues satisfont aux exigences linguistiques (données tirées du Système d'information sur les postes et la classification, en date du 31 mars 2004).

Le cadre de responsabilisation en matière de langues officielles de CIC englobe la langue de travail. Le Ministère s'est également doté d'un Cadre de gestion régissant la formation linguistique. Ainsi, au cours des trois prochaines années, CIC rendra la formation linguistique plus facilement accessible aux employés et mettra en place des mesures pour assurer le maintien de la seconde langue. De plus, le Cadre de gestion régissant la revue des profils linguistiques permettra à CIC de satisfaire aux exigences linguistiques statutaires et de prendre des mesures pour renforcer sa capacité linguistique et optimiser l'utilisation des deux langues officielles.

Des bulletins d'information sont également envoyés pour répondre à des besoins d'information spécifiques et pour donner suite à des questions en matière de langue officielle. Il s'agit des bulletins Ressources humaines sans détour et Bulletin des ressources humaines.

b) Utilisation de chaque langue au travail

Les résultats du sondage auprès des fonctionnaires de la Fonction publique de 2002 démontrent que 74,0 % des répondants francophones des régions bilingues de l'Ontario, de la RCN et du Nouveau-Brunswick et 78,8 % des anglophones des régions bilingues du Québec sont « Entièrement d'accord » ou « Plutôt d'accord » avec le régime de langue de travail.

Les gestionnaires encouragent également les participants qui assistent à des réunions à communiquer dans la langue officielle de leur choix. Les rencontres et téléconférences se déroulent dans les deux LO.

Les rencontres du comité de gestion se déroulent dans les deux LO.

Un projet pilote du système de gestion de qualité, d'une durée de trois ans, a été entrepris afin d'améliorer le respect de la langue de travail entre l'administration centrale et la région du Québec. Ce projet vise à améliorer la qualité des communications bilingues entre la région du Québec et l'administration centrale, et à créer un milieu propice à l'utilisation des deux langues officielles. Par ailleurs, le projet de gestion de la qualité permet aux employés de signaler des écarts par rapport à ce qui est attendu.

Le personnel est encouragé à acquérir de nouvelles connaissances linguistiques et à maintenir le niveau de compétence, grâce à divers outils de référence, notamment la base terminologique Termium, des abonnements à des journaux et des publications en français et autres applications bureautiques. Des outils d'apprentissage sont également disponibles dans les centres d'apprentissage, notamment des CD-ROM, des vidéos, des cassettes et des livres pour l'auto-apprentissage du français.

Participation équitable - Partie VI

a) Pourcentage de participation francophone dans l'ensemble du Canada

28,0 % des employés au Canada et à l'étranger sont francophones.

(Source : Système d'information sur les postes et la classification en date du 31 mars 2004).

b) Pourcentage de participation anglophone au Québec

15,0 % des employés au Québec sont anglophones.

(Source : Système d'information sur les postes et la classification en date du 31 mars 2004).

Développement des communautés de langue officielle en situation minoritaire et promotion de la dualité linguistique - Partie VII

a) La planification stratégique ainsi que l'élaboration de politiques et de programmes tiennent compte du développement des communautés de langue officielle en situation minoritaire

En fonction de son plan d'action annuel pour la mise en œuvre de l'article 41 de la LLO, CIC veille à ce que la planification stratégique et l'élaboration de programmes et politiques tiennent compte du développement des communautés de langue officielle.

Le Comité directeur CIC - Communautés francophones en situation minoritaire (Comité directeur) ainsi que ses entités régionales donnent accès aux communautés francophones en situation minoritaire. Il est coprésidé par un représentant de la communauté et la sous-ministre déléguée de CIC. En avril 2004, la ministre de CIC a annoncé le renouvellement du mandat du Comité directeur pour une durée de deux ans, soit d'avril 2004 à mars 2006. La composition du Comité directeur a été élargie afin d'accueillir de nouveaux membres de la communauté et de permettre aux partenaires gouvernementaux qui le souhaitent de devenir membres à part entière. Dix ministères et organismes fédéraux participent aux travaux du Comité directeur, qui doit déposer un plan d'action quinquennal en 2005.

Les mémoires au Cabinet et les présentations au CT doivent tenir compte du développement des collectivités linguistiques en situation minoritaire.

En ce qui concerne le recours aux organes d'information desservant les minorités linguistiques, CIC s'en remet à l'actuelle Politique de communication du gouvernement du Canada. La direction des communications à CIC a déjà pris de nombreuses mesures pour tenir compte des besoins des communautés de langue officielle en situation minoritaire et pour cibler les organes d'information qui desservent les minorités de langues officielles. Ces organes reçoivent plusieurs des produits de CIC, tel que les avis aux médias, les communiqués de presse ainsi que les documents d'information.

CIC invite des conférenciers provenant des communautés de langue officielle en situation minoritaire lors d'activités organisées dans le cadre du projet Métropolis auxquelles participent également des chercheurs et des fonctionnaires de CIC.

À la suite d'une recommandation de la commissaire aux langues officielles, CIC a élaboré des pages Web afin de promouvoir les communautés francophones en situation minoritaire auprès des employés et des immigrants potentiels à l'étranger. À ces pages Web seront ajoutés des profils de huit communautés francophones en situation minoritaire qui sont aussi en train d'être réalisés.

b) La planification stratégique ainsi que l'élaboration de politiques et de programmes tiennent compte de la promotion de la dualité linguistique

Il existe des clauses sur les langues officielles dans les ententes de contribution des programmes d'établissement et de rétablissement, de sorte que les fournisseurs de services organisent des activités, des projets et des programmes qui répondent aux besoins des deux communautés de langue officielle.

Les pages Web offrant des informations sur les communautés francophones en situation minoritaire ainsi que sur les langues officielles et la valeur canadienne qu'elles représentent, sont en voie d'être finalisées et seront intégrées au site de CIC prochainement. Les employés en seront informés.

Deux études sur la capacité des communautés francophones en situation minoritaire à accueillir les immigrants ont été réalisées.

À l'occasion de la fête de la Francophonie, le Ministère a diffusé un message à tous les employés les invitant à participer aux festivités.

Le Ministère profite de la Semaine de la citoyenneté pour promouvoir la dualité linguistique. CIC encourage les juges de la citoyenneté à s'exprimer dans les deux langues officielles à l'occasion des cérémonies de citoyenneté et de réaffirmation de la citoyenneté.

Des tournées promotionnelles en Europe et en Amérique du Sud furent organisées en mars 2004 et une tournée en Afrique a eu lieu à l'automne 2004. La dualité linguistique est mise en valeur grâce à l'utilisation de produits promotionnels bilingues. Le public cible était les immigrants potentiels.

NOTE GLOBALE